BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Pengumpulan Data 4.1.1. Profil Perusahaan Gambaran umum perusahaan pada PT Dharma Polimetal antara lain : a. Sejarah Perusahan PT Dharma Polimetal (DP) berdiri pada tanggal 27 Maret 1989 dengan akte notaris Rukmasanti Hardjasatya SH, No.74 tahun 1989 di Jakarta. Perseroan terbatas ini awalnya merupakan salah satu anak perusahaan Astra Internasional. PT Dharma Polimetal terletak di Kawasan Industri Balaraja, yaitu di Jalan Raya Serang Km 24, Balaraja, Tangerang – Banten . PT Dharma Polimetal didirikan pada bangunan seluas 25.000 meter persegi dengan luas tanah 78.200 meter persegi, dengan investasi sebesar Rp. 30 Triliun yang merupakan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN). PT.Dharma Polimetal bergerak dalam sektor LEM (Logam Elektronical Machine), produk yang dihasilkan oleh PT Dharma Polimetal antara lain Shopping Cart, Trolley, Kursi Roda, Component Sepeda Motor, dan Jasa Elektro Plating. Pada mulanya PT Dharma Polimetal dibagi menjadi dua divisi, yaitu Divisi Metal dengan produk utamanya berupa trolley yang berlokasi di Tangerang dan Non Metal dengan produk utamanya berupa tas dan tenda yang berlokasi di Jakarta. Pada pertengahan tahun 1990, perseroan melakukan expansi usaha dengan mendirikan pabrik divisi metal II yang baru sehingga terbagi menjadi 3 divisi, yaitu divisi metal I, divisi metal II, dan divisi non
89
90
metal. Divisi metal I memproduksi kereta belanja (Shopping Cart) yang banyak digunakan di swalayan-swalayan sedangkan divisi II memproduksi kerangka kursi roda
melalui alih teknologi dari Everest and Jennings
Amerika Serikat. Pada bulan Juni 1993, divisi non metal dihapuskan. Kemudian pada bulan Juli 1994, didirikan divisi metal III yang memproduksi component sepeda motor Honda seperti frame body motor, steering handle, main stand, step bar dan lain sebagainya. Pada akhir tahun 1994 perusahaan mendapatkan sertifikat ISO 9002. Pada pertengahan tahun 1995 perusahaan mendirikan
divisi metal IV (acid zinc plating) yang menangani
electroplating untuk produk-produk sendiri maupun pesanan dari luar. Pada tanggal 24 April 1997, PT Dharma Polimetal terlepas dari ASTRA dan menjadi perusahaan yang berdiri sendiri. Pada tahun 2005 PT Dharma Polimetal menjadi salah satu anak perusahaan dari Triputra Group. Pada saat ini PT Dharma Polimetal mempunyai 4 divisi dan beberapa anak perusahaan yang tergabung dalam Dharma Group yaitu : 1. Dharma Supermarket Equipment (DSE), yang bergerak dalam bidang industri Shopping Cart, Trolley, dan Pallet. 2. Dharma Healhtcare Equipment (DHE), yang bergerak dalam bidang industri perlengkapan medis, kursi roda ( Wheel Chair ). 3. Dharma Automotive Component (DAC), yang bergerak dalam bidang industri komponen sepeda motor Honda. 4. PT. Dharma Medipro, yang bergerak dalam bidang industri alat-alat kesehatan dari karet. 5. PT. Dharma Controlcable Indonesia (DCI), yang bergerak dalam bidang industri perlengkapan kendaraan bermotor. 6. PT. Dharma Electrindo Manufacturing (DEM), yang bergerak dalam bidang Wiring Harness (Electrical distribution System). 7. PT. Dharma Poliplast , yang bergerak dalam bidang pembuatan produk dari plastik (helm). 8. PT. Dharma Precision Tools (DPT), yang bergerak di bidang pembuatan tooling atau bubut. 9. PT. Dharma Precision Parts
91
Produk-produk yang dihasilkan PT Dharma Polimetal Plant : DAC merupakan kepanjangan dari Dharma Automotive Component, dimana plant ini memproduksi berbagai macam komponent otomotif baik roda dua maupun roda empat, misalnya wheel rim, muffler, frame body dan lain lain. Dharma Automotive Component (DAC)
terbagi menjadi dua
Manufaktur, yaitu : 1) Manufacturing I, meliputi : a. Frame & Component Plant. Hasil produksi misalnya Pipe R/L Sub Frame, Pipe R/L Swing Arm, Body Comp Frame, Seat Lock, Under Cross, Pipe Steering Handle, Pipe Comp Frame Main, dll. b. Wheel Rim Plant. Hasil produksi misalnya Rim 1.4 , Rim 1.6, Rim type KVG. c. Fastener plant. Hasil produksi misalnya Bolt flange 8x25, 8x10. d. Replacement Market Plant 2) Manufacturing II, meliputi : a. Muffler Plant & Finishing Plant. Hasil produksi misalnya Muffler, Pedal Gear Change dll. b. Four Wheel Plant. Hasil produksi misalnya Arm Generator, Guard Cabin Back, dll. Untuk bisa bertahan dan berkembang dalam masa krisis ini, perusahaan juga banyak menerima pesanan produksi dari pihak lain seseuai permintaan customer mulai dari desain produk, desain jig dan Fixture, desain mould, desain dies, dan lain sebagainya hingga proses alat produksinya. b. Visi dan Misi Perusahaan Visi dan Misi dari perusahaan Sub Unit Dharma Automotive Component (DAC) adalah sebagai berikut : VISI ( VISION ) Menjadi perusahaan Automotive Component terbaik di Indonesia
92
To be the best Automotive fungsioanl component manufacture in Indonesia. MISI ( MISSION ) 1.
