BAB III ANALISIS SISTEM
3.1 Tujuan Analisis Sistem
Analisis permasalahan adalah hal yang pertama kita lakukan setelah kita mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna atau SRS (software requirement
spesification).
Analisis
bertujuan
untuk
mendapatkan
pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan kita kembangkan berdasarkan masukan dari calon pengguna (kadang ditambah dengan pendapat/masukan dari beberapa pihak lain yang berkepentingan). Hasil utama dari analisis adalah pemahaman sistem seutuhnya sebagai persiapan menuju ke tahap perancangan.
3.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur adalah tahap penguraian prosedur-prosedur yang berjalan didalam sistem, untuk memberikan penjelasan tentang tahap demi tahap yang terjadi pada setiap prosedur. 3.2.1. Prosedur Data Aset Inventaris
Prosedur Data Aset Inventaris yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Biro Perlengkapan mengirim Surat Permohonan ke SKPD b. SKPD mengecek surat permohonan jika kebenaran dan kelengkapan surat benar maka SKPD melakukan pencatatan data c. SKPD melakukan proses cetak kontrak dan dikirim ke Biro Perlengkapan
41
42
d. Biro Perlengkapan menerima dokumen kontrak barang dan mengecek surat permohonan barang jika surat kurang lengkap akan dikirim balik ke SKPD dan jika kebenaran dan kelengkapan surat benar maka melakukan pencatatan data e. Biro perlengkapan melakukan proses cetak laporan kontrak barang dan dikirim ke SKPD f. Biro Perlengkapan melakukan penggabungan laporan data barang membuat Laporan Keseluruhan Kontrak Barang dan mengirim ke SKPD masing-masing diarsipkan g. Biro Perlengkapan mengirim laporan keseluruhan barang ke Gubernur.
3.3. Flow Map yang Sedang Berjalan
Aliran dokumen (flow map) merupakan bagian aliran yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen termasuk tembusan-tembusannya. Adapun beberapa aliran data (flow map) yang berjalan dapat dilihat pada gambar flow map berikut :
3.3.1.Flow Map Pendataan Aset Inventaris
Flow map pendataan aset biro perlengkapan ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran dokumen dari awal sampai akhir mengenai prosedur pendataan aset biro perlengkapan provinsi kepulauan riau Tanjungpinang.
43
Biro perlengkapan
SKPD
Surat Permohonan Barang
Gubernur
Surat Permohonan Barang
tidak
Dokumen Kontrak Barang
Cek Surat Permohonan Barang ya
Pencatatan Data
Chek Surat Permohonan Surat dan Dok.Kontrak Barang
tidak
Proses Cetak Kontrak
ya
Pencatatan Data
Dokumen Kontrak Barang 3
Proses Cetak Laporan & Kontrak Barang
12
2 Laporan Kontrak Barang
Laporan Kontrak Barang
Penggabungan Laporan Data Barang
Keseluruhan Kontrak Barang
1
2 3
Keseluruhan Kontrak Barang
2
Keseluruhan Kontrak Barang
Gambar 3.1. Flow Map Pendataan Aset Biro Perlengkapan Kepulauan Riau yang sedang Berjalan
3
Provinsi
44
3.4. Analisis Dokumen
Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumendokumen yang digunakan dalam sistem perpustakaan yang sedang berjalan ini antara lain :
1. Pendataan Aset Sumber
: Biro perlengkapan,SKPD,Gubernur
Tujuan
: Petugas Biro perlengkapan
Fungsi
: Untuk mendata aset Biro Perlengkapan
Rangkap
: 3 (tiga)
3.5. Analisis Perangkat Keras (Hardware)
Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau telah memiliki satu unit komputer yang digunakan untuk membuat laporan, mendata aset,pencarian aset. Tentunya tidak digunakannya komputer tersebut untuk melakukan pengolahan data biro perlengkapan mempunyai sebab, yaitu karena tidak didukungnya perangkat lunak didalam komputer yang dapat melakukan pengolahan data yang diharapkan, adapun spesifikasi komputer yang dimiliki oleh Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau, yaitu : 1. Processor Pentium IV 2. VGA 32 MB 3. Memory 512 Mb RAM 4. Hardisk 40 GB 5. Monitor 15” 6. Keyboard & Mouse PS/2 7. Printer Epson
45
Setelah membandingkan komputer yang dimiliki Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau dengan spesifikasi standar yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak Sistem informasi pendataan aset ini ternyata sudah memenuhi standar kebutuhan, adapun spesifikasi standar yang dibutuhkan, yaitu : 1. Processor Pentium III 2. VGA Card 16 MB 3. Memori/RAM 512 MB 4. Hardisk 20 GB 5. Monitor 15” 6. Keyboard & Mouse PS/2 Berdasarkan uraian perbandingan spesifikasi hardware diatas maka, spesifikasi komputer yang dimiliki Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau ini, sudah dapat menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi Pendataan Aset yang diusulkan.
