BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Pelnas Bintan Bugar-Bugar.
3.1
Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan 3.1.1
Prosedur Pembelian Barang Sparepart yang Sedang Berjalan
Berikut ini adalah prosedur pembelian barang yang sedang berjalan : 1. Bagian pembelian menerima permintaan pembelian barang (Purchase Request) dari bagian gudang. 2.
Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Barang. Lalu Surat Permintaan Penawaran Barang tersebut diserahkan kepada Supplier melalui email atau fax.
3. Supplier membuat Surat Penawaran Barang dan menyerahkannya kepada Bagian Pembelian. 4. Kemudian Bagian Pembelian Mengecek Surat Penawaran apakah harga, kualitas, waktu pengiriman dan waktu pengiriman sesuai dan cocok dengan keinginan perusahaan atau tidak. Jika tidak maka kembali membuat surat permintaan penawaran barang dan menyerahkannya kepada supplier lain. 5. Apabila telah cocok maka Bagian pembelian membuat Purchase Order. Purchase Order diserahkan kepada supplier, lalu supplier membuat Surat 26
27
Jalan dan menyiapkan lalu mengirimkan barang-barang yang dipesan oleh perusahaan. 6. Setelah barang dan surat jalan diterima maka Bagian Pembelian membuat laporan Pembelian Barang sebanyak 2 lembar dan 1 nya diserahkan ke Direktur.
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pembelian Barang Sparepart. 3.1.2
Prosedur Pemakaian Barang Sparepart yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur pemakaian Barang Sparepart yang sedang
berjalan : 1. Bagian Pemeliharaan menyerahkan formulir permintaan barang kepada Bagian Gudang.
28
2. Bagian Gudang melakukan pengecekan permintaan barang apakah ada nama pengorder, tanda tangan, dan cap armada, jika belum lengkap maka formulir permintaan barang dikembalikan ke Bagian Pemeliharaan. 3. Lalu melakukan pengecekan permintaan barang terakhir dan menyiapkan permintaan barang tersebut. 4. Kemudian membuat formulir tanda terima barang sebanyak 3 Rangkap dan menandatanganinya. 5. Lembar ke 1 disimpan oleh Bagian Gudang dan lembar ke 2 diserahkan kepada Bagian Pemeliharaan, lembar ke 3 arsip. 6. Kemudian membuat laporan pemakaian barang sebanyak 2 rangkap. Lembar ke 1 diserahkan ke Direktur dan lembar ke 2 arsip dan membuat laporan stok.
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pemakaian Barang Sparepart.
29
3.2
Analisis Dokumen Tujuan dilakukan analisis dokumen adalah untuk mengetahui macam–macam
dokumen yang digunakan serta untuk membantu dalam perancangan sistem yang telah ada. Dari hasil penelitian yang dilakukan pada PT Pelnas Bintan Bugar-Bugar diperoleh beberapa dokumen, yaitu : 1. Dokumen Masuk a. Formulir Permintaan Pembelian Barang Fungsi
: Untuk mengetahui barang apa saja yang habis dan akan diorder
Sumber
: Bagian Gudang
Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Bagian Pembelian Item
: No, No. Part, Nama Barang, dan Sisa Stok.
b. Surat Permintaan Penawaran Barang Fungsi
: Untuk mengetahui harga, spesifikasi barang yang akan diorder.
Sumber
: Bagian Pembelian
Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Supplier Item
: No, No. Part, dan Nama Barang.
c. Purchase Order (PO) Fungsi
: Untuk mencatat barang yang akan dipesan ke supplier.
Sumber
: Bagian Pembelian
Rangkap : 2 (Dua) Distribusi : Supplier Item
: No, No. Part, Nama Barang, dan Jumlah Order.
d. Formulir Permintaan Barang Fungsi
: Untuk mencatat barang yang akan dipesan.
Sumber
: Bagian Pemeliharaan
Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Bagian Gudang Item
: No, Nama Barang, Jumlah Order, dan keterangan.
30
2. Dokumen Keluar a. Laporan Pembelian Barang Fungsi
: Untuk mencatat pembelian barang dari Supplier.
Sumber
: Bagian Pembelian
Rangkap : 2 (Dua) Distribusi : Kepala Gudang Item
: No, Nama Barang, Jumlah Order, Jumlah diterima, dan keterangan.
b. Laporan Stok Barang Fungsi
: Untuk mencatat sisa stok Barang
Sumber
: Bagian Gudang
Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Kepala Gudang Item
: No, Nama Barang, Sisa Stok, dan keterangan.
c. Laporan Pemakaian Barang Fungsi
: Untuk mencatat pemakaian Barang
Sumber
: Bagian Gudang
Rangkap : 2 (Dua) Distribusi : Kepala Gudang Item 3.3
: No, Tanggal, Nama Barang, Jumlah Pemakaian, dan keterangan.
Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis sistem pada PT Pelnas Bintan Bugar-Bugar yang dilakukan
secara manual memiliki kelemahan dan keterbatasan, diantaranya: 1. Pencatatan data stok masih manual. 2. Pembuatan laporan data pembelian, data pemakaian masih manual. 3. Pengecekan Surat Permintaan Barang memerlukan waktu yang lama.
3.4
Analisis Kebutuhan Sistem Dalam aplikasi ini diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk
mendukung berjalannya aplikasi.
31
3.4.1 Kebutuhan Perangkat Lunak Berikut adalah beberapa kebutuhan terhadap perangkat lunak pada PT. Pelnas Bintan Bugar-Bugar : 1. Aplikasi yang dapat melakukan penginputan data, penyimpanan dan penyajian data-data. 2. Aplikasi yang dapat memberikan informasi yang tepat dan benar untuk keperluan pengecekan data baik untuk bagian pembelian, bagian gudang dan kepala gudang. 3. Aplikasi yang dapat dengan cepat mencetak laporan baik itu laporan data sparepart, data pembelian, dan data pemakaian sparepart. 4. Aplikasi yang dapat menjamin keamanan data sehingga data tidak dapat diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan. 5. Perangkat keras yang dapat mendukung berjalannya aplikasi seperti alat input, penyimpanan, output atau cetak.
3.4.2 Kebutuhan Pengguna Aplikasi ini dirancang khusus untuk membantu Bagian Gudang agar dapat mempermudah dalam melakukan penginputan barang dan mempercepat dalam pencarian barang serta pembuatan laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan nantinya. Aplikasi ini juga berguna untuk membantu pengguna menghasilkan keputusan yang lebih baik dari sebelumnya. Sistem pendukung pengambilan keputusan digunakan oleh Bagian Gudang sebagai user dalam penggunaan sistem ini.
