23
BAB IV ANALISIS DAN USULAN PEMECAHAN MASALAH
4.1 ANALISIS TEMUAN MASALAH Dalam melakukan magang di perusahaan MEGATAMA PLASINDO ini, ada beberapa masalah yang saya temui, setelah dianalisis ada beberapa akibat yang bisa terjadi apabila permasalahan yang ada tidak segera diperbaiki , berikut beberapa dampak negatif-nya adalah : -
Mempengaruhi perkembangan perusahaan, karena dengan sistem quality control yang kurang baik dan
produktivitas tenaga kerja yang tidak
maksimal akan menyulitkan perusahaan untuk berkembang menjadi lebih baik. -
Menurunkan produktivitas kinerja, jadi apabila perusahaan tidak mengatur lay-out untuk kenyamanan dan keselamatan kerja bagi karyawannya, maka jalur komunikasi dan kecepatan serta keleluasaan kerja karyawan akan terhambat.
-
Merugikan perusahaan secara finansial, sudah pasti apabila masalah kinerja karyawan yang tidak maksimal tidak ditanggulangi secara cepat maka akan mengurangi kualitas dari produk sehingga membuat konsumen bisa saja menjadi tidak loyal pada perusahaan, sehingga akan mengurangi pendapatan dari perusahaan.
24
-
Selain itu apabila keakuratan stok tidak segera diperbaiki tidak menutup kemungkinan apabila ada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab memanfaatkan keadaan tersebut dengan menyalahgunakan stok ( seperti mencuri, korupsi, dsb). Tetapi setelah diteliti dan dianalisis, ada juga kendala yang menjadi faktor
penghambat dalam pemecahan masalah yang ada di dalam perusahaan adalah sebagai berikut : -
Kelalaian dan ketidaktelitian karyawan yang sulit diperbaiki, dimana hal tersebut menjadi penyebab human error dalam kegiatan produksi. Khususnya di bagian warehouse (pencatatan stock) sering terjadi kesalahan, hampir di setiap bulan ditemukan kesalahan pencatatan atau selisih dalam angka timbangan.
-
Kurangnya Inventory Control disebabkan oleh sumber daya manusia yang kurang kompeten dan kurang ketatnya pengawasan dari pihak perusahaan bagian office dan kurang memadainya sarana yang diberikan oleh perusahaan untuk memudahkan pencatatan stock agar lebih akurat.
-
Masalah mesin yang dalam kurun waktu 1tahun bisa 4-5 kali terjadi kebocoran atau kerusakan bagian spare-partnya yang dapat menghambat proses produksi, hal ini disebabkan oleh kualitas mesin yang kurang baik.
-
Tata Letak pabrik, gudang dan office yang tidak tertata dengan baik , alasan sebenarnya adalah karena kondisi pabrik yang luasnya terbatas sehingga
25
menyulitkan bagian perusahaan untuk melakukan pengaturan dalam bagian stok bahan baku maupun bagian kantor. -
Ada tenaga kerja yang dipekerjakan bukan yang Profesional atau Spesialis dibidangnya. Hal ini menjadi salah satu kendala yang dimiliki perusahaan karena ada beberapa human resoure-nya masih belum terlatih dengan baik sehingga masih dibutuhkan pelatihan khusus untuk setiap bidangnya masingmasing. Sebagai buktinya yaitu, seorang pekerja yang berada di bagian warehouse atau menangani stok adalah lulusan dari sarjana hukum, sehingga tidak sejalan atau tidak profesional dibidangnya, ada juga bagian Head Managernya adalah mantan dokter, yang juga tidak sejalan dengan tugas yang dijalaninya sekarang. Ini adalah beberapa bukti bahwa human resource yang dipekerjakan memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda dengan pekerjaan mereka sehingga mereka memerlukan pelatihan untuk menambah kemampuan dan pengetahuan mereka di bidangnya masing-masing.
