BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG 1Pertumbuhan

ekonomi Indonesia yang stabil dalam beberapa tahun terakhir, juga berdampak pada adanya peningkatan alokasi anggaran untuk belanja pemerintah dari tahun ke tahun. Dua komponen belanja pemerintah yang mempunyai pengaruh yang sangat menentukan untuk meningkatkan kinerja instansi pemerintah dalam penyelenggaraan pembangunan adalah belanja barang dan belanja modal. Data tiga tahun terakhir menunjukkan rata – rata 65 persen dari total pembelanjaan kementerian/lembaga dalam APBN dialokasikan untuk kedua jenis mata anggaran tersebut. Tabel 1. Belanja Pemerintah Kementerian/Lembaga (Triliun)

Sumber : Nota Keuangan Tahun 2012, 2013, 2014 Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa ratusan triliun rupiah dianggarkan untuk belanja barang dan belanja modal dalam satu tahun anggaran. Pengelolaan dana ratusan triliun tersebut melalui mekanisme pengadaan barang/jasa pemerintah menuntut adanya suatu inovasi terhadap sistem pengadaan barang/jasa yang selama ini digunakan oleh organisasi pengadaan pemerintah. Nilai pengadaan barang/jasa pemerintah yang sedemikian besar tentunya akan memberikan kontribusi yang signifikan untuk mendukung keberhasilan pembangunan nasional yang dijalankan pemerintah. Untuk mewujudkan hal tersebut, organisasi pengadaan pemerintah harus mampu melakukan proses pengadaan yang tidak hanya cepat, tetapi juga menjamin tercapainya efisiensi, efektifitas, dan akuntabilitas. Salah satu metode pengadaan yang dapat mengakselerasi proses pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu adalah metode pembelian 1

Road Map e-Katalog

Halaman 1 dari 67

langsung melalui sistem e-purchasing yang berbasis pada e-katalog. E-katalog adalah katalog elektronik yang memuat informasi lengkap tentang daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah yang dapat dibeli secara langsung oleh K/L/D/I. Pengembangan e-purchasing yang berbasis pada e-katalog ini juga merupakan salah satu tindak lanjut dari arahan Presiden Republik Indonesia kepada Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), yang disampaikan pada pertemuan di Istana Negara pada tanggal 4 Desember 2014 untuk memperbanyak jumlah produk yang dimasukkan dalam e-katalog pemerintah. Komitmen presiden untuk mengembangkan e-purchasing yang berbasis pada e-katalog semakin dipertegas dengan dikeluarkannya Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 2015 tentang Percepatan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa pemerintah. Kedua produk hukum tersebut mengamanatkan LKPP untuk melakukan percepatan pengembangan sistem e-procurement dan penerapan e-purchasing yang berbasis pada e-katalog serta mewajibkan K/L/D/I untuk melakukan e-purchasing terhadap barang/jasa yang sudah dimuat dalam e-katalog sesuai kebutuhannya. Mengingat keberhasilan penerapan e-purchasing sangat bergantung pada e-katalog, maka jumlah barang/jasa yang ada di e-katalog harus ditingkatkan secara cepat sehingga dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh K/L/D/I untuk mempercepat pelaksanaan pengadaan di instansinya masingmasing. Percepatan peningkatan jumlah barang/jasa yang tercantum di eKatalog tentunya memerlukan faktor pendorong yang sinergis. Ketersediaan jumlah SDM yang proporsional, regulasi yang menunjang efisiensi proses pencantuman barang/jasa ke dalam e-Katalog, tata kelola e-Katalog yang baik, dan transparansi setiap tahapan proses e-Katalog merupakan pilihanpilihan faktor pendorong yang dapat dijadikan alternatif percepatan tersebut. Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi membawahi Direktorat Pengembangan Sistem Katalog yang memiliki tugas menyiapkan rumusan kebijakan, pengembangan, dan pemantauan pelaksanaan pengadaan melalui sistem katalog. Dalam menjalankan tugasnya, Direktorat Pengembangan Sistem Katalog menyelenggarakan fungsi: 1. penyiapan perumusan kebijakan sistem katalog; 2. pengembangan sistem katalog; 3. penyelenggaraan sistem katalog; dan 4. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan sistem katalog.

Halaman 2 dari 67

Direktorat Pengembangan Sistem Katalog membawahi dua unit eselon III yaitu Kasubdit Riset dan Kontrak dan Kasubdit Pengelolaan Katalog. Kedua unit eselon III tersebut memiliki fungsi yang berbeda dalam konteks penyelenggaraan e-Katalog. Kasubdit Riset dan Kontrak bertugas mengelola proses pencantuman barang/jasa e-Katalog sedangkan Kasubdit Pengelolaan Katalog bertugas melaksanakan monev dan pengendalian e-Katalog. Peran dan fungsi tersebut berhubungan langsung dengan para stakeholder yaitu Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi (sebagai instansi pengguna e-Katalog) dan Penyedia Barang/Jasa (sebagai entitas/badan usaha yang menyediakan barang/jasa yang tercantum di e-Katalog). Jika dilihat berdasarkan sifat stakeholder, maka Direktorat Pengembangan Sistem Katalog juga melaksanakan fungsi pelayanan kepada para stakeholder. Fungsi pelayanan tersebut antara lain menyediakan sistem e-Katalog dan e-Purchasing serta informasi terkait kedua sistem tersebut. Dalam fungsi pelayanan publik tersebut, Direktorat Pengembangan Sistem Katalog dipandang perlu mengedepankan nilai dan asas-asas penyelenggaraan pelayanan publik sebagaimana diatur dalam UndangUndang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik sebagai berikut: 1. keprofesionalan; 2. keterbukaan; 3. akuntabilitas; 4. ketepatan waktu; dan 5. kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan. Dalam proyek perubahan ini, project leader fokus pada pengelolaan informasi Kontrak Katalog sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagai Kasie Kontrak Payung. Dalam menjalankan proyek perubahan, project leader mengacu pada 4 (empat) asas-asas penyelenggaraan public yaitu keprofesionalan, keterbukaan, akuntabilitas, dan kemudahan. Mengapa “Informasi” yang Menjadi Fokus Perubahan? 1) Menuai Hikmah dari sebuah Inspirasi Sederhana Ide proyek perubahan ini terinspirasi dari terbentuknya forum komunikasi Penyedia Obat melalui media sosial whatsapp dalam rangka proses kontrak katalog obat Tahun 2016. Forum ini dibentuk untuk memberikan layanan informasi terkait proses kontrak katalog obat dan proses lelang katalog obat Tahun 2016. Antusiasme Penyedia Obat dengan adanya forum tersebut sangat baik. Semula, penyedia obat tidak pernah mendapatkan cukup informasi terkait proses kontrak katalog obat dan lelang obat tahun 2016. Penyedia obat merasa kesulitan untuk menghubungi petugas direktorat untuk menanyakan informasi seputar kontrak dan lelang obat. Dengan adanya forum ini, maka seluruh informasi terbuka dan dapat diakses oleh semua penyedia obat.

Halaman 3 dari 67

Gambar: Daniel Ventjelima (Marketing Manager PT Actavis Indonesia)

Gambar ini merupakan bentuk apresiasi penyedia obat terhadap peran aktif seksi kontrak payung memberikan informasi setiap progress Kontrak Payung sampai dengan produk ditayangkan ke dalam e-Katalog. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya sebuah informasi bagi Penyedia Barang/Jasa meskipun dengan media yang sederhana. Hal inilah yang kemudian menginspirasi Project Leader untuk mengelola layanan informasi melalui optimalisasi aplikasi yang sudah ada. 2) Pentingnya sebuah Informasi Informasi merupakan media atau sarana bagi masyarakat untuk mendapatkan keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya terkait materi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Deskripsi tersebut menegaskan bahwa informasi juga merupakan salah satu materi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Tanpa informasi, maka masyarakat sulit untuk beradaptasi dengan perubahan, dalam tataran birokrasi, maka perubahan yang dimaksud adalah terkait dengan perubahan kebijakan yang dikeluarkan oleh Pemerintah. Sehingga informasi menjadi sangat penting bagi masyarakat. Dalam konteks penyelenggaraan e-Katalog, maka informasi memainkan peranan yang penting bagi para stakeholder. Melalui informasi, stakeholder dapat mengetahui proses pra katalog, berpartisipasi dalam proses pra-katalog, dan berpartisipasi selama monitoring-evaluasi pelaksanaan e-Katalog. Jika dilihat dalam dimensi pelayanan publik, maka “pengelolaan informasi” merupakan salah satu key factor dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Hal ini diatur dalam Pasal 8 ayat (1) Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik mengatur bahwa: “Organisasi penyelenggara berkewajiban menyelenggarakan pelayanan publik sesuai dengan tujuan pembentukannya”. Selanjutnya Pasal 8 ayat

