BAB II URAIAN TEORITIS I.5.1. Komunikasi Definisi komunikasi secara umum adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang dan atau di antara dua atau lebih dengan tujuan tertentu. Definisi tersebut memberikan beberapa pengertian pokok yaitu komunikasi adalah suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan. Setiap pelaku komunikasi dengan demikian akan melakukan empat tindakan: membentuk, menyampaikan, menerima, dan mengolah pesan. Keempat tindakan tersebut lazimnya terjadi secara berurutan. Membentuk pesan artinya menciptakan sesuatu ide atau gagasan. Ini terjadi di dalam benak seseorang melalui proses kerja sistem syaraf. Pesan yang telah terbentuk ini kemudian disampaikan kepada orang lain baik secara langsung ataupun tidak. Ketika seseorang menerima pesan yang disampaikan oleh orang lain, maka pesan yang diterimanya kemudian akan diolah melalui sistem syaraf dan diinterpretasikan. Setelah diinterpretasikan, pesan tersebut dapat menimbulkan tanggapan, opini atau bahkan reaksi dari orang tersebut. Apabila ini terjadi, maka si orang tersebut kembali akan membentuk dan menyampaikan pesan baru. Komunikasi memiliki beberapa fungsi yang salah satunya adalah sebagai komunikasi sosial. Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial setidaknya
mengisyaratkan
bahwa
komunikasi
itu
penting
untuk
Universitas Sumatera Utara
membangun konsep diri, aktualisasi diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain lewat komunikasi yang bersifat menghibur, dan memupuk hubungan dengan orang lain (Mulyana, 2005:5). Komunikasi memungkinkan individu membangun suatu kerangka rujukan dan menggunakannya sebagai panduan untuk menafsirkan situasi apapun yang ia hadapi. Komunikasi selanjutnya menghasilkan konsep diri. Konsep diri adalah pandangan mengenai siapa diri kita, dan itu hanya bias kita peroleh lewat informasi yang diberikan orang lain kepada kita. Manusia yang tidak pernah berkomunikasi dengan manusia lainnya tidak mungkin mempunyai kesadaran bahwa dirinya adalah manusia. Sama halnya dengan sebuah perusahaan, ia tidak dapat mengukur, menilai, atau merefleksikan sejauh mana eksistensi atau dampak perusahaannya jika tidak diukur melalui opini (yang merupakan hasil dari komunikasi). Secara paradigmatis, komunikasi merupakan proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau mengubah sikap (attitude), pendapat (opinion), dan perilaku (behaviour), baik langsung secara lisan maupun tidak langsung melalui media massa (Effendy, 2002:24), salah satu penyampaian pesan adalah dengan adanya komunikasi organisasi di antara karyawan BLH. 1.5.2. Komunikasi Organisasi Organisasi tidak mungkin berada tanpa komunikasi. Apabila tidak ada komunikasi, para pegawai tidak dapat mengetahui apa yang dilakukan rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi, dan
Universitas Sumatera Utara
para penyedia tidak dapat memberikan instruksi, koordinasi kerja tidak mungkin dilakukan, dan organisasi akan runtuh karena ketiadaan komunikasi.(Keith Davis dan John W. Newstrom, 1993:151). Oleh karena itu, komunikasi dalam organisasi memiliki peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi. Komunikasi organisasi menurut Goldhaber
didefinisikan
organisasi
akan
runtuh
karena
ketiadaan
komunikasi.(Keith Davis dan John W. Newstrom, 1993:151). Oleh karena itu, komunikasi dalam organisasi memiliki peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi. Ada bermacam-macam pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan organisasi. Schein (1982) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang yang mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai struktur, tujuan, saing berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tergantung dengan komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Sifat tergantung antara satu dengan yang lain menandakan bahwa organisasi yang dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem. Komunikasi
organisasi
dapat
didefinisikan
pertunjukan
dan
penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan (Pace dan Faules, 2005: 32).
