BAB III
ANALISIS SISTEM 3.1
Analisis Masalah Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Proses analisis sistem adalah kegiatan untuk memperoleh gambaran tentang sistem pendukung keputusan yang digunakan di PT. Lia Central Utama Tanjungpinang untuk menjabarkan prosedur pada sistem yang sedang berjalan, menyimpulkan kelemahan sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Proses analisis yang dilakukan terdiri dari analisis masalah, analisis prosedur yang berjalan, analisis kebutuhan sistem. Saat ini PT. Lia Central Utama Tanjungpinang belum mempunyai sistem pendukung keputusan untuk mengirim calon TKI dan masih menggunakan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel. Sehingga dirasakan menjadi hambatan terhadap kualitas kerja staf yang terlibat. Karena tidak menggunakan sistem basis data yang baik maka dapat mengakibatkan berbagai bentuk kesalahan dalam melakukan proses pekerjaan administrasi. Juga dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan oleh beberapa pihak menjadi lambat dan terkadang menjadi tidak akurat satu sama lain dikarenakan beberapa kesalahan dan hambatan.
50
51
3.2
Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan Pada bagian sub bab ini akan dijelaskan mengenai sistem yang sedang berjalan pada PT. Lia Central Utama Tanjungpinang. Untuk memenuhi salah satu tujuan penelitian yaitu memberikan alternatif solusi terhadap upaya pengembangan sistem yang sudah ada menjadi sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien. Maka perlu adanya analisa terhadap sistem yang sedang berjalan sebagai acuan untuk tahap selanjutnya ataupun perbaikan. Saat ini PT. Lia Central Utama Tanjungpinang belum menggunakan sistem pendukung keputusan. Sehingga masih banyak terdapat kekurangan yang berpengaruh terhadap kinerja staf yang ada. 3.2.1 Pendaftaran Calon TKI Yang Sedang Berjalan 1. Calon Tenaga Kerja Indonesia (TKI) diserahkan ke PJTKI (Perusahaan Jasa Tenaga Kerja Indonesia) dengan membawa surat kelengkapan yang harus dilengkapi seperti KTP, KK, Surat Nikah bagi mereka yang telah menikah, Ijazah (minimal SMP), surat izin oleh keluarga, keterangan Medical Check-Up. 2. Setelah melengkapi surat yang diperlukan calon TKI beserta kelengkapan akan diserahkan ke cabang PT. Lia Central Utama yang ada di daerah tersebut dan mengisi form TKI. 3. Setelah itu calon TKI akan dibuatkan Surat Berita Acara untuk dibuatkan KITKI (Kartu Identitas Tenaga Kerja Indonesia) oleh Disnaker (Dinas Tenaga Kerja)
52
4. Kemudian Dinas Tenaga Kerja (DISNAKER) setempat akan mengeluarkan surat PAP (Pembekalan Akhir Pemberangkatan) yang diajukan kepada kantor Imigrasi setempat untuk pembuatan paspor. 5. Pembuatan paspor harus bedasarkan kota dimana KTP (Kartu Tanda Penduduk) dikeluarkan. 6. Setelah melengkapi semua dokumen penting, calon TKI akan diberangkatkan ke PJTKI pusat yang berada di Tanjungpinang untuk proses lebih lanjut.
