BAB V ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH

Universitas Mercubuana

BAB V ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH

5.Analisa Sistem Informasi

5. 1.1 Analisa Sistem Informasi Early Warning System (EWS) Sistem informasi Early Warning System (EWS) adalah suatu program yang digunakan untuk memonitor status dari order dari PT.X serta stock dari supplier. Tujuannya agar kedua belah pihak bisa mengetahui dengan cepat apabila ada masalah yang bisa mengakibatkan terjadinya resiko line stop pada produksi. EWS dikembangkan di departemen Purchasing Administration bekerja sama dengan departemen Logistik. Keuntungan yang didapat oleh PT.X dengan adanya penerapan sistem informasi Early Warning System yaitu: 1.

Membantu dalam memonitor stok yang dimiliki supplier sehingga dapat mempercepat dalam memperoleh informasi apakah stok di supplier dapat memenuhi kebutuhan produksi PT. X atau tidak,

2.

Membantu dalam memonitor keberangkatan pengiriman part dari supplier,

3.

Membantu dalam memonitor proses good receipt (GR) di PT.X

38


4.

Membantu PT X dalam melakukan proses pendistribusian technical documents. Technical documents ini meliputi dokumen: 

RDDP (Request for Design and Development), yaitu technical document yang berisi gambaran part yang akan dibuat, namun belum memiliki spesifikasi detail, masih 2 dimensi. RDDP ini biasanya ditawarkan kepada supplier, apakah supplier bisa membuat part dengan spesifikasi yang tertera pada RDDP.



Drawing, yaitu technical document yang berupa gambar part dengan spesifikasi yang lebih detail. Ini dijadikan dasar bagi supplier untuk memproduksi part yang diorder oleh PT X.



ECI (Engineering Change Request), yaitu technical document yang berisi perubahan atau modifikasi dari suatu part.

5.

Membantu mencegah terjadinya tagihan dari supplier yang outstanding (belum terbayar) oleh PT. X yang disebabkan oleh masalah GR di PT X.

39


5.1.2

Time study Pada saat Early Warning System

diimplemantasi terdapat

perbedaan

dibandingkan dengan sebelumnya, dimana waktu yang dihabiskan untuk melakukan koordinasi dapat dikurangi, dapat dilihat pada tabel dibawah. Waktu Koordinasi Stop Line yang Disebabkan Oleh Delivery ( setelah penggunaan EWS) Waktu yang diperlukan (menit )

No.

PIC

1

Bag. Produksi Supplier

Memberikan barcode pada buffer stock agar stock bisa dipantau sistem EWS jika stock tidak mencukupi maka icon "STOCK" akan berwarna merah pada display EWS maka semua user EWS akan mengetahuinya.

20

2

Bag. Iogistic Supplier

Menscann semua part yang akan diloading kedalam truck, jika tidak dilakukan sesuai dengan PO maka Icon "LOADING" pada EWS akan berwarna merah dan semua user EWS akan mengetahuinya.

15

Jika barang tidak sampai gudang PT.X dan petugas inventory tidak Bag. Inventory - PT. X melakukan scann barcode pada waktunya maka icon "STOCK" akan berwarna merah, dan semua user EWS akan mengetahuainya

15

3

4

EWS

Aktivitas

Secara otomatis mencatat waktu keterlambatan supply

10

5

Bag. Log, Purchasing Mengundang pihak supplier untuk melakukan meeting membahas & Production control penyebab stop line & pencegahannya PT. X

6

Bag. PCD - PT. X

Mendata delay, menghitung part yang dibutuhkan dan menjadwalkan produksi untuk recovery

30

7

Supplier

Supplier segera menjalankan recovery sebelum bufferstock habis

30

60

Total:

180 Menit 3.0 Jam

Tabel. 5.1 Takt time setelah penerapan EWS di PT. X

Semula koordinasi untuk mengatasi line sstop memerlukan waktu 4 jam karena dalam kondidi ini biasanya tiap – tiap bagian saling menunggu laporan dari proses sebelumnya, kini waktu tersebut dapat direduksi menjadi 3 jam. sementara proses penyampaian informasi masih bersifat konvensional melalui telepon atau email ke P.I.C terkait yang terkadang tidak sedang tidak dilokasi.

