BAB III ANALISIS SISTEM Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan adalah suatu kegiatan untuk mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur, dan data serta informasi yang terkait. Kegiatan ini menggambarkan suatu sistem pada model yang dapat mengidentifikasi seluruh aspek yang terlibat dalam sistem tersebut. Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah : 1.
Menelusuri bagaimana sistem berjalan, dengan memperhatikan proses, aliran data, atau informasi, dan pelaku sistem (dalam flowmap sistem yang sedang berjalan).
2.
Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perangkat lunak yang akan dikembangkan.
3.
Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem baru yaitu proses, dan subproses yang dapat dimodifikasi ke arah yang lebih baik.
3.1
Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Prosedur merupakan tahapan dan langkah yang dilalui untuk mencapai suatu
hasil yang diinginkan. Setiap langkah dalam prosedur tersebut harus dianalisa sedemikian rupa, sehingga proses bisnis didalamnya akan menjadi lebih lengkap dan rinci. Yang nantinya pada tahap perancangan sistem akan menjadi lebih mudah untuk dilakukan.
27
28
3.1.1 Prosedur Penambahan Supplier Baru yang Sedang Berjalan 1.
Supplier memberikan formulir penawaran ATKyang berisikan daftar nama dan harga ATKkepada manager,
2.
Manager memproses penawaran ATKtersebut. Apabila tidak diterima maka formulir penawaran ATKtersebut akan dikembalikan ke supplier, dan bila formulir penawaran ATKtersebut diterima maka manager membuat sebuah catatan yang berisikan nama, alamat, nomor telepon dan emailsupplier dan diberikan kepada bagian ATK,
3.
Bagian ATK menerima catatan dari managerdan mencatat ulang kedalam sebuah buku supplier, dan kemudian diarsip. Untuk lebih jelasnya prosedur saat penambahansupplier baru dapat dilihat
pada gambar flowmap berikut ini : Flowmap Berjalan Penambahan Supplier Baru
Gambar 3.1 FlowmapBerjalan Penambahan Supplier Baru
29
3.1.2 Prosedur Pemasukan ATKyang Sedang Berjalan 1.
Bagian ATK memberikan data ATK ke manager.
2.
Manager mencatat daftar ATKyang akan diorder beserta jumlahnya disebuah catatan.
3.
Lalu catatan tersebut diberikan kepada bagian ATK untuk diisi kedalam formulir purchase ordersesuai dengan catatan yang diterima dari manager.
4.
Lalu bagian ATK akan mengorderATK dan memberikan 1 rangkap formulir purchase order ke supplier.
5.
Supplier memproses orderanATK dan kemudian mengirimkan ATK yang diorder ke bagian ATK. Supplier juga akan mengirimkan dokumen berupa surat jalan dan nota. Surat jalan dikirim untuk bagian ATK dan nota untuk manager.
6.
Bagian ATK mengecek surat jalan yang diterima dengan formulir purchase order yang telah diarsip sebelumnya, jika tidak sesuai maka akan dilakukan konfirmasi ulang dengan supplier, jika sesuai selanjutnya dilakukan pengecekan antara surat jalan dengan ATKyang diterima, apabila tidak sesuai dengan ATKyang diorder, maka bagian ATK akan melakukan konfirmasi ulang ke supplier. Apabila sesuai maka data akan dicatat ke dalam kartu ATK serta akan membuat laporan pemasukan ATK, kemudian kartu ATK tersebut diarsip dan laporan pemasukan ATKdiberikan kepada manager.
30
7.
Manager akan mengecek laporan pemasukan ATK dengan nota yang diterima dari supplier, bila tidak cocok maka manager akan melakukan konfirmasi dengan bagian ATK, jika cocok maka akan diarsip. Untuk lebih jelasnya prosedur saat pemasukan ATK dapat dilihat pada
gambar flowmap berikut ini : Flowmap Berjalan Pemasukan ATK Bagian ATK
Manager
Supplier
Data ATK
Data ATK
Formulir purchase order
Catatan pesanan
Membuat catatan pesanan
Pembuatan surat jalan dan nota
Mengisi Formulir purchase order
Catatan pesanan
Nota Surat jalan
Formulir purchase order
Surat jalan
Cek Form purchase order dengan surat jalan Tidak Sesuai Ya Cek ATK masuk dengan surat jalan
Laporan pemasukan ATK
Tidak
Cek dengan nota
Sesuai
Nota
Ya Catat ATK masuk
Tidak
Sesuai Ya
Nota Laporan pemasukan ATK
Kartu ATK
Buat laporan pemasuk an ATK
Kartu ATK
Laporan pemasukan ATK
Gambar 3.2 FlowmapBerjalan Pemasukan ATK
31
3.1.3 Prosedur Pengeluaran ATKyang Sedang Berjalan 1.
Karyawan memberikan satu dari dua rangkap formulir permintaan ATKke bagian ATK dan satu rangkap lagi disimpan sendiri.
