BAB IV PEMECAHAN MASALAH

BAB IV PEMECAHAN MASALAH 4.1 Metodologi Pemecahan Masalah Metodologi pemecahan masalah adalah suatu pola pemikiran atau penjabaran dari langkah-langkah untuk memecahkan masalah agar suatu penelitian dapat dilakukan secara terarah. Metodologi pemecahan masalah yang akan dilakukan pada penelitian ini dapat dilihat pada gambar diagram alir berikut : Identifikasi Masalah Lemahnya pemantauan dan pengendalian kegiatan yang mengakibatkan terjadinya kegagalan proses pengadaan

Studi Literatur Literatur yang digunakan : Manajemen Kinerja, Sistem Kontrol dan Pengukuran Kinerja, Manajemen Informasi, Performance Dashboard, dan referensi lain yang relevan

Penentuan Tujuan Penelitian Mendesain sistem pengukuran kinerja untuk membantu sistem pemantauan dan pengendalian kegiatan dengan menggunakan metode “Performance Dashboard”

Pengumpulan Data

Data Perusahaan

Survey dan Wawancara

Analisis Data

Analisis Sistem Yang Ada

Analisis Sistem Yang akan Dikembangkan

Analisis “Gap” Gap yang terjadi antara sistem yang ada dengan sistem yang akan dikembangkan digunakan sebagai dasar dari perancangan Performance Dashboard

Perancangan Performance Dashboard - Identifikasi key performance Indicator (KPI) - Desain Interface dashboard - Identifikasi input data - Desain Prototype Performance Dashboard - Identifikasi umpan balik/masukan dari pengguna

Kesimpulan dan Saran

Gambar 21. Tahapan Metodologi Pemecahan Masalah

Penjelasan lebih lanjut untuk beberapa tahapan yang membutuhkan penjelasan detil akan diuraikan pada sub-sub bab berikutnya. Meski begitu, untuk memberi gambaran umum tentang proses pemecahan masalah, berikut ini akan diberikan penjelasan ringkas mengenai tiap-tiap tahapan di atas: 1. Identifikasi Masalah Tahap ini mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada proses pengadaan PT. TELKOM tbk di divisi infratel yang dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik. Dari hasil identifikasi tersebut didapat bahwa permasalahan terletak pada lemahnya proses pemantauan dan pengendalian proyek-proyek yang ditangani oleh Unit Fungsional Logistik (UFL) ini. 2. Studi Literatur Tahapan studi literatur dilakukan untuk memperoleh landasan dan kerangka berpikir dari data yang mendukung penelitian ini disamping memberikan pemahaman mengenai berbagai teori pendukung dalam analisis dan pembahasan. Studi literatur ini menjadi acuan dalam penggunaan alat analisis, proses analisis dan penarikan kesimpulan. Studi pustaka yang dilakukan pada penelitian ini meliputi konsep-konsep pengukuran kinerja, Key Performance Indicator (KPI), Sistem Informasi dan performance dashboard. 3. Penentuan Tujuan Penelitian Pada tahapan ini ditentukan tujuan dari penelitian yaitu membuat usulan rancangan sistem pengawasan dan pengendalian kegiatan pengadaan untuk Unit Fungsional Logistik Divisi Infratel dengan menggunakan metoda performance dashboard sebagai suatu alat bantu yang dapat mengkomunikasikan suatu kinerja dengan menampilkan informasi terpilih yang ditampilkan secara visual sehingga kita dapat dengan cepat menemukan dimana letak dari suatu permasalahan, sehingga dapat segera pula dilakukan langkah pengambilan keputusannya. 4. Pengumpulan dan Pengolahan Data Untuk keperluan penelitian, proses pengumpulan data dilakukan dengan cara survey dan wawancara langsung dengan pihak-pihak terkait dengan aktivitas organisasi bisnis yang menjadi objek penelitian. Data yang dikumpulkan adalah data yang relevan terhadap tujuan penelitian yang telah ditetapkan.

52

5. Perancangan Desain Performansi Dashboard Membuat sebuah rancangan display informasi berbasis Information Sistem (IS) sebagai sarana untuk pemantauan dan pengendalian proses bisnis yang dapat menyediakan informasi kinerja bisnis secara integratif dan dapat mendukung proses pengambilan keputusan secara cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. 6. Kesimpulan dan Rekomendasi Tahap ini disimpulkan hal-hal pokok yang perlu diperhatikan oleh perusahaan berdasarkan hasil pembahasan pada penelitian ini, berikut saran-saran untuk perbaikan yang akan direkomendasikan.

4.2 Studi Literatur 4.2.1 Pengukuran Kinerja Pengukuran kinerja dalam suatu perusahaan sangat penting untuk dilakukan, karena dengan dengan pengukuran tersebut kita hanya dapat mengetahui apa yang kita dapatkan melalui sesuatu yang terukur. Apa yang diukur biasanya mendapatkan perhatian. Yang lebih penting adalah jika kita tidak dapat mengukur suatu hal, maka akan sulit untuk dapat mengelolanya. ”If yot cannot measure it, you cannot manage it”. Dalam kerangka pikir inilah dapat dinyatakan bahwa pengukuran kinerja menjadi sebuah alat untuk mengkaji ulang manajemen stratejik yang diterapkan oleh pihak manajemen. Dalam perancangan suatu sistem manajemen kinerja, Wibisono, D, 2006, dalam bukunya yang berjudul ”Manajemen Kinerja : Konsep, desain, dan teknik meningkatkan daya saing perusahaan”, menempatkan pengukuran kinerja pada tahap penerapan dari sistem manajemen kinerja, yang mana terdapat 4 tahap dalam perancangan sistem manajemen kinerja tersebut, yaitu : •

Tahap 0 : Fondasi Pemahaman atas pedoman prinsip yang harus dijadikan fondasi bagi rancangan sistem manajemen kinerja.

•

Tahap 1 : Informasi Dasar Informasi dasar yang diperlukan sebagai masukan bagi perancang Sistem Manajemen Kinerja pada dasarnya menyangkut lingkungan usaha yang saat ini sedang digeluti, yang terdiridari informasi tentang industri, pemerintah dan masyarakat, pasar dan pesaing, serta produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan. 53

•

Tahap 2 : Perancangan Merupakan lankah perancangan Sistem Manajemen Kinerja yang terdiridari penentuan visi, misi, strategi, dan kerangka kerja yang digunakan sebagai dasar penentuan variabel kinerja, keterkaitan antar variabel, dan kaji banding (bencmark) yang akan diambil.

•

Tahap 3: Penerapan Merupakan tahap penerapan rancangan yang meliputi display yang akan didukung, laporan yang akan dirancang, sosialisasi Sistem Manajemen Kinerja kepada seluruh karyawan, analisis manfaat/biaya bagi penerapan Sistem Manajemen Kinerja, modifikasi proses yang diperlukan, pelatihan yang harus disertakan, sumber daya yang akan terlibat, dan kedudukan Sistem Manajemen Kinerja saat ini terhadap Sistem Manajemen Kinerja yang baru. Pada saat penerapan, harus diuji apakah Sistem Manajemen Kinerja tersebut telah dapat mengakomodasi 4 hal utama, yaitu pengukuran, evaluasi, diagnosis, dan tindak lanjut yang diperlukan jika kinerja perusahaan menyimpang dari standar yang telah ditetapkan.

•

Tahap 4 : Penyegaran Merupakan langkah evaluasi terhadap kemutakhiran Sistem Manajemen Kinerja yang dirancang dengan mempertimbangkan informasi dan perkembangan pengetahuan terkini. Secara diagramatis Sistem Manajemen Kinerja dapat dilukiskan seperti pada

gambar dibawah ini.

Pengukuran Kinerja

Evaluasi Hasil Pengukuran Proses perbaikan berkelanjutan

Proses perubahan Fundamental Diagnosis Proses Perbaikan

Tindak Lanjut

Gambar 22. Manajemen Kinerja

54

Dari gambar tersebut dapat dilihat bahwa 4 pilar utama dalam manajemen kinerja adalah pengukuran kinerja, evaluasi hasil pengukuran yang didapat, diagnosis untuk mengidentifikasikan perbaikan, dan tindak lanjut yang harus dilakukan. 4 pilar tersebut termasuk dalam tahap perancangan Sistem Manajemen Kinerja pada tahap penerapan. Tahap tersebut dapat dilihat pada gambar perangkat pendukung penerapan sistem manajemen kinerja di bawah ini.

Gambar 23. Perangkat Pendukung Penerapan Sistem Manajemen Kinerja

Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa untuk mendukung keempat fungsi tersebut, Sistem Manajemen Kinerja harus mempertimbangkan beberapa aspek, yang meliputi ; Sistem Manajemen Kinerja yang berlaku saat ini, laporan yang harus didukung oleh Sistem Manajemen Kinerja yang baru, sosialisasi Sistem Manajemen Kinerja yang baru ke seluruh organisasi, analisis rasio manfaat terhadap biaya yang harus dikeluarkan untuk setiap aktivitas dalam penerapan Sistem Manajemen Kinerja, pelatihan yang harus dilakukan sehubungan dengan penerapan Sistem Manajemen Kinerja yang baru, alokasi sumber dayanya, dan display yang komunikatif bagi seluruh pegawai perusahaan. Dalam penelitian ini, aspek yang dipertimbangkan untuk melakukan perbaikan proses pemantauan dan pengendalian proyek yang mendukung pada penerapan sistem manajemen kinerja adalah aspek laporan dan aspek display.

55

¾ Laporan Laporan harus sudah didefinisikan di awal perancangan. Spesifikasi laporan tersebut harus dipilah untuk keperluan manajemen puncak, menengah, dan untuk karyawan di level operasi. Untuk tiap level-level tersebut tentu berbeda kedalaman laporannya, kerincian laporan dan jangka waktu laporan yang harus didukung. Laporan hendaknya dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dikomunikasikan dengan segera dalam waktu riil (real time reporting) dan dengan dukungan sistem terhubung (on-line system), baik dari segi informasi kinerjanya maupun aspek pengambilan keputusannya. ¾ Dispaly Dalam membantu meningkatkan motivasi diri dan menciptakan lingkungan yang sportif, mempublikasikan data tertentu ke depan publik dalam tingkat intern terutama yang merangkum kinerja tim maupun individu dalam perusahaan merupakan salah satu cara yang baik, karena setiap individu akan mengetahui posisi mereka masing-masing terhadap seluruh kinerja perusahaan. Tipe data yang sering digunakan adalah data kuantitatif yang merupakan data hasil pengukuran. Bagaimana data dinilai dan ditanggapi tergantung dari pihak manajemen. Hal yang paling sederhana dalam mengomunikasikan kinerja adalah mengguakan grafik display. Aturan utama dalam membuat grafik display adalah tampilannya yang menarik perhatian seperti penggunaan huruf yang besar, banyak warna, karakteristik gambar yang mudah dirancang, mudah diperbaharui, mudah diakses, dan mudah diinterpretasikan. Salah satu contoh grafik display yang informatif adalah dalam bentuk dashboard. Agar informasi kinerja tersebut dapat selalu di-update dan saling diinformasikan dengan segera, maka diperlukan bantuan komputer yang dapat mengakomodasikan kompleksitas data kinerja dan mempresentasikannya dalam display yang komunikatif.

4.2.2 Sistem Pengukuran Kinerja dan Kontrol Sistem pengukuran kinerja dapat membantu para manajer untuk melacak implementasi dari strategi bisnis yang sedang dijalankan dengan membandingkan hasil aktual dengan strategic goals dan objektifnya. Sistem pengukuran kinerja memiliki ciri yang berisi metode sistematik dari pengaturan business goals bersama56

sama

dengan

feedback

reports

yang

diberikan

secara

periodik

untuk

mengidentifikasikan progress dari kondisi aktual dibandingkan dengan goals nya tersebut. Feedback dari suatu informasi merupakan backbone dari sistem pengukuran kinerja dan kontrol. Dalam suatu sistem pengukuran kinerja dan kontrol terdapat 4 aspek penting yang dapat menjadi fokus perhatian, yaitu : 1. Kegunaan dari sistem pengukuran kinerja dan kontrol adalah untuk memberikan informasi. Sistem ini berfokus pada data, baik data finansial maupun non finansial yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan dan managerial action. 2. Sistem pengukuran kinerja dan kontrol menyajikan suatu rutinitas formal dan prosedur-prosedur. Informasi dicatat atau dimasukkan kedalam suatu komputer sistem dengan format standar yang telah ditetapkan, baik itu di atas kertas dokumen ataupun di dalam sistem berbasis komputer. 3. Sistem pengukuran kinerja dan kontrol biasanya digunakan oleh tingkat manager. Sebuah organisasi menciptakan begitu banyak informasi, informasi tersebut tidak semuanya relevan bagi manager di setiap hari kerjanya. 4. Para manager menggunakan sistem pengukuran performansi dan kontrol untuk me-maintain atau merubah pola aktifitas-aktifitas di organisasinya. Pola aktifitas yang diharapkan adalah pola yang mengarah pada keefisiensian dan proses yang jauh dari kesalahan-kesalahan (error-free processing).

4.2.3 Penggunaan Informasi Untuk Pengukuran Kinerja dan Kontrol Informasi sangat penting untuk semua bisnis juga organisasi-organisasi nonprofit. Banyaknya dan kualitas informasi yang bermanfaat bagi manager dari semua jenis organisasi menunjukkan barometer yang baik dari kesehatan organisasi. Salah satu dari tujuan pengukuran kinerja dan kontrol adalah menciptakan suatu fact-based management, yaitu manajemen yang berangkat dari intuisi menuju analisis berdasarkan data dan fakta. Dalam tahapan implementasi strategi, informasi terbagi menjadi 2 tipe, yaitu : -

informasi mengenai progress dalam pencapaian goals

-

informasi untuk memberikan peringatan akan suatu ancaman ataupun peluang

57

Kedua informasi tersebut sama-sama menyediakan suatu feedback. Gambar dibawah menggambarkan alur informasi yang dibutuhkan oleh top management untuk memperoleh pencapaian dari profit goals dan strategi.

