BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi dewasa ini berlangsung sangat pesat
sehingga menimbulkan tantangan dan sekaligus memberikan peluang bagi dunia kearsipan. Dampak dari perubahan tersebut terjadinya pergeseran tata kehidupan dunia yang memasuki abad informasi dengan penemuan dan pengembangan teknologi informasi. Sebagaimana kita ketahui, bahwa arsip adalah rekaman informasi yang dibuat atau diterima dan dipelihara sebagai bukti dari aktivitas suatu organisasi. Dalam kaitannya dengan kegiatan pemerintah, arsip merupakan sumber bukti dan informasi yang outentik dalam menunjang penyelenggaraan pemerintah. Oleh karena itu, maka informasi yang terekam dalam arsip diberbagai media perlu dikelola dengan baik sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. Pengelolaan arsip yang baik akan dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas pelayanan, memperlancar program kerja , mengurangi biaya administrasi juga mendukung pelaksanaan misi organisasi sesuai peraturan perundang- undangan yang berlaku. Agar arsip dapat dikelola dengan baik, maka diperlukan sumber daya manusia yang secara khusus mengelola kearsipan. Sejalan
dengan
perkembangan
teknologi
informasi
serta
peningkatan
pengelolaan arsip sebagai sumber informasi, maka pemerintah melalui Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/3/M.PAN/3/2009 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya
telah menetapkan pekerjaan di
bidang kearsipan sebagai profesi dan tenaga pelaksanaannya disahkan sebagai pejabat Fungsional Arsiparis. Arsiparis sebagai tenaga profesional semakin dituntut untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam pengelolaan arsip, tanggap terhadap segala perkembangan
yang terjadi terutama berkaitan dengan perkembangan teknologi
informasi. Disisi lain, pembinaan arsiparis harus terus ditingkatkan sehingga terciptanya peningkatan kinerja bagi Arsiparis yang pada akhirnya betul- betul tercipta Arsiparis profesional.
1
B.
Deskripsi Singkat Modul ini menyampaikan materi tentang jabatan fungsional Arsiparis terutama tugas pokok, fungsi, dan ketentuan menjadi Arsiparis serta Penetapan Angka Kredit.
C.
Kompetensi yang Diharapkan Setelah mengikuti pembelajaran Modul ini peserta diharapkan memahami tugas pokok, fungsi, persyaratan dan ketentuan jabatan fungsional arsiparis.
D.
Indikator Hasil Belajar Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran Modul ini peserta mampu : 1. Memahami Pengertian Fungsional Arsiparis rumpun jabatan, kedudukan dan tugas pokok Fungsional Arsiparis 2. Memahami Unsur dan sub unsur kegiatan Fungsional Arsiparis 3. Memahami Jenjang jabatan dan Pangkat Fungsional Arsiparis 4. Memahami Rincian kegiatan dan unsur yang dinilai dalam memberikan angka kredit. 5. Memahami Pengangkatan dalam Jabatan Fungsional Arsiparis
2
BAB II PROFESI KEARSIPAN
A. Pengertian Kegiatan kearsipan di Indonesia telah dilakukan sejak zaman dahulu, profesi Arsiparis dikenal pada sekitar tahun 1892 dengan diangkatnya Van Der Chijs sebagaai Arsiparis pertama di Indonesia yang mengelola arsip Sekretrariat Negara pada masa Hindia Belanda. Pemberian nama Arsiparis berasal dari bahasa Belanda, archivaris yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan sebagai archivist yakni orang yang bekerja dalam bidang kearsipan . Kata Arsiparis sendiri tidak ditemukan dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh W.J.S Poerwadarminta yang diolah kembali oleh pusat pembinaan dan pengembangan bahasa Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (1999) maupun dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh Prof.Dr.J.S. Badudu dan Prof. Sutan Mohammad Zein (1996). Arsiparis adalah Jabatan Fungsionil dibidang kearsipan, Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam satu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan/atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri. Penyebutan kata Arsiparis muncul pertama kali pada surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Negara Nomor 36 tahun 1990 tentang angka kredit bagi jabatan Arsiparis, ketika pemerintah mulai mengakui adanya profesi fungsional tersebut. Arsiparis dikatakan adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah, tidak termasuk dalam kegiatan mengurus, memberkaskan dan mengelola arsip aktif. Pengertian ini kemudian disempurnakan kepada
keputusan
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor
09/
KEP/M.PAN/2/2002 tentang jabatan fungsional arsiparis dan angka kreditnya bahwa Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Penyempurnaan ini dilakukan sejalan dengan perubahan pengertian tentang kegiatan kearsipan pada surat edaran bersama kepala ANRI dan kepala BAKN Nomor
3
01/SEB/1990 dan Nomor 46/SE/1990 tentang angka kredit bagi jabatan arsiparis disebutkan bahwa kegiatan kearsipan adalah kegiatan dalam bidang pembinaan, pengelolaan dan pelayanan kearsipan, penilaiaan dan penyeleksian arsip, serta pemasyarakatan kearsipan. Keputusan Menpan yang baru memberikan pengertian mengenai kegiatan kearsipan secara lebih luas yaitu proses
kegiatan
yang
berkesinambungan dalam pengelolaan arsip melalui berbagai bentuk media rekam dimulai dari proses penciptaan, pengelolaan informasi dan penggunaan, pengaturan, dan penyusutan sampai dengan proses pelestariaannya dan kegiatan pembinaannya. Seperti halnya pejabat struktural dalam suatu lembaga/ instansi pemerintah, Pejabat Fungsional Arsiparis memperoleh tunjangan jabatan yang disesuaikan dengan tingkat atau jenjang jabatan yang ada tunjangan jabatan ini dikeluarkan pertama kali melalui Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1995 tentang tunjangan Arsiparis.
B. Perbedaan Kegiatan Fungsional Dengan Kegiatan Manajerial Dalam pelaksanaan tugas-tugas penyelenggaraan pemerintahan terdapat dua macam kegiatan, yakni kegiatan manajerial dan kegiatan teknis. Kegiatan manajerial adalah kegiatan yang sifatnya mengatur dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok suatu unit. Pengendalian kegiatan ini dilaksanakan dalam suatu pembagian pelaksanaan tugas, sesuai dengan tingkatan tanggungjawab eselonisasi. Oleh karenanya kegiatan kegiatn manajerial ini disebut dengan kegiatan structural dan pelaksana kegiatan-kegiatan manajerial dinamakan pejabat structural. Kegiatan teknis adalah kegiatan pokok suatu unit yang penyelesaiannya membutuhkan ketrampilan dan atau keahlian tertentu serta bersifat mandiri.Kegiatan teknis juga merupakan fungsi dari suatu unit atau satuan organisasi.Oleh karenanya kegiatan teknis ini disebut sebagai kegiatan fungsional dan pelaksana kegiatan-kegiatan teknis ini dinamakan pejabat fungsional. Berdasarkan pembedaan diatas, posisi jabatan fungsional adalah sebagai pelaksana teknis suatu kegiatan .
4
C. Pengertian dan Kedudukan Arsiparis Salah satu kegiatan teknis dari penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan adalah kegiatan kearsipan. Terbitnya Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. Per/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional dan Angka Kreditnya merupakan pengakuan resmi bahwa kegiatan teknis kearsipan pada instansi pemerintah adalah kegiatan fungsional dan sekaligus merupakan pengakuan bahwa kegiatan kearsipan adalah suatu profesi. Dalam
Keputusan
Menteri
Negara
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
No.
