50
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 4.1.1
Data Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. United Can Company pertama kali didirikan di Shanghai, China, oleh Mr. Shang Kong Yuen pada tahun 1923. Perusahaan diperluas ke Indonesia pada tahun 1952 di Jl. Jembatan Lima No. 11 Jakarta dengan nama perusahaan kaleng China Can Company. Kemudian pada tahun 1958 China Can Company berganti nama menjadi Perkalin, singkatan dari Perusahaan Kaleng Indonesia Indah. Kemudian pada tahun 1969 melakukan joint venture dengan perusahaan kemasan kaleng terbesar di Jepang yaitu Toyo Seikan Kaisha (TSK) dan Continental Can Company (CCC) dari Amerika Serikat dan Devlin Steel Corporation dari Hongkong. Perkalin bersama sama dengan 3 perusahaan asing tadi pada tahun 1968 membentuk sebuah badan usaha dengan status PMA yang diberi nama PT. United Can Company Limited yang berkedudukan di Jakarta. Pada tahun 1975 pabrik PT. United Can Company dipindahkan ke lokasi baru yang lebih luas di Jl. Daan Mogot Km.17, tepatnya di kampung Semanan, Kecamatan Kalideres, Jakarta Barat. Sementara itu kantor pusat masih tetap bertahan di Jembatan Lima, dan pada 50
51
awal tahun 1985 dipindahkan juga ke tempat yang dianggap lebih strategis, di Jl. Abdul Muis No.12 yang hanya berjarak sekitar 200 m dari Istana Merdeka Jakarta. Tahun 2003 pemasangan mesin printing 8 warna sekaligus pembentukan departemen baru dengan nama New Printing Departement. New Printing merupakan departemen yang melakukan proses cetak warna semua design yang telah di order oleh konsumen. 4.1.2 Lokasi dan Unit Kerja PT United Can Company Pada saat ini PT. United Can yang berkantor pusat di Jl. Abdul Muis No. 12, Jakarta Pusat dan pabrik utamanya di Jl. Daan Mogot KM 17, Jakarta – Barat, mempunyai beberapa pabrik cabang, baik didalam maupun luar negeri, yang memproduksi kemasan kaleng three piece. Pabrik cabang di dalam negeri terletak pada kota-kota ; Medan, Pekalongan, Ungaran, Yogyakarta, Negara, Bitung, dan Biak. Sedangkan pabrik cabang diluar negeri adalah terletak di ; Seychells (Kepulauan Solomon), General Santos (Phillipine), dan Madang (Papua Niugini). Gambar 4.1. menunjukan letak dari pabrik-pabrik
company name organization
yang dimiliki oleh PT. United Can Company.
G.SANTOS 1997 BITUNG 1982 UNGARAN 1980 SORONG 1994 PEKALONGAN 1991 BIAK 1986
MEDAN 1983
JAKARTA I952 MADANG 1996
YOGYA 1973 SURABAYA 1993
NEGARA 1978
Gambar 4.1 Peta Lokasi Pabrik PT. United Can Company.
