BAB III ANALISIS SISTEM
Analisis merupakan kegiatan berfikir untuk menguraikan suatu pokok menjadi bagian-bagian atau komponen sehingga dapat diketahui ciri atau tanda tiap bagian, kemudian hubungan satu sama lain serta fungsi masing-masing bagian dari keseluruhan. Sedangkan sistem merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Analisis
sistem
didefinisikan
sebagaimana
memahami
dan
menspesifikasikan dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Dan menurut Jogiyanto Hartono, analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahap dari analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan tahap ini menyebabkan juga kesalahan pada tahap selanjutnya.
3.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus dijalankan dengan cara yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau suatu instansi sebelum
37
38
adanya sistem yang baru. Analisis prosedur yang sedang berjalan pada PT. Pulau Bulan Indo Perkasa yaitu sebagai berikut:
A. Prosedur penjadwalan proyek yang sedang berjalan 1. Customer melakukan order proyek dengan memberikan proposal proyek kepada manajer, 2. Manajer memeriksa kelengkapan administrasi proposal proyek yang di ajukan. Kelengkapan administrasi dalam mengajukan pembangunan bangunan antara lain : Fotocopy KTP customer, fotocopy surat kepemilikan atas tanah, fotocopy izin lokasi dan peruntukan, fotocopy izin mendirikan bangunan (IMB), apabila telah memenuhi kelengkapan administrasi yang telah ditentukan maka proyek tersebut akan diterima dan proposal tersebut akan diberikan kepada general superintendent, apabila tidak, maka proyek tersebut akan ditolak dan proposal proyek akan dikembalikan ke customer, 3. Lalu general superintendent menentukan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dan biaya-biaya sesuai dengan proposal proyek yang diterima dari manajer. 4. Setelah menentukan kegiatan-kegiatan dan biaya-biaya dalam proyek maka general superintendent melakukan perhitungan CPM, lalu hasil perhitungan CPM diberikan kepada manajer. 5. Oleh manajer laporan tersebut diberikan kepada customer, lalu customer menentukan waktu dan biaya dalam penyelesaiaan proyek tersebut.
39
Setelah memilih lalu customer mengembalikan laporan tersebut dan memberitahukan waktu dan biaya proyek yang dipilih. 6. Lalu oleh manajer, dibuat surat perjanjian kerja antara perusahaan dan customer tersebut, dan diberikan kepada customer. Lalu customer menandatangani surat tersebut dan diberikan kembali kepada manajer.
Untuk lebih jelasnya prosedur saat pemasukan barang dapat dilihat pada gambar flowmap berikut ini :
40
Customer
Manager
General Superintenden
Proposal Proyek
Proposal Proyek
Proposal Proyek
Kelengkapan . ADM
Cek data kegiatan dan biaya
Proposal Proyek
Tidak
Ya
Proposal Proyek
Laporan Hasil CPM
Laporan Hasil CPM
Menentukan waktu dan biaya proyek
Laporan Hasil CPM
Data kegiatan dan biaya
Perhitungan CPM
Laporan Hasil CPM
Laporan Hasil CPM
Membuat surat perjanjian kerja
Surat perjanjian kerja
Surat perjanjian kerja
Tanda Tangan surat
Surat perjanjian kerja
Surat perjanjian kerja
Gambar 3.1 Flowmap penjadwalan proyek yang sedang berjalan
41
B. Algoritma perhitungan CPM (Critical Path Method) Untuk menerapkan algoritma CPM, maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
Langkah Satu: 1. Hitung ES, EF, LF dan LS dengan rumus: ES = Max {EF semua pendahulu langsung} ....................................... (2.1) EF = ES + Waktu kegiatan .................................................................. (2.2) LF = Min {LS dari seluruh kegiatan yang langsung mengikutinya} ... (2.3) LS = LF – Waktu kegiatan ................................................................... (2.4) Langkah Dua: 1. Hitung Total Float dan Free Float dengan rumus: Total Slack = LS – ES .......................................................................... (2.5) atau Total Slack = LF – EF .......................................................................... (2.6) Free Slack = ESB - ESA – Waktu Kegiatan.......................................... (2.7) 2. Tentukan jalur kritis berdasarkan hasil perhitungan Total Float dan Free Float yang telah dilakukan.
