BAB III ANALISIS SISTEM
Dalam bab analisa sistem ini menjelaskan konsep dasar analisis sistem, analisis prosedur yang sedang berjalan, analisis dokumen, analisis kelemahan sistem dan analisis kebutuhan sistem yang dilaksanakan di Toko Venus Jaya. 3.1. KONSEP ANALISIS SISTEM
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Menurut Kristanto (2003) analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.
Peranan Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analisis sistem mempunyai tiga peranan penting, yaitu :
1. Sebagai konsultan. 2. Sebagai ahli pendukung. 3. Sebagai agen perubahan
55
56
Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah :
1. mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan. 2. menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan tersebut kepada pemakai sistem. 3. merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru. 4. menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari pemakian sistem yang baru tersebut. 5. mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru tersebut.
Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Hasil dari analisis sistem adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yag akan dibuat atau dikembangakan.
Tujuan Analisis Sistem yaitu, sebagai berikut :
1. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. 2. Membantu para pemngambil keputusan.
57
3. Mengevaluasi sistem yang telah ada. 4. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru. 5. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem.
Analisis sistem informasi ini merupakan tahap analisis terhadap sistem yang sedang berjalan di Toko Venus Jaya yaitu tentang Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Alat Bangunan. Proses analisis terdiri atas analisis prosedur yang sedang berjalan, analisis dokumen, analisis kelemahan sistem, dan analisis kebutuhan sistem. 3.2. ANALISIS PROSEDUR YANG SEDANG BERJALAN TOKO VENUS JAYA merupakan toko atau usaha dagang yang berjalan di bidang penjulan dan pembelian alat bangunan dimana sistem penjualan dan pembelian masih bersifat manual sehingga sering tejadi kesalahan dalam penulisan nota dan perhitungan harga, karena suatu kesalahan akan menyebabkan keterlambatan dalam melakukan pekerjaan. Analisis sistem yang sedang berjalan pada TOKO VENUS JAYA adalah sebagai berikut :
58
3.2.1. Prosedur pengelolahan data penjualan yang sedang berjalan 1. Pelanggan memberikan surat orderan kepada bagian operasional untuk mengorder barang. 2. Bagian operasional melakukan proses pengecekan stok barang. 3. Setelah pengecekan stok barang, jika barang tersebut ada maka akan melakukan proses pembuatan surat jalan sebaliknya jika tidak ada maka surat orderan barang akan kembali kepada pelanggan. 4. Selanjutnya surat jalan tersebut diberikan kepada bagian kasir untuk melakukan pembuatan faktur penjualan dan bagian operasional merekap surat jalan sebagai arsip. 5. Setelah pembuatan faktur bagian kasir memberikan faktur penjualan kepada pelanggan dan bagian operasional, kemudian kasir merekap faktur tersebut sebagai arsip. 6. Bagian operasional melakukan pembuatan laporan penjualan dan laporan tersebut diberikan kepada pimpinan . 7. Setelah itu bagian operasioanal merekap laporan penjualan sebagai arsip.
59
Gambar 3.1. Flowmap berjalan penjualan
60
3.2.2. Prosedur pengelolahan data pembelian yang sedang berjalan 1. Bagian operasional memberikan surat orderan kepada supplier. 2. Supplier melakukan pembuatan surat jalan dan faktur pembelian. 3. Kemudian surat jalan diberikan kepada bagian operasional dan faktur pembelian diberikan kepada kasir. 4. Bagian operasional mencatat kartu stok barang setelah itu membuat laporan pembelian. 5. Laporan pembelian tersebut diberikan kepada pimpinan operasional merekap laporan pembelian sebagai arsip.
