BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk menvapai tujuan mereka. Tujuan utama dari analisis sistem yang sedang berjalan adalah : 1.
Menentukan kelemahan dari proses-proses bisnis pada sistem lama untuk bias menentukan kebutuhan dari sistem baru.
2.
Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru tersebut ditinjau dari beberapa aspek.
3.
Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem baru yaitu proses, dan sub proses yang dapat dimodifikasi ke arah yang lebih baik.
3.1
Analisis Sistem Prosedur dan Dokumen yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus dijalankan dengan cara yang telah ditetapkan oleh instansi sebelum adanya sistem yang baru ini. Analisis prosedur yang sedang berjalan pada Badan Kesatuan Bangsa Politik Perlindungan Dan Pemberdayaan Masyarakat Kota Tanjungpinang yaitu :
42
43
1.
Prosedur pengelolaan data penggajian pegawai baru yang sedang berjalan a. Pegawai mengajukan permohonan usulan mutasi ke unit kerja yang ke BKD (Badan Kepegawaian Daerah) melampirkan data identitas dan data pendidikan. b. BKD (Badan Kepegawaian Daerah) membuat SK Pegawai (Surat Keputusan Pegawai) sesuai dengan data identitas pegawai dan data pendidikan pegawai yang diajukan tersebut, SK tersebut di cetak rangkap 4, untuk diberikan ke pegawai, DPPAKD (Dinas Pendapatan Pengolahan Keuangan Dan Aset Daerah), Badan Kesbangpol Linpenmas dan BKD itu sendiri untuk arsip. c. SK Pegawai yang diberikan dari BKD Ke Pegawai, diarsipkan pegawai tersebut sebagai dokumen sah menjadi pegawai. d. SK Pegawai yang diberikan dari BKD ke DPPKAD akan diproses untuk dibuatkan data penggajian pegawai ke ampra gaji. e. SK Pegawai yang diberikan dari BKD ke Bendahara Kesbangpol Linpenmas di rekap data pegawainya di rekapan data pegawai, dan SK nya diarsipkan. f. DPPKAD juga memberikan daftar golongan gaji kepada bendahara untuk menjadi pegangan arsip bendahara
44
Flowmap pengolahan data penggajian pegawai baru Badan Kesbangpol Linpenmas yang sedang berjalan Badan Kepegawaian Dinas Pendapatan Pengolahan Daerah Keuangan Dan Aset Daerah
Pegawai
Identitas Pegawai
Bendahara
Kepala Bagian
Identitas Pegawai
Data Pendidikan Pegawai
Data Pendidikan Pegawai
Membuat SK Pegawai Sesuai Pendidikan Pegawai
3 SK Pegawai
4 3 2
2
SK Pegawai
1 SK Pegawai
Daftar Golongan Gaji
Membuat Data Penggajian Pegawai Tersebut Sesuai Golongan Ke Ampra Gaji
SK 3 Pegawai
Ampra Gaji
4 SK Pegawai
Memberikan daftar golongan gaji untuk arsip bendahara
Merekap Data Pegawai
Rekapan Data Pegawai
SK 4 Pegawai
Daftar Golongan Gaji Cetak Laporan Data Pegawai
Laporan Data Pegawai
Laporan Data Pegawai
Daftar Golongan Gaji
Gambar 3.1 Flowmap pengolahan data penggajian pegawai baru yang sedang berjalan
45
2. Prosedur Penggajian bulanan pegawai yang sedang berjalan a. Bendahara
Badan
Kesbangpol
Linpenmas
mengajukan
pengambilan Ampra Gaji ke DPPKAD (Dinas Pendapatan Pengolahan Keuangan Dan Aset Daerah) b. DPPKAD menyiapkan ampa gaji tersebut kemudian menyerahkan lagi bendahara kesbangpol linpenmas c. Setelah bendahara kesbangpol linpenmas mendapatkan ampra gaji kemudian membuat SPM (Surat Perintah Membayar) dan SPP(Surat Perintah Pencairan) dan menyerah ke DPPKAD lagi d. DPPKAD memeriksa keabsahan SPP dan SPM tersebut jika tidak sah maka dikembalikan lagi ke bendahara dan jika sah DPPKAD membuat cek blige giro dan memberika cek blige giro lagi ke bendahara kesbangpol linpenmas e. Bendahara Kesbangpol Linpenmas mencairkan cek tersebut ke Bank Riau kemudian Bank Riau mengecek apakah ada pinjaman bank oleh pegawai di Kesbangpol Linpenmas dan mencairkan jumlah cek blige giro f. Setelah di
proses oleh bank riau, kemudian pihak bank riau
memberikan uang tunai ke bendahara, kemudian bendahara menghitung pengajian apakah ada potongan seperti arisan dw, koperasi gurindam asuransi dan potongan lainnya, setelah di hitung dibuatkan slip gaji kemudian membagikannya ke pegawai berserta ampra gaji ditandatanganin oleh Pegawai.
