BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Pengumpulan Data 4.1.1 Data Umum Perusahaan PT. XYZ merupakan bagian dari jaringan perusahaan internasional dibidang inspeksi, sertifikasi, konsultansi, klasifikasi kapal yang berpusat di HamburgJerman. Berikut ini adalah ruang lingkup produk/jasa yang disediakan oleh PT. XYZ : 

Konsultansi dalam investasi project.



Konsultansi untuk konsep desain & eksekusi project.



Analisa resiko dari suatu project.



Design Review, Design Verifikasi & Design Appraisal pada tahapan engineering.



QA/QC, inspeksi, dan certification pada tahap manufacture, installation dan commisioning.



HSE studies.



Konsultasi untuk program RBI, RBM dan AIM.



Monitoring dan control project.



Melakukan surveillance untuk pekerjaan konstruksi.

27

http://digilib.mercubuana.ac.id/

4.1.2 Data Penelitian 1. Peta Proses Bisnis perusahaan (Process Business Mapping) Peta Proses Bisnis PT. XYZ secara lengkap adalah sebagaimana diagram alir berikut ini :

Gambar 4.1. Peta proses bisnis PT. XYZ a). Proses Inti (Core Process) : 

Order handling dilakukan oleh Departemen Marketing & Sales dibantu oleh bagian administrasi, secretarial, dan finance serta departemen teknis terkait. Setiap informasi prospect pekerjaan yang bisa ditangani oleh PT. XYZ dirangkum oleh Departemen Marketing & Sales untuk dilakukan tindak lanjut. Tindak lanjut yang dilakukan bisa berupa contact personal kepada project owner / tender committee, pengambilan Bid Document, penerbitan Bid Proposal serta follow up sesudah Bid Proposal diserahkan kepada tender committee. Pada saat pembuatan Bid Proposal, Head of Department (CV & QCI) dan Marketing & Sales melakukan identifikasi terhadap kebutuhan 28


personil, peralatan dan juga biaya (resources) yang diperlukan untuk penyelesaian order tersebut. Sebelum Bid Proposal dikirim kepada prospect client / tender committee, maka terlebih dahulu harus dilaporkan dan diperiksa secara teknis oleh General Manager. Kemudian GM bersama-sama dengan Marketing & Sales Manager menghadap Director atau President Director untuk pengesahan Bid Proposal dan Cover Letter. 

Jika work order/Letter of intens sudah diterima oleh PT. GL-Nusantara Divisi Oil and Gas & Industrial Services, maka setiap order tersebut dilakukan verifikasi oleh Head of Department yang bersangkutan bekerjasama dengan Marketing & Sales. Apabila project tersebut adalah repeat order (order berulang berdasarkan kontrak payung), maka dilanjutkan dengan proses induction terhadap inspector yang akan mengeksekusi. Sedangkan jika project tersebut adalah project baru, maka diteruskan dengan proses Hand Over dalam yang dihadiri oleh Director, HoD CV, HoD QCI, ETDS, F/A, dan HRGA.



Sesuai dengan hasil verifikasi dan identifikasi oleh Head of Department, maka bagian terkait akan melakukan aktivitasnya. ETDS akan menyediakan semua prosedur maupun dokumen lainnya yang terkait dengan persyaratan pelanggan untuk eksekusi project tersebut. HRGA Department bekerjasama dengan Technical Departemen (CV atau QCI) menyediakan personil yang sesuai dengan kualifikasi personel yang sudah disyaratkan pada Bid Proposal, serta bagian Fin/Acc memberikan support penuh untuk pembiayaan.

29




Setelah semua personel yang akan melakukan eksekusi project tersedia, maka sebelum dimobilisasi ke site terlebih dahulu dilakukan induksi terkait dengan : ruang lingkup (scope of work) dari project yang akan dieksekusi, Quality System, HSE dan sistem & prosedur ke-HRD-an lainnya.



Dalam merealisasikan setiap project yang ada, Technical HoD (CV atau QCI) akan menunjuk seorang Project Manager (PM) sebagai penanggung jawab project tersebut secara keseluruhan. PM bisa diambil dari luar struktur organisasi atau diambil dari departemen teknis yang bersangkutan, tergantung dari besar-kecil dan kompleksitas dari project tersebut. Jika dibutuhkan, HoD juga bisa menunjuk seorang Deputy PM sesuai dengan hak prerogatif yang melekat pada jabatannya.



Disamping PM yang mengendalikan eksekusi project setiap hari, setiap project dilengkapi dengan structure project yang didalamnya termasuk kelengkapan administrasi project yang dinamai Project Administrator (PA). Detail tanggung jawab dan wewenang structure project dapat dilihat pada job desc masing-masing jabatan.



Output dari setiap tahapan aktivitas eksekusi project dapat berupa laporan (report) maupun sertifikat (certificate) tergantung dari jenis pekerjaannya.



Dalam mengeksekusi suatu project, PM bertanggungjawab penuh kepada HoD dan juga disupport penuh oleh ETDS untuk permasalahan teknis. HoD secara berkala melaporkan perkembangan project kepada Top Manajemen dan atau Top Manajemen juga memiliki hak untuk mengontrol kinerja eksekusi project sesuai dengan kebutuhan.