53
PROSEDUR BERJALAN PENDAFTARAN CALON TKI CALON TKI
SPONSOR
Syarat + Kelengkapan
Syarat + Kelengkapan
PJTKI CABANG
Syarat + Kelengkapan
Pengecekan Kelengkapan Form Pendaftaran
DISNAKER
Laporan Data TKI & Kelengkapan TKI
IMIGRASI
KITKI + Laporan Data TKI & Kelengkapan TKI
Pembuatan KITKI Pembuatan Paspor
Syarat + Kelengkapan
KITKI
T Lengkap
Y Paspor + KITKI Syarat + Kelengkapan
Form Pendaftaran
Form Pendaftaran
Pengisian Form
T Pengecekan Form
Form Pendaftaran
Lengkap
Y
Form Pendaftaran + Syarat Dan Kelengkapan
Catat Data TKI
Buku Data TKI
Buat Laporan Data TKI & Kelengkapan TKI
Laporan Data TKI & Kelengkapan TKI
Paspor + KITKI
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pendaftaran Calon TKI 3.2.2 Prosedur Pengiriman TKI Yang Sedang Berjalan 1. Di Tanjungpinang, setelah masuk di PT. Lia Central Utama. Mereka akan diserahkan ke BLK (Balai Latihan Kerja) untuk
54
dilatih dan dididik berdasarkan tata laksana rumah tangga. Cara merawat manula, cara merawat bayi, belajar berbahasa Inggris, dll. 2. Lama atau tidaknya masa pelatihan tersebut tergantung pada pengalaman pernah atau tidaknya berangkat ke luar negeri. Masa pelatihan di BLK maksimal selama 40 hari. 3. Di sela-sela pelatihan, calon TKI melewati beberapa proses dan wawancara oleh pihak BP3TKI (Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia). 4. Kemudian setelah itu mereka akan menunggu permit/calling visa yang akan yang akan dikeluarkan oleh agent luar negeri. 5. Selanjutnya pihak PJTKI (Perusahaan Jasa Tenaga Kerja Indonesia) Tanjungpinang
akan
menguhubungi
agent
untuk
kepastian
berangkat. 6. Jika
agent
telah
mendapatkan
majikan
dan
menyetujui
keberangkatan pihak PJTKI akan langsung menyiapkan TKI serta membawa seluruh berkas dan paspor ke pihak imigrasi pelabuhan Tanjungpinang untuk pengecekan paspor dan berkas. Jika tidak ada kendala mereka akan langsung diberangkatkan.
55
PROSEDUR BERJALAN PENGIRIMAN TKI KE LUAR NEGERI PJTKI CABANG
PJTKI PUSAT
Paspor, KITKI, Dokumen Kelengkapan
Paspor, KITKI, Dokumen Kelengkapan
BALAI LATIHAN KERJA
BP3TKI
Laporan Data TKI
Laporan Data TKI
Pelatihan dan Pembuatan Sertifikat
Proses PAP
Catat
AGENT SINGAPORE
IMIGRASI PELABUHAN
Surat Keterangan PAP
Proses Pembuatan Permit
Paspor, KITKI, Kelengkapan. Permit
CALON TKI Paspor, KITKI, Kelengkapan. Permit
Proses Pengecekan dan Pengecapan
Buku
Pembuatan Laporan
Sertifikat
Surat Keterangan PAP
Permit/ Calling Visa TKI
Paspor, KITKI, Kelengkapan. Permit
Laporan Data TKI
Sertifikat
Permit/ Calling Visa TKI
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pengiriman TKI Ke Luar Negeri 3.3
Analisis Dokumen 1. Formulir Pendaftaran Fungsi
: Untuk mengetahui Data TKI
Sumber
: Bagian Admnistrasi
Struktur Data
: Nama, Tempat/Tanggal Lahir, No. KTP, Asal, Agama, Status Diri, Nama Ayah, Nama Ibu, Tujuan Kerja, Pernah Kerja Di, Sebagai, Lama Kerja, Umur Sekarang
2. Laporan Pengiriman TKI Fungsi
: Untuk mengetahui pengiriman TKI
56
Sumber
: Bagian Admnistrasi
Struktur Data
:Kode
pengiriman,
Tujuan,
Tanggal,
Jumlah
Permintaan, Jumlah Dikirim 3.4
Analisa Kelemahan Sistem Saat ini PT. Lia Central Utama belum mempunyai sistem khusus yang digunakan untuk mendukung keputusan dalam memberangkatkan TKI. Sehingga dirasakan kurang optimal dalam meningkatkan kualitas kerja karyawan yang berwenang untuk mengolah data tersebut. Beberapa kesalahan dalam pengolahan data : 1. Dalam memberikan informasi masih terkesan lambat dan memakan waktu yang cukup lama sehingga terjadi keterlambatan dalam memberikan informasi, seperti informasi pengiriman calon TKI dan data TKI. 2. Pemberian informasi data yang terkadang masih ditemukan kesalahan dikarenakan adanya pengulangan input data, seperti data TKI dan informasi tentang penyeleksian TKI. 3. Dalam membuat keputusan pengiriman dirasakan kurang efektif dan efesien.
