BAB III ANALISIS SISTEM
3.1 Analisis Sistem Analisa sistem merupakan sebuah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. Di dalam tahap analisis sistem ini, terdapat beberapa pembahasan yang akan dijelaskan, diantaranya adalah 1. Analisis sistem yang sedang berjalan, membahas tentang sistem yang sedang digunakan pada suatu instansi atau perusahaan, tentang tata cara atau proses dari awal hingga akhir secara runtut. 2. Analisis Dokumen, membahas mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan, baik itu dokumen masukan (input) maupun dokumen keluaran (output). 3. Analisis kelemahan sistem, membahas mengenai kelemahan dari sistem yang sedang berjalan atau yang sedang digunakan saat ini. 4. Analisis kebutuhan sistem, membahas mengenai kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan oleh pengguna maupun oleh sistem itu sendiri.
42
43
3.2 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan 1. Prosedur Penilaian Pendidikan dan Pelatihan PNS Adapun prosedur dalam penilaian pendidikan dan pelatihan PNS secara umum berdasarkan ketetapan undang-undang berlaku adalah sebagai berikut: a. Penyelenggara memberikan formulir isian untuk tim pengajar. b. Tim pengajar menerima formulir, kemudian mengisi nilai masingmasing peserta Pendidikan dan Pelatihan sesuai dengan hasil yang diperoleh berdasarkan pandangan tim pengajar (untuk aspek sikap dan prilaku) dan berdasarkan hasil ujian tertulis masing-masing peserta. c. Tim pengajar memberikan formulir penilaian kepada penyelenggara. d. Penyelenggara memeriksa kelengkapan nilai, apabila semua telah lengkap, maka penyelenggara menginput data kedalam komputer, dalam hal ini menggunakan Ms. Excel, kemudian dihitung untuk memperoleh hasil perolehan nilai peserta Pendidikan dan Pelatihan. Namun, jika kelengkapan formulir penilaian dari tim pengajar belum lengkap, maka penyelenggara akan memberitahukan kembali kepada tim pengajar untuk melengkapi formulir penilaian. e. Penyelenggara mencetak hasil penilaian peserta Pendidikan dan Pelatihan sesuai format yang telah ditetapkan undang-undang, kemudian diberikan kepada tim pengajar, Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan PNS, dan diarsipkan sendiri oleh penyelenggara berupa softcopy yang disimpan dalam komputer.
44
Aliran data dan proses yang lebih jelas dapat terlihat pada flowmap berjalan Penilaian Peserta Pendidikan dan Pelatihan PNS yang tercantum di Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penilaian Peserta Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil
45
3.3 Analisis Dokumen 1. Dokumen Input Dalam dokumen input pada penilaian peserta pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil ini terdapat beberapa blanko atau form yang harus diisi oleh tim pengajar. a. Formulir Penilaian Aspek Sikap dan Perilaku Unsur Disiplin Peserta Pada formulir penilaian aspek sikap dan perilaku unsur disiplin peserta ini terdapat beberapa field yang harus diisi yaitu: 1). Kegiatan, merupakan Jenis dari kegiatan yang dilakukan pada pelaksanaan DIKLAT. 2). Hari/Tanggal, merupakan hari dan tanggal penyelenggaraan kegiatan. 3). Nama, merupakan field yang harus dituliskan nama peserta yang mengikuti Diklat. 4). Indikator, terdapat beberapa indikator yang dinilai pada saat pelaksanaan Diklat, diantaranya: a). Kerapihan Berpakaian, b). Ketepatan Kehadiran, c). Kesungguhan Mengikuti Kegiatan, d). Kejujuran dan Kesungguhan Dalam Melaksanakan Tugas, 5). Jumlah Nilai, merupakan hasil keseluruhan dari nilai untuk setiap indikator yang telah ada.
46
6). Rata-Rata Nilai, merupakan field yang memberikan nilai rata-rata peserta untuk kategori penilaian unsure disiplin peserta. Rata-rata nilai diperoleh dari Jumlah nilai yang ada dibagi dengan Jumlah Indikator yang ada.