30




Setelah dibuat budget project oleh HoD terkait dan disetujui oleh Top Management (BOD), maka PM dibantu oleh Technical Departemen akan melakukan aktivitas pembelian terkait dengan persyaratan project yang sudah dijelaskan pada Bid Proposal maupun scope of work dari project tersebut. Pembelian yang dilakukan biasanya meliputi alat ukut (measurement equipment), sarana dan prasarana untuk eksekusi project misalnya tempat tinggal inspector, alat transportasi, dan lain-lainnya.



Apabila dibutuhkan untuk eksekusi suatu project, sistem manajemen mutu PT. XYZini juga membenarkan menyerahkan sebagian ruang lingkup pekerjaan (scope of work) kepada subcontractor. Dalam pemilihan subcontractor dilakukan tahapan seleksi terlebih dahulu sesuai dengan prosedur terkait, kecuali subcontractor tersebut sudah ditunjuk dalam Bid Proposal sebagai bagian konsorsium eksekusi project. Pengendalian terhadap subcontractor selalu dilakukan oleh PT. XYZuntuk menjamin kesesuaian pekerjaan subcontractor dengan persyaratan pelanggan.

c)

Supporting Process (Proses Pendukung) :



Untuk mensupport pekerjaan eksekusi project di office dilakukan oleh bagian GA (General Affair) dan ADM (Administrasi).



Sedangkan untuk support aktivitas keuangan dilakukan oleh Departemen Finance and Accounting, diantaranya aktivitas account payable dan account receivable.

31




Untuk menjamin kelancaran komunikasi secara online dan juga tersedianya program yang bisa mensupport eksekusi project, maka dilakukan persiapan oleh team IT Support baik untuk perangkat lunak dan keras yang dibutuhkan.

d)

Management Process (Proses Manajemen) :



QA, dan HSE bertugas menjamin : -

Tersedianya dokumen sistem mutu yang sesuai dengan persyaratan standard ISO, mengendalikan implementasi sistem sampai pada level organisasi paling bawah, dan sebagai wakil perusahaan dalam mengkomunikasikan unjuk kerja system manajemen mutu kepada GLO, Badan Sertifikasi serta pihak lain yang berkepentingan.

-

Semua final report maupun certificate yang diterbitkan oleh PT. XYZ sudah dilakukan review dan verifikasi sebelum diserahkan kepada pihak yang berkepentingan (project owner, regulator, dll).

-

Tersedianya

dokumen

HSE

yang

sesuai

dengan

persyaratan,

mengendalikan implementasi sistem HSE sampai pada level organisasi paling bawah, dan sebagai wakil perusahaan dalam mengkomunikasikan unjuk kerja safety management system kepada client, serta pihak lain yang berkepentingan. 

ETDS (Engineering, Training, Development, and Support) bertanggungjawab atas atas : -

Tersedianya semua dokumen seperti Prosedur, Instruksi Kerja, Standard/Code dan dokumen lainnya yang dibutuhkan untuk eksekusi project.

32


-

Tersedianya engineer dengan kualifikasi sesuai dengan posisi dan jabatan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

-

Membuat Matriks Training untuk hard competence semua engineer.

-

Membuat usulan pengembangan personel terkait dengan beban kerja dan visi & misi perusahaan ke depan.

-

Mensupport semua Departemen Teknis terkait dengan masalah-masalah ke-engineering-an.

 HRD bertanggung jawab atas tersedianya semua informasi terkait dengan : Data Personel.Kontrak Karyawan.KSP (Kebijakan, Sistem dan Prosedur)Data Cuti personel,Dan lain-lain. Disamping menjamin tersedianya informasi di atas, HRD juga bertanggung jawab untuk : Mengendalikan Finger Print. Mengendalikan proses recruitment. Mengendalikan proses pelatihan baik internal maupun external. Dan lain-lain. 2. Struktur dokumentasi sistem manajemen mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, dan program mutu a). Struktur Dokumentasi Struktur dokumentasi Sistem Manajemen Mutu PT. XYZ adalah sebagai berikut :

33


4.1.2.1

Struktur dokumentasi sistem manajemen lingkungan dan K3 MANUAL MUTU (H

LEVEL 1

S E)

LEVEL 2

PROSEDUR MUTU

,

K INSTRUKSI KERJA, SOP eb & Dokumen Pendukung

LEVEL 3

ija ka

LEVEL 4

FORM & CHECK LIST

n,

Gambar 4.2. Struktur Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu b). Kebijakan Mutu Sebagai bukti komitmen total manajemen puncak (Top Management) perusahaan terhadap sistem manajemen mutu, berikut ini adalah kebijakan perusahaan dalam merealisasikan produk/jasa yang dimiliki agar tetap sesuai dengan kontrak pelanggan maupun dengan peraturan perundang-undangan dan standard/code yang berlaku: 

Fokus kepada pelanggan, sehingga mampu membuat pelanggan puas dan loyal.



