BAB III ANALISIS SISTEM
Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
dengan
maksud
untuk
mengidentifikasi
dan
mengevaluasi
permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman. Analisis sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di PT.Dwi Sukses Mulia yaitu tentang pemanfaatan ecommerce. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, analisis kebutuhan sistem.
3.1 Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur transaksi Penjualan di PT.Dwi Sukses Mulia sebagai berikut : a. Bagian penjualan memberikan daftar produk kepada pelanggan agar pelanggan dapat melihat produk apa saja yang diinginkan. 41
42
b. Setelah pelanggan melihat daftar produk, pelanggan memilih produk yang ingin dibeli dan memberitahukan kepada bagian penjualan. c. Kemudian bagian penjualan memberikan kepada bagian gudang untuk dilakukan proses pencarian barang. d. Jika barang tidak tersedia maka kembali lagi kepada pelanggan untuk mengambil keputusan untuk memilih produk, jika ada maka barang pesanan diambil. e. Setelah barang diambil, maka langsung diberikan kepada kasir untuk dilakukan proses pembayaran dan membuat nota penjualan sebanyak 2 rangkap. 1 rangkap nota penjualan dirangkap oleh kasir dan 1 lagi diberikan kepada pelanggan.
43
Bagian Penjualan
Pelanggan
Daftar produk
Daftar Produk
merah
merah
Bagian Gudang Daftar pesanan
Proses pemilihan produk
Daftar pesanan
Kasir
Proses Pencarian Barang
Tidak
Daftar pesanan
Tersedi
Ada
a/tidak
Proses pembay aran
Nota penjualan
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penjualan
Nota Nota penjualan penjualan
44
Start
Proses Pemilihan produk
Daftar Pesanan
Tidak Proses Pencarian produk
Keterse diaan
Ada Proses Pembayaran
Nota Penjualan
Stop
Gambar 3.2 Flowchart Berjalan Penjualan
45
3.2 Analisis Permasalahan Masalah yang timbul saat ini sebagai berikut: 1. Kalah bersaing dengan kompetitor yang bergerak dibidang yang sama, karena
kompetitor
telah
menerapkan
e-commerce.
Kompetitor
memanfaatkan perkembangan teknologi saat ini seperti e-commerce untuk mempromosikan produknya lebih luas dibandingkan PT.Dwi Sukses Mulia yang masih belum memiliki e-commerce. 2. Proses transaksi yang tidak efektif dan efisien karena masih via telepon dan face to face. Via telepon a. Terjadi bentrok pemesanan via telepon karena pelanggan yang bersamaan menelepon untuk memesan dalam waktu yang sama. b. Marketing membutuhkan waktu yang lama untuk mencatat seluruh transaksi pelanggan seperti pendaftaran pelanggan, pemesanan, dan pembayaran. Face to face a. Pelayanan yang menggunakan waktu yang lama karena pelanggan harus menunggu pelanggan yang lain selesai melakukan pemesanan yang dilayani oleh marketing. b. Membutuhkan banyak tenaga kerja untuk melayani transaksi dengan pelanggan.
46
3. Penyimpanan data transaksi seperti pendaftaran pelanggan, pemesanan dan pembayaran tidak terintegrasi dengan baik karena masih menggunakan excel dan tidak efisien.
3.3 Analisis Dokumen Dari hasil penelitian yang dilakukan pada PT.Dwi Sukses Mulia diperoleh dokumen yaitu: 3.3.1 Dokumen Masukan 1. Daftar Pesanan Fungsi
: Untuk melakukan proses pemesanan.
Sumber
: Pelanggan.
Rangkap
: 1 (Satu).
Ditujukan
: Bagian gudang.
Item
: Daftar pesanan barang
3.3.2 Dokumen Keluaran 2. Nota Penjualan Fungsi
: Bukti pembelian barang.
Sumber
: Kasir.
Banyak
: 2 Rangkap.
47
Ditujukan
: Pelanggan, bagian kasir, pimpinan.
Item
: Nota penjualan
3.4 Analisis Kelemahan Sistem 3.4.1 Analisis Perbandingan Matriks SWOT Penjualan E-Commerce dengan Penjualan Konvesional Analisis SWOT terhadap penjualan e-commerce sebagai berikut : 1. Strenght (Kekuatan)
Alamat web mudah di akses
Tampilan menarik
Produk-produk yang up to date
Adanya fasilitas pencarian barang yang di inginkan
Jaringan distribusi yang baik
2. Weakness (Kelemahan)
Adanya kejahatan di internet
Pengiriman produk kurang efisien
Saat pengisian alamat pengiriman agak sedikit susah
Kurang tenaga ahli di bidang IT
Tidak ada media promosi yang bersifat up to date
3. Opportunity (Peluang)
Meningkatkan penjualan
48
E-Commerce dapat merubah kegiatan bisnis
Perkembangan teknologi informasi membuka peluang untuk memperluas pasar bisnis
Mengurangi biaya
Efektif dan efisien
Peningkatan CSI
4. Threats (Ancaman)
Adanya pesaing di kemudian hari
Munculnya pendatang baru dengan harga murah
Sistem keamanan web
Pembajakan kartu kredit
Bencana alam saat pengiriman
Ketidak sesuaian barang
Analisis SWOT terhadap penjualan konvensional sebagai berikut : 1.
Strenght (Kekuatan)
Lokasi yang strategis
Harga yang bersaing
Sumber daya manusia yang ramah
Kelengkapan produk yang disediakan
Kondisi linkungan yang aman dan nyaman
49
2.