Board of Directors and Shareholders Information about strategies and economic payoffs

Top Management

Information about strategic domaain

Information about intended strategis and plans

Information about progress in achieving intended strategies

Information about emerging threats and opportunities

Lower Organizational Levels

Gambar 24. Alur Informasi Dalam Suatu Organisasi

Informasi dapat digunakan untuk berbagai macam tujuan seperti planning, coordination, motivation, evaluation, dan education. Untuk tujuan menciptakan sistem pengukuran kinerja dan kontrol, semua tujuan diatas dapat dibuat kedalam lima kategori, yaitu informasi untuk : -

Decision making, dimana para manager secara rutin mengumpulkan informasi untuk memperbaiki proses pengambilan keputusan.

-

Control, para manager menggunakan informasi untuk kontrol dengan menggunakan feeddback untuk memastikan bahwa input, proses, dan output telah diatur untuk memperoleh organizational goals.

-

Signaling, digunakan saat manager mengirimkan isyarat ke seluruh bagian organisasi mengenai preferensi, nilai-nilai, dan tipe-tipe peluang untuk di dicari dan diteliti lebih dalam oleh para karyawannya.

-

Education and learning, untuk melatih para manager dan karyawan juga untuk membuat seluruh bagian organisasi mengerti akan perubahan-perubahan 58

yang terjadi dalam lingkungan internal dan eksternal yang dapat menyebabkan efek pada organisasi. -

External communication, untuk memilih siapa yang berkepentingan dalam kelangsungan dan kesuksesan perusahaan. Pada masa lalu, informasi untuk pengukuran kinerja dan kontrol mengalami

berbagai kendala, seperti masalah kekurangan jumlah informasi, informasi dalam scoop yang terbatas, informasi yang terlalu teragregat dan umum untuk digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan dan kontrol, informasi yang terlambat, informasi yang tidak reliabel. Namun pada masa sekarang ini, dengan teknologi informasi yang telah berkembang pesat dan pengertian akan penggunaan pengukuran kinerja dan kontrol yang lebih baik, semua keterbatasan tersebut dapat dihindari.

4.2.4 Data dan Informasi Data adalah fakta atau hasil observasi yang menggambarkan suatu gejala tertentu. Data dapat didefinisikan sebagai aliran sekumpulan fakta atas sesuatu peristiwa tertentu dalam suatu organisasi atau lingkungan yang masih belum diolah menjadi bentuk yang dapat dipahami dan dipakai. Data baru memiliki arti setelah diolah menjadi informasi. Data dapat berupa huruf, angka, gambar ataupun suara. Data merupakan sumber informasi yang perlu dikelola dan dipelihara.

Data

Pengolahan

Informasi

Penyimpanan Data

Gambar 25. Tranformasi Data Menjadi Informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan data. Informasi merupakan salah satu sumberdaya yang mempunyai peranan sangat penting bagi manajemen suatu organisasi dalam upayanya mencapai tujuan. Informasi dipakai sebagai pendukung manajemen dalam mengambil keputusan mulai dari perencanaan sampai dengan pengendalian. Dengan informasi yang baik suatu organisasi akan memiliki keunggulan posisi untuk bersaing. 59

Informasi memberikan penjelaskan pada suatu sistem mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang telah terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematik. Output informasi ini digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam suatu perusahaan saat mereka akan membuat keputusan untuk mencari solusi dari suatu masalah. Kualitas dari suatu informasi ditentukan dari seberapa besar informasi itu dapat memotivasi seseorang untuk mengambil suatu tindakan ataupun bagaimana kontribusinya dalam pembuatan keputusan yang efektif. Ada beberapa acuan yang dapat dipakai untuk menentukan kualitas informasi, yaitu : •

Akurat Suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan (lengkap) dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat merupakan salah salah satu variable dalam menilai kualitas informasi, karena selama berjalan dari pemberi sampai ke penerima seringkali terjadigangguan yang menyebabkan adanya perubahan informasi

•

Tepat waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan memberikan nilai bagi si penerimanya.

•

Relevansi Suatu informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Jika kebutuhan informasi diperuntukan bagi suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

•

Lengkap Informasi harus diberikan secara lengkap tidak parsial.

4.2.5 Sistem Informasi Definisi

sistem

informasi

dijelaskan

oleh

Laudon

dalam

bukunya

“Management Information System : New Approaches to Organization & Technology” sebagai kumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian. Tugas

60

pokok statu sistem informasi mencakup: capturing, conveying, creating (transaction processing, analitycal processing), craddling (stroring), communicating. Dalam prespektif bisnis, sistem informasi merupakan suatu solusi atas persoalan organisasional dan manajerial, dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengantisipasi tantangan dari lingkungannya. Dalam perkembangannya istilah sistem informasi manajemen selalu dikaitkan dengan teknologi jaringan komputer sebagai alat sekaligus media transfer informasi. Sistem informasi manajemen yang didukung oleh teknologi komputer tersebut dikenal sebagai sistem informasi manajemen berbasis computer (computer-based information system). Keputusan memerlukan informasi yang tepat dan akurat. Teknologi informasi memberikan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan tersebut, yaitu dengan CBIS atau Sistem Informasi Berbasis Komputer. Sistem tersebut ditopang oleh perangkat keras dan lunak untuk memproses dan menyebarkan informasi. Model CBIS digunakan sebagai model pemecahan masalah.

Masalah Keputusan

CBIS

Informasi

Sistem Pendukung Keputusan

Pemecahan Masalah Gambar 26. Model CBIS Sebagai Model Pemecahan Masalah

Jika dilihat dari sisi proses transformasi informasi serta penggunaan teknologi informasi, maka model performance dashboard dapat disebut sebagai suatu model CBIS.

4.2.6 Alur Data dan Informasi Struktur manajemen dari perusahaan menyerupai bentuk sebuah piramida. Dilihat dari level-level detail sistem pelaporan yang ada, laporan yang diterima manager senior akan lebih ringkas dibandingkan dengan format laporan yang dibutuhkan manager-manager dibawahnya. Seperti diketahui bersama bahwa inti dari sistem informasi adalah bagaimana mengubah data mentah menjadi informasi yang

61

berguna bagi para pengambil keputusan. Dalam piramida perusahaan juga terlihat tiga tingkatan pengolahan data untuk menjadi informasi, yaitu : •

Tingkat pertama, tingkat ini adalah tingkat transaksi dimana untuk pertama kalinya data mentah direkam ke dalam perangkat penyimpanan komputer (data strorage). Proses ini dinamakan data entry.

•

Tingkat kedua, tahap dimana data yang bersal dari berbagai macam sumber memasuki tahap konsolidasi. Proses ini dinamakan data warehousing. Di perusahaan yang belum memiliki data warehouse, konsolidasi biasanya dilakukan secara manual (data di-entry ulang) ataupun dengan membuat program-program interface yang menghubungkan beberapa modul terpisah.

•

Tingkat ketiga, tingkat dimana pemrosesan data menjadi informasi yang relevan bagi pengguna sistem komputer. Pada dasarnya yang terjadi adalah aktifitas meringkas data yang telah tersimpan di data warehouse atau database terkait. Seorang penyelia perlu mendapatkan ringkasan data transaksi yang terjadi di divisinya (transactional information system). Di tingkatan manajemen biasanya terjadi peringkasan lebih lanjut terhadap informasi yang dihasilkan di divisinya sehingga sesuai dengan kebutuhan para manager (management information system).

•

Di tingkatan yang lebih tinggi lagi, informasi harus disajikan sedemikian rupa sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan. Sistem ini disebut dengan nama decision support system. Ringkasan informasi yang jauh lebih ringkas ini biasanya hanya memperlihatkan status perusahaan berupa kinerja perusahaan seperti profit perusahaan, pangsa pasar dan lainnya pada perioda yang bersangkutan, sistem ini dinamakan executive information system. Gambar piramida dari sistem informasi dapat dilihat pada gambar di bawah ini

62

DSS

EIS

BIS

Data Warehouse

CCBS

Report & Analytical

BSS IMS

Transactional

Gambar 27. Information System

4.2.7 Identifikasi Kebutuhan Informasi Terdapat 2 metode yang dapat dipakai untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, yaitu : 1. Enterprise analysis (bussines system planning) Metode bussines system planning (BSP) dikembangkan oleh IBM. Keunggulan BSP adalah dapat memberikan gambaran kebutuhan informasi organisasi secara menyeluruh. Kelemahan BSP adalah membutuhkan waktu yang relatif lama untuk mengumpulkan informasi melalui wawancara dengan beberapa manajer, dan cenderung meluas serta kurang fokus pada inti persoalannya. 2. Critical Succes Factors (CSF) Metode CSF dilakukan melalui wawancara dengan manajer kunci untuk mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan organisasi. Metode ini cukup efektif dan fokus kepada persoalan inti, namun memiliki kelemahan yaitu dalam mengagregasikan keinginan dan pendapat manajer yang berbeda atau saling bertentangan. Informasi yang diperoleh dari para manajer berpotensi untuk terjadinya bias.

4.2.8 Pengambilan Keputusan Dalam piramida perusahaan juga membagi manajemen pengambil keputusan menjadi tiga tingkatan, yaitu : •

Top Manager (TM), TM sebagai tingkatan tertinggi dalam mengambil keputusan biasanya bersifat strategis, dalam arti untuk keperluan jangka

63

panjang dan penentuan target-target perusahaan yang harus dicapai beserta metodenya. •

Middle Manager (MM), MM akan menterjemahkan target strategis yang ditetapkan ke dalam periode jangka menengah yang pelaksanaannya harus terbukti efektif dan efisien terutama dalam melakukan manajemen kontrol.

•

Lower Manager (LM), tingkatan ini akan berusaha mengimplementasikan apa yang diterjemahkan oleh MM ke dalam aktifitas sehari-hari sesuai prosedur dan target jangka pendek yang ditentukan. Dalam proses pengambilan keputusan diperlukan data mengenai banyak hal

untuk diolah menjadi informasi. Karakteristik informasi yang diperlukan atau relevan untuk masing-masing level manajemen pun berbeda. Ada enam dimensi indikator dasar dari informasi yang harus diperhatikan dalam membangun sistem informasi tertentu bagi pengambil keputusan yang berbeda tingkat level manajemen, yaitu : 1. Information Source, yaitu sumber informasi yang dibutuhkan 2. Frequency of Decision, yaitu frekuensi dari tiap level manajemen untuk mengambil keputusan 3. Time scale, yaitu skala waktu untuk melihat seberapa jauh tiap level manajemen harus memonitor program-program yang diembannya. 4. Time Horizon, yaitu rencana-rencana yang akan dilakukan untuk masa depan, baik itu jangka pendek maupun jangka panjang. 5. Scoope, yaitu batasan tiap level manajemen dalam pengambilan keputusan 6. Nature of decision, yaitu cara dari tiap level manajemen untuk mengambil keputusan.

4.2.9 Performance Dashboard Berdasarkan ide yang didapat dengan mengadopsi instrument panel pada mobil, dimana panel tersebut dibuat untuk mempermudah pengemudi mobil untuk bisa mengetahui berapa kecepatan mobil, berapa putaran mesin, berapa jumlah bahan bakar

yang

ada,

berapa

suhu

mesin

dan

panel-panel

lain

yang

dapat

menginformasikan kondisi mobil lainnya sehingga kita dapat mengontrol jalannya mobil kapanpun dan sesuai dengan yang kita inginkan. Dengan tujuan yang sama maka performance dashboard versi digital dengan memanfaatkan teknologi komputer

64

dibuat untuk membantu para bisnis atau proyek manager untuk mengontrol jalannya bisnis atau proyek. Dashboard adalah alat bantu control untuk mengidentifikasi jalannya proses bisnis secara mudah

dengan menggunakan indikator-indikator tertentu seperti

misalnya penggunaan indikator warna-warna khusus yaitu merah, hijau atau kuning yang melambangkan status atau kondisi dari suatu bisnis atau proyek, tanda peringatan, ringkasan-ringkasan, grafik-grafik seperti bar-chart, pie chart, dimana biasanya dibuat satu set dalam suatu portal, dan dapat diatur. Performance dashboard memiliki fungsi yang lebih dari hanya sekedar grafikgrafik performansi, performance dashboard adalah suatu bussines information sistem yang komplit yang dibangun dari bussines intelegent dan struktur data-data yang terintegrasi. Performance dashboard ini menampilkan mekanisme-mekanisme display dengan mudah. Dashboard yang dibuat secara spesial dapat digunakan untuk mengontrol atau melacak semua bagian fungsional dalam suatu perusahaan, contohnya seperti untuk divisi human resource, recruiting, sales, operation, information technology (IT), project management, customer relation management (CRM) dan masih banyak lagi. Dengan perancangan sistem ini, diharapkan dapat mengontrol semua kegiatan proyek-proyek yang sedang dilaksanakan oleh perusahaan, sehingga perusahaan dapat dengan mudah mengetahui progress juga kekurangan dari masing-masing proyek dari segi cost, time, quality dan scoope. Pemilik proyek dapat memonitor dan memelihara proyeknya, melihat status dari semua tahapan proyek, dan melakukan pengaturan sesuai dengan project plannya tersebut. Para anggota tim proyek dapat melihat pekerjaan yang ditugaskan pada dirinya atau anggota tim proyek lain. Laporan akan perkembangan untuk masingmasing tugas dihubungkan dengan perencanaannya. Dengan dashboard ini dapat mempermudah kita untuk dapat bekerja dengan jumlah klien dan proyek yang banyak, klien yang memiliki multiple project digabung menjadi satu group. Dashboard project dapat membantu kita melihat semua project dalam satu layar, dimana setiap satu proyek dapat dihubungkan dalam ekstranet site. Klien kita tersebut juga dapat melihat dashboard yang ada, namun hanya untuk proyek miliknya saja. Backbone dari sebuah dashboard adalah KPI (Key Performance Indicator). KPI menampilkan informasi berupa tabel, diagram, dan grafik. Untuk tiap level 65

manajemen yang berbeda akan membutuhkan KPI yang berbeda pula untuk mendukung penilaiannya mengenai performansi bisnis atau proyeknya.