2.
Bagian ATK mengecek ketersediaan ATK yang diminta. Jika ATK yang diminta ada maka bagian ATK akan memberikan ATK yang diminta dan mengisi ATK yang diambil kedalam formulir bukti tanda terima dan memberikannya ke karyawan.Jika tidak ada maka formulir permintaan ATKakan dikembalikan ke karyawan.
3.
Karyawan
mengecek
formulir
permintaan
ATK
yang
disimpan
sebelumnyadengan bukti tanda terima, bila tidak sesuai maka karyawan akan melakukan konfirmasi ulang dengan bagian ATK, bila sesuai maka akan dilakukan pengecekan antara bukti tanda terima dengan ATKyang diterima dari bagian ATK. Apabila tidak sesuai maka akan diserahkan kembali ke bagian ATK. Dan apabila sesuai maka karyawan akan menandatangani formulir bukti tanda terima dua rangkap yang kemudian formulir tersebut diberikan kembali ke bagian ATK. 4.
Kemudian bagian ATK mencatat pengeluaran ATKpada kartu ATK serta akan membuat laporan pengeluaran ATK, kemudian kartu ATK dan satu rangkap bukti tanda terima tersebut diarsip dan laporan pengeluaran ATK dan satu rangkap bukti tanda terima diberikan kepada manager.
5.
Manager akan mengecek laporan pengeluaran ATKdengan bukti tanda terima, bila tidak cocok maka manager akan melakukan konfirmasi dengan bagian ATK. Bila cocok maka akan diarsip.
32
Untuk lebih jelasnya prosedur saat pengeluaran ATK dapat dilihat pada gambar flowmap berikut ini : Flowmap Berjalan Pengeluaran ATK
Gambar 3.3 FlowmapBerjalan Pengeluaran ATK
33
3.2
Analisis Kelemahan Sistem Analisa sistem merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan dengan tujuan
untuk memahami cara kerja dari sistem pada suatu instansi atau objek yang diteliti. Salah satu dari tujuan memahami cara kerja dari sistem tersebut adalah untuk mencari kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama dan memperbaikinya untuk hasil kinerja(output) sistem yang lebih maksimal. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka ditemukan beberapa kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan di PT. Alam Indah Purnama Panjang, diantaranya : 1.
Bisa menyebabkan redudansi atau duplikasi data.
2.
Proses pencarian data ATK membutuhkan waktu yang lama karena masih berupa arsip.
3.
Resiko
terjadinya
kehilangan
data
ATK
tinggi
karena
dalam
penyimpanannya belum menggunakan database. 4.
Proses manual akan menyebabkan lambatnya penyajian informasi dalam bentuk laporan.
5.
Pengendalian terhadap jumlah ATK sangat sulit untuk dilakukan jika jumlah jenis ATK yang harus diperiksa sangat banyak untuk tetap didalam kondisijumlah yang normal sesuai dengan kebutuhan para karyawan di PT. Alam Indah Purnama Panjang. Untuk mengatasi masalah-masalah diatas maka diperlukan sebuah sistem
yang mampu memperbaiki cara kerja dari sistem persediaan ATK yang masih manualtersebut, terutama dalam hal pembuatan laporan sebagai output bagi
34
tersedianya suatu penyajian informasi yang dibutuhkan. Disamping itu, sistem juga harus menerapkan metode Min-Maxsebagai metode pemberitahuan kepada para pengguna sistem untuk dapat langsung mengetahui jika jumlah ATK tertentu telah melampaui batas minimum ataupun batas maksimum. Metode Min-Max didalam sistem harus dapat ditentukan sesuai dengan kebutuhan karyawan untuk menhindari adanya kekurangan jumlah ATK ketika suatu saat diminta dan kapasitas gudang yang menampung persediaan ATK tersebut karena jika ada jumlah ATK yang melebihi batas maksimum, maka akan berdampak pada biaya-biaya tambahan seperti biaya perawatan, biaya penyusutan dan lain-lain. Studi kasus dalam metode Min-Max yang dijelaskan diatas adalah jika penggunaan ATK didalam suatu perusahaan sangat besar maka kita dapat membatasi jumlah minimum penyimpanan jumlah ATK dalam jumlah yang besar untuk menghindari kekurangan ATK ketika suatu saat diminta dan jika kapasitas gudang penyimpanan ATK tidak terlalu besar maka kita dapat membatasi jumlah maksimum penyimpanan jumlah ATK dalam jumlah yang relatif kecil untuk menghindari biaya-biaya tambahan seperti biaya perawatan, biaya penyusutan dan lain-lain. Ketika jumlah ATK tertentu berada dibawah batas minimum maka sistem harus dapat menampilkan peringatan secara otomatis untuk memberitahukan kepada para pengguna sistem untuk segera mengorder ATK yang beradadidalam kondisi jumlah krisis dan juga ketika jumlah ATK tertentu berada diatas batas maksimum maka sistem harus dapat menampilan peringatan secara otomatis
35
untuk memberitahukan kepada para pengguna sistem untuk tidak lagi mengorder ATK yang berada didalam kondisi jumlah kebanyakan. Flowchart Metode Min-Max
Gambar 3.4 Flowchart Metode Min-Max
36
3.3
Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mendukung Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor di PT.