3.5
Analisa Kebutuhan Sistem Dari analisa kelemahan sistem yang berjalan, maka dirasakan perlu untuk merekomendasikan dan merealisasikan sebuah sistem pendukung keputusan yang dapat menunjang pekerjaan para karyawan yang dapat
57
menghasilkan data yang cepat, tepat dan akurat serta efektif sebagai pengganti sistem lama yang digunakan oleh PJTKI tersebut. 3.6
Analisa SWOT Dalam melakukan analisis atas strategi yang dapat dilakukan oleh metode yang di bangun, hal ini tergambar jelas ketika melakukan analisis SWOT sebagai langkah awal menuju pembuatan strategi yang tepat. Hal pertama yang dilakukan metode sumber kekuatan yang dimiliki oleh metode ini dan mungkin tidak dimiliki oleh metode lain. Kekuatan ini merupakan modal dari metode ini baik yang bersifat tangible dan intangible. A.
Strenght (Kekuatan) 1. Penyeleksian TKI berdasarkan nilai sesuai nilai calon TKI dan kriteria yang ada. 2. Metode ini dapat membantu menyeleksi calon TKI lebih mudah. Karena hasil yang didapat lebih cepat dan mendekati.
B.
Weaknesses (Kelemahan) 1. Aplikasi ini hanya sebegai pendukung keputusan menyeleksi calon TKI, bukan untuk menentukan lulus atau tidaknya TKI.
C.
Opportunity (Kesempatan) 1. Dengan metode ini dapat meningkatkan nilai jual aplikasi tersebut. Dikarenakan hasil seleksi mendekati keputusan yang diinginkan.
D.
Threat (Ancaman) 1. Ancaman dari virus.
58
2. Kerusakan dari hardware yang digunakan. 3.7
Contoh Studi Kasus Profile Matching Di PT. Lia Central Utama, perusahaan tersebut akan mengirimkan seorang TKI tujuan Singapura. Dari beberapa calon yang telah mendaftar untuk bekerja akan dilakukan penyeleksian pengiriman, berikut adalah datadata pendukung penilaian penilaian pengiriman. 3.7.1 Aspek-Aspek Penilaian Sistem pendukung keputusan tersebut dirancang sedemikian rupa sehingga pengguna yang dalam hal ini pihak perusahaan dapat menentukan aspek-aspek penilaian sendiri secara dinamis sehingga sistem pendukung keputusan tersebut bias dipakai lebih luas. Dalam kasus ini ada 3 aspek yang digunakan, yaitu : 1. Aspek Intelektual a. Konsentrasi, terpusat hanya mengerjakan apa yang harus dikerjakan dan diselesaikan. b. Kreatifitas, mampu menciptakan sesuatu yang baru seperti menu makanan. c. Antisipasi, pencegahan terhadap hal-hal yang buruk. d. Perencanaan, merencanakan apa yang akan dikerjakan sebelum atau setelah selesai pekerjaan yang satunya. 2. Aspek Kinerja a. Penampilan, memiliki penampilan yang rapi dan sopan.
59
b. Ketelitian,
memiliki
ketelitian
dalam
mengerjakan
suatu
pekerjaan. c. Tanggung Jawab, memiliki rasa tanggung jawab terhadap apa yang dikerjakan. d. Kerapihan dalam bekerja, mengusahakan agar selalu rapi sebelum dan sesudah bekerja. e. Penanganan masalah dengan majikan, dapat menangani atau menyadari kesalahan dengan majikan sehingga tidak terjadi masalah yang berkelanjutan. 3. Aspek Attitude a. Keteguhan, keteguhan dalam beriman. b. Pengaruh, mampu memilih mana pengaruh baik dan buruk c. Kendali Perasaan, mampu mengontrol amarah atau emosi selama bekerja. Data TKI (nilai) yang akan dipromosikan : Tabel 3.1 Data Nilai TKI No
