BAB II KAJIAN PUSTAKA, RERANGKA PEMIKIRAN & HIPOTESIS
A. Kajian Pustaka 1. Pengertian Pengendalian Pengertian pengendalian menurut Robert N. Anthony dan Vijay Govindarajan (2010:3) adalah sebagai berikut : “Perangkat-perangkat
untuk
memastikan
bahwa
tujuan
strategis
organisasi tercapai.” Azhar Susanto (2008:98) mendefinisikan pengendalian sebagai berikut: “Pengendalian meliputi semua metode, kebijakan dan prosedur organisasi yang menjamin keamanan kekayaan harta perusahaan, akurasi dan kelayakan data manajemen serta standar operasi manajemen lainnya.” a. Fungsi Pengendalian James D.Wilson dan John B. Campbell yang diterjemahkan oleh Tjintjin F. Tjendera (2009:12) mendefinisikan fungsi pengendalian manajemen sebagai berikut:
“Pengukuran dan perbaikan terhadap
pelaksanaan sehingga tujuan dan rencana perusahaan dapat tercapai. Pengendalian Manajemen mencoba agar pelaksanaan sesuai dan cocok dengan rencana atau standard.” Dalam pendekatan masalah-masalah yang berkaitan dengan fungsi pengendalian, suatu pandangan yang luas biasanya akan membantu. Hasil akhir dari fungsi pengendalian tidak hanya berupa
9
10
suatu laporan atas prestasi-prestasi kerja. Melainkan ia harus mencakup pertimbangan-pertimbangan berikut ini, seperti yang disebutkan oleh James D.Wilson dan John B. Campbell yang diterjemahkan oleh Tjintjin F. Tjendera (2009: 14): 1) Bantuan dalam menetapkan norma-norma pengendalian. 2) Evaluasi terhadap norma standard, termasuk analisa yang berhubungan dengan itu. 3) Pelaporan tentang prestasi pelaksanaan jangka pendek yang sesungguhnya dibandingkan dengan prestasi kerja yang telah distandardkan. 4) Pengembangan trends dan hubungan-hubungan untuk membantu para pemimpin operasional. 5) Memastikan bahwa melalui tinjauan yang berkesinambungan, sistem dan prosedur dapat menyediakan data yang diperlukan dan yang paling berguna, atau basis yang paling praktis dan ekonomis. Seorang manajer tidak dapat mengendalikan apa yang sudah berlalu. Dia dapat mempelajari tindakan di masa yang lalu untuk menetapkan tempat dan sebab terjadinya penyimpangan. Tempat sama halnya dengan perencanaan, di sini jenis pengendalian yang terbaik adalah melihat masa depan, dengan memberikan pemikiran terus menerus terhadap langkah-langkah yang mungkin perlu diambil sebelum
dimulai
tindakan
operasi
untuk
menjamin
adanya
pelaksanaan yang “sesuai dengan norma” atau yang “diinginkan”. Hal
11
ini dinamakan sebagai “preventif control”
atau pengendalian
preventif.
b. Pengertian Pengendalian Intern Pengendalian intern merupakan kegiatan yang sangat penting sekali dalam pencapaian tujuan usaha. Demikian pula dunia usaha mempunyai perhatian yang makin meningkat terhadap pengendalian intern. Alvin A. Arens, Randal J.Elder, dan Mark S. Beasley (2011: 396) mendefinisikan pengendalian intern adalah : “Kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen jaminan yang wajar bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya”. Committee of sponsoring Organizations (COSO) mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut, sebagaimana terdapat dalam buku Sistem Informasi Akuntansi karangan Azhar Susanto (2008:103). “Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan organisasi dapat tercapai melalui hal-hal berikut: 1) Keandalan pelaporan keuangan 2) Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku. 3) Efektifitas dan efisiensi operasi.”
12
Konsep dasar yang terkandung dalam definisi ini adalah : 1) Pengendalian intern adalah suatu proses. Pengendalian Intern merupakan cara untuk mencapai tujuan, dan bukan tujuan itu sendiri. 2) Pengendalian Intern dipengaruhi oleh manusia. Pengendalian Intern bukan hanya terdiri dari buku pedoman Kebijakan dan formulir-formulir, tetapi juga orang-orang di berbagai jenjang dalam suatu organisasi, termasuk dewan komisaris, manajemen serta personel lainnya. 3) Pengendalian Intern diharapkan memberi keyakinan penuh. Yaitu bagi manajemen dan dewan komisaris satuan usaha karena adanya kelemahan-kelemahan bawaan yang melekat pada seluruh sistem pengendalian intern dan perlunya mempertimbangkan biaya dan manfaat. 4) Pengendalian Intern adalah alat untuk mencapai tujuan yaitu pelaporan keuangan, kesesuaian, dan operasi.