Halaman 4 dari 67

(2) mengatur bahwa: “penyelenggaraan pelayanan publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sekurang-kurangnya meliputi: a. pelaksanaan pelayanan; b. pengelolaan pengaduan masyarakat; c. pengelolaan informasi; d. pengawasan internal; e. penyuluhan kepada masyarakat; dan pelayanan konsultasi. Merujuk pada pentingnya informasi tersebut, project leader melakukan analisa terhadap permasalahan yang seringkali dikeluhkan oleh para stakeholder. Untuk menangkap permasalahan tersebut, project leader melakukan wawancara dengan beberapa stakeholder yaitu Penyedia Barang/Jasa, kelompok kerja e-Katalog, dan sekretariat Kelompok Kerja e-Katalog untuk menangkap persepsi stakeholder terhadap pemberian layanan e-Katalog. Berdasarkan persepsi stakeholder dihasilkan 4 (empat) peringkat masalah yang perlu diperbaiki, antara lain: 1. Regulasi, Petunjuk Teknis, dan SOP; 2. Kepastian waktu penayangan produk ke dalam e-Katalog; 3. Informasi proses negosiasi; dan 4. Informasi proses kontrak katalog. Permasalahan poin 1 dan poin 2 diatas telah diperbaiki dengan tersusunnya rancangan regulasi berupa Petunjuk Teknis dan SOP yang masih dalam tahap finalisasi serta dibangunnya aplikasi pra-katalog. Permasalahan poin 1 dan poin 2 merupakan proyek perubahan yang dilakukan pada lingkup Direktorat. Project leader memilih menawarkan solusi terkait permasalahan poin 3 dan poin 4 yaitu dengan memberikan kejelasan informasi dan kemudahan berbagai informasi terkait proses kontrak katalog kepada para stakeholder, khususnya kepada Penyedia Barang/Jasa. Project leader menilai bahwa informasi mengenai proses kontrak katalog belum lengkap disediakan secara komprehensif. Adapun informasi mengenai daftar urutan negosiasi telah ditayangkan dalam website LKPP namun belum secara optimal diperbaharui dan diketahui oleh Penyedia Barang/Jasa. Merujuk pada kondisi tersebut, maka project leader mengambil inisiatif untuk melakukan proyek perubahan dengan tema “Memberikan Kejelasan dan Kemudahan Akses Informasi Kontrak Katalog Melalui Optimalisasi Aplikasi e-Katalog”. B. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN 1. Target jangka pendek terhadap capaian proyek perubahan, selama proses installment dan adoption yang dilakukan selama 65 (enam puluh lima) hari adalah: a. tersedianya fitur “Layanan Informasi” pada aplikasi e-Katalog; dan

Halaman 5 dari 67

b. terwujudnya pemanfaatan informasi proses kontrak katalog yang tercantum di dalam fitur “Layanan Informasi” pada aplikasi e-Katalog sesuai dengan kebutuhan para penyedia barang/jasa. 2. Melalui proyek perubahan yang bertema “Memberikan Kejelasan dan Kemudahan Akses Informasi Kontrak Katalog Melalui Optimalisasi Aplikasi e-Katalog”, maka diharapkan Penyedia Barang/Jasa mendapatkan manfaat sebagai berikut: a. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait proses kontrak, sehingga mereka dapat mempersiapkan ketersediaan barang/jasa dan dapat memperhitungkan waktu kapan transaksi e-Purchasing dapat dilaksanakan; b. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait verifikasi administrasi dan negosiasi; c. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait jadwal layanan kontrak katalog; dan d. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait syarat perpanjangan, perubahan, dan pembaharuan kontrak katalog. C. RUANG LINGKUP 1. Kegiatan utama proyek perubahan ini adalah menyediakan informasi dan kemudahan akses informasi kontrak katalog kepada Penyedia Barang/Jasa dengan memanfaatkan aplikasi e-Katalog. Proyek perubahan ini termasuk pada lingkup tugas dan tanggung jawab project leader sebagai Kepala Seksi Kontrak Payung. Tugas dan fungsi Kepala Seksi Kontrak Payung sebagaimana diatur dalam Pasal 113 Peraturan Kepala LKPP Nomor 9 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yaitu menyiapkan bahan rumusan kebijakan pengadaan melalui katalog, pedoman kontrak payung dan tata cara pemilihan penyedia, serta pelaksanaan kontrak payung. 2. Kegiatan pelaksanaan kontrak payung sebagaimana dimaksud dimulai dari penyiapan rancangan kontrak, koordinasi dengan stakeholder terkait pelaksanaan kontrak payung, pengelolaan informasi kontrak payung, dan pendokumentasian dokumen kontrak. D. STANDAR/KRITERIA KEBERHASILAN Kriteria keberhasilan dari proyek perubahan adalah: 1. Kepuasan stakeholder berdasarkan wawancara atau kuesioner; 2. Jumlah stakeholder yang mengakses fitur layanan informasi (masuk ke dalam dashboard e-Katalog); dan 3. Jumlah stakeholder yang memanfaatkan konsultasi kontrak katalog secara tatap muka dan layanan pengambilan kontrak katalog secara terjadwal.

Halaman 6 dari 67

BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. DESKRIPSI PELAKSANAAN PROYEK 1. Kondisi Awal Sebagai salah satu unit penyelenggara sistem pengadaan secara elektronik, Direktorat Pengembangan Sistem Katalog memiliki peran tidak hanya pada tataran penyiapan, perumusan, dan pengembangan kebijakan di bidang pengadaan barang/jasa tetapi juga memiliki peran memberikan pelayanan publik kepada masyarakat. Dalam beberapa tahun belakangan ini e-Katalog mendapatkan perhatian dan minat yang cukup tinggi baik dari Pemerintah maupun Penyedia Barang/Jasa. Pada awal Tahun 2015 sampai dengan akhir Tahun 2015, jumlah Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar ke e-Katalog mencapai rata-rata 10 s.d 20 Penyedia dalam 1 (satu) bulan. Salah satu kendala selama menjalankan proses pendaftaran e-Katalog tersebut adalah kurangnya jumlah SDM di Direktorat Pengembangan Sistem Katalog yang mengelola dan menangani proses maupun manajemen pengelolaan sistem e-Katalog. Hal ini mempengaruhi gerak proses pra katalog. Hal ini menjadi perhatian para Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar untuk aktif menanyakan proses pra katalog. Dimulai dari proses negosiasi sampai dengan proses kontrak. Berikut kami tampilkan contoh beberapa pertanyaan yang seringkali ditanyakan melalui media whatsapp sebagai berikut:

Halaman 7 dari 67

Gambar 1. Contoh Pertanyaan Penyedia

Halaman 8 dari 67

Halaman 9 dari 67

Jika kita merujuk pada beberapa pertanyaan diatas, maka informasi merupakan sarana yang sangat penting untuk memberikan kepastian dan kejelasan proses dan status perkembangan pendaftaran Penyedia.