Setiap individu dalam perusahaan bertanggungjawab untuk meningkatkan mutu pelayanan secara terus menerus dengan landasan sikap yang profesional. 34


c). Sasaran dan Program Mutu Sasaran mutu yang ditetapkan oleh Top Manajemen PT. XYZ. Sasaran mutu mencakup seluruh aktivitas dan fungsi yang relevan di perusahaan, sehingga mampu memenuhi persyaratan produk atau jasa. Setiap departemen bertanggung jawab untuk melaksanakan dan memelihara kesesuaian pelaksanaan sasaran mutu di bagiannya masing-masing. QMR memberikan bantuan secara berkala dan meninjau kesesuaian sasaran mutu. Pencapaian sasaran mutu dievaluasi setiap enam bulan sekali dalam rapat tinjauan manajemen. Secara garis besar sasaran mutu perusahaan memiliki 4 perspektif yaitu: -

Finansial

-

Pelanggan/Customer

-

Proses Internal

-

Sumber Daya Manusia

3. Struktur dokumentasi sistem manajemen K3 dan Lingkungan (SMK3L), Kebijakan, sasaran dan program SMK3L a). Struktur dokumentasi SMK3L Struktur dokumentasi Sistem Manajemen lingkungan, Kesehatan dan Keselamatan adalah sebagai berikut :

35


HSE Manual

HSE PROCEDURE & GUIDELINE

HSE FORM & TEMPLATE

Gambar 4.3. Struktur Dokumentasi SMK3L b). Kebijakan SMK3L Perusahaan menyatakan komitmen di Kesehatan dan Keselamatan kerja dengan menetapakan kebijakan HSE sebagai berikut : Semua cedera dan kecelakaan dapat dicegah melalui pembentukan dan kesesuaian dengan prosedur kerja yang aman. 

Pencegahan cedera dan menjaga kesehatan adalah pertimbangan pertama dalam semua tindakan dan kerja dan merupakan tanggung jawab setiap karyawan pada setiap tingkat.



Rencana keselamatan tertulis yang menjelaskan praktek kerja yang aman dan prosedur yang harus dilakukan di semua tindakan kerja merupakan elemen penting dari program keselamatan kerja secara keseluruhan.

36




Semua karyawan di setiap tingkatan bertanggung jawab untuk mengetahui dan mengikuti praktek-praktek keselamatan yang dijelaskan dalam rencana keselamatan tertulis.



Pada saat tidak bekerja, semua karyawan juga harus dalam kondisi aman dan menunjukkan kesadaran yang sama akan potensi bahaya. Kemudian Sehubungan dengan perlindungan lingkungan, perusahaan juga

berkomitmen untuk pencegahan polusi dan perbaikan berkelanjutan dalam kinerja lingkungan dengan mengurangi emisi dan pembuangan, menggunakan kembali dan daur ulang limbah, dan menggunakan sumberdaya energi seefisien mungkin. Kebijakan perusahaan mengenai obat-obatan terlarang dan zat yang dikendalikan, minuman alkohol, dan senjata api adalah: 

Penggunaan, kepemilikan, distribusi, pembelian atau penjualan obat-obatan terlarang atau zat terlarang lainnya, atau alkohol oleh setiap orang yang bekerja sementara di lokasi Perusahaan dilarang.



Penggunaan tidak sah, kepemilikan, transportasi, atau penjualan bahan peledak, bahan yang mudah terbakar, senjata api, atau senjata lain saat di lokasi Perusahaan dilarang.

c). Sasaran SMK3L Sasaran SMK3L yaitu tidak ada kecelakaan, tidak membahayakan orang, dan tidak ada kerusakan lingkungan. Untuk mendukung tercapainya sasaran SMKSL yang telah ditetapkan, perusahaan menetapkan Program SMK3L sebagai berikut : - Nihil Kejadian Fatal

37


- Nihil Kehilangan waktu kerja akibat kcelakaan - Medical Treatment - Melaksanakan rapat SMK3L secara periodik - Melaksanakan inspeksi dan audit - Melaksanakan pelatihan SMK3L 4. Resiko-resiko mutu, lingkungan, dan K3 a). Resiko Mutu Berdasarkan hasil observasi dan tinjauan terhadap dokumentasi, tidak dapat diidentifikasi perusahaan sudah menetapkan resiko-resiko yang terkait dengan mutu b). Resiko Lingkungan (Identifikasi aspek dan dampak lingkungan) Berdasarkan hasil observasi dan tinjauan terhadap dokumentasi, tidak dapat diidentifikasi perusahaan sudah menetapkan resiko-resiko yang terkait dengan lingkungan (identifikasi aspek dan dampak lingkungan) c). Resiko K3 Berdasarkan hasil observasi dan tinjauan dokumentasi, perusahaan sudah menetapkan metode penilaian resiko melalui prosedur Hazard Identification and Risk Assessment (Doc No. 212). Akan tetapi implementasi belum sesuai dengan prosedur. Identifikasi bahaya dan penilaian resiko dilakukan dengan menggunakan metode Jobs Safety Analysis (JSA). Metode ini bersifat kualitatif. Salah satu contoh JSA dapat dilihat pada gambar 4.4. berikut ini