Mengembangkan dan menghasilkan komponen fungsional dalam automotive dengan QCD terbaik melalui system operasi dan tenaga kerja yang excellent. Develop and produce Automotive funtional component with the best QCD through excellent operation and people.
2.
Menciptakan nilai-nilai dalam bisnis dengan / melalui inovasi dan kemampuan engineering yang excellent dalam pengembangan produk baru. Create bisnis value trhough innovative and excellent engineering capability in new product development.
3.
Perusahaan yang memperhatikan lingkungan dan keselamatan. Environmentally and safety concern company.
c. Jadwal Kerja Jadwal kerja dibagian produksi terdapat 2 (dua) shift dengan pembagian sebagai berikut : Tabel 4.1 Tabel Hari & Jam Kerja Hari Kerja
Shift
Waktu Kerja
Waktu Istirahat
Total Waktu
I
20:30 - 06:30
1 Jam
8 Jam
II
07:30 - 16:30
1 Jam
8 Jam
I
20:30 - 06:30
1 Jam
8 Jam
II
07:30 - 17:00
1,5 Jam
8 Jam
Senin - Kamis
Jum'at
Waktu yang tersedia dari perusahaan adalah 480 menit atau 8 jam untuk satu shiftnya, akan tetapi waktu produksi yang tersedia dikurangi 50 menit sebagai down time tetap yang merupakan policy perusahaan, yaitu 5 menit untuk five minutes talk dan 5 menit untuk 5R/5S dan 25 menit lagi untuk toleransi persiapan, sehingga waktu murni berjumlah 430 menit per shiftnya.
93
d. Struktur Organisasi Berikut adalah struktur organisasi di PT Dharma Polimetal secara umum, mulai dari President Director sampai dengan beberapa departemen. Dalam hal ini penelitian dilakukan di lini produksi atau plant. Director
CEO
Division Level
Departemen Level
Mfg. 1 Dept.
Frame Comp. Plant Wheel Rim Plant Fastener Plant. Replacement Market Plant Maintetannce 1
Mfg. 2 DAC 1
Muffler Plant Logistic 2 Maintenance 2
Mfg. 2
Fastener Production 2Wheel + 4Wheel Mfg. Engineering
Engineering
Motorcycle Dept. Fastener Dept. Automobile Dept. Technology Development Dept.
Workshop
PPIC Production
Marketing 2 Wheel
2 Wheel Market Others & Metal Finishing
Marketing 4 Wheel
4 Wheel Market
Procurement
Purchase Out House Part Material InternasionalSourching & Investment General Purchase Vendor Management
Finance
Accounting Finance Operation
Manajement Development Dept. Manajement Improvement Dept.
IT
Personalia-GA
Application Support & Development IT Operation Personalia GA Quality Assurance Human Resource Development
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Dharma Polimetal
94
PT Dharma Polimetal sendiri telah mendapatkan sertifikasi standard mutu (Quality Management System/QMS) berupa berupa ISO 9001:2008 (sistem
manajemen
mutu),
ISO
14001:2004
(Sistem
Manajemen
Lingkungan), ISO / TS 16949:2002 (Quality spesifikasi teknis untuk Bagian Otomotif), & OHSAS 18001:2007 (Occupational Health & Safety Advisory Services Standard). PT Dharma Polimetal menerapkan sistem manajemen mutu ISO TS 16949:2009 merupakan implementasi berkelanjutan dalam melakukan spesifikasi produk pada ISO 9001:2008, penerapan ISO TS 16949:2009 di PT Dharma Polimetal pertama kali pada tahun 2008, kemudian keluar versi terbaru dari ISO TS 16949:2009. 4.1.2. Core Tools ISO/TS 16949:2009 4.1.2.1. APQC (Advance Product Quality Planing & Control Plan) APQC di PT Dharma Polimetal untuk plant muffler menggunakan dokumen yang biasa disebut PQCS (Process Quality Control Sheet) dimana PQCS menerangkan secara detail alur dari mulai barang datang hingga pengiriman produk ke pelanggan semua informasi spesifikasi, gambar, dimensi, dan standar terdapat pada PQCS. Dalam mengontrol produk maupun proses selama jalannya produksi. PT. Dharma Polimetal menerapkan Control Plan dan atau Process Quality Control Sheet (PQCS). Control Plan / PQCS akan dibuat selama proses perencanaan mutu dan dibuat oleh multidisiplin team (Engineering, QA, PE, Produksi, dll). Control Plan / PQCS akan di-review dan diperbaharui sesuai dengan keperluan bila terjadi situasi Produk atau proses produksi berubah, Proses menjadi tidak stabil (banyak penyimpangan), Proses menjadi tidak mampu / gagal, dan sistem pengecekan berubah perubahan ini akan berakibat pada perubahan Production Part Approval Process (PPAP) untuk PT Dharma Polimetal. Berikut contoh PQCS PT Dharma Polimetal :
95
Gambar 4.2 PQCS PT Dharma Polimetal 4.1.2.2. FMEA (Potential Failure Mode & Efects Analysis) Penentuan objectives dan persyaratan untuk produk, termasuk diantaranya target waktu, mutu/capability, productivity dan cost development. Untuk produk yang akan dibuat di PT. Dharma Polimetal maka akan dilakukan review mengenai kemampuan proses dan sumber daya PT. Dharma Polimetal dalam memenuhi jumlah dan jadwal delivery yang diminta customer, sehingga perlu diadakan pengembangan dan review FMEA pada setiap proses. Berikut salah satu contoh FMEA di PT Dharma Polimetal:
96
Gambar 4.3 FMEA PT Dharma Polimetal 4.1.2.3. MSA (Measurement Systems Analysis) MSA di PT Dharma Polimetal dibagi menjadi dua : -