Universitas Sumatera Utara
1. Proses Komunikasi Organisasi Harold Koontz menjelaskan terdapat lima faktor atau kondisi yang mempengaruhi proses komunikasi dalam organisasi, yaitu : a. Pengiriman Pesan (The sender of message) b. Penggunaan saluran komunikasi untuk mengirim pesan (Use of a channel to transmit the message) c. Penerimaan Pesan (Receiver of message) d. Gangguan dan umpan balik (Noise and feedback in communication) e. Situasi dan
faktor
pengorganisasian
pesan
dalam
berkomunikasi (Situational and Organizational factors in communication) 2. Pola Komunikasi Organisasi Meskipun komunikasi
semua
dengan
organisasi
berbagai
pihak
harus untuk
melakukan mencapai
tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain bervariasi atau berbeda-beda. Untuk organisasi berskala kecil mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan untu perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang cukup rumit. Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi yang tepat dalam suatu organisasi merupakan suatu keharusan. Terdapat
Universitas Sumatera Utara
dua macam jaringan komunikasi organisasi (Muhammad, 1995:102), yaitu : A. Jaringan Komunikasi Formal Dalam struktur garis, fungsional maupun matriks, nampak berbagai macam posisi atau kedudukan yang masing-masing sesuai batas dan tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari para manajer kepada karyawannya,pola transformasinya dapat berbentuk
downward
communication,
upward
communication, horizontal communication dan diagonal communication. Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari atasan ke bawahan, dimana umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu organisasi. ada lima tujuan pokok yaitu : 1. Memberi pengarahan atau instruksi kerja. 2. Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan. 3. Memberi informasi tentang prosedur dan praktik organizational. 4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan.
Universitas Sumatera Utara
5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang dapat membantu Organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai Salah satu kelemahan jaringan komunikasi ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan informasi atau sensor informasi penting
sebelum disampaikan kepada para
bawahan.
komunikasi
Untuk
dari
bawah
ke
atas
menunjukkan partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan
akan
organisasi.
sangat
Sementara
mebantu untuk
pencapaian
mencapai
tujuan
keberhasilan
komunikasi ke atas ini, para manajer harus memiliki rasa percayakepada para bawahannya. Untuk komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Adapun tujuan jaringan komunikasi
ini
adalah
untuk
melakukan
persuasi,
mempengaruhi dan memberi informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Kebanyakan manajer suka melakukan tukar menukar informasi dengan para temannya yang berbeda departemen terutama apabila muncul
masalah-masalah
khusus
dalam
organisasi
perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
B. Jaringan Komunikasi Informal Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada dalam suatu organisasi baik secara jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/ jabatan dapat berkomunikasi secara leluasa. Namun jenis komunikasi ini karena sifatnya yang umum, informasi yang diperoleh seringkali kurang akurat dan tidak dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya, karena biasanya lebih bersifat pribadi atau bahkan sekadar desas-desus. Di dalam jaringan komunikasi informal ini, tentunya ada berbagai macam informasi yang mengalir. Namun ada dua tipe informasi yang paling utama atau paling sering menjadi pembicaraan utama dalam komunikasi informal dalam suatu organisasi, yakni: gosip dan rumor. Pola jaringan komunikasi informal sangat penting bagi organisasi namun bila proses pelaksanaannya tidak efektif bisa memberikan kerugian seperti dari sisi individual sering membuat frustasi atau menjengkelkan pihak tertentu khususnya tentang keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dimana banyak jalur yang harus dimasuki/ dilewati sebelum langsung ke pengambilan keputusan. Dari sisi perusahaan kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan jaringan (link) dalam jalur komunikasi dapat mengambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalah pahaman.
Universitas Sumatera Utara
2.
Teori Struktural Klasik
a. Organisasi Sosial
Istilah organisasi sosial merujuk pada pola – pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang – orang; kecenderungan mengawali kontak; arah pengaruh antara orang – orang; derajat kerja sama; perasaan tertarik, hormat, dan permusuhan; dan perbedaan status) dan regularitas yang teramati dan perilaku sosial orang – orang yang disebabkan oleh situasi sosial mereka baik oleh karakteristik fisiologis atau psikologis mereka sebagai individu.