2. Tujuan Pengendalian Intern Pengendalian Intern dirancang dengan memperhatikan kepentingan manajemen perusahaan dalam menyelenggarakan operasi usahanya, dan juga harus memperhatikan aspek biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang diharapkan. Dalam rangka merancang suatu pengendalian intern yang baik, perlu melihat tujuan pengendalian sebagai berikut:
13
a. Reliability of financial reporting b. Compliance with applicable laws dan regulations c. Effectiveness dan effieciency of operations Penjelasan mengenai tujuan pengendalian Intern dapat dilihat secara lengkap di bawah ini : 1) Keandalan Laporan Keuangan Pengendalian yang berkaitan dengan masalah kewajaran laporan keuangan yang disajikan untuk pihak-pihak luar. Penyajian laporan keuangan tersebut harus sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, di mana manajemen bertanggung jawab atas laporan keuangan yang disajikan wajar. 2) Ketaatan pada Hukum dan Peraturan yang berlaku. Pengendalian intern yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa segala peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan itu ditaati oleh para karyawan perusahaan tersebut. 3) Efektivitas dan Efisiensi Operasi Pengendalian intern dimaksudkan untuk menghindari tanggung jawab rangkap sehingga perlu adanya pemisahan tugas antara berbagai fungsi operasi, penyimpanan, dan pencatatan. Pemisahan tugas ini tidak berarti bahwa koordinasi ditiadakan. Jadi, pengendalian dalam suatu perusahaan adalah alat untuk mencegah pemborosan kegiatan yang
14
tidak diperlukan dalam seluruh aspek, serta mencegah penggunaan sumber daya secara tidak efisien. Bagian terpenting dari efektivitas dan efisiensi adalah pengamanan aktiva dan catatan. a. Komponen-komponen Pengendalian Intern Komponen-komponen yang terdapat di dalam pengendalian intern menurut Committee of sponsoring Organizations (COSO) sebagaimana dikutip oleh Sunarto (2010:142) adalah sebagai berikut: 1) Control Environment (Lingkungan Pengendalian) 2) Risk Assesment (Penafsiran resiko) 3) Control Activities (Aktivitas Pengendalian) 4) Information dan Communication (Informasi dan komunikasi) 5) Monitoring (Pemantauan) Komponen-komponen pengendalian intern tersebut di atas, merupakan
proses
yang
diperlukan
untuk
mencapai
tujuan
pengendalian intern. Kelima komponen pengendalian intern tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1) Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian adalah tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencermikan keseluruhan sikap manajemen puncak, direktur, komisaris, dan pemilik suatu badan usaha terhadap pengendalian dan pentingnya terhadap perusahaan tersebut. Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah sebagai berikut :
15
a) Integitas dan nilai-nilai etika (Integrity dan ethical Values) Intergitas atau kejujuran dan nilai-nilai etika merupakan dasar pengendalian yang dilaksanakan oleh manajemen dalam mengurangi dan meredam tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh individu dalam perusahaan. b) Komitmen terhadap kompetensi (Commitment to Competence) Komitmen terhadap kompetensi adalah pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tiap individu dan merupakan pertimbangan manajemen tentang tingkat kompeten untuk perkerjaan tertentu dan bagaimana tingkat tersebut diubah menjadi keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan. c) Partisipasi dewan komisaris atau komite audit (Board of directors or audit committee participation). Suatu kesatuan pengendalian dipengaruhi oleh dewan direksi atau komite audit. Komite audit yang independen dibebani tanggung jawab untuk mengawasi proses pelaporan keuangan yang mencakup pengendalian intern dan ketaatan terhadap undang-undang dan peraturan yang ditetapkan. d) Falsafah manajemen dan gaya operasi (Manajemen’s filosophy and operatin style). Manajemen melalui aktivitasnya memberikan pengarahan yang jelas kepada karyawannya mengenai pentingnya pengendalian.
16
Falsafah
manajemen
dan
gaya
operasi
menjangkau
karakteristik yang luas. Karakteristik tersebut meliputi: Pendekatan pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan dan memantau resiko usaha, sikap dan tindakan pimpinan perusahaan untuk mencapai anggaran laba dan sasaran operasi lainnya serta pelaporan keuangan. e) Struktur organisasi (Organization Structure) Struktur organisasi mencerminkan garis tanggung jawab dan wewenang dalam perusahaan. Pemahaman akan struktur organisasi memungkinkan auditor memahani manajemen dan unsur-unsur fungsi dalam perusahaan. f) Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab (Assignment of authority dan responsibility) Penetapan wewenang dan tanggung jawab adalah penetapan metode-metode seperti memorandum manajemen puncak tentang pentingnya pengendalian dan hal-hal yang berkaitan dengan pengendalian, rencana organisasi, operasi formal, uraian tugas karyawan dan kebijakan yang berhubungan dengannya, dokumen kebijakan dan mencakup perilaku karyawan seperti pertentangan keputusan petunjuk resmi mengenai perilaku. g) Kebijakan Sumber daya manusia dan prakteknya (Human Resource Policies and Practices).
17
Pegawai yang kompeten dan dapat dipercaya penting artinya bagi pengendalian intern. Dengan adanya pegawai yang dapat dipercaya, pengendalian yang lain dapat dikurangi. Kebijakan sumber daya manusia berkaitan dengan pengangkatan, pengevaluasian, pelatihan, promosi, kompensasi pegawai merupakan bagian penting dalam pengendalian.
2) Penafsiran Resiko Bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang berhubungan dengan persiapan laporan keuangan yang disajikan berdasarkan prinsip akuntasi yang berlaku umum. Resiko-resiko dapat timbul dalam keadaan-keadaan sebagai berikut: a) Perubahan dalam lingkungan operasi perusahaan (changes in operating environment). Perubahan
peraturan
atau
lingkungan
operasi
dapat
mengakibatkan perubahan dalam tekanan persaingan dan resiko yang berbeda secara signifikan. b) Karyawan Baru (New Personal) Karyawan baru mungkin memiliki pandangan atau pengertian yang lain atas pengendalian intern yang sedang diterapkan dalam perusahaan.
18
c) Sistem informasi Baru (New or Revamped information System) Perubahan dalam sistem informasi dapat merubah resiko yang berhubungan dengan pengendalian intern. d) Teknologi Baru (New Technology) Teknologi yang diterapkan pada proses produksi atau sistem informasi dapat merubah resiko yang sebelumnya telah diperkirakan oleh pengendalian intern. e) Pertumbuhan yang pesat Pertumbuhan
yang
pesat
operasi
perusahaan
dapat
meningkatkan resiko sebagai akibat dari pengendalian sudah tidak berfungsi lagi secara memadai. f) Lingkungan, Produk, atau kegiatan baru (new lines, product, or activities) Bidang usaha atau transaksi yang dikenal secara samar oleh perusahaan akan menimbulkan usaha baru yang sebelumnya telah diperkirakan oleh pengendalian intern. g) Restrukturisasi Perusahaan (corporate restructurings) Penyusunan kembali dalam tubuh perusahaan dapat disertai dengan pengurangan staf dan perubahan dalam pemisahan tugas yang bisa merubah resiko yang berkaitan dengan pengendalian intern.
19
h) Operasi perusahaan secara international (Foreign Operation) Perluasan daerah usaha menimbulkan resiko yang dapat menimbulkan dampak terhadap pengendalian intern. i) Keputusan Akuntansi (Accounting Pronouncement) Penerapan atau perubahan prinsip-prinsip akuntansi yang dapat menimbulkan resiko dalam mempersiapkan laporan keuangan.
3) Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk meredam resiko dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pada umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin berhubungan dengan audit dapat dikategorikan sebagai kebijakan dan prosedur yang menyangkut: a) Tinjauan pelaksanaan Kerja (Performance Reviews) Aktivitas
pengendalian
intern
dilaksanakan
dengan
mengadakan tinjauan pelaksanaan kerja, yaitu dengan cara membandingkan antara pelaksanaan kerja sebenarnya dengan anggaran, pelamaran dan periode tinjauan kerja sebelumnya, serta analis yang telah dilaksanakan dan tindakan koreksi yang telah dilaksanakan. b) Pengolahan Informasi (information Processing) Berbagai
tindakan
pengendalian
dilaksanakan
dengan
memeriksa keakuratan, kelengkapan, dan otorisasi transaksi. Aktivitas pengendalian sistem informasi terdiri atas:
20
c) Pengendalian Umum Pada umumnya merupakan pengendalian terhadap operasi pusat data akusisi dan pemeliharaan
sistem
software,
akses
keamanan, serta pengembangan dan pemeliharaan. d) Pengendalian aplikasi Dilakukan terhadap pengolahan aplikasi individu. Pengendalian ini menjamin bahwa transaksi yang dilaksanakan telah sah, telah diotorisasi dengan benar, dan telah diolah secara akurat dan lengkap. e) Pengendalian Fisik (Physical control). Aktivitas pengendalian ini dilaksanakan terhadap fisik atas aktiva, untuk menjaga aktiva dari perbedaan perhitungan antara catatan dengan perhitungan fisik, menghindari pencurian aktiva. Aktivitas ini mendukung persiapan pelaporan keuangan, pelaksanaan audit. f) Pemisahan tugas (Segregation of duties) Tujuan utama pemisahan tugas adalah untuk menghindari timbulnya kesalahan yang disengaja atau pengotorisasian
transaksi,
pencatatan
tidak dalam
transaksi,
dan
pemeliharaan aset.
4) Informasi dan Komunikasi Tujuan dari sistem informasi akuntansi perusahaan adalah untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, mengklasifikasi, mencatat dan
21
melaporkan transaksi-transaksi, menjaga kebenaran aset yang bersangkutan. Sistem informasi akuntansi setiap perusahaan terdiri dari banyak sub komponen, umumnya berupa transaksi seperti pembelian dan penjualan. Untuk kelompok transaksi tersebut, sistem akuntansi harus memenuhi enam tujuan audit
yang
berhubungan dengan transaksi yaitu: existence, completeness, accuracy, classification, timing, posting, and summarization.
5) Pemantauan Pemantauan merupakan tindak lanjut yang digunakan sebagai tambahan terhadap keempat unsur lainnya yang dibuat untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu telah tercapai. Pemantauan berkenaan dengan penilaian keefektifan yang terus menerus pada desain dan operasi pengendalian intern sehingga dapat disesuaikan dengan perubahan lingkungan.
b. Keterbatasan Pengendalian Intern Bagaimanapun baiknya
pengendalian
Intern
dalam
suatu
perusahaan, tidaklah menjamin sepenuhnya apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat dicapai. Hal ini disebabkan karena pengendalian intern memiliki keterbatasan-keterbatasan yang dapat melemahkan pengendalian intern tersebut. Oleh karena itu bukan suatu hal yang mungkin, apabila dalam perusahaan yang memiliki pengendalian
22
intern
yang
memadai
masih
juga
terjadi
kesalahan
atau
penyelewengan. Keterbatasan pengendalian intern seperti yang dikemukakan oleh Sunarto (2010: 139) adalah sebagai berikut : 1) Kesalahan dalam perhitungan 2) Gangguan 3) Kolusi 4) Pengabaian oleh Manajemen 5) Biaya lawan manfaat Penjelasan dari setiap keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap struktur pengendalian intern di atas sebagai berikut : 1) Kesalahan dalam pertimbangan Seringkali manajer dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi keterbatasan waktu atau tekanan lain. 2) Gangguan Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian dan kelelahan. 3) Kolusi Tindakan beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi.
23
4) Pengabaian oleh manajemen Manajemen dapat mengabaikan kebijakan prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan atau kepatuhan semu. 5) Biaya lawan Manfaat Biaya
yang
diperlukan
untuk
mengoperasikan
struktur
pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern. Berdasarkan
uraian
di
atas
dapat
disimpulkan
bahwa
pengendalian intern memiliki keterbatasan-keterbatasan yang dapat menyebabkan tujuan perusahaan tidak tercapai. Dengan
ditujukan
untuk meminimalkan kemungkinan penyelewengan dan kesalahan dalam mencapai tujuan perusahaan, sehingga dapat dideteksi dan diatasi dengan cepat.
3. Prosedur Penjualan Menurut Mulyadi (2008 : 209) Dalam prosedur penjualan, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur atau penagihan, dan pencatatan penjualan. Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud
24
agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian – bagian yang terkait dalam prosedur penjualan adalah bagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian billing. Fungsi tiap-tiap bagian tersebut adalah sebagai berikut : 1.
Bagian Pesanan Penjualan a. Dalam perusahan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seseorang karyawan dalam bagian penjualan. b. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri dibawah bagian penjualan. Untuk kedua keadaan tersebut, bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut : c. Mengawasi semua pesanan yang diterima. d. Memeriksa semua pesanan yang diterima dari langganan atau salesman
dan
melengkapi
informasi
yang
kurang
yang
berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman. e. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit. f. Menentukan tanggal pengiriman. g. Membuat surat perintah pengiriman (shipping order) dan back orders beserta tembusan-tembusannya. h. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesananpesanan mana yang belum dipenuhi.
25
i. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan bukti memorial (journal voucher) untuk bagian piutang. j. Mengawasi pengiriman barang-barang untuk sampel (contoh).
2.
Bagian Kredit Menurut Mulyadi (2008 : 204) Dalam transaksi penjualan kredit fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan terpilih.
Agar
dapat
memberikan
persetujuan,
bagian
kredit
menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum, dan ketepatan waktu pembayarannya.
3.
Bagian Gudang Menurut Mulyadi (2008 : 204) Fungsi gudang adalah menyiapkan barang yang diperlukan pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan. Barang-barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli.
4.
Bagian Pengiriman Menurut Mulyadi (2008 : 204) Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas,mutu,dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan.
26
Bagian pengiriman boleh mengirimkan barang-barang ke pembeli apabila surat perintah pengiriman sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimakan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaanya tidak sesuai dengan yang dipesan, pengembalian barang ini dilakukan apabila ada debit memo untuk retur pembelian.
5.
Bagian Billing ( Pembuatan Faktur atau Penagihan ) Menurut Mulyadi (2008 : 205) Fungsi penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat surat taguhan secara periodik kepada bagian kredit. Adapun tugas bagian penaguhan sebagai berikut: a. Menghitung biaya kirim dan Pajak Pertambahan Nilai b. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-perhitungan dalam faktur.
Dari uraian diatas dapat diperoleh kesimpulan bahwa dengan adanya prosedur penjualan tersebut akan dicapai sasaran pengendalian intern penjualan sebagai berikut: a.
Semua pesanan diterima dan dipatuhi dengan segera.
b.