Alam Indah Purnama Panjang dengan Metode Min-MaxBerbasis WPF (Windows Presentation Foundation), dibutuhkan beberapa komponen-komponen dasar yang harus terpenuhi, diantaranya : 3.3.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Pada tahap pengembanganSistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor di PT. Alam Indah Purnama Panjang dengan Metode Min-MaxBerbasis WPF (Windows Presentation Foundation) dibutuhkan perangkat lunak Visual Studio 2010 dengan menggunakan bahasa pemrograman C# untuk membuat sebuah interfacesebagai sarana interaksi antara user dengan dataATK yang disimpan didalam database dengan menggunakan SQL Server 2008 R2 dan pembuatan laporan dengan menggunakan MindFusion yang merupakan salah satu dari 3rd party dari Visual Studio 2010. 3.3.2 Analisis Kebutuhan Informasi Dari analisis yang telah dilakukan pada sistem yang berjalan pada PT. Alam Indah Purnama Panjang, maka diperoleh beberapa dokumen yaitu : 1.
Dokumen Input a.
Penawaran ATK
Fungsi
: Untuk melakukan penawaran ATK pada perusahaan.
Sumber
: Supplier.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi : Manager.
37
Item
: Tanggal, nomor penawaran, nama supplier, nama ATK, harga. b.
Surat Jalan
Fungsi
: Untuk mengecek dan mengetahui ATK yang akan masuk.
Sumber
: Supplier.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi : Bagian ATK. Item
: Tanggal, nomor surat jalan, nama pembeli, jenis kendaraan pengantar ATK, nama ATK, jumlah, tanda terima dan nama supplier. c.
Fungsi
Nota : Untuk mengetahui harga, nama dan kuantitas ATKyang akan masuk.
Sumber
: Supplier.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi : Manager. Item
: Tanggal, nomor nota, nama supplier, nama pembeli, nama penerima ATK, nama ATK, jumlah, harga ATKserta total nilai nota. d.
Formulir Permintaan ATK
Fungsi
: Untuk mengetahui ATKyang diminta oleh karyawan.
Sumber
: Karyawan.
Rangkap
: 2 (Dua).
Distribusi : Bagian ATK dankaryawan.
38
Item
: Nomor bukti, nomor karyawan, tanggal penerimaan, nama ATK, jumlah dan keterangan.
2.
Dokumen Output a.
Purchasing Order Report
Fungsi
: Untuk mengetahuiorderanATKdarisupplier.
Sumber
: Bagian ATK.
Rangkap
: 2 (Dua).
Distribusi : Bagian ATK dan Manager. Item
: Nomor invoice, supplier, tanggal invoice, tanggal terima, nama ATK, jumlah, diskon ATK, pajak ATK, subtotal ATK, subtotal, diskon, pajak dan total bersih. b.
Employee Usage Report
Fungsi
: Untuk mengetahui pemakaianATK yang pada karyawan.
Sumber
: Bagian ATK.
Rangkap
: 2 (Dua).
Distribusi : Bagian ATK dan Manager. Item
: Nomor bukti, nomor karyawan, tanggal penerimaan, nama ATK, jumlahdan keterangan. c.
Fungsi
Stationery Report : Untuk mengetahui datadan jumlahATK yang tersedia di perusahaan.
Sumber
: Bagian ATK.
Rangkap
: 2 (Dua).
39
Distribusi : Bagian ATK dan Manager. : Tipe, nama, sisa dan satuan.
Item d.
Supplier Report
Fungsi
: Untuk mengetahui data supplier.
Sumber
: Bagian ATK.
Rangkap
: 2 (Dua).
Distribusi : Bagian ATK dan Manager. Item
: Nama, alamat, nomor telepon dan email. e.
Employee Report
Fungsi
: Untuk mengetahui data karyawan yang ada.
Sumber
: Bagian ATK.
Rangkap
: 2 (Dua).
Distribusi : Bagian ATK dan Manager. Item 3.3.3
: Nomor karyawan dan departemen bagian. Analisis Kebutuhan Pengguna Pengguna dari perangkat lunak ini adalah karyawan-karyawan dari
bagian ATK di PT. Alam Indah Purnama Panjang yang bertugas untuk mengontrol jumlah, pemasukan dan pengeluaranATK yang ada pada perusahaan, serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan oleh atasan mereka mengenai data-data ATK yang mereka kelolah.