40


E.W.S dengan monitor yang ditempatkan pada ruang kerja bagian yang terkait akan membuat semua personel pada suatu area kerja dapat dengan mudah memantau kondisi arus material lintas perusahaan.

5.1.3

Proses Bisnis Ordering Part Sistem informasi Early Warning System yang diimplementasikan oleh

ADM berkaitan erat dengan proses ordering oleh PT X dan pemenuhan order oleh supplier. Secara garis besar, proses bisnis ordering part dapat ditunjukkan pada gambar 5.2.1

Gambar 5.1 Flow Chart Proses Bisnis Ordering Part

41


Dalam pelaksanaannya, proses bisnis ordering part terbagi menjadi tiga tahapan utama yaitu: 1.

Proses pembuatan Delivery Note (DN) dan pendistribusian DN ke supplier.

2.

Proses delivery part,

3.

Proses receiving part. Proses bisnis ordering part di PT X dimulai dengan didistribusikannya

Purchase Order (PO) dari departmen Production Control kepada seluruh supplier. Berdasarkan PO tersebut, supplier akan mempersiapkan material untuk memproduksi part sesuai order dari X. Untuk penarikan harian, departemen Logistik PT X akan membuat Delivery Note (DN) yang akan didistribusikan kepada supplier.

Start

PO

Membuat DN

DN

Finish

Gambar 5.2 Proses Pembuatan Delivery Note (DN)

42


Setelah menerima DN, maka supplier akan melakukan persiapan dan pengiriman part sesuai cycle time yang telah ditetapkan oleh PT X. Sebelum melakukan pengiriman, supplier akan memberikan informasi atau melakukan update terkait kondisi dan jumlah stok yang ada di supplier. Supplier melakukan update data stok per cycle pengiriman.

Start

part surat jalan DN

supplier kirim part ke ADM

part surat jalan DN

Finish Gambar 5.3 Flow Proses Delivery Part

43


Setelah part sampai di PT X, maka bagian receiving akan melakukan penerimaan barang dengan memproses atau men-scan DN yang dibawa saat pengiriman tersebut. Ini menandakan bahwa part yang di-order melalui suatu nomor DN telah dikirim oleh supplier ke PT. X dan DN tersebut dinyatakan closed.

Start

part surat jalan DN

scanning DN

part surat jalan DN

Finish

Gambar 5.4 Flow Proses Receiving Part

44


5.1.4

Sistem Informasi Early Warning System Gambaran dari sistem informasi Early Warning System (EWS) adalah

sama dengan seismograph untuk mendeteksi terjadinya bencana. Dari aplikasi EWS ini, PT X akan menangkap sinyal dari supplier terkait kondisi stok dan delivery mereka. Sinyal yang ditangkap oleh EWS, kemudian akan ditampilkan dalam bentuk sinyal warna merah, kuning, dan hijau.

Warna

Kondisi Merah

Menunjukkan bahwa ada masalah, baik di supplier maupun di bagian penerimaan ADM.

Kuning

Menunjukkan adanya potensi untuk terjadi masalah.

Warna

Kondisi Hijau

Menunjukkan bahwa kondisi aman, segalanya sesuai rencana.

Tabel 5.2 Sinyal Warna di Sistem Informasi Early Warning System

45


5.1.5 Aplikasi Tambahan Aplikasi EWS memiliki peranan penting di dalam proses ordering part. Aplikasi EWS memiliki fitur-fitur yang dapat digunakan untuk mendukung proses ordering part. 1.

Proses pembuatan Delivery Note (DN) dan pendistribusian DN ke supplier Fitur yang disediakan oleh EWS untuk mendukung proses ini adalah proses capture data Delivery Note (DN) dari Anbunka System. EWS akan mengambil data dari sistem tersebut sehingga kemudian akan dapat didownload oleh supplier dalam bentuk DN.

2.