Per/3/M.PAN/3/2009 menyebutkan bahwa : 1. Arsiparis adalah Jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh Pejabat yang berwenang. 2. Jabatan fungsional arsiparis termasuk dalam rumpun Arsiparis Pustakawan dan yang berkaitan. 3. Arsiparis berkedudukan sebagai pelaksanaan teknis fungsional dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. 4. Arsiparis adalah jabatan karier yang hanya dapat diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil. Kegiatan-Kegiatan
teknis
Fungsional
kearsipan
yang tercantum
dalam
PER/3/M.PAN/3/2009 yang dapat dinilai angka kreditnya adalah : 1. Pendidikan terdiri dari: a) Pendidikan sekolah dan memperoleh ijazah/ gelar. b) Pendidikan dan pelatihan fungsional dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan dan memperoleh surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan (STTPP) atau sertefikat. c) Pendidikan dan pelatihan prajabatan dan memperoleh Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) atau sertefikat. 2. Pengelolaan arsip terdiri dari: a) Ketatalaksanaan kearsipan b) Pengolahan arsip c) Perawatan dan pemeliharaan arsip
5
d) Pelayanan kearsipan e) Publikasi kearsipan 3. Pembinaan kearsipan a) Bimbingan dan supervisi kearsipan b) Akreditasi dan sertifikasi kearsipan 4. Pengembangan profesi Arsiparis terdiri atas: a) Membuat karya tulis/ karya ilmiah dibidang kearsipan b) Menyusun standar/ pedoman kearsipan c) Menemukan teknologi tepat guna dibidang kearsipan d) Uji kompetensi e) Penerjemahan/ penyaduran buku dan bahan lainnya dibidang kearsipan 5. Penunjang tugas Arsiparis terdiri atas: a) Pengajar/ pelatih dibidang kearsipan b) Mengikuti bimbingan dibidang kearsipan c) Peran serta dalam seminar/ lokakarya dibidang kearsipan d) Keanggotaan dalam organisasi profesi arsiparis e) Keanggotaan dalam tim Penilai Jabatan fingsional Arsiparis f) Perolehan penghargaan/ tanda jasa g) Perolehan gelar kesarjanaan lainnya
D. Peraturan Bidang Jabatan Arsiparis 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994, tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil. 3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2007 tentang Tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis. 4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 87 tahun 1999 tentang Rumpun Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil. 5. Peraturan
Menteri
PER/3/M.PAN/3/2009
Negara
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor
tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka
Kreditnya.
6
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Th. 2010 tentang Rincian Bukti Kerja Arsiparis. 7. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor.KP 30.6/069/36/191 tanggal 2 September 1991 tentang Petunjuk dan Prosedur Pengangkatan bagi Pelaksanaan Penyesuaian dalam jabatan dan angka kredit Arsiparis. 8. Keputusan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 1992 tanggal 25 Juni 1991, tentang Prosedur dan Petunjuk Pelaksanaan Pembinaan bagi Jabatan Arsiparis. 9. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 Tahun 2004 tentang Tata Kerja Tim Penilai dan Tata Cara _Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis. 10. Surat Edaran Bersama Kepala Arsip Nasional RI dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 03 Tahun 2002 dan Nomor 15 Tahun 2002 tentang Petunjuk Pelaksanaan Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. 11. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor.KP.30.6/174/1992 tanggal 17 Februari 1992, Perihal Tim Penilai Instansi. 12. Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor.SE.77/PB/2007 Tentang Tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis.
E. Keuntungan Terselenggaranya Jabtan Fungsional Keuntungan terselenggaranya Jabatan Fungsional bagi Pegawai Negeri Sipil adalah : 1. Sebagai alternative atau jalan keluar bagi PNS yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menduduki jabatan structural 2. Untuk mengatasi kenaikan pangkat yang berhenti(mentok) karena latar belakang pendidikan(ijazah) karena tingkatan jabatan (eselon) atau karena tidak boleh mendahului pangkat atasan/pimpinan. 3. Adanya kesempatan untuk menempuh kenaikan pangkat pilihan(percepatan kenaikan pangkat) yaitu satu kali dalam dua tahun. 4. Adanya jaminan jenjang karir yang jelas. Selama seorang pejabat fungsional mampu bekerja dan dapat mengumpulkan angka kredit yang dipersaratkan maka karirnya, baik pangkat maupun jabatannya akan terus naik sesuai dengan tingkat jabatannya. 5. Dibebaskan dari keharusan mengikuti ujian dinas tingkat III.
7
6. Adanya pemerataan kesejahteraan berupa tunjangan jabatan. 7. Kemungkinan adanya penambahan batas usia pensiun karena profesionalitasnya. 8. Menjadi jaminan adanya peluang untuk berkreasi secara mandiri dan bersaing untuk berprestasi secara sehat.
F. Jenjang Jabtan dan Pangkat Fungsional Arsiparis Jabatan fungsional Arsiparis terdiri dari jabatan tingkat terampil dan jabatan tingkat ahli. Jenjang jabatan Fungsional Arsiparis disusun berdasarkan suatu jenjang jabatan sesuai dengan jumlah angka kredit yang dipersaratkan untuk dikumpulkan pada jenjang itu. Jabatan Arsiparis Tingkat Ketrampilan dibagi/dibedakan dalam 3 (tiga) jenjang yaitu :
Pengatur Pengatur tingkat I Penata Muda Penata Muda Tk I
Gol / Ruang II/c II/d III/a III/b
Penata Penata Tingkat I
III/c III/d
Pangkat
Jabatan Arsiparis pelaksana Arsiparis pelaksana lanjutan Arsiparis penyelia
Angka Kredit 20 20 20 50
Angka Kumulatif 60 80 100 150
50 100
200 300
Sedangkan jabatan Arsiparis tingkat Keahlian dibagi/dibedakan dalam 4 (empat) jenjang yaitu : Pangkat Penata Muda Penata Muda Tk I Penata Penata Tk I Pembina Pembina Tk I Pembina Utama Muda Pembina Utama Madya Pembina Utama
Gol / Ruang III/a III/b III/c III/d IV/a IV/b IV/c IV/d IV/e
Jabatan Arsiparis Pertama Arsiparis Muda Arsiparis Madya
Arsiparis Utama
8
Angka Kredit 50 50 100 100 150 150 150 200 200
Angka Kumulatif 100 150 200 300 400 550 700 850 1050
G. Unit Kerja Struktural Pembina Profesi Arsiparis Pembinaan Profesi Arsiparis pada suatu instansi yang memiliki Unit Kearsipan menjadi beban dan tanggung jawab Unit Kearsipan tersebut. Yang dimaksud dengan Unit Kearsipan disini adalah Unit Kerja pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan di Pusat dan di Daerah baik secara structural maupun Fungsional melakukan kegitan kearsipan.Unit Kerja setingkat eselon II yang biasanya berfungsi sebagai Unit Kearsipan adalah Biro Umum. Di Daerah Propinsi adalah Badan Arsip Daerah dan di Daerah kabupaten/Kota adalah Kantor Arsip Kabupaten/Kota atau nama lain untuk itu.
H. Tempat Kerja Arsiparis. Pada dasarnya, Arsiparis sebagai Pelaksana tugas-tugas teknis operasional di bidang kearsipan harus ditempatkan pada Unit Kerja Teknis Kearsipan, yaitu unit kerja yang secara fungsional melaksanakan kegiatan kearsipan. Lahan kerja Arsiparis secara sederhana
adalah mengelola rekaman kegiatan
organisasi, administrasi dan penyusunan peraturan pengelolaannya yang tersebar di hampir seluruh unit kerja suatu instansi.Oleh karenanya secara logika seorang Arsiparis tidak terikat oleh struktur arganisasi dan dapat bekerja pada suatu unit kerja yang melaksanakan kegiatan kearsipan, bahkan seorang Arsiparis dapat bekerja diluar instansinya sebagaimana jabatan dokter dapat bekerja diluar Puskesmasnya.