38


Gambar 4.4. Job Safety Analysis

39


5. Kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku Berdasarkan hasil observasi dan tinjauan dokumentasi, kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku tidak teridentifikasi. Perusahaan mempunyai kumpulan peraturan SMK3L akan tetapi belum diidentifikasi peraturan yang harus dipenuhi sesuai dengan proses bisnis/kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan 6. Kinerja dari sistem manajemen mutu dan SMK3L (Umpan balik dari keluhan pelanggan, pencemaran lingkungan kecelakaan & insiden) Kinerja dari sistem manajemen mutu perusahaan dari tahun 2004 sampai dengan tahun 2012 adalah sebagaimana ditampilkan di dalam tabel 4.1: Tabel 4.1. Tabel kineja SMM tahun 2004-2012 KPI/TAHUN

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011 2012

Internal Audit

2

2

2

2

1

1

1

1

1

TInjauan Manajemen

2

2

2

1

1

1

1

1

1

Keluha n Pelanggan

2

0

0

0

0

0

1

1

0

Audit Eksternal (certification Body)

2

2

1

1

0

0

0

0

0

40


Kinerja SMK3 perusahaan selama tahun 2004 sampai dengan 2012 adalah sebagaimana tabel 4.2 : Tabel 4.2. Tabel kineja SMK3L tahun 2004-2012 KPI/TAHUN No.of Fatality LTI MTI AD First Aid Nearmiss Working Hours LTIF TIF

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0 0 0 0 0

1 1 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 1

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 2 0

0 0 0 1

0 0 0 0 2

118000

103452

249752

105804

66992

60103

59083

42217

41169

0 0

1.93 3.86

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

Keterangan tabel: 

Fatality: Terkait dengan pekerjaan yang menyebabkan terjadinya kejadian fatal/kematian



LTI (Lost Time Injury): Hari yang hilang akibat terjadinya kecelakaan kerja lebih dari 1 hari



MTI (Medical Treatment Injury): Kecelakaan yang membutuhkan bantuan medis



AD

(Alternative

Duties):

Pengalihan

pekerjaan

karena

adanya

kecelakaankerja 

First Aid: Tindakan pertolongan pertama pada kecelakaan termasuk penggunaan kotak P3K

41




Nearmiss = Kejadian nyaris/hampir celaka atau berpotensi menyebabkan cidera



Workinghours = Jumlah seluruh jam kerja termasuk standby



LTIF (Lost Time Injury Frequency): LTI x 200,000/Working Hours



TIF (Total Injury Frequency Rate): (LTI+MTI+AD) x 200,000/Working Hours

7. Audit dan tinjauan manajemen Terakhir Internal audit sistem manajemen yang terakhir dilakukan pada tanggal 25 dan 26 September 2012. Hasil audit adalah sebagai berikut : a). Kebijakan mutu (Policy) Semua karyawan mengetahui Kebijakan (Policy) perusahaan. Penyadaran karyawan terhadap kebijakan dilakukan melalui pemasangan kebijakan perusahaan di area kantor (Lobby, ruang kerja

dan ruang pertemuan),

penyampaian di dalam pelatihan dan orientasi program serta pelatihan penyegaran (refreshment training) yang dihadiri oleh managemen puncak, manager, dan kepala departemen pada tanggal 03 July 2012 b). Sasaran mutu (Objectives) Manajemen puncak telah menetapkan sasaran mutu (aspek finansial ) dan telah disosialisasikan. Akan tetapi tinjauan terhadap pencapaian sasaran mutu tidak didokumentasikan c). Internal dan Eksternal Komunikasi Komunikasi yang dilakukan di bisnis unit dan organisasi telah mencukupi. Perusahaan telah menyelenggarakan pertemuan/rapat secara rutin pada tingkat

42


manajemen. Pada rapat ini manajemen mengkomunikasikan informasi bisnis, isu internal dan eksternal, keluhan pelanggan. Frekuensi rapat tergantung pada aktivitas manajemen akan tetapi setidaknya dilaksanakan 3 bulanan. Rapat SMK3L juga dilakukan jika diperlukan tergantung pada subyek yang akan diinformasikan atau situasi. Country Director akan mengambil inisiatif untuk mengadakan rapat tidak formal untuk setiap departemen jika diperlukan. d). Proses, KPI (Key Performance Indicator) Semua proses telah diidentifikasi. Tinjauan terhadap penawaran harga dan status tinjuana tidak terlihat di dalam sistem. Dibutuhkan revisi dari Lembar tinjauan penawaran harga yang memperlihatkan tinjauan dan keluaran. Setiap proyek memiliki identifikasi nomor proyek khusus. Setiap informasi yang terkait dengan pelanggan akan diinformasikan pada saat rapat serah terima proyek. Rapat tersebut dibuat oleh Business Development Department dan dihadiri oleh Departemen operasi dan departemen terkaitnya lainnya seperti HR&GA, Finance dan Accounting, QA dan HSE. Mengacu pada persyaratan pelanggan, HSE Plan dan Quality Plan akan dibuat. Akan tetapi persyaratan mengenai HSE Plan dan Quality Plan belum ditetapkan didalam prosedur perusahaan Delegasi kewenangan (Delegation of Authority) tidak tersedia dan tidak diketahui oleh karyawan e). Perencanaan Sumber Daya, Tanggung Jawab, Pelatihan (Resources Planning, Responsibilities, Training)