b. Formulir Penilaian Aspek Sikap dan Perilaku Unsur Kepemimpinan Peserta Pada Formulir Penilaian Aspek Sikap dan Perilaku Unsur Kepemimpinan Peserta ini, terdapat beberapa field penting yang harus diisi, diantaranya adalah: 1). Kegiatan, merupakan jenis kegiatan yang diadakan pada saat itu. 2). Hari/Tanggal, merupakan waktu kegiatan tersebut berlangsung. 3). Nama Peserta, merupakan field yang berisi nama-nama peserta Diklat. 4). Indikator, terdapat beberapa indikator penting dalam penilaian aspek sikap dan perilaku unsur kepemimpinan peserta ini, diantaranya adalah: a). Konsistensi dan Tanggung Jawab, b). Visioner, c). Pemberdayaan (Empowering), d). Demokratis,
47
5). Jumlah Nilai, merupakan hasil keseluruhan yang diperoleh dari jumlah keseluruhan nilai indikator. 6). Rata-Rata Nilai, merupakan hasil yang diperoleh dari Jumlah Nilai yang dibagi dengan Jumlah Indikator.
c. Formulir Penilaian Aspek Sikap dan Perilaku Unsur Kerjasama Peserta Pada formulir penilaian ini, terdapat beberapa field yang harus diisi untuk mengetahui bobot nilai peserta pada aspek sikap dan perilaku untuk unsur kerjasama peserta, field-field tersebut adalah sebagai berikut: 1). Kegiatan, merupakan jenis kegiatan yang diadakan pada saat itu. 2). Hari/Tanggal, merupakan waktu kegiatan tersebut berlangsung. 3). Nama Peserta, merupakan field yang berisi nama-nama peserta Diklat. 4). Indikator, terdapat beberapa indikator pada unsur kerjasama peserta ini, diantaranya adalah sebagai berikut: a). Kontribusi Dalam Penyelesaian Tugas Bersama. b). Membina Keutuhan dan Kekompakan Kelompok. c). Tidak Mendikte atau Mendominasi Kelompok. d). Mau Menerima Pendapat Orang Lain. 5). Jumlah Nilai, merupakan hasil keseluruhan yang diperoleh dari jumlah keseluruhan nilai indikator.
48
6). Rata-Rata Nilai, merupakan hasil yang diperoleh dari Jumlah Nilai yang dibagi dengan Jumlah Indikator.
d. Formulir Penilaian Aspek Sikap dan Perilaku Unsur Prakarsa Peserta Pada formulir penilaian ini, terdapat beberapa field yang harus diisi untuk mengetahui bobot nilai peserta pada aspek sikap dan perilaku untuk unsur prakarsa peserta, field-field tersebut adalah sebagai berikut: 1). Kegiatan, merupakan jenis kegiatan yang diadakan pada saat itu. 2). Hari/Tanggal, merupakan waktu kegiatan tersebut berlangsung. 3). Nama Peserta, merupakan field yang berisi nama-nama peserta Diklat. 4). Indikator, terdapat beberapa indikator pada unsur prakarsa peserta ini, diantaranya adalah sebagai berikut: a). Membantu membuat iklim Diklat yang menggairahkan. b). Mampu membuat saran demi kelancaran Diklat. c). Aktif mengajukan pertanyaan yang relevan. d). Mampu
mengendalikan
diri,
waktu,
situasi,
dan
lingkungan. 5). Jumlah Nilai, merupakan hasil keseluruhan yang diperoleh dari jumlah keseluruhan nilai indikator.
49
6). Rata-Rata Nilai, merupakan hasil yang diperoleh dari Jumlah Nilai yang dibagi dengan Jumlah Indikator.
e. Formulir Penilaian Aspek Akademis/Penguasaan Materi Unsur Kertas Kerja Perorangan (KKP) Pada formulir penilaian ini, terdapat beberapa field yang harus diisi untuk mengetahui bobot nilai peserta pada aspek akademis/penguasaan materi untuk unsure kertas kerja perorangan (KKP), field-field tersebut adalah sebagai berikut: 1). Kegiatan, merupakan jenis kegiatan yang diadakan pada saat itu. 2). Hari/Tanggal, merupakan waktu kegiatan tersebut berlangsung. 3). Nama Peserta, merupakan field yang berisi nama-nama peserta Diklat. 4). Indikator Kualitas KKP, terdapat beberapa indikator penting diantaranya adalah sebagai berikut: a). Identifikasi Masalah. b). Analisis Masalah. c). Pemecahan Masalah. d). Sistematika Penulisan. 5). Indikator Kualitas Presentasi, terdapat beberapa indikator penting diantaranya adalah sebagai berikut: a). Efektivitas Teknik Presentasi
50
b). Penguasaan Materi. 6). Jumlah Nilai, merupakan hasil keseluruhan yang diperoleh dari jumlah keseluruhan nilai indikator. 7). Rata-Rata Nilai, merupakan hasil yang diperoleh dari Jumlah Nilai yang dibagi dengan Jumlah Indikator.