Sistem Informasi proses Pra Katalog Belum Tersedia Secara Komprehensif Sebelum proyek perubahan dilaksanakan, Direktorat Pengembangan Sistem Katalog belum memiliki sistem informasi yang memadai terkait proses, status, dan perkembangan pendaftaran Penyedia (proses pemilihan Penyedia). Salah satu kendala dalam membuat sistem ini adalah ketidakpastian jadwal negosiasi yang dilakukan oleh Kelompok Kerja e-Katalog (Pokja) yang masih bersifat ad hoc (non permanen). Masing-masing personil Pokja merupakan Pejabat atau Pegawai yang berasal dari unit kerja lain diluar Direktorat Pengembangan Sistem Katalog, mengingat SDM Direktorat Pengembangan Sistem e-Katalog hanya berjumlah tidak lebih dari 30 (tiga puluh) orang. Kesemuanya memiliki peran secara struktur maupun administrasi. Sistem informasi yang termuat baik di website lkpp maupun web e-Katalog hanya informasi-informasi di tataran undangan pemasukan penawaran e-Katalog ataupun di tataran proses e-Purchasing saja dan belum menyentuh informasi proses pemilihan Penyedia menuju e-Katalog atau yang seringkali kita sebut sebagai proses pra katalog. Berikut tampilan website lkpp dan web e-Katalog sebelum adanya aplikasi layanan informasi katalog. Gambar 2. Contoh Tampilan website lkpp.go.id Bulan Januari 2016

Halaman 10 dari 67

Gambar 3. Contoh Tampilan website lkpp.go.id Bulan Februari 2016

Halaman 11 dari 67

Gambar 4. Contoh Tampilan web e-Katalog.lkpp.go.id

Adapun terdapat menu “Petunjuk Penggunaan” yang hanya menampilkan petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing. Gambar 5. Contoh Tampilan Menu “Petunjuk Penggunaan” pada web e-Katalog

Halaman 12 dari 67

Sistem Penjadwalan Evaluasi Administrasi, Negosiasi, dan Pelaksanaan Kontrak yang Tidak Jelas Pada Tahun 2014 sampai dengan Tahun 2015, LKPP membuka proses pendaftaran e-Katalog melalui dua “pintu” yaitu: 1. Demand Driven (Usulan Pemerintah); dan 2. Supply Driven (Usulan Penyedia). Masuknya kedua jalur usulan ini membuat petugas Direktorat Pengembangan Sistem Katalog kesulitan dalam menangani proses usulan sampai dengan proses kontrak ditambah kendala keterbatasan jumlah SDM yang ada. Sehingga penjadwalan dilakukan secara sporadik belum lagi kendala dalam penanganan dokumen administrasi. Hal ini membuat semakin menumpuknya dokumen penawaran Penyedia yang belum diproses dan hanya menjadi database saja.

Petugas Administrasi Kontrak Hanya Menyerahkan Kontrak Katalog yang sudah ditandatangani Jika Diminta Oleh Penyedia Pada Gambar 1 diatas, pada salah satu testimoni Penyedia menyampaikan bahwa Penyedia tersebut membutuhkan Kontrak Katalog dan salinan SK Penetapan sebagai dasar mereka merespon pesanan instansi Pemerintah. Beberapa instansi Pemerintah seringkali meminta bukti kontrak kepada Penyedia, bahwa Penyedia yang bersangkutan telah berkontrak dengan lkpp. Kebutuhan tersebut belum menjadi prioritas bagi petugas admin kontrak, karena menganggap bahwa tugas mereka telah selesai ketika Kontrak sudah ditandatangani. Padahal, Penyedia membutuhkan Kontrak Katalog dan Salinan SK Penetapan sebagai dokumen hukum (legal) selama pelaksanaan e-Purchasing dengan instansi Pemerintah. 2. Kondisi Setelah Implementasi Proyek Perubahan Yang Diharapkan

Sistem Informasi proses Pra Katalog Telah Tersedia Dan Mudah Diakses oleh Stakeholder Kini para stakeholder, khususnya Penyedia Barang/Jasa dapat memantau status dan perkembangan Kontrak/SK Penetapan melalui aplikasi layanan informasi katalog, dan mendapatkan informasi perihal jadwal evaluasi administrasi dan Negosiasi. Selain memuat berbagai informasi yang dibutuhkan oleh Penyedia, aplikasi ini juga mendorong Direktorat Pengembangan Sistem Katalog untuk menyediakan tambahan layanan berupa layanan pengambilan kontrak, konsultasi kontrak, dan verifikasi kontrak secara terjadwal. Sistem informasi ini memanfaatkan “ruang” di dalam aplikasi yang telah ada tanpa perlu membuat aplikasi baru dengan laman web yang baru. Sistem informasi ini ditempatkan di dalam aplikasi

Halaman 13 dari 67

e-Katalog dengan menambahkan fitur baru yaitu menu “Pelayanan Informasi”. Penambahan fitur ini tidak perlu menghabiskan biaya yang mahal, cukup dengan aplikasi sederhana dengan pemanfaatan optimal terhadap aplikasi yang telah ada membuat proyek perubahan ini dilakukan dengan pengelolaan aplikasi yang lama dengan “citarasa” baru. Gambar 6. Tampilan Web e-Katalog dengan Penambahan Menu “Pelayanan Informasi”

Gambar 7. Tampilan Aplikasi Layanan Informasi Katalog di dalam menu “Pelayanan Informasi”

Halaman 14 dari 67

Gambar 8. Tampilan “Beranda” Aplikasi

Halaman 15 dari 67

Gambar 9. Informasi Petunjuk Penggunaan Aplikasi

Halaman 16 dari 67

Gambar 10. Menu Informasi “Tracking Kontrak”

Gambar 11. Menu Informasi “Jadwal Evaluasi”

Halaman 17 dari 67

Gambar 12. Menu Informasi “Jadwal Negosiasi”

Gambar 13. Menu Informasi “Jadwal Pengambilan Kontrak”

Halaman 18 dari 67

Gambar 14. Tampilan Menu Informasi “Konsultasi Kontrak”

Gambar 15. Tampilan Menu Informasi “Verifikasi Kontrak”

Halaman 19 dari 67

Gambar 16. Tampilan Menu Informasi “Persyaratan Dokumen”

Gambar 17. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 1”

Halaman 20 dari 67

Gambar 18. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 2”

Gambar 19. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 3”

Halaman 21 dari 67

Gambar 20. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 4”

Gambar 21. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 5”

Halaman 22 dari 67

Gambar 22. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 6”

Gambar 23. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 7”

Selaras dengan tujuan dan 7 (tujuh) prinsip Pengadaan Barang/Jasa yaitu “Transparansi”, maka aplikasi informasi ini merupakan terobosan dalam mendukung transparansi pengadaan, khususnya dalam proses e-Katalog. Masyarakat dapat ikut memantau jalannya proses pra katalog dan memberikan masukan terkait pengembangan aplikasi ini. Sesuai dengan 2testimoni yang 2

Testimoni tersedia dalam video

Halaman 23 dari 67

disampaikan oleh Kepala Biro Perencanaan, Organisasi dan Tata Laksana, Bpk. Iwan Herniwan bahwa prinsip-prinsip Good Governance adalah transparansi, akuntabilitas, partisipasi, integritas, dan profesionalisme merupakan prinsip good governance yang dapat meningkatkan Reformasi Birokrasi di LKPP. Aplikasi layanan informasi e-Katalog yang telah dikembangkan dapat ikut meningkatkan tujuan Reformasi Birokrasi di LKPP. Sejalan dengan prinsip-prinsip Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik yaitu prinsip transparansi, profesionalisme, kemudahan, dan keterjangkauan, maka aplikasi layanan informasi e-Katalog merupakan aplikasi layanan informasi yang terbukti mendukung prinsip pelayanan publik di LKPP, khususnya pada proses e-Katalog.

Proses Administrasi Penjadwalan Evaluasi Administrasi, Negosiasi, dan Proses Kontrak telah dilaksanakan secara tertib Saat ini, proses penjadwalan dilakukan sesuai dengan undangan penawaran dan dokumen pengadaan yang dipublikasikan di website lkpp.go.id. Penyedia kini memasukkan penawaran sesuai dengan jadwal-jadwal yang tercantum di dalam undangan penawaran. Seluruh tahapan proses terjadwal dengan jelas. Berikut contoh undangan penawaran yang telah dipublikasikan di website lkpp.go.id. a. Contoh Proses Pra Katalog Buku Kurikulum 2013 Program Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Gambar 24. Contoh Tampilan Undangan Penawaran Katalog Buku Kurikulum 2013

Halaman 24 dari 67

Gambar 25. Contoh Tampilan Informasi Evaluasi Administrasi dan Pembuktian Kualifikasi Katalog Buku Kurikulum 2013

Halaman 25 dari 67

Gambar 26. Contoh Tampilan Informasi Klarifikasi, Negosiasi Teknis dan Harga Katalog Buku Kurikulum 2013

b. Contoh Proses Pra Katalog Mesin Kapal Perikanan Program Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun 2016 Gambar 27. Contoh Undangan Penawaran Mesin Kapal Perikanan Tahun 2016

Halaman 26 dari 67

Lanjutan Gambar 27

Gambar 28. Contoh Tampilan Informasi Evaluasi Administrasi dan Pembuktian Kualifikasi Mesin Kapal Perikanan Tahun 2016