46
Flowmap penggajian bulanan pegawai Badan Kesbangpol Linpenmas yang sedang berjalan Bendahara
Dinas Pendapatan Pengolahan Keuangan Dan Aset Daerah
Bank Riau
Pegawai
Kepala Bagian
Pengajuan Penggajian Pegawai
Pengajuan Penggajian Pegawai
Menyiapkan Ampra Gaji
Ampra Gaji
Ampra Gaji
Membuat SPM dan SPP
SPM SPP
SPM
Memeriksa Keabsahan SPM dan SPP
SPP
Tidak Sah Cek Blige Giro
Sah
Mencairkan Uang Penggajian Ke Bank Riau
Membuat Cek Blige Giro
Cek Blige Giro
Cek Pinjaman Bank Dan Pencairan Cek Blige Giro
Cek Blige Giro
Cek Blige Giro
Data Pinjaman Bank
Data Pinjaman Bank Uang Pencairan Cek Rekapan Data Pegawai
Uang Pencairan Cek
Slip Gaji Ampra Gaji
Menandatangani Ampra gaji dan pengambilan gaji
Menghitung Penggajian dan membuat slip gaji pegawai
Rekapan Potongan Gaji Pegawai
Cek Keabsahan
Ampra Gaji Tertandatangani
Slip Gaji Ampra Gaji
Ampra Gaji Tertandatangani
Laporan Penggajian
Cetak Laporan Penggajian Ampra Gaji Tertandatangani
Laporan Penggajian
Gambar 3.2 Flowmap penggajian bulanan pegawai yang sedang berjalan
47
3.2
Analisis Dokumen
Berdasarkan analisa sistem yang berjalan menggunakan flowmap diatas maka dapat di rincikan beberapa dokumen keluaran dan masukan pada Sistem Informasi Penggajian Pegawai di Badan Kesbangpol Linpenmas, antara lain : 1.
Dokumen Masukan Berikut merupakan dokumen – dokumen masukan dalam analisis yang sedang berjalan di badan Kesbangpol Linpenmas Kota Tanjungpinang : a. SK Pegawai
Tabel 3.1 Tabel Dokumen Masukan (SK Pegawai) Nama Dokumen
: SK Pegawai
Fungsi
: Untuk pendataan data pegawai dan penggajian
Sumber
: BKD
Distribusi
: Pegawai, DPPKAD, Bendahara
b. Daftar Golongan Gaji Tabel 3.2 Tabel Dokumen Masukan (Daftar Golongan Gaji) Nama Dokumen
: Daftar Golongan Gaji
Fungsi
: Untuk arsip bendahara
Sumber
: DPPKAD
Distribusi
: Bendahara
48
c. Ampra Gaji Tabel 3.3 Tabel Dokumen Masukan (Ampra gaji) Nama Dokumen
: Ampra Gaji
Fungsi
: Untuk pendataan data penggajian
Sumber
: DPPKAD
Distribusi
: Bendahara
2. Dokumen Keluaran Berikut merupakan dokumen – dokumen
keluaran dalam analisis
yang sedang berjalan di badan Kesbangpol Linpenmas Kota Tanjungpinang : a. Pengajuan Ampra Gaji Tabel 3.4 Tabel Dokumen Keluaran (Pengajuan Ampra Gaji) Nama Dokumen
: Pengajuan Ampra Gaji Dokumen-dokumen untuk mengajukan ampra
Fungsi
: gaji
Sumber
: Bendahara
Distribusi
: DPPKAD
b. SPP (Surat Perintah Pencairan) Tabel 3.5 Tabel Dokumen Keluaran (SPP) Nama Dokumen
: SPP (Surat Perintah Pencairan)
Fungsi
: Syarat untuk mendapatkan blige giro
Sumber
: Bendahara
49
Distribusi
: DPKKAD
c. SPM (Surat Perintah Membayar) Tabel 3.6 Tabel Dokumen Keluaran (Surat Perintah Membayar) Nama Dokumen
: SPM (Surat Perintah Membayar)
Fungsi
: Syarat untuk mendapatkan blige giro
Sumber
: Bendahara
Distribusi
: DPPKAD
d. Blige Giro Tabel 3.7 Tabel Dokumen Keluaran (Blige Giro) Nama Dokumen
: Blige Giro
Fungsi
: Untuk pencairan dana gaji
Sumber
: DPPKAD
Distribusi
: Bendahara dan Bank Riau
e.
Slip Gaji
Tabel 3.8 Tabel Dokumen Keluaran (Slip Gaji) Nama Dokumen
: Slip Gaji
Fungsi
: Untuk tanda penerimaan gaji
Sumber
: Bendahara
Distribusi
: Pegawai
50
3.3
Analisis Kelemahan Sistem
Berdasarkan analisis prosedur sistem yang berjalan yang di gambarkan melalui flow map diatas, dapat di analisis beberapa kelemahan sistem tersebut yaitu sistem yang sedang berjalan saat ini pemrosesan data input atau output dan penyimpanan masih bersifat manual, sehingga menyebabkan proses untuk memperoleh informasi memakan waktu yang lama hingga dapat memperlambat penggajian pegawai di Badan Kesbangpol Linpenmas.
