BAB V ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH 5.1.
Analisa Masalah berdasarkan AHP
Berdasarkan hasil pengolahan data menggunakan AHP, didapatkan data proyek yang menjadi prioritas utama sampai dengan yang terendah yaitu : Tabel 5.1. Prioritas masalah pada proyek Prioritas Nama Proyek 1 2 3 4 5 6 7
Nilai AHP
Water Treatment Plant Tetra Chlore Unit Zero Loss Corrosite Plant Flare Gas Flowmeter Crane 200 Ton Catalyst Centre Hose Storage
0,717 0,549 0,537 0,462 0,276 0,230 0,230
Dengan menggunakan pendekatan AHP ini bisa diketahui bahwa walaupun harga proyek rendah tetapi mempunyai sisa waktu proyek atau batas waktu penyelesaian yang mendesak, maka masalah pada proyek tersebut “Subyek(n)” akan menjadi prioritas utama selanjutnya. Flare Gas Flowmeter contohnya, walaupun memiliki nilai harga paling kecil diantara proyek yang lain, tapi mendapatkan prioritas no. 4 dalam menyelesaikan masalah yang ada pada proyek tersebut. 73
74 Pendekatan dengan AHP ini memang tidak serta merta merupakan hasil akhir dari keputusan yang dilakukan. Keputusan masih bisa dipengaruhi oleh penyelesaian subyek(n) yang membutuhkan pihak ketiga. Pada skema proyek yang telah dijelaskan pada sub-subbab 4.1.2 dijelaskan bahwa subyek(n) bisa saja menunggu Kontraktor ataupun Pusat. Apabila subyek(n) menunggu data-data kelengkapan dari Kontraktor, divisi Project Engineering bisa saja menekan Kontraktor untuk mempercepat pengumpulan data-data atas subyek(n). Project Engineering memiliki kewenangan terhadap Kontraktor dalam hal percepatan waktu administrasi proyek. Apabila Kontraktor dinilai memperlambat penyelesaian subyek(n), maka Project Engineering bisa mengambil langkah-langkah administratif sesuai dengan kebijakan Perusahaan, misal pemotongan biaya, pemberian surat peringatan dan lain sebagainya. Tapi apabila subyek(n) menunggu keputusan dari Pusat, maka divisi Project Engineering hanya bisa menunggu sampai masalah subyek(n) selesai ditangani (tidak memiliki kewenangan untuk mencampuri). Misalnya Proyek Water Treatment Plant yang memiliki prioritas tertinggi dalam penyelesaian subyek1 nya harus menunggu keputusan dari Pusat, maka Project Engineering harus mengganti prioritas penyelesaian subyek dengan proyek yang lain sesuai dengan urutan prioritas berikutnya, namun tetap Project Engineering harus memprioritaskan subyek1 pada proyek Water Treatment Plant apabila Pusat telah memberi keputusan atas subyek1 tersebut.
75 Berdasarkan hal tersebut, tentunya dibutuhkan data-data lain selain hasil analisa AHP untuk menentukan prioritas penyelesaian masalah. Dalam hal ini sistem penunjang keputusan yang lain seperti tracking dokumen yang dapat menunjukkan dimana posisi subyek(n) berada sekarang sangat dibutuhkan. 5.2.
Konsep DSS dalam mengambil keputusan
5.2.1. Fase Intelligence Berdasarkan alternatif pemecahan masalah yang ada, model DSS diharapkan dapat mempermudah pengambil keputusan (section head) dalam menentukan masalah mana yang harus didahulukan untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan dialog berupa : 1. Grafik AHP berdasarkan data-data proyek yang diinput oleh bagian administrasi. 2. Grafik keterangan dimana subyek(n) pada AHP ditangani saat ini, oleh Project Eng., Kontraktor dan Pusat ataukah sudah complete. 3. Laporan berupa data berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam penanganan subyek(n) Bagian administrasi diharapkan bisa menginput keseluruhan isi atribut surat yang tertera langsung ada pada dokumen, (Tanggal surat, Jenis surat, kode surat, hasil scan surat, dan kepada siapa surat tersebut ditujukan (disposisi)). Sementara Leader bertugas menentukan subyek dari tiap dokumen tersebut. Pada prakteknya, Leader lebih banyak memberikan tugas penentuan subyek dan proyek yang melekat pada dokumen surat kepada para petugas admin, sehingga mereka tinggal melakukan verifikasi (pengesahan) terhadap isi dokumen.