Halaman 27 dari 67

Lanjutan Gambar 28

Gambar 29. Contoh Tampilan Informasi Klarifikasi, Negosiasi Teknis dan Harga Katalog Mesin Kapal Perikanan Tahun 2016

Halaman 28 dari 67

Berdasarkan hasil evaluasi diatas, Staf Administrasi Kontrak menyiapkan penjadwalan verifikasi Kontrak Katalog dan SK Penetapan untuk memberikan konsultasi, bantuan reviu, dan memeriksa kelengkapan dokumen kontrak yang akan ditandatangani oleh Kepala LKPP. Gambar 30. Contoh Tampilan Penjadwalan Verifikasi Kontrak Mesin Kapal Perikanan

Pengembangan Konsep “Library Search” Dalam Rangka Memperbaiki Penyimpanan Dokumen Administrasi Proses Pra Katalog Selain perbaikan pada sistem penjadwalan Pra Katalog, project leader juga menginisiasi perbaikan pada sistem administrasi pendokumentasian proses Pra Katalog dengan menggunakan konsep “library search”. Konsep ini memperkenalkan metode pengarsipan dan pencarian database arsip dengan mengadopsi pengkodean arsip dan pencarian database arsip seperti model penyimpanan data buku di perpustakaan. Setelah proses Pra Katalog selesai dilaksanakan, maka Sekretariat Kelompok Kerja e-Katalog dan Staf Admin Kontrak diharuskan menyerahkan seluruh dokumen hasil proses pemilihan penyedia barang/jasa dan dokumen kontrak kepada staf arsip yang bertugas sebagai arsiparis di lingkup Direktorat Pengembangan Sistem Katalog. Diharapkan dengan metode “Library Search” ini dapat mempermudah proses pencarian dokumen jika sewaktu-waktu diperlukan.

Halaman 29 dari 67

Gambar 31. Tampilan Dokumen Pra Katalog Sebelum Konsep “Library Search” Dikembangkan

Gambar 32. Daftar Rincian Dokumen Pra Katalog Sebagai Panduan Pengarsipan dan Pendokumentasian

Halaman 30 dari 67

Gambar 33. Contoh Pendokumentasian Proses Pra Katalog Menggunakan Konsep “Library Search”

Petugas Administrasi Kontrak Menyerahkan Kontrak Katalog dan Salinan SK Penetapan Secara Terjadwal Selain untuk memberikan manfaat bagi Penyedia, sistem penjadwalan pengambilan Kontrak Katalog dan Salinan SK Penetapan juga bertujuan untuk melatih petugas/staf administrasi kontrak untuk lebih optimal dalam memberikan layanan kepada Penyedia, tentunya dalam konteks peningkatan layanan pra katalog secara kelembagaan. Bahwa agar layanan pengambilan-penyerahan Kontrak Katalog dan Salinan SK Penetapan dapat terkontrol dengan baik, maka project leader menyiapkan formulir daftar hadir sebagai berikut: Gambar 34. Contoh Format Daftar Hadir Pemberian Layanan e-Katalog

Halaman 31 dari 67

Format Daftar Hadir tersebut berfungsi sebagai format kontrol pemberian layanan pengambilan-penyerahan kontrak yang dilaksanakan oleh staf admin kontrak. Daftar hadir ini berisi identitas perusahaan dan penerima kontrak katalog/Salinan SK Penetapan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Penggunaan Format ini tercantum di dalam lampiran laporan ini. Selain format diatas, project leader bersama dengan tim admin kontrak membuat penjadwalan pengambilan kontrak setelah status proses kontrak yang tercantum di dalam informasi “Tracking Kontrak” telah dinyatakan “selesai”. Penjadwalan pengambilan kontrak/Salinan SK Penetapan dilakukan 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) hari kerja setelah kontrak katalog/SK Penetapan selesai ditandatangani oleh Kepala LKPP. Berikut gambar keterkaitan status kontrak katalog pada informasi “Tracking Kontrak” dengan informasi “Jadwal Pengambilan Kontrak”: Gambar 35. Contoh Informasi “Tracking Kontrak” Katalog Kapal Perikanan Program Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun 2016

Halaman 32 dari 67

Gambar 36. Contoh Informasi “Jadwal Pengambilan Kontrak” Katalog Kapal Perikanan Program Kementerian Kelautan dan Perikanan

Halaman 33 dari 67

Gambar 37. Petugas/Staf Administrasi Kontrak Melayani Penyedia yang ingin Mengambil Kontrak Katalog/Salinan SK Penetapan

Halaman 34 dari 67

Bukti kehadiran tercantum di dalam lampiran laporan diklat ini

Halaman 35 dari 67

B. PELAKSANAAN TIAP TAHAP KEGIATAN 1. Tahap Persiapan Rincian tahapan kegiatan yang dilakukan pada saat perencanaan dan tercantum dalam proposal proyek perubahan adalah sebagai berikut:

2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan a. Identifikasi Masalah Identifikasi permasalahan dilakukan untuk menjaring masukan dan kebutuhan stakeholder yang akan menjadi “inspirasi” terbentuknya proyek perubahan. Identifikasi masalah ini dimulai dengan melakukan analisa terhadap bahan-bahan berupa bukti rekap konsultasi3, bukti komunikasi berupa e-mail dan whatsapp, dan wawancara langsung kepada Penyedia yang sedang ingin berkonsultasi mengenai permasalahan seputar e-Katalog dan e-Purchasing. Wawancara dilakukan terhadap beberapa Penyedia dengan metode sampling pada pertengahan Bulan Maret 2016. 3

Rekap Konsultasi dari Bulan Januari s.d April 2016

Halaman 36 dari 67

Gambar 38. Project Leader Melakukan Wawancara Dengan Penyedia4

Berdasarkan hasil analisa bahan primer dan sekunder diatas dapat disimpulkan hasil analisa kebutuhan Customer antara lain: 1) Informasi mengenai tata cara pendaftaran/pencantuman produk baru ke dalam e-Katalog; 2) Informasi mengenai jadwal negosiasi; 3) Informasi mengenai proses kontrak/SK Penetapan; 4) Informasi persyaratan dokumen perpanjangan/pembaharuan kontrak; 5) Informasi waktu pengambilan kontrak; dan 6) Informasi mengenai waktu tayang produk ke dalam e-Katalog. b. Komunikasi Dengan Mentor Project Leader berdiskusi dengan mentor terkait dengan konsep aplikasi yang memuat informasi berbasis layanan kepada Customer sebagai isu utama proyek perubahan. Diskusi dilakukan 4

Bukti Absensi Wawancara Tercantum pada Lampiran Laporan ini

Halaman 37 dari 67

pada akhir Bulan Maret 2016 dengan disertai penandatanganan formulir kesepakatan mentor. Gambar 39. Diskusi Konsep Proyek Perubahan Dengan Mentor

c. Penyiapan Proposal Proyek Perubahan Setelah mentor menyetujui konsep proyek perubahan yang diajukan, project leader menyiapkan proposal proyek perubahan yang telah divalidasi pada saat Seminar I dilaksanakan. Penyiapan proposal dilakukan pada awal Bulan April 2016. d. Paparan Proposal Proyek Perubahan Proposal Proyek Perubahan melalui tahapan pengujian oleh Narasumber BPK telah dilaksanakan pada akhir Bulan April 2016. e. Pembentukan dan Penyusunan Tim Pengelola Fitur Layanan Informasi Salah satu kunci sukses sebuah proyek perubahan adalah mendapatkan dukungan internal, baik dukungan pimpinan maupun staf sebagai Key Partner dan Key Resources. Bahwa agar layanan informasi dapat berjalan dengan baik, project leader menginisiasi pembentukan dan penyusunan tim pengelola fitur layanan informasi dengan rincian struktur tim sebagaimana terlampir dalam Lampiran Laporan ini. Kegiatan pembentukan dan penyusunan tim dilakukan pada akhir Bulan April 2016.