9
BAB III TATA CARA PENGUMPULAN ANGKA KREDIT
A. Beberapa Pengertian 1. Buku kerja Arsiparis adalah jurnal dan atau catatan harian Arsiparis mengenai kegiatan pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, pengembanngan profesi kearsipan, dan penunjang kegiatan yang dilakukannya, keikutsertaannya dan kegiatan kearsipan atau bimbingan yang diterimanya. 2. Surat Pernyataan Telah Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan, adalah sejenis teks yang berisi daftar rincian kegiatan diklat diikuti dan satuan hasilnya yang diikuti Arsiparis pada periode tertentu. 3. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip adalah sejenis teks yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari kegiatan pengelolaan arsip yang telah dilakukan atau selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode tertentu. 4. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan adalah sejenis teks yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil kegiatan pembinaan kearsipan yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode tertentu. 5. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan adalah sejenis tek yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari kegiatan pengembangan profesi kearsipan yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode tertentu. 6. Surat Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan adalah sejenis teks yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari pelaksanaan penunjang kegiatan kearsipan yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode tertentu. 7. Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Menteri, Jaksa Agung, Sekretaris Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil Presiden,Kepala Kepolisian Negara, Pimpinal Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan di Daerah Provinsi dan Bupati/Walikota di daerah Kabupaten/Kota.
10
8. Pejabat Pembuat Pernyataan adalah pejabat struktural yang secara langsung memberikan tugas-tugas kearsipan atau mengetahui pelaksanaan kegiatan kearsipan yang dlakukan Arsiparis. Pejabat dimaksud ada kalanya memiliki berkedudukan sebagai atasan langsung Arsiparis atau pejabat tempat Arsiparis bersangkutan bekerja atau ditugaskan. 9. Pejabat Pengusul adalah pejabat yang berwenang mengusulkan Usul Penetapan Angka Kredit kepada Pejabat Pembina Kepegawaian. 10. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) adalah sejenis teks yang memuat uraian seluruh kegiatan kearsipan yang dilakukan Arsiparis dan diusulkan angka kreditnya sesuai dengan jumlah/volume kegiatannya secara kuantitatif untuk diperiksa, dinilai, dan diberikan angka kredit oleh Tim Penilai.
B. Perhitungan Angka Kredit Perhitungan Angka kredit diperlukan untuk mengetahui seberapa banyak seorang Arsiparis dapat mengumpulkan angka kredit dari kegiatan yang dilakukannya dalam periode tertentu. untuk perhitungan tersebut secara teknis dapat diajukan pertanyaan awal umpamanya kegiatan apa saja yang telah dilakukan seorang Arsiparis dan berapa jumlah atau volume kegiatannya apa satuan hasilnya. Jika telah terdapat jawabnya, maka tinggal mengkalikan jumlah kegiatan tersebut dalam nominal angka kredit standar yang dimuat pada lampiran II keputusan Menpan Nomor PER/3/M.PAN/3/2009
C. Buku Kerja Arsiparis Buku Kerja Arsiparis adalah jurnal atau catatan harian Arsiparis mengenai kegiatan pengelolaan arsip, kegiatan pembinaan kersipan, kegiatan pengembangan profesi kearsipan dan penunjang yang dilakukan Arsiparis, keikutsertaannya dalam kegiatan dan atau bimbingan yang diterimanya. Buku kerja ini pada saat pengumpulan angka kredit menjadi bahan dasar dan rujukan dalam pengisian formulir Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip, Pembinaan Kearsipan, Pengembangan Profesi Kearsipan, dan Penunjang Profesi Kearsipan. Bahkan dalam beberapa kasus, Tim Penilai mendasarkan penilaian yang dilakukannya
kepada buku kerja, atau mencocokan kegiatan yang diusulkan
11
penilaiannya dengan buku kerja yang harus dilampirkan dalam pengumpulan angka kredit.
D. Surat-Surat Pernyataan dan Pejabat Pembuat Pernyataan Dari kegiatan-kegiatan kearsipan dan kegiatan yang dianggap berkaitan dengan kearsipan yang dicatat dalam buku kerja, Arsiparis sendiri harus memilah kegiatan tersebut menjadi 5 (lima) kelompok kegiatan. 1. Kelompok kegiatan pendidikan dituangkan dalam Surat Pernyataan Telah Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Fungsional. 2. Kelompok Kegiatan pengelolaan arsip, dituangkan dalam formulir Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip. 3. Kelompok kegiatan pembinaan kearsipan , dituangkan dalam formulir Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan. 4. Kelompok kegiatan pengembangan profesi Arsiparis dituangkan dalam formulir Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan. 5. Kelompok kegiatan penunjang Tugas Arsiparis dituangkan dalam formulir Surat Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan. Kelima macam surat pernyataan tersebut ditandatangani oleh pejabat struktural tempat Arsiparis bekerja atau tempat Arsiparis ditugaskan, yang tentunya setelah pejabat tersebut memeriksa terlebih dahulu kebenaran isi kelima macam surat pernyataan dimaksud.
E. Pengajuan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK), diisi oleh Arsiparis bersangkutan berdasarkan surat-surat pernyataan yang telah ditandatangani oleh pejabat struktural tempat Arsiparis bekerja atau ditugaskan. DUPAK yang telah diisi kemudian ditandatangani oleh pejabat pengusul untuk diusulkan kepada Pejabat Pembinaan Kepegawaian sebagai Pejabat Penetap. Besaran dan jumlah angka kredit merupakan nilai dan cerminan dari prestasi kerja Arsiparis. Nilai tersebut dihitung sendiri oleh Arsiparis berdasarkan jumlah/kegiatan yang secara kuantitatif dilakukan oleh Arsiparis dalam periode tertentu. Nominal nilai yang
12
dihasilkan dari perhitungan yang dilakukan oleh Arsiparis kemudian dicantumkan dalam kolom-kolom pada DUPAK sesuai lajur dan nama kegiatannya. Jumlah atau volume kegiatannya sendiri tidak disebutkan dalam DUPAK akan tetapi hanya disebutkan dalam surat-surat pernyataan. DUPAK yang diajukan kepada pejabat penetap tersebut dilampiri dengan: 1. Surat Pernyataan Telah Mengikuti Pendidikan 2. Surat Pernyataan Telah Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip; 3. Surat Pernyataan Telah Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan; 4. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan; 5. Surat Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan; 6. Salinan atau rekap dari buku kerja (bila tim penilai memintanya); 7. Bukti-bukti lain yang diminta oleh tim penilai, seperti copy dari satuan hasil kegiatan atau yang lainnya.