Nama
1
Suratmi
2
Aspek Penilaian
1
2
3
4
Intelektual
4
3
4
3
Kinerja
3
2
3
2
Perilaku
4
3
4
2
1
5
2
Kinerja
4
5
3
2
Perilaku
2
1
3
Katiyem Intelektual
5
2
4
60
3
Ratih
4
Ayu
Intelektual
3
2
5
3
Kinerja
4
3
3
4
Perilaku
2
3
5
Intelektual
4
5
3
3
Kinerja
2
3
4
5
Perilaku
4
4
2
1
3
Standar kriteria yang diminta oleh perusahaan : Tabel 3.2 Standar Kriteria TKI Aspek Penilaian
1
2
3
4
Intelektual
4
3
5
3
Kinerja
4
2
5
4
Perilaku
3
4
4
5
4
3.7.2 Pemetaan Gap Kompetensi Gap yang dimaksud disini adalah perbedaan profil jabatan (nilai standar perusaaan) dengan nilai TKI atau dapat ditunjukkan dengan rumus yaitu : Tabel 3.3 Rumus Pemetaan Gap Kompetensi TKI Gap = Nilai TKI – Profil Kriteria
61
1. Kapasitas Intelektual Tabel 3.4 Kapasitas Intelektual TKI Nama
1
2
3
4
Suratmi
4
3
4
3
Katiyem
2
1
5
2
Ratih
3
2
5
3
Ayu
4
5
3
3
4
3
5
3
Suratmi
0
0
-1
0
Katiyem
-2
-2
0
-1
Ratih
-1
-1
0
0
Ayu
0
2
-2
0
Nilai Profil
2. Kapasitas Kinerja Tabel 3.5 Kapasitas Kinerja TKI Nama
1
2
3
4
5
Suratmi
3
2
3
2
2
Katiyem
4
5
3
2
4
Ratih
4
3
3
4
1
Ayu
2
3
4
5
3
4
2
5
4
4
-1
0
-2
-2
-2
Nilai Profil Suratmi
62
Katiyem
0
3
-2
-2
0
Ratih
0
1
-2
0
-3
Ayu
-2
1
-1
1
-1
3. Kapasitas Perilaku Tabel 3.6 Kapasitas Perilaku TKI Nama
1
2
3
Suratmi
4
3
4
Katiyem
2
1
3
Ratih
2
3
5
Ayu
4
4
2
3
4
4
Suratmi
1
-1
0
Katiyem
-1
-3
-1
Ratih
-1
-1
1
Ayu
1
0
-2
Nilai Profil
3.7.3 Pembobotan Setelah diperoleh nilai gap pada masing-masing TKI, setiap profil TKI diberi bobot nilai dengan patokan tabel bobot nilai gap.
63
Tabel 3.7 Pembobotan Nilai No Selisih Bobot Nilai 1
0
5
Keterangan Tidak ada selisih (Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan)
2
1
4.5
Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/level
3
-1
4
Kompetensi individu kekurangan 1 tingkat/level
4
2
3.5
Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/level
5
-2
3
Kompetensi individu kekurangan 2 tingkat/level
6
3
2.5
Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/level
7
-3
2
Kompetensi individu kekurangan 3 tingkat/level
8
4
1.5
Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/level
9
-4
1
Kompetensi individu kekurangan 4 tingkat/level
64
1. Nilai Bobot Aspek Intelektual Tabel 3.8 Nilai Bobot Aspek Intelektual TKI Nama
1
2
3
4
Suratmi
5
5
4
5
Katiyem
3
3
5
4
Ratih
4
4
5
5
Ayu
5
3.5
3
5
2. Nilai Bobot Aspek Kinerja Tabel 3.9 Nilai Bobot Aspek Kinerja TKI Nama
1
2
3
4
5
Suratmi
4
5
3
3
3
Katiyem
5
2.5
3
3
5
Ratih
5
4.5
3
5
2
Ayu
3
4.5
4
4.5
4
3. Nilai Bobot Aspek Perilaku Tabel 3.10 Nilai Bobot Aspek Perilaku TKI Nama
1
2
3
Suratmi
4.5
4
5
Katiyem
4
2
4
Ratih
4
4
4.5
65
Ayu
4.5
5
3
3.7.4 Perhitungan Dan Pengelompokan Core Dan Secondary Factor Setelah menentukan bobt nilai gap untuk ketiga aspek, yaitu setiap aspek dikelompokkan menjadi 2, yaitu kelompok core factor (faktor inti) dan secondary factor (faktor pendukung). Faktor inti penilaian 65% dan yang menjadi faktor inti adalah : Tabel 3.11 Core Factor (Faktor Inti) TKI Intelektual
1
2
Kinerja
1
3
Perilaku
2
3
