BAB III ANALISIS SISTEM Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan adalah suatu kegiatan untuk mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur, dan data serta informasi yang terkait. Kegiatan ini menggambarkan suatu sistem pada model yang dapat mengidentifikasi seluruh aspek yang terlibat dalam sistem tersebut. Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah : a.
Menelusuri bagaimana sistem berjalan, dengan memperhatikan proses, aliran data, atau informasi, dan pelaku sistem (dalam flowmap sistem yang sedang berjalan).
b.
Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perangkat lunak yang akan dikembangkan.
c.
Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem baru yaitu proses, dan subproses yang dapat dimodifikasi ke arah yang lebih baik.
3.1
Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Prosedur merupakan tahapan – tahapan, langkah – langkah yang dilalui
untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Setiap langkah dalam prosedur tersebut harus dianalisa sedemikian rupa, sehingga proses bisnis didalamnya akan menjadi lebih lengkap dan rinci. Yang nantinya pada tahap perancangan sistem akan menjadi lebih mudah untuk dilakukan.
29
30
3.1.1 Prosedur Penentuan Bobot Per Jenis Redaktur a.
Kepala Perwakilan Batam Pos memberikan nilai bobot penilaian per jenis redaktur kepada Departemen Umum dan Keuangan.
b.
Lalu nilai bobot penilaian per jenis redaktur tersebut dicatat oleh bagian Departemen Umum dan Keuangan menjadi catatan bobot dan kemudian diserahkan kembali ke Kepala Perwakilan Batam Pos untuk diarsip. Untuk lebih jelasnya prosedur saat penentuan bobot per jenis redaktur dapat
dilihat pada gambar flowmap berikut ini : Flowmap Berjalan Penentuan Bobot Per Jenis Redaktur Kepala Perwakilan Nilai bobot penilaian per jenis redaktur
Departemen Umum dan Keuangan Nilai bobot Penilaian per jenis redaktur
Catat bobot
Catatan Bobot
Catatan Bobot
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penentuan Bobot Per Jenis Redaktur
3.1.2 Prosedur Penilaian Karyawan Batam Pos Yang Sedang Berjalan a.
Departemen Umum dan Keuangan memberikan formulir karyawan kepada Kepala Perwakilan Batam Pos untuk diberikan penilaian.
b.
Oleh Kepala Perwakilan memberikan penilaian berdasarkan pemantauan dan hasil berita yang telah dikerjakan.
31
c.
Lalu hasil penilaian tersebut diberikan kepada Departemen Umum dan Keuangan untuk melakukan penyeleksian karyawan dengan menggunakan metode TOPSIS.
d.
Lalu dihasilkan laporan karyawan dan diberikan kepada Kepala Perwakilan untuk diambil keputusan lalu diarsip. Untuk lebih jelasnya prosedur saat penilaian karyawan Batam Pos dapat
dilihat pada gambar flowmap berikut ini : Flowmap Berjalan Penilaian Karyawan
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Penilaian Karyawan
32
3.2
Analisis Kelemahan Sistem Analisa sistem merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan dengan tujuan
untuk memahami cara kerja dari sistem pada suatu instansi/objek yang diteliti. Salah satu dari tujuan memahami cara kerja dari sistem tersebut adalah untuk mencari kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama dan memperbaikinya untuk hasil kinerja (output) sistem yang lebih maksimal. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka ditemukan beberapa kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan di Batam Pos, diantaranya : a.
Dalam penyeleksian karyawan dengan metode TOPSIS masih dilakukan secara manual, sedangkan hasil seleksi diperlukan dalam waktu yang cepat, sehingga hasil penyeleksian dirasakan kurang tepat.
b.
Proses pencarian data bobot per redaktur membutuhkan waktu yang lama karena masih berupa arsip.
c.
Resiko terjadinya kehilangan data bobot per redaktur tinggi, karena dalam penyimpanannya belum menggunakan database.
d.
Proses manual akan lambatnya penyajian informasi dalam bentuk laporan. Untuk mengatasi masalah-masalah diatas maka diperlukan sebuah sistem
yang mampu memperbaiki cara kerja dari seleksi penempatan redaktur, terutama dalam hal pembuatan laporan, sebagai output bagi tersedianya suatu penyajian informasi yang dibutuhkan.