F. Pejabat Pengusul Prestasi kerja seorang Arsiparis yang tertuang dalam DUPAK diusulkan oleh pimpinan unit kerja pengusul kepada pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit. Pimpinan unit kerja pengusul dimaksud disebut dengan istilah Pejabat Pengusul. Pada instansi yang memiliki Unit Kearsipan, maka yang bertindak sebagai pejabat pengusul adalah Kepala Unit Kearsipannya. Demikian Pula bagi Pemerintah Provinsi yang memiliki Kantor Arsip Daerah (KAD) atau Badan Arsip Daerah (BAD) yang bertindak sebagai pejabat pengusul adalah Kepala KAD/BAD. Dalam hal sebuah instansi atau Pemerintah Provinsi tidak memiliki Unit Kearsipan atau KAD, atau karena sesuatu dan hal lain Unit Kearsipan KAD/BAD yang ada jauh dari tempat Arsiparis bertugas atau tidak dapat diakses maka Pejabat Struktural setingkat III yang berada pada tempat Arsiparis bertugas dapat bertindak sebagai Pejabat Pengusul. Pejabat eselon III dimaksud umpamanya Kepala Bidang pada Kantor Wilayah, Kepala Kantor pada Pemerintah Kabupaten/Kota, dan eselon III pada Direktorat Jenderal, Sekretaris Jenderal, Inspektorat Jenderal, Kedeoutian, dan sebagainya. Pejabat pengusul sebaiknya memberikan penjelasan dalam bentuk catatan-catatan dalam kolom yang tersedia pada angka Romawi IV formulir DUPAK. Catatan tersebut
13
umpamanya berupa penjelasan kapasitas Arsiparis bersangkutan, dan lahan kerja yang tersedia.
G. Pejabat Penetap Penetapan angka kredit disiapkan oleh Tim penilai dalam sebuah formulir penetapan angka kredit yang lazim disebut PAK. Dalam PAK tersebut dituangkan jumlah angka kredit yang pernah dimiliki Arsiparis, jumlah angka kredit baru hasil perhitungan periode berjalan dan jumlah angka kredit keseluruhan. Penetapan angka kredit juga merekomendasikan mengenai dapat atau tidaknya seorang Arsiparis diusulkan kenaikan pangkat/jabatannya setingkat lebih tinggi dari pangkat/jabatan yang dimilikinya sesuai dengan jumlah angka kredit kumulatif yang dapat dikumpulkannya. PAK ini ditandatangani oleh pejabat penetap yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian. Yang dimaksud dengan pejabat penetap adalah pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Menteri, Jaksa Agung, Sekretaris Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil Presiden,Kepala Kepolisian Negara, Pimpinal Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/tinggi Negara, Gubernur, Bupati/Walikota atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya untuk menetapkan angka kredit bagi Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda di lingkungan instansi masing-masing. Pejabat penetap dan pejabat lain yang ditunjuk pejabat penetap sebagaimana tersebut diatas adalah sama dengan pejabat-pejabat pembina kepegawaian, atau pejabat yang berwenang mengangkat dalam jabatan Arsiparis dan memberhentikan dari jabatan Arsiparis.
14
BAB IV TIM PENILAI A. Tim Penilai Produktivitas Arsiparis diukur dengan angka kredit. Angka Kredit ini dihitung oleh Arsiparis untuk diusulkan kepada Pejabat Penetap dan dihitung kembali oleh sebuah Tim Penilai yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab oleh pimpinan instansi untuk melakukan penilaian terhadap prestasi kerja Arsiparis yang diusulkan. Hasil penilaian ini merupakan sebuah pertimbangan dari Tim Penilai bagi pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit untuk memberikan keputusan mengenai mutasi Arsiparis. Tim Penilai bagi Arsiparis terdiri dari 2 Tim : 1. Tim Penilai Pusat. Tim ini dibentuk oleh pimpinan instansi Pembina jabatan Arsiparis, yaitu pimpinan Arsip Nasional RI. Tim Penilai Pusat memiliki kewenangan untuk melakukan penilaian terhadap prestasi kerja Arsiparis golongan IV a s.d Arsiparis gol. IV/e. atau Arsiparis yang menduduki jabatan Arsiparis Madya s.d Arsiparis Utama.Tim Penilai Pusat berdomisili di Arsip Nasional Republik Indonesia. 2. Tim Penilai Instansi. Tim ini dibentuk oleh pimpinan instansi pengguna jabatan Arsiparis. Tim Penilai Instansi memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan penilaian terhadap prestasi kerja Arsiparis yang menduduki jabatan Arsiparis Pelaksana s.d Arsiparis Penyelia dan Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda di lingkungan instansi masing-masing (gol. II/b s.d gol.III/d).Tim Penilai Instansi ini berdomisili pada instansi pengguna jabatan Arsiparis. Tim Penilai Instansi di daerah dapat disebut dengan nama Tim Penilai Daerah. Pada Pemerintah Propinsi dapat disebut dengan sebutan Tim Penilai Jabatan Arsiparis Propinsi dan Tim Penilai Daerah di Pemerintah Kabupaten /Kota dapat disebut dengan sebutan Tim Penilai Jabatan Arsiparis Kabupaten/Kota.
15
B. Persyaratan Pembentukan Tim Penilai Tim penilai Instansi dan Tim penilai Daerah dapat dibentuk apabila : 1. Pada suatu instansi pengguna Arsiparis terdapat sekurang – kurangnya 15 orang pejabat Arsiparis 2. Tersedia 3 orang Arsiparis yang diangggap memenuhi syarat untuk dapat duduk dalam Tim penilai sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 Bab 3 surat keputusan bersama Kepala ANRI dan Kepala BKL yaitu : a. Memiliki Jabatan/Pangkat serendah-rendahnya sama dengan jabatan/Pangkat Arsiparis yang dinilai. b. Memiliki kompetensi untuk menilai prestasi kerja Arsiparis. c. Dapat aktif melakukan penilaian. Oleh karenanya dalam membentuk Tim Penilai Instansi atau Tim Penilai Daerah factor keahlian dalam profesi Kearsipan menjadi syarat dan pertimbangan utama. Apabila pada Instansi pengguna tidak terdapat PNS yang dianggap ahli di bidang kearsipan maka dapat ditempuh 2 cara : Pertama, Instansi yang bersangkutan dapat meminta tenaga Arsip Nasional RI untuk duduk sebagai Anggota Tim Penilai Instansi. Bahkan Instansi bersangkutan dapat meminta Tim penilai Instansi Arsip Nasional RI bertindak sebagai Tim penilai Instansi dimaksud sampai Instansi bersangkutan memiliki tenaga Tim Penilai yang memenuhi persyaratan. Permintaan dan penunjukan tenaga Arsip Nasional RI untuk menjadi Tim Penilai pada sebuah Instansi Pemda diajukan secara tertulis kepada ANRI dan ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional RI. Kedua, dalam hal Instansi belum dapat memenuhi persyaratan terbentuknya Tim Penilai Instansi, maka Penilaian untuk menetapakan angka kredit dan menentukan tunjang Jabatan bagi seorang Arsiparis dilakukan oleh : (a) Pejabat yang menangani Bidang Kepegawaian. (b) Pejabat selain Arsiapris yang mempunyai kompetensi dalam Bidang Kearsipan. Pendek kata, untuk lebih menjamin terbentuknya Tim Penilai yang diangggap mampu melakukan Penilaian, maka dianjurkan dalam pembentukannya dapat mengakomodir :
16
1. Unsur unit Kepegawaian sebagai unsur yang paling mengerti mengenai pembinaan Kepegawaian. 2. Unsur unit Kearsipan yang paling mengetahui pembinaan kearsipan dan propesi Kearsipan. 3. Mengakomodir sekurang – kurangnya 3 orang Arsiparis dengan Jabatan / Pangkat setingkat dengan Jabatan / Pangkat yang dinilai.
