BAB III ANALISIS SISTEM
Analisis permasalahan adalah hal yang pertama kita lakukan setelah mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna atau SRS (software requirement spesification). Analisis bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara menyeluruh tentang sistem yang akan dikembangkan berdasarkan masukan dari calon pengguna (ditambah dengan pendapat/masukan dari beberapa pihak lain yang berkepentingan). Hasil utama dari analisis adalah pemahaman sistem seutuhnya sebagai persiapan menuju ke tahap perancangan.
A. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis prosedur adalah tahap penguraian prosedur-prosedur yang berjalan didalam sistem, untuk memberikan penjelasan tentang tahap demi tahap yang terjadi pada setiap prosedur. 1. Prosedur Pendataan Sirkulasi Pengunjung Prosedur pendataan sirkulasi pengunjung yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Petugas memberikan buku tamu ke pengunjung yang datang b. Pengunjung mengisi buku tamu dan mengembalikan ke petugas
37
38
PETUGAS
PENGUNJUNG
Buku Tamu
Buku Tamu
Pengisian Buku Tamu
Buku Tamu Yang sudah di isi
Buku Tamu Yang sudah di isi
Gambar 3.1 Flowmap Pendataan Sirkulasi Pengunjung 2. Prosedur Pendataan Buku Baru Prosedur pendaftaran buku baru yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Setiap bidang yang menerbitkan buku baru harus memberikan buku tersebut ke pimpinan b. Pimpinan mengecek buku tersebut dan memberikan persetujuan apakah buku tersebut layak terbit atau tidak c. Jika
buku
tidak
memenuhi
persyaratan
maka
pimpinan
mengembalikan buku tersebut ke bidang yang bersangkutan d. Jika buku memenuhi persyaratan, pimpinan akan memberikan buku baru tersebut ke petugas perpustakaan
39
e. Petugas perpustakaan memberikan label sesuai dengan aturan kode buku baru lalu melakukan pencatatan buku tersebut f. Petugas perpustakaan meletakkan buku baru tersebut ke dalam rak sesuai dengan kode buku BPS
PETUGAS
PIMPINAN
Buku baru
Buku baru
Persetujuan terbit
T Setuju?
Pemberitahuan Buku Tidak Layak Terbit Y Buku
Buku
Buku
Buku
Pemberian label
Buku yang sudah dilabel
Proses pencatatan buku
Buku
Proses Pembuatan Laporan Buku
Lap Daftar Buku
Lap Daftar Buku
Gambar 3.2 Flowmap Pendataan Buku Baru
40
3. Prosedur Peminjaman Buku Prosedur peminjaman buku yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Pengunjung memperlihatkan buku yang ingin dipinjam ke petugas b. Petugas memberikan buku catatan peminjaman kepada pengunjung yang ingin meminjam c. Peminjam mengisi buku catatan peminjaman lalu dikembalikan ke petugas d. Peminjam memberikan kartu identitas peminjam kepada petugas sebagai jaminan pinjaman
PENGUNJUNG
Buku data peminjaman
PETUGAS
Buku data peminjaman
Pengisian Buku
Buku data pinjaman yang sudah di isi + KTP
Buku data pinjaman yang sudah di isi + KTP
Gambar 3.3 Flowmap Peminjaman Buku
41
4. Prosedur Pengembalian Buku Prosedur pengembalian buku yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Pengunjung memberikan buku yang ingin dikembalikan ke petugas b. Petugas mencatat pengembalian buku ke buku catatan peminjaman c. Petugas mengembalikan kartu identitas peminjam ke peminjam d. Petugas mengembalikan buku ke rak
PENGUNJUNG
Buku yang dipinjam
PETUGAS
Buku yang dipinjam
Catat pengembalian ke buku data peminjaman + mengambil kartu identitas Buku yang dipinjam+ Buku data peminjaman Kartu Identitas
Kartu Identitas
Gambar 3.4 Flowmap Pengembalian Buku
42
5. Prosedur Pembelian Buku Prosedur pembelian buku yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Pengunjung memberikan buku yang ingin dibeli ke petugas b. Petugas mengecek status buku tersebut apakah buku tersebut dijual atau tidak c. Jika buku tidak dijual, petugas memberitahukan ke pengunjung bahwa buku tidak dijual lalu petugas mengembalikan buku ke rak d. Jika buku tersebut dijual, petugas mengecek harga buku lalu memberitahukan harga buku ke pengunjung yang ingin membeli buku tersebut e. Pengunjung melakukan proses pembayaran buku dengan memberikan uang ke petugas f. Petugas mencatat pembelian buku ke buku dan memberikan buku ke pengunjung g. Petugas mencatat pembelian buku tersebut ke bagian PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak)
43
PENGUNJUNG
PETUGAS
Buku yang dibeli
Buku yang dibeli
Cek Status Buku
Dijual ?