3.6. Analisis Perangkat Lunak (Software)
Perpustakaan Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau telah memiliki satu unit komputer yang digunakan untuk membuat laporan, mendata aset,pencarian aset,dalam melakukan hal itu tentunya komputer tersebut harus sudah terinstal sistem operasi. Sistem operasi yang digunakan oleh perpustakaan Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau adalah Sistem Operasi “Windows XP ”. Berdasarkan uraian perbandingan spesifikasi Software (sistem operasi) diatas maka, spesifikasi software (sistem operasi) yang dimiliki Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau ini, sudah dapat menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi pendataan aset biro perlengkapan provinsi kepulauan riau yang diusulkan.
46
Adapun spesifikasi standar software (sistem operasi) yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak sistem informasi pendataan aset yang diusulkan, adalah : Sistem Operasi “Windows XP”.
3.7. Analisis Brainware
Adapun pengguna dari komputer yang digunakan untuk membuat membuat laporan, mendata aset,pencarian aset, yaitu petugas biro perlengkapan, khususnya bagian pelayanan atau yang sering bertatap muka dengan bagian SKPD dalam rangka menambah aset. Spesifikasi pengguna Aplikasi Adapun spesifikasi pengguna dalam menjalan aplikasi perpustakaan yang di rancang adalah sebagai berikut : a) Pendidikan Minimal D-3 sedrajat b) Menguasai Sistem Operasi Windows XP c) Memiliki dedikasi yang baik d) Pria / Wanita usia min 25th
3.8. Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi terhadap
masalah,maka harus dilakukan analisis
kinerja,informasi,ekonomi,kontrol
servis.Panduan
ini
dikenal
data,
efisiensi
dengan
Analysis(performance,information,economy,control,efficiency
dan
PIECES and
services). Analisis PIECES ini menggambarkan penggambaran sistem lama dan penggambaran sistem baru yang akan dibangun,disinilah ditemukan perbedaan-perbedaan sistem tersebuh.Dibawah ini table analisis pieces pada Sistem Informasi Pendataan Aset Biro Perlengkapan Provinsi Kepulauan Riau.
47
Tabel 3.1 Tabel Analisis PIECES
Jenis Analisis
Sistem Lama
Performance(kinerja) Suatu
Sistem
pendataan
aset Sistem berbasi komputer
kemampuan secara manual,berpotensi yaitu
sistem
menggunakan
dalam menimbulkan kesalahan perangkat lunak untuk
menyelesaikan
tugas dalam
pemrosesan proses
dengan cepat sehinggan data.Selain sasaran
Sistem Yang Diajukan
dapat
segera pemrosesan
tercapai.
memakan
penghitungan
itu yang sudah diprogram data waktu
akan maupun cetak laporan. yang
lama. Informations(informasi)
Sistem
pendataan
Merupakan hal penting manual karenaapabila
proses
kemampuan informasi
aset Teknologi
berbasis
menyebabkan komputer
menjadikan
informasi proses
sistem berlangsung lama.
informasi
berlangsung cepat.
baik,maka
user aka mendapatkan informasi
yang
akurat,tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan Economy(ekonomi)
Dapat
mengeluarkan Dapat menghemat listrik
pemanfaatan biaya yang biaya listrik yang lebih seperti digunakan
dari seperti mengetik ulang ulang
tidak lagi
mengetik data
pemanfaatan
pendataan aset pada biro penggajian karena sudah
informasi.peningkatan
perlengkapan sehinggan otomatis data dan datanya
terhadap
kebutuhan memperlama penggunaan sudah ada di database
ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat.
komputer.
sehingga
mempercepat
penggunaan komputer.
48
Control(kontrol)
Sistem
pendataan
aset Sistem berbasis komputer
Analisis ini digunakan secara manual akan sulit dapat untuk
membandingkan melakukan
memudahkan
kontrol kontrol sehingga dapat
sistem yang dianalisa karena pemrosesan data menekan
terjadinya
berdasarkan pada segi dilakukan oleh manual kesalahan. ketepatan
sehingga
kemungkinan
waktum,kemudahan
terjadinya
kesalahan
akses,dan ketelitian data sangat besar. yang diproses. Efficiency(efisiensi)
Sistem
berhubungan
dengan secara
bagaimana
sumber efisien
tersebut digunakan
pendataan manual karena
aset Sistem berbasis komputer
kurang lebih
efisien
perlu dokumentasi
karena dilakukan
dapat melakukan dokumentasi secara otomatis. secara secara manual.
optimal Service merupakan
(layanan) Pelayanan
layanan pegawai akan memakan karena
terhadap pengguna yang banyak optimal
kepada Pelayanan lebih singkat
harus pencarian
waktu
pemrosesan
karena dilakukan oleh komputer.
menunggu data
secara
manual.
3.9. Tinjauan Temuan Masalah
Berdasarkan hasil tinjauan dan wawancara yang kami lakukan, kami menemukan permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan di Sistem Informasi pendataan aset biro perlengkapan provinsi kepulauan riau Adapun uraian permasalahan-permasalahan yang dimaksud adalah sebagai berikut :
49
1. Kesulitan pengawasan data peralatan dan perlengkapan 2. Perbedaan data laporan atau penyerahan laporan kepada pihak secretariat gubernur 3. Kesulitan bagi Biro Perlengkapan karena terlalu banyak bagian yang langsung ditangani
