BAB III ANALISIS SISTEM
Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan adalah suatu kegiatan untuk mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur, data dan informasi yang terkait. Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah : 1. Menelusuri bagaimana sistem yang sedang berjalan pada perusahaan sekarang ini, dengan memperhatikan proses, aliran data atau informasi, dan pelaku sistem (dalam flow map sistem yang sedang berjalan). 2. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung kinerja perangkat lunak yang akan dibangun. 3. Mendapatkan sistem baru yang dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perusahaan.
3.1. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan 3.1.1. Prosedur Berjalan Pembayaran Biaya Pemeliharaan Kendaraan Adapun prosedur berjalan dalam pembayaran biaya pemeliharaan kendaraan pada PT.STARTMARA PRATAMA adalah sebagai berikut : a. Purchase Request (PR) dan tagihan diberikan dari bengkel kepada administration staff untuk diproses pengajuan pembayaran.
41
42
b. Setelah menerima PR dan tagihan, maka administration staff akan memproses pembuatan voucher biaya maintenance kendaraan sebagai syarat pengajuan pembayaran biaya dan voucher biaya akan diserahkan kepada administration manager untuk disetujui pembayaran biaya. c. Administration manager akan mengecek apakah PR yang diterima dari bengkel sudah lengkap tanda tangan finance manager dan direksi, jika tidak lengkap maka PR harus dibawa ke finance manager dan direksi untuk ditanda tangani terlebih dahulu beserta jelaskan alasan mengapa PR yang tidak lengkap tanda tangannya bisa dijalankan kemudian administration manager baru menyetujui voucher biaya, jika PR sudah lengkap tanda tangannya maka voucher biaya akan langsung disetujui oleh administration manager. d. Voucher biaya yang sudah disetujui oleh administration manager akan diajukan ke finance manager untuk mendapatkan persetujuan pembayaran. e. Finance manager akan menyetujui pembayaran biaya maintenance kendaraan yang diajukan dari administration manager yang kemudian setelah disetujui oleh finance manager, dokumen akan diberikan kepada finance control untuk didistribusikan kepada direksi. f. Setelah menerima voucher biaya dari finance control maka direksi akan menyetujui pembayaran biaya yang kemudian akan diberikan kembali kepada finance control untuk dibawa ke kasir dan diproses pembayaran kepada bengkel. g. Setelah kasir menerima dokumen dari finance control maka biaya maintenance kendaraan akan diproses bayar oleh kasir kepada pihak bengkel.
43
h. Pihak bengkel yang menerima pembayaran biaya maintenance kendaraan dari kasir harus menandatangani tanda terima uang pada voucher biaya maintenance kendaraan. i. Setelah pembayaran biaya maintenance kendaraan selesai dibayar dan dilengkapi tanda tangan oleh pihak bengkel maka kasir akan menyerahkan dokumen tersebut kepada accounting control untuk diarsip. Aliran data dan proses yang lebih jelas dapat terlihat pada flow map berjalan pembayaran biaya maintenance kendaraan pada Gambar 3.1. FLOW MAP BERJALAN PEMBAYARAN BIAYA MAINTENANCE KENDARAAN STAFF BENGKEL
ADMIN STAFF
PR Tagihan
ADMIN MANAGER
FINANCE MANAGER
PR
A Voucher biaya
Tagihan
FINANCE CONTROL
DIREKSI
KASIR
ACC CONTROL
PR Tagihan
PR PR
Tagihan
Tagihan
Pembuatan voucher
Voucher biaya PR
Tanda tangan PR Cek kelengkapan tanda tangan PR (FM dan Direksi)
Tanda tangan PR
PR Tagihan
Tagihan Y
PR
Lengkap
Tagihan B
T Lengkapi tanda tangan FM dan Direksi, approval biaya maintenance
Approval biaya maintenance
PR
Voucher biaya PR
Tagihan
Tagihan A
Voucher biaya PR
B
Tagihan
Voucher biaya PR Tagihan
Approval biaya maintenance
Voucher biaya PR Tagihan
C
Catatan : Admin Staff = Administration Staff, Admin Manager = Administration Manager, Acc Control = Accounting Control, FM = Finance Manager, PR = Purchase Request.