43


Kebutuhan sumber daya telah dievaluasi dan staf yang berkualitas tersedia. Utilisasi karyawan dicatat didalam EUR (Employee Utilization Report) dan dilaporkan ke kantor regional setiap bulan. Uraian pekerjaan (Job Description) dan tanggung jawab telah ditetapkan. Kewajiban untuk mematuhi Code of Ethic dan persyaratan K3L telah ditetapkan di perjanjian kerja. Catatan proses Sumber daya Manusia telah ditetapkan dan dipelihara dengan cukup baik. Analisa kebutuhan pelatihan dan program pelatihan telah ditetapkan berdasarkan Perencanaan Kinerje Individu (Individual Performance Plan). Matrik kompetensi tidak diperbarui Kebijakan teknologi informasi (TI) masih pada tahap rancangan (draft). Folder umum didalam server belum distandarkan, frekuensi back up data belum ditetapkan. Program Microsoft office perlu diperiksa kembali mengenai status keasliannya. Program antivirus yang dijalankan tidak menggunakan lisensi perusahaan. f). Monitoring (Orang, proses, dan Hasil) Penngawasan terhadap orang di kantor menggunakan cetak sidik jari (finger print), informasi keluar dan masuk, informasi cuti. Persiapan untuk melakukan survey/inspeksi dilakukan dengan control yang baik oleh surveyor/inspector. Untuk memastikan bahwa personel yang ditugaskan memiliki kualifikasi yang memadai, Manajer proyek melakukan penilaian berdasarkan curriculum vitae dan matrik kompetensi.

44


Sebelum dikirimkan kepada pelanggan, laporan terlebih dahulu diperiksa dan ditinjau oleh masing manajer/manajer proyek/kepala departemen untuk memastikan kecukupan terhap prosedur, instruksi kerja, guideline dan persyaratan pelanggan. g). Penanganan Produk Tidak Sesuai (Handling non-conforming products) Departemen QA berkoordinasi dengan masing-masing departemen untuk mengidentifikasi dan mencatat setiap ketidaksesuaian dan keluhan pelanggan. Akan

tetapi

temuan

ketidaksesuaintidak

dicatat

didalam

formulir

ketidaksesuai sebagaimana diatur di dalam directive group perusahaan. h). Umpan balik oleh pelanggan internal dan eksternal termasuk keluhan Departemen QA telah mengirimkan data pelanggan untuk proyek yang telah selesai dikerjakan ke kantor regional. Akan tetapi metode umpan baik pelanggan perlu disesuaikan dengan metode grup perusahaan. i). Penanganan Dokumen (prosedur, instruksi kerja dan lain-lain) Sistem dokumentasi (Prosedur korporat, instruksi kerja dan Guideline) dapat diakses melalui GL Intranet. Lokal server digunakan untuk mengakses kebijakan lokal, prosedur/instruksi kerja local. Semua dokumen telah memiliki identifikasi kode, judul, nomor revisi sesuai dengan prosedur struktur sistem dokumentasi. Akan tetapi ditemukan duplikasi prosedur di beberapa folder di server dan penyimpanan catatan tidak dilakukan di dalam server akana tetapi di dalam laptop.

Dokumen group diunduh ke dalam server local yang

menimbulkan duplikasi dan tidak terkontrolnya dokumen.

45


Kurangnya kesadaran akan dokumentasi sistem manajemen termasuk prosedur teknis Prosedur di Departemen Finance dan Accounting belum diformalkan dan akan ditinjau pada audit yang akan dating j. Arsip dan Catatan (Filing, Catatan) Dokumentasi/catatan proyek telah diidentifikasi dan dipelihara. Catatan proyek dalam bentuk salinan elektronik (electronic record) dapat diakses di local server. Otorisasi akses telah ditetapkan berdasasarkan tanggung jawab masingmasing karyawan. Back up data dilakukan mingguan. Akan tetapi ditemukan pengendalian catatan untuk konsultasi dan operasi marine dan engineering tidak jelas dalam pengendalian dan format. Salinan catatan tidak secara konsisten di simpan local server k). Penanganan Pemasok (Handling of Sub Supplier) Prosedur lokal untuk menyeleksi dan mengevaluasi pemasok telah tersedia. Tinjauan terkini terhadap pemasok yang disetujui telah tersedia. Pengendalain pemasok juga termasuk freelancer l). Implementasi K3L (Daftar peraturan, prosedur, dampak lingkungan) Tanggung jawab K3L sudah ditetapkan dan dikomunikasikan. Komunikasi yang terkait dengan K3L sudah mencukupi (rapat, pengumuman, peringatan K3L dan Informasi K3L). Induksi K3L diberikan kepada setiap karyawan baru. Akan tetapi materi di dalam slide perlu disesuaikan. Legal register tidak tersedia akan sehingga tidak ada rencana perbaikan untuk memperbaiki