MSA Operator (untuk data variabel dan data atribut)
-
MSA Alat ukur (untuk data variabel dan data atribut)
Berikut contoh MSA di PT Dharma Polimetal: - MSA Operator data atribut:
97
Gambar 4.4 MSA Operator PT Dharma Polimetal
98
- MSA Alat ukur untuk data variabel :
Gambar 4.5 MSA alat ukur data variabel
- MSA Alat ukur untuk data atribut :
Gambar 4.6 MSA alat ukur data atribut
99
4.1.2.4. PPAP (Production Part Approval Process)
Gambar 4.7 Daftar tanda terima PPAP
4.1.2.5. SPC (Statistical Process Control)
Gambar 4.8 Laporan SPC Dept Engineering
100
4.1.3. Dokumen ISO/TS 16949:2009 PT Dharma Polimetal 4.1.3.1. Peta Proses Bisnis Pemetaan proses merupakan visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas dari suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas atau eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dalam organisasi satu rangkaian input-process-output yang satu bersambung kepada rangkaian input-process-output yang lainnya sehingga membentuk bisnis proses. Dalam pemetaan proses dapat dimulai dengan menggambarkan seluruh aktivitas yang terjadi dalam suatu organisasi menjadi kelompok besar aktivitas yang disebut dengan peta proses bisnis. PT Dharma Polimetal menjalankan proses bisnisnya mulai dari desain, pembelian material hingga pengiriman produk ke pelanggan. Alur proses bisnis PT. Dharma Polimetal dapat dilihat pada business process mapping.
101
Berikut gambaran peta proses bisnis PT Dharma Polimetal :
Gambar 4.9 Peta Proses Bisnis PT Dharma Polimetal
102
4.1.3.2. Struktur Organisasi
Director
CEO
Division Level
Departemen Level
Mfg. 1 Dept.
Frame Comp. Plant Wheel Rim Plant Fastener Plant. Replacement Market Plant Maintetannce 1
Mfg. 2 DAC 1
Muffler Plant Logistic 2 Maintenance 2
Mfg. 2
Fastener Production 2Wheel + 4Wheel Mfg. Engineering
Engineering
Motorcycle Dept. Fastener Dept. Automobile Dept. Technology Development Dept.
Workshop
PPIC Production
Marketing 2 Wheel
2 Wheel Market Others & Metal Finishing
Marketing 4 Wheel
4 Wheel Market
Procurement
Purchase Out House Part Material InternasionalSourching & Investment General Purchase Vendor Management
Finance
Accounting Finance Operation
Manajement Development Dept. Manajement Improvement Dept.
IT
Personalia-GA
Application Support & Development IT Operation Personalia GA Quality Assurance Human Resource Development
Gambar 4.10 Struktur Organisasi PT Dharma Polimetal PT. Dharma Polimetal telah menetapkan struktur organisasinya dengan tujuan memperjelas penanggung jawab proses lintas fungsi seperti yang digambarkan dalam prosedur masing - masing makro proses. CEO menetapkan struktur organisasi perusahaan melalui level Departement Head ke atas.
103
Sedangkan untuk struktur
organisasi lebih detail (setara
fungsional Department Head ke bawah) ditetapkan oleh masing masing
Division
Head/Dept.
Head
dan
disampaikan
ke
Departemen HRD. Dari struktur organisasi tersebut, perusahaan telah menetapkan tugas, tanggung jawab serta wewenang dari masing - masing jabatan yang ada dalam struktur organisasi yang telah ditetapkan. Untuk memantau keefektifan dari proses yang dilakukan oleh masing - masing jabatan tersebut di atas, maka perusahaan melakukan evaluasi pada forum Management Review serta Penilaian Karya (PK) yang diadakan minimal satu tahun sekali sebagai dasar evaluasi performa karyawan yang menjabat posisi tertentu. 4.1.3.3. Kebijakan Mutu Menetapkan “Kebijakan Mutu Perusahaan” dan mensosialisasikan kepada seluruh karyawan sehingga dapat dipahami dan tercermin dalam pekerjaan sehari - hari. Kebijakan mutu merupakan bentuk tanggung jawab manajemen dan komitmen manajemen yang tercantum dalam klausul ISO/TS 16949:2009 (5.1). Kebijakan mutu PT Dharma Polimetal bisa dilihat pada lampiran 1. Langkah-langkah sosialisasi kebijakan mutu yang dilakukan di PT Dharma Polimetal diantaranya adalah: Menempatkan kebijakan mutu ini pada tempat - tempat strategis dan mudah dibaca oleh seluruh karyawan Menjelaskan kebijakan mutu ini kepada setiap karyawan. Untuk
karyawan
baru,
pengenalan
kebijakan
mutu
merupakan keharusan dan dimasukkan kedalam standard orientasi karyawan melalui Materi ”ISO/TS 16949 : 2009” 4.1.3.4. Sasaran Mutu Menetapkan Sasaran Mutu Perusahaan (diputuskan setiap tahunnya dalam RAKER). Untuk mencapai sasaran mutu, maka
104
perusahaan
menetapkan
proses
-
proses
penting dengan
menetapkan Strategy Objectives, Strategy Initiative dan membuat Activity Plan yang dilakukan dalam aktivitas Rapat Kerja (Raker) tahunan. Cara sasaran mutu Perusahaan diatur dalam SOP ”Perencanaan & Pengendalian Policy Management (PM) & Activity Management (AM)” dengan nomor : SOP – DP – MDEV – 04. 4.1.3.5. Manual Mutu atau Pedoman Mutu (Quality Manual) Dokumen Pedoman Sistem Manajemen Mutu berisikan pedoman rancangan sistem manajemen mutu sesuai dengan persyaratan standar yang ditetapkan dan diterapkan di PT. Dharma Polimetal.