4.2 USULAN PEMECAHAN MASALAH Sebaiknya PT. MEGATAMA PLASINDO melakukan perbaikan strategi tata letak di bagian kantor agar karyawan lebih nyaman dalam bekerja dan melakukan strategi tata letak pabrik yang benar. Karena desain Layout dapat membantu kelancaran serta kesuksesan produksi sebuah perusahaan dan semakin efisien kita melakukan perubahan maka strategi tata letak akan
26
semakin produktif dan nilai yang ditambahkan pada barang yang dihasilkan menjadi lebih tinggi. (Heizer et al. ; p18)
4.2.1
Strategi Tata Letak Strategi tata letak yang dapat diterapkan PT. MEGATAMA PLASINDO,
menurut William J. Stevenson (2010 ; p467), yaitu: 4.2.1.1 Layout Kantor Î Layout kantor menjalani transformasi sebagai aliran dokumen diganti dengan meningkatnya penggunaan komunikasi elektronik. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk menempatkan para pekerja kantor dalam tata letak yang mengoptimalkan transfer fisik informasi atau dokumen. Kecenderungan lain adalah untuk menciptakan gambar keterbukaan; dinding-dinding kantor memberikan cara untuk posisi low-rise , yang juga memfasilitasi komunikasi di antara pekerja.
Dengan strategi tata letak kantor dapat mempermudah arus informasi dan lingkungan kerja yang nyaman bagi karyawan sehingga dapat meningkatkan produktivitas kinerja perusahaan.
Menurut saya, strategi tata letak ruang yang cocok bagi Manager dan Atasan dari PT. MEGATAMA PLASINDO adalah menggunakan Tata Ruang Berkamar yaitu ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja. Karena mereka membutuhkan privasi lebih dan fasilitas yang menunjang pekerjaan mereka untuk bertemu klien dan sebagainya.
27
Gambar 4.2.1.1 (1) : Contoh tata ruang kantor Berkamar
Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah : (1) Konsentrasi kerja lebih terjamin (2) Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin
atau
terlindungi. (3) Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan. (4) Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah: (1) Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang. (2) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya. (3) Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi. (4) Mempersulit pengawasan. (5) Memerlukan ruangan yang luas
28
Sedangkan strategi tata ruang bagi karyawan yang cocok adalah menggunakan tata ruang Kantor Terbuka yaitu ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.
Gambar 4.2.1.1 (2) : contoh tata ruang kantor terbuka
Keuntungan tata ruang kantor terbuka : (1) Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara,pengaturan warna dan dekorasi. (2) Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi. (3) Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja. (4) Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.
Kerugian tata ruang kantor terbuka : (1) Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan.
29
(2) Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi. (3) Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan. (4) Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
4.2.1.2 Layout Gudang / Penyimpanan. Î Menurut Stevenson (2010 ; p468), rancangan fasilitas penyimpanan menyajikan faktor yang berbeda daripada desain layout. Frekuensi pesanan pabrik merupakan considertation penting, item yang dipesan sering harus ditempatkan di dekat fasilitas pintu masuk, dan mereka memerintahkan infrequentely item harus ditempatkan di fasilitas bagian belakang.
o Cross-Docking Æ Untuk menghindari penempatan bahan atau barang-barang dalam gudang dengan langsung memproses mereka saat diterima. o Random-stocking Æ Digunakan dalam proses penggudangan untuk menemukan lokasi barang jika terdapat lokasi yang tersedia. Biasanya menggunakan AIS (Automatic Identification System) yang berupa barcode agar dapat mengidentifikasi barang secara akurat dan cepat. o Kustomisasi Æ Menggunakan pergudangan untuk menambah nilai barang melalui modifikasi, perbaikan, pelabelan, dan pengemasan komponen.
30
Menurut saya PT.MEGATAMA PLASINDO tidak bisa menggunakan type Cross-Docking karena perusahaan ini tidak menerapkan sistem just-in time dan juga tidak bisa menggunakan Random-stocking karena penggunaan bahan bakunya ada yang berupa limbah, bekuan (campuran), yang akan sulit apabila menggunakan AIS (Automatic Identification System) yang berupa barcode. Jadi tata Letak Gudang yang paling cocok digunakan adalah Kustomisasi, yaitu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Karena
terbatasnya
luas
pabrik,
PT.