52
4.1.3 Hasil Produksi Secara Umum. Pabrik United Can Indonesia menyediakan kemasan sepesial dengan beranekaragam produk dan pasar. Dengan menyediakan penyelesaian terhadap kualitas kemasan, United Can menyesuaikan untuk produsen makanan dan minuman dan pelanggan diseluruh Indonsia akan dipenuhi dengan baik. 1. Dry Product and Non-Processed Food Can 2. Processed Food Can 3. Beer and Beverage 4. Batteray Jackets 5. Aerosol Can 6. Specialty Can 7. Closures and Component 8. Tennis Ball Can 4.1.4
Distribusi dan Pemasaran Produk–produk yang dihasilkan oleh PT. United Can Company didistribusikan ke dalam dan keluar negeri. Produk – produk tersebut dikirim ke customer dapat berupa kaleng, end, dan dapat berupa sheet. Produk yang dikirim ke dalam negeri biasanya ke cabang – cabang lokal sedangkan yang dikirim ke luar negeri bisa ke cabang di luar negeri dan bisa juga sebagai barang export. Barang – barang eksport dituntut dengan kualitas yang sangat tinggi, oleh sebab itu dalam penanganannya sangatlah berhati – hati. Tempat tujuan export dari produk – produk PT.United Can yang berupa kaleng kosong adalah sebagai berikut :
53
1. Vietnam, kaleng minuman terutama minuman bir, kaleng susu bubuk. 2. China, kaleng aerosol terutama untuk kaleng insektisida dalam jumlah yang besar. 3. Hongkong, kaleng aerosol dan gas. 4. Philipina, untuk kaleng bir, kaleng untuk bola tenis dan kaleng ikan tuna. 5. Papua New Guinea, kaleng drawn can dan kaleng two piece alumunium untuk minuman bir. 6. Singapore, untuk kaleng two piece alumunium untuk soft drink dan kaleng 3 piece untuk pengalengan juice. 7. Malaysia, kaleng 2 piece untuk soft drink dan bir. 8. Mauritius, negara kepulauan disebelah timur Madagaskar, kaleng 2 piece untuk bir. 9. England, kaleng untuk bola tennis.
54
4.1.5 Struktur Organisasi Dpt. New Printing Pemimpin Perusahaan
Plant Manager
Ass. Manager & Budget Holder
Technical Head
Production Head L1
Production Head L2
Ass. Techical
Spv. Techical Spv Production
Spv Production
Spv Production
Spv. Techical
Crew Produksi
Gambar 4.2 Struktur organisasi 1. Pemimpin Perusahaan Bertanggung jawab atas berjalannya segala kegiatan yang berlangsung di perusahaan dengan cara memimpin, mengatur, dan membimbing organisasi di perusahaan 2. Plant Manager Bertanggung jawab atas proses produksi yang berjalan sesusai prosedur di semua departement pembuatan kaleng 3pc dan sebagai pemegang keputusan untuk menyetujui melakukan pembelian barang di departement
55
3. Assistant Manager & Budget Holder Melakukan pengawasan langsung terhadap departement yang dipegang dan mengatur proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan sebagai budget holder untuk memenuhi kebutuhan dalam penyediaan barang 4. Technical Bertanggung jawab dalam hal teknis yang bertujuan untuk membantu proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan melakukan order barang untuk kebutuhan produksi 5. Production Sebagai pihak yang melakukan kegiatan produksi dan melaporkan apabila terjadi masalah terhadap mesin produksi.
4.2 Obyek Penelitian Sistem persediaan barang di Departement New Printing selama ini masih menerapkan sistem secara manual dalam persediaan barang persediaan barang dengan kata lain masih menggunakan kertas arsip sebagai media penyimpanan data. Disamping masalah pengarsipan dan penyimpanan data Departement New Printing juga mengalami kehilangan informasi data untuk persediaan saat ini, hal ini dapat mengganggu aktifitas produksi yang akan menggakibatkan downtime / waste . Dengan kesulitannya mendapatkan informasi persediaan barang maka informasi untuk melakukan pemesanan barang juga mengalami kendala, yaitu barang mana yang perlu terlebih dahulu di pesan atau pun barang mana yang sudah kehabisan stock. Keterbatasan lainnya adalah apabila terdapat barang yang sudah diterima dan akan digunakan, sangat sulit untuk menemukan
56
dan memastikan apakah barang tersebut sudah datang atau belum. Hal ini membutuhkan waktu untuk mencari data dari arsip yang sudah di simpan. 4.3 Analisis Proses Aliran Dokumen Existing Langkah-langkah proses aliran dokumen saat ini adalah sebagai berikut : 1. Pembelian barang Permintaan barang berdasarkan permintaan dari bagian technical. Crew technical akan memeriksa mengenai stock barang yang hampir habis ataupun barang yang di butuhkan untuk proses perbaikan/pemeliharaan. Kemudian crew technical membuat form PR( Purchase Request) untuk pembeliaan barang. Lalu mengirim Email ke Bagian Departement Purchasing untuk menanyakan harga.Setelah mendapatkan harga barang yang akan di pesan kemudian meminta tanda tangan dari pemegang budget holder, dalam hal ini yang memegang budget holder adalah Manager Departemen. Kemudian form PR diserahkan ke bagian Departemen GWH(General WareHouse) atau Departement SP 3pc (Spare Part 3 pcs ) untuk dilakukan pengisisan Order nomer dan Material ref serta di tanda tangani oleh Store Supervision. Setelah data-data tersebut selesai di isi, kemudian form PR di serahkan ke Manager departement untuk memintakan tanda tangan kepada Plant Manager / Authorization person. Kemudian setelah mendapat persetujuan maka form PR tersebut di serahkan kebagian Depertement Purchasing untuk dilakukan pembelian.