Dokumen
Pedoman
Sistem
Manajemen
Mutu
menggambarkan kebijakan perusahaan, organisasi, lingkup, dan tanggung jawab pada setiap pekerjaan yang termasuk dalam sistem manajemen mutu serta hubungannya dengan pasal standar yang telah di tetapkan. Dokumen ini merupakan dokumen terkendali yang didistribusikan kepada semua Divisi dan bagian terkait.
Kewajiban
menggunakannya
untuk
untuk
memelihara,
mendukung
menjaga
dan
peningkatan
kinerja
”Business Process” Dharma Polimetal khususnya Dharma Automotive Component. 4.1.3.6. Prosedur Kerja Prosedur Kerja atau biasa yang disebut Standar Operasional Prosedur (SOP). PT Dharma Polimetal mempunyai empat puluh dua SOP, yang dibagi kedalam tiga belas Departement, setiap Departement wajib mempunyai prosedur kerja. Karena persyaratan sistem manajemen mutu ISO/TS 16949:2009 mewajibkan setiap perusahaan mempunyai 6 prosedur wajib, sesuai dengan klausul . Pengendalian dokumen SOP PT Dharma Polimetal dikendalikan oleh SOP pengendalian dokumen. Sistem dokumentasi untuk SOP ini dikontrol dan
105
dikumpulkan di Departement MR ISO/TS 16949:2009. (lampiran 3) Berikut daftar SOP di PT Dharma Polimetal
Gambar 4.11 Daftar SOP PT Dharma Polimetal
106
4.1.3.7. Intruksi Kerja atau Work Intruction (WI) Work Intruction merupakan dokumen level tiga, WI menjelaskan pekerjaan secara rinci atau detail dan pada umumnya Work Intruction hanya melibatkan satu Departement atau satu bagian saja. Contohnya yaitu WI “Pengujian Cross Cut Painting”, yang hanya dikerjaan disatu bagian saja yaitu di Laboratorium Chemical Departement QSHE. Di WI hanya menjelaskan alur dan langkah-langkah melakukan pengujian tersebut. Untuk approval WI karena level dokumen tiga, menurut SOP pengendalian dokumen (SOP-DP-WMM-01) WI dibuat oleh orang yang melakukan pekerjaan itu kemudian diperiksa oleh Section Head dan disetujui oleh Departement Head, yang kemudian dikontrol dan disimpan oleh yang membuat WI. Berikut gambaran dari WI “Pengujian Cross Cut Painting” :
107
Gambar 4.12 Diagram Alir WI “Pengujian Cross Cut Painting”
108
4.1.3.8. Dokumen Pendukung / Catatan Mutu Dokumen pendukung merupakan dokumen level empat, bersifat rahasia karena berhubungan langsung dengan kondisi yang ada. Catatan adalah suatu tipe dokumen khusus dan harus dikontrol menurut persyaratan sistem manajemen mutu ISO/TS 16949:2009 pada klausul 4.2.4. Dokumen pendukung yang terdapat di PT Dharma Polimetal berbentuk form, register, check sheet, patrol check machine dan lain-lain. Contoh form dokumen pendukung bisa dilihat dilampiran 5.
4.1.4. Penyelenggaraan Audit ISO/TS 16949:2009 Di PT Dharma Polimetal 4.1.4.1. Pelaksanaan Internal Audit Untuk pelaksanaan internal audit di PT Dharma Polimetal dilakukan minimal sebanyak dua kali dalam setahun, sesuai dengan jadwal audit dan berlaku untuk seluruh shift. Audit internal dilakukan untuk seluruh sistem atau proses atau bagian tertentu saja. Untuk menjamin obyektifitas dan ketentuan proses audit, maka penunjukan auditor yang mengaudit suatu sistem/proses tertentu harus dipilih personil yang tidak terkait secara langsung dengan sistem/proses yang akan diaudit, namun untuk mendukung keefektifan serta bobot temuan audit maka tetap diusahakan adanya interaksi business process antara auditor dan auditee. Kriteria temuan audit yang dituangkan dalam laporan internal audit dapat berupa, Non Conformance (ketidaksesuaian) yang memerlukan tindakan perbaikan dan Conformance (kesesuaian). Internal Audit di PT Dharma Polimetal diatur dalam Quality Manual, yang berisi “Semua rincian metode, tanggung jawab dan dokumentasi Internal Audit diatur dalam SOP Internal Audit dengan nomer : SOP – DP – WMM – 02”. Tahapan Audit Internal sesuai dengan SOP Internal Audit PT Dharma Polimetal adalah:
109
-
Perencanaan Internal Audit 1. Jadwal waktu pelaksanaan a) Jadwal pelaksanaan audit QMS adalah sebagai berikut :
Gambar 4.13 Form Schedule Internal audit QMS
b) Jadwal pelaksanaan audit produk & proses adalah sebagai
berikut: Gambar 4.14 Form Schedule Internal audit Produk & Proses
110
2. Opening Meeting Pelaksanaan Internal Audit Dalam Opening Internal audit pelaksanaan pembukaan bahwa akan diakannya audit internal, berikut beberapa dokumen yang harus
disosialisasikan
kepada
audity
pada
saat
pembukaan/opening internal audit, adalah sebagai berikut: a) Schedule Internal Audit b) Ruang lingkup materi audit (prosedur, dokumen, proses, Departement yang akan diaudit) c) Nama Auditor d) Hasil temuan internal audit sebelumnya (jika ada) -
Pelaksanaan Internal Audit 1. Opening Opening dalam pelaksanaan audit berbeda dengan openning audit internal, opening pada saat pelaksanaan lebih kearah pengenalan tim yang akan mengaudit dan jadwal sampai kapan berlangsungnya audit di suatu Departement tersebut langsung kepada auditee (seluruh personil) Departement tersebut. 2. Ruang lingkup materi audit : a) Audit QMS Auditor melakukan audit terhadap seluruh item checklist yang sudah dipersiapkan dengan sasaran meliputi : a.1. Apakah kegiatan mutu berjalan sesuai dengan dokumen (prosedur)
sistem
mutu
yang mengaturnya
dan
persyaratan dalam ISO/TS 16949:2009. a.2 Apakah hasil dari kegiatan mutu sesuai dengan spesifikasi mutu yang direncanakan a.3 Apakah dokumentasi (prosedur) dan rencanan mutu sesuai dengan persyaratan ISO/TS 16949:2009. a.4 Apakah sistem mutu yang diauditnya berjalan efektif dan mengarah kepada perbaikan keseluruhan Sistem Manajemen Mutu.
