36
BAB III ANALISIS SISTEM
3.1. Tujuan Analisis Sistem Analisis permasalahan adalah hal yang pertama kita lakukan setelah kita mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna atau SRS (software requirement spesification). Analisis bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan kita kembangkan berdasarkan masukan dari calon pengguna (kadang ditambah dengan pendapat atau masukan dari beberapa pihak lain yang berkepentingan). Hasil utama dari analisis adalah pemahaman sistem seutuhnya sebagai persiapan menuju ke tahap perancangan.
3.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis prosedur adalah tahap penguraian prosedur-prosedur yang berjalan didalam sistem, untuk memberikan penjelasan tentang tahap demi tahap yang terjadi pada setiap prosedur. 1.
Analisis Prosedur Barang Masuk Prosedur barang masuk yang berjalan adalah sebagai berikut : a.
Supervisor membuat data barang sebanyak 3 rangkap dan memberikan ke bagian gudang sebanyak 2 rangkap, 1 rangkap lagi diarsip oleh Supervisor.
b.
Bagian gudang kemudian mengecek barang yang masuk dengan data barang yang diberikan oleh Supervisor, jika barang tidak
36
37
sesuai (kurang atau lebih), maka bagian gudang akan menandai data barang dan memberikannya kembali kepada Supervisor untuk dilakukan revisi data barang yang diarsip oleh Supervisor. Jika barang sesuai, maka bagian gudang melakukan pencatatan ke dalam buku data barang dan memberikan 1 rangkap kepada TPO Marketing Sampoerna, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh bagian gudang. c.
TPO Marketing Sampoerna kemudian mengarsip data barang masuk yang diberikan oleh bagian gudang.
d.
Bagian Gudang kemudian membuat laporan barang masuk berdasarkan buku data barang masuk sebanyak 3 rangkat, 2 rangkap diberikan kepada TPO Marketing Sampoerna, 1 lagi diarsipkan oleh bagian gudang.
e.
TPO Marketing Sampoerna kemudian memberikan 1 rangkap kepada Supervisor, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh TPO Marketing Sampoerna.
2.
Flow Map Barang Masuk Flow Map Barang Masuk ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran dokumen dari awal sampai akhir mengenai prosedur Barang Masuk yang sedang berjalan di TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang.
37
38
Supervisor
Gudang
Data Barang Masuk
Data Barang Masuk
Revisi Data Barang
Data Barang Masuk
TPO
Cek Barang
T
Sesuai Y
Catat Data Barang Masuk
Data Barang Masuk Buku Data Barang
Data Barang Masuk
Membuat Lap. Barang Masuk
Laporan Barang Masuk
Laporan Barang Masuk Laporan Barang Masuk
Gambar 3.1. Flow Map Barang Masuk yang sedang Berjalan
38
39
3.
Analisis Prosedur Barang Keluar Prosedur barang keluar yang berjalan adalah sebagai berikut : a.
TPO Marketing Sampoerna membuat data barang yang akan di keluarkan sebanyak 3 rangkap kemudian memberikan kepada bagian gudang.
b.
Bagian gudang kemudian mengecek barang dengan data barang yang diberikan oleh TPO Marketing Sampoerna. Jika barang kurang maka bagian
gudang menandai
data barang dan
memberikannya kembali kepada TPO Marketing Sampoerna untuk disetujui. Jika barang ada maka bagian gudang melakukan pencatatan ke dalam buku data barang dan memberikan 2 rangkap kepada TPO Marketing Sampoerna, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh bagian gudang. c.
TPO Marketing Sampoerna kemudian memberikan 1 rangkap data barang ke Supervisor, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh bagian gudang.
d.
Bagian Gudang kemudian membuat laporan barang keluar berdasarkan buku data barang keluar sebanyak 3 rangkat, 2 rangkap diberikan kepada TPO Marketing Sampoerna, 1 lagi diarsipkan oleh bagian gudang.
e.
TPO Marketing Sampoerna kemudian memberikan 1 rangkap kepada Supervisor, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh TPO Marketing Sampoerna.
39
40
4.
Flow Map Barang Keluar Flow Map Barang Keluar ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran dokumen dari awal sampai akhir mengenai prosedur Barang Masuk yang sedang berjalan di TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang. TPO
Gudang
Supervisor
Data Barang Keluar Data Barang Keluar
Revisi Data Barang
Data Barang Keluar
Cek Barang
T
Ada Y
Catat Data Barang Keluar
Data Barang Keluar
Data Barang Keluar
Buku Data Barang
Data Barang Keluar
Membuat Lap. Barang Keluar
Laporan Barang Keluar Laporan Barang Keluar
Laporan Barang Keluar
Gambar 3.2. Flow Map Barang Keluar yang sedang Berjalan
40
41
3.3. Analisis Dokumen Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem Inventory Barang yang sedang berjalan ini antara lain : 1.