f. Formulir Penilaian Aspek Akademis/Penguasaan Materi Unsur Kertas Kerja Kelompok (KKK) Pada formulir penilaian ini, terdapat beberapa field yang harus diisi untuk mengetahui bobot nilai peserta pada aspek akademis/penguasaan materi untuk unsure kertas kerja kelompok (KKK), field-field tersebut adalah sebagai berikut: 1). Kegiatan, merupakan jenis kegiatan yang diadakan pada saat itu. 2). Hari/Tanggal, merupakan waktu kegiatan tersebut berlangsung. 3). Nama Peserta, merupakan field yang berisi nama-nama peserta Diklat. 4). Indikator, terdapat beberapa indikator penting dalam unsur penilaian ini, diantaranya adalah sebagai berikut: a). Kesungguhan Dalam Partisipasi b). Kualitas Hasil Pemikiran c). Keefektifan Menyampaikan Pertanyaan, Jawaban, dan Tanggapan.
51
5). Jumlah Nilai, merupakan hasil keseluruhan yang diperoleh dari jumlah keseluruhan nilai indikator. 6). Rata-Rata Nilai, merupakan hasil yang diperoleh dari Jumlah Nilai yang dibagi dengan Jumlah Indikator.
g. Formulir Penilaian Aspek Akademis/Penguasaan Materi Unsur Observasi Lapangan (OL) Pada formulir penilaian ini, terdapat beberapa field yang harus diisi untuk mengetahui bobot nilai peserta pada Aspek Akademis/Penguasaan Materi untuk Unsur Observasi Lapangan (OL), field-field tersebut adalah sebagai berikut: 1). Kegiatan, merupakan jenis kegiatan yang diadakan pada saat itu. 2). Hari/Tanggal, merupakan waktu kegiatan tersebut berlangsung. 3). Nama Peserta, merupakan field yang berisi nama-nama peserta Diklat. 4). Indikator Pelaksanaan OL, terdapat beberapa indikator penting diantaranya adalah sebagai berikut: a). Kemampuan Mengidentifikasi Masalah b). Kemampuan Menempatkan Diri Sebagai Peserta Diklat 5). Indikator Seminar, terdapat beberapa indikator penting diantaranya adalah sebagai berikut:
52
a). Kualias Hasil Pemikiran b). Teknik Menyampaikan Pertanyaan dan Jawaban c). Kemampuan mengakomodasi 6). Jumlah Nilai, merupakan hasil keseluruhan yang diperoleh dari jumlah keseluruhan nilai indikator. 7). Rata-Rata Nilai, merupakan hasil yang diperoleh dari Jumlah Nilai yang dibagi dengan Jumlah Indikator.
2. Dokumen Output Setiap pengisian formulir atau blangko penilaian, maka proses selanjutnya adalah mengeluarkan output data penilaian yang telah dirangkum menjadi satu kesatuan. Dokumen output yang ada adalah Rekapitulasi Nilai Peserta DIKLAT secara keseluruhan yang berupa selembar kertas yang akan diberikan kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Daerah atau Badan Kepegawaian Negara, Pegawai yang bertugas mengelola SIMPEG Kepegawaian, dan Tim Pengajar yang biasanya dipegang oleh Lembaga Administrasi Negara dan Widyaiswara.
a. Rekapitulasi Nilai Peserta Diklat Pada blanko rekapitulasi nilai peserta Diklat ini terdapat beberapa field yang harus diisi yaitu:
53
1). Unit/Diklat Penyelenggara, field ini berisi nama badan atau instansi yang menyelenggarakan Diklat, dalam hal ini adalah Badan Kepegawaian Daerah atau Badan Kepegawaian Negara itu sendiri. 2). Angkatan, merupakan field yang berisi tentang angkatan Diklat yang berlangsung pada saat itu. 3). Tempat/Tanggal Pelaksanaan, merupakan field yang berisi tentang tempat pelaksanaan kegiatan dan waktu pelaksanaan kegiatan Diklat itu sendiri. 4). Jumlah Peserta, merupakan field yang berisi jumlah dari seluruh peserta yang mengikuti Diklat pada saat itu. 5). Nama, merupakan sebuah kolom untuk menuliskan nama peserta yang akan mengikuti Diklat. 6). Aspek Sikap dan Perilaku Kepemimpinan (40%), merupakan field yang berisi nilai-nilai aspek sebagai berikut: a). Disiplin (10%), diperoleh dari jumlah rata-rata nilai unsur disiplin peserta yang terdapat pada formulir aspek sikap dan perilaku unsur disipilin peserta. b). Kepemimpinan (10%), diperoleh dari jumlah rata-rata unsur kepemimpinan yang terdapat pada formulir aspek sikap dan perilaku unsur kepemimpinan peserta.