C. Keanggotaan Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Daerah Personalia Tim Penilai Instansi / Tim Penilai Daerah sekurang – kurangnya terdiri dari 7 orang yaitu : 1. Seorang Ketua merangkap Anggota. 2. Seorang Wakil Ketua merangkap Anggota. 3. Seorang Sekretaris merangkap Anggota. 4. Sekurang – kurangnya 4 orang Anggota. Pembentukan Tim Penilai ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian masing – masing Instansi pengguna Arsiparis, yaitu Mentri, Jaksa Agung, Sekretaris Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil Presiden, Kepala Kepolisian Negara, Pimpinan Lembaga Pemerintah non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/ Tinggi Negara, Gubernur dan Bupati / Walikota. Namun demikian Pimpinan Instansi dapat mendelegasikan wewenangnya kepada Pejabat lain yang ditunjuknya dengan sebuah penetapan. Walaupun Tim penilai Instansi/Tim penilai Daerah ditetapkan oleh Pimpinan Instansi, akan tetapi Ketua Tim Penilai Instansi/Daerah terpilih dapat menonaktifkan sementara anggota Tim Penilai Instansi/Daerah apabila anggota Tim dimaksud sedang dinilai atau erhalangan melaksanakan tugas atau mendapatkan tugas lain yang melebihai batas waktu 6 (enam ) bulan.Dalam hal terjadi penonaktifan anggota Tim Penilai, Ketua Tim Penilai dapat mengangkat anggota Tim Penilai Pengganti.Selanjutnya Ketua Tim Penilai dapat mengaktifkan kembali anggota Tim Penilai yang dinonaktifkan apabila alas an-alasan penonaktifan pulih kembali dan apabila tidak digantikan oleh anggota pengganti.
17
Apabila penonaktifan terjadi pada Ketua Tim Penilai Instansi/Daerah maka tugas sebagai Ketua dilaksanakan oleh Wakil Ketua. Demikian pula apabila penonaktifan menimpa Sekretaris Tim Penilai, maka tugas sebagai Sekretaris dilaksanakan oleh Wakil Ketua. Bagi Instansi yang memiliki sejumlah Arsiparis yang penilaiannya mustahil dilakukan oleh Tim Penilai yang hanya terdiri dari 7 orang, pejabat yang berwenang pada instansi bersangkutan dapat membentuk Tim Teknis Penilai Instansi yang berfungsi untuk membantu Tim Penilai Instansi. Umpamanya membentuk Tim Teknis Penilai Instansi pada tiap unit kerja setingkat eselon I yang mendayagunakan lebih dari 15 orang tenaga Arsiparis.
D. Masa Kerja Tim Penilai. Masa kerja Tim Penilai ditetapkan 3 (tiga) tahun. Namun pejabat yang berwenang dapat memberhentikan atau mengganti anggota Tim Penilai sebelum masa jabatannya 3 (tiga) tahun selesai. Oleh karenanya Surat Keputusan pembentukan Tim Penilai dapat dibuat pada setiap tahun sesuai dengan tahun anggaran.
E. Tugas dan Fungsi Penilai 1. Memberikan pertimbangan dalam pembinaan profesi kearsipan di instansinya. 2. Mengkoordinasikan antara kegiatan struktural di bidang kearsipan dengan kegiatan arsiparis. 3. Melakukan penelitian dari sisi adminstrasi terhadap Daftar Usul Penetapan Angka Kredit dan bukti – bukti kerja yang diajukan Arsiparis. 4. Meberikan penilaian terhadap hasil kerjadan prestasi kerja Arsiparis. 5. Melakukan penilaian dan penghitungan / penetapan Angka Kredit bagi Arsiparis Pelaksana s.d Arsiparis Penyelia dan Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda dilingkungan Instansinya. 6. Mengajukan usul penetapan Angka Kredit Kepada Pejabat Berwenang menetapkan Angka Kredit.
18
F. Sekretaris Tim Penilai 1. Pengertian. Sekretaris Tim Penilai adalah sekelompok Personalia yang menjadi pendukung Fasilitatif bagi tertselenggaranya Penilaian prestasi kerja Arsiparis. 2. Fungsi Sekretariat Tim Penilai berfungsi sebagai : a. Unsur bantu Administratif bagi Tim Penilai. b. Unsur Bantu Teknis Pelaksanaan Penilaian. c. Pengelola Administrasi Tim Penilai. d. Koordinator bagi Tim Penilai Instansi Gabungan. e. Pembina Hubungan dengan Sekretariat Tim Penilai Pusat ( ANRI ) danb Tim Penilai Jabatan Arsiparis pada Instansi Lain. 3. Tugas a. Memfasilitasi Tim Penilai dalam melaksanakn Tugas Penilaian, baik sabelum maupun sesudah Penilaian. b. Memfasilitasi Tim Penilai dalam monitoring Arsiparis. c. Mengkoordinasikan Penilaian bagi Arsiparis yang Penilaian prestasi kerjanya digabungkan/ di titipkan.
19
BAB V PENGANGKATAN DALAM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
A. Pejabat yang berwenang mengangkat dalam jabatan Arsiparis Adalah pejabat yang berwenang sesuai dengan peraturan perundang- undangan. 1. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat untuk pertama kali dalam jabatan Arsiparis tingkat terampil harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. Berijazah diploma III bidang kearsipan, atau b. Berijazah diploma III bidang ilmu lain sesuai kualifikasi yang ditentukan untuk jabatan Arsiparis c. Pangkat paling rendah pengatur ,golongan ruang II/c; dan d. Setiap unsur penilaiaan prestasi pekerjaan dalam daftar penilaiaan pelaksanaan pekerjaan (DP 3) paling kurang bernilai baik dalam 1 (satu) tahun terakhir.. 2. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat untuk pertama kali dalam jabatan Arsiparis tingkat ahli harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. Berijazah sarjana (S1)/ diploma IV bidang kearsipan ; atau b. Berijazah sarjana (S1)/ diploma IV bidang ilmu lain sesuai kualifikasi yang ditentukan untuk jabatan Arsiparis c. Pangkat paling rendah penata muda golongna ruang III/a ; dan d. Setiap unsur penilaiaan prestasi pekerjaan dalam daftar penilaiaan pelaksanaan pekerjaan (DP3) paling kurang bernilai baik dalam 1(satu )tahun terakhir. 3. Pengangkatan Arsiparis sebagaimana pengangkatan yang dilakukan untuk mengisi lowongan formasi jabatan Arsiparis melalui pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) 4. Kualifikasi pendidikan untuk jabatan fungsional ditentapkan lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional RI selaku pimpinan Instansi Pembina Jabatan Funfsional Arsiparis. 5. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagaiamana sebelum diangkat harus mengikuti dan lulus diklat pengangkatan dalam Jabatan Fungsional Arsiparis.
20
Disamping syarat diatas pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan Arsiparis dilaksanakan sesuai formasi jabatan Fungsional Arsiparis dengan ketentuan sebagai berikut: a. Pengangkatan PNS pusat dalam jabatan Arsiparis dilaksanakan sesuai dengan formasi jabatan fungsional Arsiparis yang ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara setelah mendapat pertimbangan teknis kepala Badan Kepegawaian Negara. b. Pengangkatan PNS daerah dalam jabatan Arsiparis dilaksanakan sesuai dengan formasi jabatan Fungsional Arsiparis yang ditetapkan oleh kepala daerah masingmasing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara setelah mendapat pertimbangan teknis Kepala Badan Kepegawaian Negara. Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dari jabatan lain ke dalam jabatan Arsiparis dapat dipertimbangkan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Memenuhi syarat sebagaimana ketentuan tersebut di atas b. Mengalami pengalaman dibidang Kearsipan paling kurang dua tahun. c. Usia paling tinggi 50 (lima puluh) tahun d. Telah mengikuti dan lulus diklat pengangkatan dalam jabatan Fungsional Arsiparis yang dipersyaratkan ; dan e. Setiap unsur penilaian prestasi pekerjaan dalam Daftar Penilaiaan Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) paling kurang bernilai baik dalam satu tahun terakhir Pangkat yang ditetapkan bagi PNS adalah sama dengan pangkat yang dimilikinya dan jenjang jabatan ditetapkan sesuai dengan jumlah angka kredit yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit dan Jumlah angka kredit ditetapkan dari unsur utama dan unsur penunjang. Arsiparis tingkat terampil yang memperoleh ijazah sarjana (S1)/ diploma IV dapat diangkat dalam jabatan Arsiparis Tingkat Ahli, apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Tersedia formasi untuk jabatan Arsiparis tingkat ahli b. Telah mengikuti dan lulus diklat fungsional Arsiparis Tingkat Ahli; dan c. Memenuhi jumlah angka kredit kumulatif yang ditentukan.