Langkah Tiga: 1. Hitung Slope biaya masing-masing kegiatan dengan rumus: Biaya Dipercepat – Biaya Normal Slope Biaya =
......................... (2.8) Waktu Normal – Waktu Dipercepat
42
2. Mengurangi waktu penyelesaian proyek dengan menekan sebanyak mungkin kegiatan-kegiatan kritis yang mempunyai slope biaya terkecil.
Contoh Soal untuk algoritma CPM yang telah dibuat diatas adalah sebagai berikut: Diberikan tabel sebagai berikut: Kegiatan A B C D E F G H I
Kegiatan Mendahului A A B B,C C E, F D, E H, G
Waktu yang dibutuhkan (Hari) Normal Crash 4 2 4 1 3 1 5 1 1 0 3 1 3 2 4 1 6 2
Biaya (Dalam Rp) Normal Crash 350.000 400.000 1.800.000 2.000.000 5.500.000 6.000.000 6.300.000 6.900.000 15.500.000 16.500.000 27.000.000 29.000.000 4.900.000 5.700.000 15.600.000 17.100.000 9.100.000 10.200.000
Uraian Pekerjaan : 1. Kegiatan A
= Pekerjaan pendahuluan
2. Kegiatan B
= Pekerjaan tanah dan pasir
3. Kegiatan C
= Pekerjaan pasangan batu
4. Kegiatan D
= Pekerjaan struktur beton bertulang
5. Kegiatan E
= Pekerjaan pasangan dan plesteran
6. Kegiatan F
= Pekerjaan lantai dan plafond penutup atap
7. Kegiatan G
= Pekerjaan finishing
8. Kegiatan H
= Pekerjaan pintu jendela dan kanopi
9. Kegiatan I
= Pekerjaan mekanikal & elektrikal
43
Jawaban : Bentuk jaringan kerja dari proyek di atas adalah: 3
D
8 8 B
4
0
4
13
4
13
8
17
H 13
4
17
9
I 17
17
23
14
6
4
9 8
8 3
7
G
13
3
12
4 8
9
E 1
C
14 9
11
11
F 3
11
7 14 11
14
Langkah Satu: 1. Hitung ES, EF, LF dan LS KEGIATAN i
J
(1) 1 2 2 3 4 4 5 7 8
(2) 2 3 4 5 6 7 8 8 9
KURUN PALING AWAL PALING AKHIR WAKTU MULAI SELESAI MULAI SELESAI (t) (ES) (EF) (LS) (LF) (3) (4) (5) (6) (7) 4 0 4 0 4 4 4 8 4 8 3 4 7 8 11 5 8 13 8 13 1 7 8 12 13 3 7 10 11 14 4 13 17 13 17 3 10 13 14 17 6 17 23 17 23
Langkah Dua: 1. Hitung Total Float dan Free Float Kegiatan TS FS
A 0 0
B 0 0
C 4 1
D 0 0
E 5 0
F 4 0
G 4 3
H 0 0
9
23
6
13
2
4
A 0
0
5
13
5
11
4 1
8
8
I 0 0
23
44
2. Tentukan Jalur Kritis Kegiatan Kritis : A, B, D, H, I Jalur Kritis :1–2–3–5–8–9 Langkah Tiga: 1. Menghitung nilai slope masing-masing kegiatan Kegiatan
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Slope (Dalam Ribuan)
25
66.6
250
150
0
1000
800
500
275
1. Mengurangi waktu penyelesaian proyek dengan menekan sebanyak mungkin kegiatan-kegiatan kritis yang mempunyai slope terkecil.
Percepatan 2. Proyek (Hari) 1 2 3 4 5 6 7
Sisa Waktu Pengerjaan Proyek (Hari) 22 21 20 19 18 17 16
Biaya (Dalam Rp)
Total Biaya (Rp)
25.000 25.000 66.666 150.000 275.000 275.000 500.000
25.000 50.000 116.666 266.666 541.666 816.666 1.316.666
Jadi, jika proyek ingin dipercepat 3 hari maka biaya yang harus ditambahkan adalah Rp. 116.666,-
3.2 Analisis Dokumen Analisis dokumen merupakan salah satu metode analisis data dengan cara mengumpulkan data yang berhubungan dengan obyek penelitian yang akan diteliti prosedur kerja dan pengujian arsip atau dokumen yang ada di instansi terkait.