Proses delivery part Pada tahap ini supplier akan mengirimkan data ke PT X berupa jumlah stok terakhir yang ada di supplier dan data pengiriman supplier untuk memenuhi satu DN tertentu yang diminta oleh PT X melalui email. Data dari email ini kemudian akan secara otomatis dibaca oleh aplikasi EWS. Dari data ini, EWS akan melakukan kalkulasi sehingga dapat ditampilkan status kondisi supplier dalam bentuk sinyal warna.

3.

Proses receiving part Fitur yang disediakan oleh EWS untuk mendukung proses ini adalah proses capture data good receipt dari Anbunka System. EWS akan mengambil data good receipt dari sistem Anbunka, kemudian kondisi terakhir akan ditampilkan dalam bentuk sinyal warna.

46


Selain fitur utama untuk mendukung proses ordering part, EWS juga memiliki fitur tambahan untuk membantu dalam proses pengambilan technical document. Fitur ini memungkinkan supplier mengetahui technical document apa saja yang harus diambil di PT X. Fitur ini merupakan otomatisasi proses sebelumnya dimana PT X harus mengirimkan email kepada tiap supplier yang harus mengambil technical document di PT. X.

Aplikasi EWS terdiri atas 6 menu utama, yaitu: 1.

Home Menu ini menunjukan tampilan awal aplikasi EWS ketika user yang mempunyai otorisasi atau kewenangan berhasil melakukan login.

47


2.

Inquiries, memiliki 3 submenu, yaitu: a. Order Inquiry Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi secara detail Status Order. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 5.4.

Gambar 5.4 Tampilan submenu Order Inquiry

48


b. Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi safety stock, standard stock, dan PT. X stock secara detail per item part. Tampilan submenu ini kjjkdapat dilihat pada gambar 5.5.

Gambar 5.5 Tampilan submenu Stock Inquiry

49


c.

Email Inquiry Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi setiap email yang masuk ke EWS. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 5.6.

Gambar 5.6 Tampilan submenu Email Inquiry

50


3.

Technical Distribution, memiliki 2 submenu, yaitu: a. Technical Distribution Query Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi technical document dari PT X yang harus diambil oleh supplier. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 5.7.

Gambar 5.7 Tampilan submenu Technical Distribution inquiry

51


b. ECI Implementation Update Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi Update ECI Implementation dengan supplier melakukan upload data berdasarkan format yang telah ditentukan ke PT ADM. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 5.8.

Gambar 5.8 Tampilan submenu ECI Implementation Update

52


4.

Download, memiliki submenu Supplier Data Menu ini berfungsi untuk melakukan download dan menampilkan data DN dan stock. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 5.9.

Gambar 5.9 Tampilan submenu Download Supplier Data

53


5.

Change Password Menu ini berfungsi untuk melakukan perubahan atau update password. Tampilan menu ini dapat dilihat pada gambar 5.10.

Gambar 5.10 Tampilan Menu Change Password 6.

Logout Menu ini berfungsi untuk melakukan perintah untuk keluar dari login Anda. Di sisi PT. X, selain fungsi-fungsi pendukung, ada 2 menu utama yang

berfungsi untuk menampilkan status tiap-tiap supplier.

54


1.

EWS Status Menu ini merupakan menu untuk menampilkan informasi tentang supplier yang memiliki problem pada salah satu query. Tampilannya dapat dilihat pada gambar 5.11.

Gambar 5.11 EWS Status

55


2.

EWS Display Status Menu ini merupakan menu ini merupakan untuk menampilkan informasi Supplier Order Status secara umum yang akan ditampilkan pada layar. Tampilan menu ini dapat dilihat pada gambar 5.12.

Gambar 5.12 Tampilan EWS Display Status

5.1.6

Kebutuhan Teknis Sistem Untuk menjalankan sistem informasi Early Warning System dengan baik,

maka dibutuhkan spesifikasi perangkat keras, perangkat lunak, database, jaringan, bahasa pemrograman yang sesuai agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik.

56


Berikut spesifikasi kebutuhan teknis sistem informasi Early Warning System. 1.