dan bagian
61
Gambar 3.2. Fowmap berjalan pembelian
62
3.3.ANALISIS DOKUMEN Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui spesifikasi informasi yang digunakan dalam usaha dagang atau toko tersebut. Dokumen-dokumen yang digunakan antara lain, yaitu : 3.3.1. DESKRIPSI DOKUMEN INPUT a. Surat orderan barang (penjualan) Fungsi
: Untuk melakukan pengorderan barang
Sumber
: Pelanggan
Rangkap
: 1 (satu)
Distribusi
:Bagian operasional
Item
: Tanggal, Nama Barang, Jumlah
b. Surat orderan barang (pembelian) Fungsi
: Untuk melakukan pengorderan barang
Sumber
: Bagian operasional
Rangkap
: 1 (satu)
Distribusi
:Supllier
Item
: Tanggal, Nama Barang, Jumlah
63
c. Surat jalan (penjualan) Fungsi
: Untuk memberikan bukti pengiriman barang
Sumber
: Bagian operasional
Rangkap
: 2 (dua)
Distribusi
:Kasir
Item
: Tanggal, Nama Pelanggan, Nama Barang, Jumlah
d. Surat jalan (pembelian) Fungsi
: Untuk memberikan bukti pengiriman barang
Sumber
: Supplier
Rangkap
: 2 (dua)
Distribusi
: Bagian operasional
Item
: Tanggal, Nama Pelanggan, Nama Barang, Jumlah
3.3.2. DESKRIPSI DOKUMEN OUTPUT a. Faktur penjualan Fungsi
: Untuk memberitahukan berapa barang yang dibeli
Sumber
: Kasir
Rangkap
: 3 (tiga)
Distribusi
: Pelanggan dan Bagian operasional
Item
: Tanggal, No Faktur, Nama Pelnggan, Nama Barang, Jumlah Barang, Harga
64
b. Faktur pembelian Fungsi
: Untuk memberikan bukti pembelian barang
Sumber
: Supplier
Rangkap
: 2 (dua)
Distribusi
: Kasir
Item
: Tanggal, No Faktur, Nama Pelnggan, Nama Barang, Jumlah Barang, Harga
c. Laporan penjualan Fungsi
: Untuk merekap laporan penjualan selama usaha dilaksanakan
Sumber
: Bagian operasional
Rangkap
: 2 (dua)
Distribusi
:Pimpinan
Item
: Tanggal, No Faktur, Nama Pelnggan, Total Harga
d. Laporan pembelian Fungsi
: Untuk merekap laporan pembelian selama usaha dilaksanakan
Sumber
: Bagian operasional
Rangkap
: 2 (dua)
Distribusi
: Pimpinan
Item
: Tanggal, No Faktur, Nama Pelnggan, Total Harga
65
e. Kartu stok barang Fungsi
: Untuk melakukan pencatatan stok barang dan pengecekan stok barang
Sumber
: Bagian operasional
Rangkap
: 1 (satu)
Distribusi
:-
Item
: Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang
3.4.ANALISIS KELEMAHAN SISTEM Dari hasil analisis penulis, diketahui masalah-masalah yang akan terjadi dari sistem berjalan di TOKO VENUS JAYA sebagai berikut : 1. Proses pengecekan barang berjalan dengan lambat karena banyak barang yang harus di cari dan sering terjadi kesalahan dalam penglihatan stock barang. 2. Perhitungan total harga barang sering terjadi kesalahan maka akan memperlambat pekerjaan. 3. Pengrekapan dokumen tidak efisien dikarenakan sering terjadi kehilangan dokumen . 4. Kurangnya pembuatan laporan dalam penjualan dan pembelian tersebut maka pemilik usaha tidak mengetahui berapa pengeluaran dan pemasukan tiap akhir bulan dan akhir tahun.
66
3.5. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Analisis kebutuhan sistem ini sangat dibutuhkan dalam mengidentifikasi data dan proses yang dibutuhkan pada sistem baru. Sistem yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan pada TOKO VENUS JAYA. Tujuan dari sistem ini adalah untuk membantu usaha dagang dalam membentuk proses penjualan dan pembelian agar lebih lancar, akurat, efisien, dan efektif dalam penyimpanan data. 3.5.1. Kebutuhan perangkat lunak Kebutuhan perangkat lunak untuk melakukan pembuatan sistem informasi penjualan dan pembelian alat bangunan TOKO VENUS JAYA sebagai berikut : a. Borland Delphi 7 sebagai pembuatan suatu aplikasi. b. Microsoft Access 2007 sebagai database / tempat penyimpanan data. 3.5.2. Kebutuhan informasi Kebutuhan informasi yang akan diterapkan dalam kebutuhan implementasi sistem informasi penjualan dan pembelian alat bangunan TOKO VENUS JAYA sebagai berikut : a. Kebutuhan masukan (input) 1. Data berupa Username dan Password sewaktu Login pada sistem tersebut. 2. Data yang dimasukan berupa tanggal, no faktur, nama barang, jumlah barang , harga yang di laksanakan oleh bagian operasional. 3. Input surat jalan setelah pengecekan stock barang . 4. Input faktur penjualan setelah surat jalan selesai di cetak.
67
b. Kebutuhan proses 1. Proses pengecekan stok setelah penerimaan surat orderan barang. 2. Proses pembuatan surat jalan stelah pengecekan barang ada atau tidak ada stock barang. 3. Proses pembuatan faktur penjualan berdasarkan surat jalan yang telah dicetak. 4. Proses perhitungan total harga berdasarkan input dari faktur penjualan. c. Kebutuhan keluaran (output) 1.Cetak surat jalan. 2.Cetak faktur penjualan. 3.Cetak laporan penjualan dan pembelian. 3.5.3. Kebutuhan pengguna Didalam pengguna atau user merupakan orang-orang yang terlibat dalam penggunaan sistem informasi penjualan dan pembelian alat bangunan pada TOKO VENUS JAYA yang dibuat nanti akan digunakan oleh karyawan yang ada pada perusahaan tersebut. Khususnya karyawan pada bagian operasional dan kasir. Hasil analisis dari kebutuhan pengguna sangat penting diperlukan disistem yang baru untuk mendukung kinerja sistem didalam pengolahan data penjualan dan pembelian.
