BAB III ANALISIS SISTEM
3.1.
Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Analisis dilakukan pada sistem informasi lama yang berupa hard copy seperti brosur apabila band tersebut akan mengadakan pentas. Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya. Untuk lebih jelasnya agi mengenai PIECES, di bawah ini akan dijelaskan mengenai pengertian dari masing – masing komponen PIECES. a. Analisis Kinerja Sistem ( Performance ), Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). b. Analisis Informasi ( Information ), Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. c. Analisis Ekonomi ( Economy ), Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan
informasi.
Peningkatan
35
terhadap
kebutuhan
ekonomis
36
mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak perusahaan
dan
manajemen
mulai
menerapkan
paperless
system
(meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka penghematan. Oleh karena itu dilihat dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan dan biaya iklan di media cetak untuk media publikasi, sistem ini dinilai kurang ekonomis. d. Analisis
Pengendalian
(Control),
Analisis
ini
digunakan
untuk
membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. e. Analisis Efisiensi ( Efficiency ), Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan. f. Analisis Pelayanan ( Service ), Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.
Tabel 3.1 Analisis PIECES PIECES
Performance (Kinerja)
SISTEM LAMA
SISTEM BARU
Proses pembuatan laporan secara manual, pencatatan dan pengarsipan membuat kinerja menjadi lambat.
Pembuatan laporan , perhitungan harga jual beserta pengarsipan menjadi lebih cepat
37
PIECES
SISTEM LAMA
SISTEM BARU
Information (Informasi)
Informasi berupa harga jual Informasinya lebih akurat dan beserta laporan kurang laporan yang diberikan juga akurat karena sering lebih akurat terjadinya kesalahan
Economic (Cost / Pengeluaran)
Membutuhkan tempat penyimpanan luas, map yang banyak untuk mengarsip, dan kertas yang banyak untuk mencetak. Biaya-biaya tidak dapat diprediksi.
Control (Password User)
Tidak ada keamanan dalam penyimpanan data sehingga Adanya password untuk bisa saja banyak pihak yang membuka program sehingga membuka dokumen yang keamanan lebih terjaga diarsip
Efficiency (Efisiensi)
Mempercepat proses pencarian Membutuhkan waktu yang suatu file tertentu, lama untuk mencari suatu mempercepat perhitungan file tertentu, menghitung harga jual, dan mempercepat harga jual, membuat laporan. pembuatan laporan.
Service (Pelayanan)
Jika butuh data membutuhkan waktu lama untuk membuka dokumen yang diarsip
3.2.
Menghemat biaya karena datadata tersimpan dalam database tidak perlu membutuhkan tempat penyimpanan luas, tidak perlu beli map untuk arsip dan banyak kertas untuk dicetak. Biayanya sapat diprediksi.
Jika membutuhkan data hanya dengar menggunakan tombol search pada program dan mengisi apa yang mau disearch sehingga mempercepat pekerjaan
Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Perusahaan yang memerlukan penentuan harga jual merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri yang memproduksi barang sendiri yang melibatkan karyawan-karyawan dalam menyesaikan produksinya. Namun seluruh
38
dokumen masih bersifat manual dimana data-data transaksi seperti data biaya bahan baku, data biaya tenaga kerja, data biaya overhead pabrik, dan data harga jual yang dikelola secara manual dengan mencatat dengan tulisan tangan sesuai dengan kegiatannya. Biaya bahan baku pada PD. Indobata meliputi semen, pasir, air dan batu. Biaya tenaga kerja meliputi biaya tenaga kerja tetap dan biaya tenaga kerja harian. Biaya overhead pabrik meliputi mesin giling semen, mesin pencetak batako, mesin pencampuran bahan baku. Dengan sistem penentuan harga jual yang masih secara manual dirasakan bahwa pengamanan data masih kurang serta sistem kerja yang masih kurang efisien dan efektif baik dalam segi waktu maupun biaya.
