BAB III ANALISIS SISTEM
3.1
Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh
kedalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman. Analisis sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di Laundry Trojen Tanjungpinang yaitu tentang pendataan karyawan, pendataan barang dan inventaris, proses penggajian karyawan, proses barang masuk, proses penggunaan barang, dan proses pencatatan jasa laundry. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, analisis kebutuhan sistem.
3.2
Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan 3.1.1
Prosedur Penggajian Karyawan yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur penggajian karyawan di Laundry Trojen Tanjungpinang :
27
28
1. Sekretaris membuat laporan absensi bulanan karyawan untuk diserahkan ke bagian kasir. 2. Kasir
melakukan
perhitungan
gaji
bulanan
karyawan
berdasarkan jumlah hari kerja, jabatan, uang makan. 3. Kasir membuat slip gaji sebanyak dua rangkap per karyawan berdasarkan perhitungan gaji bulanan tersebut kemudian diserahkan ke pimpinan untuk ditandatangani. 4. Pimpinan menyetujui lalu mengembalikan slip gaji tersebut ke kasir. 5. Kasir memberikan satu rangkap slip gaji ke karyawan dan satu rangkap lagi untuk diarsipkan. 6. Kasir membuat laporan gaji bulanan karyawan.
29
Prosedur Penggajian Karyawan yang Sedang Berjalan Karyawan
Kasir Laporan Absensi Bulanan Karyawan
Sekretaris
Pimpinan
Laporan Absensi Bulanan Karyawan
Hitung Gaji Bulanan dan Buat Slip Gaji
Slip Gaji
Slip Gaji
Persetujuan dan Tandatangan Slip Gaji
Slip Gaji yang sudah Disetujui
Slip Gaji yang sudah Disetujui
Slip Gaji yang sudah Disetujui
Buat Laporan Gaji Bulanan Karyawan
Laporan Gaji Bulanan Karyawan
Gambar 3.1 Prosedur Penggajian Karyawan yang Sedang Berjalan
30
3.1.2
Prosedur Pembelian Barang Habis Pakai yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur pembelian barang habis pakai yang sedang berjalan di Laundry Trojen Tanjungpinang : 1. Kasir membuat laporan barang untuk diserahkan ke sekretaris. 2. Sekretaris membuat surat pemesanan barang untuk diserahkan ke pimpinan. 3. Pimpinan mengecek dan menyetujui surat pemesanan barang tersebut, apabila tidak sesuai, pimpinan akan mengembalikan surat pemesanan barang tersebut ke sekretaris. 4. Apabila
sesuai,
pimpinan
akan
menandatangani
dan
mengembalikan surat pemesanan barang tersebut ke sekretaris. 5. Sekretaris mengirimkan surat pemesanan barang ke supplier. 6. Supplier membuat nota pembelian dan mengirimkan barang yang dipesan ke perusahaan. 7. Setelah barang sampai, sekretaris melakukan pengecekan terhadap barang yang dikirim apakah sudah sesuai dengan surat pemesanan barang. 8. Apabila tidak sesuai, barang dan nota pembelian akan dikembalikan ke supplier. Apabila sesuai, sekretaris akan membuat laporan barang masuk dan menyerahkan ke kasir untuk dilakukan pencatatan stok.
31
Prosedur Pembelian Barang yang Sedang Berjalan Kasir
Laporan Barang
Sekretaris
Supplier
Pimpinan
Laporan Barang
Buat Surat Pemesanan Barang
Surat Pemesanan Barang
Surat Pemesanan Barang
Cek Surat Pemesanan
Surat Pemesanan Barang
T Sesuai?
Y Tandatangan Surat Pemesanan
Surat Pemesanan Barang Surat Pemesanan Barang
Surat Pemesanan Barang
Nota Pembelian Buat Nota Pembelian
Cek Barang dengan Surat Pemesanan
Laporan Pembelian Barang
Nota Pembelian
T Sesuai?
Nota Pembelian
Y
Pencatatan Stok
Nota Pembelian
Laporan Pembelian Barang
Buat Laporan Pembelian Barang
Laporan Pembelian Barang
Gambar 3.2 Prosedur Pembelian Barang yang Sedang Berjalan
32
3.1.3
Prosedur Pencatatan Laundry yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur pencatatan laundry yang sedang berjalan di Laundry Trojen Tanjungpinang : 1. Pelanggan memberikan data laundry ke kasir. 2. Kasir mengisi data laundry ke nota bukti laundry dan melakukan perhitungan biaya laundry berdasarkan berat laundry, jenis pakaian yang akan dilaundry, jangka waktu pencucian, dan status pelanggan. 3. Kasir mencatat total biaya laundry ke nota bukti laundry tersebut dan memberikan satu rangkap nota bukti laundry ke pelanggan, satu rangkap untuk karyawan dan satu lagi untuk diarsipkan. 4. Kasir memberikan data laundry ke karyawan.