Gambar 28. Arsitek Performance Dashboard (Eksekutif dashboard- boxes and arrows:design behind the desain.htm)

4.2.10 Pengguna Performance Dashboard Tidak semua dashboard diperuntukan bagi para eksekutif. Dengan adanya tuntutan agar organisasi dapat bergerak cepat dan memiliki daya saing, maka dashboard dikembangkan untuk para manager di semua divisi, sehingga bisa disebut bahwa semua pegawai adalah CFO. Ini merupakan wujud realisasi dari perusahaan bahwa suatu decision-making yang cepat membantu perusahaan untuk mencapai kesuksesan. Ini juga berarti memberikan jalan bagi para manager untuk membuat keputusannya sendiri. Dashboard membantu manager atau eksekutif untuk melakukan tiga hal, yaitu: •

Menjawab pertanyaan-pertanyaan fundamental mengenai bisnis atau unit bisnis. Dashboard harus dapat menjawab pertanyaan dasar dari bisnis, yaitu pertanyaan fundamental mengenai kesehatan dari bisnisnya bisa dari financial ataupun operasional. Setiap eksekutif atau manager memiliki data statistiknya sendiri yang disebut Key Performance Indicator (KPI), namun perusahaan juga memiliki standarnya sendiri yang sudah diberikan ke seluruh organisasi perusahaannya sebagai patokan.

66

•

Memberikan peringatan pada pengguna jika terdapat masalah-masalah di bagian tertentu. Dashboard harus memberikan peringatan (alert) pada pengguna jika terjadi suatu kesalahan.

•

Membantu membuat suatu keputusan. Para eksekutif atau manager akan menggunakan informasi yang didapat dari dashboard untuk membuat keputusan. Kadang-kadang keputusan dapat dibuat dengan mudah dan dapat dijawab hanya dengan menggunakan sebuah KPI, tapi sering juga komplek dan membutuhkan banyak input.

4.2.11 Key Performance Indicator ( KPI ) KPI adalah seperangkat ukuran yang menitikberatkan pada aspek-aspek paling penting dari kinerja suatu unit kerja atau individu yang sangat berpengaruh terhadap prestasi unit kerja atau individu tersebut di masa kini maupun masa yang akan datang. Hasil penilaian KPI adalah pemunculan suatu indikator penting yang berpengaruh terhadap prestasi kinerja perusahaan dan dari indikator diharapkan diperoleh suatu nilai yang merupakan penyimpangan antara realisasi unit kerjanya dengan sasaran kinerja unit kerja tersebut. Penilaian kinerja berdasarkan KPI bertujuan untuk : •

Mengukur kesehatan dan kesejahteraan organisasi secara keseluruhan

•

Memfokuskan pada aspek atau area dari suatu kinerja organisasi yang kritikal dan vital secara berkelanjutan dan mengacu pada kesuksesan di masa yang akan datang

•

Mengukur suatu kesuksesan dalam area yang dianggap penting dan proses yang mempengaruhi customer, pekerja, shareholder dan stakeholder

•

Membangun total organisasi, individual departement dan individual team

Sangat penting bagi sebuah perusahaan atau organisasi untuk paling tidak mengidentifikasi KPI nya. Kunci untuk mengidentifikasi suatu KPI adalah : •

Menganalisa atau mendefinisikan proses bisnis

•

Mengetahui dengan jelas goals (tujuan-tujuan) atau performansi yang diharapkan untuk proses bisnisnya

•

Memiliki pengukuran kuantitatif dan kualitatif dari hasil dan perbandingan dengan goals nya.

•

Menginvestigasi variansi-variansi dan merenggut proses-proses atau sumber daya untuk memperoleh tujuan jangka pendek. 67

Parameter yang digunakan dalam mengidentifikasi KPI ini adalah parameter SMART, yaitu KPI harus :

4.3

•

Specific

•

Measurable

•

Achievable

•

Realistic

•

Timely

Pengumpulan dan Analisis Data Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendesain model informasi yang

sesuai dengan kebutuhan organisasi berdasarkan tingkatan manajemennya, baik untuk tingkat eksekutif, manajer juga operasional. Informasi ini digunakan untuk sistem pemantauan dan pengendalian yang juga mendukung dalam pengambilan keputusan di Unit Fungsional Logistik. Identifikasi kebutuhan informasi pada penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dan untuk pengumpulan data dilakukan dengan metode survey dan wawancara, diskusi kelompok terarah, telaah dokumen dan juga menggunakan metode Critical Succes Factor (CSF). Dalam metode critical succes factor ini dilakukan melalui wawancara dengan manajer kunci untuk mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan organisasi. Pada penelitian ini penulis melakukan wawancara dan bekerjasama dengan Bapak Syarif Hidayat selaku Manager Logistik Planning Unit Fungsional Logistik Divisi Infratel. Data yang dibutuhkan dan digunakan untuk penyelesaian masalah dalam penelitian ini adalah berupa data kualitatif dan data kuantitatif. Pengumpulan data tersebut dikumpulkan untuk mengidentifikasi dan menyusun Key performance Indicator (KPI) sebagai dasar dari pembentukan desain performance dashboard, dan data untuk menyusun usulan dari desain performance dashboard itu sendiri. •

Data yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan menyusun Key Performance Indicator (KPI) bersifat kualitatif, untuk itu hanya diperlukan data-data primer yang diperoleh dengan cara survey dan wawancara.

•

Data yang diperlukan untuk

menyusun desain Performance Dashboard

adalah : 68

o Data Primer, yaitu data yang diperoleh dengan survey dan wawancara dengan beberapa pihak di organisasi perusahaan yang memiliki keterkaitan dengan permasalahan seperti proses bisnis, aliran data, sistem informasi. o Data sekunder, yaitu data yang telah tersedia dan diperoleh dari pihak perusahaan seperti profil perusahaan, surat keputusan direksi, job description dan lainnya.

4.3.1 Unit Fungsional Logistik Divisi Infratel Unit Fungsional Logistik (UFL) bertugas sebagai bagian pengadaan terhadap permintaan user. Dalam melaksanakan tugasnya, UFL divisi Infratel ini berada dibawah tanggung jawab bidang Logistic and General Support yang dipimpin oleh seorang Senior Manager yang bertanggung jawab atas efektifitas penyelenggaraan fungsi logistik dan general support divisi Infratel yang meliputi pengelolaan kesekretariatan, pengelolaan legal dan compliance, serta pengelolaan komunikasi divisi, sehingga kebutuhan fasilitas penyelenggaraan operasional dapat dipenuhi dan dilaksanakan dengan lancar. Struktur Organisasi Unit Fungsional Logistik Kantor Divisi Infratel dapat dilihat pada gambar berikut. SM LOGISTIC & GENERAL SUPPORT

MGR . ADM & SECRETARY

MGR ASSET MANAGEMENT

MGR LEGAL & SECURITY

MGR LOGISTIC PLANNING

MGR PROCUREMENT

OFF 1 COMMUNICATIO N & RELATION

OFF 1 ASSET TRANSPORT & IP

OFF 1 REGULATORY COMPLIANCE

OFF 1 LOGISTIC PROGRAME

OFF 1 TRANSPORT PROCUREMENT

OFF 1 HR ADM

OFF 1 ASSET SERVICE NODE

OFF 1 NON LITIGATION SERVICE & INVESTEGATION

OFF 1 VENDOR & PRICE REFERENCE

OFF 1 SWITCHING PROCUREMENT

OFF 1 FINANCE ADM

OFF 1 ASSET CIVIL , MECHANICAL & ELLECTRICAL

OFF 1 PARTNERSHIP & CONTRACT VERIFICATION

OFF 1 PRICE ANALYSIS

OFF1 IP & DATA NETWORK PROCUREMENT

OFF 1 OFFICE FACILITY SUPPORT

OFF 1 RISK CONTROL

OFF 1 CIVIL , MECHANICAL , ELECTRICAL PROCUREMENT

Gambar 29. Struktur Organisasi Unit Fungsional Logistik Kantor Divisi Infratel

69

4.3.2 Unit Pengguna UFL di Divisi Infratel User logistik bukanlah customer atau masyarakat tetapi pemberi tugas yaitu divisi atau bidang lain di TELKOM. Unit pengguna UFL di divisi Infratel dibagi menjadi beberapa bagian sesuai dengan struktur organisasinya, yaitu : 1. Bidang, terdiri dari : Business Development, Infrastructure Development, serta Logistic & General Support. 2. Integrator, terdiri dari Provisioning Infrastructure, Realtime Fault Handling, Engineering Group, Infrastructure Performance, dan Network Management System. 3. Sub Divisi, terdiri dari sub divisi Telin dan sub divisi Satelit. 4. Unit Network Regional adalah unit yang menjalankan operasional di tiap regional. Terdiri dari 8 regional, yaitu : -

Sumatera bagian utara

-

Sumatera bagian selatan

-

Jawa Timur

-

Jawa Tengah

-

Jawa Barat

-

Jakarta

-

Kalimantan

-

K T I (Kawasan Timur Indonesia)

5. Divisi lain diluar divisi Infratel, salah satunya adalah Divisi Multi Media (DMM)

4.3.3 Pengadaan Barang dan Jasa Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pengadaan barang dan jasa di Unit Fungsional Logistik ini bersifat CAPEX dan OPEX, dimana CAPEX adalah pengadaan yang sifatnya investasi atau untuk daya tumbuh perusahaan, seperti alat produksi, sedangkan OPEX lebih kepada pengadaan yang sifatnya langsung selesai atau habis, seperti sewa jaringan, konsultan, kontrak maintenance, dll. Setiap awal tahun, unit planning menyerahkan jadwal pengadaan kepada unit fungsional logistik, dimana di dalam jadwal tersebut terdapat order pengadaan selama satu tahun ke depan, yang terdiri dari CAPEX dan OPEX, anggaran biaya yang dibutuhkan, serta metode pengadaan yang dipilih. Pengadaan tersebut dibagi dalam periode 3 bulan (TW) order pengadaan. Tetapi, dalam kenyataannya belum tentu metode tersebut yang dilaksanakan. Hal ini tergantung daripada kasus pengadaan 70

yang ditangani. Pemilihan metode selain didasarkan pada nilai kontrak, juga berdasarkan alasan-alasan tertentu, misalnya dilakukan metode penunjukan langsung karena mitra yang dapat memenuhi permintaan user hanya ada satu. Unit ini tidak memiliki gudang sehingga menyebabkan tidak adanya inventory, artinya ketika barang pesanan sudah diperoleh, maka langsung diserahterimakan kepada user. Untuk dapat memenuhi permintaan user tersebut, unit fungsional logistik menjalin kerjasama dengan mitra usaha (supplier-supplier). Dibawah ini adalah contoh rencana pengadaan yang diberikan pada Divisi Infratel yang akan dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik untuk periode TW 1 tahun 2007. Tabel 6. Perencanaan Pengadaan CAPEX untuk TW 1 Tahun 2007 Anggaran Unit User

No

Nama Pengadaan

Kelompok

1

Ekspand GMD PAR- Transport MO

InfraDev

2

SKSO Padang-Lubuk Transport Linggau

InfraDev

3

Lambda JASUKA

InfraDev

4

InfraDev

5

InfraDev

InfraDev

6

InfraDev

7

InfraDev InfraDev

8 9

InfraDev

10

InfraDev

11

DMM

1

DMM

2

DMM

3

DMM

4

DMM

SubDiv Satelit SubDiv Satelit SubDiv Satelit SubDiv Satelit SubDiv Satelit

5

1 2 3 4 5

NetRe Jakarta

1

NetRe JaTeng

1

Transport

Jawa Backbone ZTE Transport Penggantian STPN Medan dan Palembang

Rupiah

2 43,320,000,000

3 4

37,000,000,000 3,190,000,000

Node

1

1 1

1,910,790,000 5,169,840,000

2 1,899,000,000

Node Pengadaan Modul Integrasi IP Backbone ke IP Core Tahap 2

2,165,000,000

Bandwith Management Management Security Layanan Telkomnet

Node

16,876,379,520

Node

20,235,600,000

Penambahan MCE

Node

352,450,000

Server File Backup Node Operasional Transport Pengadaan dan Pemasangan Modul Alat Produksi Akses Layanan Corporate