MEGATAMA
PLASINDO memiliki 2 gudang penyimpanan, yg 1 untuk bahan baku yang berbentuk crusher-an, dan yang 1 menyimpan bahan baku berupa biji plastik dan limbah serta finished good yang berada dalam lokasi yang sama dengan pabrik. Jadi usulan dari saya adalah hendaknya PT. MEGATAMA PLASINDO membagi tempat penyimpanan bahan baku dengan finished good di tempat yang terpisah. Untuk tata letak penyimpanan bahan baku hendaknya bahan baku di susun berdasarkan jenis produk dan memiliki rak-rak penyimpanan sendiri tetapi berada di lokasi yang sama agar lebih mudah dalam melakukan stock opname dan mudah di pantau, sedangkan untuk gudang finished good bisa menerapkan tata letak Customizing, dimana ada lokasi-lokasi di dalam gudang yang disusun sedemikian rupa sehingga sebelum barang di kirim perusahaan dapat melakukan proses pengecekan quality ulang, perbaikan-perbaikan produk apabila dibutuhkan, proses pengepakan dan pemberian label agar kemasan lebih menarik, rapi, dan memuaskan konsumen.
31
4.2.1.3 Layout Pabrik Yang dimaksud jenis tata letak pabrik adalah tata letak pada jenjang hirarki antar station yang dicirikan tata letak antar mesin. Jenis Tata Letak Pabrik yang paling cocok digunakan oleh perusahaan adalah Job Shop. Job shop biasanya disebut juga tata letak proses atau fungsional. Dimana mesin- mesin sejenis dikumpulkan dalam satu lokasi yang sama. Tata letak proses cenderung mengandalkan perencanaan dan keterampilan manusia. Karena volume produksi yang dihasilkan umumnya adalah untuk memenuhi pesanan spesifik, oleh karena itu dibutuhkan banyak variasi pekerjaan. Konsekuensinya adalah mesin dan fasiltas produksi harus bisa fleksibel. (Sritomo : p58)
Kelebihan job shop adalah : (1) Fleksibel dalam mengerjakan pesanan-pesanan beraneka ragam. (2) Kepuasan kerja, karena setiap pekerja mendapatkan tugas-tugas yang variatif. (3) Investasi yang rendah pada mesin-mesin khusus.
Kerugianya antara lain : (1) Tinggi ongkos penanganan material. (2) Pengendalian produksi lebih rumit, oleh karena aliran kerja terputus-putus, maka setiap pesanan harus dialirkan dan
32
dijadwalkan tersendiri. Semua persiapan bahan, mesin, gambar teknik dan sebagainya harus dibuat khusus perpesanan.
Gambar 4.2.1.3 : Contoh tata letak job shop
Selain itu, sesuai dengan teori menurut Drs.Herry & Fitri (2011 : p144), untuk memperoleh layout pabrik yang efisien, ada kriteria pengukuran yang perlu diperhitungkan oleh perusahaan, yaitu : -
Jarak angkut minimum.
-
Aliran material yang baik.
-
Penggunaan ruang yang efektif.
-
Luwes.
-
Keselamatan barang-barang yang diangkut.
-
Kemungkinan-kemungkinan perluasan di masa depan.
-
Biaya efektivitas yang maksimum.
33
4.2.1.4 Perhitungan Desain Layout
Menurut Maria, Heni, dan Rahmat (2011 : p115) , karena PT.MEGATAMA PLASINDO paling tepat menggunakan layout yang berorientasi pada proses maka langkah –langkah dalam mendesain layout proses adalah sebagai berikut : 1) Mengumpulkan informasi: -
Kebutuhan ruang di pusat
-
Ruang yang tersedia
-
Matrix perjalanan
-
Tingkat kedekatan 2) Mengembangkan rencana blok.