Kredit selalu melalui persetujuan sebelum barang dikirim atau jasa diserahkan.
c.
Para pelanggan ditagih dengan cermat atas semua barang yang dikeluarkan oleh bagian pengiriman dan atas semua jasa yang diserahkan.
d.
Hasil pendapatan dicatat dengan cepat dan benar.
27
a. Prosedur Penjualan Kredit Sistem
akuntansi
penjualan
kredit
yaitu
penjualan
yang
pembayaranya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka
waktu
tertentu
perusahaan
memiliki
piutang
kepada
pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan penghasilan yang akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa. 1) Penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan Sistem penjualan dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya digunakan oleh toko pengecer (retailer). Kartu kredit perusahaan (company credit cards) ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya. Pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkankemampuan membayar kredit dan karakternya. Pelanggan daat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu perusahaan
28
menagih jumlah barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat. Fungsi yang terkait dalam sistem penjulan kredit dengan kartu kredit perusahaan adalah: a.
Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi kredit melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon anggota dengan meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota dari perusahaan tempat ia bekerja.
b.
Fungsi Penjualan Fungsi ini bertangung jawab
melayani kebutuhan barang
pelanggan. Fungsi penjualan mengisi faktur penjualan kredit untuk memungkinkan
fungsi
gudang
dan
fungsi
pengiriman
melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan. c.
Fungsi Gudang Fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.
d.
Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari
29
fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan di atas faktur penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan. e.
Fungsi Akuntansi Fungsi
ini bertanggung jawab
untuk mencatat
transakasi
bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman. f.
Fungsi Penagihan Fungsi ini bertangung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit.
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan dengan kartu kredit adalah: 1.
Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok selama jangka waktu tertentu.
2.
Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
3.
Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4.
Nama dan alamat pembeli.
5.
Kuantitas produk yang dijual.
30
6.
Nama waraniaga yang melakukan penjualan.
7.
Otorisasi pejabat yang berwenang.
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredit dengan sistem kartu kredit perusahaan adalah: 1.
Faktur penjualan kartu kredit Dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit.
2.
Surat tagihan Surat tagihan ini merupakan turnaround dokument yang isinya dibagi menjadi dua bagian: bagian atas merupakan dokumen yang harus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode waktu tertentu
Catatan Akuntansi yang digunakan adalah: 1.
Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.
2.
Kartu Piutang Catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
3.
Kartu Gudang Catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam penggolongan catatan akuntansi. Catatan ini deiselenggarakan oleh fungsi gudang
31
dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan di gudang beserta mutasinya. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan dengan kartu kredit adalah: 1. Prosedur Penjualan Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari pembeli. 2. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang pemegang kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit. 3. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam kartu piutang
32
4. Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kredit. 5. Prosedur Pencatatan Penjualan Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal penjualan.
Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan. Sedangkan dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order pembelian yaitu: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya 2. Faktur dan tembusannya 3. Rrekapitulasi harga pokok penjualan 4. Bukti memorial Contoh-contoh dokumen tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy), surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip pembungkusan (packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales rder follow-up copy), arsip index silang (cross-index file copy), faktur penjualn (customer
33
copies), tembusan piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal copy), tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy). Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki kesamaan antara penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja pada penjualan kredit ini catatan yang digunakan ditambahkan dengan: 1. Kartu persediaan, di mana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 2.
Jurnal umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
b. Jaringan Prosedur Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit ini, sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, hanya saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan prosedur yaitu: 1. Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 2. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
34
4. Piutang a.
Pengertian Piutang Piutang merupakan harta perusahaan atau koperasi yang timbul karena terjadinya transaksi penjualan secara kredit atas barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Menurut Hadri Mulya (2009:198) pengertian piutang yaitu : “Piutang adalah berupa hak klaim atau tagihan berupa uang atau bentuk lainnya kepada seseorang atau suatu perusahaan”. Menurut Warren, Reeve, dan Fess (2010:404) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah sebagai berikut : ”Piutang meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya”. Menurut Slamet Sugiri, (2009:43), pengertian piutang : ”Piutang usaha timbul akibat adanya penjualan kredit. Sebagian besar perusahan menjual secara kredit agar dapat menjual lebih banyak produk atau jasa. Istilah piutang meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya”. Sedangkan menurut Herry (2009:266) piutang adalah sebagai berikut : “Piutang meliputi semua hak atau klaim perusahaan pada organisasi lain untuk menerima sejumlah kas, barang, atau jasa di masa yang akan datang sebagai akibat kejadian pada masa yang lalu”.
35
Dari beberapa definisi yang telah diungkapkan diatas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah semua tuntutan atau tagihan kepada pihak lain dalam bentuk uang atau barang yang timbul dari adanya penjualan secara kredit. b. Klasifikasi Piutang Banyak perusahaan menjual secara kredit agar dapat menjual banyak produk atau jasa. Carl S. Warren, James M. Reeve dan Philip E. Fess (2009: 392) yang diterjemahkan oleh Aria Farahmita, Amanugrahani dan Taufik Hendrawan mengklasifikasi piutang menjadi 3 kelompok: 1) Piutang Usaha Transaksi paling umum yang menciptakan piutang adalah penjualan barang dagang atau jasa secara kredit. Piutang akan dicatat dengan mendebit akun piutang usaha. Piutang usaha semacam ini normalnya diperkirakan akan tertagih dalam waktu yang relatif pendek, seperti 30 atau 60 hari. Piutang usaha diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar. 2) Wesel Tagih Wesel tagih adalah jumlah yang terutang bagi pelanggan di saat perusahaan telah menerbitkan surat utang formal. Sepanjang wesel tagih diperkirakan akan tertagih dalam setahun, maka biasanya diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar. Wesel biasanya digunakan untuk periode kredit lebih dari 60 hari.
36
3) Piutang lain-lain Piutang lain-lain biasanya disajikan secara terpisah dalam neraca. Jika piutang ini diharapkan akan tertagih dalam waktu satu tahun, maka piutang tersebut diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Jika penagihannya lebih dari satu tahun, maka piutang diklasifikasikan sebagai aktiva tidak lancar dan dilaporkan di bawah judul investasi. Piutang lain-lain ini meliputi piutang bunga, Piutang pajak, dan piutang dari pejabat atau karyawan perusahaan. c. Sistem Pengendalian Piutang 1) Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Besar Kecilnya Piutang Piutang merupakan aktiva yang penting dalam perusahaan dan dapat menjadi bagian yang besar dari likuiditas perusahaan. Besar kecilnya piutang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah seperti yang dikemukakan oleh Bambang Riyanto (2008:85-87) sebagai berikut : a) Volume Penjualan Kredit Makin besar proporsi penjualan kredit dari keseluruhan penjualan memperbesar jumlah investasi dalam piutang. Dengan makin besarnya volume penjualan kredit setiap tahunnya bahwa perusahaan itu harus menyediakan investasi yang lebih besar lagi dalam piutang. Makin besarnya jumlah piutang berarti makin besarnya resiko, tetapi bersamaan dengan itu juga memperbesar profitability.