Transport Transport

LNA & Converter

Transport

Modem

Transport

Mux

Transport

Perangkat ON

Transport

Modernisasi Perangkat SKSO Jumlah

Transport

PIC

Metoda

Mitra PT. NASIO KARYA PRATAMA

8-Jan-07

30-Jul-07

LOLA

TL

Belum dianggarkan

Belum dianggarkan

LOLA

LL

1-Feb-07

30-Jul-07

LOLA

TL

1-Feb-07

30-Jul-07

LOLA

TL

1-Mar-07

30-Aug-07

KUSNUL

PL

1-Mar-07

30-Aug-07

KUSNUL

TL

1-Mar-07

30-Jul-07

RACHMAD

PL

1-Mar-07

30-Jun-07

RACHMAD

PL

1-Mar-07

30-Jul-07

RACHMAD

PL

Carry over 2006

30-Mar-07

KUSNUL

PL

Carry over 2006

30-Mar-07

KUSNUL

PL

1-Feb-07

30-Jul-07

ASEP

PL

1-Feb-07

30-Jun-07

ASEP

LL

1-Jan-07

30-May-07

ASEP

PL

1-Apr-07

30-Jul-07

HORISON

ZTE

4,125,000,000

Node Pengadaan Modul Integrasi IP Backbone ke IP Core

HPA

Payment Budget

3,500,000,000

Node

VSAT IP

Commitment Budget

8,040,000,000 1

Node

Dollar

28,886,000,000

Node

Pengadaan Server & Node Aplikasi Perf. Data Collector SSNC Ekspand Kapasitas Peering Domistik Upgrade OSS IP Transport Peningkatan Kapasitas Server Data Center

LOP

480,000,000

PT Datacraft Indonesia

PT SCS Astragraphia

3,606,610,061 KUSNUL

2

5

32,000,000,000

33,600,000,000

1-Feb-07

8-Jan-07

30-Jul-07

30-Jul-07

SUS / SUTOMO

LL

SUS / TATI

LL

SUS / TATI

LL

SUS / TATI

LL

SUS / TATI

LL

SUTOMO

TL

246,356,669,581

71

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa pengadaan untuk user unit Bidang pada TW 1 lebih banyak dibandingkan user unit lain , pengadaan di unit Bidang tersebut semuanya berjumlah 11 proyek pengadaan untuk bagian Infrastructure Development. Dari unit Sub Divisi Unit terdapat 5 proyek pengadaan untuk bagian Satelit. Pada Unit Regional Area terdapat 2 proyek pengadaan yaitu untuk NetRe Jakarta dan NetRe Jawa Tengah. Unit lain diluar divisi Infratel yang menjadi user UFL adalah Divisi Multy Media (DMM) dengan jumlah 5 proyek pengadaan. Tabel 7. Perencanaan Pengadaan OPEX untuk TW 1 Tahun 2007 Anggaran User

No

Nama Pengadaan

LOP

Rupiah

Dollar

Commitmen t Budget Payment Budget

PIC

Metoda

1,074,000

Hidayat

PL

Mitra

DMM

1

Link gw internet satelit DS3 di Surabaya-Medan (perpanjangan)

DMM

2

Link gw internet satelit DS3 di Surabaya-Medan (pengadaan baru)

1,074,000

Hidayat

PL

Provisioning Infratel

3

Link gw internet satelit DS3 di Jakarta

1,014,000

Purwanto

TL

4

Link Multigateway internet satelit di 5 kota : Banda Aceh, Menado, Jaya pura, Balikpapan, Denpasar

1,320,000

DMM

5

Link gw internet satelit DS3 di Yogya

1,020,000

Tati

DMM

6

2,220,000

Dedi

TL

Provisioning Infratel

7

360,000

Kusnul

TL

Telekom Malaysia

Provisioning Infratel

8

Kusnul

TL

BNA (Broadband Net Asia)

Infratel

9

Dedi

TL

Infratel

10

Dedi

TL

HR 8

11

Dedi

TL

Infratel

12

Dedi

TL

PT Meghantara

PT Meghantara

Loral Orion Skynet Singtel

Link gw internet kabel 4 STM-1 via Batam-singtel Sewa IP Port ke TMHK Perpanjangan Sewa Collocation Rack di gedung Cyber

240,000,000

Sewa KBM Roda 4 (2 Altis, 20 Vios) Sewa KBM Roda 4 (3 Honda City, 1 Vios)

Aldira BAM Aldira BAM

Sewa KBM Roda 4 (1 Altis, 3 Vios) Sewa KBM Roda 4 (2 Camry) Jumlah

240,000,000

Aldira BAM Aldira BAM

8,082,000

Terkadang ada pengadaan yang tidak masuk dalam perencanaan awal, yaitu pengadaan yang ada jika terdapat proyek baru diluar rencana awal. Pengadaan seperti itu disebut dengan CAPEX Instant atau OPEX Instant. Dibawah ini adalah CAPEX Instant yang terjadi pada TW 1 tahun 2007 ini. Tabel 8. Pengadaan CAPEX Instant Pada TW 1 Tahun 2007 Anggaran Unit User

No

Nama Pengadaan

DMM

1

PROJECT DWDM BI

DMM

2

Relokasi Timika

LOP

Rupiah

200.000.000 Total

Dollar

Commitment Budget

Payment Budget

PIC

Metoda

RACHMAD

PL

HORISON

TL

Mitra

Kopeg Jaya

200.000.000

72

4.3.3.1 Proses Pengadaan Barang dan Jasa Terdapat tahapan-tahapan dalam proses pengadaan barang dan jasa ini, secara garis besar proses pengadaan ini dibagi kedalam lima tahapan pengadaan, yaitu: •

Tahap I : Penyiapan dokumen pra pengadaan dan penyiapan dokumen pengadaan

•

Tahap II : Pemilihan mitra

•

Tahap III : Penyusunan kontrak

•

Tahap IV : Pengawasan pelaksanaan

•

Tahap V : Penyerahan dan penerimaan hasil pengadaan.

Tiap tahapan tersebut terdiri dari aktifitas-aktifitas yang harus dilakukan, seperti dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

User Penyusunan Dokumen PraPengadaan

Unit Fungsional Logistik I. Penyiapan Dokumen Pengadaan

II. Pemilihan Mitra

•RKAP Capex •Verifikasi •Nodin Pelimpahan Kelengkapan •Just Kebutuhan Dok Pra •BoQ & Spek Pengadaan •Printout PR •SK Tim •RFI •Just •Usulan Metoda Pengadaan Pengadaan •RKS

III. Penyusunan Kontrak

V. IV. Penyerahan & Pengawasan Pembayaran Pelaksanaan Hasil Kontrak Pengadaan

•Undangan/ •Kesepakatan Pengumuman Mulai Kerja •Diskusi Draft •Rapat Kontrak Penjelasan •Persetujuan •Evaluasi & Kontrak Klarifikasi •Penanda•Kelulusan tanganan tahap I •E-auction &/ Kontrak •Printout PO negosiasi •Laporan pengadaan •Penetapan Pemenang

User Pemanfaatan Hasil Pengadaan

•Pembayaran •Survei •BAST-II •DRM •Amandemen •BALOP •Pelaksanaan •BAUT •BAST-I •Printout GR

Gambar 30. Alur Proses Pengadaan

Pada lima tahapan pengadaan terdapat dokumen-dokumen yang menjelaskan urutan aktivitas yang terjadi, contohnya pada tahapan penyiapan dokumen pra pengadaan terdapat lima dokumen, yaitu nodin pelimpahan, justifikasi kebutuhan, spesifikasi teknis, BoQ, dan print out PR anggaran. Kegiatan pengadaan yang dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik Divisi Infrtel ini dimulai setelah justifikasi kebutuhan yang dilampiri spek teknis dan BoQ serta Printout PR yang telah ditandatangani disampaikan oleh pihak user. 73

4.3.3.2 Metode Pengadaan Barang dan Jasa Berdasarkan

dokumen

pedoman

pelaksanaan

pengadaan

nomor

KR.14/LG000/SDM-50/2005, pengadaan barang atau jasa pada UFL divisi Infratel dapat dilakukan dengan menggunakan tiga metoda, yaitu pelelangan (LL), pemilihan langsung (PL), dan penunjukan langsung (TL). Secara umum ketiga metode pengadaan tersebut memiliki tahapan yang sama, hanya ada beberapa aktifitas yang berbeda pada salah satu tahapannya. Aktifitasaktifitas untuk masing-masing metode dapat dilihat pada tabel berikut.

Tabel 9. Metode Pelelangan (LL) No TAHAP - 1 1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 Penyusunan justifikasi pengadaan 4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 Draft HPS 6 Pengumuman lelang 7 Pengambilan dokumen pengadaan 8 Rapat penjelasan dan penentuan jaminan penawaran 9 Finalisasi HPS TAHAP -2 10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi, teknik dan bukti jaminan penawaran 11 Pembukaan sampul proposal penawaran 12 Evaluasi dokumen proposal penawaran 13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan) 14 Surat Penetapan bagi peserta lelang yang memenuhi/ tidak memenuhi persyaratan administrasi, teknik dan permintaan SPH 15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga 16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction 17 Laporan hasil pelaksanaan lelang dan usulan pemenang lelang kepada pemberi tugas 18 Persetujuan penetapan pemenang melalui lelang 19 Pengumuman pemenang lelang 20 Masa sanggah (untuk lelang pekerjaan jasa konstruksi) 21 Evaluasi sanggahan (bila perlu) 22 Surat penetapan kepada pemenang lelang dan meminta surat kesanggupan dari pemenang TAHAP - 3 23 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan 24 Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal 25 Create dan Posting Purchase Order (PO) 26 Penandatanganan kontrak/ perjanjian 27 Release Purchase Order (PO) 28 Distribusi kontrak ke pihak terkait TAHAP - 4 29 Survey lapangan (bila perlu) 30 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu) 31 Negosiasi harga (bila perlu) 32 Pelaksanaan pekerjaan 33 Pengawasan pekerjaan 34 Evaluasi laporan pengawasan 35 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu) 36 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu) 37 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima 38 Pembentukan tim uji terima 39 Melaksanakan uji terima dan BAST

Tabel 10. Metode Pemilihan Langsung (PL) No TAHAP - 1 1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 Penyusunan justifikasi pengadaan 4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 Draft HPS 6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan 7 Pengambilan dokumen pengadaan 8 Rapat penjelasan 9 Finalisasi HPS TAHAP - 2 10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi dan teknik 11 Pembukaan sampul proposal penawaran 12 Evaluasi dokumen proposal penawaran 13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan) 14 Surat Penetapan bagi yang memenuhi/ tidak memenuhi persyaratan administrasi dan teknik 15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga 16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction 17 Laporan hasil pelaksanaan pemilihan langsung dan usulan penetapan pemenang kepada pemberi tugas 18 Persetujuan penetapan pemenang pemilihan langsung 19 Surat penetapan kepada pemenang pemilihan langsung dan meminta surat kesanggupan dari pemenang TAHAP - 3 20 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan 21 Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal 22 Create dan Posting Purchase Order (PO) 23 Penandatanganan kontrak/ perjanjian 24 Release Purchase Order (PO) 25 Distribusi kontrak ke pihak terkait TAHAP - 4 26 Survey lapangan (bila perlu) 27 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu) 28 Negosiasi harga (bila perlu) 29 Pelaksanaan pekerjaan 30 Pengawasan pekerjaan 31 Evaluasi laporan pengawasan 32 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu) 33 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu) 34 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima 35 Pembentukan tim uji terima 36 Melaksanakan uji terima dan BAST

74

Tabel 11. Metode Penunjukan Langsung (TL) No TAHAP - 1 1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 Penyusunan justifikasi pengadaan 4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 Draft HPS 6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan 7 Pengambilan dokumen pengadaan 8 Rapat penjelasan (jika diperlukan) 9 Finalisasi HPS TAHAP - 2 10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi, teknik dan harga 11 Pembukaan sampul proposal penawaran 12 Evaluasi dan klarifikasi atas dokumen proposal penawaran 13 Undangan negosiasi 14 Pelaksanaan negosiasi harga 15 Laporan kepada pemberi tugas mengenai hasil pelaksanaan penunjukan langsung serta usulan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan 16 Persetujuan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan 17 Surat penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan kepada mitra yang ditunjuk serta meminta surat kesanggupan dari pelaksana pengadaan TAHAP - 3 18 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan 19 Diskusi kontrak/ perjanjian 20 Create dan Posting Purchase Order (PO) 21 Penandatanganan kontrak/ perjanjian 22 Release Purchase Order (PO) 23 Distribusi kontrak ke pihak terkait TAHAP - 4 24 Survey lapangan (bila perlu) 25 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu) 26 Negosiasi harga (bila perlu) 27 Pelaksanaan pekerjaan 28 Pengawasan pekerjaan 29 Evaluasi laporan pengawasan 30 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu) 31 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu) 32 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima 33 Pembentukan tim uji terima 34 Melaksanakan uji terima dan BAST

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa aktifitas-aktifitas yang dilakukan untuk tiap metode hampir sama, perbedaan aktifitas terjadi pada tahap pemilihan mitranya. Dalam metode pelelangan dan pemilihan langsung mengikutsertakan sejumlah mitra untuk mengikuti tahap pemilihan. Pelelangan menggunakan media koran untuk membuat pengumuman pengadaan, sehingga vendor yang mengikuti pengadaan berjumlah banyak. Sedangkan untuk pemilihan langsung, UFL mengirimkan undangan kepada sekurang-kurangnya tiga mitra usaha untuk mengikuti pengadaan. Pemilihan mitra untuk metode penunjukan langsung berlangsung lebih cepat karena mitranya sudah dipilih langsung yang terbaik oleh UFL. 75

Selain itu pada metode pelelangan terdapat masa sanggah bagi vendor yang tidak setuju atas pemenang tender yang dipilih UFL, sedangkan untuk pemilihan langsung tidak ada masa sanggah karena mitra usaha yang mengikuti proses pengadaan adalah pilihan terbaik UFL. Perbedaan antara pelelangan dan pemilihan langsung dengan penunjukan langsung selain terdapat pada jumlah peserta pengadaan, juga pada bagian penawaran harga. Untuk pelelangan dan pemilihan langsung menggunakan cara e-Auction yaitu tawar-menawar harga antara peserta dan UFL, sedangkan untuk penunjukan langsung menggunakan cara negosiasi.