-
Menghitung Total Load Distance 3) Membuat Desain Layout
Kebutuhan Area Setiap Departemen
Departemen
Daerah yang dibutuhkan (meter) 100 100 100 150 150 50
Sortir Limbah Crusher Limbah Plastik Mixing bahan baku Mesin produksi ANFU Mesin produksi FONGKI Pengangkutan dan Penerimaan Total
650
Tabel 4.2.1.4 (1) Tabel Kebutuhan Area Produksi
34
Layout Blok untuk Machine saat ini Lebar
= 13m
Panjang
= 50m
Departemen
Departemen
Departemen
Mesin
CRUSHER
MIXING
ANFU
13mSortir Limbah
Mesin
FONGKI
bagian belakang
Deptartemen penerimaan dan pengiriman
pintu masuk
Gambar 4.2.1.4 (1) Gambar Layout bagian Produksi saat ini
MATRIX Perjalanan DEPARTEMEN
Perjalanan Antar Departemen 1 2 3 4
Sortir Limbah Crusher Limbah Plastik Mixing bahan baku Mesin produksi ANFU Mesin produksi FONGKI Pengangkutan dan Penerimaan
‐ 45
10 ‐
10 ‐ 20
20 ‐
5
6 30 ‐
10 15 ‐
Sumber data : analisis internal perusahaan Tabel 4.2.1.4 (2) Tabel Matrix Arus Produksi
Maksud dari tabel ini adalah jarak antara wilayah tempat sortir limbah ke mesin crusher adalah 10meter, jarak antara mesin crusher dengan mesin mixing / pencampur bahan dengan pewarna adalah 15meter, kemudian jarak mesin mixing dengan mesin ANFU adalah 20meter dan dengan mesin FONGKI adalah 35meter, dan jarak pengangkutan dan penerimaan dengan wilayah sortir limbah adalah 30meter.
35
Tingkat Kedekatan Antar Departemen DEPARTEMEN Sortir Limbah Crusher Limbah Plastik Mixing bahan baku Mesin produksi ANFU Mesin produksi FONGKI Pengangkutan dan Penerimaan
Tingkat Kedekatan Antar Departemen 1 2 3 4 5 O O U U E O O A A O -
6 E U I A A -
Sumber data : analisis internal perusahaan
Keterangan : Tingkat A E I O U X
KETERANGAN Sangat Perlu Sangat Penting Penting Biasa Tidak Penting Tidak Perlu Tabel 4.2.1.4 (3) Tabel Diagram Tata Letak
Hasil analisis : -
Jarak
dekat
Departemen
Sortir
LImbah
dengan
Departemen
Pengangkutan dan Penerimaan adalah penting sekali, agar bahan baku (limbah) yang dating bisa langsung disortir dan dibersihkan. - Jarak dekat Departemen Crusher dengan Departemen Mixing
juga
sangat penting, agar bahan baku yang sudah di crusher bisa langsung dicampur dengan adaptive lain tanpa memakan waktu angkut yang lama.
36
- Jarak Departemen Mixing dengan mesin ANFU dan FONGKI adalah sangat diperlukan, sehingga bahan baku yang sudah siap diproses dapat langsung dimasukkan ke dalam mesin produksi, dan meminimalkan bahan baku yang terbuang pada saat pengangkutan. - Jarak Mesin ANFU dan FONGKI dengan Departemen Pengangkutan sangat diperlukan untuk memudahkan pengiriman finished good kepada pelanggan. - Jarak wilayah sortir limbah ke Departemen Crusher dan Mixer bisa diatur dalam jarak biasa saja. - Jarak Departemen Sortir dengan Mesin ANFU dan FONGKI adalah tidak penting karena bahan baku yang disortir tidak bisa langsung diproduksi oleh mesin ANFU dan FONGKI, masih perlu melewati tahap crusher dan mixing. - Jarak Departemen Crusher dengan Mesin ANFU dan FONGKI bisa diatur dalam jarak biasa saja. - Jarak Departemen Crusher dengan Departemen Pengangkutan dan Penerimaan adalah tidak penting. - Jarak dekat antara Departemen Mixing dengan Departemen Penerimaan adalah penting, agar bahan baku dalam bentuk biji plastik original (bukan limbah) bisa langsung diproses dengan cepat. - Jarak mesin ANFU dan mesin Fongki bisa diatur dalam jarak biasa saja.