Halaman 38 dari 67

f. Experience Learning and Sharing Proyek Perubahan bersama Bpk. Patria Susantosa Salah satu faktor sebuah kesuksesan dalam melaksanakan proyek perubahan adalah dengan menumbuhkan motivasi dan komitmen terhadap proyek perubahan. Project leader mengajak peserta Diklat PIM Tk. IV untuk saling berbagi pengalaman dan kisah sukses implementasi proyek perubahan bersama Bpk. Patria Susantosa selaku ex-peserta Diklat PIM III BPK-RI. Selama proses sharing pengalaman tersebut, Bpk. Patria Susantosa memberikan arahan terkait hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum memulai pelaksanaan proyek perubahan. Sharing pengalaman ini sangat bermanfaat bagi peserta Diklat PIM IV untuk semakin termotivasi dan semangat menjalani proyek perubahan. g. Rapat Koordinasi Penyiapan Fitur Layanan Informasi Project leader mendorong serangkaian rapat koordinasi dalam rangka penyiapan layanan informasi sebagai berikut5: 1) Melakukan diskusi dengan mentor (mentor briefing) dalam rangka persiapan pelaksanaan proyek perubahan. Diskusi dilakukan pada tanggal 5 Mei 2016 di ruang kantor Kasubdit Riset dan Kontrak. Gambar 40. Mentor Briefing

2) Orientasi pegawai baru disertai dengan pengenalan konsep proyek perubahan untuk mendapatkan dukungan Key Resources terhadap manfaat proyek perubahan. Kegiatan ini

5

Dokumentasi berupa Undangan, Notulensi, Daftar Hadir, dan Bahan Presentasi tercantum di dalam Lampiran Laporan ini

Halaman 39 dari 67

dilakukan secara spontan pada tanggal 6 Mei 2016, di ruang rapat 603, Gedung LKPP-RI. Gambar 41. Orientasi Pegawai Baru dan Pengenalan Konsep Proyek Perubahan

3) Kick-Off Meeting Bersama Key Partner dan Key Resources Internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog untuk membahas konsep aplikasi layanan informasi katalog, penyampaian uraian kerja tim, penunjukan admin layanan yang berperan memasukkan data penjadwalan pra katalog dan melakukan update terhadap informasi yang tertera di dalam aplikasi tersebut. Rapat ini dilaksanakan pada tanggal 16 Mei 2016 bertempat di Ruang Rapat Pimpinan, Lantai 10, Gedung LKPP-RI. Gambar 42. Kick-Off Meeting Bersama Key Partner dan Key Resources Internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog

Halaman 40 dari 67

4) Pelatihan input data tracking Kontrak, jadwal evaluasi, jadwal negosiasi, jadwal layanan kontrak ke dalam aplikasi layanan informasi katalog oleh staf subbagian data dan informasi (Biro Hukum, Sistem Informasi dan Kepegawaian) dengan melibatkan 3 (tiga) staf yang ditugaskan untuk memasukkan data dan update data ke dalam aplikasi. Pelatihan ini dilaksanakan setelah kick-off meeting selesai dilaksanakan pada tanggal 16 Mei 2016, bertempat di ruang rapat pimpinan, Lantai 10, Gedung LKPP-RI. Gambar 43. Pelatihan Input Data Penjadwalan ke dalam Aplikasi Layanan Informasi Katalog

5) Rapat koordinasi penyelarasan aplikasi layanan informasi katalog dengan konsep aplikasi pra katalog sebagai aplikasi induk. Project leader bersama Kepala Seksi Pengembangan Aplikasi SPSE (Direktorat Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik) dan Tim IT Development. Rapat ini dilaksanakan pada tanggal 20 Mei 2016, bertempat di ruang rapat lantai 5, Gedung LKPP-RI. Gambar 44. Rapat Koordinasi Penyelarasan Aplikasi

Halaman 41 dari 67

6) Penyampaian paparan konsep aplikasi layanan informasi katalog kepada Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP-RI. Konsep aplikasi ini mendapat apresiasi dan dukungan yang positif dari Ibu Deputi. Dukungan ini dibuktikan dengan disposisi dukungan6. Diskusi ini dilaksanakan pada tanggal 20 Mei 2016, bertempat di ruang kantor Deputi, Lantai 6, Gedung LKPP-RI. Gambar 45. Dialog dan Diskusi Bersama Deputi Bidang Monev dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP-RI

7) Berkoordinasi dengan Kepala Subdirektorat Pengembangan Aplikasi dan Teknologi Informasi (Direktorat Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik) sebagai koordinator pengembangan aplikasi e-Procurement (e-Tendering dan e-Procurement) di LKPP. Koordinasi ini dilakukan dalam rangka mendapat dukungan pengembangan aplikasi layanan informasi katalog ke dalam aplikasi e-Katalog. Aplikasi ini mendapatkan dukungan dari beliau7. Koordinasi dilakukan pada tanggal 24 Mei 2016, bertempat di ruang kantor subdit pengembangan aplikasi dan teknologi informasi, Lantai 5, Gedung LKPP-RI.

6 7

Disposisi Dukungan terlampir dalam Lampiran Laporan ini Surat Pernyataan Dukungan terlampir

Halaman 42 dari 67

Gambar 46. Berkoordinasi dengan Kepala Subdirektorat Pengembangan Aplikasi dan Teknologi Informasi

8) Melakukan koordinasi dengan Kepala Seksi Pengembangan Aplikasi SPSE (Direktorat Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik) dan Tim IT Development terkait persiapan akses server katalog untuk mendukung publikasi layanan informasi katalog ke dalam aplikasi e-Katalog. Koordinasi dilakukan pada tanggal 24 Mei 2016, bertempat di ruang kerja staf, Lantai 5, Gedung LKPP-RI. Gambar 47. Persiapan Server

h. Rapat Penyiapan dan Pengolahan Data Layanan Informasi Rapat koordinasi dengan 3 (tiga) admin layanan yang ditunjuk dan staf subbagian data dan informasi. Rapat ini dilakukan secara spontan mengingat kesibukan pekerjaan masing-masing personil. Project leader memberikan arahan terkait dengan persiapan datadata apa saja yang perlu dimasukkan ke dalam aplikasi tersebut Halaman 43 dari 67

dan mekanisme kerja pemasukan data layanan agar dapat terupdate setiap hari. Rapat ini dilaksanakan secara paralel dengan kegiatan rapat koordinasi lainnya, mengingat pada Bulan Mei sampai dengan Juni 2016, Direktorat Pengembangan Sistem Katalog mendapatkan banyak penugasan proses e-Katalog. Rapat dilaksanakan pada tanggal 18 Mei 2016, bertempat di ruang rapat 601, Lantai 6, Gedung LKPP-RI. Gambar 48. Rapat Koordinasi Persiapan Pemasukan Data Layanan Informasi ke dalam Aplikasi

i. Publikasi Fitur “Layanan Informasi” kepada Seluruh Stakeholder Setelah data layanan informasi dimasukkan ke dalam aplikasi layanan informasi katalog. Langkah selanjutnya adalah mengintegrasikan aplikasi layanan informasi katalog ke dalam aplikasi e-Katalog. Agar seluruh stakeholder mengetahui dan memanfaatkan informasi ini, project leader memanfaatkan berbagai channel media informasi. Berikut bukti publikasi di berbagai media (channel) informasi: 1) Web e-Katalog; 2) Sosialisasi; 3) Website lkpp.go.id; 4) Facebook lkpp; 5) Twitter lkpp; 6) Pop-Up e-Purchasing; 7) Surat Publikasi ke Asosiasi Pengusaha (Mis. GAKESLAB); 8) Berita Utama Website LKPP; dan 9) Standing Banner di lokasi PTSP LKPP.