4.3.4 Analisis Data Dari hasil pengumpulan data dengan metode CSF tersebut dapat dikumpulkan sejumlah faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan penelitian yaitu mendesain suatu suatu sistem pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan pada Unit Fungsional Logistik Divisi Infratel. Dari hasil pengamatan dan diskusi dilapangan, diketahui bahwa banyak permasalahan yang terjadi pada setiap tahapan pengadaan yang menyebabkan kinerja dari UFL ini kurang baik. Untuk mempermudah analisis, maka permasalahan tersebut dikelompokkan kedalam aspek scope, quality, time, cost, dan security. Akar permasalahan yang sering terjadi adalah sebagai berikut : ƒ

Scope Perencanaan yang belum matang menyebabkan user dan pihak UFL tidak memahami aturan pengadaan, sehingga terjadi perubahan spesifikasi teknis yang disebabkan oleh ketidakrincian dan ketidakjelasan dalam memberikan lingkup pekerjaan. yang dapat membuat pelaksanaan pekerjaan terganggu. Akar masalah dari perencanaan yang belum matang ini adalah belum standarisasinya dokumen pengadaan dan kurangnya sosialisasi aturan pengadaan, sehingga karyawan menggunakan pengertiannya sendiri untuk menjalankan setiap kegiatan.

ƒ

Quality Kualitas barang yang diharapkan tidak sesuai dengan kontrak juga disebabkan karena perencanaan yang belum matang dan ketidaktahuan akan aturan pengadaan. Akar masalah dari masalah quality yaitu juga karena belum ada standarisasi dokumen pengadaan dan kurangnya sosialisasi aturan pengadaan.

76

ƒ

Time Ketidakrincian pelaksanaan kegiatan dapat menimbulkan keraguan untuk menjalankan proyek. Dari keragu-raguan ini mengakibatkan keterlambatan proses pengadaan. Akar masalah dari keterlambatan ini adalah belum standarisasinya dokumen pengadaan.

ƒ

Cost Database harga yang tidak akurat menyebabkan ketidakrincian dalam menyusun anggaran dan keraguan untuk menjalankan proyek, karena ketidakpastian ketersediaan dana. Akibatnya biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan lebih besar daripada anggaran. Akar masalah dari cost adalah penggunaan sistem IT yang masih minim, dimana UFL harus melakukan survey pasar yang artinya menambah biaya survey dan memakan waktu.

ƒ

Security Permasalahan lebih kepada aturan-aturan pengadaan, dimana jika karyawan melakukan sesuatu yang tidak sesuai ketentuan maka akan terjadi masalah legalitas. Akar masalahnya adalah belum standarisasinya dokumen pengadaan, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan adalah besar karena tidak adanya dokumen yang dijadikan panduan.

Permasalahan tersebut terjadi karena lemahnya proses pemantauan dan pengendalian (control) yang akhirnya menyebabkan tujuan pengadaan tidak tercapai karena perubahan spesifikasi, kualitas barang atau jasa yang tidak sesuai kontrak, keterlambatan penyerahan barang atau jasa, biaya pengadaan yang lebih besar dari anggaran, serta pengadaan yang tidak didukung dokumen yang lengkap dan terstandarisasi. Lemahnya proses pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan di UFL ini diakibatkan oleh masalah aliran informasi manajemen yang belum efektif dan kualitas informasi yang masih kurang baik, selain itu juga pada masalah individu pelaksananya. Masalah informasi tersebut menyebabkan terlambatnya proses pengambilan keputusan atau pemberian suatu solusi oleh pihak manajemen jika terjadi suatu masalah yang dihadapi pelaksana (PIC) pada proses pengadaan, yang mana pengambilan keputusan memegang peranan penting dalam kegiatan pengadaan.

77

Terlambatnya pengambilan keputusan tersebut dapat mengakibatkan terhambatnya proses pengadaan dan yang lebih buruk adalah gagalnya proyek pengadaan. Proses pengawasan dan pengendalian di UFL ini dilakukan pada tahapantahapan pengadaan, dimana kegiatan pengadaan yang dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik Divisi Infrtel ini dimulai setelah justifikasi kebutuhan yang dilampiri spek teknis dan BoQ serta Printout PR yang telah ditandatangani disampaikan oleh pihak user. Pengawasan dan pengendalian kegiatan pengadaan difokuskan pada tahap I dan III yaitu proses pengadaan dari sejak penerimaan justifikasi kebutuhan yang dilampiri spek teknis dan BoQ serta Printout PR yang telah ditandatangani disampaikan oleh pihak user hingga penerbitan PO (Purchase Order) dan distribusi kontrak pada pihak terkait. Tahapan tersebut memerlukan perhatian penuh karena pada tahap tersebut banyak permasalahan yang muncul untuk setiap metoda pengadaan yang menyebabkan tujuan pengadaan tidak tercapai, terutama masalah keterlambatan. Berdasarkan KR 14/LG000/SDM-50/2005, total waktu pengadaan adalah 30 HK yang terhitung sejak pemasukan proposal penawaran sampai dengan diterbitkan surat penetapan pemenang. Jadi waktu maksimal bagi UFL dalam melaksanakan pengadaan pada tahap II adalah 30 hari kerja. Pemantauan dan pengendalian pelaksanaan proses pengadaan dilakukan dengan menggunakan parameter scope, quality, cost, time, dimana batasan untuk parameter tersebut pada UFL divisi Infratel ini adalah :

o Scope adalah aspek untuk lingkup kerja yang dibagi berdasarkan level manajemen dalam melakukan pemantauan dan pengendalian. o Quality adalah aspek kualitas proses pengadaan pada setiap tahapan o Cost disini menyangkut pada masalah angaran biaya pengadaan o Time adalah waktu untuk proses pengadaan meliputi waktu pemrosesan pengadaan dan pelaksanaan pekerjaan (waktu siklus). o Security, aturan-aturan pengadaan agar karyawan melakukan sesuatu sesuai ketentuan

78

4.3.5 Analisis Sistem Proses analisis sistem ini dilakukan pada kondisi sistem pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan saat ini dan sistem yang akan dikembangkan yang berdasarkan pada data yang diperoleh dari pengumpulan data. a. Kondisi saat ini •

Masing-masing proyek pengadaan dilaksanakan oleh pelaksana (PIC) yang telah ditetapkan, PIC tersebut mengolah data-data dari sumber-sumber data baik data manual maupun data aplikasi yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing. Kemudian data-data disimpan dalam server unit dan diintegrasi pada file server tingkat divisi.

•

Pelaporan status dari proyek dilakukan secara periodik setiap minggu pada hari jum’at oleh setiap PIC pada manager logistik.

•

Struktur directory untuk sistem pelaporan dibuat berdasarkan struktur organisasi di divisi Infratel

b. Sistem pemantauan dan pengendalian yang akan dikembangkan •

Efficient Hanya menunjukkan informasi apa yang perlu ditunjukkan untuk tiap tingkatan level managemen yang berbeda, kemudian juga dapat memberi pilihan-pilihan untuk informasi selanjutnya secara lebih detail.

•

Simple Sederhana sehingga memberikan kemudahan pada pengguna sistem untuk mendapatkan informasi, termasuk informasi dari user lain. Jadi user dari UFL ini juga dapat melakukan pemantauan proyek yang sedang berjalan baik itu proyeknya sendiri maupun proyek user lain.

•

Any time and any where Dapat

digunakan

disetiap

saat

juga

dimanapun,

misalnya

dengan

menggunakan site khusus di internet ataupun dengan menggunakan sistem emailing yang dikirimkan secara berkala. •

Accurate Pengumpulan data tepat waktu dan informasi yang ditampilkan harus sesuai dengan kondisi real time ataupun near real time.

79

•

Art Tampilan harus didesain semenarik mungkin agar dapat memotivasi para penggunanya. Dari analisis kondisi sistem saat ini dan sistem yang diinginkan tersebut,

kemudian dilakukan proses analisis gap. Gap (kesenjangan) yang muncul dari analisis tersebut adalah : •

Prosedur proses pelaporan yang ada belum cukup efektif dan efisien

•

Kurang adanya jaminan terhadap keakurasian informasi yang disajikan

•

Kurangnya data umpan balik dari pelaksana proyek pengadaan

•

Banyaknya pimpinan dengan banyak level pengetahuan, sehingga semua orang untuk tiap level managemen berbicara, menanyakan hal yang sama, sehingga akan menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan karena semua memiliki pendapat yang berbeda

•

Terjadi ketidakseragaman informasi, sehingga dapat menimbulkan persepsi yang berbeda-beda pada karyawan khususnya untuk proyek-proyek yang saling terintegrasi

•

Adanya kecenderungan timbulnya kesalahan akibat dari human error karena masih banyak terlibatnya proses manual dalam pembuatan laporan yang berpengaruh pada kecepatan proses pengadaan informasi secara keseluruhan

•

Koordinasi yang masih lemah. Agar proses pengadaan berjalan sesuai dengan waktu yang direncanakan maka perlu dilakukan koordinasi yang terus menerus dengan pihak-pihak yang terkait seperti user misalnya terjadi perubahan rencana, jadwal pelaksanaan, masalah keuangan (ketersedian dana), dan masalah legalitas (istilah-istilah hukum dalam kontrak). Dengan koordinasi, maka apabila terjadi permasalahan dapat segera ditemukan penyebabnya dan menghemat waktu proses pengadaan.

•

Belum adanya aplikasi atau IS yang memadai untuk menunjang implementasi

Gap (kesenjangan) yang terjadi tersebut akan digunakan sebagai dasar dari proses perancangan Performance Dashboard, dimana maksud dari pembangunan Performansi Dashboard itu sendiri adalah :

80

o Mendukung sistem kinerja Unit Fungsional Logistik o Menyajikan data-data yang mudah dimengerti dan dikumpulkan o Para manajer dapat dengan mudah dan jelas melihat performansi yang telah dicapainya, sehingga dapat diambil suatu keputusan yang cepat, tepat dan akurat. o Menyajikan performansi organisasi yang dapat terus dipantau oleh setiap orang dalam organisasi kecuali untuk data-data yang bersifat rahasia o Setiap unit kerja di UFL Telkom mempunyai performansi yang jelas dalam mendukung pencapaian performansi organisasi. o Memotivasi manajemen dan staf pelaksana untuk mencapai tujuan dari organisasi.

4.3.5 Perancangan Desain Performansi Dashboard Ada dua hal penting yang harus diperhatikan oleh perancang sistem pengukuran kinerja dalam mendesainnya, yang pertama adalah mengenai desain fiturnya : tipe informasi apa yang akan harus dikumpulkan dan bagaimana feedback akan disajikan. Yang kedua adalah mengenai bagaimana penggunaan dari sistem pengukuran kinerja tersebut, siapa yang menerima data dan apa yang harus mereka lakukan dengan data tersebut. Arsitektur dari dashboard biasanya terdiri dari 3 layer informasi yang berguna bagi user, yaitu 1. Kesimpulan keseluruhan kegiatan berupa tampilan data statistik atau grafik (KPI) 2. Multidimensional ( seperti ; produk, waktu, customer, dan lainnya) dan tampilan hirarki (seperti ; Enterprise, departemen, operation area, dan lainnya) 3. Tampilan yang lebih detail seperti invoices, jumlah proyek, shipment, dan lainnya

Jika diurutkan maka proses perancangan performansi dashboard secara umum dapat dibagi menjadi beberapa langkah. Langkah-langkah proses perancangan performance dashboard dapat dilihat pada gambar berikut.

81

Gambar 31. Proses Perancangan Performance Dashboard (Indigetech.com)

4.3.5.1 Identifikasi Key Performance Indicator (KPI) Tulang punggung dari suatu Performance Dashboard adalah KPI, yang ditampilkan dan dinilai pada sebuah performance dashboard. KPI menjadi informasi penting yang harus disajikan. Untuk mendapatkan informasi tersebut, dibutuhkan jaminan terhadap ketersediaan data hasil aktivitas bisnis dan pemrosesan data yang sistematis dan terpadu. Sehingga informasi yang dihasilkan betul-betul dapat mendukung proses pengambilan keputusan bisnis secara cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu juga dibutuhkan cara yang tepat untuk mengelola informasi KPI secara lebih integratif, yang dapat dikaitkan dengan objektif strategis yang ditetapkan. Sehingga hal itu dapat membantu manajemen untuk mengukur suatu keberhasilan kinerja perusahaan secara lebih baik, berdasarkan strategi dan inisiatif kerja yang ditetapkan. KPI yang ditampilkan untuk tiap-tiap pengguna dashboard akan berbedabeda, untuk itu perlu diidentifikasi terlebih dahulu siapa penggunanya dan apa kebutuhannya. ¾

Pengguna Performance Dahboard Pengguna performance dashboard yang akan dirancang untuk mengukur

kinerja UFL di Divisi Infratel ini dibagi menjadi 3 tingkatan manajemen, yaitu : 1. Top Management (eksekutif), yang termasuk dalam level ini adalah : -

EGM Divisi Infratel

-

Deputy EGM Divisi Infratel

2. Midlle Management -

SM beserta manager-manager untuk user UFL dari unit Bidang

-

OSM beserta manager-manager untuk user UFL dari unit Integrator

82

-

GM beserta manager-manager untuk user UFL dari unit Network Regional

-

Manajer untuk user UFL dari divisi lain diluar divisi Infratel

3. Lower Management yaitu level operasional / PIC (Person In Charge) di UFL

Skema dari pengguna performance dashboard di Divisi Infratel dapat dilihat pada gambar dibawah ini. DIVISI INFRASTRUKTUR TELEKOMUNIKASI Eksekutif USER

