BAB III
ANALISIS SISTEM
Analisis dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis sistem merupakan tahap yang sangat kritis dan penting karena kesalahan di tahap ini akan menyebakan kesalahan di tahap selanjutnya.
A.
Analisis Prosedur
Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus dijalankan dengan cara yang telah ditetapkan oleh perusahaan sebelum adanya sistem yang baru. Analisis prosedur yang sedang berjalan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yaitu : 1. Prosedur laporan arus kas masuk Kebijakan pencatatan laporan arus kas masuk diterapkan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yaitu :
45
46
a. Mahasiswa membayar SPP atau uang kuliah kepada staf keuangan. b. Staf keuangan menerima pembayaran biaya kuliah atau SPP dari mahasiswa. c. Staf keuangan menginput penerimaan kas ke dalam buku kas masuk. d. Staf keuangan membuat rekap pemasukan sebanyak 2 rangkap diserahkan kepada Kepala Biro Administrasi Umum untuk diverifikasi. e. Staf keuangan menyetorkan kas masuk ke bank beserta rekap pemasukan dan slip setoran mahasiswa. f. Rekap pemasukan beserta slip setoran diarsipkan 1 di bagian Kepala Biro Administrasi Umum dan 1 di staf keuangan.
47
Mahasiswa
2
Slip Setoran
1
Staf Keuangan
3
Ka Bau
Bank
4
4 2
1
3
Slip Setoran
Pengisian slip 3
4
4 3
2
Slip Setoran
Slip setoran
1
2
Slip Setoran
1
4 Ttd
Arsip Slip Setoran
1
2
3
Rekap
2
1
Slip Rekap pemasukan
3
3
2 1
Slip 1
2
2 1
Rekap pemasukan
Ttd
3
Slip Rekap pemasukan
1
2
2
1
Slip 2
Rekap pemasukan
3
1 1
2
Proses
3 3 3
Slip Rekap pemasukan
Arsip
Slip 1
Rekap pemasukan
Slip
2 1
Rekap pemasukan
2
Arsip
Gambar 3.1 Flowmap penerimaan kas yang sedang berjalan
2 1
2
48
2. Prosedur laporan arus kas keluar Kebijakan pencatatan laporan arus kas keluar diterapkan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yaitu : a. Staf umum untuk membelanjakan pengajuan sesuai kebutuhan. b. Staf keuangan menerima nota atau Bukti Kas Keluar (BKK) dari staf umum. c. Staf Keuangan mencatat pengeluaran di dalam buku kas keluar. d. Staf keuangan membuat rekap pengeluaran sebanyak 2 rangkap dan menyerahkannya kepada Kepala Biro Administrasi Umum untuk diverifikasi. e. Rekap pengeluaran 1 diarsipkan di Kepala Biro Administrasi Umum 1 diarsipkan di staf keuangan. f. Dalam penyusunan rekap pengeluaran seluruh bukti penerimaan dan pengeluaran harus dilampirkan.
49
Staf umum
Staf keuangan
Ka Bau
Pengajuan
Belanja
nota
nota
rekap
Rekap Pengeluaran
2
1
2
Rekap Pengeluaran
1
Ttd
Rekap Pengeluaran
Arsip
2
Rekap Pengeluaran
1
2
Arsip
Gambar 3.2 Flowmap pengeluaran kas yang sedang berjalan
50
3. Prosedur pembuatan laporan keuangan Kebijakan pencatatan laporan keuangan keluar diterapkan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yaitu : a. Staf keuangan menghitung rekap pemasukan dan rekap pengeluaran. b. Staf keuangan membuat laporan arus kas, laporan aktivitas serta laporan posisi keuangan. c. Laporan arus kas, laporan aktivitas serta laporan posisi keuangan diserahkan kepada Kepala Biro Administrasi Umum untuk diverifikasi. d. Setelah laporan keuangan diverifikasi oleh Kepala Biro Administrasi Umum, laporan keuangan tersebut diserahkan kepada Ketua untuk di verifikasi laporan keuangan tersebut merupakan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan keuangan.