46


kesenjangan dengan implementasi. Risk assessment tidak dilakukan sesuai prosedur. Pemeriksaan kesehatan untuk staf bidang teknis telah dilakukan secara periodic (sekali dalam 1 tahun). Sedangkan pemeriksaan kesehatan untuk staf bidang non teknis harus diubah dari 1 kali dalam 2 tahun menjadi 1 kali dalam 1 tahun sesuai dengan PERMEN No, 02 Tahub 1980. Ditemukan beberapa laporan pemeriksaan kesehatan sudah kadaluwarsa Identifikasi aspek dan dampak lingkungan tidak update dan program lingkungan tidak ditetapkan. Rencana dan prosedur terhadap situasi darurat telah ditetapkan (Evakuasi, Kebakaran, Kecelakaan kerja, Darurat medis, badai, dan gempa bumi). Jalur evakuasi diketahui dan diperiksa secara periodik. Petugas evakuasi telah mencukupi. Tim tanggap darurat telah ditetapkan untuk masing-masing area (First Aider, tim evakuasi, fire marshal, tim pendukung). Latihan evakuasi dilakukan dua kali dalam

satu tahun.

Latihan terakhir dilaksanakan pada tanggal 20 Juni 2012. Kontak tanggap darurat langsung terhubung ke Frontier Medex (Pihak ke 3 dalam penyediaan jasa tanggap darurat) yang sebaiknya terhubung kepada kontak crisis management team. Pemeriksaaan keselamatan ditempat kerja (safety inspection) telah dilaksanaka pada tanggal 3 dan 8 agustus 2012. 4.2 Pengolahan Data Untuk mengolah data penelitian agar menjadi informasi yang dibutuhkan untuk tahap selanjutnya di dalam mengintegrasikan sistem, digunakan alat bantu

47


(tools) berupa table referensi silang persyaratan ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001. Tabel tersebut mengidentifikasi persyaratan yang sama atau terkait diantara ketiga sistem manajemen kemudian menghubungkan dengan penerapan sistem manajemen yang sudah berjalan di dalam perusahaan. Secara rinci table referensi silang tersebut sebagaimana dicantumkan di dalam tabel 4.3 berikut ini :

48


Tabel 4.3 Analisa Baseline Condition vs Referensi silang persyaratan ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, dan OHSAS 18001:2007 ISO 9001:2008 KLS.

JUDUL

ISO 14001:2004 KLS.

JUDUL

OHSAS 18001:2007 KLS.

JUDUL

4

SISTEM MANAJEMEN MUTU (hanya judul)

4

PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN (hanya Judul)

4

PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN K3 (hanya judul)

4.1

Persyaratan Umum

4.1

Persyaratan Umum

4.1

Persyaratan Umum

4.2

Persyaratan Dokumen (hanya Judul)

4.2.1

Umum

4.2.2

Pedoman Mutu

4.2.3

Pengendalian Dokumen

4.4.5


4.4.5

4.2.4

Pengendalian Catatan

4.5.4


5

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN (hanya judul)

5.1

Komitmen Manajemen

5.2

Fokus pada Pelanggan

--4.4.4 ---

---

--Dokumentasi

--4.4.4

---

---

IMPLIKASI TERHADAP KESESUAIAN INTEGRASI (QHSE)

KONDISI AKTUAL (Proses & Dokumentasi)

--Dokumentasi

---

---

Pedoman/Manual QHSE

Pedoman/Manual Mutu


Pengendalian dokumen QHSE

Pegendalian Dokumen Mutu

4.5.4


Pengendalian Catatan QHSE

Pengendalian catatan Mutu

---

---

Identifikasi aspek dan dampak lingkungan, Daftar kesesuaian peraturan, Analisa dan penilaian resiko dan tindakan

Job Safety Analysis (JSA)

4.2

Kebijakan Lingkungan

4.2

Kebijakan K3

4.4.1

Sumber Daya, Peranan, Tanggung Jawab & Wewenang

4.4.1

Sumber Daya, Peranan,Tanggung Jawab, Pertanggungjawaban & Kewenangan

4.3.1

Aspek Lingkungan

4.3.1

Identifikasi Sumber Bahaya, Penilaian Resiko & Penetapan Pengendalian Persyaratan Hukum dan lainnya

49


4.3.2

Persyaratan Hukum dan lainnya

4.3.2

4.6

Tinjauan Manajemen

4.6

Tinjauan Manajemen

5.3

Kebijakan Mutu

4.2


4.2

Kebijakan K3

5.4

Perencanaan (hanya judul)

4.3


4.3


5.4.1

Sasaran Mutu

4.3.3

Sasaran, Target dan Program

4.3.3

Sasaran dan Program

5.4.2

Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

4.3.3


4.3.3

Sasaran dan Program

5.5

Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi (hanya judul)

---

---

5.5.1

Tanggung Jawab dan Wewenang

---

---

4.1

Persyaratan Umum

4.1

Persyaratan Umum

4.4.1


4.4.1

Sumber Daya, Peranan, Tanggung Jawab, Pertanggungjawaban & Kewenangan

5.5.2

Wakil Manajemen (hanya judul)