57
Memesan Barang
Membuat PR ( Purchase Request )
-Mementukan No PR. -Menentukan Budget holder
Tanya Harga Ke purchasing
Barang spare part ? Y
Store Spv Spare part
N
Store Spv GWH
-menentukan Order no -menentukan Material reference
-menentukan Order no -menentukan Material reference
Minta TandaTangan Budget Holder
Minta Tanda tangan Approval
Menunggu No Purchase order
Menyerahkan Form PR ke Purchasing
End
Gambar 4.3 Proses aliran dokumen untuk pemesanan barang 2. Penerimaan barang Setelah Departement Purchasing membeli barang, maka supplier akan mengirimkan barang ke Departement GWH atau SP 3pc, Supervisor
58
dari Departement tersebut akan memberitahuakan kepada Crew Technical bahwa barang yang sudah di pesan sudah tiba. Untuk mengambil barang di Dpt. GWH maka di gunakan form MIV, sedangkan untuk mengambil barang di Dpt. SP 3pc maka diperlukan form pengambilan barang Spare part dan di lakukan scan kartu pengenal.
Pembelian Barang
Barang di kirim supplier
Barang Spare part?
Barang Diterima Di gudang
Membuat Form MIV
Barang Diterima Di Spare Part
Membuat Form penerimaan barang SparePart
Barang Diterima NP
Gambar 4.4 Proses aliran dokumen penerimaan barang
3. Penggunaan barang Jika terjadi kerusakan mesin / pemeliharaan mesin maka barang yang berada di ruang sparepart NP akan digunakan. Barang yang keluar kemudian di catat dan di tulis keterangan dan keperluan barang tersebut.
59
Check stock Barang
Ambil Barang di Sparepart room
Catat di buku penggunaan
Barang digunakan
Gambar 4.5 Proses aliran dokumen penggunaan barang
4. Persediaan barang Crew technical melakukan pengecheckan persediaan sebelum melakukan perbaikan / pemeliharaan. Pengecheckan stock juga dilakukan secara berkala setiap 1 bulan, utnuk mengetahui barang mana yang akan habis dan barang apa yang akan di butuhkan. Check stock Barang
Check barang yang habis
Catat Stok yang tersedia
Memesan barang yang habis
Gambar 4.6 Proses aliran dokumen persediaan barang
60
5. Pembuatan laporan Pembuatan laporan dilakukan untuk mengetahui barang apa yang sudah dipesan dan laporan untuk Budget holder Start
Cari data transaksi
- data barang yang di pesan - catat barang yang di gunakan - data barang yang tersedia
Penulisan laporan
Serahkan ke budget holder
Gambar 4.7 Proses aliran dokumen pembuatan laporan
Dari langkah-langkah yang sudah di jelaskan di atas maka dapat disimpulkan bahwa dalam proses penyimpanan data di Dpt. New Printing memiliki beberapa kekurangan-kekurangan antara lain : 1. Sulitnya mencari barang-barang apa saja yang sedang dipesan sehingga tidak terjadi pembelian barang yang sama ( double order ) karena tidak adanya sumber informasi barang pembelian yang dapat diakses sewaktu-waktu. 2. Proses pencatatat manual sering kali terjadi kesalahan manusia sehingga informasi tidak tercatat dengan baik yang dapat menyebabkan lost information
61
3. Data persediaan yang sulit diketahui sehingga baru diketahui barang di tempat penyimpanan sudah habis dan perlu dilakukan pemesanan barang yang membutuhkan waktu pembelian yang lama. Hal ini menjadi kendala apabila barang tersebut akan digunakan untuk proses produksi