76
Gambar 5.1. Mekanisme Input dan Output data 5.2.2. Fase Design Dalam BAB IV telah dijelaskan relasi antar data-data proyek yang disimpulkan sebagai berikut : 1.
Satu Proyek bisa memiliki banyak subyek masalah (subyek1, subyek2, ..dst).
2. Satu subyek masalah bisa memiliki banyak dokumen. 3. Satu dokumen mempunyai jenis dokumen yang berbeda-beda, sesuai dengan kebutuhannya. 4. Satu dokumen mempunyai arah disposisi yang berbeda-beda, sesuai dengan penanganannya.
77
Gambar 5.2. Relasi antar Data Simbol koneksi 1 - ∞ menunjukkan hubungan “one to many” yang artinya bahwa satu data dalam tabel pertama memiliki banyak data pada tabel yang dituju. Data-data yang menjadi analisa AHP dihitung dengan menggunakan program dan ditampilkan dalam bentuk grafik (pivot chart). Untuk pembagian tugas dalam dokumentasi, berdasarkan kewajiban atau kewenangan yang dimiliki oleh tiap-tiap bagian dalam Project Engineering, maka database yang dibuat diatur sebagai berikut : 1. Section Head diasumsikan memiliki kemampuan untuk manipulasi proyek atau membuat dan mengedit proyek, serta dapat membaca output data berisi hasil kesimpulan dari data-data input. 2. Leader dapat membaca seluruh data yang diinput admin (untuk verifikasi), tanpa memiliki kemampuan mengubah data. 3. Bagian Administrasi dapat menginput dan mengedit data berdasarkan data proyek yang telah ditentukan oleh Section Head dan data-data dokumen keluar masuk yang mengalir pada divisi Project Eng.
78 5.2.3. Fase Pemilihan (Choice) Data-data yang telah dikumpulkan sebelumnya kemudian dikalkulasi menggunakan database sehingga menghasilkan grafik AHP dan prioritas subyek yang harus diutamakan. Apabila dalam 1 proyek diasumsikan hanya memiliki 1 subyek, maka grafik AHP didasarkan pada nama proyek, sementara bila dalam 1 proyek memiliki banyak subyek, maka grafik AHP didasarkan pada nama subyek yang ada pada proyek.
Gambar 5.3. Grafik AHP berdasarkan database Pada gambar 5.1. bisa dilihat grafik data proyek yang didapat dari data-data hasil kalkulasi AHP dan disaring berdasarkan disposisi dan waktu penanganan subyek. Bar berwarna hijau menunjukkan bahwa disposisi berada di Pusat, bar berwarna merah menunjukkan bahwa disposisi berada pada divisi Project Eng., dan yang berwarna biru menunjukkan disposisi ada pada kontraktor. Hasil output berupa grafik ini memberikan masukan yang lebih terperinci kepada pengambil keputusan untuk menentukan langkah selanjutnya.
5.2.4. Fase Penelaah (Review) Berdasarkan hasil dari grafik AHP diatas, pengambil keputusan dapat menentukan bahwa prioritas masalah yang harus diselesaikan adalah masalah pada proyek Zero Loss Corrosite Plant dan proyek Flare Gas Flowmeter walaupun urutan prioritas pekerjaannya hanya berada pada nomor 2 dan 4. Hal ini dikarenakan proyek dengan prioritas tertinggi yaitu Water treatment Plant menunggu
keputusan
dari
Pusat
sehingga
divisi
Project
Eng.
dapat
mengesampingkan masalah pada proyek tersebut. Tetapi apabila masalah tersebut telah didisposisikan kembali kepada Project Eng. maka Barchart akan berwarna merah dan Project Eng. harus mengutamakan kembali masalah tersebut. Dalam grafik juga bisa diperhatikan bahwa walaupun total proyek yang masuk adalah 10 unit, namun apabila dalam proyek tersebut tidak ada subyek masalah, maka unit proyek tersebut tidak dimasukkan dalam perhitungan AHP. Begitu juga dengan Subyek, apabila Subyek telah dideklarasikan, namun belum ada surat perintah yang masuk untuk penanganannya maka Subyek dalam Proyek tidak akan dihitung dalam AHP. Grafik ini tentunya dapat berubah-ubah sesuai dengan masuknya data yang terbaru oleh bagian administrasi. Grafik dengan menggunakan database ini selalu terupdate bersamaan dengan waktu yang berjalan dengan formula yang sama, terkecuali ada kebijakan tersendiri dari otoritas untuk mengubah kriteria penilaian terhadap suatu masalah.
79