45
Analisis dokumen juga merupakan salah satu hal yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya. Adapun analisis dokumen yang terdapat di PT. Pulau Bulan Indo Perkasa adalah sebagai berikut :
A. Dokumen masukan 1. Proposal Proyek Fungsi
: Untuk mengetahui proyek dari Customer.
Sumber
: Customer.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi
: Manajer, General Superintendent.
Item
: Tanggal, nama customer, alamat customer, contact person, nomor telepon, nama order, fax, nomor imb, lokasi bangunan, nomor surat kepemilikan atas tanah, nomor surat izin lokasi dan peruntukan.
B. Dokumen keluaran 1. Data Kegiatan Dan Biaya Fungsi
: Untuk mengetahui jenis pekerjaan, waktu pengerjaan dan biaya pengerjaannya.
Sumber
: General Superintendent.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi
: General Superintendent.
Item
: Nama kegiatan, waktu normal, biaya normal, waktu crash, biaya crash.
46
2. Laporan Hasil CPM Fungsi
: Untuk mengetahui perbandingan antara waktu dan biaya dalam penyelesaiaan proyek dengan metode CPM.
Sumber
: General Superintendent.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi
: General Superintendent, manajer, customer.
Item
: Percepatan proyek (hari), sisa waktu pengerjaan proyek (hari), biaya, total biaya.
3. Surat perjanjian kerja Fungsi
: Untuk perjanjian kerja antara customer (pihak pertama) dengan perusahaan (pihak kedua).
Sumber
: Manajer.
Rangkap
: 1 (Satu).
Distribusi
: customer.
Item
: Nama (pihak pertama), nomor KTP (pihak pertama) alamat (pihak pertama), nomor telepon (pihak pertama), Nama (pihak kedua), nomor KTP (pihak kedua) alamat (pihak kedua), nomor telepon (pihak kedua).
3.3 Analisis Kelemahan Sistem Analisis kelemahan sistem informasi penjadwalan proyek pada sistem yang sedang berjalan adalah :
47
1. Sistem yang sedang berjalan saat ini tidak efisien karena proses perhitungan data masih bersifat manual. 2. Sistem yang sedang berjalan secara manual menyebabkan sering ditemukannya masalah-masalah yang tidak sesuai dengan perhitungan awal, seperti terlambatnya pengerjaan proyek dan biaya pengeluaran yang melebihi biaya perencanaan yang telah diperhitungkan sebelumnya.
Berikut adalah hasil analisis permasalahan yang dapat dijelaskan dengan pieces (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yaitu : a) Kinerja (Performance) Perhitungan CPM yang dilakukan pada sistem yang berjalan memakan waktu yang lebih lama
karena melihat banyaknya data sehingga
dikhawatirkan timbul kesalahan dalam perhitungan dan berkas-berkas perhitungan terus menerus bertambah sehingga menyulitkan dalam pencarian data yang berdampak pada penurunan kinerja. Sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi proses perhitungan tidak memakan waktu lebih lama karena telah tersedianya form input yang disediakan oleh aplikasi. Untuk pencarian data juga tidak memakan waktu lama karena sudah tersimpan oleh database dan dapat dicari dengan cepat. b) Informasi (Information) Pada sistem yang berjalan informasi mengenai laporan hasil perhitungan CPM dihasilkan lambat dan terkadang salah karena masih dilakukan
48
secara manual. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi informasi yang dibutuhkan dapat dihasilkan dengan cepat karena sudah memiliki database pada aplikasi. c) Ekonomi (Economic) Untuk pembuatan laporan hasil perhitungan CPM membutuhkan biaya yang tidak sedikit karena dalam pembuatan laporan membutuhkan banyak kertas dan alat-alat tulis lainnya sehingga uang yang dikeluarkan banyak. Dengan sistem yang terkomputerisasi diharapkan pengurangan terhadap kertas dan alat-alat tulis yang digunakan karena dengan aplikasi saat laporan dibuat akan menampilkan laporan yang sudah siap. d) Keamanan (Control) Dalam sistem yang berjalan tidak ada pengawasan apabila terjadi kemungkinan
pencurian
terhadap
data
dan
kemungkinan
terjadi
pengaksesan data oleh orang yang tidak berwenang karena tidak adanya password atau otentikasi pengguna terhadap semua berkas yang telah dibuat. Dengan sistem yang terkomputerisasi dibuat password untuk keamanan data. e) Efisiensi (Efficiency) Dalam sistem yang berjalan dalam membuat laporan membutuhkan banyak kertas sehingga menurunkan efisiensi sumber daya, begitu juga dalam melakukan perhitungan CPM yang dilakukan secara manual maka
49
memerlukan waktu pengerjaan yang lama sehingga menurunkan efisiensi waktu. Dengan adanya sistem usulan yang terkomputerisasi dapat mempercepat pengolahan data tanpa harus membutuhkan sumber daya yang banyak. f) Pelayanan (Service) Pada sistem yang berjalan tidak ada mekanisme pemeriksaan berkas yang mengalami duplikasi, sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi dapat dilihat melalui tampilan report yang dihasilkan.