Berlu (1960) menyarankan bahwa komunikasi berhubungan dengan organisasi sosial melalui tiga cara:
1. Sistem sosial dihasilkan lewat komunikasi 2. Bila
suatu
sistem
sosial
telah
berkembang,ia
menentukan
komunikasi – komunikasi anggotanya 3. Pengetahuan mengenai suatu sistem sosial dapat membantu kita membuat prediksi yang akurat mengenai orang – orang tanpa mengetahui lebih banyak daripada peranan – peranan yang mereka jabat dalam sistem
Organisasi Formal
Organisasi yang sengaja dibentuk untuk mengatur sistem kerja formal yang biasa diebut sebagai birokrasi yang mana ada suatu tujuan yang
Universitas Sumatera Utara
ingin dicapai, peraturan – peraturan yang harus diikuti, dan struktur status secara sengaja dirancang untuk mengantisipasi maupun mengarahkan interaksi dan kegiatan – kegiatan anggota.
Karakteristik Birokrasi Weberian
Ciri – ciri organisasi terbirokrasi yang ideal menurut analisis dari karya Weber, yaitu:
1. Suatu organisasi terdiri dari hubungan – hubungan yang ditetapkan antara jabatan – jabatan. Blok – blok bangunan dasar dari organisasi formal adalah jabatan– jabatan. 2. Tujuan atau rencana organisasi terbagi kedalam tugas– tugas, tugas organisasi disalurkan di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi. 3. Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan (kewenangan legal). 4. Garis – garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. 5. Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan – tindakan dan fungsi – fungsi jabatan dalam organisasi. 6. Prosedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal, yakni peraturan – peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. 7. Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.
Universitas Sumatera Utara
8. Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi. 9. Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih – alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya. 10. Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.
Komunikasi Jabatan dan Hubungan Informal
Ciri – ciri suatu organisasi formal berkaitan dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan (Redfield, 1953). Hubungan dibentuk antara jabatan – jabatan, bukan antara orang – orang, karena keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan. Dalam setiap organisasi formal biasanya tumbuh pula kelompok – kelompok informal. Karena hubungan informal terbentuk sebagai respon terhadap berbagai kesempatan yang diciptakan lingkungan, organisasi formal merupakan lingkungan kelompok lebih nyata yang mempengaruhi jumlah dan pelaksanaan hubungan informal dalam organisasi.
1.5.3. Fungsi Komunikasi Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
1. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi
tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
1. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi
yang
disampaikan.
Disamping
itu
mereka
juga
mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga
dalam
struktur
organisasi
kemungkinan
mereka
Universitas Sumatera Utara
ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintahperintahnya
dilaksanakan
sebagaimana
semestinya.
Namun
demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
a. Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
b. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi. c. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
e. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
2.
Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Universitas Sumatera Utara
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
5. Fungsi Manajer Subordinasi
Fungsi komunikasi dalam tingkatan Manajer-Subordinasi atau disebut dalam proses komunikasinya disebut dengan ”Down the Line” meliputi :
a. Pengarahan pelaksanaan Tugas (Job Instructions) b. Perancangan
peran
komunikasi/informasi
untuk
menghasilkan pemahaman dalam pelaksanaan tugas (Job Rationale) c. Memberikan informasi tentang pelaksanaan prosedur organisasi (Organizational Prosedures and Practices) d. Memberikan
umpan
balik
(feedback)
tentang
pelaksanaan tugas. e. Pengarahan tentang misi yang akan dicapai (A sense of mission indroctination of goals).
Universitas Sumatera Utara
6. Fungsi Subordinasi
Secara fungsional pada tingkatan antara subordinasi atau disebut dengan istilah ”Horizontal Communication”, meliputi :
a. Mendukung pengembangan sosio-emosional (sosioemotional support) diantara kelompok. b. Mengkoordinasi proses bekerja diantara kelompok c. Menyebarkan tempat-tempat pengawasan didalam organisasi.
7. Fungsi Subordinasi-Manajer
Pada tingkatan ini disebut dengan istilah ”up the line” atau yang lebih populer ”bottom up” secara fungsional meliputi :
a. Berkomunikasi mengenai diri,
penampilan dan
masalah. b. Berkomunikasi tentang
masalah
yang
dihadapi
bersama. c. Mengetahui
keputusan
yang
seharusnya,
dan
bagaimana memmperolehnya.
