36
BAB IV ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH
4.1 Analisa Masalah Berdasarkan analisis terhadap sistem yang berjalan penulis mengidentifikasi adanya beberapa kelemahan sebagai berikut : 1. kesalahan dalam menginput penerimaan dan pengeluaran alat tulis kantor, apabila kita menggunakan kartu stock masih terjadi kesalahan dalam menginput kode barang yang sama karena masih dilakukan secara manual, serta hilangnya paper work. 2. pembuatan laporan pembelian, laporan stock barang kepada pihak pimpinan memakan waktu yang lama, sehingga proses yang dilalui kurang efektir dan efisien.
4.2 Pemecahan Masalah Berdasarkan Analisis Permasalahan diatas mencoba mengajukan gagasan system yang dapat mengurangi kendala atau permasalahan yang dihadapi oleh bagian purchasing dalam pembelian alat tulis kantor dengan melalui penerapan komputerisasi. Dalam hal ini penulis mencoba membuat program Visual Basic yang dapat digunakan untuk melaksanakan data permintaan, pengecekan stock barang dan pembuatan laporan.
4.3 Perancangan Sistem 4.3.1 Prosedur Pembelian Alat Tulis Kantor yang Diusulkan 1. Bagian departemen yang membutuhkan alat tulis kantor membuat surat permintaan yang diajukan kebagian purchasing.
37
2. Setelah bagian purchasing menerima surat permintaan, berdasarkan surat permintaan tersebut bagian purchasing akan memeriksa apakah stock barang yang diminta ada atau tidak. 3. Jika stock ada : o Bagian purchasing akan menginput barang keluar yang disimpan pada file stock. 4. Jika stock tidak ada : a. Surat permintaan akan ditangguhkan, lalu bagian purchasing membuat purchasorder (P.O), kemudian disimpan pada file PO. Purchasorder dibuat rangkap tiga, rangkap ke-1 untuk supplier, rangkap ke-2 untuk bagian Accounting, dan rangkap ke-3 untuk proses lebih lanjut. b. Pada saat barang diterima, bagian Purchasing akan mengecek faktur apakah sesuai dengan barang yang diminta pada P.O rangkap ke-3. - Apabila barang tidak sesuai, maka bagian Purchasing akan mengirimkan kembali faktur tersebut ke supplier. - Dan bila barang sesuai, maka faktur tersebut ditanda tangani. Faktur rangkap ke-2 diberikan kembali ke Supplier, kemudian begian Purchasing akan meng-input barang dan entry pembelian yang disimpan pada file beli, file barang dan file stok. - Faktur rangkap ke-1 yang sudah ditanda tangani dikirim ke bagian Accounting. 5. Bagian urchasing kemudian membuat laporan pembelian laporan permintaan, dan laporan stok. Laporan pembelian diberikan kepada bagian Accounting sedangkan laporan pembelian, laporan permintaan, laporan stok diberikan kepada Pimpinan.
38
4.3.2 Flowmap Sistem Yang Diusulkan Purchasing Departemen
Accounting Supplier
Pimpinan
Surat permintaan
Surat permintaan
Cek barang
bagian
barang
Y
T ada barang
Surat permintaan OK
Surat permintaan ditangguhkan
barang Input barang keluar
Buat po
supplier
po
minta
barang
3
2
2 PO
PO
1
1 PO
Cek faktur
1
2 2
Faktur
1 Faktur
T Faktur OK ?
2 1 Faktur ditolak
1
2
Faktur OK
Tanda Tangani faktur
2 Faktur ditolak
Y
A
1
39
Departemen
Purchasing
Accounting
Supplier
Pimpinan
A 2 Faktur Bertanda tangan
2 1 Faktur Bertanda Tangan
supplier
Input barang dan entry pembelian
barang
barang
1
1 Faktur Bertanda Tangan
Faktur Bertanda tangan
barang
Minta Buat Laporan
beli
supplier
2 1
2 laporan pembelian
Laporan Pembelian + Stok + permintaan
Gambar 4.1 Flowmap yang diusulkan
1 laporan pembelian +permintaan +stok
40
4.3.3 Diagram Aliran Data 4.3.3.1 Diagram Konteks
Faktur_ttd
Departemen
P.O
Surat_permintaan
Faktur
Accounting
Laporan_pembelian
Sistem Informasi Pembelian ATK
Laporan_pembelian Laporan_stok
P.O
Supplier
Pimpinan
Faktur_ditolak
Faktur_ttd
Laporan_permintaan
Gambar 4.2 Diagram Konteks
41
4.3.3.2 Diagram Zero
Departemen Surat_permintaan
1.0 Entry Permintaan Barang dan Cek stok
Barang
2.0
Bagian
Entry Pembelian ATK
Permintaan barang
Faktur_ttd Faktur
Beli
PO Faktur_ditolak
PO
Supplier
Faktur_ttd
Accounting
3.0 Buat Laporan
Laporan_pembelian
Laporan_stok Laporan_pembelian Laporan_permintaan
Gambar 4.3 Diagram Zero
Pimpinan
42
4.3.4 Struktur Data Base 1. Nama File : Bagian Kunci Field : kdbag
Nama Field kdbag nmbag
Tabel 4.1 Struktur Data Bagian Type Width Decimal Char 3 Char 15 -
Keterangan Kode Bagian Nama Bagian
2. Nama File : Barang Kunci Field : kdbrg
Nama Field kdbrg nmbrg jum_brg
Tabel 4.2 Struktur Data Barang Type Width Decimal Char 3 Char 20 Num 3 0
