50
BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem.Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang memecahkan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka.Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. Tahap ini bisa menjadi tahap yang mudah jika klien sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasinya dan tahu betul fungsionalitas dari sistem informasi yang akan dibuat. Tetapi tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa mengidentifikasi kebutuhan atau tertutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail proses-proses sistem parkir22.
3.1
Sistem Parkir Berjalan Berikut ini penjelasan prosedur dalam sistem parkir di mallRamayana:
a. Pengguna parkir Pengguna parkir adalah karyawan dan pelanggan mall Ramayana.Aktivitasnya adalah : 1. Menyerahkan data kendaraan. 22
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi, Ed.1, hal. 44, 2007, Yogyakarta.
51
2. Menerima data parkir.
b. Operator parkir Aktivitasnya adalah : 1. Menginput data kendaraan dari pengguna kendaraan. 2. Mencatat data parkir masuk dan parkir keluar. 3. Membuat laporan parkir masuk dan parkir keluar untuk diserahkan kemanajemenmall Ramayana. 4. Melakukan pengecekan data parkir pengguna kendaraan.
c. Manajemen (pengelola) Aktivitasnya adalah Menerima laporan parkir masuk dan parkir keluar.Proses yang dilakukan sistem informasi parkir yang sedang berjalan adalah : 1. Mengawasi operator parkir. Yaitu melihat operator parkir ke pos paskir masuk dan parkir keluar. 2. Menerima laporan parkir masuk dan keluar. Yaitu mendata kembali hasil dari laporan parkir masuk dan keluar. 3. Pengecekan data parkir Yaitu proses pengecekan data parkir yang dipegang oleh pengguna kendaraan apakah sesuai atau tidak dengan data parkir yang telah di input oleh operator parkir.
52
3.1.1 Prosedur Parkir Masukyang Sedang Berjalan PENGGUNA PARKIR
Data Plat Nomor
OPERATOR PARKIR MASUK
MANAJEMEN
Data Plat Nomor
Catat plat Nomor Kendaraan dan Buat kertas parkir
Kertas Parkir
Kertas Parkir
Buat Laporan Parkir Masuk
Laporan Parkir Masuk
Laporan Parkir Masuk
Gambar 3.1 flowmap sistem parkir masuk yang sedang berjalan.
a. Keterangan prosedur parkir masuk yang sedang berjalan: 1. Operator parkir mencatat nomor kendaraan yang masuk. 2. Operator parkir memproses parkir masuk dan memberikan kertas parkir kepada pengunaparkir sebagai bukti parkir.
53
3. Operator parkir membuatkan laporan dua rangkap, satu untuk arsip dan satu lagi diberikan kepada bagian manajemen sebagai laporan parkir masuk.
3.1.2 Prosedur Parkir Masuk yang Sedang Berjalan PENGGUNA PARKIR
OPERATOR PARKIR KELUAR
Kertas Parkir
Kertas Parkir
MANAGEMEN
Kertas Parkir
T Cek
Y
Sekuriti Cek Catat Parkir Keluar
Laporan Surat Pernyataan
Laporan Parkir Keluar
Laporan Parkir Keluar
Gambar 3.2 flowmap sistem parkir keluar yang sedang berjalan.
54
a. Keterangan prosedur parkir keluar yang sedang berjalan : 1. Pengguna parkir memberikan kertas parkir kendaraan kepada operator parkir. 2. Operator parkir mengecek kertas parkir, apabila tidak ada kertas parkir diberikan kepada pengguna parkir dan pengguna parkir berurusan dengan sekuriti. 3. Operator parkir memproses parkir keluar. 4. Operator parkir membuatkan laporan dua rangkap, satu untuk arsip dan satu lagi diberikan kepada bagian manajemen sebagai laporan parkir keluar.
Dari hasilanalisis yang sedangberjalan pada sistem informasi data parkir di mall Ramayana Tanjungpinang, dapat dievaluasi bahwa dalam proses pengolahan data parkir masih dilakukan secara manual, dengan didasarkan atas pengamatan yang telah dilakukan, ditemukan beberapa kelemahan pada prosedur kerja system yang sedang berjalan yaitu : a. Dalam hal pencatatan data pendaftar memerlukan waktu yang lama karena penginputannya dilakukan satu persatu secara manual. b. Kesalahan dalam pencatatan data pendaftar karena seringnya dilakukan pada setiap pendaftar datang sehingga harus melakukan pekerjaan yang berulangulang setiap hari (selama masa parkir masuk). c. Laporan data pendaftaran dimungkinkan hilang atau tercecer karena masih berupa lembaran-lembaran dokumen yang mengakibatkan tidak efisiennya prosedur pembuatan laporan. d. Restribusi tidak pernah dicatat dalam laporan parkir keluar.