44
FLOW MAP BERJALAN PEMBAYARAN BIAYA MAINTENANCE KENDARAAN STAFF BENGKEL
ADMIN ADMIN FINANCE FINANCE CONTROL STAFF MANAGER MANAGER
C
Voucher biaya PR Tagihan
DIREKSI
KASIR
ACC CONTROL
Voucher biaya PR Tagihan
Approval biaya maintenance
Voucher biaya PR Tagihan
Voucher biaya
Voucher biaya
PR
PR
Tagihan
Tagihan
Pembayaran biaya maintenance kepada bengkel
Voucher biaya
Voucher biaya
PR
PR
Tagihan
Tagihan
Penerimaan pembayaran dan tanda tangan tanda terima uang pada voucher biaya
Voucher biaya
Voucher biaya
Voucher biaya
PR
PR
PR
Tagihan
Tagihan
Tagihan
Gambar 3.1. Flow Map Berjalan Pembayaran Biaya Maintenance Kendaraan di PT.STARTMARA PRATAMA
45
3.2. Analisis Dokumen 1. Dokumen Masuk a. Purchase Request (PR) Fungsi
: Berisi keterangan maintenance kendaraan yang diajukan pembayaran.
Sumber
: Bengkel.
Rangkap : 1 (satu). Distribusi :Bengkel, Administration Staff, Administration Manager, Finance Control, Finance Manager, Direksi, Kasir dan Accounting Control. Item
: No, Keterangan, Quantity, Harga, Total Harga.
b. Tagihan Fungsi
: Berisi nilai tagihan atas maintenance kendaraan yang harus dibayar.
Sumber
: Bengkel.
Rangkap : 1 (satu). Distribusi :Bengkel, Administration Staff, Administration Manager, Finance Control, Finance Manager, Direksi, Kasir dan Accounting Control. Item
: Keterangan, Quantity, Harga, Total Harga.
2. Dokumen Keluaran a. Voucher Biaya Maintenance Kendaraan Fungsi
: Berisi data biaya maintenance kendaraan yang dibayar.
46
Sumber
: Administration Staff.
Rangkap : 1 (satu). Distribusi :Bengkel, Administration Staff, Administration Manager, Finance Control, Finance Manager, Direksi, Kasir dan Accounting Control. Item
: Tanggal, Nominal, Terbilang, Keterangan pembayaran.
3.3. Analisis Kelemahan Sistem Hasil dari analisis sistem yang sedang berjalan pada proses pembayaran biaya maintenance kendaraan PT.STARTMARA PRATAMA ini menunjukkan bahwa dalam proses pembayaran ini terdapat beberapa kelemahan, diantaranya : 1. Proses pembayaran biaya maintenance kendaraan merupakan biaya rutinitas yang sering terjadi, namun sejauh ini tidak pernah dilakukan suatu proses verifikasi harga tagihan maintenance yang harus dibayarkan karena banyaknya biaya maintenance yang terjadi. 2. Akan menghabiskan waktu yang lama bila proses verifikasi harga tagihan dilakukan, karena harus mencari dan membandingkan satu per satu dengan biaya maintenance yang sebelumnya telah dibayarkan pada arsipan dokumen biaya yang banyak. 3. Pembayaran biaya maintenance kendaraan yang dibayarkan tanpa adanya dasar yang lebih kuat yang menyatakan bahwa harga tagihan sudah benar dan layak dibayar.
47
3.4. Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Setelah menganalisis proses pembayaran biaya maintenance kendaraan PT.STARTMARA PRATAMA, maka didapatkan kesimpulan mengenai kebutuhan perangkat lunak yang diperlukan guna untuk meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik, diantaranya adalah : a. Perangkat lunak yang akan dibangun harus dapat melakukan proses penginputan, pengeditan, penyimpanan, penghapusan, pencarian dan pencetakan data. b. Perangkat lunak yang dibangun harus dapat memberikan informasi dengan cepat dan tepat.
2. Kebutuhan Informasi Perangkat lunak yang akan dibangun untuk PT.STARTMARA PRATAMA ini akan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan guna kelancaran dan peningkatan kinerja dalam proses pembayaran biaya maintenance kendaraan PT.STARTMARA PRATAMA. Kebutuhan informasi yang diperlukan diantaranya : a. Dapat memberikan informasi yang diperlukan pada saat proses verifikasi pembayaran biaya maintenance kendaraan. b. Menampilkan informasi berupa keterangan maintenance kendaraan beserta harga maintenance-nya.
48
3. Kebutuhan Pengguna Perangkat lunak yang akan dibangun ini berguna memenuhi kebutuhan pengguna untuk memaksimalkan kinerja pada saat proses verifikasi pembayaran biaya maintenance kendaraan. Adapun manfaat dari membangun Sistem Informasi Pengendalian Biaya Pemeliharaan Kendaraan PT.STARTMARA PRATAMA ini adalah : a. Membantu user dalam meningkatkan pengendalian terhadap pembayaran biaya maintenance kendaraan yang rutin terjadi. b. Mempermudah
pekerjaan
user
dalam
proses
penginputan,
penyimpan, pengeditan, penghapusan maupun pencetakan laporan. c. Dapat membantu user memperoleh informasi dengan cepat dan tepat dengan fungsi pencarian yang terdapat didalam perangkat lunak tersebut.