3.4
Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, sistem baru yang akan diterapkan harus sesuai dengan kebutuhan pada Badan Kesbangpol Linpenmas, fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu serta mempermudah instansi tersebut dalam mengelola data input dan output. Untuk mengatasi masalah analisis sistem diatas maka yang diperlukan adalah memperbaiki sistem pengolahan data tersebut yaitu berupa sistem informasi berupa program yang dapat digunakan terutama dalam hal pendataan pegawai, perhitungan penggajian pegawai, pembuatan slip gaji, pembuatan laporan penggajian ke kepala bagian sebagai output bagi tersedianya suatu informasi yang dibutuhkan. Dengan sistem yang baru diharapkan permasalahan diatas dapat diatasi.
51
Untuk menunjang adanya sistem yang akan dirancang maka diperluhan kebutuhan lainya antara lain :
1.
Analisis Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras komputer (hardware) adalah semua bagian fisik komputer, dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang beroperasi di dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software) yang menyediakan instruksi untuk perangkat keras dalam menyelesaikan tugasnya. Pada umumnya perangkat keras dan perangkat lunak merupakan satu kesatuan yang dapat membantu dalam pengolahan data penggajian pegawai di Badan Kesbangpol Linpenmas. Analisis perangkat keras ditujukan untuk menjelaskan kondisi atau kemampuan yang harus dipenuhi oleh sistem lama yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh user di sistem baru. 2.
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang diformat dan disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca dan ditulis oleh komputer. Pada pembuatan slip gaji dan laporan penggajian di Badan Kesbangpol Polinpenmas sering terjadi kesalahan-kesalahan hal itu dikarenakan pembuatan laporan masih secara manual, untuk itu Sistem Informasi Penggajian Pegawai ini dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan perangkat lunak. Hal ini dilakukan karena
52
perangkat lunak pada umumnya dapat mendukung serta dapat membantu dalam pengolahan data penggajian di Badan Kesbangpol Linpenmas.
3.
Analisis Kebutuhan Pengguna (User) Dari pengamatan tentang prosedur dan dokumen sistem yang sedang berjalan diatas, maka diperoleh beberapa hasil evaluasi terhadap sistem yang berjalan saat ini yaitu penjabaran kebutuhan sistem seperti yang dijelaskan melalui flow map, semua proses masih dilakukan secara manual, sehingga seluruh proses yang ada pada Badan Kesbangpol Linpenmas akan dikomputerisasi, terutama untuk pengelolaan gaji sampai dengan pembuatan slip dan pembuatan laporan penggajian.User yang akan memakai sistem baru ini yaitu bagian keuangan (bendahara penggajian Kesbangpol Linpenmas).
3.5
Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, kontrol data, efisiensi dan servis. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Services). Analisis PIECES ini menggmbarkan penggambaran sistem lama dan penggambaran sistem baru yang akan dibangun, disinilah ditemukan perbedaan-perbedaan sistem tersebut. Dibawah ini tabel analisis pieces pada Sistem Informasi Penggajian Pegawai Di Badan Kesbangpol Linpenmas Kota Tanjungpinang.
53
Tabel 3.9 Tabel Analisis Pieces Jenis Analisis
Sistem Lama
Performance (Kinerja) suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai.
Sistem penggajian secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data. Selain itu pemrosesan data akan memakan waktu yang lama. Informations (Informasi) Sistem penggajian merupakan hal penting manual karena. Apabila menyebabkan kemampuan sistem proses informasi informasi baik, maka berlangsung user akan mendapatkan lama. informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. Economy (Ekonomi) Dapat mengeluarkan Pemanfaatan biaya yang biaya listrik yang lebih digunakan dari seperti untuk pemanfaatan informasi. mengerjakan sesuatu Peningkatan terhadap seperti mengetik ulang kebutuhan ekonomis data penggajian pada slip mempengaruhi gaji sehingga pengendalian biaya dan memperlama penggunaan peningkatan manfaat. komputer. Control (kontrol) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. Efficiency (Efisiensi) berhubungan dengan bagaimana sumber
Sistem penggajian secara manual akan sulit melakukan kontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manual sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar. Sistem penggajian secara manual kurang efisien karena
Sistem Yang Di Ajukan Sistem berbasis komputer, yaitu menggunakan perangkat lunak untuk proses penghitungan yang sudah diprogram maupun cetak laporan transaksi secara otomatis. Teknologi berbasis komputer menjadikan proses informasi berlangsung cepat.
Dapat menghemat listrik seperti tidak mengetik ulang lagi data penggajian karena sudah otomatis data dan datanya sudah ada di database sehingga mempercepat penggunaan komputer Sistem berbasis komputer dapat memudahkan kontrol sehingga dapat menekan terjadinya kesalahan.
Sistem berbasis komputer lebih efisien karena
54
tersebut dapat digunakan secara optimal
Service (layanan) merupakan layanan terhadap pengguna yang optimal
perlu melakukan perhitungan dan dokumentasi dialakukan secara manual. Pelayanan kepada pegawai akan memakan banyak waktu karena harus menunggu penghitungan data secara manual
perhitungan dan dokumentasi dilakukan secara otomatis. Pelayanan lebih singkat karena pemrosesan dilakukan oleh komputer.