55
Dengan didasarkan pada kesimpulan evaluasi diatas memungkinkan dapat memperlambat proses pencatatan data kendaraan, maka diperlukan sebuah sistem baru yang terkomputerisasi sehingga dapat diharapkan dapat mengatasi kekurangan dalam proses parkir masuk dan parkir keluar baru yang sedang berjalan.
3.2
Analisis Dokumen Dokumen yang digunakan dalam sistem ini adalah :
a. Laporan data parkir masuk Nama
: Laporan data parkir masuk
Fungsi
: Untuk pertanggunjawaban manajemen
Sumber
: Operator parkir
Isi
: No kendaraan, tanggal, jam masuk, jam keluar, retribusi parkir.
b. Laporan data parkir keluar Nama
: Laporan data parkir keluar
Fungsi
: Untuk pertanggung jawaban manajemen
Sumber
: Operator parkir
Isi
: No kendaraan, tanggal, jam keluar, retribusiparkir.
3.3
Analisis Informasi Berjalan Flowmap untuk menggambarkan bagan dokumen pada suatu sistem
tertentu dengan menggunakan simbol-simbol standar. Flowmap berisi data yang akan di proses dari suatu bagian ke bagian yang lainnya sehingga menjadi satu
56
kesatuan kerja atau berkaitan kerja untuk mencapai satu tujuan. Berikut ini diagram sistem prosedur yang berjalan
sistem parkir mall Ramayana
Tanjungpinang. Salah satu fungsiparkiradalahmendatakendaraan masuk dan keluar, di mall Ramayana
pengelolaannyamasihmenggunakansistempemrosesan
manual
(berbasiskertas) yang merupakanbentuk pemrosesan berupasetumpukrekaman yang
disimpanpada
rak-rak
berkas,
jikasuatuberkasdiperlukan,
berkastersebutharusdicaripadarak-rak, sehingga menimbulkan suatu masalah dari segiperhitungan dan kemampuanmenyimpan serta memberikaninformasi.Tuntutan manajemen (pengelola parkir) adalah untuk memperoleh kecepatan dan ketepatan informasi yang disediakan. Mengingat kondisi dan keadaan lingkungan internal organisasi pengolahan data dalam jumlah besar dan waktu yang terbatas, maka ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan dalam pengolahan data,yaitu: a. Bagaimana menyediakan laporan parkir masuk dengan cepat. b. Bagaimana menyediakan laporan parkir keluar dengan cepat. c. Bagaimana membuat pelayanan parkir dengan cepat dan tepat. d. Bagaimana mengolah dan membuat laporan nilai data pengguna dengan cepat dan akurat. e. Bagaimanamelakukanpencarian data secaratepatdancepat.
3.3.1 Analisis Pengguna Sisteminidirancanguntukdapatdigunakanoleh: a. Operator parkir yaitu pegawai tetap yang ditunjuk oleh manajemen untuk mencatat data parkir kendaraan.
57
b. Admin yaitu yang berperan untuk menjaga data dan pemeliharan.
3.3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Menjelaskan kemampuan yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak aplikasi yang akan dibuat, misalnya kebutuhan fungsional, yaitu kebutuhankebutuhan yang berkaitan dengan proses pengolahan atau transformasi data untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada table 3.1.
Tabel 3.1 kebutuhan fungsional perangkat lunak sistem parkir mall Ramayana Tanjungpinang. No
Deskripsi Kebutuhan
Keterangan
1
Kelola data kendaraan
Entry data kendaraan
2
Kelola data parkir masuk
Entry data parkir masuk
3
Kelola data parkir keluar
Entry data parkir keluar
4
Laporan data parkir
Membuat laporan data parkir
5
Laporan data kendaraan
Membuat laporan data kendaraan
3.3.3 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan.Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economic, control, efficiency, service).Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah contoh hasil analisa terhadap sistem informasi parkir pada mall Ramayana Tanjungpinang dengan menggunakan analisis PIECES23. 23
M. Suyanto, Analisis dan Desain Aplikasi Multi Media Untuk Pemasaran, Andi, Ed.1, hal.46, 2004, Yogyakarta.
58
a.
Analisis Performance/Kinerja Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas yang dijalankan oleh sistem
mencapai sasaran.Kinerja diukur dengan jumlah hasil kerja dan waktu kerja.Jumlah hasil kerja adalah jumlah pekerjaan yang dilaksanakan selama jangka waktu tertentu.Waktu kerja adalah keterlambatan rata-rata antara suatu pekerjaan dengan waktu yang diberikan kepada transaksi tersebut. Melihat dari pengertian diatas, sistem parkir pada mall Ramayana telah memiliki kinerja yang baik karena telah dapat memberikan waktu tanggap yang cepat kepada user (pengguna parkir) yang membutuhkan informasi dan juga dapat menghasilkan atau produksi informasi dengan cepat.
b.