Perangkat Keras -

Server: HP Proliant DL380G5 

Processor (1) Quad –Core Intel Xeon Processor E5420 (2.50 GHz, 80 Watts, 1333 FSB) Cache Memory 12MB (2 x 6MB) Level 2 cache – Intel Xeon processor 5400 Sequence



Memory 2 GB (2 x 1 GB) PC2-5300 Fully Buffered DIMMs (DDR2667) with Adcanced ECC, mirrored and online spare memory capabilities



Network Controller Two Embedded NC373i



Multifunction Gigabit Server Adapters



Storage Controller HP Smart Array P400/256MB



Controller (RAID 0/1/1+0/5)



Internal Storage support up to 1.168TB



Form Factor Racj (2U), Height :3.38-inch/8.59 cm; Depth : 26 inches (66 cm)



Availability Hot Plug Fully Redundant Fans Standard 146GB 10K SAS 2.5 HDD

-



HP Slim 8x/24x DVD-ROM (Optical Drive)



HP RPS 350/370/380 G5Kit (2nd Power Supply for Redundant)

Komputer Developer: 

Intel(R) Pentium(R) 4 CPU (2.66GHz, FSB Intel Netburst 64-bit,

57


1MB cache) 

SiS 661FX Chipset



1 GB DIMM SDRAM, 2 GB (2DIMMs) Max. RAM



SiS Mirage Graphics (32 MB) SiS 330 Integrated



SiS 7012 Audio Device, Realtek AC97 Audio



ST340014A (40 GB, 7200 RPM, Ultra-ATA/100)



LITE-ON COMBO SOHC-5232K



SiS 900-Based PCI Fast Ethernet Adapter



Standard 101/102-Key or Microsoft Natural PS/2 Keyboard, PS/2 Compatible Mouse

-



8x USB 2.0, Serial, LAN, Keyboard, Mouse, Audio Mini Tower



ATX, Desktop Case, 350 W



BenQ G700 34 cm x 27 cm (17.1")

Komputer Client: Corporate Desktop PC Veriton M460 

Intel Pentium Core 2 Duo E4500 (2.2GHz, FSB 800, 2MB Cache)



Intel G31 Express-ICH7 Chipset



1-GB DDR-2 SDRAM PC-5300, 2 GB (2DIMMs) Max. RAM



Intel Graphics Media Accelerator 3100 DVMT 128 MB (Shared)



Integrated Intel High Definition Audio with 7.1 channel Surround Sound



80 GB Serial ATA/150 7200 RPM



DVD Combo Drive ; Internal Modem 56K



Integrated 10/100/1000 LAN

58


2.



Acer USB Keyboard, Acer Optical Mouse



8x USB 2.0, Serial, LAN, Keyboard, Mouse, Audio Mini Tower



ATX, Acer fixed 250w



Including Acer LCD Monitor 15”

Perangkat Lunak -

Wind. XP Pro-SP2/Vista

-

Including software Acer Empowering Technology

3.

Bahasa Pemrograman: VB 6 dan PHP

4.

Database: SQL Server 2005

5.2

Analisis Cost and Benefit Analisis Cost and Benefit dalam metode penghitungan investasi

pengembangan teknologi informasi menggunakan prinsip memperbandingkan biaya yang harus dikeluarkan dengan manfaat dengan manfaat yang diperoleh oleh perusahaan. Pendekatan ini biasa dipergunakan di dalam situasi di mana penggunaan teknologi informasi memberikan manfaat yang tangible dan cenderung mudah diukur (measurable) secara kuantitatif. Analisis cost and benefit meliputi analisis biaya pengembangan proyek (Development Cost) yang akan menggunakan lembar kerja biaya pengembangan (Development Cost Worksheet), analisis biaya berjalan proyek (Ongoing Expanses) yang akan menggunakan lembar kerja biaya berjalan (Ongoing Expanses Worksheet) dan kemudian akan di konversikan dampak ekonomis ke

59


dalam lembar kerja dampak ekonomis (Economics Impact Worksheet) yang akan dilakukan untuk periode 5 tahun, dari tahun 2011 sampai dengan 2015.

5.2.1

Analisis Biaya Pengembangan Biaya pengembangan sistem informasi Early Warning System merupakan

biaya yang dikeluarkan oleh PT X untuk mengembangkan sistem informasi tersebut yang terbagi menjadi biaya perangkat keras, perangkat lunak, pembangunan sistem dan pemprograman. Analisis biaya pengembangan ini terdiri atas biaya perangkat keras, biaya perangkat lunak, dan biaya tenaga kerja. 1.