USER

Middle Management

Middle Management BIDANG

Performance Dashboard

Middle Management

SUB DIVISI

PIC / Pelaksana

INTEGRATOR

NETWORK UNIT FUNGSIONAL LOGISTIK LOGISTIC & GENERAL SUPPORT

Divisi lain Contoh Divisi Multi Media

Gambar 32. Skema Pengguna Performance Dashboard di Divisi Infratel

Informasi yang ingin ditampilkan oleh tiap-tiap level manajemen dalam organisasi akan berbeda, tidak semua pengguna menginginkan informasi yang sama. Dengan jumlah proyek pengadaan yang banyak dan beragam jenisnya karena jumlah pengorder yang banyak, level eksekutif menginginkan informasi untuk multy project, berbeda dengan level manager yang lebih diperuntukan untuk scope per project, kemudian level staff yang juga lebih fokus untuk informasi per tahapan project dan sub-subnya. Dengan demikian penyajian informasi untuk 3 (tiga) tingkatan pengguna dibagi dalam lingkup proyek yang berbeda, yaitu :

83

• Eksekutif berupa Multy Project Statistical Report • Manajer berupa Single Project Status Report • Pelaksana/Operasional berupa Activity Level Status Report Lingkup proyek pengadaan sebagai objek dari proses pemantauan dan pengendalian untuk tiap level manajemen pada Divisi Infratel Telkom dapat dilihat pada matrik dibawah ini. Multy Project

Single Project

Activity

All

Case by case

-

Manager - SM - OSM - GM - Manager Logistik

Selected (semua yang ada dalam scope)

All

Case by case

Pelaksana / Officer - PIC

-

Selected (yang ditangani)

All

Eksekutif - EGM - Deputy EGM

Gambar 33. Matriks Lingkup Proyek untuk Pemantauan dan Pengendalian Tiap Level Manajemen Divisi Infratel

¾

User Needs (Kebutuhan Pengguna Performance Dashboard) Performance dashboard terdiri dari 3 area aplikasi untuk memenuhi

kebutuhan penggunanya, yaitu monitoring, analisis dan manajemen. Monitoring adalah aplikasi untuk memberitahukan informasi kritis dengan cepat dengan menggunakan data waktu dan relevan. Analisis adalah dimana pengguna performance dashboard dapat menganalisis dan mengeksplorasi data pada tingkat kedetailan data yang berbeda-beda untuk mencari akar dari masalah yang terjadi. Aplikasi manajemen adalah aplikasi yang menjaga komunikasi antar seluruh jajaran eksekutif, manajer, dan staff, juga memberikan feedback pada eksekutif secara kontinyu mengenai aktifitas kritis, dan memberikan kemudahan bagi eksekutif untuk mengemudikan organisasinya pada jalur yang benar. Dengan melakukan survey dan wawancara terhadap manajer kunci untuk mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan organisasi, diketahui bahwa informasi yang ingin diterima pada kegiatan pengadaan adalah : • Informasi rencana kegiatan pengadaan berbentuk resume statistik dan daftar rencana pengadaan dalam berbagai format. 84

• Informasi pemantauan kemajuan kegiatan pengadaan berbentuk laporan status penyelesaian kegiatan pengadaan secara kualitatif maupun kuantitatif • Informasi yang dikemas berdasarkan komposisi dan status sesuai dengan : ¾ Periode waktu ¾ Unit user ¾ Jenis Anggaran (CAPEX / OPEX) ¾ Tahap Pengadaan ¾ PIC Pelaksana • Informasi parametrik meliputi : ¾ Volume ¾ Effisiensi ¾ Perubahan/ progress

Setelah diperoleh faktor-faktor kritis untuk informasi yang ingin diterima, tahap selanjutnya adalah menentukan key performance indicator (KPI) untuk menetukan indikator-indikator apa saja yang dianggap mewakili faktor-faktor kritis yang telah dipilih. Dari hasil identifikasi, KPI yang dikelompokan berdasarkan level manajemen di Divisi Infratel adalah : 1. Eksekutif (strategic level) ¾ Status anggaran (CAPEX / OPEX ) ¾ Proyek yang tepat waktu dan tepat biaya ¾ Status tahapan pengadaan / progress ¾ Proyek yang terselesaikan 2. Manajer (manajement level) ¾ Status tahapan pengadaan / progress ¾ Proyek yang terselesaikan 3. Pelaksana/Operasional (PIC) (operational level) ¾ Daftar kegiatan ¾ Status kegiatan ¾ Durasi kegiatan Informasi yang ditampilkan untuk level eksekutif (stategic level) bersifat menyeluruh dan tingkatannya tidak terlalu detail yang lebih kearah resume dari semua kegiatan, informasi langsung ditunjukan berupa data kuantitatif dan data statistik

85

seperti pie chart juga

tabel-tabel. Untuk tingkatan manajer (manajemen level),

informasi ditampilkan lebih detail yang difokuskan untuk semua tahapan kegiatan pengadaan dimana dapat mendukung proses pemantauan dan pengendalian yang biasanya digunakan oleh tingkat manager di setiap hari kerjanya. Sedangkan untuk level pelaksana (operational level), informasi yang ditampilkan lebih spesifik yang difokuskan pada kegiatan untuk tiap tahapan pengadaan yang menjadi tanggung jawab masing-masing pelaksana, dimana pelaksana bertanggung jawab juga untuk mengorganisir data-datanya atau pembuatan dokumen-dokumen kegiatan yang merupakan input untuk proses pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan. Performance dashboard dapat menampilkan informasi dalam beberapa layer, yaitu bisa menampilkan informasi yang memiliki tingkat kedetailan yang berbeda. Pengguna bisa menggali informasi yang lebih spesifik untuk menemukan akar permasalahan.

4.3.5.2 Desain Interface Performance Dashboard Langkah selanjutnya dari perancangan performance dashboard adalah merancang interface yang akan ditampilkan pada penggunanya. Berdasarkan hasil pengidentifikasian indikator-indikator di UFL divisi Infratel dan masukan dari pihak pengguna, maka dapat dirancang disain interface dari performance dashboard sesuai dengan kebutuhan para penggunannya. Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa terdapat 2 jenis pengadaan yang diberikan pada UFL , yaitu CAPEX dan OPEX. Pengadaan tersebut telah dijadwalkan oleh PT.Telkom untuk tiap tahunnya yang dibagi kedalam 3 bulan periode/ triwulan (TW). Maka tahapan untuk tampilan interface performance dashboard diawali dengan pemilihan informasi yang berdasarkan kriteria : 1. Jenis pengadaan

: CAPEX atau OPEX

2. Tingkat Informasi

: multi proyek, per proyek, atifitas

3. Periode Pengadaan : TW1, TW2, TW3, TW4, Keseluruhan ¾

Rancangan Interface Performance Dashboard Untuk Informasi Tingkat Multy Project Desain untuk tingkat informasi multy project ini sesuai dengan kebutuhan

informasi untuk level eksekutif (strategic level) yang menunjang untuk dalam pengambilan keputusan bersifat strategis, dalam arti untuk keperluan jangka panjang 86

dan penentuan target-target perusahaan yang harus dicapai beserta metodenya. Informasi ditampilkan secara ringkas namun menyeluruh. Ringkasan informasi ini hanya memperlihatkan status perusahaan berupa kinerja perusahaan yang teragregat. Informasi ukuran kinerja ditampilkan dalam bentuk data kualitatif dengan menggunakan ukuran persentase karena lebih mudah untuk dianalisis. Sesuai dengan kebutuhan pengguna di level eksekutif yang diperoleh dari proses penentuan indikator diatas, maka dirancang sebuah display sesuai dengan kebutuhannya, dimana penetapan warna indikator beserta artinya dan target-target yang ingin dicapai diperoleh dari hasil diskusi dengan pihak manager kunci. Rancangan display utama untuk informasi tingkat multy project ini adalah :

Dari display % penyerapan anggaran dapat diketahui 70

informasi persentase dari jumlah anggaran yang telah 80

0

100

0,00 %

dipergunakan sampai dengan

progress keseluruhan

proyek saat ini. Dengan display ini pengguna dapat mengetahui apakah anggaran terserap sesuai rencana atau

% Penyerapan Anggaran tidak.

Penetapan target untuk penyerapan anggaran untuk seluruh proyek pengadaan adalah dibawah harga yang dianggarkan, dari hasil diskusi tersebut ditetapkan bahwa batas aman untuk penyerapan anggaran dari seluruh proyek pengadaan adalah 80 %. Pemberian batas nilai antara 70% - 80% adalah tanda peringatan agar lebih waspada dengan memberikan warna kuning pada nilai tersebut. Daerah nilai dengan indikator berwarna hijau menunjukan penyerapan anggaran pada daerah aman, sedangkan warna merah adalah daerah tidak aman yang membutuhkan penanganan dengan segera. Dari display % progress status dapat diketahui persentase progress kegiatan pengadaan dari keseluruhan proyek saat 30

70

0

ini, dapat dilihat apakah progress dari keseluruhan proyek 100

0,00 %

tersebut sesuai atau tidak dengan target waktu yang direncanakan.

% Progress Project Gambar 34. Rancangan Display Layer Utama Performance Dashboard untuk Informasi Tingkat Multy Project

87

Nilai progress ini adalah menunjukan status dari kegiatan pengadaan yang sedang berlangsung. Daerah nilai dengan indikator warna hijau menunjukan kegiatan pengadaan pada saat ini telah memasuki tahap penyelesaian dengan batas nilai antara 70 % sampai batas maksimal 100%. Daerah indikator berwarna kuning menunjukan status kegiatan pengadaan sudah dalam proses pelaksanaan dengan batas nilai antara 30% sampai 60 %. Warna merah menunjukan status kegiatan pengadaan masih pada tahapan awal dengan nilai antara 0 % sampai 30 %.

Display

ini

dirancang

untuk

menunjukan

nilai

persentase jumlah kegiatan pengadaan yang berjalan 50

sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Target

0

100

untuk jumlah kegiatan pengadaan untuk periode ini adalah 70%. Nilai dibawah target tersebut diberi

0,00 %

% Project On-time

indikator warna merah yang berarti kegiatan pengadaan mengalami keterlambatan.

Sama halnya dengan display diatas, display ini dirancang 50

untuk

menunjukan

jumlah

kegiatan

pengadaan dengan penggunaan anggaran sesuai dengan

0

100

anggaran yang telah direncanakan. Target untuk jumlah proyek pengadaan dengan anggaran yang sesuai rencana

0,00 %

% Project On-budget

pada periode ini adalah 80% dari keseluruhan proyek pengadaan.

Display ini menunjukan informasi persentase jumlah proyek yang telah terselesaikan pada saat ini. Target 85

95

80

proyek yang terselesaikan untuk periode saat ini adalah 100

95%. Nilai antara 85 % sampai 95% masih dalam batas

0,00 %

aman, sedangkan untuk nilai dibawah 85% dinilai

% Progress Complete

sebagai suatu kegagalan kegiatan pengadaan pada perioda tersebut.

Gambar 34. Rancangan Display Layer Utama Performance Dashboard untuk Informasi Tingkat Multy Project (lanjutan)

88

Dari display utama tingkat informasi diatas, informasi dapat digali lebih dalam lagi. Informasi dapat dilihat berdasarkan proyek-proyek untuk per unit user. Dalam informasi tersebut pengguna dashboard level eksekutif dapat memperoleh informasi lebih detail untuk tiap proyek per unit user dengan tambahan informasi statistik yang menampilkan informasi volume dari proyek pengadaan.. Berikut adalah rancangan display informasi lanjutan untuk informasi tingkat multy project, sebagai contoh adalah pada unit user Bidang, unit user Bidang terdiri dari 3 user, yaitu Infradev, BusDev dan Logistic & General Support. UNIT USER BIDANG Volume Project

Anggaran 40

5

35

34.29

30

4 Milyar (Rp)

3 3 2

25 20 15 10

1

0

5

0

0

0

BusDev

Log&GS

0

0

InfraDev

BusDev

InfraDev

Log&GS

User

USER Komposisi Volume Project

BusDev, 0% 0%

InfraDev BusDev Log&GS

InfraDev, 100%

Gambar 35. Display Layer 2 Informasi Tingkat Multy Project Untuk Proyek Per Unit User

Display diatas menyajikan informasi statistik untuk volume proyek pada unit user dan jumlah anggaran yang direncanakan untuk proyek tersebut yang disajikan dalam tampilan diagram dan pie chart. Permasalahan utama yang menyebabkan kurang baiknya kinerja dari UFL ini terjadi pada tahap I hingga tahap III, maka sistem pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan dititikberatkan pada tahap tersebut. Untuk tahap IV dan V tidak dibutuhkan pengendalian yang khusus karena tidak terdapat masalah dalam tahapan tersebut. Dalam proses pengadaan terbagi atas 3 metode yaitu Metode pelelangan

89

(LL), Pemilihan langsung (PL), dan penunjukan langsung (TL). Dari ketiga metode untuk tahapan pengadaan I hingga III terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan. Dari informasi statistik diatas kemudian informasi dapat digali lagi menjadi lebih spesifik untuk informasi status tahapan multi proyek per user disertai informasi tingkat penyelesaiannya untuk tiap tahapan dengan menggunakan indikator warna sebagai tanda peringatan akan keterlambatannya di tiap tahapan proyek. Gambar dibawah adalah contoh informasi lanjutan tingkat informasi eksekutif untuk proyek milik Infradev. INFRASTRUCTURE DEVELOPMENT (INFRADEV) Jumlah Proyek per Tahapan

Komposisi Jumlah proyek per tahapan

5

Jumlah Proyek

4

33%

3

I. Penyiapan Dok II. Pemilihan Mitra

2 2

III. Kontrak IV. Eksekusi

67%

1 1 0

0

III. Kontrak

IV. Eksekusi

0 I. Penyiapan Dok

II. Pemilihan Mitra Tahapan

Persen Progress

Penyelesaian/Progress 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Sesuai Rencana 75%