37
4.2.1.5 Perhitungan Total Load Distance
Rencana Saat ini
Rencana yang diajukan
Pasangan Departemen
Tingkat Kedekatan, l
Jarak, d
Nilai Muatan Jarak, ld
Jarak, d
Nilai Muatan Jarak, ld
1,2
10
2
20
1
10
1,6
45
3
135
1
45
2,3
10
2
20
1
10
3,4
20
2
40
1
20
3,5
30
3
90
2
60
4,6
10
2
20
1
10
5,6
15
2
30
1
15
6,3
20
2
40
2
40
Ld = 395
Ld = 210
Sumber data : analisis internal perusahaan Tabel 4.2.1.5 Perhitungan Load distance Method
Jadi kesimpulannya adalah dengan menerapkan desain layout yang baru dapat mengurangi load distance (jarak-beban) sebesar 185, maka akan lebih efektif dengan mengubah layout yang ada saat ini dengan rencana desain layout yang baru, dimana jarak angkut akan lebih minimum, aliran bahan lebih baik, dan penggunaan ruang lebih efektif dan diharapkan dapat meningkatkan produktivitas produksi.
38
Rencana Layout Blok untuk Mesin di masa akan datang
Departemen Sortir Limbah
Departemen CRUSHER
IN
Deptartemen penerimaan dan pengiriman
Mesin ANFU Departemen
MIXING
Mesin FONGKI
Gambar 4.2.1.4 (2) Gambar Rencana Layout Produksi Masa depan
39
40
Kesimpulan : -
Dapat dilihat dari penggunaan bahan HIPS dari tahun 2010 sebesar 583.316,69 kg menjadi 549.985,20 kg di tahun 2011
-
Sedangkan PP (2010) sebesar 829.732,22 kg menjadi 828.967,07 (2011)
-
Penurunan penggunaan bahan HIPS dari 2010 ke 2011 sebesar 6,51%
-
Penurunan penggunaan bahan PP dari 2010 ke 2011 sebesar 0,092 % 1%
-
Nilai ratio (1) & (2) yang menunjukan efesiensi juga mengalami penurunan sebesar 3,44% dan 3,36%
-
Nilai ratio (3) & (4) menunjukan bahwa tingkat kerajinan karyawan menurun dan kerusakan mesin lebih sering terjadi.
Menurut analisis penyebab produktivitas menurun adalah : 1) Human Resoure : - Sering terjadi Human error ( kurang teliti ) - Tingkat absensi dari karyawan meningkat. - Kurang Pengetahuan dan Keahlian 2) Mesin : - Sering terjadi kerusakan - Kurang Pemeliharaan mesin 3) Pengaturan tempat kerja yang kurang efektif
41
4.2.2.1 Cara Meningkatkan Produktivitas
Cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kinerja (Robbins&Coulter, p217) disamping mengubah layout kerja adalah : (1) Membuat rencana jangka panjang dan peramalan yang lebih akurat. (2) Jangan pernah merasa puas dengan kualitas produk sekarang. (3) Ciptakan pengendalian statistik terhadap proses produksi. (4) Hanya berhubungan dengan sedikit pemasok dan yang terbaik. (5) Tingkatkan kualitas supervisor lini. (6) Latih karyawan terhadap keterampilan-keterampilan yang baru ketika dibutuhkan dan cara untuk memahami metode statistik. (7) Selain itu pemberian motivasi kepada karyawan juga diperlukan agar mereka merasa dihargai dan di support sepenuhnya oleh perusahaan.