37
b) Syarat Pembayaran Penjualan Kredit Syarat pembayaran penjualan kredit dapat bersifat ketat atau lunak. Apabila perusahaan menetapkan syarat pembayaran yang ketat berarti bahwa perusahaan lebih mengutamakan keselamatan kredit daripada pertimbangan profitabilitas. Syarat yang ketat misalnmya dalam bentuk batas waktu pembayaran yang pendek, pembebanan bunga yang berat pada pembayaran piutang yang terlambat. c) Ketentuan Tentang Pembatasan Kredit Dalam penjualan secara kredit, perusahaan dapat menetapkan batas maksimal bagi kredit yang diberikan kepada para pelanggan. Makin tinggi batas waktu yang diberikan kepada pelanggan, makin besar pula dana yang diinvestasikan kedalam piutang. d) Kebijakan dalam Penagihan Piutang Kebijakan dalam menagih piutang, secara aktif ataupun pasif, dapat dilakukan oleh perusahaan. Perusahaan yang menjalankan kebijakan aktif dalam menagih piutang akan mempunyai pengeluaran dana yang lebih besar untuk membiayai aktivitas ini, namun dapat memperkecil resiko tidak tertagihnya piutang. Perusahaan juga berharap agar pelanggan menyetor pembayaran hutang tepat waktu. Kebijakan ini ditempuh dengan cara : (1) Memungut secara langsung
38
(2) Memberi
peringatan
dengan
mengirim
surat
kepada
pelanggan.
e) Kebiasaan Pembayaran Pelanggan Sebagian pelanggan mempunyai kebiasaan membayar dengan menggunakan kesempatan mendapatkan cash discount, sedang sebagian lagi tidak demikian. Setelah mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi piutang usaha, perusahaan
memperhatikan
alangkah
faktor-faktor
lebih baik
tesebut
dengan
mengelola piutang usaha secara efektif dan efisien. Oleh karena controller kadang-kadang yang bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan kredit, dan karena hubungan antara departemen akuntasi dan departemen kredit selalu erat, maka harus ditetapkan dengan pasti fungsi departemen kredit. Dalam pengertian yang luas, manajer kredit harus menstimulasi usaha penjualan dengan cara pemberian kredit secara tepat dan menekan kerugian piutang sangsi sehingga sekecil mungkin. Dalam pengertian lain, manajer kredit akan memberikan kredit setelah pemeriksaan matang menunjukkan bahwa hal tersebut dapat dibenarkan, dan kemudian menagih piutang. James D. Willson & John B. Campbell yang diterjemahkan oleh Tjintjin F. Tjendera (2009: 419) memberikan suatu daftar yang lebih terperinci mengenai tugas dari manajer kredit adalah sebagai berikut:
39
1) Penetapan Kebijakan Kredit Ini melibatkan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: (a) Derajat resiko bagaimanakah yang akan diterima? (b) Bagaimana ketatnya syarat kredit harus diberlakukan? (c) Kebijakan-kebijakan penyesuaian apakah yang akan diikuti? 2) Penyelidikan Kredit Ini memerlukan prosedur yang kontinu untuk memperoleh dan menganalisa informasi mengenai tanggung jawab para pelanggan sekarang dan prospektif. 3) Persetujuan Kredit Ini memerlukan prosedur melalui department kredit mana yang menyetujui kredit atas pelanggan baru dan meneruskan pemberian kredit dagang kepada para pelanggan lama. 4) Penetapan Batas Kredit Biasanya persetujuan dibatasi sampai suatu jumlah tertentu dari harus dirancang rencana untuk mengecek pemberian kredit pada titik ini atau setidak-tidaknya untuk memberitahu kepada yang berwenang bilamana batas tersebut telah dicapai. 5) Pelaksanaan Syarat Diskon Diskon yang ditawarkan untuk pembayaran segera sering diambil oleh para pelanggan setelah masa diskon yang diperkenankan. Harus ditetapkan suatu kebijaksanaan dan prosedur untuk memberlakukan syarat diskon.
40
6) Metode penagihan Harus diatur langkah-langkah penagihan yang pasti untuk piutang-piutang yang lambat dan tertunggak. Ini meliputi penjadwalan pengiriman surat penagihan prosedur tindak lanjut, dan lain-lain. 7) Penyesuaian Kredit Ini meliputi penyelesaian piutang, partisipasi dalam komisi kredit, dan mewakili perusahaan dalam urusan pengawasan curator dan kepailitan. 8) Persetujuan penghapusan piutang Tanggung jawab untuk menghapuskan piutang harus diprakarsai oleh departemen kredit, meskipun persetujuan yang terakhir perlu melalui kepala bagian keuangan atau controller, ditinjau dari segi kepentingan pengendalian intern akuntansi yang baik. 9) Catatan Kredit Dalam pelaksanaan tugas tersebut di atas, perlu diselenggarakan berbagai catatan kredit di samping catatan pembukuan finansial.
5. Pengukuran Efisiensi Departemen Kredit Setiap
manajer
kredit menghargai adanya
kebutuhan dan
penggunaan dana obyektif dalam mengukur efisiensi departmennya sendiri. Salah satu fungsi staff controller adalah untuk memberikan bantuan seperti ini. Jelas bahwa tolak ukur tersebut mempunyai pengaruh
41
langsung atas pengendalian piutang, karena dapat menyediakan kepada manajer kredit sarana untuk memperbaiki pelaksanaanya. Salah satu alat tersebut adalah standar untuk mengukur biaya setiap fungsi, di samping itu indeks-indeks atau standar-standar lain yang lazim dipergunakan adalah sebagai berikut, sebagaimana diuraikan oleh James D. Willson dan John B. Campbell yang diterjemahkan oleh Tjintjin F. Tjendera (2009: 420): 5.1. Hubungan penjualan kredit dengan penjualan total Selama suatu periode tertentu, informasi seperti ini dapat memberikan beberapa indikasi mengenai pengaruh kebijaksanaan kredit pada volume penjualan. Data tersebut dapat lebih berguna apabila dapat diperoleh
informasi
yang
setara
untuk
jenis
industri
yang
bersangkutan atau untuk perusahaan lain yang sejenis. Data demikian dapat dirinci untuk menyediakan informasi menurut daerah, saluran distribusi, atau jenis penjualan kredit. 5.2. Hubungan kerugian piutang sangsi dengan penjualan Kredit Kerugian yang tinggi dapat menunjukkan kebijakan kredit yang terlalu longgar. 5.3. Prosentase penagihan Ini menunjukkan hubungan antara jumlah piutang yang ditagih selama suatu periode dengan saldo piutang pada awal periode. 5.4. Umur rata-rata piutang Dapat memonitor leadtime piutang dapat terselesaikan.