33
3.3
Contoh Soal 1 Pada masa transisi pergiliran jabatan, perusahaan Batam Pos ingin
mengangkat 1 orang wartawan untuk dijadikan redaktur, terdapat 5 tipe redaktur yang tersedia di perusahaan Batam Pos diantaranya Redaktur Halaman Utama, Redaktur Probiz, Redaktur Metropolis, Redaktur Prokepri dan Redaktur Minggu, tentukanlah jabatan redaktur mana yang paling cocok dengan penilaian prestasi 5 orang wartawan tersebut dengan menggunakan metode TOPSIS ! Tabel 3.1 Tabel Penilaian Karyawan No
Nama
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
Johandri
100
80
70
60
60
Tabel 3.2 Tabel Bobot Redaktur No
Redaktur
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
Halaman Utama
30
25
25
10
10
2
Probiz
20
25
30
15
10
3
Metropolis
25
20
35
10
10
4
Prokepri
20
25
25
15
15
5
Minggu
20
30
15
20
15
Langkah 1 adalah dengan membuat matriks keputusan yang ternormalisasi dengan rumus R = x / |x|, dimana |x| = akar dari total pemjumlahan semua point tertentu yang telah dikuadratkan |x| dedikasi = √ (302 + 202 + 252 + 202 + 202) = 52.20
34
|x| kreatifitas = √ (252 + 252 + 202 + 252 + 302) = 56.35 dan seterusnya sehingga menghasilkan nilai Tabel 3.3 Tabel nilai |x| No
Nilai
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
|x|
52.20
56.35
60.00
32.40
27.39
nilai R = x / |x|, dimana x = bobot dan |x| disesuaikan dengan kriterianya Halaman Utama Dedikasi = 30 / 52.20 = 0.5747 Halaman Utama Kreatifitas = 25 / 56.35 = 0.4437 Tabel 3.4 Tabel nilai R No
Redaktur
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
Halaman Utama
0.5747
0.4437
0.4167
0.3086
0.3651
2
Probiz
0.3831
0.4437
0.5000
0.4629
0.3651
3
Metropolis
0.4789
0.3549
0.5833
0.3086
0.3651
4
Prokepri
0.3831
0.4437
0.4167
0.4629
0.5477
5
Minggu
0.3831
0.5324
0.2500
0.6172
0.5477
Langkah 2 adalah dengan membuat matriks keputusan yang ternormalisasi terbobot (tabel Y) dengan mengalikan hasil tabel R dan nilai karyawan sehingga Halaman Utama Dedikasi = 0.5747 x 100 = 57.4796 (nilai belakang koma tidak tertampil pada pembulatan sebelumnya) Halaman Utama Kreatifitas = 0.4437 x 80 = 35.4943 (nilai belakang koma tidak tertampil pada pembulatan sebelumnya)
35
Tabel 3.5 Tabel nilai Y Johandri No
Redaktur
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
Halaman Utama
57.4696
35.4943
29.1667
18.5164
21.9089
2
Probiz
38.3131
35.4943
35.0000
27.7746
21.9089
3
Metropolis
47.8913
28.3954
40.8333
18.5164
21.9089
4
Prokepri
38.3131
35.4943
29.1667
27.7746
32.8634
5
Minggu
38.3131
42.5931
17.5000
37.0328
32.8634
Langkah 3 adalah menentukan matriks solusi ideal positif dan matriks solusi ideal negatif, dimana Y+ adalah nilai tertinggi dari semua kriteria tertentu contohnya dedikasi adalah pada Halaman Utama Dedikasi (57.4696) dan kreatifitas adalah pada Minggu Kreatifitas (42.5931), sedangkan Y- adalah kebalikan dari Y+ sehingga Y- dari dedikasi adalah pada Probiz Dedikasi / Prokepri Dedikasi / Minggu Dedikasi (38.3131) dan kreatifitas pada Metropolis Kreatifitas (28.3954) Tabel 3.6 Tabel nilai Y+ dan Y- Johandri No
Redaktur
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
Y+
57.4696
42.5931
40.8333
37.0328
32.8634
2
Y-
38.3131
28.3954
17.5000
18.5164
21.9089