4.2.3
Inventory Control
Sebagaimana menurut Chase, Jacob, dan Aquilino (2006 ; p589) Inventory adalah persediaan segala macam barang ataupun sumber daya yang digunakan di dalam organisasi, yang dapat menjadi asset dan nilai bagi perusahaan sehingga perlu diatur sedemikian rupa untuk menjaga kestabilan dan kelancaran proses produksi.
42
Menurut Palimirma (2011), untuk melakukan perhitungan inventory perusahaan agar lebih akurat bisa melakukan hal seperti berikut :
(1) Stock opname: perhitungan barang pada awal dan akhir periode yang dihitung, cara ini merupakan ketentuan yang harus dilakukan oleh manajemen untuk menentukan jumlah persediaan akhir, sebagai salah satu persyaratan memperoleh unqualified opinion. (2) Menggunakan metode pencatatan perpetual. (3) Menggunakan metode Agregatif
Kelemahan-kelemahan dari masing-masing cara tersebut dapat kita lihat sbb:
(1) Metode stock opname atau periodic method: Persediaan yang merupakan komponen cost of goods sold (CGS) maka perhitungan kuantitas persediaan yang dilakukan dengan stock opname tergantung dari kelengkapan data/catatan dan perhitungan barang. Dengan cara ini perhitungan persediaan yang dibebankan pada CGS ada kemungkinan
overstatement,
karena
hanya
membandingkan
dan
menghitung jumlah barang yang dimiliki dikurangi dengan persediaan akhir. Sehingga kalau terjadi adanya barang yang hilang, rusak, menguap, turun kualitasnya dsb, maka hal ini bila tidak terungkap akan menyebabkan laporan laba – rugi tidak atau kurang informatif. Karena adanya kerugian-kerugian yang seharusnya diperlukan sebagai kerugian extraordinary item, kemudian dengan perhitungan stock opname secara
43
berkala tidaklah cukup sebagai dasar pembuatan keputusan yang bersifat manajerial secara cepat.
(2) Metode
perpetual
Dalam metode perpetual ini terdapat kelemahan pada saat menentukan nilai dan jumlah barang, karena dengan metode pencatatan yang kontinyu ini berarti saldo persediaan setiap saat dapat diketahui, namun perlu diperhatikan bahwa dengan hanya menghitung jumlah barang bedasarkan catatan akan mengakibatkan nilai persediaan overstatement, karena adanya persediaan yang rusak dsb. Oleh karena itu yang lebih tepat dalam menentukan jumlah persediaan adalah kalau menggunakan metode gabungan antara metode perpetual dengan stock opname.
(3) Metode
agregatif
Dalam metode ini kesulitannya sama dengan kesulitan yang dialami metode perpetual, kalau dalam hal pembahasannya adalah masalah penentuan harga persediaan. Dalam metode ini juga lebih tepat kalau penentuan jumlah dan nilai persediaan dikombinasi dengan stock opname.
44
4.2.3.1 Inventory Control System Dalam Inventory Control System, menurut Russel & Taylor ( 2003 ; p459) ada 2 tipe dari Inventory system, yaitu:
1) Sistem Inventory Berkelanjutan (Continuous Inventory System) Jumlah konstan diperintahkan saat persediaan menurun ke tingkat yang telah ditetapkan, disebut sebagai titik pemesanan ulang, suatu tatanan baru ditempatkan untuk mengisi stok persediaan. Urutan yang ditempatkan merupakan jumlah yang tetap untuk meminimalkan biaya total persediaan. Jumlah ini, yang disebut kuantitas pesanan ekonomi.
2) Sistem Persediaan Berkala (Periodic Inventory Systems) Dalam Sistem Persediaan Periodik, persediaan dihitung pada interval waktu tertentu, dalam sistem ini tingkat persediaan tidak diawasi sama sekali selama interval waktu antara pesanan, sehingga memiliki keunggulan yaitu pencatatan yang diperlukan sedikit atau tidak diperlukan. Kelemahannya adalah kurang kontrol langsung.