111
b) Audit Proses b.1. Audit mencakup hubungan dan keterlibatan semua proses seperti : dari karyawan ke karyawan, dari proses ke proses, dari shift ke shift, dari fungsi ke fungsi, dan dari plant ke plant. b.2. Proses yang diaudit yaitu proses assembling, proses machining, proses painting, proses welding, proses stamping, dan lain-lain. b.3. Referensi utama audit yang dipakai adalah penilaian pelanggan dan keluhan pelanggan, internal non conformance, Control Plan, Flow Proses, PFMEA, WI, komunikasi kapasitas
internal
dan
produksi
kemampuan
yang
sudah
karyawan, ditetapkan,
preventive/predictive maintenance. c) Audit Produk c.1. Audit harus dilakukan pada tahap-tahap produksi dan delivery
guna
memastikan
kesesuaiannya
pada
persyaratan khusus seperti: dimensi produk, fungsional produk, pengemasan produk, pengujian dan pelabelan. c.2. Referensi utama audit yang dipakai adalah penilaian pelanggan dan keluhan pelanggan, internal non conformance, control plan, drawing dan spesifikasi teknis lainnya. 3. Mencatat temuan Hasil temuan audit kesesuain, ketidaksesuaian dan observasi dicatat pada formulir observasi, yang nantinya akan dibuatkan laporan hasil auditnya. Berikut formulir observasi yang digunakan:
112
Gambar 4.15 Form Observation Sheet 4. Closing Closing dalam pelaksanaan audit internal suatu Departement menginformasikan kepada auditee bahwan berakhirnya audit internal di Departement tersebut dan menginformasikan hasil temuan audit yang sudah berlangsung. 5. Distribusi laporan internal audit dan evidence Setelah selesai audit internal, auditor membuat laporan internal audit berdasarkan temuan yang telah ditulis pada observation sheet. Berikan hasil temuan audit “OK” atau “NG”, buatlah tindakan perbaikan jika hasil temuan NG, cantumkan due date serta PICnya. Dan distribusi laporan internal audit ke seluruh
113
auditee dan implementasikan perbaikan yang sudah dicatat sesuai due date. 6. Verifikasi temuan sampai closed Memverifikasi hasil perbaikan yang sudah diimplementasikan apakah sudah dilakukan due date atau belum dilakukan. Imformasikan hasil verifikasi ke auditee apa bila belum dilakukan, agar membuat atau melakukan tindakan perbaikan. Dan apabila sudah dilakukan beri ke putusan closed. Berikut form Internal Audit Report di PT Dharma Polimetal :
Gambar 4.16 Form Internal Audit Report
114
-
Rekapitulasi dan Evaluasi Audit Management Representative (MR) bertanggung jawab untuk menyiapkan rekapitulasi dan mentabulasi seluruh laporan audit internal. Hasil rekapitulasi dan tabulasi merupakan evaluasi akhir pelaksanaan dan hasil audit, yang dilaporkan dalam tinjauan manajemen (management review) Sistem Manajemen Mutu. Evaluasi akhir berisi : 1. Status perbaikan hasil temuan audit, apabila statusnya belum “closed” harus diberi penjelasan yang dapat dipertanggung jawabkan. 2. Rencana perbaikan dan peningkatan efektifitas Sistem Manajemen Mutu dan pelaksanaannya. Berikut form Summary Temuan Internal Audit di PT Dharma Polimetal :
Gambar 4.17 Form Summary Temuan Internal Audit
115
-
Management Review (Tinjauan Manajemen) Untuk menjamin pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu yang efektif di PT Dharma Polimetal, diperlukan kegiatan untuk mereview/meninjau terhadap perfomance dan atau keefektifan semua proses yang dilakukan di dalam Business Process. Review ini bisa berbentuk review horisontal (antar bagian dan antar Departemen) dan juga review vertikal (Dept. Head ke Sect. Head, Div. Head ke Dept. Head sd Sect.Head, Direktur ke Div.Head dll). Dalam Management Review, Departement MR sebagai penyelenggara dimana yang menyampaikan tidak hanya laporan hasil audit internal saja, tetapi laporan-laporan penting mengenai keseluruhan laporan perusahaan yang mencakup sebagai berikut : 1. Mengenai Internal Audit yang sudah berlangsung 2. Temuan audit sebelumnya 3. laporan reject dan rework produksi (semua plant) 4. Line Stop di produksi 5. Performance customer claim 6. Claim customer dan claim market 7. Perubahan sistem mutu