Biaya Perangkat Keras Biaya perangkat keras merupakan semua biaya yang dibutuhkan untuk pembelian peralatan fisik komputer. PT X mengeluarkan biaya perangkat keras untuk pengembangan aplikasi Early Warning System sebesar Rp. 139.652.500,- yang dijabarkan dalam tabel 4.3. Hardware

Price ($)

Price (Rp)

Qty

Amount (Rp)

Server

3.745

1

35.577.500

Backup Server

3.650

1

34.675.000

540

5

25.650.000

5

43.750.000

PC LCD TV Samsung

8.750.000

Total

139.652.500

Kurs : 1 USD = 9.500 IDR Tabel 5.3 Rincian Biaya Perangkat Keras

60


2.

Biaya Perangkat Lunak Pengembangan perangkat lunak Early Warning System ini membutuhkan biaya perangkat lunak berupa biaya lisensi SQL processor base dan pembuatan account email senilai Rp. 26.033.250,- yang dijabarkan pada tabel 4.4.

Software

Price ($)

Licesne SQL

Price (Rp) 26.000.000

IMSS

3,5

Qty

Amount (Rp)

1

26.000.000

1

33.250

Total

26.033.250

Kurs : 1 USD = 9.500 IDR Tabel 5.4 Rincian Biaya Perangkat Lunak

3.

Biaya Tenaga Kerja Pengembangan

aplikasi

perangkat

lunak

Early

Warning

System

membutuhkan biaya tenaga kerja antara lain Project Manager, Application Consultant, Technical sebesar Rp. 146.789.000,- yang dijabarkan pada tabel 5.6.

61


Resource

Price

Man

(Rp)

Days

Amount (Rp)

Anbunka System

 Project Manager

950.000

3

2.850.000

 Apllication Consultant

850.000

6

5.100.000

 Technical

850.000

3

2.550.000

 Project Manager

2.250.000

10

22.500.000

 Apllication Consultant

1.250.000

75

93.750.000

 Tester

750.000

15

11.250.000

 Technical

500.000

15

7.500.000

Early Warning System

Bracket installation Total

2.289.000 147.789.000

Tabel 5.5 Rincian Biaya Tenaga Kerja

Berdasarkan rincian biaya di atas, maka total biaya yang dikeluarkan oleh PT X dalam pengembangan aplikasi EWS yaitu sebesar Rp. 313.474.750,-. Berikut total biaya pengembangan aplikasi EWS yang ditunjukkan pada tabel 5.6. Penghitungan biaya pengembangan ini akan dikonversikan ke dalam lembar kerja dampak ekonomis (Economics impact worksheet).

62


Jenis Biaya

Jumlah (Rp.)

Biaya Perangkat Keras

147.789.000

Biaya Perangkat Lunak

26.033.250

Biaya Tenaga Kerja

139.652.500

Total

313.474.750 Tabel 5.6 DevelopmentCost Worksheet

5.2.2

Analisis Biaya Berjalan Beban yang sedang berjalan merupakan keseluruhan beban yang harus

ditanggung oleh PT X selama sistem informasi EWS dioperasikan selama lima tahun (2011-2014), yang meliputi tiga jenis biaya yaitu biaya pemeliharaan (maintenance), biaya operasional, biaya penggunaan account email. 1.

Biaya pemeliharaan (maintenance) perangkat keras dan piranti lunak yang termasuk biaya pemeliharaan aplikasi, pemeliharaan database, dan pemeliharaan server dengan biaya tiap tahunnya sebesar Rp. 76.000.000,-

2.

Biaya operasional meliputi biaya pemakaian listrik untuk 5 buah PC dengan daya masing-masing 330 W, 2 buah server dengan daya masing-masing 1170 W, dan 5 buah LCD TV dengan daya masing-masing 500 W. Sehingga biaya operasional listrik pertahun dengan tarif dasar listrik per januari 2009 sebesar Rp.1.023 per kwH adalah 365 x 24 x 1 kwH x 6,49 x Rp. 1.023 = Rp. 58.160.005,-

63


3.