21
Arsiparis tingkat terampil yang akan beralih menjadi Arsiparis Tingkat Ahli diberikan angka kredit sebesar 65% angka kredit kumulatif yang berasal dari unsur utama ditambah angka kredit ijazah (S1)/ Diploma IV yang sesuai kompetensi dengan tidak memperhitungkan angka kredit dari kegiatan penunjang.
B. Kenaikan Pangkat/Jabatan. Arsiparis yang dapat mengumpulkan angka kredit kumulatif yang dipersaratkan untuk kenaikan pangkat dan telah mendapatkan PAK yang ditandatangani oleh pejabat penetap dapat diajukan oelh bagian kepegawaian untuk dinaikkan dalam pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi dari pangkat/jabatan yang dipangkunya.. Keputusan dapat dinaikkan atau tidaknya seorang Arsiparis dalam Pangkat setingkat lebih tinggi ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian(pimpinan instansi) setelah mendapat persetujuan kenaikan pangkat dari Kepala BKN, Apabila Arsiparis tersebut berada pada golongan antara III/a s.d IV/a Sedangkan bagi Arsiparis yang telah menduduki golongan ruang IV/b,IV/c dan IV/d ditetapkan dengan Keputusan Presiden setelah mendapat pertimbangan teknis dari Kepala BKN atau oleh Pejabat Pembina Kepegaweaian Daerah setelah mendapat pertimbangan teknis
dari Kepala kantor Regional BKN
yang bersangkutan.
Adapun keputusan dapat diangkat atau tidaknya seorang Arsiparis dalam jabatan setingkat lebih tingggi ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian setelah terbitnya Keputusan pengangkatan dalam pangkatnya yang baru.Dengan kata lain jabatan seorang Arsiparis dapat dinaikkan ke jenjang lebih tinggi setelah Pangkat Arsiparis tersebut naik.
C. Pembebasan Sementara dari Jabatan Arsiparis Pembebasan sementara dari jabatan Arsiparis dilakukan apabila : a. Dalam jangka waktu 5 (lima) tahun sejak diangkat dalam pangkat terakhir tidak dapat mengumpulkan angka kredit yang ditentukan untuk kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi dari : 1) Arsiparis Pelaksana, pangkat Pengatur Muda Tingkat I, golongan ruang II/c sampai dengan Arsiparis Penyelia, pangkat Penata golongan III/c; dan
22
2) Arsiparis Pertama, pangkat Penata Muda, golongan ruang III/a sampai dengan Arsiparis Utama, pangkat Pembina Utama Madya golongan ruangan IV/d. a. Setiap 1 (satu) tahun sejak diangkat dalam pangkat/jabatan terakhir tidak dapat mengumpulkan angka kredit sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) point bagi Arsiparis Penyelia pangkat Penata tingkat I, golongan ruang III/d; b. Arsiparis Utama, Pangkat Pembina Utama Golongan ruang IV/e, dibebaskan sementara dari jabatan apabila dalam waktu satu tahun sejak menduduki jabatan/pangkat tidak dapat mengumpulkanangka kredit paling rendah 25(dua puluh lima) dari kegiatan tugas pokok. c. Sedang ditugaskan di luar jabatan Arsiparis; atau d. Sedang menjalankan tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan; atau e. Dijatuhi hukuman Disiplin PNS berdasarkan PP Nomor 30/1980 dengan tingkat hukuman disiplin sedang atau tingkat hukuman disiplin berat; atau f. Diberhentikan sementara sebagai PNS berdasarkan PP No. 4/1966; atau g. Sedang menjalani cuti diluar tanggungan negara, kecuali cuti di luar tanggungan sementara untuk persalinan keempat dan seterusnya.
D. Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis 1. Arsiparis diberhentikan dari jabatannya, apabila : a. Tidak dapat mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan dalam waktu 1 (satu) tahun sejak pembebasan sementara karena tidak dapat mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan dalam tempo 5 (lima) tahun. b. Tidak dapat mengumpulkan angka kredit 10 point dalam waktu satu tahun setelah pembebasan sementara bagi Arsiparis Penyelia, pangkat Penata Tingkat I golongan ruang III/d. c. Dijatuhi hukuman disiplin PNS berdasrkan PP Nomor 30 tahun 1980 dengan tingkat hukuman disiplin berat dan telah mempunyai kekuatan hukum yang tetap.
23
2. Pemberhentian dari jabatan Arsiparis, ditetapkan dengan keputusan pejabat yang berwenang, dengan langkah sebagai berikut: a. Tim penilai membuat deskripsi mengenai posisi Arsiparis. Posisi Arsiparis dimaksud adalah keadaan Arsiparis yang menjadi sebab (alasan) adanya pemberhentian dari jabatan. b. Langkah kedua, deskripsi tersebut dituangkan kedalam sebuah catatan (memo) yang diajukan kepada pimpinan serta dilampiri konsep Surat Keputusan Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis. c. Langkah ketiga, pimpinan Instansi mengeluarkan
Surat keputusan
Pemberhentian dari jabatan Arsiparis d. Keputusan tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan, sedangkan tembusannya disampaikan kepada Kepala BKN Up. Deputi Bidang Informasi Kepegawaian, KPKN setempat, Ketua Tim Penilai dan pejabat yang menetapkan angka kredit. e. Arsiparis yang diberhentikan dari jabatannya, tidak dapat diangkat kembali dalam jabatan Arsiparis.
24
BAB VI ETIKA PROFESI ARSIPARIS
Arsip adalah rekaman informasi yang dibuat atau diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi/individu sebagai bukti dari aktivitas organisasi yang bersangkutan. Dalam kaitannya dengan bidang pemerintahan, arsip merupakan sumber bukti dan informasi
yang
sangat
penting
dalam
menunjang
pelaksanaan
Administrasi
Pemerintahan. Oleh karena Arsip sebagai sumber informasi yang sangat penting, maka harus dikelola dengan baik. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya dapat menigkatkan produktifitas dan kualitas pelayanan, memperlancar program kerja, serta mengurangi biaya administrsi saja, melainkan juga agar lembaga tersebut dapat menjalankan misinya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Agar arsip lembaga dapat dikelola dengan baik, maka diperlukan sumber daya manusia yang yang bertugas secara khusus mengelola kearsipan. Sepanjang sejarah pemerintahan di Indonesia, sumber daya manusia kearsipan hampir diidentikkan dengan petugas gudang atau pekerja buangan yang bergelut dengan kertas-kertas dan debu, sehingga keberadaannya tidak diperhitungkan. Keberadaan sumber daya manusia dibidang kearsipan mengalami perubahan sejak diterbitkannya Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 36 tahun 1990, tentang angka kredit bagi Jabatan Arsiparis. Dengan Keputusan tersebut, pekerjaan kearsipan diakui sebagai profesi, dan tenaga pelaksanaannya disahkan sebagai Pejabat Fungsional Arsiparis. Pengakuan
pemerintah
terhadap
Profesi
Arsiparis
merupakan
sebuah
penghormatan. Namun demikian pengakuan tersebut sekaligus menjadikan suatu tantangan tersendiri, sebab predikat profesi dalam pelaksanaan tugasnya tidak hanya sekedar melakukan pekerjaan kearsipan saja, melainkan harus berdasarkan persyaratan atau kriteria sebuah profesi. Salah satu persyaratan sebagai suatu profesi tersebut adalah memiliki Etika Profesi/Kode Etik Profesi.