3.
4.
Kelemahan (Weakness)
Tidak ada pemisah antara harta pribadi dengan harta usaha
Modal yang besar dalam pendirian usaha
Manajemen kurang baik dalam bekerja
Lokasi supplier yang jauh
Opportunity (Peluang)
Luasnya pangsa pasar
Memperluas tempat usaha
Kelonggaran dalam sistem pembayaran
Produk yang selalu berkembang
Threats (Ancaman)
Ketatnya persaingan
Lamanya waktu pengiriman barang dari supplier
Peningkatan harga
Pelanggan yang tidak jujur
Bila pemilik gedung tidak menyewakan lagi gedungnya
50
3.4.2 Perbandingan Matriks SWOT Penjualan E-Commerce dengan Penjualan Konvesional Kekuatan (Strength-S) 1.Alamat
web
mudah
Kelemahan (Weakness) di
1.Adanya
kejahatan
di
akses
internet
2.Tampilan menarik
2.kurang
3.Produk-produk yang up to
bidang IT
date
3.Tidak ada media promosi
tenaga
ahli
di
yang bersifat up to date Peluang (Opportunity)
Strategi SO
Strategi WO
1.Meningkatkan penjualan
1.Meningkatkan pelayanan
1.Memperbaiki situs e-
2.Mengurangi biaya
dengan menambah jam kerja
commerce
3.Efektif dan efisien
2.Memberikan tawaran-
2.Melakukan kerja sama
4.Peningkatan CSI
tawaran menarik seputar
dengan jasa kurir
produk untuk menarik
3.Membentuk data pelanggan
pembeli baru
yang lebih baik
5.E-commerce
dapat
merubah kegiatan bisnis Ancaman (Threats)
Strategi ST
1.Sistem keamanan web
Strategi WT
1.Memilih jasa layanan
1.Meningkatkan keamanan
hosting yang terpercaya
pada sistem yang dibangun
pengiriman
2.Melakukan backup data
2.Memilih jasa layanan
3.Ketidak sesuaian barang
secara berskala untuk resiko
hosting yang memiliki
4.Pembajakan kartu kredit
kehilangan data
kualitas yang memadai
2.Bencana
alam
saat
Gambar 3.3 Matriks SWOT Penjualan E-Commerce
51
Kekuatan (Strength-S)
Kelemahan (Weakness)
1.Lokasi yang strategis
1.Tidak ada pemisah antara
2.Harga yang bersaing
harta pribadi dengan harta
3.Sumber daya manusia yang
usaha
ramah
2.Modal yang besar dalam
4.Kelengkapan produk yang
pendirian usaha
disediakan
3.Manajemen kurang baik dalam bekerja
Peluang (Opportunity) 1.Luasnya pangsa pasar
Strategi SO
Strategi WO
1.Menambah jumlah variasi
1.Membuat laporan
produk yang ditawarkan
keuangan
kebutuhan masyarakat yang
2.Memperluas pangsa pasar
2.Meningkatkan efisiensi
selalu berkembang
3.Membuat harga yang
biaya
3.Memperluas tempat usaha
terjangkau
3.Mengajukan kredit kepada
4.Kelonggaran dalam sistem
4.Memberikan diskon khusus
bank untuk penambahan
pembayaran
pada pelanggan tertentu
modal usaha
2.Pola
perilaku
dan
Ancaman (Threats) 1.Ketatnya persaingan 2.Lamanya
Strategi ST 1.Mengembangkan daya saing
waktu
pengiriman dari supplier
Strategi WT 1.Seleksi jasa pengangkutan yang digunakan
2.Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
2.Perhatikan kenyamanan
3.Peningkatan harga
3.Seleksi kualitas karyawan
4.Pelanggan yang tidak jujur
guna peningkatan persaingan
Gambar 3.4 Matriks SWOT Penjualan Konvesional
52
3.5 Analisis Kebutuhan Sistem 3.5.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan fungsi utama dari sistem. Adapun sistem yang dibangun harus mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan: 1. Admin Admin adalah penanggung jawab dari website dan memiliki hak akses tertinggi. Dalam sistem admin dapat melakukan pengolahan data-data yang ada dalam website, baik itu informasi, pelanggan, pemesanan dan pengiriman. 2. Pelanggan Pelanggan adalah orang yang melakukan pemesanan produk website ini, dengan atau tanpa melakukan konsumen dapat melihat informasi produk, melakukan pemesanan, pendaftaran konsumen serta dapat memberikan komplain apabila pelayanan kurang memuaskan. 3. Karyawan Karyawan adalah pegawai perusahaan yang melakukan proses penjualan offline bagi pelanggan yang datang ke toko proses penjualan terjadi di toko.
53
3.5.2 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional Kebutuhan non-fungsional merupakan fasilitas pembantu yang terdapat pada sistem. Adapun fasilitas yang terdapat pada sistem adalah: 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah komputer, printer dan perangkat pendukung lainnya. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Maksud dari perangkat lunak adalah program yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan untuk ini adalah Sistem Operasi Windows 7 sebagai sistem operasi. 3. Brainware Dalam pembuatan sistem ini dibutukan orang-orang yang mengerti cara kerja sistem dan pemeliharaan sistem sehingga dibutuhkan pelatihan kepada karyawan bagian penjualan dalam pengoperasian sistem yang baru.