51
Staf Keuangan
Ka BAU
Ketua
Rekap Pemasukan Rekap Pengeluaran
Pengolahan laporan
1
2
1
Laporan Arus Kas
2
Laporan Arus Kas 1
2
Laporan aktivitas
Laporan aktivitas
Laporan posisi keuangan
1
2
1
2
Laporan posisi keuangan
tidak
2
1
ACC
ya 2
Laporan Arus Kas
1
1
2
Laporan aktivitas
Laporan posisi keuangan
1
2
2
TTD Laporan Arus Kas
Laporan Arus Kas
2
Laporan aktivitas
2 1
1
1
1
Laporan posisi keuangan
1 2
1
2
Laporan aktivitas Laporan posisi keuangan
1
2
TTD
Laporan Arus Kas
1
Laporan arus kas Laporan aktivitas
Laporan aktivitas Laporan posisi keuangan
Arsipk an
Laporan posisi keuangan
Arsipk an
Gambar 3.3 Flowmap laporan keuangan yang sedang berjalan
2
1
1
2
2
52
B. Analisis Dokumen
Analisis dokumen yang sedang berjalan menguraikan secara rinci dokumen yang digunakan pada sistem informasi laporan keuangan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang, diantaranya 1. Slip setoran Deskripsi : Digunakan untuk pembayaran uang kuliah atau SPP Fungsi
: Untuk pencatatan terjadinya pemasukan
Rangkap : 4 Ke
: Mahasiswa, staf keuangan, Ka bau, bank
Atribut
: nama, nim,jurusan,kelas, setoran_untuk,total_bayar
2. Nota pembelian Deskripsi : Data yang digunakan untuk transaksi pembelian Fungsi
: Untuk pencatatan terjadinya pengeluaran
Rangkap : 1 Ke
: staf keuangan
Atribut
: no_nota, tanggal, keterangan, jumlah, total_bayar
3. Bukti kas keluar (BKK) Deskripsi : Data yang digunakan untuk transaksi pengeluaran Fungsi
: untuk pencatatan terjadinya pengeluaran apabila tidak ada nota pembelian
Rangkap : 1 Ke
: staf keuangan
Atribut
: no_nota, tanggal, keterangan, jumlah
53
4. Rekap pemasukan Deskripsi : Data yang digunakan untuk laporan pemasukan Fungsi
: Untuk pencatatan pemasukan yang sudah dijumlah
Rangkap : 2 Ke
: Kepala BAU, staf keuangan
Atribut
: nim, nama, jumlah
5. Rekap pengeluaran Deskripsi : Data yang digunakan untuk laporan pengeluaran Fungsi
: Untuk pencatatan pengeluaran yang sudah di pisahkan berdasarkan posnya masing-masing
Rangkap : 2 Ke
: Staf keuangan, Ka Bau
Atribut
: kode, keterangan, jumlah
6. Laporan arus kas Deskripsi : Data yang digunakan untuk laporan kas masuk dan keluar Fungsi
: Untuk laporan kas masuk dan keluar
Rangkap
:3
Ke
: staf keuangan, Ka Bau, Ketua
Atribut
: pendapatan, pengeluaran, jumlah
7. Laporan posisi keuangan Deskripsi : Data yang digunakan untuk mengetahui posisi keuangan
54
Fungsi
: Untuk laporan posisi keuangan
Rangkap
:3
Ke
: Staf keuangan, Ka Bau, Ketua
Atribut
: Aktiva , passiva
8. Laporan Aktivitas Deskripsi : Data yang digunakan untuk mengetahui laba rugi keuangan Fungsi
: Untuk laporan laba rugi
Rangkap : 3 Atribut
: Pendapatan, pengeluaran, jumlah
C. Analisis Kelemahan Sistem
Analisis kelemahan sistem yang berjalan dalam pembuatan laporan keuangan entitas nirlaba pada SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI INDONESIA adalah : 1. Sistem yang berjalan saat ini tidak efisien karena pemprosesan data keuangan masih bersifat manual. 2. Sistem yang berjalan secara manual meyebabkan laporan keuangan yang kurang akurat. 3. Sistem yang sedang berjalan secara manual menyebabkan proses pembuatan laporan keuangan memakan waktu lama sehingga laporan keuangan sering terlambat dilaporkan kepada atasan
55
sehingga terlambat dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan masalah keuangan. Berikut adalah hasil analisis permasalahan yang dapat dijelaskan dengan pieces (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yaitu : a). Kinerja (Performance) Pembuatan laporan keuangan yang dilakukan pada sistem berjalan memakan waktu lebih lama karena melihat banyaknya data akan timbul kesalahan dalam perhitungan sehingga pembuatan laporan keuangan menjadi tidak akurat yang mengakibatkan penurunan kinerja. Sedangkan dengan sistem terkomputerisasi
proses
pembuatan laporan keuangan tidak memakan waktu lama karena telah tersedia form input serta perhitungan yang disediakan oleh aplikasi. Untuk pencarian data juga tidak memakan waktu karena sudah tersimpan didalam database sehingga dapat dicari dengan cepat. b). Informasi (information) Informasi mengenai laporan keuangan sangat banyak sehingga terjadi keterlambatan dalam pengumpulan informasi. Dengan adanya sistem terkomputerisasi informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat sehingga tidak terlambat dalam pengambilan keputusan. c). Ekonomi (Economic)
56
Untuk pembuatan laporan keuangan membutuhkan biaya yang banyak
karena
untuk
penyajian
laporan
keuangan
harus
menggunakan kertas, tinta, buku sehingga banyak uang yang harus dikeluarkan.