54
c). Kerjasama (10%), diperoleh dari jumlah rata-rata unsur kerjasama yang terdapat pada formulir aspek sikap dan perilaku unsur kerjasama peserta. d). Prakarsa (10%), diperoleh dari jumlah rata-rata unsur prakarsa yang terdapat pada formulir aspek sikap dan perilaku unsur prakarsa peserta. 7). Aspek Akademis/Penguasaan Materi (60%), merupakan field yang berisi nilai-nilai aspek sebagai berikut: a). Ujian Akhir (25%), diperoleh dari hasil ujian akhir peserta yang diselenggarakan oleh tim penyelenggara. b). KKP (15%), diperoleh dari nilai rata-rata KKP peserta yang terdapat pada formulir aspek akademis/penguasaan materi unsur kertas kerja perorangan (KKP). c). KKK (10%), merupakan nilai yang diperoleh dari rata-rata nilai KKK peserta yang terdapat pada formulir aspek akademis/penguasaan materi unsur kertas kerja kelompok (KKK) d). OL (10%), merupakan nilai yang diperoleh dari rata-rata nilai OL
peserta
yang
terdapat
pada
formulir
aspek
akademis/penguasaan materi unsur observasi lapangan (OL). 8). Nilai Akhir, nilai akhir adalah jumlah nilai bobot sikap dan perilaku kepemimpinan serta nilai aspek akademis/penguasaan materi.
55
9). Kualifikasi Kelulusan, penentuan kualifikasi kelulusan dan peringkat kelulusan, didasarkan dari nilai akhir peserta. 10). Peringkat, merupakan urutan nilai peserta dari nilai yang paling tinggi hingga nilai yang paling rendah.
3.4 Analisis Algoritma Multifactor Evaluation Process (MFEP) Dalam faktor dalam
membuat keputusan multifaktor, membuat
pilihan. Untuk keputusan
kuantitatif direkomendasikan. Semua faktor bobot yang
sesuai dan
kita mempertimbangkan berbagai yang
penting kemudian
masing-masing alternatif,
sulit, pendekatan dapat diberi
seperti mobil, komputer,
atau prospek pekerjaan baru, dapat dievaluasi dari segi faktor-faktor ini. Pendekatan ini disebut multifaktor evaluasi proses (MFEP).1 Dalam metode MFEP ini pengambilan keputusan dilakukan dengan memberikan pertimbangan subyektif dan intuitif terhadap Faktor yang dianggap penting. Pertimbangan-pertimbangan tersebut berupa pemberian bobot (weighting system) atasmultifactor yang terlibat dan dianggap penting tersebut. Langkah dalam metode MFEP ini yang pertama adalah menentukan faktor-faktor yang dianggap penting, yang selanjutnya membandingkan faktor-faktor tersebut sehingga diperoleh urutan faktor berdasarkan kepentingannya dari yang terpenting, kedua terpenting dan seterusnya.2
1 2
I Putu Sundika. http://pascasarjana-cio-its.blogspot.com/2011/11/analytic-hierarchy-process-ahp-vs.html http://azis-artikel.blogspot.com/2008/05/pengambilan-keputusan-dengan.html
56
3.5 Contoh Kasus Algoritma Multifactor Evaluation Process Pada Pengambilan Keputusan Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil Contoh yang diambil untuk mengimplementasikan analisa dari metode MFEP ini merupakan contoh kasus yang terdapat pada Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil itu sendiri. Dimana diambil tiga (3) sampel peserta yang di sebut dengan peserta 1, peserta 2, dan peserta 3. Faktor-faktor yang dilihat dalam penilaian ini adalah faktor kedisiplinan, kepemimpinan, kerjasama, prakarsa, ujian akhir, Kertas Kerja Perorangan (KKP), Kertas Kerja Kelompok (KKK), dan Observasi Lapangan (OL). Untuk penilaian bobot pada masing-masing faktor adalah sebagai berikut : No 1 2 3 4 5 6 7 8
Kategori Disiplin Kepemimpinan Kerjasama Prakarsa Ujian Akhir KKP KKK OL Jumlah