PT.MEGATAMA PLASINDO pada saat ini tidak menerapkan kedua sistem tersebut, sehingga hal tersebut terkadang menyulitkan perusahaan untuk mengontrol jumlah persediaan di gudang. Sebaiknya perusahaan menerapkan Sistem Persediaan
Berkelanjutan (Continuous Inventory System), agar stok bahan baku yang ada di pabrik bisa terkontrol jumlahnya, tidak akan mengalami out of stock maupun over
45
stock, tetapi kekurangannya adalah dibutuhkan pencatatan yang harus lebih teliti dan terus menerus.
4.2.3.2 Sistem MRP ( Material Requirements Planning )
Karena permintaan pada PT.MEGATAMA PLASINDO bersifat dependent atau bergantung pada keinginan konsumen, fluktuatif harga, dan sebagainya maka untuk memudahkan dalam pengaturan persediaan PT.MEGATAMA PLASINDO bisa menerapkan Sistem MRP ( Material Requirements Planning ). MRP merupakan suatu system informal yang dirancang secara khusus untuk tujuan mengelola persediaan (inventory) terhadap dependent demand dan merancang skedul penambahan pesanan ( Krajewski & Ritzman, 2005 ). Sistem MRP
membantu
perusahaan
untuk
mengurangi
tingkat
persediaan,
mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja dan fasilitas yang baik, serta memperbaiki layanan terhadap pelanggan.
Manfaat Material Requirements Planning ( MRP) adalah : 1) Sebagai
peramalan
statistik
untuk
komponen-komponen
dengan
permintaan yang tidak rinci atau lumpy demand dan mempunyai tingkat kesalahan peramalan yang besar. 2) Sistem MRP menyediakan informasi yang bermanfaat bagi manajer untuk perencanaan kapasitas dan estimasi persyaratan keuangan.
46
3) Sisttem MRP secara otomatis meng-upd date dependeent demand dan skedul penambahan persedian kom mponen, ketikka skedul paarent item beerubah.
Gambar 4.22.3.2 (1) : MRP P System
I Input-input S Sistem MRP P ( Material Requiremennts Planning ), yaitu: 1) Bill of o Material ( BOM ) Î Merupakan M l laporan sem mua komponeen setiap iteem, keterkaittan dengan p parent item dengan koomponen, daan kuantitass penggunaanya yang b berasal dari engineering e dan desain proses. p
47
PLASTIC
SHEET MATERIAL
ADIPTIVE
SCRAP
BIJI PLASTIC ORIGINAL
PELET
Sumber : Data dari perusahaan Gambar 4.2.3.2 (1) : Bill of Material dari Platik sheet
2) Master Production Schedule ( MPS ) Î Merupakan jumlah secara detail item akhir yang akan diproduksi dalam periode waktu tertentu. JUNI 1
2
JULI 3
4
PP SHEET
25000 31000 24000
HIPS SHEET
21500
5
6
20000
35000
21500
7
15000 15000
Aggregate production plan for Plastic Sheet
123000
115000
*Satuan kilogaram (KG) dan angka telah dibulatkan ; Sumber data : dari laporan produksi harian di PT.Megatama Plasindo Tabel 4.2.3.2 (1) Master Production Schedule
8 30000
48
Ada tiga dasar strategi MPS yang mendorong perusahaan untuk mengelola persediaan dengan lebih baik dalam rangka mendukung prioritas bersaing, yaitu : (1) Make-to-stock strategy Æ pendekatan strategi membuat persediaan bagi komponen-komponen produk jadi (end item). Strategi ini cenderung digunakan oleh perusahaan yang memfokuskan pada produk jadi, sehingga perusahaan dapat meminimalkan waktu penyampaian produk kepada pelanggan. (2) Assemble-to-order strategy Æ pendekatan strategi untuk memproduksi item akhir yang sesuai pesanan ( Customized ) dengan beberapa pilihan komponen standard dan sub perakitan berdasarkan penerimaan pesanan dari pelanggan. (3) Make-to-order strategy Æ pendeatan strategi operasional untuk memproduksi item akhir berdasarkan spesifikasi pelanggan.