Dibutuhkan Perhatian

30%

Terlambat

I. Penyiapan Dok II. Pemilihan Mitra

III. Kontrak

IV. Eksekusi

Tahapan

Gambar 36. Display Informasi Layer 3 Tingkat Multy Project Untuk Proyek Per User

¾

Rancangan Interface Performance Dashboard Untuk Informasi Tingkat Single Project Informasi tingkat single project ini dibutuhkan oleh level manajer(manajemen

level) untuk menterjemahkan target strategis yang ditetapkan ke dalam periode jangka menengah yang pelaksanaannya harus terbukti efektif dan efisien terutama dalam melakukan manajemen kontrol juga pengambilan keputusan, untuk itu level manajer, khususnya untuk manajer di UFL sendiri yang harus mendapatkan informasi lebih 90

spesifik untuk masing-masing proyek di semua unit user. Informasi yang dibutuhkan oleh level manajer ini adalah informasi status tahapan dari masing-masing proyek di semua unit user. Informasi yang dirancang berupa tabel, diagram batang, nilai persen status tahapan, dengan indikator warna sebagai tanda peringatan. Display awal menunjukan informasi status tahapan dari semua proyek pada unit user yang sedang berjalan saat ini. Unit User

User InfraDev

BIDANG

InfraDev

Pengadaan Server & Aplikasi Perf. Data C ll t Kapasitas SSNC Ekspand

Status

G

R

DMM

Bandwith Management

Y

DMM

Management Security Layanan Telkomnet

DMM DIVISI LAIN DMM

DMM

17/01/07 10/3/2007

% Status

68,09

Server File Backup Operasional Pengadaan dan Pemasangan Modul Alat Produksi Akses Layanan Corporate

VSAT IP

NetRe Jakarta

Perangkat ON

NetRe JaTeng

17/01/07

Tanggal Selesai Rencana Aktual

Penambahan MCE

SubDiv Satelit SubDiv Satelit SubDiv Satelit SubDiv Satelit SubDiv Satelit

NetRe

Tanggal Mulai Rencana Aktual

G

Peering Domistik

InfraDev

SUB DIV

Nama Pengadaan Ekspand GMD PARMO

HPA LNA & Converter Modem Mux

Modernisasi Perangkat SKSO

Keterangan Indikator G Y R B

Proyek berjalan sesuai rencana Perlu perhatian Tidak sesuai rencana Proyek selesai

Gambar 37. Display Layer Utama Informasi Tingkat Single Project

91

Dari informasi diatas dapat digali informasi yang lebih detail lagi untuk status tahapan proyek per user. Dibawah ini adalah contoh display informasi untuk proyek di user Infradev. INFRASTRUCTURE DEVELOPMENT

Pengadaan

Status tahapan Pengadaan

I

II TL 68,09%

1. Ekspand GMD PAR-MO 2. Pengadaan Server & Aplikasi Perf. Data Collector SSNC

III

1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 3.1 3.2 3.3

PL 10,64% PL 31,91%

3. EKSPAN KAPASITAS PEERING DOMISTIK Sesuai rencana

Planning

Perlu perhatian

Actual

Metode pengadaan

Terlambat

Persen status

Coding dari aktifitas tiap tahapan

Gambar 38. Display Layer 2 Untuk Informasi Tingkat Single Project

Informasi dapat digali lagi untuk tiap proyek pengadaan untuk mengetahui PIC, mitra, durasi, dan keterangan tambahan lain. Display berikutnya jika menyorot salah satu dari proyek pengadaan diatas adalah :

Ekspand GMD PAR-MO PIC

: Lola

Lola TL

Metoda

: TL

Mitra

: PT. Nasio Pratama PT.Karya Nasio Karya

Durasi

:

Start

:

Status

:

Pratama 42 hari 17 Januari 2007 17-Jan-2007 Rapat Penjelasan Rapat Penjelasan 25 Januari 2007 25-Jan-2007 42 hari

Plannning

:

Realisasi

: 25 Januari 2007 25-Jan-2007

Estimasi Kontrak

:

Sisa hari Sebelum kontrak :

Keterangan status tahapan

Negosiasi selesai. Ada perubahan justifikasi dan RKS dari user

Gambar 39. Display Layer 3 untuk Informasi Tingkat Single Project

92

Pada informasi tingkat single project ini dimana biasa dibutuhkan oleh tingkat manajer, Bapak Syarif Hidayat selaku manajer logistik UFL yang bertanggung jawab akan seluruh proyek pengadaan, menyarankan agar terdapat tambahan layer lagi untuk memperjelas permasalahan yang dihadapi oleh PIC dalam melaksanakan tugasnya. Dalam layer tersebut selain diperoleh inti masalah yang sedang dihadapi oleh PIC pada setiap tahapan, pihak manajer khususnya manajer logistik dapat segera memberikan keputusan, komentar atau solusi terhadap masalah tersebut. Display tersebut hanya menampilkan proyek-proyek yang diperkirakan terjadi suatu masalah atau proyek-proyek yang dilaporkan dengan indikator warna kuning dan merah pada display sebelumnya. Rancangan untuk layer tersebut adalah : User

Nama Pengadaan Lambda JASUKA

InfraDev

DMM

PIC

Lola

Status Revisi RKS oleh user

Masalah yang dihadapi Menunggu persetujuan anggaran

Komentar

Penambahan MCE Asep

SubDiv Satelit

HPA

SubDiv Satelit

LNA & Converter

Modernisasi Perangkat NetRe Jatim SKSO

SUTOMO/ SUS SUTOMO/ SUS

SUTOMO

Diambil alih oleh DMM

Belum Mulai Belum Mulai

Justifikasi pengadaan

Menunggu justifikasi kebutuhan dari user Menunggu justifikasi kebutuhan dari user

Menunggu persetujuan Deputi

Gambar 40. Tabel Display Informasi Tingkat Single Project Untuk Proyek Yang Terkena Masalah

¾

Rancangan Interface Performance Dashboard Untuk Informasi Tingkat Activity Informasi tingkat activity ini adalah informasi untuk level operasional yang

berinteraksi dengan transaksi rutin harian. untuk melakukan pengawasan dan pengendalian akan aktifitas-aktifitas pada tahapan kegiatan pengadaan. Informasi ini biasa digunakan untuk mendukung pekerjaan yang terkait dengan pengolahan data, pengetahuan, keterampilan teknis. Informasi yang ditampilkan adalah aktifitas dari pelaksana (PIC) yang bertanggung jawab untuk proyek yang ditugaskan kepadanya. Pelaksana (PIC) bertanggung jawab untuk mengorganisir data-datanya atau pembuatan dokumen-dokumen kegiatan yang merupakan input untuk proses pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan. Para PIC menginput data-data

93

mengenai status aktifitas yang telah dia kerjakan juga memberi informasi masalah atau gangguan-gangguan yang sedang dihadapi pada aktifitasnya. Informasi dipilih berdasarkan PIC proyek yang sedang berjalan saat ini. Dibawah ini adalah rancangan display informasi level pelaksana dengan menggunakan salah satu PIC sebagai contohnya.

PIC : RACHMAD No.

Pengadaan

Status

EKSPAN KAPASITAS PEERING DOMISTIK

Finalisasi RKS teknis

2

UPGRADE OSS IP TRANSPORT

Finalisasi RKS teknis

3

PENINGKATAN KAPASITAS SERVER DC

Finalisasi RKS teknis

1

PROJECT DWDM BI

5

KONVERGENSI CISCO Jaminan (2006) pelaksanaan mitra

7

Kamis,

1 Peb

Jumat

2 Peb

Siang

Pagi

Siang

Pagi

Siang

Verifikasi

Justifikasi pengadaan

2-Feb-07

Proses pelaksanaan s/d 15 Feb 2007

RAS TIGRIS (2006)

Jaminan pelaksanaan mitra

2-Feb-07

IP AKSES (2006)

Perpanjangan proses amandemen s/d Feb 2007

2-Feb-07

Amandemen penambahan masih diskusi dengan TM

31 Jan

Pagi Justifikasi pengadaan 2 metode (TL dan PL)

Pelajari dan hubungi user

IN PLATFORM SCP (2006)

PENAMBAHAN SEWA BANDWITH TM (2006)

Rabu,

Siang

1-Feb-06

Jaminan pelaksanaan mitra

9

30 Jan

Pagi

8-Feb-07

8-Feb-07

Justifikasi kebutuhan belum ada

Selasa,

Konfirmasi ke user, penyelesaian RKS dan calon mitra. Konfirmasi ke calon mitra TL mengenai status

KONVERGENSI NORTEL (2006)

8

10

Target Penyelesaian 8-Feb-07

Time plan dan RKS

4

6

Masalah

2-Feb-07

Konfirmasi ke mitra untuk percepatan penyelesaian kontrak

15-Feb-07

Draft amandemen

DLD sewa 1xSTM-4, TM sewa via 3xSTM1

Gambar 41. Tabel Display untuk Informasi Tingkat Aktifitas

Display diatas menunjukan informasi daftar kegiatan dari PIC dalam melaksanakan proses pengadaan yang menjadi tanggung jawabnya. Indikator warna merah menunjukkan bahwa kegiatan pada salah satu proyeknya mengalami masalah atau keterlambatan, dimana untuk setiap status tahapan kegiatan terdapat target waktu untuk penyelesaiannya.

94

Informasi yang dapat diperoleh dari level ini adalah informasi mengenai durasi kegiatan dari masing-masing proyek pengadaan, dimana durasi tersebut dibagi per tahapan pengadaan, yaoitu tahap I untuk penyiapan dokumen, tahap II untuk evaluasi penawaran dan seleksi dan tahap III untup penetapan pemenang.

Gambar 42. Tabel Display untuk Informasi Durasi Tingkat Aktifitas

4.3.5.3 Data Performance Dashboard Data-data yang diperlukan untuk sebuah performance dashboard adalah datadata yang menunjang untuk kebutuhan informasi yang akan ditampilkan. Data mentah yang berasal dari berbagai sumber akan dikirim dan direkam dalam perangkat komputer yang disebut proses data entry, kemudian data tersebut memasuki tahap konsolidasi yang disebut data warehousing. Dari data warehouse kemudian data diproses menjadi suatu informasi yang relevan bagi pengguna. Diagram konteks performance

dashboard

dapat

dilihat

pada

gambar

dibawah

ini. Data Warehouse

Performance Dashboard

Manajemen

Gambar 43. Diagram Konteks Performance Dashboard

95

Data yang digunakan adalah data yang yang memiliki prioritas hubungan paling penting dengan indikator-indikator yang dibutuhkan. Data untuk proses pengawasan dan pengendalian kegiatan pengadaan di UFL adalah data eksternal dan data internal UFL. Data eksternal adalah data yang berasal dari luar lingkungan UFL adalah data dari usernya juga dari pihak perusahaan tingkat divisi berupa data yang berhubungan dengan rencana pengadaan maupun aturan-aturannya / regulasi pengadaan yang ditetapkan oleh pihak internal perusahaan ataupun pemerintah. Data internal adalah data yang berasal dari pihak UFL nya sendiri yang berhubungan dengan rencana kegiatan pengadaan yang akan dilakukan juga data kegiatan pelaksanaannya. Data yang dibutuhkan oleh UFL untuk melakukan pemantauan dan pengendalian kegiatan ini adalah semua data yang berhubungan dengan semua kegiatan atau dokumen tahapan pengadaan, data-data tersebut antara lain data rencana kegiatan yang akan dikerjakan (project planning) seperti metoda yang akan dilakukan, rencana durasi pengerjaan, pelaksana proyek (PIC). Data project planning berisikan data-data yang menyangkut efektifitas proses logistik yang artinya semua pengadaan yang telah dijadwalkan dapat terselesaikan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan. Data dari pihak UFL ini merupakan tanggung jawab level operasional untuk mengatur dan mengolahnya. Data dari pihak user adalah data-data mengenai perencanaan pengadaan seperti data proyek pengadaan yang akan berlangsung beserta data anggaran / budgetnya, LOP (pendanaan), commitment dan payment budget yaitu mengenai waktu pembayaran proyek pengadaan akan dilakukan. Data dari pihak divisi berupa peraturan-peraturan atau ketetapan dan wewenang pengesahan mengenai proyek pengadaan yang ditetapkan oleh pihak perusahaan. Data tersebut kemudian diproses dan direkam menjadi data warehouse untuk diproses lagi menjadi informasi ke dalam performance dashboard, seperti dapat dilihat pada gambar berikut ini.

96

PERFORMANCE DASHBOARD

DATA WAREHOUSE

DATA TRANFORMATION PROCESS DATA UNSTRUCTURED DATA

STRUCTURED DATA

DATA EXTRACT

PROJECT PLANNING

FINANCIAL

Telkom

REGULASI

USER

LAINNYA

UNIT FUNGSIONAL LOGISTIK

INPUT DATA

SOURCE DATA

Gambar 44. Proses Alur Data untuk Performance Dashboard UFL Divisi Infratel

Data untuk layer performance dashboard dikembangkan dan dihubungkan dengan sumber datanya. Data harus selalu di update mengikuti perkembangan yang terjadi. Pengguna performance dashboard

khususnya pihak manajemen dapat

menggali terus informasi yang ingin diperolehnya sesuai dengan kebutuhannya untuk melakukan pemantauan dan pengendalian kegiatan, dimana informasi yang dibutuhkan harus akurat, tepat waktu, relevan dan lengkap. Untuk itu data-data harus selalu terhubung dengan data-data real time dan data yang berubah sesuai dengan perubahan suatu proses. Hubungan antara performance dashboard dengan kebutuhan data dapat dilihat pada gambar berikut.