Nilai (Factor Weight) 0,1 0,1 0,1 0,1 0,25 0,15 0,1 0,1 1
Tabel 3.1. Factor Weight pada Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil
Pada tabel di atas, nilai keseluruhan yang harus diperoleh peserta maksimal adalah 1 (atau dalam buku petunjuk penilaian bernilai 100%). Untuk setiap kategori
57
penilaian disini, banyak lagi faktor-faktor yang dinilai untuk setiap kategori, dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. Penilaian Kedisiplinan a. Kerapihan Berpakaian b. Ketepatan Kehadiran c. Kesungguhan Mengikuti Kegiatan d. Kejujuran dan Kesungguhan Dalam Melaksanakan Tugas
2. Penilaian Kepemimpinan a. Konsistensi dan Tanggung Jawab b. Visioner c. Pemberdayaan (Empowering) d. Demokratis
3. Penilaian Kerjasama a. Kontribusi dalam penyelesaian tugas bersama b. Membina keutuhan dan kekompakan kelompok c. Tidak mendikte atau mendominasi kelompok d. Mau menerima pendapat orang lain
4. Penilaian Prakarsa a. Membantu membuat iklim Diklat yang menggairahkan
58
b. Mampu membuat saran demi kelancaran c. Aktif mengajukan pertanyaan yang relevan d. Mampu mengendalikan diri, waktu, situasi, dan lingkungan
5. Penilaian KKP Indikator Kualitas KKP : a. Identifikasi Masalah b. Analisis Masalah c. Pemecahan Masalah d. Sistematika Penulisan
Indikator Kualitas Presentasi : a. Efektivitas teknik presentasi b. Penguasaan materi
6. Penilaian KKK a. Kesungguhan dalam partisipasi b. Kulitas hasil pemikiran c. Keefektifan menyampaikan pertanyaan, jawaban, dan tanggapan
59
7. Penilaian OL Indikator Pelaksanaan OL : a. Kemampuan mengidentifikasi masalah b. Kemampuan menempatkan diri sebagai peserta Diklat
Indikator Seminar : a. Kualitas Hasil Pemikiran b. Teknik menyampaikan pertanyaan dan jawaban c. Kemampuan mengakomodasi
Sedangkan untuk kategori penilaian Ujian Akhir, hal tersebut dinilai dari hasil ujian peserta masing-masing. Untuk penghitungan nilai masing-masing kategori hingga mencapai hasil factor weighting diperoleh dari penghitungan sebagai berikut :
𝑵𝒊𝒍𝒂𝒊 𝑨 =
𝑱𝒖𝒎𝒍𝒂𝒉 𝒏𝒊𝒍𝒂𝒊 𝒌𝒆𝒔𝒆𝒍𝒖𝒓𝒖𝒉𝒂𝒏 𝑱𝒖𝒎𝒍𝒂𝒉 𝒊𝒏𝒅𝒊𝒌𝒂𝒕𝒐𝒓 𝒑𝒆𝒏𝒊𝒍𝒂𝒊𝒂𝒏
Setelah dihitung untuk masing-masing kategori dengan semua indikatornya, maka diperoleh penilaian peserta 1, peserta 2, dan peserta 3 sebagai berikut :
60
No 1 2 3 4 5 6 7 8
Kategori Disiplin Kepemimpinan Kerjasama Prakarsa Ujian Akhir KKP KKK OL
Peserta 1
Peserta 2 8 7 7 6 8 9 8 7
Peserta 3 7 7 6 8 7 6 7 7
9 9 8 7 8 8 7 9
Tabel 3.2 Nilai Perolehan Peserta Diklat
No 1 2 3 4 5 6 7 8
Kategori Disiplin Kepemimpinan Kerjasama Prakarsa Ujian Akhir KKP KKK OL Jumlah
Nilai (Factor Weight) 0,1 0,1 0,1 0,1 0,25 0,15 0,1 0,1 1
Factor Evaluation
Tabel 3.3 Nilai Perolehan Peserta 1
8 7 7 6 8 9 8 7
Weighted Evaluation 0,8 0,7 0,7 0,6 2 1,35 0,8 0,7 7,65
61
No 1 2 3 4 5 6 7 8
Kategori Disiplin Kepemimpinan Kerjasama Prakarsa Ujian Akhir KKP KKK OL Jumlah
Nilai (Factor Weight) 0,1 0,1 0,1 0,1 0,25 0,15 0,1 0,1 1
Factor Evaluation 7 7 6 8 7 6 7 7
Weighted Evaluation 0,7 0,7 0,6 0,8 1,75 0,9 0,7 0,7 6,85
Tabel 3.4 Nilai Perolehan Peserta 2
No 1 2 3 4 5 6 7 8
Kategori Disiplin Kepemimpinan Kerjasama Prakarsa Ujian Akhir KKP KKK OL Jumlah
Nilai (Factor Weight) 0,1 0,1 0,1 0,1 0,25 0,15 0,1 0,1 1
Factor Evaluation 9 9 8 7 8 8 7 9
Weighted Evaluation 0,9 0,9 0,8 0,7 2 1,2 0,7 0,9 8,1
Tabel 3.5 Nilai Perolehan Peserta 3