3.2.1. Prosedur Penentuan Harga Jual yang Sedang Berjalan
Dibawah ini adalah prosedur penentuan harga jual yang sedang berjalan sebagai berikut : a. Bagian logistik membuat surat pengajuan dana dalam 2 rangkap dan diserahkan ke pimpinan untuk disetujui. b. Kemudian jika di setujui pimpinan maka akan diserahkan ke bagian keuangan setelah ditanda tangani dan rangkap 2 diserahkan kepada bagian produksi. Dan jika tidak surat pengajuan dana tersebut akan dikembalikan ke bagian logistik. c. Bagian keuangan akan membuat kwitansi dalam rangkap dua untuk bagian logistik tanda tangan sebagai bukti pengeluaran uang oleh bagian keuangan dan sebagai tanda terima uang oleh bagian logistik.
39
d. Setelah ditanda tangani kwitansi rangkap pertama diarsip dan rangkap kedua untuk bagian logistik. e. Kemudian setelah terima kwitansi bagian keuangan akan mengeluarkan dana untuk bagian logistik. f. Bagian logistik menggunakan dana tersebut dan mengembalikan dalam bentuk bukti ataupun nota. g. Nota / bukti yang diterima bagian keuangan akan dicatat ke buku kas dan buku kas beserta nota akan diserahkan kepada bagian pembukuan untuk dicek kebenarannya. h. Bagian pembukuan membuat laporan biaya yang dikeluarkan dari nota serta buku kas dan diserahkan ke bagian produksi. i. Bagian produksi membuat data biaya variable sesuai dengan surat pengajuan dana dan laporan biaya dan diserahkan ke bagian pembukuan. j. Bagian pembukuan membuat laporan harga jual dua rangkap dari rekap data biaya variable dan diserahkan ke pimpinan. k. Pimpinan akan meneliti laporan tersebut, jika pimpinan menyetujuinya ia akan menandatangani dan rangkap kedua dikembalikan ke bagian pembukuan tetapi jika ia tidak menyetujuinya maka akan dikembalikan dua rangkap ke bagian pembukuan tanpa tanda tangan. Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap berjalan penentuan harga jual berikut ini:
40
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penentuan Harga Jual
41
3.3.
Analisis Kelemahan Sistem
Dari hasil analisis yang sedang berjalan, sistem penentuan harga jual perusahaan industri yang masih dilakukan secara manual dianggap kurang efektif dan efisien. Berikut adalah kelemahan dari sistem manual, diantaranya : a. Pengarsipan data harga jual secara manual mengakibatkan data sering tercecer dan membutuhkan tempat penyimpanan yang luas. b. Pencarian data harga jual yang diarsip secara manual membutuhkan waktu yang lama. c. Proses pencatatan secara manual sering terjadi pencatatan ganda. d. Pembuatan laporan yang dikelola secara manual masih diragukan kebenaran dan keakuratannya serta masih terdapat kekeliruan dalam pencacatan dan perhitungannya serta membutuhkan waktu yang lama. 3.4.
Analisis Dokumen Tujuan dilakukan analisis dokumen adalah untuk mengetahui macam –
macam dokumen yang digunakan serta untuk membantu dalam perancangan sistem yang telah ada. Dokumen tersebut adalah : 3.4.1. Dokumen Masukan
a. Nota / bukti Fungsi
: Sebagai bukti pengeluaran biaya.
Sumber
: Logistik.
42
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi
: Keuangan.
Item
: Tanggal, keterangan, nominal.
b. Surat Pengajuan Dana Fungsi
: Sebagai bukti pengajuan dana yang akan dikeluarkan.
Sumber
: Logistik.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi
: Keuangan.
Item
: Tanggal, keterangan, nominal.
c. Data Biaya Variable Fungsi
: Sebagai bukti biaya yang terpakai sesungguhnya.
Sumber
: Produksi.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi
: Pembukuan.
Item
: Tanggal, keterangan, kuantitas.
3.4.2. Dokumen Keluaran a. Kwitansi Fungsi
: Sebagai bukti pengeluaran dana.