1.5.4. Peranan Komunikasi Organisasi
Sebagai makhluk sosial, setiap manusia senantiasa berinteraksi dengan manusia lainnya, bahkan cenderung hidup berkelompok atau berorganisasi untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin dicapai
Universitas Sumatera Utara
bila ia sendiri. Interaksi dan kerja sama ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang disebut dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan kelompok/tim dalam setiap organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan ini kemudian akan menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan organisasi/kelompok. Sebuah organisasi memang dibentuk sebagai wadah yang didalamnya berkumpul sejumlah orang yang menjalankan serangkaian aktivitas tertentu secara teratur guna tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama. Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain mengatur dirinya sendiri, ia juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara ketertiban, mengelola dan mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita kenal dengan manajemen dan organisasi. William (1956) menyebutnya dengan istilah “The Organisation Man”. Dalam setiap organisasi yang diisi oleh sumber daya manusia, ada yang berperan sebagai pemimpin, dan sebagian besar lainnya berperan sebagai anggota/karyawan. Semua orang yang terlibat dalam organisasi tersebut akan melakukan komunikasi. Tidak ada organisasi tanpa komunikasi, karena komunikasi merupakan bagian integral dari organisasi. Komunikasi ibarat sistem yang menghubungkan antar orang, antar bagian dalam organisasi, atau sebagai aliran yang mampu membangkitkan kinerja orangorang yang terlibat di dalam organisasi tersebut. Efektivitas organisasi terletak pada efektivitas Komunikasi, sebab komunikasi itu penting untuk menghasilkan pemahaman yang sama antara pengirim informasi dengan
Universitas Sumatera Utara
penerima informasi pada semua tingkatan/level dalam organisasi. Selain itu komunikasi juga berperan untuk membangun iklim organisasi yang pada akhirnya dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas organisasi. Adapun peranan komunikasi organisasi antara lain :
1. Peranan antarpersona
Wewenang yang formal dari seorang manajer secara langsung akan menimbulkan 3 peranan yang meliputi hubungan antarpesonal yang mendasar, yaitu sebagai berikut :
a. Peranan tokoh
Disebabkan oleh kedudukannya sebagai kepala suatu unit organisasi, seorang manajer melakukan tugas yang bersifat keupacaraan/seremonial. Karena ia adalah seorang tokoh, maka selain memimpin berbagai upacara yang dikantornya sendiri, ia juga diundang berbagai pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara, misalnya pembukaan sebuah proyek, ulang tahun suatu instansi, pernikahan rekan manajer, dan sebagainya.
Jelas bahwa dikantor sendiri seorang manajer akan tampil menjadi komunikator dan pada kesempatan itu pula ia memberikan penerangan, penjelasan, himbauan, ajakan, dan lain-lain.
b. Peranan pemimpin
Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancartidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa kegiatan
Universitas Sumatera Utara
bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen: penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berkaitan dengan kepemimpinannya, antara lain memotivasi para karyawan agar giat bekerja. Untuk melaksanakan kepemimpinannya secara efektif, maka ia harus mampu melaksanakan komunikasi secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan, seorang manajer berkomunikasi efektif bila ia mampu membuat para karyawan melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran, kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana kerja seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang memuaskan.
c. Peranan penghubung
Dalam peranan sebaga penghubung, seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara tidak formal.
Beberapa hasil penelitian menunjukkan bahwa para manajer menghabiskan
waktunya
berhubungan
dengan
orang-orang
diluar
organisasinya sama dengan waktu yang dipergunakan untuk berhubungan dengan bawahannya. Disamping itu temua lainnya menunjukkan bahwa waktu yang digunakan untuk berhubungan dengan atasannya sendiri ternyata sangat sedikit.
Dari ketiga jenis peranan yang termasuk kedalam peranan antarapersonal tersebut tampak bahwa, komunikasi yang dilakukan oleh
Universitas Sumatera Utara
manajer berlangsung secara antarpersonal. Dalam melaksanakan peranannya itu meskipun sering kali tidak formal, banyak informasi yang dapat diperoleh yang banyak manfaatnya bagi pengembangan organisasi dan membinaan prilaku organisasional para karyawannya. Informasi mengenai kebijakan perintah atau pengaruh politik tokoh organisasi tertentu mungkin dapat diperoleh lebih cepat dengan kontak pribadi seperti melalui pengumuman resmi. Kecepatan infomasi yang diperoleh adalah faktor penting dalam proses pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
2. Peranan informasi
Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi.