Keterangan Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang
3. Nama File : Supplier Kunci Field : kdsup
Nama Field kdsup nmsup alamat telepon
Tabel 4.3 Struktur Data Supplier Type Width Decimal Char 3 Char 25 Char 30 Char 12 -
Keterangan Kode Supplier Nama Supplier Alamat Telepon
43
4. Nama File : Beli Kunci Field : nofak
Nama Field nofak tgl_fak kdsup kdbrg qty harga jumlah
Tabel 4.4 Struktur Data Beli Type Width Decimal Char 5 Date 8 Char 3 Char 3 Num 3 0 Num 5 2 Num 6 2
Keterangan Nomor Faktur Tanggal Faktur Kode Supplier Kode Barang Quantity Harga Jumlah
Tabel 4.5 Struktur Data PO Type Width Decimal Char 3 Date 8 Char 3 Char 3 Num 3 0
Keterangan Nomor Purchase Order Tanggal Purchase Order Kode Bagian Kode Barang Quantity
Tabel 4.6 Struktur Data Minta Type Width Decimal Char 3 Date 8 Char 3 Char 3 Num 3 0 Char 15 -
Keterangan Nomor Permintaan Tanggal Permintaan Kode Bagian Kode Barang Quantity Penanggung Jawab
5. Nama File : PO Kunci Field : no_po
Nama Field no_po tgl_po kdbag kdbrg qty
6. Nama File : Minta Kunci Field : no_pmt
Nama Field no_pmt tgl_pmt kdbag kdbrg qty pj
44
Tgl_pmt
4.3.5. Entity Relationship Diagram
qty
*No_pmt 1
Bagian
M
mengajukan
pj
Minta 1
kdbag
kdbrg
nmbag
*kdbag
Tgl_fak
Mengecek kdsup
*nofak
kdbrg
qty I
Beli
M
Terdiri dari
M
I harga
Barang
*kdbrg jumlah
Jum_brg nmbrg
Terdiri dari
mencatat qty
*kdsup Tgl_po nmsup
I supplier
*No_po
I PO
Terdiri dari I
telepon
kdbag
I
I alamat
Ikdbrg Gambar 4.4 ERD
45
4.3.6 Format Rancangan 4.3.6.1 Rancangan Input 4.3.6.1.1 Rancangan Menu Utama
MENU UTAMA
Bagian
Barang
Supplier
Beli
Permintaan
Laporan
Exit
Sistem Informasi Pembelian ATK Pada AJB Bumi Putera Cabang Kalimalang Bekasi
4.3.6.1.2 Rancangan Input Data Bagian
INPUT DATA BAGIAN
Kode Bagian Nama Bagian
|<
<
>
>|
Add
Save
Cancel
Refresh Back
Edit Exit
Delete
46
4.3.6.1.3 Rancangan Input Data Barang
INPUT DATA BARANG
Kd Barang Nm Barang Jumlah barang
|<
<
>
Add
Save
Edit
Cancel
Refresh
Delete
>| Back
4.3.6.1.4 Rancangan Input Data Supplier
INPUT DATA SUPPLIER Kode Supplier Nama Supplier Alamat Telepon
|<
<
>
>|
Add Cancel
Save Refresh
Edit Delete Back
47
4.3.6.1.5 Rancangan Data Beli
INPUT DATA BELI No Fak
Kuantitas
Tgl Masuk
Harga
Kode Barang
Jumlah
Nama Barang Kode Supplier Nama Supplier
<
|<
>
Add Cancel
>|
Save Refresh
Edit Delete Back
4.3.6.1.6 Rancangan Input Data PO
INPUT DATA PO No Po Tgl Po Kode Barang Nama Barang
Add Cancel
Kuantitas |<
<
>
>|
Save Refresh
Edit Delete Back
48
.3.6.1.7 Rancangan Input Data Permintaan
INPUT DATA PERMINTAAN
No Permintaan Add Cancel
Tgl Permintaan
Save Refresh
Edit Delete
Kode Barang Nama Barang
Back
Kode Bagian Nama Bagian Kuantitas
|<
<
>
>|
4.3.6.1.8 Rancangan Input Data Laporan
LAPORAN PEMBELIAN ATK LAPORAN PERMINTAAN ATK LAPORAN STOK ATK EXIT
49
4.3.6.2 Rancangan Output 4.3.6.2.1 Rancangan Output Laporan Pembelian ATK AJB Bumi Putra Cabang Kalimalang Bekasi LAPORAN PEMBELIAN No. Faktur xxxxxxxx xxxxxxxx
Tanggal xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
Nama xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx
Jumlah xxxx xxxx
Ka. Purchasing
(……………………)
4.3.6.2.2 Rancangan Output Laporan Permintaan ATK AJB Bumi Putra Cabang Kalimalang Bekasi LAPORAN PERMINTAAN No xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx
Tanggal xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
Nama Bagian xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx
Kuantitas xxxx xxxx xxxx
Ka. Purchasing
(……………………)
50
4.3.6.2.3 Rancangan Output Laporan Stok ATK AJB Bumi Putra Cabang Kalimalang Bekasi LAPORAN STOK Kode Barang xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
Nama xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
Jumlah xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Ka. Purchasing
(……………………)
51
4.3.7 Konfigurasi Komputer Agar pembuatan program ini berhasil dengan baik, beberapa komponen yang akan disebutkan nanti harus dipenuhi. Jika salah satu komponen tidak ada atau kurang memenuhi syarat, maka akan mengalami kendala dan program tidak akan berjalan dengan baik. A. Perangkat keras (Hardware) •
Prosesor : Pentium II atau lebih tinggi.
•
Memory RAM : Minimal 64 MB
•
Harddisk : Minimal 110 MB ruang kosong
•
Mouse : alat penunjuk
B. Perangkat lunak (Software) •
Sistem Operasi : Microsoft Windows 9x, Windows NT versi 3.51 atau yang lebih baru.
•
Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0