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, sistem baru yang akan diterapkan harus sesuai dengan kebutuhan pada PT. Pulau Bulan Indo Perkasa fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu pihak perusahaan dalam melakukan perhitungan CPM beserta laporan hasil perhitungan CPM guna memperoleh informasi penjadwalan proyek dengan lebih cepat, tepat, dan akurat serta dapat menjamin keamanan data dan penyimpanan file tidak dilakukan secara terpisah.
A. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak untuk menunjang pembuatan aplikasi penjadwalan proyek dengan metode CPM pada PT. Pulau Bulan Indo Perkasa, antara lain: 1. Sistem operasi berbasis windows XP
50
2. Software Delphi 7 sebagai penunjang pembuatan aplikasi 3. Tempat penyimpanan database menggunakan Microsoft Access
B. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras Demi menunjang kelancaran perangkat lunak yang akan digunakan untuk perhitungan CPM, diperlukan juga perangkat keras yang menunjang sistem kerja dari perangkat lunak. Adapun kebutuhan perangkat keras yang dibutuhkan, antara lain: 1. Computer Internal {R} Pentium {R} D CPU (3.00GHz, 3.00GHz, 448 MB of Physical Addres Extension. 2. Harddisk terpasang 80 GB. 3. Memory terpasang 1 GB 4. Mouse dan Keyboard. 5. Layar Monitor. 6. Printer.
C. Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yang akan disajikan untuk memenuhi kebutuhan dalam implementasi aplikasi penjadwalan proyek dengan metode Critical Path Method (CPM) pada PT. Pulau Bulan Indo Perkasa antara lain :
51
a. Kebutuhan masukan (Input) Kebutuhan masukan atau input yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dalam implementasi sistem antara lain: 1) Data berupa username dan password yang diperlukan untuk user saat login ke dalam sistem. 2) Data masukan yang berupa data customer, data proposal proyek beserta data kegiatan.
b. Kebutuhan Proses Aplikasi penjadwalan proyek dengan metode critical path method (CPM) yang akan dibangun terdiri dari beberapa proses antara lain : 1) Proses pemasukkan data user (general superintendent). Dalam proses pemasukkan data user, general superintendent memasukkan data user secara lengkap dan sesuai data yang ada. 2) Proses pemasukan data customer, Proses pemasukan data proposal proyek, proses pemasukan data kegiatan. c. Kebutuhan keluaran (Output) Keluaran dari aplikasi penjadwalan proyek dengan metode critical path method (CPM) berupa laporan hasil perhitungan CPM, laporan proyek dan laporan customer.
52
D. Analisis Kebutuhan Pengguna Aplikasi penjadwalan proyek dengan metode critical path method (CPM) yang akan dibangun nantinya digunakan oleh bagian operasi yaitu general superintendent. E. Analisis Kebutuhan Fungsional Menjelaskan kemampuan yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak aplikasi yang akan dibuat, misalnya kebutuhan fungsional yaitu kebutuhankebutuhan yang berkaitan dengan proses pengolahan atau transformasi data. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 3.1 Kebutuhan fungsional aplikasi penjadwalan proyek No.
Deskripsi Kebutuhan
Keterangan
1.
Kelola data Customer
Entry data customer
2.
Kelola data proposal proyek
Entry data proposal proyek
3.
Kelola data kegiatan
Entry data kegiatan
4.
Laporan hasil perhitungan CPM, laporan proyek dan laporan customer
Membuat laporan hasil perhitungan CPM, laporan proyek dan laporan customer