97

Performance Dashboard Jumlah Proyek per Tahapan 5

Jumlah Proyek per Tahapan 5

3 2

4

2 1 1 0

0

III. Kontrak

IV. Eksekusi

0 I. Penyiapan Dok

II. Pemilihan Mitra Tahapan

0,00 %

Jumlah Proyek

Jumlah Proyek

4

3 2 2 1 1 0

0

III. Kontrak

IV. Eksekusi

0 I. Penyiapan Dok

II. Pemilihan Mitra

0,00 %

Tahapan

Actionable Menggali informasi sesuai kebutuhan

In- touch - Real time - data yang berubah sesuai kebutuhan proses Data warehouse

Gambar 45. Hubungan Antara Performance Dashboard Dengan Kebutuhan Data

¾ Standar Durasi dan Standar Nilai Kegiatan Pengadaan Durasi atau waktu siklus dari kegiatan pengadaan merupakan indikator kinerja yang paling penting untuk dipantau dan dikendalikan dalam unit ini, karena kecepatan pengadaan dibutuhkan oleh pihak user untuk kegiatan operasionalnya yang berhubungan dengan pengadaan infrastruktur, dimana hal tersebut berhubungan dengan keberlangsungan operasional perusahaan. Dari hasil diskusi dengan bapak Syarif Hidayat selaku manajer Logistik UFL, disimpulkan bahwa salah satu input untuk sistem pengukuran kinerja kegiatan pengadaan pada unit ini adalah dengan membuat standar nilai dari setiap aktifitas tahapan kegiatan pengadaan untuk masingmasing metode, sehingga dapat mempermudah dalam pembuatan informasi kuantitatif Pembuatan standar nilai dari dokumen tahapan kegiatan tersebut adalah dengan melakukan survey dengan membagikan kuesioner pada level pelaksana kegiatan pengadaan yaitu PIC di UFL divisi Infradev. Survey tersebut untuk menentukan standar durasi juga standar bobot dari setiap aktifitas pada tahapan pengadaan, yang mana aktifitas tahapan pengadaannya telah diatur sesuai dengan KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II. Perhitungan dari hasil evaluasi dapat dilihat pada lampiran. Dari hasil survey tersebut dapat diperoleh standar durasi dan standar nilai dari suatu kegiatan pengadaan tersebut. Hasil evaluasi dari survey untuk setiap metode pengadaan adalah : 98

Tabel 12. Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Pelelangan

NO

TAHAPAN SESUAI KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II

DURASI SERIAL

STANDART NILAI

DURASI EFEKTIF

Rata bulat

BOBOT

%

KMLTF (%)

Pra Syarat 1 Nodin Pelimpahan 2 Justifikasi Kebutuhan yg dilampiri : - Spesifikasi Teknis - BoQ 3 Printout PR START 1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 Penyusunan justifikasi pengadaan 4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 Draft HPS 6 Pengumuman lelang 7 Pengambilan dokumen pengadaan 8 Rapat penjelasan dan penentuan jaminan penawaran 9 Finalisasi HPS Waktu pengadaan tahap A

2 3 3 5 4 3 2 2 3 27

2 2 2 3 0 2 2 2 2 17

1 2 2 3 3 1 1 2 2

1.92% 3.85% 3.85% 5.77% 5.77% 1.92% 1.92% 3.85% 3.85%

1.92% 5.77% 9.62% 15.38% 21.15% 23.08% 25.00% 28.85% 32.69%

3 1 4 2

1 1 3 3

2 2 3 1

3.85% 3.85% 5.77% 1.92%

36.54% 40.38% 46.15% 48.08%

3 2 1

2 2 0

2 2 3

3.85% 3.85% 5.77%

51.92% 55.77% 61.54%

10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi, teknik dan bukti jaminan penawaran 11 Pembukaan sampul proposal penawaran 12 Evaluasi dokumen proposal penawaran 13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan) 14 Surat Penetapan bagi peserta lelang yang memenuhi/ tidak memenuhi persyaratan administrasi, teknik dan permintaan SPH 15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga 16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction 17 Laporan hasil pelaksanaan lelang dan usulan pemenang lelang kepada pemberi tugas 18 Persetujuan penetapan pemenang melalui lelang 19 Pengumuman pemenang lelang 20 Masa sanggah (untuk lelang pekerjaan jasa konstruksi) 21 Evaluasi sanggahan (bila perlu) 22 Surat penetapan kepada pemenang lelang dan meminta surat kesanggupan dari pemenang Waktu pengadaan tahap B

2 3 2 4 1

2 0 1 4 1

2 2 2 1 2

3.85% 3.85% 3.85% 1.92% 3.85%

65.38% 69.23% 73.08% 75.00% 78.85%

3 31

1 21

2

3.85%

82.69%

23 24 25 26 27 28

Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal Create dan Posting Purchase Order (PO) Penandatanganan kontrak/ perjanjian Release Purchase Order (PO) Distribusi kontrak ke pihak terkait Waktu pengadaan tahap C Total waktu pengadaan (A+B+C)

3 5 1 1 1 2 13 71

3 4 1 0 0 2 10 48

1 3 1 2 1 1

1.92% 5.77% 1.92% 3.85% 1.92% 1.92%

84.62% 90.38% 92.31% 96.15% 98.08% 100.00%

29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

Survey lapangan (bila perlu) Perubahan lingkup kontrak (bila perlu) Negosiasi harga (bila perlu) Pelaksanaan pekerjaan Pengawasan pekerjaan Evaluasi laporan pengawasan Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu) Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu) Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima Pembentukan tim uji terima Melaksanakan uji terima dan BAST

52

Delivery time Ready For Use

99

Tabel 13. Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Pemilihan Langsung

NO

TAHAPAN SESUAI KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II

DURASI SERIAL

DURASI EFEKTIF

Rata bulat

STANDART NILAI BOBOT

%

KMLTF (%)

Pra Syarat 1 Nodin Pelimpahan 2 Justifikasi Kebutuhan yg dilampiri : - Spesifikasi Teknis - BoQ 3 Printout PR START 1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 Penyusunan justifikasi pengadaan 4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 Draft HPS 6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan 7 Pengambilan dokumen pengadaan 8 Rapat penjelasan 9 Finalisasi HPS Waktu pengadaan A

2 3 3 5 4 2 2 2 3 26

2 2 2 3 0 2 2 1 2 16

1 2 2 3 3 1 1 2 2

2.13% 4.26% 4.26% 6.38% 6.38% 2.13% 2.13% 4.26% 4.26%

2.13% 6.38% 10.64% 17.02% 23.40% 25.53% 27.66% 31.91% 36.17%

3 1 4 2

1 1 3 1

2 2 3 1

4.26% 4.26% 6.38% 2.13%

40.43% 44.68% 51.06% 53.19%

3 2 1

2 2 0

2 2 3

4.26% 4.26% 6.38%

57.45% 61.70% 68.09%

10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi dan teknik 11 12 13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

Pembukaan sampul proposal penawaran Evaluasi dokumen proposal penawaran Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan) Surat Penetapan bagi yang memenuhi/ tidak memenuhi persyaratan administrasi dan teknik Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga Pelaksanaan tender harga melalui e-auction Laporan hasil pelaksanaan pemilihan langsung dan usulan penetapan pemenang kepada pemberi tugas Persetujuan penetapan pemenang pemilihan langsung Surat penetapan kepada pemenang pemilihan langsung dan meminta surat kesanggupan dari pemenang Waktu pengadaan B

2 2

2 1

2 2

4.26% 4.26%

72.34% 76.60%

2 22

2 15

2

4.26%

80.85%

Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal Create dan Posting Purchase Order (PO) Penandatanganan kontrak/ perjanjian Release Purchase Order (PO) Distribusi kontrak ke pihak terkait Waktu pengadaan C Total Waktu pengadaan (A+B+C)

3 5 1 2 1 2 14 62

3 4 1 1 0 2 11 42

1 3 1 2 1 1

2.13% 6.38% 2.13% 4.26% 2.13% 2.13%

82.98% 89.36% 91.49% 95.74% 97.87% 100.00%

47

Survey lapangan (bila perlu) Perubahan lingkup kontrak (bila perlu) Negosiasi harga (bila perlu) Pelaksanaan pekerjaan Pengawasan pekerjaan Evaluasi laporan pengawasan Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu) Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu) Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima Pembentukan tim uji terima Melaksanakan uji terima dan BAST Delivery time Ready For Use

100

Tabel 14. Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Penunjukan Langsung NO

TAHAPAN SESUAI KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II

DURASI SERIAL

DURASI EFEKTIF

Rata bulat

STANDART NILAI BOBOT

%

KMLTF (%)

Pra Syarat 1 Nodin Pelimpahan 2 Justifikasi Kebutuhan yg dilampiri : - Spesifikasi Teknis - BoQ 3 Printout PR START 1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 Penyusunan justifikasi pengadaan 4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 Draft HPS 6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan 7 Pengambilan dokumen pengadaan 8 Rapat penjelasan (jika diperlukan) 9 Finalisasi HPS Waktu pengadaan A 10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi, teknik dan harga 11 Pembukaan sampul proposal penawaran 12 Evaluasi dan klarifikasi atas dokumen proposal penawaran 13 Undangan negosiasi 14 Pelaksanaan negosiasi harga 15 Laporan kepada pemberi tugas mengenai hasil pelaksanaan penunjukan langsung serta usulan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan 16 Persetujuan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan

2 3 3 5 4 2 2 2 3 26

2 2 2 3 0 2 2 1 2 16

1 2 2 3 3 1 1 2 2

2.38% 4.76% 4.76% 7.14% 7.14% 2.38% 2.38% 4.76% 4.76%

2.38% 7.14% 11.90% 19.05% 26.19% 28.57% 30.95% 35.71% 40.48%

3 1 4 2 3

3 0 4 2 3

2 2 3 1 2

4.76% 4.76% 7.14% 2.38% 4.76%

45.24% 50.00% 57.14% 59.52% 64.29%

2

2

2

4.76%

69.05%

2

4.76%

73.81%

3 17 Surat penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan kepada mitra yang ditunjuk serta meminta surat kesanggupan dari pelaksana pengadaan Waktu pengadaan B

3 21

2 16

2

4.76%

78.57%

Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan Diskusi kontrak/ perjanjian Create dan Posting Purchase Order (PO) Penandatanganan kontrak/ perjanjian Release Purchase Order (PO) Distribusi kontrak ke pihak terkait Waktu pengadaan C Total Waktu pengadaan (A+B+C)

3 5 1 2 1 2 14 61

3 5 1 2 1 2 14 46

1 3 1 2 1 1

2.38% 7.14% 2.38% 4.76% 2.38% 2.38%

80.95% 88.10% 90.48% 95.24% 97.62% 100.00%

18 19 20 21 22 23

24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

42

Survey lapangan (bila perlu) Perubahan lingkup kontrak (bila perlu) Negosiasi harga (bila perlu) Pelaksanaan pekerjaan Pengawasan pekerjaan Evaluasi laporan pengawasan Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu) Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu) Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima Pembentukan tim uji terima Melaksanakan uji terima dan BAST Delivery time Ready For Use

Dari hasil evaluasi standar nilai untuk dokumen aktifitas tahapan pengadaan tersebut, maka akan mempermudah proses pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan. Standar nilai tersebut digunakan sebagai standar penilaian pada performance dashboard untuk status aktifitas tahapan dari proyek-proyek pengadaan yang sedang berlangsung. 101

4.3.5.4 Prototype Performance Dashboard dan Feedback dari Pengguna Pada tahap akhir perancangan performance dashboard ini adalah tahap perancangan prototype, dimana pada tahap ini lebih baik dilakukan bersamaan dengan tahap feedback dari calon penggunanya. Dimana dalam membuat prototype tersebut si perancang dapat memperoleh banyak masukan lagi dari calon pengguna untuk hasil akhir yang lebih memuaskan dari sisi perancang dan pengguna. Hal ini dilakukan agar hasil rancangan performance dashboard selain fungsinya sesuai dengan kebutuhan tapi juga mudah digunakan dan memiliki tampilan yang menarik dari segi desain, yang mana hal tersebut dapat memotivasi para pengguna dalam mengoperasikannya. Hasil diskusi dengan beberapa para calon pengguna mengenai prototype dari rancangan performance dashboard adalah sebagai berikut. ¾ Tampilan menu utama dari performance dasboard

Gambar 46. Display Menu Utama Performance Dashboard

Pada tampilan utama tersebut, pengguna dapat mengetahui tanggal pemutakhiran (update) dari informasi yang ditampilkan. Pengguna dapat mengetahui informasi tambahan mengenai kegunaan performance dashboard dengan memilih tombol informasi, dengan demikian masalah sosialisasi dari penggunaan dashboard tersebut dapat berjalan beriringan dengan proses implementasi sistem ini. Pengguna kemudian memilih informasi jenis pengadaan yang akan ditampilkan baik itu CAPEX atau OPEX.

102

¾ Pemilihan tingkatan Informasi

Gambar 47. Display Pemilihan Tingkat Informasi

Pada display tersebut pengguna dapat memilih tingkat informasi yang dibutuhkannya, yaitu tingkat multi proyek, tingkat per proyek, atau tingkat aktifitas. ¾ Display Informasi untuk masing-masing tingkatan Contoh tampilan display untuk informasi tingkat multi proyek :

Gambar 48. Display Informasi Tingkat Multi Proyek Untuk Layer Utama

Dari display tersebut pengguna memilih informasi pada perioda yang ingin ditampilkan yaitu pada TW 1, TW 2, TW 3, TW 4, atau perida keseluruhan dalam satu tahun. Pengguna dapat memilih lagi informasi yang lebih detail pada layer berikutnya, yaitu informasi untuk proyek pengadaan multi projek di unit user. Begitu pula untuk display informasi tingkat per proyek atau aktifitas proyek, yang juga menampilkan informasi sesuai dengan pilihan periodanya. 103