4.4 Analisis Kebutuhan dan Perancangan Proses Sistem Informasi Tahap ini menjelaskan hasil analisis kebutuhan dari aplikasi sistem informasi yang dilakukan oleh crew technical untuk membantu dalam inventory management. Setelah dilakukan analisa terhadap potensi hilangnya informasi maka hal-hal yang di butuhkan dalam sistem ini yaitu: 1. Aplikasi ini dibutuhkan untuk memberikan informasi barang yang di pesan. 2. Aplikasi ini harus dapat mencatat jumlah persediaan barang secara berkala/ terusmenerus sehingga membantu untuk mengetahui jumlah barang saat ini. 3. Aplikasi ini dapat memperlihatkan laporan persediaan barang, pembeliaan barang, penerimaan barang, serta penggunaan barang setiap bulannya. 4. Aplikasi ini dapat terhubung antara pihak Technical,Produksi dan Budget holder. Dengan adanya Sistem yang mengelola input data secara terkomputerisasi saat ini, maka dapat mampu mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada, serta akan memberikan kemudahan utnuk melakukan pengawasan terhadap barang-barang tersebut. Dengan adanya suatu sistem yang mengelola penginputan data secara terkomputerisasi saat ini, akan mampu mengatasi kekurangan-kekurangan
62
yang ada, serta akan memberikan kemudahan untuk melakukan pengawasan secara optimal dengan waktu yang cepat dalam proses persediaan barang ini. Dengan demikian bentuk
alur dari sistem
informasi
nantinya
terkonsentrasi pada satu sumber sehingga menjadi lebih mudah untuk dikelola, berikut aliran data :
1. Pemesanan Barang Memesan Barang
Membuat PR ( Purchase Request )
-Mementukan No PR. -Menentukan Budget holder
Sistem Inventory
Minta TandaTangan Budget Holder
Minta Tanda tangan Approval
Menunggu No Purchase order
Menyerahkan Form PR ke Purchasing
End
Gambar 4.8 Perubahan Proses Aliran Data Pemesanan Barang
63
2. Penerimaan Barang Pembelian Barang
Barang di kirim supplier
Barang Spare part?
Barang Diterima Di gudang
Membuat Form MIV
Barang Diterima Di Spare Part
Membuat Form penerimaan barang SparePart
Barang Diterima NP
Sistem Inventory
Gambar 4.9 Perubahan Proses Aliran Data Penerimaan Barang 3. Penggunaan Barang Check stock Barang
Ambil Barang di Sparepart room
Sistem Inventory
Barang digunakan
Gambar 4.10 Perubahan proses Aliran Data Penerimaan Barang
64
4. Persediaan Barang Check stock Barang
Sistem Inventory
Memesan barang yang habis
Gambar 4.11 Perubahan Proses Aliran Data Persediaan Barang 5. Pembuatan Laporan Start
Cari data transaksi
Sistem Inventory
Print laporan
Serahkan ke budget holder
Gambar 4.12 Perubahan Proses Aliran Data Pembuatan Laporan Dari gambar-gambar diatas jelas terlihat perubahan-perubahan yang dilakukan dari penerapan sistem informasi penyimpanan terhadap proses aliran dokumen saat ini. Adapun perbaikan yang dilakukan adalah :
65
1. Penggunaan Sistem Informasi dengan pencatatan manual menjadi Sistem informasi yang tercatat secara komputerisasi 2. penggunaan data base sistem informasi yang mampu mengkontrol seluruh data mulai dari pemesanan maupun data persediaan barang 3. Dengan penggunaan satu database dapat memudahkan untuk melakukan pencarian data jika dibutuhkan sewaktu-waktu Dilihat dari sisi keuntungan, maka keuntungan-keuntungan yang didapat dari penggunaan sistem informasi ini adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Perbandingan aliran dokumen sebelum dan sesudah penerapan SI No.