Dengan
sistem
yang
terkomputerisasi
akan
mengurangi biaya penggunaan untuk kertas, tinta dan buku karena dengan aplikasi ini akan menampilkan laporan yang sudah siap. d). Keamanan (Control) Tingkat keamanan dalam pembuatan laporan keuangan pada sistem yang sedang berjalan dirasa sangat kurang karena data – data disimpan dimana saja. Dengan sistem yang terkomputerisasi dibuat password dan tempat penyimpanan data berupa database sehingga tinggkat keamanan data lebih terjamin. e). Efisiensi (Efficiency) Pada sistem yang sedang berjalan karena tenaga kerja terbatas maka
membutuhkan waktu yang lama didalam pembuatan
laporan keuangan sehingga menurunkan efisiensi waktu. Dengan adanya sistem terkomputerisasi dapat mempercepat pembuatan laporan keuangan secara tepat dan akurat tanpa harus membutuhkan waktu dan tenaga kerja yang banyak. f). Pelayanan (Service) Pada sistem yang sedang berjalan tidak ada mekanisme pemeriksaan berkas yang mengalami duplikasi, sedangkan
57
dengan sistem yang terkomputerisasi dapat dilihat melalui tampilan report yang dihasilkan.
D. Analisis Kebutuhan sistem
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, sistem baru yang akan diterapkan harus sesuai dengan kebutuhan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang, fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu perusahaan dalam mengelola laporan keuangan dengan lebih cepat, tepat dan akurat serta dapat menjamin keamanan data dan penyimpanan file tidak dilakukan secara terpisah. 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak untuk menunjang pembuatan Aplikasi laporan keuangan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang antara lain : a. Sistem Operasi berbasiskan windows XP 2. b. Tempat penyimpanan database menggunakan Acces 2003. c. Visual Basic.net sebagai penunjang pembuatan aplikasi
2. Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yang akan disajikan untuk memenuhi kebutuhan dalam implementasi
aplikasi laporan keuangan
58
entitas nirlaba pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang antara lain : a. Kebutuhan masukan (input) Kebutuhan masukan atau input yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dalam implementasi sistem antara lain : 1). Data berupa Username dan password yang diperlukan untuk user saat login ke dalam sistem. 2). Data penerimaan kas dari pembayaran uang kuliah atau SPP yang dimasukan ke dalam sistem. 3). Data pengeluaran kas yang dimasukan ke dalam sistem. 4). Data perkiraan – perkiraan yang dimasukan ke dalam sistem dari klasifikasi kas masuk dan kas keluar. 5). Data aktiva tetap yang dimasukan ke dalam sistem dari proses investasi. 6). Data hutang yang dimasukan ke dalam sistem
b. Kebutuhan Proses Aplikasi laporan keuangan entitas nirlaba pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yang akan dibangun terdiri dari beberapa proses antara lain : 1). Proses pemasukan data user (administrator atau staf keuangan). Dalam proses pemasukan data user, staf
59
keuangan memasukan data penerimaan dan pengeluaran kas. 2). Proses pemasukan investasi menjadi aktiva tetap. 3). Proses perhitungan kas masuk dan keluar. 4). Proses perhitungan arus kas. 5). Proses perhitungan aktivitas. 6). Proses perhitungan neraca.
c. Kebutuhan Keluaran (output) Keluaran dari pembuatan aplikasi laporan keuangan yaitu berupa laporan kas masuk, laporan kas keluar, laporan aktivitas, laporan arus kas dan laporan posisi keuangan.
3. Kebutuhan Pengguna Aplikasi laporan keuangan entitas nirlaba pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yang akan dibangun nantinya digunakan oleh staf keuangan.