2.
3.
4.
Daftar Data Barang Masuk Sumber
: Supervisor
Tujuan
: Gudang & TPO
Fungsi
: Untuk Mengetahui Barang Masuk
Rangkap
: 3 (tiga)
Daftar Data Barang Keluar Sumber
: TPO
Tujuan
: Gudang & Supervisor
Fungsi
: Untuk Mengetahui Setiap Barang Keluar
Rangkap
: 3 (tiga)
Laporan Data Barang Masuk Sumber
: Gudang
Tujuan
: TPO & Supervisor
Fungsi
: Untuk Mengetahui Data Barang Masuk Selama 1 bulan
Rangkap
: 3 (tiga)
Laporan Data Barang Keluar Sumber
: Gudang
Tujuan
: TPO & Supervisor
41
42
Fungsi
: Untuk Mengetahui Data Barang Keluar Selama 1 bulan
Rangkap
: 3 (tiga)
3.4. Analisis Perangkat Keras (Hardware) TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang telah memiliki satu unit komputer yang digunakan untuk membuat laporan, namun komputer tersebut tidak digunakan untuk melakukan pengolahan data barang masuk dan barang keluar. Tentunya tidak digunakannya komputer tersebut untuk melakukan pengolahan data barang masuk dan barang keluar mempunyai sebab, yaitu karena tidak didukungnya perangkat lunak didalam komputer yang dapat melakukan pengolahan data yang diharapkan, adapun spesifikasi komputer yang dimiliki oleh TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang, yaitu : 1. AMD Athlon ™ II X2 3.20 Ghz 2. Memory 2 GB RAM 3. Hardisk 320 GB 4. Monitor 17” 5. Keyboard & Mouse PS/2 6. Printer Xerox
Setelah
membandingkan
komputer
yang
dimiliki
TPO
Marketing
Sampoerna Tanjungpinang dengan spesifikasi standar yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak Sistem informasi Inventory ini ternyata sudah memenuhi standar kebutuhan, adapun spesifikasi standar yang dibutuhkan, yaitu :
42
43
1. Processor Pentium II 2. VGA Card 16 MB 3. Memori/RAM 64 MB 4. Hardisk 5 GB 5. Monitor 15” 6. Keyboard & Mouse PS/2 Berdasarkan uraian perbandingan spesifikasi hardware diatas maka, spesifikasi komputer yang dimiliki TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang ini, sudah dapat menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi Inventory yang diusulkan.
3.5. Analisis Perangkat Lunak (Software) TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang telah memiliki satu unit komputer yang digunakan untuk membuat laporan barang masuk dan barang keluar, dalam melakukan hal itu tentunya komputer tersebut harus sudah terinstal sistem operasi. Sistem operasi yang digunakan oleh TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang adalah Sistem Operasi “Windows XP Professional”. Berdasarkan uraian perbandingan spesifikasi Software (sistem operasi) diatas maka, spesifikasi software (sistem operasi) yang dimiliki TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang ini, sudah dapat menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi Inventory yang diusulkan. Adapun spesifikasi standar software (sistem operasi) yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak sistem informasi Inventory yang diusulkan, adalah : Sistem Operasi “Windows 98”.
43
44
3.6. Analisis Brainware Adapun pengguna dari komputer yang digunakan untuk membuat laporan, yaitu petugas TPO Marketing Sampoerna, khususnya bagian gudang atau yang langsung melakukan pengecekan dan pencatatan barang masuk dan keluar.
3.7. Analisis Kelemahan Sistem Berdasarkan hasil tinjauan yang penulis lakukan, penulis menemukan permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan di TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang. Adapun uraian permasalahanpermasalahan yang dimaksud adalah sebagaimana berikut : 1.
Seringnya terjadi kehilangan ataupun kerusakan dokumen disebabkan proses pencatatan barang masuk dan keluar masih dilakukan secara manual, sehingga berdampak pada lamanya proses pembuatan laporan.
2.
Semakin rumitnya proses pengolahan data barang disebabkan penambahan jenis barang yang terus bertambah seiring dengan perkembangan perusahaan. Sehingga diperlukan penambahan waktu dalam proses perekapan laporan.
3.
Seringnya terjadi ketidak sinkronan antara pencatatan barang masuk dan barang keluar dengan stok barang yang berada digudang, disebabkan proses perhitungannya masih dilakukan secara manual, sehingga berdampak pada ketidak akuratan data.
44