1.
Aliran dokumen Pembelian Barang
Sebelum menggunakan SI Mencari data pembelian barang sebelumnya melalui PR yang pernah dibuat
Sesudah menggunakan SI
Mendapatkan data pembelian dari sistem
Melakukan pencatatatan 2
Penerimaan
manual pada buku, dan
Barang yang diterima dapat
Barang
informasi barang sering
diketahui setiap waktu
terlewat
3
4
Penggunaan
Penggunaan barang sulit di
Barang
kontrol
Persediaan Barang
Dibutuhkan waktu yang lama untuk mengetahui jumlah persediaan
Lebih mudah mengetahui barang-barang yang sudah digunakan
Lebih cepat mendapat data persediaan barang
66
Pencarian
5
barang
Pembuatan
6
laporan
Perlu waktu untuk
Dapat dengan mudah
mengetahui informasi barang
mengetahui informasi
tersebut
barang tersebut
Perlu dilakukan penyusunan dokumen untuk membuat
Tersedianya report untuk membuat laporan
laporan
4.5 Perancangan Sistem Secara Rinci Dan Aplikasi Software 4.5.1
Analisis Sistem Dengan Struktur Technique a. Context Diagram a
Penyediaan dan penggunaan
b
0 Laporan Transaksi
Sistem
Technical Laporan Stock persediaan
Budget Holder
Data base Inventory
C
D Pemesanan barang
Penerimaan barang
Purchasing
Gudang Utama
Gambar 4.13 Context diagram Dari diagram diatas dapat di jelaskan bahwa Technical menggunakan sistem data base untuk memasukan data dan kemudian technical dapat melihat laporan persediaan dengan menggunakan sistem tersebut. Budget Holder juga dapat mengakses sistem ini untuk melihat laporan transaksi yang telah dilakukan. Data pemesanan barang berasal dari purchasing dan penerimaan barang berasaldari gudang utama.
67
b. Sketsa Data flow Diagram a
0
Penyediaan dan penggunaan
Sistem
Technical
b Laporan Transaksi
Data base
Laporan Stock persediaan
Budget Holder
Inventory
Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 0
Technical
Budget Holder
1.0
2.0
3.0
Baca Transaksi dan jumlah Barang
Hitung Jumlah
Cetak Laporan
4.0 Laporan Stock
Transaksi
Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 1 Pada data flow diagram diagram diatas dapat dijelaskan bahwa Technical sebagai user melakukan input data penyediaan dan penggunaan barang kedalam sistem database, pada sistem ini kemudian data akan disimpan dan dapat diakses sewaktu-waktu. Output dari sistem database ini berupa laporan data persediaan dan laporan transaksi yang dapat digunakan oleh technical untuk memperbaharui data pada sistem database dan dapat
68
digunakan pula oleh Budget Holder untuk mengkontrol biaya yang di perlukan untuk persediaan barang c. Entity Relationship Diagram ( ERD ) Penyerahan data Keperluan barang
1 Penyerahan data persediaan
1 Penyerahan Form Pembelian
Budget Holder
Pemilik Perusahaan
N
Pemberian Material reference dan order no Purchasing
1 N 1
Form pembelian
Gudang utama
Technical N Penerimaan barang
Gambar 4.15 Entity Relationship Diagram Pada diagram ERD diatas dapat di jelaskan hubungan antara beberapa orang yang terlibat dalam proses penyediaan barang di Dpt. New printing. Technical
sebagai
pemesan
barang
yang
dibutuhkan
kemudian
menyerahkan data persediaan pada Budget Holder untuk dapat menentukan apakah diperlukan pemesanan barang atau tidak. Jika perlu dilakukan pemesanan barang maka crew Technical perlu membuat form pembelian dan diserahkan ke gudang utama untuk mengetahui no order barang yang di perlukan. Setelah itu diserahkan kepada Budget Holder untuk melakukan persetujuan barang yang akan dipesan. Kemudian Budget Holder akan menyerahkan form pembelian ke pemilik perusahaan untuk meminta