Faktor pendamping penilaiannya (Secondary Factor) 35% dan yang menjadi nilai pendamping adalah : Tabel 3.12 Secondary Factor (Faktor Pendukung) Intelektual
3
4
Kinerja
2
4
Perilaku
1
5
66
Adapun rumus perhitungannya adalah sebagai berikut: Tabel 3.13 Rumus Core Factor (Faktor Inti)
Tabel 3.14 Rumus Secondary Factor (Faktor Pendukung)
1. Aspek Kapasitas Kecerdasan Core Factor a. Suratmi
b. Katiyem
c. Ratih
d. Ayu
67
Secondary Factor a. Suratmi
b. Katiyem
c. Ratih
d. Ayu
2. Aspek Kapasitas Kinerja Core Factor a. Suratmi
b. Katiyem
c. Ratih
d. Ayu
68
Secondary Factor a. Suratmi
b. Katiyem
c. Ratih
d. Ayu
3. Aspek Kapasitas Perilaku Core Factor a. Suratmi
b. Katiyem
c. Ratih
d. Ayu
69
Secondary Factor a. Suratmi
b. Katiyem
c. Ratih
d. Ayu
3.7.5 Perhitungan Nilai Total Dari hasil perhitungan setiap aspek, berikutnya dihitung nilai total berdasarkan presentase dari core dan secondary factor yang diperkirakan berpengaruh terhadap kinerja profil dan presentase persennya dapat ditentukan oleh pihak perusahaan. Dalam kasus ini, pihak perusahaan memiliki nilai 60% untuk faktor inti dan 40% adalah faktor pendukung. Adapun rumus menghitung nilai total adalah sebagai berikut : Tabel 3.15 Rumus Nilai Total Nilai Aspek = (Nilai Persen Core Factor x NCF) + (Nilai Persen Secondary Factor x NSF)
70
1. Aspek Intelektual Suratmi
: Ni
= (60% x 5) + (40% x 4.5) = 3 + 1.8 = 4.8
Katiyem
: Ni
= (60% x 3) + (40% x 4.5) = 1.8 + 1.8 = 3.6
Ratih
: Ni
= (60% x 4) + (40% x 5) = 2.4 + 2 = 4.4
Ayu
: Ni
= (60% x 4.25) + (40% x 4) = 2.55 + 1.6 = 4.15
2. Aspek Kinerja Suratmi
: Nk
= (60% x 3.5) + (40% x 3.66) = 2.1 + 1.464 = 3.564
Katiyem
: Nk
= (60% x 4) + (40% x 3.4) = 2.4 + 1.36 = 3.76
Ratih
: Nk
= (60% x 4) + (40% x 3.83) = 2.4 + 1.532 = 3.932
Ayu
: Nk
= (60% x 3.5) + (40% x 4.33) = 2.1 + 1.732 = 3.832
3. Aspek Perilaku Suratmi
: Np
= (60% x 4.5) + (40% x 4.5) = 2.7 + 1.8 = 4.5
Katiyem
: Np
= (60% x 3) + (40% x 4) = 1.8 + 1.6 = 3.4
71
Ratih
: Np
= (60% x 4.25) + (40% x 4) = 2.55 + 1.6 = 4.15
Ayu
: Np
= (60% x 2.4) + (40% x 4.5) = 1.44+ 1.8 = 3.24
3.7.6 Perhitungan Penentuan Nilai Rangking Hasil akhir dari proses profile matching adalah rangking dari TKI yang diajukan untuk mengisi suatu dikirimkan ke luar negeri. Penentuan rangking mengacu pada hasil perhitungan tertentu tergantung berapa aspek yang diadakan. Rumus dari penentuan nilai rangking adalah : Tabel 3.16 Rumus Nilai Rangking Rangking = (Nilai Rangking x Nilai Aspek1) + (Nilai Rangking x Nilai Aspek2) + (Nilai Rangking x Nilai Aspek3)
Dari contoh kasus ini nilai aspek yang diminta adalah Intelektual 40%, Kinerja 30% dan Perilaku 30%. 1. Suratmi Rangking
= (40% x 4.8) + (30% x 3.564) + (30% x 4.5) = 1.92 + 1.0692 + 1.35 = 4.3392
2. Katiyem Rangking
= (40% x 3.6) + (30% x 3.76) + (30% x 3.4) = 1.44 + 1.128 + 1.02 = 3.588
3. Ratih
72
Rangking
= (40% x 4.4) + (30% x 3.932) + (30% x 4.15) = 1.76 + 1.1796 + 1.245 = 4.1846
4. Ayu Rangking
= (40% x 4.15) + (30% x 3.832) + (30% x 3.24) = 1.66 + 1.1496 + 0.972 = 3.7816
Maka dari aspek pehitungan yang telah dilakukan maka yang terpilih untuk dikirimkan ke Singapur adalah Suratmi.