25
A. Pengertian Etika Profesi Ilmu pengetahuan, teknologi, maupun informasi merupakan benda mati yang bisa digunakan oleh manusia untuk berbagai kepentingan. Manusia yang menentukan apakah ilmu pengetahuan, teknologi dan informasi tersebut untuk tujuan baik atau tidak. Oleh karena itu diperlukan standar/norma untuk menentukan suatu hal tersebut baik, tidak baik, terpuji atau tercela. Dalam ilmu filsafat hal tersebut dikatakan sebagai etika. Jadi etika merupakan ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang buruk. Etika sebagai suatu ilmu yang normatif dengan sendirinya berisi norma dan nilai-nilai yang dapat digunakan oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari. Sedangkan etika profesi adalah sistem norma, nilai, aturan yang secara tegas menyatakan apa yang benar atau baik, dan apa yang tidak benar dan tidak baik bagi kalangan profesional. Dalam konteks pemerintahan, sebagaimana ditegaskan dalam Perauturan Pemerintah RI nomor 16 tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil dijelaskan, bahwa etika profesi adalah normanorma atau kaidah-kaidah yang ditetapkan oleh disiplin ilmu dan organisasi profesi yang harus dipatuhi oleh pejabat fungsional di dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya. Etika sifatnya praktis, normatif, dan fungsional sehingga dengan demikian bagi suatu ilmu yang langsung berguna didalam kehidupan sehari-hari. Etika dapat menjadi asas dan menjiwai norma-norma dalam kehidupan bermasyarakat, disamping memberikan penilaian terhadap corak perbuatan seseorang sebagai manusia. Etika menyangkut penilaian baik buruknya perbuatan/tingkah laku seseorang. Etika dapat dipelajari seseorang. Akan tetapi belajar etika tidak sama dengan belajar ilmu yang lainnya. Sebagai contoh seseorang yang mempelajari bahasa sampai bergelar doktor dalam bidang bahasa, maka dengan sendirinya dapat disebut dengan ahli bahasa. Keahliannya itu identik dengan pribadinya. Hal ini berbeda dengan ilmu etika. Seseorang yang telah ahli dalam ilmu etika bahkan sampai bergelar doktor dibidang etika belum merupakan jaminan bahwa gelarnya sudah indentik dengan perilakunya dan keagungan budi pekerti yang dimilikinya. Dengan kata lain seorang profesor etika belumlah dapat manjamin bahwa akhlak dan perbuatannya sudah beretika. Etika profesi ditetapkan dan disusun oleh organisasi profesi sehingga setiap organisasi profesi mempunyai etika profesi yang berbeda-beda. Etika profesi kedokteran ditetapkan oleh Ikatan Dokter
26
Indonesia (IDI), etika profesi akuntansi ditetapkan oleh Asosiasi Akuntansi Indonesia. Begitu pula etika profesi kearsipan harus ditetapkan oleh organisasi pengelola arsip Indonesia. Etika profesi bagi seorang profesional adalah unsur mutlak yang harus ditegakkan sebelum seseorang menjalankan profesi tertentu layak menyandang predikat profesional. Ketentuan tersebut telah diterima sebagai keniscayaan yang harus dipenuhi. Namun demikian, dalam prakteknya keniscayaan tersebut sering kali belum dijalankan atau bahkan dilanggar. Oleh karenanya pelanggaran terhadap etika profesi ini harus secara tegas diputuskan oleh organisasi profesi, karena pelanggar etika profesi tidak diadili oleh pengadilan, melainkan oleh Mejelis Kode Etik Profesi. Etika profesi sifatnya tidak kaku, karena dapat berubah sesuai dengan perkembangan jaman. Ketaatan tenaga profesioanl terhadap etika profesi merupakan ketaatan naluriah yang telah bersatu dengan pikiran, jiwa, dan perilaku tenaga profesional. Jadi, ketaatan itu terbentuk dari masing-masing orang bukan karena paksaan. Dengan demikian tenaga profesional merasa bila ia melanggar etika profesinya sendiri, maka profesinya akan rusak dan yang rugi adalah dirinya sendiri.
B. Pengertian Profesi Istilah pekerjaan dengan profesi hampir mirip namun sesungguhnya istilah tersebut sangat berlainan. Istilah pekerjaan merupakan setiap kegiatan yang menghasilkan ataupun tidak menghasilkan upah. Profesi merupakan suatu pekerjaan yang memenuhi syarat tertentu serta pengertian khusus. Profesi berasal dari kata profess yang artinya saya mengakui, pengakuan. Istilah ini sudah ada dalam kosa kata inggris sejak abad ke 12 sebagai bagian dari ibadah agama katolik.pada awalnya istilah profess berarti mengakui atau pengakuan dosa yang dilakukan oleh umat kepada pastor dan biarawan. Pastor/ biarawan menerima pengakuan dosa karena profesinya mereka memperoleh pendidikan khusus, pengetahuan khusus mempunya kode etik serta melakukan tugasnya secara sungguh- sungguh. Istilah profesi kemudian lebih berkembang lagi sejak munculnya revolusi industri membutuhkan banyak tenaga manusia yang memerlukan keahlian khusus yang disebut profesi. Pada waktu itu pengertian profesi mengacu kepada orang yang memiliki keterampilan, keahlian khusus dengan imbalan (gaji), memiliki asosiasi
27
profesional serta kode etik.Flexner mengemukakan 6 (enam) syarat untuk dapat disebut sebagai profesi yaitu : 1. Profesi merupakan pekerjaan intelektual artinya menggunakan intelegensinya secara bebas yang diterapkan dalam masalah yang dihadapi dengan tujuan untuk memahami masalah, menguasainya serta memecahkannya. 2. Profesi merupakan pekerjaan yang berasal dari ilmu pengetahuan dalam arti luas sehingga hasilnnya dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah. 3. Profesi merupakan pekerjaan praktis artinya tidak selalu merupakan kajian teori akademis melainkan harus juga dapat diterapkan. 4. Profesi memiliki standar pelaksanaan serta tolak ukur keberhasilannya. 5. Profesi merupakan pekerjaan yang berorientasi pada jasa artinya memberikan jasa untuk orang lain. 6. Profesi merupakan pekerjaan yang memiliki kode etik yang berlaku untuk kalangan sendiri. Keppres 87/1990 menyebutkan ciri- ciri SDM profesional sebagai berikut : a. Ahli/ terampil dalam bidangnya; b. Menguasa teori (teknik, konsep, metode, prosedur dan sebagainya) c. Mampu mengembangkan fungsinya yang m ungkin dapat dikembangkan sehingga berdampak pada penyelesaiaan tugas / kegiatan secara efektif, efisien dan makin sempurna. d. Mandiri dalam pelaksanaan tugas; e. Terikat dengan etika profesi. Keppres 87/1999 menyebutkan pula beberapa persyaratan bagi suatu kegiatan untuk dapat diakui sebagai kegiatan profesi antara lain: a. Memiliki disiplin ilmu tersendiri dan spesifik; b. Tersedianya lembaga pendidikan profesi; atau c. Tersedianya lembaga magang/ lembaga ahli keterampilan; d. SDM nya menampilkan kinerja profesional e. Tergabung dalam organisasi profesi f. Memiliki kode etik
28
Berdasarkan kriteria profesi yang dikemukan diatas. Apakah arsiparis sudah memenuhi syarat sebagai sebuah profesi?
