BAB III ANALISIS SISTEM
Penguraiandarisuatusistem
yang
utuhkedalambagian-
bagiankomponennyadenganmaksuduntukmengidentifikasikandanmengevaluasiper masalahan,
kesempatan,
hambatan
yang
terjadidankebutuhan
yang
diharapkansehinggadapatdiusulkanperbaikan.Tahapinimenentukaninformasi yang diperlukanolehparapenggunadarisistembaru, disampingitujugapersyaratanteknisdarisistemitusendiri.Hasilanalisis baikakanmempengaruhiinformasi
yang
yang
akandihasilkan.
Analisissistemmemilikitujuanuntukmelakukanpenganalisaandanmencarikelemaha ndarisistem yang berjalan.Sehinggapadaakhirnya proses perwujudansistem yang baikakantetapterpenuhisejalandenganperkembanganzaman.
3.1
AnalisisProsedur Analisisprosedurmerupakanserangkaian proses berisi metode-metode yang
harusdijalankandengancara yang telahditetapkanolehinstansi, dalam hal ini Lembaga
Pemasyarakatan
sebelumadanyasistem
Narkotika
yang
baruini.
Klas
IIA
Tanjungpinang,
Analisisprosedur
yang
sedangberjalanpada“Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar berbasis
Web
pada
Lembaga
Pemasyarakatan
Tanjungpinang”yaitu :
39
Narkotika
Klas
IIA
40
1.Prosedursurat masuk yang sedang berjalan a.
Kepala Urusan Umum menerima surat dan menyiapkan lembar disposisi untuk mendapatkan Instruksi dari Kepala Lapas.
b. Setelah mendapatkan Instruksi dari Kepala Lapas selanjutnya Kepala Urusan Umummelakukan pengecekan surat dan lembar disposisi yang
telah
berisi
instruksi
Kepala
Lapas,jikatidaksah,
suratdanlembardisposisiakandikembalikankeKepalaLapasuntuk dimintaiinstruksikembali,jikasudah, suratdanlembardisposisiakandiberikanke Seksi yang ditunjuk oleh Kepala Lapasuntuk melaksanakan instruksi. c. Kepala Seksi menerima surat dan menjalankan instruksi yang harus dilakukan berdasarkan isi surat tersebut. d. Setelah pekerjaan selesai Kepala Seksi mengembalikan surat dan disposisi tersebut ke Kepala Urusan Umum untuk dicatat ke laporan surat masuk setelah itu diarsipkan.
41
Flowmap Berjalan Surat Masuk Kaur Umum
Kasi
Kalapas
Surat Surat & Lembar Disposisi Menyiapkan Disposisi instruksi
Surat & Lembar Disposisi
Surat & Lembar Disposisi
Surat & Lembar Disposisi
Cek Instruksi tidak Sah ? ya
Surat & Lembar Disposisi
Surat & Lembar Disposisi
Menjalankan Intruksi Sesuai Surat
Surat & Lembar Disposisi
Catat Laporan Surat Masuk
Surat & Lembar Disposisi
Surat, Lembar Disposisi & Laporan Surat Masuk
Arsip
Gambar 3.1FlowmapBerjalanSuratMasuk Catatan Keterangan Gambar 3.1 : Kaur Umum
:
Kepala Urusan Umum
Kasi
:
Kepala Seksi
Kalapas
:
Kepala Lembaga Pemasyarakatan
42
2. Prosedursuratkeluar yang sedangberjalan a. Kepala Lapas menginstruksikan Kepala Seksi untuk membuat surat kegiatan yang ingin dituju sesuai instruksi Kepala Lapas. b. Setelah surat tersebut dibuat, berikutnya ditanda tanganioleh Kepala Lapas. c. Setelah ditanda tangani oleh Kepala Lapas, surat tersebut diserahkan kepada Kepala Urusan Umum untuk diberi nomor surat keluar, beserta cap instansi. d. Kepala Urusan Umum akan membuat laporan surat keluar untuk diberikan ke Kepala Lapas lalu mengarsipkan surat dan laporan surat keluar tersebut.
Diluar konteks Flowmap berjalan pengarsipan surat keluar ini, tentunya surat dibuat beberapa rangkap sesuai keperluan dan kebutuhan seberapa banyak alamat yang ingin dituju. Surat dikirim melalui Urusan Umum.