Sumber
: Keuangan.
Rangkap
: 2 (Dua).
Distribusi
: Logistik.
Item
: Tanggal, keterangan, nominal.
43
b. Laporan Biaya Fungsi
: Sebagai laporan biaya atas dana yang dikeluarkan.
Sumber
: Pembukuan.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi
: Produksi.
Item
: Tanggal, keterangan, nominal.
c. Laporan Harga Jual Fungsi
: Sebagai laporan atas biaya yang dikeluarkan.
Sumber
: Pembukuan.
Rangkap
: 2 (Dua).
Distribusi
: Pimpinan.
Item
: Tanggal, keterangan, kuantitas, nominal.
3.5 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Kebutuhan sistem ini sangat dibutuhkan dalam pembuatan sistem baru tersebut, sistem ini harus diterapkan sesuai dengan kebutuhan oleh PD. Indobata. Kegunaan sistem ini untuk membantu usaha dalam proses perhitungan harga jual agar lebih efektif, efisien dan akurat. 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak dari sistem aplikasi perhitungan harga jual produksi dengan metode cost plus pricing PD. Indobata tanjungpinang sebagai berikut : a. Embarcadero Delphi 2010 sebagai pembuatan aplikasi. b. Microsoft Access 2007 sebagai database / tempat penyimpanan data.
44
2. Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yang akan di implementasikan dalam sistem aplikasi perhitungan harga jual produksi dengan metode cost plus pricing PD. Indobata tanjungpinang antara lain: a. Kebutuhan Masukan (Input) 1. Data yang dimasukan berupa kode produk, nama produk, komposisi 2. Input biaya bahan baku setelah penginputan data produk b. Kebutuhan Proses 1. Proses perhitungan setelah input biaya bahan baku 2. Proses perhitungan biaya tenaga kerja 3. Proses perhitungan biaya overhead pabrik 4. Proses perhitungan harga jual c. Kebutuhan keluaran (output) 1. Cetak laporan data produk 2. Cetak laporan biaya bahan baku 3. Cetak laporan rincian biaya 4. Cetak laporan biaya tenaga kerja 5. Cetak laporan biaya jam kerja mesin 6. Cetak laporan biaya overhead pabrik 7. Cetak laporan harga jual
45
3. Kebutuhan pengguna Sistem aplikasi perhitungan harga jual produksi dengan metode cost plus pricing PD. Indobata tanjungpinang akan digunakan oleh pembukuan yang bekerja disana. 3.6.
Studi Kasus
Penentuan harga jual produksi adalah pembebanan unsur biaya terhadap produk yang dihasilkan dari suatu proses produksi. Ada dua metode dalam menentukan harga jual produksi. Metode tersebut antara lain metode cost plus pricing dan metode mark up Metode cost plus pricing adalah metode penentuan harga jual per unit produk dihitung dengan menjumlahkan seluruh biaya per unit ditambah jumlah tertentu sebagai laba atau marjin yang dikehendaki pada unit tersebut.
RUMUS : Biaya Total + Marjin = Harga Jual
46
Contoh Kasus : PD. Indobata melakukan suatu produksi dimana biaya bahan baku untuk produksi tersebut senilai Rp305.000, biaya tenaga kerja senilai Rp22.000 dan biaya overhead pabrik senilai Rp8.000 dengan menghasilkan 50 biji batako dan mendapatkan keuntungan sebesar 30%. berapakah harga jual produksinya ?
Bahan baku Rp 305.000 Biaya Tenaga kerja Rp 22.000 Biaya overhead pabrik Rp 8.000 TOTAL HARGA PRODUKSI
METODE Cost Plus Pricing Rp 305.000 Rp 22.000 Rp 8.000 Rp 335.000
Jumlah Produksi
50
Rp
6.700
30%
Rp
2.010
Rp
8.710
JENIS BIAYA
Keuntungan HARGA JUAL
Gambar 3.2 Contoh Studi Kasus