Langkah 4 adalah menentukan jarak antara nilai setiap alternatif dengan matriks solusi ideal positif(D+) dan matriks solusi ideal negatif(D-), dimana solusi
36
ideal positif dengan rumus total nilai Y - nilai Y+ kemudian diakar dan solusi ideal negatif dengan rumus total nilai Y - nilai Y- kemudian diakar. D+ = √Σ ((Y - Y+)2) D- = √Σ ((Y - Y-)2) Halaman Utama D+ = √ ((57.4696 - 57.4696)2 + (35.4943 - 42.5931)2 + (29.1667 - 40.8333)2 + (18.5164 - 37.0328)2 + (21.9089 - 32.8634)2) = 25.4826 Halaman Utama D- = √ ((57.4696 - 38.3131)2 + (35.4943 - 28.3954)2 + (29.1667 - 17.5000)2 + (18.5164 - 18.5164)2 + (21.9089 - 21.9089)2) = 23.5261 dan kemudian langkah ke 5 adalah menentukan nilai preferensi untuk setiap alternatif(V) dengan rumus D- / (D- + D+) Halaman Utama V = 23.5261 / (23.5261 + 25.4826) = 0.4800 Tabel 3.7 nilai D+, D- dan V Johandri No
Redaktur
D+
D-
V
1
Halaman Utama
25.4826
23.5261
0.4800
2
Probiz
25.6341
21.0323
0.4507
3
Metropolis
27.4986
25.2228
0.4784
4
Prokepri
25.2822
19.8045
0.4393
5
Minggu
30.1897
25.7766
0.4606
Dari hasil nilai V tabel diatas dapat disimpulkan bahwa berdasarkan Metode TOPSIS dengan nilai karyawan dan bobot yang telah ditentukan, jabatan Redaktur yang paling cocok pada Johandri adalah Redaktur Halaman Utama dengan nilai V tertinggi (0.4800).
37
3.4
Contoh Soal 2 Pada masa transisi pergiliran jabatan, perusahaan Batam Pos ingin
mengangkat 1 orang wartawan untuk dijadikan redaktur, terdapat 5 tipe redaktur yang tersedia di perusahaan Batam Pos diantaranya Redaktur Halaman Utama, Redaktur Probiz, Redaktur Metropolis, Redaktur Prokepri dan Redaktur Minggu, tentukanlah jabatan redaktur mana yang paling cocok dengan penilaian prestasi 5 orang wartawan tersebut dengan menggunakan metode TOPSIS ! Tabel 3.8 Tabel Penilaian Karyawan No
Nama
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
Inaka
90
50
75
65
70
Tabel 3.9 Tabel Bobot Redaktur No
Redaktur
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
Halaman Utama
30
25
25
10
10
2
Probiz
20
25
30
15
10
3
Metropolis
25
20
35
10
10
4
Prokepri
20
25
25
15
15
5
Minggu
20
30
15
20
15
Langkah 1 adalah dengan membuat matriks keputusan yang ternormalisasi dengan rumus R = x / |x|, dimana |x| = akar dari total pemjumlahan semua point tertentu yang telah dikuadratkan |x| dedikasi = √ (302 + 202 + 252 + 202 + 202) = 52.20
38
|x| kreatifitas = √ (252 + 252 + 202 + 252 + 302) = 56.35 dan seterusnya sehingga menghasilkan nilai Tabel 3.10 Tabel Nilai Ternormalisasi |x| No
Nilai
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
|x|
52.20
56.35
60.00
32.40
27.39
nilai R = x / |x|, dimana x = bobot dan |x| disesuaikan dengan kriterianya Halaman Utama Dedikasi = 30 / 52.20 = 0.5747 Halaman Utama Kreatifitas = 25 / 56.35 = 0.4437 Tabel 3.11 Tabel Nilai R No
Redaktur
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
Halaman Utama
0.5747
0.4437
0.4167
0.3086
0.3651
2
Probiz
0.3831
0.4437
0.5000
0.4629
0.3651
3
Metropolis
0.4789
0.3549
0.5833
0.3086
0.3651
4
Prokepri
0.3831
0.4437
0.4167
0.4629
0.5477
5
Minggu
0.3831
0.5324
0.2500
0.6172
0.5477