42
5.5. Prosentase penunggakan Ini mengukur banyaknya debitur dan jumlah piutang yang telah jatuh tempo. 5.6. Prosentase penolakan Data seperti ini biasanya disiapkan oleh staf departemen kredit sendiri yang menunjukkan proporsi permintaan kredit yang ditolak.
6. Umur Piutang Salah satu kajian mengenai departemen kredit adalah waktu ratarata saldo piutang atau banyaknya hari penjualan yang belum tertagih. Informasi ini dapat dihitung dengan menggunakan formula sebagai berikut: Piutang rata – rata X 365 hari Penjualan Kredit Tahunan
Tentunya harus diamati trends angka tersebut, tetapi yang benarbenar penting adalah membandingkan waktu rata-rata tersebut dengan masa kredit yang ditetapkan manajer. Walaupun syarat kredit adalah 30 hari, tetapi masa kredit rata-rata bisa saja menjadi 40 sampai 60 hari. Pengaruh pada biaya penyelenggaraan investasi piutang merupakan suatu hal yang perlu dipertimbangkan olleh setiap controller, apabila piutang merupakan suatu umur yang penting pada neraca.
43
a. Mempersingkat Siklus Piutang Pengendalian piutang jelas merupakan salah satu siklus dalam pengendalian modal kerja yang layak. Dan meskipun analisa komparatif mengenai masa kredit akan berguna yaitu mengenai sejarah perusahaan, data komparatif untuk industri yang bersangkutan, rasiorasio yang dikembangkan, tetapi mungkin suatu penelaahan terperinci mengenai langkah prosedural, mulai dari penerimaan order pelanggan, menyusul penyerahan barang, sampai penagihan kas akan bermanfaat untuk menunjukkan tiap bidang yang perlu diperbaiki. Menurut James D. Willson dan John B. Campbell
yang
diterjemahkan oleh Tjintjin F. Tjendera (2009: 421) terdapat beberapa hal yang seperti di bawah ini
yang perlu dianalisa untuk
mempersingkat siklus piutang: 1) Pengolahan order pelanggan mulai dari departemen penerimaan order (pesanan) sampai departemen penjualan. 2) Langkah
pengolahan
order
dalam
departemen
penjualan
pemisahan order barang persediaan dari order barang pesanan dan sebagainya. 3) Langkah-langkah dalam persetujuan kredit-pemisahan order yang akan diselesaikan, pemisahan order untuk berbagai pelanggan yang pantas diberi kredit. 4) Prosedur dalam memproses order dari departemen kredit ke departemen pengiriman.
44
5) Prosedur departemen pengiriman/penyerahan. 6) Arus dokumen dari departemen
pengiriman ke departemen
pembuatan faktur. 7) Penyiapan dan pengiriman faktur. 8) Cara untuk memperlancar pembayaran faktur.
b. Analisa Umur piutang Dagang Beberapa laporan yang paling berguna yang dapat diedarkan oleh departemen akuntasi dalam hubungannya dengan pengendalian piutang adalah analisa umur piutang. Laporan akuntasi dapat dalam bentuk ikhtisar mungkin menurut segmen (divisi) organisasi yang dapat menurut daerah atau produk. Ikhtisar tersebut dapat didukung oleh suatu analisa mengenai piutang besar yang telah jatuh tempo, termasuk penjelasan mengenai langkah yang diambil untuk menagih piutang. Apabila tidak terlalu banyak perincian, maka sejarah masing-masing debitur dapat juga disediakan. Biasanya perlu diterapkan standar mengenai prosentase penjualan atau banyaknya hari penjualan yang boleh tertanam dalam piutang.
c. Laporan-laporan lain Selain analisa piutang menurut umur, dapat disiapkan banyak laporan tentang kegiatan piutang dan tentang fungsi pemberian kredit dan penagihannya. Walaupun beberapa laporan tersebut biasanya akan
45
disiapkan oleh staf akuntansi untuk keperluan manajer kredit dan pimpinan umum, laporan departemen
yang lain lagi dapat disiapkan
kredit sendiri atau sebagai
hasil kerjasama
oleh kedua
departemen tersebut. Menurut James D. Willson dan John B. Campbell yang diterjemahkan oleh Tjintjin F. Tjendera (2002; 425) terdapat beberapa laporan yang khas mungkin mencakup informasi sebagai berikut: 1) Perincian piutang yang dihapuskan dan penjelasan sebab-sebabnya. 2) Prosentase kerugian piutang sangsi terhadap penjualan kredit per bulan, termasuk perbandingan dengan periode yang sama dalam tahun yang lalu. 3) Ikhtisar history per bulan, mengenai rata-rata banyaknya hari piutang yang masih beredar untuk setiap klasifikasi piutang. 4) Analisa kerugian piutang sangsi
menurut
golongan/kelas
pelanggan, syarat penjualan, besarnya piutang. 5) Perbandingan penagihan
yang sesungguhnya
dengan
yang
dianggarkan. 6) Perincian tentang piutang sangsi yang ternyata dapat ditagih. 7) Hubungan biaya departemen kredit dengan penjualan kredit. 8) Perbandingan biaya kredit dan penagihan yang sebenarnya dengan yang dianggarkan.
