BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1 Gambaran Umum Perusahaan Penelitian tentang penerapan Value Stream Maping ini dilakukan di PT. XYZ, Plant Daan Mogot. Untuk itu penulis akan membahas sekilas tentang kondisi Plant Daan Mogot. Pada awal tahun 1999 Perusahaan ini adalah perusahaan perseorangan, kemudian pemegang saham dari PT. XYZ sebelumnya memutuskan untuk membentuk suatu aliansi dengan internasional dari Amerika Serikat dengan tujuan untuk memperkuat posisinya dipasaran Asia, dimana aliansi ini kemudian dinamakan PT. XYZ. Kemudian pada tahun 2013 PT. XYZ berubah statusnya dari public Company menjadi Private Company setelah dibeli oleh Warren Buffet melalu 3G dan Bakrieshare. PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan produksi makanan terbesar di Asia tenggara dan sangat terkenal karena kualitasnya. Dan merk “XYZ” tersebut juga merupakan salah satu merk yang paling terkenal di Asia Tenggara, Khususnya pada kategori kecap kedelai dan saus sambal.
41
42
Seluruh produk yang diproduksi oleh perusahaan sesuai dengan standard internasional, dimana perusahaan memperkerjakan team-team yang professional dan berdedikasi tinggi, yang dibantu oleh karyawan-karyawan dan staff yang berkualitas. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa hanya produk-produk yang berkualitaslah yang diproduksi oleh perusahaan. PT.
XYZ yang dikenal
oleh para pelanggannya karena kepercayaan yang telah diberikan perusahaan sebagai organisasi yang berorientasi pada kualitas dan pelayanan. Perusahaan selalu mencari kesempatan-kesempatan baru untuk memenuhi komitmen perusahaan terhadap pelanggannya dan perusahaan juga selalu berusaha untuk memvariasikan produk-produknya serta memperluas jangkauan pasarnya.
4.2 Visi dan Misi Perusahaan Perusahaan yang baik pasti memiliki sejumlah kebijakan dan visi serta misi yang menunjang dalam perkembangan bisnisnya. Adapun Visi, Misi, serta kebijakan mutu dari perusahaan ini adalah sebagai berikut : Visi : Menjadi perusahaan makanan dan minuman terdepan di dunia yang menghasilkan produk yang unggul dalam cita rasa dan bergizi bagi konsumen dimana saja.
Misi : Kami berjuang untuk dapat menghasilkan produk makanan dan minuman dengan Brand yang terpercaya, unggul dalam cita rasa, bergizi serta memiliki
43
mutu yang konsisten bagi seluruh keluarga Indonesia agar dapat hidup lebih sehat dan sejahtera. Kebijakan mutu : PT. XYZ
bertanggung jawab untuk
menghasilkan produk yang dapat
memenuhi kepuasan konsumen, bermutu, aman untuk dikonsumsi, sesuai dengan pereturan yang berlaku serta Halal melalui: 1. Penerapan dan pemenuhan spesifikasi dan persyaratan yang di tetapkan. 2. Peningkatan yang berkesinambungan untuk mencapai mutu yang unggul. 3. Penerapan Quality Risk Management Process ( QRMP). 4. Penerapan Technical Policy T.01 Quality Foods and Manufacturing Standart.
4.3 Struktur Organisasi PT. XYZ Berikut adalah struktur organisasi dari PT. XYZ, Plant Daan Mogot yang dipimpin oleh Plant Manager dan beberapa manager departemen dan dibawah manager ada beberapa supervisor yang membantunya. Untuk lebih jelasnya akan digambarkan sebagai berikut.
44
Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT. XYZ
45
Dalam sebuah penelitian pengumpulan data merupakan tahapan yang paling penting, karena dengan data yang tepat analisa yang akan dilakukan akan menjadi tepat. Namun sebaliknya apabila data ataupun jenis data yang di ambil tidak tepat atau kurang mewakili kondisi akibatnya analisa yang kita lakukan akan menjadi salah. Untuk itu penjabaran kebutuhan data dan teknik pengolahan data yang akan diambil dapat membatu kita untuk lebih cepat dalam melakukan penelitian.
4.4 Pengumpulan Data Seperti yang dijelaskan pada bab sebelumnya pengumpulan data akan dilakukan dengan melakukan studi pustaka dan juga studi lapangan. Data yang akan dikumpulkan ini nantinya akan dibahas dan dilakukan analisa pada bab selanjutnya.
4.4.1 Studi Pustaka Digunakan untuk memberi acuan bagi penyelesaian permasalahan yang ada. Pada tahap ini peneliti mencari, mengumpulkan dan mempelajari literatur yang berkaitan dengan penelitian ini, yang nantinya dapat dipergunakan sebagai acuan dan kerangka berpikir bagi perancangan dan pengembangan penelitian.
4.4.2 Survey Lapangan Pelaksanaan survey lapangan dimaksudkan untuk mengetahui kondisi real dari perusahaan pada saat ini, terutama yang berkaitan dengan obyek yang akan diteliti. Pelaksanaan survey dilakukan dengan mengamati proses produksi
46
minuman jus/ RTD pada PT. XYZ diperlukan untuk memberikan gambaran dan pemahaman secara garis besar mengenai bagaimana perusahaan dapat menangani terjadinya waste yang menyebabkan menurunnya effisiensi dan kualitas. RTD dipilih karena RTD merupakan produk yang mulai meningkat penjualnya di pasaran. Pada FY13 peningkatan jumlah produksinya mencapai 45%.