Langkah 2 adalah dengan membuat matriks keputusan yang ternormalisasi terbobot (tabel Y) dengan mengalikan hasil tabel R dan nilai karyawan sehingga Halaman Utama Dedikasi = 0.5747 x 90 = 51.7226 (nilai belakang koma tidak tertampil pada pembulatan sebelumnya) Halaman Utama Kreatifitas = 0.4437 x 50 = 22.1839 (nilai belakang koma tidak tertampil pada pembulatan sebelumnya)
39
Tabel 3.12 Tabel nilai Y Inaka No
Redaktur
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
Halaman Utama
51.7226
22.1839
31.2500
20.0594
25.5604
2
Probiz
34.4817
22.1839
37.5000
30.0892
25.5604
3
Metropolis
43.1022
17.7471
43.7500
20.0594
25.5604
4
Prokepri
34.4817
22.1839
31.2500
30.0892
38.3406
5
Minggu
34.4817
26.6207
18.7500
40.1189
38.3406
Langkah 3 adalah menentukan matriks solusi ideal positif dan matriks solusi ideal negatif, dimana Y+ adalah nilai tertinggi dari semua kriteria tertentu contohnya dedikasi adalah pada Halaman Utama Dedikasi (51.7226) dan kreatifitas adalah pada Minggu Kreatifitas (26.6207), sedangkan Y- adalah kebalikan dari Y+ sehingga Y- dari dedikasi adalah pada Probiz Dedikasi / Prokepri Dedikasi / Minggu Dedikasi (34.4817) dan kreatifitas pada Metropolis Kreatifitas (17.7471) Tabel 3.13 Tabel nilai Y+ dan Y- Inaka No
Redaktur
Dedikasi
Kreatifitas
Keahlian
Disiplin
Kerjasama
1
Y+
51.7226
26.6207
43.7500
40.1189
38.3406
2
Y-
34.4817
17.7471
18.7500
20.0594
25.5604
Langkah 4 adalah menentukan jarak antara nilai setiap alternatif dengan matriks solusi ideal positif(D+) dan matriks solusi ideal negatif(D-), dimana solusi
40
ideal positif dengan rumus total nilai Y - nilai Y+ kemudian diakar dan solusi ideal negatif dengan rumus total nilai Y - nilai Y- kemudian diakar. D+ = √Σ ((Y - Y+)2) D- = √Σ ((Y - Y-)2) Halaman Utama D+ = √ ((51.7226 - 51.7226)2 + (22.1839 - 26.6207)2 + (31.2500 - 43.7500)2 + (20.0594 - 40.1189)2 + (25.5604 - 38.3406)2) = 27.2332 Halaman Utama D- = √ ((51.7226 - 34.4817)2 + (22.1839 - 17.7471)2 + (31.2500 - 18.7500)2 + (20.0594 - 20.0594)2 + (25.5604 - 25.5604)2) = 21.7528 dan kemudian langkah ke 5 adalah menentukan nilai preferensi untuk setiap alternatif(V) dengan rumus D- / (D- + D+) Halaman Utama V = 21.7528 / (21.7528 + 27.2332) = 0.4441 Tabel 3.14 nilai D+, D- dan V Inaka No
Redaktur
D+
D-
V
1
Halaman Utama
27.2332
21.7528
0.4441
2
Probiz
24.8983
21.7219
0.4659
3
Metropolis
26.8098
26.4445
0.4966
4
Prokepri
23.9537
20.9729
0.4668
5
Minggu
30.3685
25.3861
0.4553
Dari hasil nilai V tabel diatas dapat disimpulkan bahwa berdasarkan Metode TOPSIS dengan nilai karyawan dan bobot yang telah ditentukan, jabatan Redaktur yang paling cocok untuk Inaka adalah Redaktur Metropolis dengan nilai V tertinggi (0.4966).
41
3.5
Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mendukung Sistem Pendukung Keputusan di Batam Pos, dibutuhkan
beberapa komponen-komponen dasar yang harus terpenuhi, diantaranya :
3.5.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Pada tahap pengembangan Sistem Pendukung Keputusan Penempatan Redajtur Di Batam Pos dibutuhkan perangkat lunak Visual Studio 2010 dengan menggunakan bahasa pemrograman C# untuk membuat sebuah interface sebagai sarana interaksi antara user dengan data karyawan yang disimpan didalam database dengan menggunakan SQL Server 2008 R2.