T
Pemberitahuan Buku Tidak Dijual
Y
Cek Harga Buku
Pemberitahuan Harga
Pemberitahuan Harga
Bayar
Pembuatan Nota + Pencatatan ke Buku Pembelian Buku Catatan Pembelian Nota + Buku yang dibeli
Nota + buku yang dibeli
Proses PNBP
Buku Catatan Pembelian
Gambar 3.5 Flow Map Pembelian Buku
B. Analisis Dokumen Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen-
44
dokumen yang digunakan dalam sistem perpustakaan yang sedang berjalan ini antara lain : 1. Buku Pengunjung Sumber
: Pengunjung
Tujuan
: Petugas Perpustakaan
Fungsi
: Untuk mencatat data sirkulasi pengunjung
Rangkap
: 1 (satu)
2. Buku Catatan Pinjaman Sumber
: Pengunjung
Tujuan
: Petugas Perpustakaan
Fungsi
: Untuk mencatat data peminjaman dan pengembalian
Rangkap
: 1 (satu)
3. Buku Catatan Pembelian Sumber
: Pengunjung
Tujuan
: Petugas Perpustakaan
Fungsi
: Untuk mencatat data pembelian buku
Rangkap
: 1 (satu)
4. Laporan Data Buku Sumber
: Petugas Perpustakaan
Tujuan
: Pimpinan
Fungsi
: Untuk laporan buku yang ada di perpustakaan
Rangkap
: 1 (satu)
45
C. Analisa Kelemahan Sistem Berdasarkan hasil tinjauan dan wawancara yang kami lakukan, kami menemukan permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan di Perpustakaan BPS Provinsi Kota Tanjungpinang. Adapun uraian permasalahan-permasalahan yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1. Seringnya terjadi keterlambatan laporan data ke pimpinan dikarenakan proses yang masih bersifat manual, dan hal ini mengakibatkan informasi tentang data yang dibutuhkan harus dipersiapkan dalam waktu yang cukup lama atau dengan kata lain efisiensi waktu kurang berjalan dengan baik. 2. Sering terjadi kesalahan-kesalahan pada proses manual yang membuat suatu pekerjaan semakin bertambah. 3. Sering terjadi ketidak pastian hasil pencarian berdasarkan data-data yang diberikan, yang kemudian membuat terjadinya ketidak efisienan waktu dan informasi yang dibutuhkan pun bisa saja tidak diperoleh oleh anggota perpustakaan yang membutuhkan informasi.
D. Analisa Kebutuhan Sistem 1. Analisis Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras komputer (hardware) adalah semua bagian fisik komputer, dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang beroperasi di dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software) yang menyediakan instruksi untuk perangkat keras dalam
46
menyelesaikan tugasnya. Pada umumnya perangkat keras dan perangkat lunak merupakan satu kesatuan yang dapat membantu dalam pengolahan data perpustakaan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang. Analisis perangkat keras ditujukan untuk menjelaskan kondisi atau kemampuan yang harus dipenuhi oleh sistem lama yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh user di sistem baru. 2. Analisis Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang diformat dan
disimpan
secara
digital,
termasuk
program
komputer,
dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca dan ditulis oleh komputer. Pada pembuatan laporan di BPS Provinsi kota Tanjungpinang sering terjadi kesalahan - kesalahan hal itu dikarenakan pembuatan laporan masih secara manual, untuk itu perancangan aplikasi ini dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan perangkat lunak. Hal ini dilakukan karena perangkat lunak pada umumnya dapat mendukung serta dapat membantu dalam pengolahan data-data perpustakaan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang. 3. Analisis Kebutuhan Pengguna Adapun pengguna dari komputer yang digunakan untuk melakukan penginputan data, membuat laporan, bukti peminjaman
47
yaitu petugas perpustakaan, khususnya bagian pelayanan atau yang sering bertatap muka dengan pengunjung perpustakaan dalam rangka pengembalian, peminjaman, dan pembelian buku. Adapun spesifikasi pengguna dalam menjalankan aplikasi perpustakaan yang di rancang adalah sebagai berikut : a)
Pendidikan Minimal SMA atau sederajat
b)
Menguasai Sistem Operasi Windows XP
c)
Memiliki dedikasi yang baik
d)
Pria / Wanita usia min 18th