4.4.1


4.4.1


5.5.3

Komunikasi Internal

4.4.3

Komunikasi

4.4.3

Komunikasi, Partisipasi & Konsultasi

5.6

Tinjauan Manajemen

4.6

Tinjauan Manajemen

4.6

Tinjauan Manajemen

5.6.1

Tinjauan Manajemen – Umum

4.6

Tinjauan Manajemen

4.6

Tinjauan Manajemen

5.6.2

Masukan untuk Tinjauan mjmen

4.6

Tinjauan Manajemen

4.6

Tinjauan Manajemen

pengendalian QHSE Manajemen Review

Quality Manajemen Review

Kebijakan QHSE

Kebijakan Mutu, Kebijakan HSE

Sasaran dan Target QHSE

Sasaran mutu

Sasaran dan Target QHSE

Sasaran mutu

Tanggung jawab dan wewenang QHSE

Tanggung jawab Mutu, Tanggung jawab HSE

QHSE Representative/Coordinator

Quality Management Reprsentative, HSE Coordinator

Komunikasi (Rapat bulanan, Rapat harian/Tailgate Meeting, information board, tanda bahaya, tinjauan Manajemen)


Tinjauan Manajemen QHSE

Tinjauan manajemen mutu

50


5.6.3

Keluaran dari Tinjauan Manajemen

4.6

6.0

PENYEDIAAN SUMBER DAYA (hanya judul)

6.1

Penyediaan Sumber Daya

6.2

Sumber Daya Manusia (hanya judul)

6.2.1

Umum

4.4.2

Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran

4.4.2


QHSE Training Matrix, Training Program, Awareness training, orientasi/induction training


6.2.2


4.4.2


4.4.2




6.3

Prasarana

4.4.1


4.4.1


6.4

Lingkungan Kerja

7.0

REALISASI PRODUK (hanya judul)

4.4

PENERAPAN & PENGOPERASIAN (hanya judul)

4.4

PENERAPAN & PENGOPERASIAN (hanya judul)

7.1

Perencanaan Realisasi Produk

4.4.6

Pengendalian Operasional

4.4.6


---

4.4.1

---

---

Tinjauan Manajemen

---

Sumber Daya, Peranan, Tanggung Jawab & Wewenang ---

---

4.6

Tinjauan Manajemen

---

4.4.1

---


---

---

---

---

Tanggung jawab dan wewenang QHSE

---

Tanggung jawab Mutu, Tanggung jawab HSE

---

---

---

Quality Plan, HSE Plan, Prosedur HSE, Prosedur mutu, Instruksi Kerja, Guideline

Quality, HSE Plan Quality Plan, HSE Plan, Prosedur HSE, Prosedur mutu, Instruksi Kerja,

51


Guideline 7.2

Proses yang berkaitan dengan Pelanggan (hanya judul)

7.2.1

Penetapan Persyaratan yang berkaitan dengan Produk

7.2.2

Tinjauan Persyaratan yang berkaitan dengan produk

---

---

---

4.3.1

Aspek Lingkungan

4.3.1

Identifikasi Sumber Bahaya, Penilaian Resiko & Penetapan Pengendalian Persyaratan Hukum dan lainnya

4.3.2

Persyaratan Hukum dan lainnya

4.3.2


4.4.6


4.4.6

4.3.1

Aspek Lingkungan

4.3.1

4.4.6


4.4.6

4.4.3

Komunikasi

4.4.3

---

Identifikasi Sumber Bahaya, Penilaian Resiko & Penetapan Pengendalian Pengendalian Operasional

---

Identifikasi aspek dan dampak lingkungan, Daftar kesesuaian peraturan, Analisa dan penilaian resiko dan tindakan pengendalian

JSA (Jobs Safety Analyisis)

TInjauan Kontrak

Tinjauan Kontrak



---

---

7.2.3

Komunikasi Pelanggan

7.3

Desain dan Pengembangan (hanya judul)

7.3.1

Perencanaan Desain dan Pengembangan

4.4.6


4.4.6


Tidak di Aplikasikan untuk persyaratan 7.3

Tidak di Aplikasikan untuk persyaratan 7.3

7.3.2

Masukan Desain dan Pengembangan

4.4.6


4.4.6


7.3.3

Keluaran Desain dan Pengembangan

4.4.6


4.4.6


Quality Plan, HSE Plan, Prosedur HSE, Prosedur mutu, Instruksi Kerja, Guideline, Standard Code/Industrial Standard


---

---

Komunikasi, Partisipasi & Konsultasi

---

---

---

52


7.3.4

Tinjauan Desain dan Pengembangan

4.4.6


4.4.6


7.3.5

Verifikasi Desain dan Pengembangan

4.4.6


4.4.6


7.3.6

Validasi Desain dan Pengembangan

4.4.6


4.4.6


7.3.7

Pengendalian Perubahan Desain dan ngembangan

4.4.6


4.4.6


7.4

Pembelian (hanya judul)