Dari ketiga peserta tersebut dapatlah dikatakan bahwa nilai peserta 3 adalah yang terbaik. Dan dalam rekapitulasi akhir, aka nada range nilai dimana akan menghasilkan predikat Sempurna, Sangat Memuaskan, Memuaskan, Baik, dan Cukup. Selain itu, dari predikat tersebut juga menghasilkan rangking yang diperoleh
62
dari urutan nilai tertinggi ke nilai terendah. Hanya saja, dalam prakteknya penilaian range tidaklah selalu benar dan tepat. Penilaian secara kasat mata ini lah yang akhirnya membuat sistem menjadi tidak efisien.
3.6
Kelemahan Sistem Hasil dari analisis sistem yang sedang berjalan dalam penilaian peserta
pendidikan dan pelatihan PNS ini menunjukkan bahwa pengelolaan data secara manual akan menyebabkan beberapa kelemahan, kelemahan ini seperti yang tercantum dalam identifikasi masalah yang telah dibahas pada BAB I, antara lain: 1. Proses penilaian peserta pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil masih secara manual. 2. Membutuhkan banyak ruang untuk menyimpan data yang disebabkan oleh penggunaan Ms.Excel yang dibuat secara terpisah untuk masingmasing file. 3. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk pencarian data-data peserta baik yang sudah mengikuti pendidikan dan pelatihan, maupun yang belum atau akan mengikuti pendidikan dan pelatihan yang disebabkan oleh pendataan secara manual 4. Membutuhkan proses yang lambat dan laporan yang kurang akurat yang disebabkan oleh pembuatan laporan data nilai peserta pendidikan dan pelatihan masih secara manual dan dengan bantuan MS. Excel dan MS. Word.
63
3.7 Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Setelah menganalisa proses penilaian peserta pendidikan dan pelatihan PNS ini, maka dapat diambil sebuah kesimpulan mengenai kebutuhan perangkat lunak yang akan dikembangkan untuk menunjang proses penilaian peserta Diklat yang lebih efisien, diantaranya adalah: a. Perangkat lunak yang akan dikembangkan harus dapat melakukan proses penginputan, penghitungan, pengeditan, penyimpanan, pencarian, dan pencetakan data. b. Perangkat lunak yang akan dikembangkan harus memiliki interface yang user friendly. c. Perangkat lunak yang akan dikembangkan harus dapat memberikan informasi dengan cepat dan tepat. d. Perangkat lunak yang akan dikembangkan harus dapat menjamin keamanan data yang tersimpan.
2. Kebutuhan Informasi Perangkat lunak yang akan dikembangkan pada Badan Kepegawaian Daerah maupun Badan Kepegawaian Negara ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk kelancaran penilaian pada pendidikan dan pelatihan
64
Pegawai Negeri Sipil (PNS). Kebutuhan informasi itu diantaranya memiliki beberapa manfaat, diantaranya : a. Mampu memberikan informasi mengenai data nilai peserta Diklat, dan riwayat pendidikan dan pelatihan dari masing-masing pegawai yang telah mengikuti DIKLAT. b. Menampilkan informasi yang tepat dan relevan.
3. Kebutuhan Pengguna Sebuah sistem dibangun sudah semestinya harus tepat guna. Artinya sebuah sistem harus sesuai dengan kebutuhan pengguna yang membutuhkan sistem tersebut. Adapun manfaat dari membangun Sistem Pendukung Keputusan Dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan PNS dengan metode Multifactor Evaluation Process ini adalah: a. Membantu user menjaga keamanan data. b. Mempermudah pekerjaan user dalam penginputan, penghitungan, pengeditan, dan pencetakan data serta laporan. c. User dapat dengan mudah memperoleh informasi dengan menu
searching atau pencarian.