3.5.2 Analisis Kebutuhan Informasi Dari analisis yang telah dilakukan pada sistem yang berjalan pada Batam Pos Cabang Tanjungpinang, maka diperoleh beberapa dokumen yaitu :
3.5.2.1 Dokumen Input a.
Catatan Bobot Per Jenis Redaktur
Fungsi
: Untuk bobot penilaian setiap jenis redaktur.
Sumber
: Kepala Perwakilan.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi : Departemen Umum dan Keuangan. Item
: Jenis Redaktur, Dedikasi, Kreatifitas, Keahlian, Disiplin, Kerja Sama
42
3.5.2.2 Dokumen Output a.
Formulir Karyawan
Fungsi
: Pemasukan nilai berdasarkan data karyawan.
Sumber
: Departemen Umum dan Keuangan.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi : Kepala Perwakilan. Item
: Nama, No Identitas, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Alamat, No. Telpon, Dedikasi, Kreatifitas, Keahlian, Disiplin, Kerja Sama.
3.5.3 Analisis Kebutuhan Pengguna Pengguna dari perangkat lunak ini adalah karyawan dari Departemen Umum dan Keuangan Batam Pos yang bertugas untuk menyelesaikan masalah umum seperti penyeleksian karyawan, serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan oleh Kepala Perwakilan.
3.5.4 Analisis PIECES / SWOT Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan atau sering juga disebut dengan analisis pieces.
43
Berikut adalah hasil analisis permasalahan yang dapat dijelaskan dengan pieces (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yaitu : a) Kinerja (Performance) Penyeleksian dengan metode TOPSIS yang dilakukan pada sistem yang berjalan memakan waktu yang lebih lama, karena melihat banyaknya data sehingga dikhawatirkan timbul kesalahan dalam penyeleksian dan berkasberkas penyeleksian terus menerus bertambah sehingga menyulitkan dalam pencarian data yang berdampak pada penurunan kinerja. Sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi proses penyeleksian tidak memakan waktu lebih lama karena telah tersedianya form input yang disediakan oleh aplikasi. Untuk pencarian data juga tidak memakan waktu lama karena sudah tersimpan oleh database dan dapat dicari dengan cepat. b) Informasi (Information) Pada sistem yang berjalan informasi mengenai laporan karyawan dihasilkan lambat dan terkadang salah karena masih dilakukan secara manual. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi informasi yang dibutuhkan dapat dihasilkan dengan cepat karena sudah memiliki database pada aplikasi. c) Ekonomi (Economic) Untuk pembuatan laporan karyawan membutuhkan biaya yang tidak sedikit karena dalam pembuatan laporan membutuhkan banyak kertas dan alat-alat tulis lainnya sehingga uang yang dikeluarkan banyak. Dengan sistem yang terkomputerisasi diharapkan pengurangan terhadap kertas dan
44
alat-alat tulis yang digunakan karena dengan aplikasi saat laporan dibuat akan menampilkan laporan yang sudah siap. d) Keamanan (Control) Dalam sistem yang berjalan tidak ada pengawasan apabila terjadi kemungkinan
pencurian
terhadap
data
dan
kemungkinan
terjadi
pengaksesan data oleh orang yang tidak berwenang karena tidak adanya password atau otentikasi pengguna terhadap semua berkas yang telah dibuat. Dengan sistem yang terkomputerisasi dibuat password untuk keamanan data. e) Efisiensi (Efficiency) Dalam sistem yang berjalan dalam membuat laporan membutuhkan banyak kertas sehingga menurunkan efisiensi sumber daya, begitu juga dalam melakukan penyeleksian karyawan yang dilakukan secara manual maka memerlukan waktu pengerjaan yang lama sehingga menurunkan efisiensi waktu. Dengan adanya sistem usulan yang terkomputerisasi dapat mempercepat pengolahan data tanpa harus membutuhkan sumber daya yang banyak. f) Pelayanan (Service) Pada sistem yang berjalan tidak ada mekanisme pemeriksaan berkas yang mengalami duplikasi, sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi dapat dilihat melalui tampilan report yang dihasilkan.
