BAB III ANALISIS SISTEM 3.1
Analisis Prosedur Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus dijalankan
dengan cara yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau suatu instansi sebelum adanya sistem yang baru. Analisis prosedur yang sedang berjalan pada Bimbingan Belajar Super Jenius yaitu sebagai berikut: 3.1.1
Prosedur Pendaftaran Yang Sedang Berjalan 1. Bagian Admin memberikan formulir kepada murid untuk diisi, selanjutnya formulir diserahkan kembali ke admin untuk mengecek kelengkapan data pada formulir apabila lengkap selanjutnya untuk proses pendaftaran, apabila tidak lengkap akan dikembalikan ke dalam pengisian formulir. 2. Setelah lengkap admin akan mencatat pendaftaran dan formulir diarsipkan dilanjutkan dengan memberikan data pembayaran pendaftaran yang di serahkan ke murid untuk proses pembayaran dan pembutan kwitansi. 3. Bagian Admin akan mengeluarkan slip dan kartu SPP, dan dilanjutkan untuk proses pembuatan laporan pembayaran pendaftaran.
33
34
4. Setelah itu slip dan kartu SPP diserahkan kepada murid , dan bagian
admin
juga
menyerahkan
laporan
pembayaran
pendaftran kepada pimpinan dan kemudian di arsipkan.
35
Prosedur Pendaftaran Murid
Administrasi
Pimpinan
Formulir
Formulir
Isi Formulir
Formulir
Formulir
Cek Kelengkapan Formulir
Tidak Kelengkapan
Ya Catat Pendaftaran
Data Pembayaran Pendaftaran
Bayar
Data Pembayaran Pendaftaran
Formulir
2 1
Proses Pembayaran + Pembutan Kwitansi
Kwitansi + Kartu SPP Kwitansi + Kartu SPP
Pembuatan Laporan
2 1 Laporan Pembayaran Pendaftaran
Laporan Pembayaran Pendaftaran
Gambar 3.1 FlowMap Pendaftaran Yang Sedang Berjalan
36
3.1.2
Prosedur Pembayaran SPP Yang Sedang Berjalan 1. Siswa membawa kartu SPP ke bagian administrasi, dan bagian administrasi menghitung total pembayaran, kemudian data total biaya diserahkan kepada murid dan murid membayar total biaya yang diberikan. 2. Kemudian bagian administrasi mencatat dan membuat slip pembayaran. Setelah itu administrasi mengembalikan kartu SPP dan memberikan slip pembayaran kepada murid selanjutnya bagian administrasi membuat laporan pembayaran SPP. 3.
Bagian Administrasi menyerahkan laporan tersebut kepada pimpinan untuk ditandatangani, pimpinan menyerahkan kembali ke bagian administrasi untuk diarsipkan bulanan.
37
Prosedur Pembayaran SPP Murid
Kartu SPP
Administrasi
Pimpinan
Kartu SPP Laporan Pembayaran SPP
Menghitung Total Pembayaran
Bayar
Data Total Biaya
TTD
Catat + Buat Slip Pembayaran
Laporan Pembayaran SPP Slip Pembayaran + Kartu SPP
Slip Pembayaran + Kartu SPP
Pembuatan Laporan
Laporan Pembayaran SPP
Laporan Pembayaran SPP
Gambar 3.2 Flowmap Pembayaran SPP Yang Sedang Berjalan
38
3.2
Analisis Dokumen Dari hasil penelitian yang dilakukan sistem informasi administrasi murid pada bimbingan belajar Super Jenius diperoleh dokumen yaitu : 1. Dokumen Masukan a. Nama
: Formulir Pendaftaran
Fungsi
: Mengetahui Data Calon Murid Baru
Sumber
: Administrasi
Tujuan
: Diserahkan Kepada Calon Murid
Rangkap
: 1 (Satu)
Atribut
: Nama, Tempat Tanggal Lahir, Asal Sekolah, Tanggal Daftar, Program, Hari/Jam, Nama Orang, Tua, Alamat, Telp/Hp
b. Nama
: Kartu Surat Perintah Pembayaran (SPP)
Fungsi
: Laporan menurut jumlah pembayaran
Sumber
: Administrasi
Tujuan
: Diserahkan Kepada Murid
Rangkap
: 1(Satu)
Atribut
: Nama, Alamat, Program, Bulan, Jumlah Uang, Tanggal Pembayaran, Paraf
39
2. Dokumen Keluaran a. Nama
: Laporan Pendaftaran Murid
Fungsi
: Mengetahui Data Murid
Sumber
: Administrasi
Tujuan
: Diserahkan Kepada Pimpinan
Rangkap
: 1 (Satu)
Atribut
: Nama, Tempat Tanggal Lahir, Asal Sekolah, Tanggal Daftar, Program, Hari/Jam, Nama Orang, Tua, Alamat, Telp/Hp
b. Nama
: Laporan Pembayaran Daftar Murid Dan SPP Bulanan Murid
Fungsi
: Mengetahui Data Pembayaran Daftar Murid Dan Bulanan Murid
Sumber
: Administrasi
Tujuan
: Diserahkan Kepada Pimpinan
Rangkap
: 1 (Satu)
Atribut
: Tgl, Nomor, Uraian, Debit, Kredit, Saldo
c. Nama
: Kwitansi
Fungsi
: Sebagai Bukti Melakukan Pembayaran
Sumber
: Administrasi
Tujuan
: Diserahkan Kepada Murid
Rangkap
: 1 (Satu)
40
Atribut
: No, Telah Diterima Dari, Uang Sejumlah, Untuk Pembayaran
3.3
Analisis Kelemahan Sistem Tujuan dari analisis dan evaluasi terhadap pengolahan sistem administrasi
yang sedang berjalan di Bimbingan Belajar Super Jenius adalah dalam hal proses pendaftaran murid baru, proses pembayaran bulanan SPP siswa yang dilakukan secara manual, maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang ada di Bimbingan Belajar Juara terdapat kekurangan dalam prosedur yang sedang berjalan yaitu : 1. Sistem pengolahan data murid dilakukan dengan cara mencatat ulang kedalam form pendaftaran dan tidak disimpan kedalam buku besar, sehingga dapat menyebabkan data mudah hilang, kinerja pegawai lamban, dan dapat mempersulit dalam pengolahan data dan pencarian data. 2. Sistem pembayaran iuran SPP dilakukan dengan cara mengisi data pembayaran SPP siswa ke dalam laporan pembayaran secara manual, dan belum ada pembuatan laporan SPP siswa secara terkomputerisasi, sehingga kurang cepat, tepat, dan teliti serta menyulitkan dalam pencarian data dalam pembuatan laporan. 3.4
Analisis Kebutuhan Sistem 3.4.1
Kebutuhan Perangkat Keras Kebutuhan perangkat keras merupakan hal yang sangat penting
karena nantinya sistem akan berjalan apabila didukung oleh perangkat
41
keras yang sesuai dengan kebutuhan sistem perangkat lunak, yaitu seperti komputer, dan printer. 3.4.2
Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk
mendukung
sistem
yang
akan
dibangun
selain
membutuhkan perangkat keras, perangkat lunak juga dibutuhkan seperti tempat penyimpanan data yang besar, tempat pengolahan data dan pencarian data.