46
9) Penjualan,
penagihan,
dan
prosentase
penagihan
penjualan untuk bulan berjalan dan kumulatif
terhadap
dari awal tahun
sampai bulan berjalan. 10) Persyaratan pengendalian Intern Banyaknya penyerahan barang pada umumnya menimbulkan suatu bahaya yang selalu dihadapi, yaitu bahwa barang tersebut tidak dibebankan sebagaimana mestinya pada perkiraan debitur. Selain itu meskipun telah disiapkan suatu faktur, tetapi bisa saja pelanggan di faktur dengan suatu jumlah yang tidak benar karena perbedaan kuantitas penyerahan, harga, dan hasil perkalian. Kejadian itu dapat terjadi karena kesalahan pembukuan atau karena kecurangan. Sayang kebanyakan pelanggan, tidak pernah melapor bila dia terlalu rendah dibebani. Oleh karena itu controller harus meyakinkan bahwa telah ditetapkan prosedur yang layak dan wajar untuk mengurangi resiko tersebut menjadi sekecil mungkin. Berbagai praktek ternyata berguna dalam menghadapi keadaan seperti yang telah dikemukakan di atas. Beberapa praktek yang lazim adalah sebagai berikut, sebagaimana diuraikan oleh James D. Willson dan John B. Campbell yang diterjemahkan oleh Tjintjin F. Tjendera (2002; 426): 1) Faktur
pada
pelanggan
dibandingkan
dengan
memo
pengiriman/penyerahan oleh seorang pegawai yang independen.
47
Perbandingan ini meliputi baik kuantitas maupun uraian mengenai barang-barang yang diserahkan. 2) Semua barang yang dikeluarkan dari perusahaan harus mempunyai memo penyerahan/pengiriman. Lebih baik memo tersebut diberi nomor lebih dahulu dan seorang pegawai yang independen harus ditugaskan untuk memastikan bahwa semua nomor dapat dipertanggungjawabkan sebagaimana mestinya. 3) Harga pada faktur dicek secara independen terhadap daftar harga, begitu pula harus dicek semua perkalian dan penjumlahan pada faktur. 4) Secara periodik perincian piutang dicek terhadap perikiraan buku besar dan direkomendasikan, lebih baik oleh seorang pemeriksa intern atau oleh pegawai lain yang independen. 5) Pengiriman laporan bulanan dan permintaan konfirmasi kepada pelanggan harus dilakukan secara mendadak kepada pihak ketiga yang independen. 6) Semua tugas pengurusan kas harus dipisahkan dari tugas penyelenggaraan catatan/pembukuan piutang. 7) Semua penyesuaian khusus untuk diskon, retur, atau potonganpotongan lain harus mempunyai persetujuan khusus. 8) Harus diselenggarakan suatu catatan khusus mengenai semua piutang sangsi yang dihapuskan dan harus dilakukan tindak lanjut
48
yang tetap atas piutang seperti ini untuk dapat memperkecil bahaya adanya penerimaan, tetapi tidak dibukukan. 9) Secara sampling, lembaran penerimaan dapat dibandingkan dengan perkiraan piutang dan laporan pengiriman/penyerahan. 10) Faktur dapat dikirimkan kepada pelanggan melalui unit tersendiri. d. Piutang lain-lain Suatu jumlah yang besar transaksi piutang selain piutang penjualan biasa dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Beberapa contoh yang lazim, adalah klaim biaya pengiriman, klaim asuransi, dan piutang penjualan kepada pegawai. Kita akan merasa heran menemukan perusahaan yang cukup besar tetapi tanpa adanya rencana yang tersusun dengan baik untuk menangani transaksi seperti ini atau hanya memiliki catatan berupa lembaran korespondensi. Sebagai contoh sebuah perusahaan mungkin membebankan pembelian pegawai menjadi biaya dan mengkreditkan biaya pada saat diterima uangnya. Semua piutang seperti ini harus dibebankan secara formal pada suatu perkiraan piutang untuk mempermudah tindak lanjut dan pembayaran. 7. Manajemen Piutang Banyak perusahaan menjual secara kredit agar dapat menjual lebih banyak produk atau jasa. Piutang yang timbul dari penjualan semacam itu biasanya diklasifikasikan sebagai piutang usaha atau wesel tagih. Istilah
49 3
piutang (receivable) meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya. Piutang biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar perusahaan (Warren, 2009). Sebuah perusahaan mengelola piutangnya tergantung pada apa yang dijual perusahaan secara kredit. Semakin banyak yang dijual kredit, semakin tinggi porsi aktiva yang terkait dengan piutang. Adapun penagihan
yang
efisien
menentukan
profitabilitas
dan
liquiditas
perusahaan (Keown, 2010). Para manajer maupun pemakai eksternal laporan keuangan perlu mengukur seberapa efisien sebuah perusahaan menggunakan aktiva usaha atau aktiva operasi, terutama elemen-elemen modal kerja tertentu seperti piutang, persediaan, dan utang usaha. Hubungan paling umum yang biasa digunakan untuk mengawasi piutang adalah periode penagihan rata-rata (Stice, 2010). Pentingnya pengelolaan piutang yang baik memberikan dampak pada laporan keuangan perusahaan dan kemudian dapat menunjukkan suatu kinerja perusahaan. Menurut Warren (2009), berkaitan dengan proses pengendalian piutang, perusahaan berupaya membatasi nilai piutang tak tertagih
dengan
menerapkan
beragam
perangkat
pengendalian.
Pengendalian yang paling penting berhubungan dengan fungsi pengesahan kredit. Pengendalian ini melibatkan penyelidikan atas kredibilitas
50
pelanggan. Pengendalian ini melibatkan penyelidikan atas kredibilitas pelanggan.
a. Faktor faktor yang mempengaruhi Jumlah piutang Perusahaan manufaktur merupakan perusahaan yang memiliki kegiatan usaha atau bisnis dari mulai kegiatan produk operasi hingga kegiatan penjualan produk yang dihasilkan. Perusahaan manufaktur yang melakukan kegiatan penjualan secara kredit, akan memperoleh penambahan pada aktiva lancar yakni ditandai oleh timbulnya piutang. Kemudian piutang yang telah sampai pada waktu jatuh tempo, barulah terjadi aliran kas atau cashflow. Menurut Keown ( 2010), faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya investasi dalam piutang adalah : 1) Persentase Penjualan Kredit Semakin besar penjualan secara kredit makan semakin besar pula piutang yang akan diperoleh. Ketika perusahaan mengalami pertumbuhan maka tingkat investasi dalam piutang juga akan ikut naik. 2) Ketentuan penjualan Ketentuan penjualan mengidentifikasikan kemungkinan diskon untuk pembayaran yang lebih awal, periode diskon dan periode kredit total.