4.1.4.3. Pelaksanaan Eksternal Audit dari SAI GLOBAL Pelaksanaan audit eksternal Sistem Manajemen Mutu ISO/TS 16949:2009 di PT Dharma Polimetal di audit oleh auditor dari badan sertifikasi SAI GLOBAL, dengan auditor yang sudah kompeteb dan diakui secara Internasional. Audit eksternal sertifikasi dilakukan setiap tiga tahun sekali, karena masa kadarluarsa sertifikat sistem manajemen mutu ISO/TS 16949:2009 berlaku setiap periode tiga tahun sekali. Sedangkan audit Surveillance dilakukan setiap dua kali dalam setahun. Waktu audit eksternal untuk resertifikasi sekitar lima hari dan auditornya minimal sebanyak dua auditor, sedangkan waktu pelaksanaan untuk audit Surveillance dilakukan sekitar tiga hari dan hanya dilakukan satu auditor. Pelaksanaan audit eksternal meliputi :
116
1. Audit Plan Schedule Badan sertifikasi SAI GLOBAL (auditor) memberikan rencana auditnya sebelum terlaksananya audit Sistem Manajemen Mutu ISO/TS 16949:2009. 2. Pembukaan/Opening Meeting Opening/Pembukaan
meeting
audit
eksternal
Sistem
Manajemen Mutu ISO/TS 16949:2009 dilakukan oleh auditor dari SAI GLOBAL. Opening meeting dihadiri oleh MR Departement, Direktur, Divisi, semua Departement Head dan perwakilan Section Head dari masing-masing Departement. Didalam opening meeting, auditor menginformasikan mengenai perkelanan tim, jadwal audit, menjelaskan proses audit yang akan dilaksanakan, konfirmasi jalur komunikasi dan menyediakan waktu auditee untuk menyampaikan pertanyaan mengenai audit ISO/TS berlangsung. 3. Pelaksanaan Audit ISO/TS 16949:2009 Auditor mengaudit dengan cara langsung mewawancarai pekerja, observasi dari aktivitas dan lingkungan kerja, dan memeriksa dokumen sesuai standar prasyarat ISO/TS 16949:2009. Auditor langsung mencatat hasil temuan, dan jenis ketidaksesuaian dibagi menjadi tiga ; mayor, minor, dan improvment. 4. Closing Meeting Closing meeting audit eksternal ISO/TS 16949:2009 berisikan penyampaian ucapan terima kasih, menyampaikan hal-hal positif, penyampaian ketidaksesuaian & observasi, mendiskusikan ketidaksesuaian
dan
tanggal
corrective
action,
membuka
pertanyaan dan yang terakhir penutup. 5. Verifikasi Temuan SAI GLOBAL memberikan waktu dua minggu untuk melakukan perbaikan setelah hasil temuan audit diberikan. Jika ada temuan mayor maka perusahaan wajib untuk melakukan audit ulang dengan memperbaiki temuan audit tersebut. Jika ditemukan temuan minor maupun improvement maka perusahaan cukup
117
mengirimkan CAR (Corrective Action Request) kepada SAI GLOBAL dengan tenggang waktu yang diberikan. Berikut gambar logo badan sertifikasi SAI GLOBAL dan gambar logo pengakuan implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO/TS 16949:2009 PT Dharma Polimetal :
Gambar 4.18 Logo SAI GLOBAL
Gambar 4.19 Logo ISO/TS 16949:2009
4.1.5. Penyebaran Kuesioner Untuk melihat keefektifan dari penerapan sistem manajemen mutu yang telah dilakukan oleh perusahaan, maka peneliti melakukan penyebaran kuesioner yang berisikan enam pertanyaan mengenai pemahaman ISO/TS 16949:2009. Kuesioner yang diberikan kepada responden untuk diminta memberi tanda ( √ ) pada jawaban kuesioner. Kuesioner disebar dengan jumlah sampel 42 orang dari populasi karyawan sejumlah 48 orang. Semua pertanyaan dalam kuesioner ini menggunakan skala guttman dengan jawaban “ya” atau “tidak” dengan jenis kuesioner tertutup. Pertanyaan diurutkan dari yang mudah hingga yang sulit untuk memudahkan
dalam
perhitungan
menggunakan skala guttman tersebut.
uji
validitas
kuesioner
yang
118
Berikut ini adalah tabel yang berisikan pertanyaan-pertanyaan pada kuesioner : Tabel 4.2. Pertanyaan Pada Kuesioner
Jawaban YA TIDAK
No
Pertanyaan
1
Apakah anda mengetahui tentang ISO TS 16949:2009 ?
2
Apakah anda mengetahui kebijakan mutu ?
mengenai
Apakah anda mengetahui prosedur apa 3 saja yg terkait dengan pekerjaan yg anda lakukan ? 4
Apakah anda mengetahui Work Intruction ?
Apakah anda mengetahui form-form atau 5 checksheet apa saja yg digunakan pada saat anda bekerja ? 6
Apakah anda mengetahui manfaat ISO TS 16949:2009 ?