Biaya penggunaan account email senilai Rp. 60.000 per bulan. Sehingga biaya penggunaan account email selama 1 tahun adalah 12 x Rp. 60.000 = Rp. 720.000,Diasumsikan bahwa tingkat inflasi setiap tahunnya adalah 10 %, berikut

rincian biaya yang sedang berjalan yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjalankan aplikasi Early Warning System selama lima tahun ke depan yang ditunjukkan pada tabel 4.7. Jenis Biaya

Biaya

Biaya (Rp.) 2011

2012

2013

2014

2015

76.000.000

83.600.000

91.960.000 101.156.000 111.271.600

58.160.005

63.976.006

70.373.606

77.410.967

85.152.063

720.000

792.000

871.200

958.320

1.054.152

pemeliharaan Biaya operasional Account Email Total

134.880.005 148.368.006 163.204.806 179.525.287 197.477.815 Tabel 5.7 Ongoing Expenses Worksheet

5.2.3

Kuantifikasi Manfaat Langsung Kuantifikasi manfaat langsung dilakukan untuk menentukan manfaat atau

dampak langsung yang didapat dari pengimplementasian aplikasi EWS pada PT X. Dampak ekonomis atau penghematan yang terlihat adalah adanya pengurangan biaya telepon, biaya pencetakan kertas, tenaga kerja, dan biaya tinta printer. 1.

Penghematan biaya pemakaian telepon

64


Sebelum adanya aplikasi EWS, bagian Logistik selalu menelepon suppliersupplier untuk memastikan apakah part-part dari masing-masing supplier tersebut siap untuk dikirim ke PT X untuk mendukung produksi dan untuk mengecek posisi part pada saat dilakukan pengiriman. Namun, setelah adanya aplikasi ini, bagian Logistik tidak perlu lagi melakukan hal-hal tersebut karena melalui aplikasi EWS dapat terlihat kondisi stok supplier sehingga dapat diketahui kesiapan supplier. Penghematan biaya telepon yang dapat dilakukan adalah sejumlah Rp.450.000 x 12 = Rp. 5.400.000,- selama 1 tahun. 2.

Penghematan biaya pencetakan kertas untuk tanda terima pengambilan technical documents Sebelum adanya aplikasi EWS, pembuatan tanda terima pengambilan technical documents memerlukan 1 rim per bulan. Namun, setelah adanya aplikasi ini maka dapat dilakukan penghematan biaya penggunaan kertas sebesar Rp. 50.000 x 1 x 12 = Rp. 600.000,- per tahun.

3.

Penghematan biaya tenaga kerja pencetak tanda terima technical documents. Pencetakan tanda terima technical documents memerlukan 1 orang staf magang. Namun, setelah adanya aplikasi Early Warning System ini, tidak perlu ada lagi staf khusus untuk mencetak tanda terima. Penghermatan yang dapat dilakukan perusahaan adalah sebesar Rp. 1.200.000 x 1 x 12 = Rp. 14.400.000,- per tahun.

4.

Penghematan biaya tinta printer untuk mencetak tanda terima pengambilan technical documents

65


Sebelum adanya aplikasi EWS, pembuatan tanda terima pengambilan technical documents memerlukan pemakaian tinta printer. Namun, setelah adanya aplikasi ini maka dapat dilakukan penghematan biaya penggunaan penggunaan tinta printer sebesar Rp. 900.000,- x 6 = Rp. 5.400.000,- per tahun. Ringkasan pengurangan biaya operasional dari pengimplementasian aplikasi Early Warning System dapat dilihat pada tabel 5.8. Tingkat inflasi diperkirakan 10 % dari tahun 2011-2015. Jenis Pengurangan Biaya

Biaya (Rp.) 2011

Penghematan biaya

2012

2013

2014

2015

5.400.000

5.940.000

6.534.000

7.187.400

7.906.140

600.000

660.000

726.000

798.600

878.460

14.400.000

15.840.000

17.424.000

19.166.400

21.083.040

5.400.000

5.940.000

6.534.000

7.187.400

7.906.140

25.800.000

28.380.000

31.218.000

34.339.800

37.773.780

pemakaian telepon Penghermatan biaya pencetakan kertas Penghematan biaya tenaga kerja Penghematan biaya tinta printer Total

Tabel 5.8 Ringkasan Kuantifikasi Manfaat Langsung

66

Universitas Mercu Buana

5.3

Faktor-Faktor Domain Bisnis Dalam domain bisnis ini terdapat empat bagian faktor utama yang terdiri

dari Strategic Values, Stakeholders Values, Competitive Strategic Risk, dan Organizational Risk and Uncertainty. 1.