51
3) Tipe Pelanggan Penentuan tipe pelanggan merupakan variabel yang menentukan dalam melihat kualifikasi pelanggan dalam memberikan kredit. Ketika perusahaan menerima pelanggan yang kurang layak kredit akan mengakibatkan biaya gagal bayar. 4) Usaha Penagihan Kunci mempertahankan kontrol atas penagihan piutang adalah fakta bahwa probabilitas gagal bayar meningkat seiring dengan umur tagihan. Kontrol atas piutang terfokus pada kontrol dan eliminasi piutang yang sudah lewat jatuh tempo. Kekuatan dan ketepatan waktu jatuh tempo tetapi masih lalai membayar.
b. Variabel-variabel yang mempengaruhi piutang Menurut Jusuf, dalam penelitian Maya (2009) variabel internal adalah variabel-variabel (faktor-faktor) yang berada dalam kendali perusahaan. Sedangkan variabel eksternal
adalah variabel-variabel
(faktor-faktor) yang berada diluar perusahaan dan perusahaan tidak memiliki kemampuan sama sekali untuk mengendalikan faktor-faktor ini. Variabel internal adalah kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan piutang terdiri dari: 1) Penjualan Semakin besar penjualan dalam kredit maka profitabilitas semakin besar pula. Tetapi jika penjualan secara kredit dibatasi maka perusahaan lebih mementingkan keselamatan kredit.
52
2) Beban Usaha Beban usaha dalam hal ini adalah biaya atas piutang diantaranya biaya pelayanan, biaya tempat, dan peralatan. 3) Piutang ragu-ragu Jika semakin besar jumlah piutang maka semakin besar pula kemungkinan piutang tak tertagih. Meskipun variabel eksternal tidak dapat dikendalikan, variabel ini dapat mempengaruhi kondisi perusahaan. Yang termasuk variabel eksternal diantaranya : a) Kondisi Ekonomi b) Fluktuasi Kurs.
c. Penagihan Piutang Ada beberapan teknik yang dapat digunakan untuk penagihan terhadap piutang yang jatuh tempo. Penagihan yang paling murah yaitu melalui telepon dan surat (Maya, 2010). Teknik-teknik penagihan diantaranya : 1) Dikirimi Surat 2) Ditelepon 3) Didatangi 4) Mengunakan agen/orang lain (debt collector) 5) Tindakan secara hukum atau tuntutan secara perdata.
53
d. Kebijakan piutang yang masih belum tertagih “Kekuatan dan ketepatan waktu penagihan akan mempengaruhi periode tagihan yang sudah jatuh tempo tetapi masih lalai membayar dan akan mempengaruhi pada jumlah piutang (Keown, 2010).” Perusahaan
memiliki
kemungkinan untuk
memperoleh sumber
pembiayaan secara mudah dan cepat 80% dari nilai faktur penjualannnya secara kredit yakni melalui anak piutang (Siamat, 2011). 1) Perputaran piutang (turn over) Piutang yang dimiliki oleh suatu perusahaan mempunyai hubungan yang erat dengan volume
penjualan kredit, karena
timbulnya piutang disebabkan oleh penjualan barang-barang secara kredit dan hasil dari penjualan secara kredit netto dibagi dengan piutang rata-rata merupakan perputaran piutang. Nilai
dari
perputaran
piutang
tergantung
dari
syarat
pembayaran piutang tersebut. Makin lunak atau makin lama syarat pembayaran yang ditetapkan berarti makin lama modal terikat dalam piutang. Pendapat Munawir (2009) mengenai Perputaran Piutang “Posisi piutang dan taksiran waktu pengumpulannya dapat dinilai dengan menghitung tingkat perputaran piutang turn over receivable yaitu dengan membagi total penjualan kredit netto dengan piutang rata-rata.
54
Menurut Warren Reeve (2009) “Perputaran Piutang adalah usaha (Account Receivable turn over) untuk mengukur seberapa sering piutang usaha berubah menjadi kas dalam setahun”. Dari dua pendapat di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa perputaran piutang itu ditentukan dua faktor utama yaitu penjualan kredit dan rata-rata piutang. Rata-rata piutang dapat diperoleh dengan cara menjumlahkan piutang awal periode dengan piutang akhir periode dibagi dua. Adakalanya angka penjualan kredit untuk suatu periode tidak dapat diperoleh sehingga yang digunakan sebagai penjualan kredit adalah angka total penjualan. Perputaran piutang dapat dirumuskan : Rata-rata piutang
= Piutang Awal + Piutang Akhir 2
Perputaran Piutang
= Penjualan kredit Bersih X 100% Piutang Dagang
Dari definisi dapat diketahui bahwa rasio perputaran yang tinggi mencerminkan kualitas piutang yang semakin baik. Tinggi rendahnya perputaran piutang tergantung pada besar kecilnya modal yang diinvestasikan dalam piutang. Makin cepat perputaran piutang berarti semakin cepat modal kembali. Tingkat perputaran piutang suatu perusahaan dapat menggambarkan tingkat efisiensi modal perusahaan yang ditanamkan dalam piutang, sehingga makin tinggi perputaran piutang berarti makin efisiensi modal yang digunakan.
55
Selain perputaran piutang yang digunakan sebagai indikator terhadap efisiensi atau tidaknya piutang, ada indikator lain yang cukup
penting yaitu jika waktu rata-rata pengumpulan piutang
(Average Collection Periode). “Jangka
waktu
pengumpulan
Menurut Munawir (2004:76) piutang
adalah
angka
yang
menunjukkan waktu rata-rata yang diperlukan untuk menagih piutang”. Perumusan dari uraian di atas adalah sebagai berikut : Periode rata-rata pengumpulan piutang = 360 Perputaran piutang Periode rata-rata penagihan piutang = Piutang Dagang Penjualan Kredit
X 365
Jumlah hari penjualan dalam piutang memberi tolak ukur mengenai lamanya waktu piutang dagang yang beredar. Semakin besar ratio umur piutang, semakin besar kemungkinan rasio tidak tertagihnya piutang. Perubahan ratio antara penjualan kredit dan rata-rata piutang disebabkan banyak hal. Munawir (2010:75) mengemukakan bahwa faktor-faktor penyebabnya adalah sebagai berikut : a) Turunnya penjualan dan naiknya penjualan. b) Turunnya piutang dan diikuti turunnya penjualan dalam jumlah yang lebih besar .
56
c) Naiknya penjualan diikuti naikknya piutang dalam jumlah yang lebih besar . d) Turunnya penjualan dengan piutang tetap. e) Naiknya piutang sedangkan penjualan tidak berubah.
B. Kerangka Pemikiran Teoritis Perusahaan
Sistem Informasi Akuntansi
Proses Penjualan
Penjualan Cash
Penjualan Kredit
Kebijakan Pemberian Kredit
Piutang
Keterlambatan pembayaran
Beban / Biaya (OPEX)
Hasil