69
persetujuan PO (purchase order). Setelah mendapat persetujuan maka pihak purchasing akan melakukan pemesanan barang ke pihak supplier . 4.5.2
Manajemen Data
Nama Tabel : MENU LOGIN Primary Key : User name Tabel 4.2 Kamus Data Menu Login No
Nama Field
type
Keterangan
1
User name
Text
Username yang digunakan
2
Password
Text
Kode password untuk login
3
Login
klick
Untuk masuk ke dalam program
Nama Tabel : MENU MASTER BARANG Primary Key : Material reference Tabel 4.3 Kamus Data Menu Master Barang No
Nama Field
type
Ukuran
Keterangan
1
Material Reference
Text
10
Kode material barang
2
Nama Item
Text
30
Nama dari barang
3
Unit
Text
5
Bentuk satuan
4
Part Number
Text
10
Jenis dari barang
5
Purpose
Text
30
Kegunaan dari barang
70
Nama Tabel : MENU PEMESANAN Primary Key : Material Reference,Date,Pr No Tabel 4.4 Kamus Data Menu Pemesanan No
Nama Field
type
Keterangan
1
Material Reference
Text
Kode Material barang
2
Date
Date/Time
Tanggal pembelian
4
PR No.
Numeric
Nomer PR
5
Item
Text
Nama Barang
6
Qty
Numeric
Jumlah barang
7
UnitPrice
Currency
Harga satuan barang
8
SubTotal
Currency
Harga total barang
Nama Tabel : MENU PERSEDIAAN Primary Key : Material Reference Tabel 4.5 Kamus Data Menu Persediaan No
Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
1
Material Reference
Text
10
Kode material barang
2
Nama Item
Text
30
Nama Barang
No
Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
71
3
SOH
Numeric
5
Banyaknya barang
Nama Tabel : MENU LIHAT DATA PENERIMAAN Primary Key : PR No. Tabel 4.6 Kamus Data penerimaan No
Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
1
PR NO.
Numeric
10
Nomer form pembelian brg
2
Date
Date
dd-mm-yyyy
Tanggal Transaksi
3
Item
Text
30
Nama barang
4
Qty
Numeric
10
Jumlah Barang
5
Username
Text
10
Nama penerima barang
Nama Tabel : MENU PEMAKAIAN Primary Key : Date,Kode mesin,item Tabel 4.7 Kamus Data Pemakaian No
Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
1
Date
Date
dd-mm-yy
Tanggal pemakaian
2
Kode mesin
Tect
10
Kode mesin yang menggunakan
3
Nama Mesin
Text
20
Nama mesin
72
No
Nama Field
Type
Ukuran
Keterangan
4
Item
Text
30
Nama Barang
5
Unit
Text
5
Bentuk satuan
6
Qty
Numeric
10
Jumlah Barang
7
Keterangan
Text
30
Keterangan penggantian
4.5.3 Rancangan Menu Utama Menu Utama
MASTER
Transaction
Stock
Barang
Pembelian
Kode Mesin
Pemakaian
Stock Awal
Account
Tambah Pengguna
Ganti pasword
Laporan
Pemakaian
Pembelian
Stock
Gambar 4.16 Rancangan Menu Utama
73
4.5.4 Langkah Untuk Memulai Aplikasi
Menu Utama Aplikasi
: Pengguna
Content Aplikasi
Buka Form SI Input Kata Kunci untuk Otorisasi
Gagal (Otorisasi Ditolak)
Gambar 4.17 Gambar Langkah Memulai Aplikasi Pada gambar diatas pengguna menbuka aplikasi sistem informasi, kemudian akan masuk ke menu utama aplikasi dan perlu melakukan Login untuk dapat memulai aplikasi. Jika Username dan password tidak ada dalam database maka akan gagal masuk ke menu selanjutnya. 4.5.5 Design Form 1. Menu Utama
Gambar 4.18 Form Menu Utama
74
2. Menu Master Barang
Gambar 4.19 Form Menu Master Barang 3. Menu form Penerimaan barang
Gambar 4.20 Form Menu Penerimaan Barang