119
4.2. Pengolahan Data 4.2.1. Temuan Audit Internal Audit internal dilakukan pada tanggal 17 November – 15 Desember 2014, pada saat pelaksanaan audit internal, penilaian terhadap pemenuhan dokumen adalah 100%, observasi 75% dan interview 75%. Kriteria temuan audit terdiri dari conformance (kesesuaian) atau Non Conformance (ketidaksesuaian). Berikut ini adalah hasil temuan dari audit internal : Tabel 4.3 Summary Total Temuan Audit Internal PT Dharma Polimetal
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Summary Hasil Internal Audit Temuan Audit Status PICA Plant/Dept Qty Not NC OK Total Closed NC Cls MARKETING 1 6 7 1 1 0 PROCUREMENT 7 6 13 7 7 0 ENGINEERING 3 15 18 3 0 3 WORKSHOP 3 12 15 3 2 1 FRAME & COMP 2 9 11 2 2 0 WHEEL RIM 5 10 15 5 5 0 QA DEPT 1 5 6 1 1 0 MANAGEMENT REP 1 6 7 1 1 0 MANAGEMENT IMPROV 3 7 10 3 3 0 INFORMATION TECH 0 7 7 0 0 0 PROCESS ENG 2 9 11 2 1 1 MAINTENANCE 4 4 8 4 4 0 MUFFLER 5 7 12 5 5 0 HRD 1 9 10 1 1 0 TOTAL 38 112 150 38 33 5
4.2.2. Temuan Audit eksternal Setelah dilakukan audit eksternal oleh auditor SAI Global pada tanggal 30 Januari 2014 didapatkan temuan audit dari ketidaksesuaian yang dilakukan perusahaan selama penerapan integrasi sistem manajemen. Temuan yang didapat dari hasil audit terbagi menjadi tiga kategori, yaitu temuan mayor, minor dan improvement. Temuan mayor diperoleh apabila ada klausul dalam ISO yang tidak dipenuhi. Temuan ini sangat
120
mempengaruhi mutu produk maupun jasa. Temuan minor diperoleh apabila klausul-klausul sudah terpenuhi hanya saja pelaksanaannya tidak efektif, sedangkan temuan improvement berupa temuan yang tidak begitu berpengaruh terhadap mutu produk maupun jasa hanya saja akan lebih baik apabila temuan ini dilakukan sebagaimana semestinya. Dalam pelaksanaan audit, keefektifan implementasi sistem manajemen
mutu
diukur dengan tiga hal, yaitu dokumentasi, wawancara dan observasi. Persentasi dokumentasi yang harus dipenuhi adalah 100%, wawancara sebanyak 75% dari target, serta 75% untuk observasi. Berikut ini tabel hasil audit eksternal pertama dan surveillance audit yang dilaksanakan di PT. Dharma Polimetal : Tabel 4.4 Hasil Temuan Audit Eksternal No.
Temuan Audit
Klausul
Kategori Temuan
1
Proses keputusan dan tindakan rekaman tidak efektif dalam Management Review
5.6.3
Minor
2
Identifikasi pada alat(robot) yang tidak efektif, 7.5.1.4 ditemukan ketidaksesuaian label alat
Minor
3
Ditemukan ketidaksesuaian proses produksi dengan check sheet.
Minor
7.6
4.2.3. Uji Validitas Dalam penelitian ini pengujian validitas menggunakan koefisien reprodusibilitas dan koefisien skalabilitas. Koefisien reprodusibilitas dengan ketentuan Kr > 0,90 dianggap baik (Singarimbun dan effendi, 2014 : 118-119) dan kriteria uji koefisien skalabilitas adalah apabila Ks > 0,60 maka dianggap baik (Nazir, 2005: 343). Untuk keperluan perhitungan validitas tersebut maka disajikan tabel Guttman, yaitu :
121
Tabel 4.5 Tabel Guttman Hasil Kuesioner Respond en
Pertanyaan 1
2
3
4
5
6
1
1
1
1
0
0
2
1
1
1
1
3
1
1
1
4
1
1
1
5
1
1
6
1
7
1
8 9
Jumlah
Error
0
3
0
0
0
4
0
0
0
0
3
0
0
0
0
3
0
0
0
1
0
3
2
1
0
0
1
0
3
2
1
1
0
0
0
3
0
0
1
1
1
0
0
3
2
0
1
1
1
0
1
4
2
10
1
1
1
0
1
0
4
0
11
1
1
1
1
0
0
4
0
12
1
1
1
0
0
0
3
0
13
1
1
1
0
0
0
3
0
14
1
1
1
0
0
0
3
0
15
1
1
1
0
0
0
3
0
16
1
1
0
0
0
0
2
0
17
1
1
1
1
0
0
4
0
18
1
1
1
0
0
0
3
0
19
1
1
0
1
0
1
4
2
20
1
1
0
0
0
0
2
0
21
1
1
1
0
0
0
3
0
22
1
1
1
0
0
0
3
0
23
1
1
1
0
0
0
3
0
24
1
1
1
1
0
0
4
0
25
1
1
1
0
0
0
3
0
26
1
1
1
0
0
0
3
0
27
1
1
1
1
0
0
4
0
28
1
1
0
0
0
0
2
0
29
1
1
1
1
0
0
4
0
30
1
1
1
0
0
0
3
0
31
1
1
1
0
0
0
3
0
32
1
1
1
1
0
0
4
0
33
0
1
1
1
0
0
3
2
34
1
1
1
1
0
0
4
0
35
1
1
1
0
0
0
3
0
36
1
1
0
0
0
0
2
0
37
1
1
0
0
0
0
2
0
38
1
1
1
0
0
0
3
0
39
1
1
1
1
0
0
4
0
40
0
1
1
1
0
0
3
2
41
1
1
1
1
0
0
4
0
42
1
0
1
1
0
0
3
2
JUMLAH
38
41
34
16
3
2
134
16
122
Perhitungan Kr dan Ks :
Dalam perhitungan di atas terlihat bahwa nilai Kr lebih besar dari 0,90 yaitu didapatkan nilai 0,936 sehingga disimpulkan bahwa Koefisien Reprodubilitas baik untuk digunakan dalam survei atau penyebaran kuesioner.