Analisis Information/Informasi Informasi merupakan komoditas yang penting bagi pengguna parkir.
Sistem parkir pada mall Ramayana Tanjungpinang telah menghasilkan informasi yang baik. Karena Informasi yang dihasilkan telah dapat memenuhi keinginan dari pengguna parkir yang ingin menggunakan jasa parkir pada mall Ramayana Tanjungpinang dan juga dapat mengatasi masalah-masalah yang ada. Informasi yang ada ini pun dapat dimanfaatkan oleh pihak internal atau pihak external.Pihak internal, adalah pihak yang langsung terkait seperti manajemen parkir yang ingin laporan parkir perhari, perbulan atau pertahun yang di butuhkan oleh manajemen. Pihak external, adalah pihak yang tidak terkait langsung tetapi dapat memanfaatkan sistem informasi parkir, misalnya pengguna parkir yang ingin melihat data kendaraan parkir keluar apa bila terjadi kasus kehilangan kendaraan.
59
c.
Analisis Economic/Ekonomi Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu perusahaan,
pijakan dasar bagi seorang manajer adalah biaya yang murah. Sistem parkir pada mall Ramayana Tanjungpinang mempunyai biaya yang relatif murah tetapi dapat mempunyai hasil kerja yang baik. Contohnya adalah biaya yang di keluarkan untuk jaringan pemakaian peralatan-peralatan dan juga pembayaran gaji pegawai masih cukup relevan dengan hasil yang diharapkan. Jaringan komputer yang menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lain sehingga menghemat waktu untuk pengambilan file-file yang tersebar penyimpanannya atau hubungan kantor manajemen dengan parkir masuk-parkir keluar yang dapat terhubung dengan cepat melalui jaringan peer to peer. Biaya yang dikeluarkan cukup terjangkau untuk pembelian peralatan sistem parkir peer to peersepertiPC yang dilengkapi network card, switch dengan jumlah port sesuai kebutuhan, printer, kabel LAN (UTP).
d.
Analisis Control/Kontrol Tugas-tugas dari sistem parkir perlu di monitor dan diperbaiki jika
ditemukan adanya kinerja di bawah standar. Kontrol yang dilakukan manajemen untuk
meningkatkan
kinerja
sistem
yaitu
mencegah
atau
mendeteksi
penyalahgunaan atau kesalahan sistem dan menjamin keamanan data. Sistem parkir pada mall Ramayana Tanjungpinang telah memiliki kontrol yang baik,walaupun hal ini tidak menjamin sistem parkir tersebut 100% aman. Setiap orang yang melakukan parkir kendaraan di mall Ramayana Tanjungpinang memiliki bukti kertas parkir untuk menjaga keamanan, sistem parkir
60
mallRamayana Tanjungpinang serta back up data yang terus menerus dilakukan. Guna menghindari kehilangan data jika terjadi serangan ke dalam oleh pihak luar.Seperti melalui flasdisk.
e.
Analisis Effiency/Efisiensi Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan
secara optimal, yang minimal oleh karena itu masalah efisiensi membutuhkan peningkatan output atau hasil. Sistem parkir pada mall Ramayana Tanjungpinang telah memiliki efisiensi yang baik, karena sistem yang ada telah dapat di daya gunakan dengan baik dan juga telah dapat menghasilkan output sesuai dengan yang diharapkan, seperti pemakaian jaringan yang efisien. Pelayanan informasi yang cepat tanpa mengurangi hasil yang ingin di capai, hal ini menunjukkan bahwa sistem parkir pada mall Ramayana Tanjungpinang yang ada dapat digunakan secara efisien.
f.
Analisis Service/Pelayanan Pelayanan ditingkatkan untuk meningkatkan kepuasan pengguna parkir
atau user parkir. Sistem parkir di mall Ramayana Tanjungpinang telah memberikan layanan yang baik kepada penguna parkir, operator parkir atau manajemen. Manajemen dapat melekukan kontrol dari jarak jauh sehingga memudahkan pekerjaan.Operator parkir yang dapat melihat jumlah pengguna parkir masuk melalui sistem parkir atau melihat berapa banyak jumlah pengguna parkir.Pelayanan yang baik dapat mencermikan suatu perusahaan itu baik atau tidak baik, sehingga pelayanan harus juga diperhitungkan secara baik.
