BAB III ANALISIS SISTEM 3.1
ANALISIS SISTEM Analisis sistem ( system analysis ) dapat didefenisikan sebagai penguraian
dari suatu sistem informasi
yang utuh ke dalam komponen-komponen untuk
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Analisi sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di CV. Ikhlas Maju Sejahtera yaitu tentang administrasi cv dan gaji pegawai. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis kelemahan sistem dan analisis kebutuhan sistem.
3.2
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN CV. Ikhlas Maju Sejahtera merupakan perusahaan baru yang bergerak di
bidang kontraktor. Administrasi cv dan perhitungan gaji pegawai masih dilakukan secara manual dimana cv pegawai disimpan dilemari arsip dan perhitungan gaji pun hanya menggunakan Ms. Excel. Dengan sistem kerja seperti ini dirasakan bahwa kinerja perusahaan masih kurang efisien dan efektif. 3.2.1 Prosedur Penyimpanan Cv dan Gaji Pegawai yang Sedang Berjalan Adapun prosedur dalam penyimpanan cv dan gaji pada pegawai CV .IKHLAS
28
MAJU SEJAHTERA adalah sebagai berikut : a.
Bagian administrasi memberikan form cv kepada pegawai dengan mencantumkan persyaratan yang diperlukan .
b.
Pegawai
mengisi form cv
dan melampirkan syarat-syarat yang telah
ditentukan . c.
Bagian administrasi akan memeriksa kelengkapan dokumen.
d.
Bagian administrasi juga akan menyimpan cv dan lampiran dokumen persyaratan ke dalam lemari arsip.
e.
Bagian administrasi akan membuat laporan data pegawai bulanan s, laporan tersebut dibuat tiga rangkap yang akan di serahkan kepada bagian keuangan, direktur dan satunya lagi sebagai arsip dibagian administrasi.
f.
Bagian keuangan akan melakukan perhitungan gaji menggunakan Ms.excel secara manual sesuai dengan jabatan, status dan lainnya.
g.
Bagian keuangan akan membuat slip gaji sejumlah dua rangkap, slip tersebut akan diberikan kepada pegawai yang bersangkutan untuk ditandatangani .
h.
Pegawai akan memberikan slip gaji tersebut kepada bagian keuangan, satu rangkap slip gaji akan di arsipkan , satu rangkap lagi diserahkan kepada pegawai.
i.
Dari data slip gaji yang ada maka bagian keuangan akan membuat laporan data gaji sejumlah dua rangkap yang akan diberikan kepada direktur dan
satunya lagi sebagai arsip di bagian keuangan.
29
Untuk penggambaran yang lebih jelasnya telah diuraiakan dalam flowmap berjalan penyimpanan cv dan gaji pegawai pada CV. Ikhlas Maju sejahtera dapat dilihat Sebagai berikut : Pegawai
Administrasi
Form cv
Form cv
Keuangan
Direktur
Laporan cv pegawai
Laporan cv pegawai
Form cv Isi Form dan Menyiapkan persyaratan
Copy. Ijazah Copy. Surat Keahlian Copy.KTP
Form cv Copy. Ijazah Periksa kelengkapan
Copy. Surat Keahlian Copy. KTP Tidak
Ya
Lengkap
Dokumen Dibuang & Proses dihentikan
Form cv Copy. Ijazah Copy. Surat Keahlian Copy. KTP
Buat Laporan cv pegawai
Laporan cv pegawai Laporan cv pegawai Laporan cv pegawai
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penyimpanan cv Pegawai
30
yang
PEGAWAI
KEUANGAN Lap. CV Peagawai Data gaji
Hitung gaji dan cetak slip gaji
Slip gaji
Slip gaji
Slip gaji
Slip gaji
Tanda tangan slip gaji
Slip gaji Slip gaji
Slip gaji Slip gaji
Cap slip gaji
Slip gaji Slip gaji
Slip gaji
Buat lap. Keuangan
Laporan Keuangan Laporan Keuangan
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Perhitungan Gaji Pegawai
3.3
ANALISIS DOKUMEN
3.3.1
Dokumen Masuk a.
Formulir cv Fungsi
: Untuk mengetahui cv pegawai
Sumber
: Pegawai
31
DIREKTUR
Laporan Keuangan
Rangkap
:1
Item
: Nomor Induk Karyawan ( NIK),Nomor KTP, nama, tempat
tanggal
lahir,
hubungan,jenis
alamat, kelamin,
jabatan,
status
pendidikan
terakhir,jurusan,tahun lulus, keahlian. 3.3.2 Dokumen Keluaran a. Slip Gaji Fungsi
: Bukti pembayaran gaji
Sumber
: bagian keuangan
Rangkap
:2
Item
: NIK, nama, jabatan,gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, uang makan, bonus,gaji_lapangan, lembur, potongan kehadiran, kasbon,iuran asuransi,potongan, total terima,total potongan, total bayar.
b. Laporan data cv Pegawai Fungsi
: Arsip Perusahaan
Sumber
: administrasi
Rangkap
:2
Item
: NIK, No ktp, nama, jabatan,alamat, jurusan, tahun, bidang keahlian.
c. Laporan data gaji Fungsi
: Arsip Perusahaan
32
pendidikan terakhir,
Sumber
: bagian keuangan
Rangkap
:2
Item
: NIK, nama, jabatan, gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan keluarga,uang makan, lembur, kasbon total potongan, total terima, total bayar.
3.4
ANALISIS KELEMAHAN SISTEM Hasil dari analisis sistem yang sedang berjalan di bagian administrasi dan
keuangan CV Ikhlas Maju Sejahtera ini menunjukkan bahwa pengelolaan data secara manual akan menyebabkan beberapa kelemahan antara lain : a.
Proses pendataan yang masih manual mengakibatkan tidak adanya penyimpanan database cv
secara keseluruhan pada CV. Ikhlas Maju
Sejahtera. b.
Lambatnya pencarian data pegawai pada CV. Ikhlas Maju Sejahtera dikarenakan pengarsipan yang kurang efektif dan efisien.
c.
Perhitungan
gaji
manual
menyebabkan
terjadinya
kesalahan
dalam
perhitungan gaji.
3.5
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada
kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi, dan kebutuhan pengguna.
33
3.5.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan pada Sistem Informasi Administrasi cv dan Gaji Pegawai pada CV. Ikhlas Maju Sejahtera adalah dengan menggunakan bahasa Visual Basic 2008 dan Microsoft Access 2003 sebagai database.
3.5.2 Analisis Pengguna Sistem Pada sistem informasi administrasi cv dan gaji pegawai pada CV. Ikhlas Maju Sejahtera yang dibangun ini khusus digunakan untuk penyimpanan cv dan gaji pegawai pada CV Ikhlas Maju Sejahtera. Sistem yang dibuat akan digunakan oleh bagian administrasi dan keuangan kantor.
3.5.3 Analisis Kebutuhan Pengguna a.
Dibutuhkan pembatasan hak akses, sehingga hanya pegawai admintrasi dan keuangan yang bisa menggunakan sistem ini.
b.
Media penyimpanan cv merupakan database.
c.
Dibutuhkan laporan cv dan laporan gaji pada CV. Ikhlas Maju Sejahtera ini.
34