43
Flowmap Berjalan Surat Keluar Kaur Umum
Kasi Intruksi Pembuatan Surat
Surat
Kalapas Intruksi Pembuatan Surat
Pembuatan Surat
Pemberian No.Surat & Cap
Surat
Surat
TTD
Surat Surat
Buat Laporan Surat Keluar
Surat dan Laporan Surat Keluar
Arsip
Gambar 3.2FlowmapBerjalanSuratKeluar Catatan Keterangan Gambar 3.2 Kaur Umum
:
Kepala Urusan Umum
Kasi
:
Kepala Seksi
Kalapas
:
Kepala Lembaga Pemasyarakatan
Laporan Surat Keluar
44
3.2
AnalisisKelemahanSistem Tujuandarianalisisdiatasyaitumengenaipendataanjumlahsuratmasukdansur
atkeluarsertalaporan yang adapadasistemberjalandi Lembaga Pemasyarakatan Narkotika
Klas
IIA
Tanjungpinangsaatini.Adapunanalisissistem
yang
sedangberjalandiatasadalah : a.
Sistem yang berjalantidakefisienkarenamasihmelakukanpemrosesan data secara manual.
b.
Pendataanpadasaatmelakukan
pengiriman
dan
pengarsipankurangterstruktursehinggamenghambatpembuatanlaporan.
3.3 AnalisisKebutuhanSistem
Analisiskebutuhansangatdibutuhkangunamenunjangpenerapansistembaru, sistembaru
yang
akanditerapkanharussesuaidengankebutuhanpada“Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Lembaga
Pemayarakatan
Tanjungpinang”.Fungsidarisistembaru
Narkotika
Klas
IIA
yang
akan
di
terapkanadalahuntukmembantusertamempermudahdalammelakukan
proses
pendataansuratmasukdansuratkeluarsertapembuatanlaporanitusendiri. 1.KebutuhanPerangkatLunak Kebutuhanperangkatlunakbertujuanuntukmenunjangpenerapansistembaru, antaralain :
45
a.
SistemoperasiberbasisWindows7.
b.
MySQL versi 5.5gunatempatpenyimpanandatabase.
c.
PHP versi 5.3 sebagaipenunjangaplikasi.
2.KebutuhanInformasi
Kebutuhaninformasi
yang
akandisajikanuntukmemenuhikebutuhandalamimplementasisistemyang akanditerapkanantaralain : a. Kebutuhanmasukan (Input) Kebutuhan masukan atau input yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dalam implementasi sistem antara lain: 1) Data berupa username dan password yang diperlukan untuk user saat login ke dalam sistem. 2) Data masukan yang berupa data suratmasuk, data suratkeluar, danpencetakanlaporan.
b.
Kebutuhan Proses “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web
Pada
Lembaga
Tanjungpinang”yang
Pemasyarakatan
Narkotika
akandibangunterdiridaribeberapa
Klas
IIA proses
46
berupaproses input data user (Admin). Dalam proses input data suratmasuk, data suratkeluarsesuai data yang ada. c.
Kebutuhankeluaran (Output) Kebutuhankeluaranberupacetaklaporan
datasuratmasukdan
data
suratkeluar.
3.KebutuhanPengguna “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar berbasis Web Pada Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang“yangakandibangundigunakanolehpetugas
Tata
Usaha.Dimanapetugas Tata Usaha perlu memahami cara penggunaan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar. 4.AnalisisDokumen Dari hasilpenelitian yang dilakukanpadaLapas Narkotika Klas IIA Tanjungpinang diperolehdokumenyaitu : a.
DokumenInput 1)SuratMasuk Fungsi
: Alat Pengukur Kegiatan Organisasi.
Sumber
: Organisasi/Instansi.
Rangkap
: 1 (Satu).
Ditujukan : Kaur Umum, Kepala Lapas, Kasi. Item
: no_identitas,pengirim.
47
2) Surat Keluar Fungsi
: Alat Pengukur Kegiatan Organisasi.
Sumber
: Organisasi/Instansi.
Rangkap
: 1 (Satu).
Ditujukan : Organisasi/Instansi. Item
b.
: no_identitas, lampiran, alamat tujuan.
DokumenOutput 1) Lembar Disposisi Fungsi
: Untukmeminta instruksidariKepalaLapas.
Sumber
: Kaur Umum.
Rangkap
: 1 (Satu).
Ditujukan : Kepala Lapas. Item
: Indeks, Tanggal Penyelesaian, Perihal, Tgl/No, Asal, Intruksi/Informasi.