7.4.1

Proses Pembelian

4.4.6


4.4.6


7.4.2

Informasi Pembelian

4.4.6


4.4.6


7.4.3

Verifikasi Produk yang dibeli

4.4.6


4.4.6


7.5

Produksi dan Penyediaan Jasa (hanya judul)

---

7.5.1

Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa

4.4.6


4.4.6


7.5.2

Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa

4.4.6


4.4.6


7.5.3

Identifikasi dan Mampu Telusur

---

---

---

7.5.4

Milik Pelanggan

---

---

---

7.5.5

Preservasi Produk

---

4.4.6

---

---


---

---

---

4.4.6

--Prosedur pembelian, Seleksi dan Evaluasi Supplier

---

Prosedur pembelian, Seleksi dan Evaluasi Supplier

---



---

Pengendalian dokumen Pengendalian Catatan

Pengendalian dokumen mutu, pengendalian catatan mutu

---

Tidak di Applikasikan





53


7.6

Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran

4.5.1

Pemantauan dan Pengukuran

4.5.1

Pengukuran dan Pemantauan Kinerja

8.0

PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN (hanya judul)

4.5

PEMERIKSAAN (hanya judul)

4.5

PEMERIKSAAN (hanya judul)

8.1

Umum

4.5.1

8.2

Pemantauan dan Pengukuran (hanya judul)

---

---

---

---

8.2.1

Kepuasan Pelanggan

---

---

---

---

8.2.2

Audit Internal

4.5.5

Audit Internal

4.5.5

Audit Internal

8.2.3

Pemantauan dan Pengukuran Proses

4.5.1


4.5.1

4.5.2

Evaluasi Kepatuhan

4.5.2

Pengukuran dan Pemantauan Kinerja Evaluasi Kepatuhan

4.5.1


4.5.1

4.5.2

Evaluasi Kepatuhan

4.5.2

8.2.4

Pemantauan dan Pengukuran Produk


4.5.1


Pengukuran dan Pemantauan Kinerja Evaluasi Kepatuhan

---

---

---

---

4.5.3

Investigasi Insiden, Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan & Pencegahan

---

---

---

---

4.5.3.1

Investigasi Insiden

Pengendalian alat ukur, Industrial Hygiene

Pengendalian alat ukur, Industrial Hygiene

---

---

Industrial Hygiene, Performance evaluation/KPI monitoring

HSE Performance monitoring, Quality Performance monitoring, Industrial Hygiene

Survey Kepuasan Pelanggan

Survey Kepuasan Pelanggan

QHSE Audit, HSE Inspection

Audit Mutu, Audit HSE, HSE Inspection

KPI Monitoring, Daftar peraturan dan Evaluasi Kesesuain terhadap peraturan, industrial Hygiene

Prosedur Investigasi insiden, Prosedur pengendalian ketidaksesuain, tindakan perbaikan dan Pencegahan

HSE Performance monitoring, Quality Performance monitoring, Industrial Hygiene

Prosedur laporan insiden dan Investigasi Prosedur pengendalian ketidaksesuain, tindakan perbaikan dan Pencegahan

54


8.3

Pengendalian Produk yang tidak sesuai

4.4.7

Kesiapan dan Tanggap Darurat

4.4.7

Kesiapan dan Tanggap Darurat

Prosedur Tanggap Darurat

Prosedur Tanggap Darurat

4.5.3

Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

4.5.3.2


Prosedur pengendalian ketidaksesuain, tindakan perbaikan dan Pencegahan


8.4

Analisa Data

4.5.1


4.5.1


8.5

Perbaikan (hanya judul)

8.5.1

Perbaikan Berkesinambungan

---

---

---

---

4.2


4.2

Kebijakan K3

4.3.3


4.3.3

Sasaran dan Program

4.6

Tinjauan Manajemen

4.6

Tinjauan Manajemen

8.5.2

Tindakan Perbaikan

4.5.3


4.5.3.2


8.5.3

Tindakan Pencegahan

4.5.3


4.5.3.2


QHSE/KPI monitoring

---

---

---



55


Berdasarkan pengolahan data penelitian dengan menggunakan referensi silang (cross reference) diperoleh informasi kesenjangan (gap) yang akan dbuat didalam langkah –langkah perancangan integrasi sistem manajemen yang akan dilakukan. Kesenjangan tersebut meliputi : 1) Kebijakan, sasaran/target mutu, sasaran K3L belum terintegrasi 2) Pedoman mutu, pedoman K3L (HSE) belum terintegrasi 3) Prosedur pengendalian dokumen dan catatan belum terintegrasi 4) Struktur organisasi dan uraian tugas tanggung jawab belum terintegrasi 5) Prosedur Pengendalian ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan belum terintegrasi 6) Perusahaan belum melakukan identifikasi aspek dan dampak Lingkungan dan serta membuat program lingkungan 7) Perusahaan belum melakukan penilaian dan pengendalian resiko sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan 8) Perusahaan belum membuat identifikasi daftar peraturan dan evaluasi kepatuhan terkait dengan aktivitas yang dijalankan perusahaan 9) Penetapan tanggung jawab dan delegasi belum terintegrasi 10) Identifikasi kesesuaian terhadap peraturan belum ditetapkan

56


BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Recommend Documents