Halaman 44 dari 67

Gambar 49. Pengumuman Penggunaan Aplikasi pada Halaman Depan Aplikasi e-Katalog

Gambar 50. Sosialisasi Aplikasi Layanan Informasi Katalog Dalam Acara Vendor dan Government Gathering

Lokasi: Hotel Grand Aston, Bali Pada Tanggal 27 Mei 2016

Halaman 45 dari 67

Gambar 51. Pengumuman Aplikasi Melalui Website lkpp.go.id

Gambar 52. Publikasi Melalui Facebook LKPP

Gambar 53. Publikasi Melalui Twitter LKPP

Halaman 46 dari 67

Gambar 54. Publikasi Melalui Pop-Up e-Purchasing

Gambar 55. Publikasi Melalui Surat Ke Asosiasi Pengusaha (Mis. GAKESLAB Indonesia)

Gambar 56. Masuk Ke Dalam Salah Satu “Berita Utama” Website lkpp.go.id

Halaman 47 dari 67

Gambar 57. Standing Banner Bertempat di lokasi PTSP LKPP

Publikasi gencar dilakukan karena luasnya lokasi stakeholder. Total Penyedia yang telah berkontrak dengan lkpp berjumlah kurang lebih 400 s.d 500 penyedia. Belum lagi informasi ini ditujukan pula kepada Penyedia baru yang jumlahnya belum dapat dikalkulasikan, mengingat tingginya minat instansi dan Penyedia terhadap kebermanfaatan e-Katalog. j. Pembentukan Forum Komunikasi Penyedia Project leader menginisiasi pembuatan e-mail khusus yang ditujukan kepada Penyedia yang ingin memberikan saran, kritik, dan masukan terkait dengan substansi dan tampilan informasi yang tercantum di dalam aplikasi. E-mail yang digunakan adalah [email protected]. Alamat e-mail ini tercantum di dalam menu “Beranda” aplikasi layanan informasi katalog. k. Masa Implementasi Penggunaan Fitur Layanan Informasi Selama masa implementasi ini, project leader dan tim pengelola fitur layanan informasi telah menyiapkan data layanan informasi

Halaman 48 dari 67

evaluasi, negosiasi, tracking kontrak dan layanan lainnya dimulai pada tanggal 18 Mei 2016 sampai dengan 26 Juli 2016. Gambar 58. Contoh Kegiatan Verifikasi Kontrak Katalog dan SK Penetapan Katalog Kapal Perikanan Tahun 2016

Halaman 49 dari 67

Gambar 59. Contoh Kegiatan Pemberian Layanan Pengambilan Kontrak dan Salinan SK Penetapan

Beberapa Contoh dokumentasi tertulis kegiatan evaluasi dan negosiasi tersedia di dalam Lampiran Laporan ini. l. Rapat Koordinasi Akhir dengan Key Partners dan Key Resources Dalam Rangka Evaluasi Implementasi Aplikasi Layanan Informasi Katalog Rapat koordinasi ini bertujuan untuk mendapatkan kritik, saran, dan masukan terkait substansi dan tampilan aplikasi layanan informasi katalog sebagai bahan pengembangan dan penyempurnaan aplikasi tersebut ke depan. Rapat ini dilaksanakan pada tanggal 24 Juni 2016, bertempat di ruang rapat 603, Lantai 6, Gedung LKPP-RI.

Halaman 50 dari 67

Gambar 60. Rapat Koordinasi Akhir (Evaluasi)

m. Rapat Koordinasi Untuk Bekerjasama dengan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) LKPP Project leader menggandeng PTSP LKPP sebagai salah Key Partner sekaligus pengguna aplikasi layanan informasi katalog dalam rangka membantu petugas PTSP dalam menjawab pertanyaan Penyedia terkait proses pra katalog. Project leader menyampaikan paparan konsep aplikasi kepada Direktur Advokasi dan Penyelesaian Sanggah Wilayah II dan Kepala Subdirektorat Wilayah II Timur sebagai Koordinator Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) LKPP.

Sebagai respon dan dukungan positif terhadap aplikasi ini, Direktur Advokasi dan Penyelesaian Sanggah Wilayah II mengundang project leader untuk menyampaikan mekanisme penggunaan dan penjelasan fitur aplikasi layanan informasi8. 8

Bukti Undangan, Daftar Hadir, dan Notulensi terlampir dalam Lampiran Laporan ini

Halaman 51 dari 67

Respon positif juga diberikan oleh Kepala Seksi Wilayah Maluku dan Papua sebagai salah satu supervisor PTSP melalui surat dukungan terlampir. Gambar 61. Pemberian Dukungan Terhadap Aplikasi Layanan Informasi Katalog oleh Kepala Seksi Wilayah Maluku dan Papua

C. ANALISIS PERAN DAN PENGARUH STAKEHOLDER 1. Stakeholder Internal Tabel 2 Profil, Peran, dan Pengaruh Stakeholder Internal Jabatan Kepala LKPP

Nama Agus Prabowo

Deputi Bidang Sarah Sadiqa MonitoringEvaluasi dan

Halaman 52 dari 67

Peran Beliau memberikan dukungan dan respon positif dengan menandatangani surat dukungan dan memberikan arahan dan masukan terkait pengembangan dan penyempurnaan aplikasi layanan informasi katalog ke depan Beliau memberikan dukungan dan respon positif

Pengembangan Sistem Informasi

melalui disposisi pimpinan serta memberikan arahan dan masukan terkait pengembangan dan penyempurnaan aplikasi layanan informasi ke depan Direktur Emin Adhy Beliau merupakan Pengembangan Muhaemin Stakeholder utama Sistem Katalog dalam proyek perubahan ini yang selalu mendukung kegiatan-kegiatan proyek perubahan antara lain menandatangani dan menerbitkan SK Tim Pengelola Layanan Fitur Informasi, Surat Undangan kegiatan pra katalog, Surat untuk Asosiasi, Nota Dinas internal terkait permohonan publikasi aplikasi kepada Kepala Biro Hukum, Sistem Informasi dan Kepegawaian, dan Nota Dinas pemanfaatan aplikasi kepada Direktur Advokasi dan Penyelesaian Sanggah Wilayah II sebagai koordinator PTSP LKPP Direktur Advokasi M. Aris Supriyanto Beliau memberikan dan Penyelesaian dukungan berupa Sanggah Wilayah II penyelenggaraan sosialisasi aplikasi layanan informasi

Halaman 53 dari 67

Kepala Hardi Afriansyah Subdirektorat Riset dan Kontrak

Kepala Dwi Satrianto Subdirektorat Pengelolaan Sistem Katalog

katalog kepada para petugas PTSP LKPP Beliau merupakan atasan langsung project leader yang berperan sebagai mentor dalam pelaksanaan proyek perubahan ini. Beliau berperan penting dalam memberikan masukan, arahan, dan saran agar proyek perubahan ini dapat berjalan dengan baik. Salah satu dukungan beliau adalah diberikannya waktu untuk membagi pekerjaan utama dengan tugas diklat Beliau memiliki peran dalam memberikan dukungan terhadap pengintegrasian aplikasi layanan informasi katalog dengan aplikasi e-Katalog dan publikasi berupa pop up pada system

e-Purchasing Kepala Patria Susantosa Subdirektorat Pengembangan Aplikasi dan Teknologi Informasi

Halaman 54 dari 67

Beliau memiliki peran dalam mendukung proyek perubahan ini terutama memberikan dukungan dalam memberikan akses pengembangan

Kepala Bagian Tata Ari Sulindra Usaha dan Rumah Tangga

Kepala Subbagian M. Arif Sukron Rumah Tangga

aplikasi e-Katalog dan penyediaan infrastruktur akses server e-Katalog Beliau memberikan dukungan dalam penyediaan sarana dan prasarana pemberian layanan informasi berupa ruangan bagi petugas/staf selama melakukan evaluasi, verifikasi kontrak, dan pemberian kontrak/Salinan SK Penetapan kepada Penyedia Beliau memberikan dukungan dalam rangka membina dan memberikan informasi terkait aplikasi ini kepada petugas di bagian

frontdesk Kepala Humas

Subbagian Resa Anggriani

Kepala Subbagian Andi Martanto Data dan Informasi

Halaman 55 dari 67

Beliau memberikan dukungan berupa bantuan publikasi terkait aplikasi layanan informasi katalog di berbagai media baik website lkpp maupun media sosial lain berupa facebook, dan twitter lkpp Beliau berperan dalam memberikan dukungan berupa penyediaan aplikasi layanan informasi katalog dan memberikan saran

Staf Evaluasi 1. Sigit Apriyanto Administrasi dan 2. Verani Restia Pembuktian Wijaya Kualifikasi 3. Siti Fathia

Sekretariat Kelompok e-Katalog

Kerja

Staf Admin Kontrak

1. Rizqi Imam Saputra 2. Yuniati Ratnaningsih 3. Dwi Nur Maryana 4. Dinanti Tri Restio Putri 5. Afif Pramayuda 6. Yudi Tristanto Tanjung 1. Ari Wicaksono 2. Prita Adriati 3. Kartika

