BAB II URAIAN TEORITIS TENTANG ACCOUNTING
2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting Akuntansi
dapat
diartikan
sebagai
suatu
seni
dalam
mencatat,
menggolongkan, mengikhtisarkan serta menafsirkan transaksi-transaksi finansial yang dilakukan oleh perusahaan.Akuntansi dapat dikatakan memberikan suatu informasi yang berhubungan dengan milik dan hak milik, dan untuk menunjukan bagaimana milik dan hak-haknya dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan. Menurut Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di semua tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi juga ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi dalam usaha hotel ditunjukan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, di mana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatannya. Accounting juga salah satu bagian dari manajemen hotel yang berfungsi untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan hotel tersebut. Setiap perusahaan termasuk hotel memiliki tujuan yang berbeda dalam hal pengaturan keuangan mereka
6
7
2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting Tugas dan tanggung jawab Accounting Department adalah sebagai berikut: 1. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan 2. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program 3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan 4. Melakukan pembayaran kepada supplier 5. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan 6. Melakukan penagihan kepada customer 7. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan 8. Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan 9. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external 10. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen 11. Entry SAP (System Application and Product in Data Processing) 12. Melakukan Evaluasi budget 13. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan 14. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu 15. Menyiapkan
dokumen
penagihan
kelengkapannya 16. Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain
invoice/kuitansi
tagihan
beserta
8
2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain 1. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office. 2. Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar. 3. Hubungan
Accounting
dengan
bagian
Sales
Marketing
dalam
hal
mempersiapkan voucher gratis untuk tamu. 4. Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment & officer checks.
2.4. Struktur Organisasi di Accounting Department Accounting department akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainny, seperti bagian kredit dengan account receivable,cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian – bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah: 1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel 2. Cashier Outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing – masing outlet 3. Income Auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasilpenjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor
9
4. Night auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing – masing outlet 5. Credit, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa guest bill 6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel (guest ledger) dan untuk tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger) 7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada pihak luar, khususnya supplier 8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya –biaya yang dikeluarkan oleh masing – masing departemen, mencel harga barang di pasar, menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel 9. Personalia,
bertanggung
jawab
atas
perhitungan,
pengalokasian
dan
pembayaran gaji karyawan 10. Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas system informasi yang digunakan hotel, khususnya dalam pemrosesan da 11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel 12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan menyimpannya melakukan pencatatan atas persediaan digudang
10
13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan
STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT
Finance controller
Finance Secretary
EDP Manager
Purchasing
Cost Controller
Accountant
Account Receivable SPV
Account Payable SPV
Income Audit
General Cashier
Account Receivable/ Clerk
F&B Cashier
F&B Cashier
F&B Cashier
F&B Cashier