Ia
mengembangkan
pusat
informasi
bagi
kepentingan
organisasinya. Peranan informasional meliputi peranan-peranan sebagai berikut:
a. Peranan monitor
Dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan berbagai pertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada bawahannya, dan ia menerima informasi pula dari mereka tanpa diminta berkat kontak pribadinya yang selalu dibinanya.
Universitas Sumatera Utara
b. Peranan penyebar
Sebagai kebalikan dari peranan dari penghubung peranan manajer sebagai penyebar seorang manajer menerima menghimpun informasi dari luar organisasi untuk kemudian disebarkan ke bawahannya.
Si manajer mengkomunikasikan informasi yang diperoleh dari luar kepada bawahannya karena bawahannya tidak banyak kesempatan memperoleh informasi dari luar yang penting bagi kepentingan organisasi.
c. Peranan juru bicara
Peranan ini memiliki kesamaan dengan peranan penghubung, yakni dalam
hal
mengkomunikasikan
informasi
kepada
khalayak
luar.
Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika dalam peranannya sebagai penghubung ia menyampaikan informasi secara antarpribadi dan tidak selalu resmi, namun dalam perananya sebagai juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, tetapi selalu resmi. Dalam peranannya sebagai juru bicara itu ia juga harus mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya. Kepada khalayak di luar organisasinya ia memberikan informasi dalam rangka pengembangan organisasinya. Ia meyakinkan khalayak bahwa organisasi yang dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial sebagaimana mestinya. Ia meyakinkan pula para pejabat pemerintah bahwa organisasinya berjalan sesuai dengan peratruran sebagaimana harusnya.
Universitas Sumatera Utara
3. Peranan memutuskan
Menyebarkan dan mencari informasi sudah pasti bukan menjadi tujuan organisasi. Informasi menrupakan data yang penting dalam proses pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Manajer memegang peranan yang sangat penting dalam proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Dalam kewenangannya yang formal ia dapat melakukan kegiatan-kegiatan yang baru dan penting , dalam kedudukannya sebagai pusat syaraf yang formal ia memperoleh informasi yang lengkap dan aktual untuk mengambil keputusan yang strategis yang menentukan ”nasib” perusahaan.
Ada empat peranan yang dicakup pada peranan ini:
a. Peranan wiraswasta
Seorang
manajer
berusaha
memajukan
organisasinya
dan
mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah
gagasan
mengembangkan
muncul, sebuah
maka proyek
ia yang
mengambil di
prakarsa
awasinya
sendiri
untuk atau
didelegasikannya kepada bawahannya.
b. Peranan pengendali gangguan
Dalam peranannya sebagai pengendali gangguan, seorang manajer dengan sendirinya menanggapi setiap tekanan yang menimpa dirinya.
Universitas Sumatera Utara
Dalam hal ini, berarti perubahan yang terjadi adalah diluar pengawasannya. Ia harus bertindak karena tekanan-tekanan situasi tidak bisa dibiarkan berlarut-larut, pekerja mogok, para pelanggan menghilang dan pindah keperusahaan lain, para pemasok menarik diri.
Timbulnya gangguan bukan saja karena si manajer kurang tanggap terhadap situasi, tapi juga karena tidak bisa membayangkan konsekuensikonsekuensi yang timbul karena kegiatan-kegiatan yang dilakukannya.
c. Peranan penentu sumber
Seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan. Manajer juga mempunyai kewenangan mengenai
pengambilan
keputusan
penting
sebelum
implementasi
dijalankan. Dengan kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya berjalan melalui pemikiran tunggal.
d. Peranan perunding
Manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai hal-hal yang resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi, melainkan juga tentang hal-hal yang tidak resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekaryaan. Bagi manajer, perundingan merupakan gaya hidup karena hanya ialah yang mempunyai wewenang untuk menanggapi sumber-sumber organisasional pada waktu yang tepat, dan hanya ialah yang merupakan
Universitas Sumatera Utara
pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan bagi perundingan yang penting.
Universitas Sumatera Utara