Halaman 56 dari 67

serta masukan dalam rangka pengembangan aplikasi ke depan Staf Evaluasi berperan sebagai petugas evaluator dokumen penawaran Penyedia dan memasukkan data layanan informasi ke dalam aplikasi Sekretariat berperan dalam mendukung pelaksanaan kegiatan negosiasi, verifikasi kontrak, memasukkan data layanan informasi ke dalam aplikasi, dan publikasi kepada Penyedia terkait aplikasi layanan informasi katalog Staf admin Kontrak berperan dalam mengelola administrasi kontrak dan SK Penetapan, memasukan data layanan informasi ke dalam aplikasi, dan memberikan pelayanan pengambilan kontrak/Salinan SK Penetapan secara terjadwal

Gambar 62. Diagram Stakeholder

Kepala Biro Hukum, Sistem Informasi dan Kepegawaian

Direktur Pengembangan Sistem Katalog

Kasubdit Pengelolaan Katalog

Coach

Kasubdit Riset dan Kontrak

Kepala Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga

Kasubbag Rumah Tangga

Kasie Kontrak Payung (Project Leader)

Kasubbag Humas Kasubbag Datin Sekretariat Pokja

Tim Pengelola Fitur Layanan Informasi

Halaman 57 dari 67

Sekretariat Pokja

Service

Penyedia Barang/Jas a sebagai Customer

7. Profil, Peran, dan Pengaruh Stakeholder Eksternal Instansi Pemerintah dan Penyedia Barang/Jasa merupakan stakeholder eksternal yang berperan dalam melaksanakan dan mendukung proyek perubahan ini. Penyedia Barang/Jasa dan instansi pemerintah memanfaatkan informasi ini dan memberikan masukan serta saran terhadap perbaikan dan penyempurnaan layanan maupun konten aplikasi layanan informasi katalog. 8. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder Stakeholder internal dan eksternal memiliki peran dan fungsi masingmasing sesuai dengan deskripsi peran diatas. Oleh karena diperlukan cara memobilisasi yang berbeda-beda sebagai berikut: a. Stakeholder Internal Untuk memperoleh dukungan stakeholder internal relatif tidak sulit karena masalah yang diangkat sebagai inspirasi proyek perubahan ini merupakan permasalahan yang berkaitan dengan tata kelola internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog. Project leader melakukan pendekatan kepada pimpinan LKPP dengan menjelaskan permasalahan yang terjadi dan menawarkan solusi. Beberapa dukungan diantaranya berupa penerbitan SK Tim Pengelola Fitur Layanan Informasi, penerbitan surat dan nota dinas, publikasi eksternal, sosialisasi kepada petugas PTSP LKPP, serta kesempatan untuk memberikan sosialisasi kepada Penyedia dan instansi Pemerintah terkait aplikasi layanan informasi katalog pada tanggal 27 Mei 2016, bertempat di Hotel Grand Aston Bali. Kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan Sosialisasi Katalog Daerah di beberapa lokasi di Bali. b. Stakeholder Eksternal Penyedia dan Instansi Pemerintah merupakan sasaran utama proyek perubahan ini. Publikasi gencar dilakukan untuk memberikan informasi tentang kebermanfaatan layanan informasi ini. Instansi Pemerintah seperti Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan serta Kementerian Kelautan dan Perikanan dilibatkan selama penyusunan Draf Kontrak Katalog sebelum verifikasi kontrak dan SK Penetapan dilaksanakan. Instansi Pemerintah mendapatkan kesempatan untuk memberikan masukan terkait draf kontrak dan SK Penetapan sesuai dengan kebutuhan masing-masing instansi, karena Kontrak Katalog dan SK Penetapan memberikan pengaruh atau dampak bagi instansi pemerintah dalam melaksanakan e-Purchasing. Disamping keterlibatan instansi Pemerintah, project leader juga mengembangkan layanan pemberian kontrak dan Salinan SK Penetapan kepada Penyedia secara terjadwal. Penyedia prinsipnya

Halaman 58 dari 67

sangat mendukung adanya aplikasi layanan informasi tersebut dan memberikan saran serta masukan terhadap pengembangan dan penyempurnaan aplikasi tersebut. 9. Kendala Internal dan Eksternal a. Kendala Internal 1) Project leader tetap menjalankan tugas-tugas pokok sebagai Kepala Seksi Kontrak Payung. Selain itu, Project leader ikut merangkap sebagai anggota Kelompok Kerja Penugasan Khusus untuk beberapa proyek Pemerintah seperti pengadaan BKKBN dst. 2) Project leader diberikan tugas tambahan untuk ikut membantu pembangunan dan pengembangan Katalog Daerah di beberapa Kabupaten/Kota seperti Bali, Yogyakarta, Gorontalo, dan Semarang. Dimulai dari penyiapan bahan regulasi berupa Draf Revisi Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2015 tentang e-Purchasing, rapat-rapat, sosialisasi, dan konsultasi publik. Kedua hal diatas merupakan tantangan yang harus dihadapi oleh project leader, sehingga project leader dituntut untuk dapat membagi waktu antara pekerjaan/penugasan dengan pelaksanaan proyek perubahan. 3) Saat ini e-Katalog mendapatkan perhatian dan menarik minat yang cukup besar baik dari Instansi Pemerintah maupun Penyedia. Kebermanfaatan e-Katalog “ditangkap”oleh instansi Pemerintah sebagai metode pengalihan resiko pengadaan, sehingga instansi Pemerintah mulai perlahan-lahan mengalihkan pelaksanaan pengadaan di instansi masingmasing ke dalam e-Katalog. Pengajuan barang/jasa untuk dicantumkan ke dalam e-Katalog harus segera diproses, mengingat instansi pengusul mengalokasikan waktu pengadaan melalui e-Purchasing untuk 2 atau 3 bulan ke depan. Hal ini membuat seluruh Pejabat atau staf di lingkup Direktorat Pengembangan Sistem Katalog harus fokus terhadap proses “memproduksi” barang/jasa yang diusulkan oleh stakeholder ke dalam e-Katalog dengan batasan waktu yang telah ditentukan. Kesibukan inilah yang membuat project leader kesulitan untuk melakukan koordinasi dengan para key partner dan key resources. 4) Aplikasi pra katalog (aplikasi induk) yang sebelumnya disiapkan untuk segera dipublikasikan pada Bulan Mei 2016.

Halaman 59 dari 67

5) Petugas admin kontrak kesulitan untuk mencapai target pelayanan pemberian kontrak katalog yang semula ditargetkan maksimal 20 (dua puluh) Penyedia. Hal ini dikarenakan kurangnya fasilitas sarana dan prasarana seperti printer dan mesin fotokopi. b. Stakeholder Eksternal Penyedia yang berlokasi di luar jawa mengalami kesulitan dalam memenuhi jadwal pengambilan Kontrak Katalog dan Salinan SK Penetapan. 10. Strategi Mengatasi Masalah Dalam menghadapi masalah-masalah tersebut, project leader melakukan upaya-upaya sebagai berikut: a. melakukan manajemen waktu dan skala prioritas untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai urutan prioritas waktu pekerjaan; b. melakukan strategi pendekatan inter-personal untuk melakukan koordinasi dan memanfaatkan media grup whatsapp untuk melakukan koordinasi; c. mengajak Direktorat terkait untuk mendiskusikan dan membahas potensi penggabungan model dan konsep aplikasi pra katalog sebagai aplikasi induk dengan aplikasi layanan informasi katalog; d. mengurangi jumlah target layanan kontrak semula dialokasikan 20 penyedia setiap hari menjadi maksimal 10 penyedia. Selain itu, project leader memberikan alokasi waktu penjadwalan dengan rentang waktu rata-rata 1 minggu; dan e. menyediakan softcopy Salinan Kontrak Katalog dan SK Penetapan yang akan dikirimkan melalui e-mail Penyedia. Penyedia cukup menyampaikan permohonan softcopy dokumen ke email: [email protected]. 11. Capaian Kriteria keberhasilan proyek perubahan atau capaian proyek perubahan ini diukur dari: a. Kepuasan stakeholder berdasarkan wawancara atau kuesioner; b. Jumlah stakeholder yang mengakses fitur layanan informasi (masuk ke dalam dashboard e-Katalog); dan c. Jumlah stakeholder yang memanfaatkan konsultasi kontrak secara tatap muka dan layanan pengambilan kontrak katalog secara terjadwal.