Dalam perhitungan di atas terlihat bahwa nilai Ks lebih besar dari 0,60 yaitu didapatkan nilai 0,728 sehingga disimpulkan bahwa Koefisien skalabilitas baik untuk digunakan dalam survei atau penyebaran kuesioner. Hasil perhitungan Kr maupun Ks menunjukkan bahwa semua item pertanyaan adalah valid.
4.2.4. Uji Reliabilitas Reliabilitas adalah tingkat ketepatan suatu instrumen dalam mengukur apa yang harus diukur. Menurut Sugiyono (2012:121) instrumen yang reliabel adalah instrumen yang bila digunakan beberapa kali untuk mengukur obyek yang sama, akan menghasilkan data yang sama. Setelah instrumen di uji validitasnya maka langkah selanjutnya yaitu menguji reliabilitas. Reliabilitas instrumen diperlukan untuk mendapatkan data yang sesuai dengan tujuan pengukuran. Suatu instrument memiliki tingkat reliabilitas yang memadai bila instrumen tersebut digunakan untuk mengukur aspek yang diukur beberapa kali hasilnya tetap sama atau relatif sama. Sifat reliabilitas dari sebuah instrumen berhubungan dengan sejauh mana kemampuan alat ukur itu memberikan hasil yang konsisten.
123
Perhitungan koefisien reliabilitas pada hasil penyebaran kuesioner dengan menggunakan skala guttman ini ialah koefisien reliabilitas dari Kuder-Richardson (Kr – 20). Adapun bentuk formula dari Kr-20 tersebut sebagai berikut : (Kr – 20). Adapun bentuk formula dari Kr-20 tersebut sebagai berikut : r Kr-20 =
k
∑ pq
k-1
S2
Keterangan : p
= Np / Jumlah responden
Np
= Jumlah nilai pada butir soal tertentu
q
=1–p
r Kr-20 = Koefisien reliabilitas dengan Kr-20 k
= Jumlah pertanyaan
p
= Proporsi jawaban benar pada butir tertentu
q
= Proporsi jawaban salah pada butir tertentu
S2
= Varians skor total
N
= Jumlah Responden
Perhitungan p dan q menggunakan perhitungan excel untuk mempermudah dalam perhitungan, berikut ini tabel perhitungan dengan menggunakan microsoft excel :
124
Tabel 4.6 Perhitungan Dengan Menggunakan Excel Respond en
Pertanyaan 1
2
3
4
5
6
X
1
1
1
1
0
0
0
3
9
2
1
1
1
1
0
0
4
16
3
1
1
1
0
0
0
3
9
4
1
1
1
0
0
0
3
9
5
1
1
0
0
1
0
3
9
6
1
1
0
0
1
0
3
9
7
1
1
1
0
0
0
3
9
8
0
1
1
1
0
0
3
9
9
0
1
1
1
0
1
4
16
10
1
1
1
0
1
0
4
16
11
1
1
1
1
0
0
4
16
12
1
1
1
0
0
0
3
9
13
1
1
1
0
0
0
3
9
14
1
1
1
0
0
0
3
9
15
1
1
1
0
0
0
3
9
16
1
1
0
0
0
0
2
4
17
1
1
1
1
0
0
4
16
18
1
1
1
0
0
0
3
9
19
1
1
0
1
0
1
4
16
20
1
1
0
0
0
0
2
4
21
1
1
1
0
0
0
3
9
22
1
1
1
0
0
0
3
9
23
1
1
1
0
0
0
3
9
24
1
1
1
1
0
0
4
16
25
1
1
1
0
0
0
3
9
26
1
1
1
0
0
0
3
9
27
1
1
1
1
0
0
4
16
28
1
1
0
0
0
0
2
4
29
1
1
1
1
0
0
4
16
30
1
1
1
0
0
0
3
9
31
1
1
1
0
0
0
3
9
32
1
1
1
1
0
0
4
16
33
0
1
1
1
0
0
3
9
34
1
1
1
1
0
0
4
16
35
1
1
1
0
0
0
3
9
36
1
1
0
0
0
0
2
4
37
1
1
0
0
0
0
2
4
38
1
1
1
0
0
0
3
9
39
1
1
1
1
0
0
4
16
40
0
1
1
1
0
0
3
9
41
1
1
1
1
0
0
4
16
X2
42
1
0
1
1
0
0
4
16
Np
38
41
34
16
3
2
135
451
p
0,90
0,98
0,81
0,38
0,07
0,05
q
0,10
0,02
0,19
0,62
0,93
0,95
pq
0,09
0,02
0,15
0,24
0,07
0,05
∑ pq
0,61
125
Dari hasil perhitungan didapatkan nilai koefisien reliabilitas Kr-20 sebesar 0,60 sehingga dapat disimpulkan bahwa instrumen reliabel dengan kriteria reliabilitas tinggi. Adapun kriteria koefisien reliabilitas adalah sebagai berikut : 0,80 < r Kr-20 ≤ 1,00 : Reliabilitas sangat tinggi 0,60 < r Kr-20 ≤ 0,80 : Reliabilitas tingi 0,40 < r Kr-20 ≤ 0,60 : Reliabilitas sedang 0,20 < r Kr-20 ≤ 0,40 : Reliabilitas rendah 0,00 < r Kr-20 ≤ 0,20 : Reliabilitas sangat rendah