Strategic Values Beberapa nilai berikut merupakan nilai yang diperhitungkan dalam hubungannya dengan strategi bisnis perusahaan. Strategic values terdiri dari empat faktor yaitu: a. Strategic Match Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana sistem informasi EWS dapat mendukung dan membantu organisasi untuk mencapai tujuan atau sasaran bisnisnya. b. Competitive Advantage Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana sistem informasi EWS dapat mempertahankan dan meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan. Sistem informasi EWS mampu menghasilkan informasi yang selalu akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga sistem ini mempunyai nilai tambah yang dapat membantu perusahaan untuk terus meningkatkan keunggulan dan bersaing dengan perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sama.

67


c. Competitive Response Faktor ini berhubungan dengan tingkat kegagalan yang berakibat terhadap kemampuan bersaing perusahaan. Salah satu faktor yang dapat menyebabkan tingkat kegagalan bersaing menjadi tinggi adalah dengan adanya proses penundaan penggunaan sistem aplikasi untuk mendukung proses bisnis. Dengan adanya penundaan tersebut dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. d. Management Information for Critical Success Factors Faktor ini berhubungan dengan kemampuan manajemen dalam menyebarkan informasi mengenai keputusan yang diambil merupakan keputusan penting bagi perusahaan. Sistem informasi EWS pada PT X mempunyai kemampuan dalam menyediakan informasi yang secara tepat dan akurat sehingga dapat mendukung untuk pengambilan keputusan dengan baik guna menjalankan aktivitas bisnis perusahaan.

2.

Stakeholder Values Beberapa nilai berikut merupakan nilai yang diperhitungkan oleh perusahaan dalam hubungannya dengan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Stakeholder values terdiri dari tiga faktor yaitu: a. Service and Quality Faktor ini berkaitan untuk mengetahui seberapa besar dampak penerapan sistem informasi EWS terhadap peningkatan pelayanan dan kualitasnya

68


yang dapat dicapai oleh perusahaan. Pelayanan dan kualitas merupakan faktor yang cukup penting bagi PT X untuk mencapai kesuksesan. Sistem informasi EWS yang diterapkan tidak berkaitan langsung dengan pelanggan dan kualitas produk yang tercipta, tetapi lebih mengarah kepada penggunaan untuk pihak manajemen dalam mendapatkan informasi yang cepat, akurat.

b. Agility, Learning, and Empowerment Faktor ini berfokus kepada kemampuan dari karyawan dan proses bisnis yang ada pada perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan situasi yang baru akibat adanya penerapan sistem informasi EWS. Faktor ini mempengaruhi kondisi perusahaan dimasa yang akan datang. Dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS, kemampuan belajar dan pemberian wewenang untuk karyawan membuat PT X dapat menghadapi perubahan dalam lingkungan yang kompetitif.

c. Cycle Time Faktor ini berkaitan dengan dampak yang dapat terjadi akibat pengimplementasian sistem informasi EWS terhadap semua komponen atau elemen yang terlibat di dalam suatu proses. Sistem informasi EWS menyebabkan peningkatan dalam hal waktu pada beberapa proses bisnis yang ada di perusahaan. Penundaan proyek ini menyebabkan hilangnya kemampuan bersaing perusahaan.

69


3.