33
Prosedur Pencatatan Laundry yang Sedang Berjalan Pelanggan
Data Laundry
Kasir
Karyawan
Data Laundry
Isi Nota Bukti Laundry
Nota Bukti Laundry
Hitung Biaya Laundry
Nota Bukti Laundry
Nota Bukti Laundry Nota Bukti Laundry
Data Laundry
Gambar 3.3 Prosedur Pencatatan Laundry yang Sedang Berjalan
34
3.1.4
Prosedur Pengambilan Laundry yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur pengambilan laundry yang sedang berjalan di Laundry Trojen Tanjungpinang : 1. Pelanggan membawa nota bukti laundry dan diserahkan ke kasir. 2. Kasir mengecek apakah laundry sudah selesai atau belum. 3. Jika belum, kasir mengembalikan nota bukti laundry tersebut ke pelanggan. 4. Jika sudah, kasir memberikan laundry tersebut ke pelanggan sesuai dengan nota bukti laundry. 5. Pelanggan mengecek apakah laundry sudah sesuai dengan nota bukti laundry. 6. Jika tidak sesuai, pelanggan mengembalikan laundry tersebut ke kasir. 7. Jika
sama,
pelanggan
melunasi
pembayaran
menandatangani nota bukti laundry tersebut.
dan
35
Prosedur Pengambilan Laundry yang Sedang Berjalan Pelanggan
Kasir
Nota Bukti Laundry
Nota Bukti Laundry
Cek Laundry
T Nota Bukti Laundry
Selesai ?
Y
Data Laundry dan Nota Bukti Laundry
Data Laundry dan Nota Bukti Laundry
Cek Data Laundry
T Sesuai ?
Data Laundry dan Nota Bukti Laundry
Y
Data Laundry dan Nota Bukti Laundry
Pembayaran dan Tandatangan Nota
Nota Bukti Laundry
Nota Bukti Laundry
Gambar 3.4 Prosedur Pengambilan Laundry yang Sedang Berjalan
36
3.3
Analisis Dokumen Dari hasil penelitian yang dilakukan pada Laundry Trojen Tanjungpinang
diperoleh dokumen yaitu : 3.2.1
Dokumen Input a. Laporan absensi Fungsi
: Digunakan untuk proses penggajian karyawan.
Sumber
: Sekretaris.
Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Kasir. b. Laporan barang Fungsi
: Digunakan untuk mengetahui stok barang sehingga dapat digunakan untuk melakukan pemesanan barang.
Sumber
: Kasir.
Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Sekretaris. c. Data laundry Fungsi
: Digunakan untuk mencatat data per laundry.
Sumber
: Pelanggan.
Rangkap : 1 (Tiga). Ditujukan : Kasir.
37
3.2.2
Dokumen Output a. Laporan Gaji Fungsi
: Untuk rekap gaji bulanan semua karyawan.
Sumber
: Kasir.
Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Pimpinan. b. Laporan Barang Masuk Fungsi
: Untuk penambahan stok barang yang ada di perusahaan.
Sumber
: Sekretaris.
Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Kasir. c. Nota Bukti Laundry Fungsi
: Untuk mengetahui total biaya dari data – data per laundry.
Sumber
: Kasir
Rangkap : 3 (Tiga). Ditujukan : Pelanggan, Kasir, Arsip.
3.4
Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada pengolahan data
laundry di Laundry Trojen Tanjungpinang yang dilakukan secara manual tentu
38
tidak
efektif,
tidak
efisien
dan
memiliki
banyak
kelemahan
dan
keterbatasan,diantaranya : 1. Sering terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji bulanan karyawan. 2. Sering terjadi kesalahan dalam perhitungan stok barang. 3. Pengolahan data member laundry masih menggunakan sistem manual, sehingga harus dilakukan pengecekan member kembali untuk setiap transaksi laundry. 4. Pengarsipan nota bukti laundry masih menggunakan kertas, sehingga kasir harus mencari nota bukti laundry pada saat pengambilan laundry. 5. Keamanan data tidak terjamin, karena dapat dilihat oleh semua pihak tanpa proses pengamanan data. 6. Kesulitan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan.
3.5
Analisis Kebutuhan Sistem Dalam aplikasi pengolahan data laundry yang dikomputerisasikan
diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk mendukung berjalannya aplikasi, diantaranya: 1. Aplikasi yang dapat melakukan penginputan data, penyimpanan dan penyajian data-data. 2. Aplikasi yang dapat memberikan informasi yang tepat dan benar untuk keperluan pengecekan data baik untuk pihak keuangan maupun untuk pemilik. 3. Aplikasi yang dapat dengan cepat mencetak laporan.
39
4. Aplikasi yang dapat menjamin keamanan data sehingga data tidak dapat diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan. 5. Perangkat keras yang dapat mendukung berjalannya aplikasi seperti alat input, penyimpanan, output atau cetak.