Halaman 60 dari 67

Capaian Proyek Perubahan a. Salah satu capaian proyek perubahan diukur dari kepuasan stakeholder (pelanggan) berdasarkan wawancara atau kuesioner. Project leader dan Tim Admin Kontrak menyebarluaskan surat pernyataan dukungan dengan melampirkan kuesioner. Kuesioner tersebut terdiri dari 3 (tiga) pertanyaan dan 2 (dua) isian berupa permintaan dukungan, saran, dan masukan sebagai berikut: PERTANYAAN 1

PERTANYAAN 2

PERTANYAAN 3

: Aplikasi Layanan Informasi Katalog memberikan kejelasan informasi terkait proses pra katalog (Evaluasi Administrasi dan Pembuktian Kualifikasi, Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Harga, proses kontrak katalog dan pemberian layanan kontrak katalog : Aplikasi layanan informasi katalog memberikan kemudahan bagi Penyedia Barang/Jasa dalam mengakses informasi pra katalog dan layanan kontrak katalog : Aplikasi layanan informasi katalog memberikan manfaat bagi Penyedia Barang/Jasa selama proses pencantuman Barang/Jasa ke dalam Katalog Elektronik

Dua pertanyaan berupa isian sebagai berikut: 1) Penyedia memberikan dukungan. Saran, dan Masukan terhadap Aplikasi Layanan Informasi Katalog; dan 2) Layanan apalagi yang dibutuhkan oleh Penyedia untuk dimasukkan ke dalam Aplikasi tersebut. Untuk menjawab pertanyaan diatas, Penyedia diminta memberikan ceklis di kolom angka yang menurut mereka telah sesuai, yaitu: Angka 1 Angka 2 Angka 3 Angka 4 Angka 5

: Sangat Setuju : Setuju : Netral : Kurang Setuju : Tidak Setuju

Halaman 61 dari 67

Hasil Penyampaian kuesioner tersebut diuraikan sebagai berikut: a) Berdasarkan pertanyaan berupa ceklis

Halaman 62 dari 67

b) Masukan berdasarkan pertanyaan berupa isian dukungan, saran, dan masukan: 1) Jadwal lelang ikut diinformasikan; 2) Update informasi juga dikirimkan melalui e-mail Penyedia; 3) Disediakan kotak saran dan kritik dari Penyedia; 4) Pelayanan lebih dipercepat; 5) Peraturan jangan sering berubah-ubah; 6) Disediakan menu “download” untuk dokumen; 7) Penjelasan cara pengisian; 8) Menyediakan layanan hotline; 9) Disediakan forum tanya-jawab secara online; 10) Sosialisasi terhadap layanan ini lebih ditingkatkan; 11) Penambahan no kontak PIC; 12) Dibuatkan dalam bentuk smartphone atau mobile phone; 13) Search engine kadang masih belum berfungsi optimal; 14) Dibuatkan e-mail khusus untuk PIC; 15) Pendaftaran produk dapat dilakukan secara online; 16) Penambahan menu “Jadwal Penambahan Produk Baru”; dan 17) Sarana dan prasarana diperbaiki saat untuk pendaftaran maupun negosiasi. Berdasarkan kuesioner diatas yang disebarkan kepada 48 (empat puluh delapan) Penyedia, didapatkan data berikut:

Halaman 63 dari 67

PERTANYAAN 2 TS, 0, 0% N, 3, 6% KS, SS, 19, 40%

S, 26, 54%

SS

S

N

KS

TS

PERTANYAAN 3 TS, 0, 0% N, 3, 6% KS,

SS, 24, 50% S, 21, 44%

SS

S

N

KS

TS

Berdasarkan data kuesioner diatas dapat disimpulkan bahwa: a) Sebanyak 52% responden yang menyatakan setuju bahwa aplikasi dapat memberikan kejelasan untuk setiap tahapan pra katalog; b) Sebanyak 54% responden yang menyatakan setuju bahwa aplikasi dapat memberikan kemudahan akses informasi bagi Penyedia; dan c) Sebanyak 50% responden menyatakan sangat setuju bahwa aplikasi layanan informasi memberikan manfaat bagi Penyedia.

Halaman 64 dari 67

b. Capaian berikutnya adalah Jumlah stakeholder yang mengakses fitur layanan informasi (masuk ke dalam dashboard e-Katalog). Berdasarkan data yang diambil dari dashboard aplikasi sampai dengan tanggal 17 Juli 2016 sebanyak 1350 jumlah visitor. Hal ini menandakan bahwa aplikasi ini telah diperhatikan dan dipantau oleh stakeholder. Gambar 62. Tampilan Pengunjung (Visitor) Per Tanggal 17 Juli 2016

c. Capaian yang terakhir adalah jumlah stakeholder yang memanfaatkan konsultasi kontrak secara tatap muka dan layanan pengambilan kontrak katalog secara terjadwal. Berdasarkan data rekap formulir absensi pengambilan kontrak yang tercatat per tanggal 21 Juni 2016 sebanyak 25 Penyedia yang memanfaatkan Kontrak dan 2 (dua) Penyedia yang memanfaatkan konsultasi kontrak secara tatap muka, namun 1 (satu) penyedia membatalkan pertemuan. 12. Instrumen Monitoring yang Digunakan Salah satu aspek yang penting dan tantangan yang besar dalam proyek perubahan ini adalah keberlangsungan proyek meskipun Diklat PIM telah berakhir. Beberapa instrumen yang diperlukan untuk menjawab tantang tersebut diantaranya: a. Penerbitan SK Tim Pengelola Fitur Layanan Informasi yang berlaku di internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog; b. Penerbitan Surat Nomor 4694/D.2.2/06/2016 yang ditujukan ke Asosiasi Gabungan Perusahaan Alat-Alat Kesehatan dan Laboratorium (GAKESLAB); c. Penerbitan Nota Dinas Direktur Pengembangan Sistem Katalog Nomor: 2913/D.2.2/06/2016 ditujukan kepada Direktur

Halaman 65 dari 67

Advokasi dan Penyelesaian Sanggah Wilayah II sebagai Koordinator PTSP; d. Integrasi sistem pra katalog dengan aplikasi layanan informasi; e. Rapat Evaluasi Akhir bersama key patners; dan f. Instrumen pendukung berupa Formulir Kontrol layanan berupa Daftar Hadir Penyedia dan form kuesioner untuk menjaring masukan dari stakeholder.

Halaman 66 dari 67

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN Proyek perubahan ini dilaksanakan dalam 3 (Tiga) tahap utama dari seluruh rangkaian kegiatan yaitu perencanaan, installment, dan adoption yang dilakukan selama kurang lebih 2 (dua) sampai dengan 3 (tiga) bulan. Meningkatnya minat dan usulan produk yang disampaikan baik oleh instansi Pemerintah maupun Penyedia untuk masuk ke dalam e-Katalog, merupakan tantangan tersendiri yang harus dihadapi oleh project leader. Belum lagi melaksanakan tugas utama dan tugas tambahan menjadi salah satu tantangan juga. Tentunya, untuk mendukung agar proses pelaksanaan proyek perubahan ini dapat berjalan dengan baik, maka peran key partners dan key resources menjadi sangat penting. Bagaimana project leader mengelola waktu dan kesempatan di sela-sela kesibukan para key partners dan key resources merupakan pembelajaran yang penting dalam memobilisasi SDM. Dalam kondisi demikian tentunya memerlukan pendekatanpendekatan yang tidak melulu menggunakan pendekatan informal, tetapi juga menggunakan pendekatan inter-personal dan teknologi komunikasi yang saat ini berkembang pesat seperti grup whatsapp maupun media komunikasi lainnya. Meskipun mengalami tantangan dan hambatan, project leader merasa bersyukur bahwa layanan informasi pra katalog masih dapat berjalan dengan baik dan Penyedia tetap dapat memanfaatkan aplikasi ini, hal ini dapat dibuktikan melalui kuesioner dan capaian keberhasilan lainnya. Semoga ke depan, pengelolaan dan pengembangan konten maupun fitur aplikasi menjadi lebih baik lagi. B. SARAN Agar aplikasi ini dapat berjalan secara berkesinambungan maka ke depan aplikasi ini maupun konsep idenya perlu digabungkan dengan aplikasi pra katalog yang saat ini masih dalam tahap pengembangan. Aplikasi pra katalog memuat proses bisnis pra katalog dimulai dari pengelolaan usulan, riset, proses pemilihan penyedia, sampai dengan proses penayangan, sehingga para stakeholder lebih optimal merasakan manfaat layanan informasi tersebut.

Halaman 67 dari 67