Competitive Strategy Risk Nilai berikut merupakan nilai yang diperhitungkan oleh perusahaan dalam hubungannya dengan respon terhadap resiko dan ketidakpastian dari investasi teknologi informasi. Competitive Strategy Risk terdiri dari satu faktor yaitu: Faktor ini berkaitan dengan besarnya resiko bisnis yang mungkin timbul karena diimplementasikannya sistem informasi EWS. Risiko yang dimaksud merupakan resiko jangka panjang yang dapat mempengaruhi strategi dan proses bisnis yang sudah ada di dalam perusahaan. Penerapan sistem informasi EWS memiliki resiko yang rendah karena telah dilakukan perencanaan strategis sistem informasi yang matang, adanya penyesuaian terhadap kebutuhan bisnis EWS itu sendiri, bagian-bagian terkait sudah dipersiapkan untuk mendukung sistem tersebut, sehingga hal ini menyebabkan resiko yang muncul tidak tinggi.

4.

Organizational Risk and Uncertainty Faktor ini berkaitan dengan proses kerja dalam perusahaan dengan lingkungannya yang mampu membawa perubahan yang dibutuhkan oleh sistem informasi EWS. Sistem informasi EWS merupakan bagian dari perencanaan strategis PT X dimasa yang akan datang. Jika sewaktu-waktu terjadi perubahan dalam strategi bisnis perusahaan, maka sistem ini akan mampu beradaptasi dengan baik dan mampu untuk mendukung strategi bisnis perusahaan yang baru tersebut.

70


5.4

Faktor-Faktor Domain Teknologi Pada sub bab ini dilakukan penilaian terhadap faktor-faktor yang

berhubungan dengan domain teknologi pada PT X. Nilai-nilai skor dari kuesioner merupakan penilaian dasar dari faktor-faktor dalam domain teknologi. Kuesioner ini disebarkan ke pihak-pihak yang berkaitan langsung dengan faktor domain teknologi untuk sistem informasi EWS. Dalam domain teknologi ini terdapat tiga bagian faktor utama yang terdiri dari Strategic Values (Strategic IT Architecture), Competitive Strategic Risk (IT Strategy Risk), dan Organizational Risk and Uncertainty (IT Definitional Uncertainty, IT Technical and Implementation, IT Service Delivery). 1.

Strategic Values Faktor ini berkaitan dengan derajat dimana sistem informasi EWS diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem informasi perusahaan. Sistem informasi EWS merupakan bagian integral dari perencanaan strategis informasi perusahaan dan memiliki pengembalian yang sedang. Sistem ini bukan merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam blue print organisasi tetapi terkait dengan prasyarat proyek lainnya.

2.

Competitive Strategic Risk Faktor ini berkaitan dengan resiko yang mungkin terjadi dari strategi teknologi informasi dalam jangka panjang. Risiko ini meliputi arsitektur dan platform, ketergantungan sistem, dan perubahan bisnis.

71


3.

Organizational Strategy Risk and Uncertainty a. IT Definitional Uncertainty Faktor ini mengukur derajat sejauh mana kebutuhan dan spesifikasi serta kompleksitas area diketahui dengan jelas. Faktor-faktor ini meliputi perubahan-perubahan yang mungkin saja terjadi. Sistem informasi EWS mampu menjawab kebutuhan bisnis karena kebutuhan bisnis dan spesifikasi sistem ini telah diketahui dengan jelas termasuk persyaratan sistem dan ruang lingkup areanya, serta memiliki probabilitas perubahan non rutin yang rendah. b. IT Technical and Implementation Faktor ini berkaitan dengan kesiapan teknis dalam mengimplementasikan sistem informasi EWS. Ada lima komponen penting yang termasuk ke dalam faktor ini yaitu keterampilan yang dibutuhkan, ketergantungan perangkat keras, ketergantungan perangkat lunak (selain application software),

piranti

lunak

aplikasi

(application

software),

dan

ketergantungan terhadap implementasi perangkat lunak itu sendiri. c. IT Service Delivery Faktor ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang dihadapi oleh perusahaan dengan adanya penerapan sistem informasi EWS. Risiko ini bersifat jangka pendek dan terjadi karena adanya kegagalan sistem baru maupun belum terbiasannya pengguna terhadap sistem ini.

72


Dalam mengimplementasikan sistem informasi EWS, perusahaan hanya melakukan perubahan terhadap beberapa layanan komputer. Selain itu, investasi-investasi awal yang terkait pada sistem informasi EWS di luar biaya langsung proyek ini relatif kecil.

73

BAB V ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH

Recommend Documents