4.5 Data yang Diperlukan Data yang diperlukan yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang didapat dengan melakukan pengamatan langsung dalam perusahaan. Data sekunder adalah data yang didapat dari catatan perusahaan. 1. Data primer meliputi: •
Data aliran proses produksi
•
Data material/ bahan baku
•
Data waktu siklus (cycle time) proses produksi
•
Data waktu inventory WIP
•
Data jumlah operator
2. Data sekunder meliputi: •
Data volume produksi berdasarkan varian
•
Data spesifikasi dan kapasitas mesin
•
Data waktu kerja efektif dalam 1 shift
•
Data waktu kerja dalam1 bulan
•
Semua varian yang diproduksi periode Q1 FY14 (bulan Mei – Juli 2013)
47
•
Jumlah demand (permintaan produk) periode Q1 FY14 (bulan Mei – Juli 2013)
4.6 Tahap Pengumpulan dan Pengolahan Data 4.6.1 Teknik Pengumpulan Data Beberapa teknik pengumpulan data-data yang diperlukan antara lain adalah sebagai berikut: 1. Observasi Data diperoleh dengan pengukuran dan pengamatan secara langsung terhadap keseluruhan proses produksi. 2. Wawancara Wawancara dilakukan terhadap berbagai macam pihak, mulai dari pihak PPIC, Produksi, TQA/QC, Engineering dan Warehouse. Wawancara dilakukan secara langsung untuk mengetahui keadaan lantai produksi, proses produksi, serta informasi lain seperti jenis pemborosan (waste) yang sering terjadi dan paling berpengaruh di lantai produksi RTD. 3. Arsip perusahaan Beberapa data yang dibutuhkan juga didapat dari arsip perusahaan, antara lain jumlah demand (permintaan produk) periode Q1 FY14 (bulan Mei – Juli 2013) dan jumlah produk yang diproduksi dalam 1 hari.
48
4.6.2 Teknik Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan dengan berbagai cara seperti wawancara, pengamatan, penyebaran kuisioner dan brainstorming dengan pihak-pihak terkait. Secara jelas, tahap ini dibagi kedalam beberapa langkah sebagai berikut:
1. Penggambaran Value Stream Mapping Pemahaman kondisi line RTD dengan digambarkan dalam Value Stream Mapping untuk mempermudah aliran proses secara sitematis dan memperjelas seluruh aktivitas produksi saat ini atau current condition. Data produksi dan waktu operasi didapatkan dengan pengamatan langsung dan wawancara. 2. Brainstorming Dilakukan diskusi dari semua pihak/ pelaku produksi yang berkompeten
terkait
proses
produksi
minuman
RTD,
guna
mengidentifikasi pemborosan (waste) yang terjadi. Team dengan komponen diisi oleh manager dan supervisor produksi, PPIC, Engineering dan karyawan/ operator yang terkait pada produksi minuman RTD melakukan sesi khusus untuk diskusi brainstorming ini. Dan diskusi ini didampingi oleh spesialis Lean/ VSM agar lebih terarah dan proses yang dilakukan benar. 3. Pembobotan Seven Waste Setelah data pemborosan (waste) didapatkan, dilakukan pembobotan seven waste untuk mengetahui tipe pemborosan (waste) tipe yang
49
dominan terjadi pada value stream. Kemudian pemilihan mapping tools yang tepat untuk mengidentifikasi penyebab pemborosan (waste) yang terjadi dengan menggunakan Matrix Counter Measure. 4. Pemilihan Major Waste Setelah mendapatkan gambaran waste yang ada pada lantai produksi dan pembobotannya, kemudian dilakukan pemilihan detailed mapping -nya agar waste yang teridentifikasi dapat tergambarkan dengan jelas. Kemudian dari waste tersebut dilakukan pengusulan mapping baru (future state) untuk mengeliminasi atau mengurangi waste yang ada. 5. Usulan Perbaikan/ Improvement/ Kaizen / Activity Plan Setelah Value Stream Mapping current state terbentuk, maka keseluruhan proses yang berlangsung untuk memproduksi minuman RTD dapat terlihat jelas pada peta. Dengan keadaan peta sekarang, maka dapat dilihat terdapat beberapa hal yang tidak sesuai dengan filosofi lean manufacturing seperti adanya inventory, yaitu adanya RM/ PM/ WIP yang berlebihan dalam proses, production lead time yang terlalu panjang, jarak/transportasi yang terlalu jauh antar workstation, adanya overproduction, atau adanya masalah terhadap kualitas. Dari beberapa hal tersebut kita dapat mengambil suatu langkah untuk mengatasi ketidaksesuaian ini agar keseluruhan proses yang berlangsung dapat sesuai dengan konsep lean manufacturing, yang kemudian ditetapkan menjadi Value Stream Mapping
future
state. Dari hasil ini kita akan membuat Activity Plan yang akan kita lakukan dan monitor.