Langkah-langkah dalam pengembangan MPS, yaitu : Langkah 1 : Menghitung Estimasi persediaan periode sekarang ( project onhand inventory ) Rumus :
Project on‐ hand inventory this period
=
On‐ hand inventory last period
+
MPS quantity due this period
‐
Projected Requirements this period
49
Item : PP SHEET QUANTITY
JUNI
ON HAND : 55350 kg
1
2
FORECAST
25000
25000
CUSTOMER ORDERS
30750
18450
24600
-400
0
0
PROJECTED
ON-
HAND INVENTORY
MPS QUANTITY
Sumber : data laporan penjualan ( angka telah dibulatkan ke atas) Tabel 4.2.3.2 (2) : Master Production Schedule untuk Minggu 1 dan 2
Penjelasan:
Penjelasan:
Forecast minggu 1 lebih kecil daripada customer orders, maka:
Forecast minggu 2 lebih besar daripada customer orders, maka: Projected on‐hand inventory
Projected on‐hand inventory
= 24600 + 0 – 25000 Æ ‐400
= 55350 + 0 ‐ 30750 Æ 24600
Nilai (‐) tidak dibenarkan dalam menentukan persediaan, sehingga dibutuhkan skedul kuantitas MPS
50
Langkah 2 : Menentukan waktu dan ukuran kuantitas MPS Item : PP SHEET
Lead time =1 minggu
QUANTITY ON
JUNI
HAND :
1
2
JULI 3
4
5
6
7
8
55350 kg FORECAST
25000 25000 25000 25000 30000 30000 30000 30000
CUSTOMER ORDERS
30750 18450
0
28400
0
35420 29350 17000
PROJECTED ON-
24600 24600 30600 50950 40950 54930 24930 24930
HAND INVENTORY MPS
0
25000 31000 24000 20000 35000
0
30000
30000
0
QUANTITY MPS START
25000 31000 24000 20000 35000
0
Sumber : data internal perusahaan, angka telah dibulatkan ke atas. Tabel 4.2.3.2 (3) : Master Production Schedule dari Minggu 1 hingga ke-8
Kesimpulan dari table ini adalah dibutuhkan penyusunan skedul MPS selama produksi dan juga dalam melakukan peramalan agar penjualan bisa mencapai target penjualan mingguan/ bulanan dan tidak melewati kapasitas mesin.
51
Selain itu dengan mengendalikan jadwal induk produksi, manajemen puncak dapat mengendalikan pelayanan konsumen, tingkat persediaan, dan biaya manufaktur, serta dapat memastikan bahwa jadwal induk akhir yang akan dipakai tidak membengkak dan mencerminkan kendala kapasitas yang realistis.
3) Inventory Record Î Merupakan input terakhir untuk MRP, dan fondasi untuk meng-update catatan transaksi persediaan yang mencakup realisasi pesanan baru, penerimaan schedule receipt, penyesuaian awal tanggal schedule receipt, penarikan persediaan, pembatalan pesanan, pembetulan kesalahan persediaan, pembatalan pengiriman. Tujuan dari inventory record adalah untuk menjaga tingkat persediaan dan penambahan komponen yang dibutuhkan. Î Penentuan inventory record mencakup tahapan berikut ini : (1) Gross Requirements, merupakan total permintaan yang diturunkan dari semua rencana produksi induknya. (2) Schedule receipts, yaitu pesanan yang telah diserahkan kepada supplier tetapi belum diterima oleh pemesan. (3) Projected on-hand inventory, menunjukan besarnya persediaan item akhir pada setiap periode.
52
(4) Planned receipts, menunjukan pesanan yang direncanakan sudah akan diterima pada periode tertentu. (5) Planned order release, menunjukan waktu atau tanggal realisasi pesanan dengan mengurai lead time dari tanggal rencana penerimaan.