C. Arsiparis Sebagai Profesi Terlepas dari pemenuhan kriteria atau prasyaratan suatu profesi bahwa secara historis
dan
yuridis
formal
profesi
arsiparis
di
Indonesia
telah
diakui
keberadaannya.secara historis profesi kearsipan di Indonesia telah ada sejak tahun 1892 saat pemerintah kolonial Hindia Belanda menetapkan Mr.J.Van der Chijs sebagai Landsarchivaris. Dalam sebuah lembaga yang disebut Landsarchief. Perjalanan profesi kearsipan dalam urusan- urusan arsip statis terus berlanjut sampai priode pasca kemerdekaan RI tahun 1945. Perluasan kerja profesi kearsipan dari yang semula hanya mengurusi masalah pengelolaan arsip statis merambah ke pengelolaan Arsip Dinamis. Hal ini sebagaimana telah diamanatkan dengan dikeluarkannya Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang pokok- pokok Kearsipan Nasional. Peraturan ini sepuluh tahun kemudian disempurnakan dalam bentuk Undang- Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan. Profesi kearsipan secara yuridis formal diakui setelah dikeluarkannya Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36 tahun 1990 tentang angka kredit Jabatan Arsiparis. Dalam Surat Keputusan tersebut disebutkan bahwa Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab dan wewenang hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah. Sedangkan dalam Surat Edaran Bersama Kepala Arsip Nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaiaan Negara Nomor: 01/SEB/1990 dan nomor 46/SE/1990 disebutkan bahwa Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kearsipan pada instansi pemerintah. Pengertian profesi kearsipan di Indonesia tersebut berbeda dengan pengertian profesi kearsipan diluar negeri, diluar negeri profesi kearsipan dinamis disebut sebagai records manager, sedangkan profesi kearsipan statis disebut Archivist. Dalam ARMA Standarts disebutkan records manager adalah seseorang dalam suatu organisasi yang diberi tanggung jawab dalam mengontrol rekaman informasi yang diciptakan dan
29
diterima oleh organisasi. Jadi records manager adalah pengelola arsip dinamis baik diinstansi pemerintah maupun swasta. Sedangkan Archivist adalah seseorang yang bertanggung jawab beberapa aktivitas dalam lembaga kearsipan seperti penilaiaan, pemeliharaan dan pelestarian, pendeskripsian, pelayanan refrensi, pameran dan lain- lain. Pengakuan referensi pemerintah terhadap Profesi Arsiparis sebagai jabatan fungsional sebagaimana telah diterbitnya Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara tersebut merupakan sebuah penghormatan, namun demikian pengakuan tersebut sekaligus menjadikan suatu tantangan tersendiri bagi seorang Arsiparis . Arsiparis merupakan suatu profesi maka pekerjaan Arsiparis bukan hanya pekerjaan kearsipan saja melainkan merupakan pekerjaan profesional yang harus memenuhi persyaratan tertentu. Dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 tahun 1992 ditegaskan bahwa syarat profesionalisme Arsiparis ditentukan oleh 4 faktor yaitu: 1. Kemampuan teknis dan ke Ilmuan yang menjamin efisiensi dan efektifitas perawatan, pengamanan dan pelayanan informasi pada instansi dan pelestarian budaya bangsa se selektif dan se lengkap mungkin 2. Memahami suatu sistem administrasi secara baik dan memiliki kemampuan untuk mengembangkan suatu system kearsipan dan mengolah informasi arsip untuk berbagai kepentingan dalam rangka pelayanan administrasi, praktisi, ilmuwan dan umum tanpa mengorbankan kepentingan lain yang karena ketentuan perundangan atau etika harus memperoleh perlindungan. 3. Memahami dengan baik prinsipnya kearsipan dan mampu menjabarkan konsep dan teori kearsipandan menterjemahkan dalam praktek kearsipan. 4. Memiliki kemampuan untuk melakukan pengkajian terhadap teori/ konsep kearsipan, melaksanakan pelaksanaan penelitian dan merumuskan alternatif baru dibidang kearsipan. Selain persyaratan profesional yang telah tertuang dalam keputusan tersebut Arsiparis harus memenuhi persyaratan lain sebagaimana persyaratan sebuah profesi yakni : 1. Karena pekerjaan Arsiparis adalah pekerjaan intelektual seorang Arsiparis harus mengikuti pendidikan dan pelatihan kearsiparis
30
2. Karena seorang profesional berorientasi pada jasa orang lain maka Arsiparis disamping harus menguasai teori juga harus bisa menerapkannya. 3. Arsiparis harus bisa mandiri artinya Arsiparis harus dapat mengambil keputusan tanpa campur tangan orang lain. 4. Arsiparis memiliki organisasi profesi 5. Arsiparis harus mempunyai kode etik 6. Arsiparis mempunyai perilaku profesional yakni lebih mengutamakan kepentingan pengguna arsip dari pada kepentingan sendiri. 7. Arsiparis hendaknya mempunyai terbitan yang profesional yang dapat digunakan sebagai ajang untuk belajar dan mengembangkan wawasan atau pengetahuan arsiparis. Keppres 87/1999 yang mendasari terbitnya keputusan
Menpan nomor
09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya menyiratkan suatu persyaratan fungsional ke dalam dua tingkatan: 1. Pertama Arsiparis dengan kualifikasi profesional yaitu: a. Kegiatan bersifat keahlian b. Pelaksanaan tugas didasarkan pada ilmu pengetahuan yang didapatkan dari pendidikan formal berkelanjutan secara otomatis c. Pelaksanaan tugasnya meliputi penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan, pengembangan dan penerapan konsep, teori,ilmu dan seni untuk pemecahan masalah. d. Memberikan pengajaran e. Terikat pada etika profesi 2. Kedua Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional: a. Bersifat keterampilan b. Pelaksanaan tugas didasarkan pada ilmu pengetahuan yang didapat dari pendidikan kejujuran dan pelatihan teknis c. Pelaksanaan tugasnnya meliputi kegaiatan teknis operasional berdsarkan prosedur standar d. Memberikan pelatihan e. Terikat pada etika profesi
31
D. Kode Etik Arsiparis Jabatan Arsiparis telah diakui sebagai jabatan fungsioanal namun demikian sehingga saat ini Indonesia belum ada Kode Etik Arsiparis yang merupakan ramburambu bagi Arsiparis dalam menjalankan tugas. Dibeberapa negara sebagian besar Arsiparis mempunyai Kode Etik Profesi. Di Amerika Serikat ada the Society of American Archivist (SAA) dan the The Association of Records manager administrators (ARMA), di kanada ada The Association of Canadian Archivist (ACA). Oleh karena Arsiparis Indonesi belum memiliki Kode Etik sebagai pedoman dalam pelaksanaan profesinnya maka kita mengacu pada Kode Etik Arsiparis yang telah disepakati oleh Majelis Umum Internasional Council Of Archive (ICA) dalam sidang abad ke 13 di Beijing, Cina pada tanggal 6 September 1996. Kode etik Arsiparis yang telah disepakati oleh Majelis Umum ICA tersebut lantaran lain berbunyi: 1.
Arsiparis adalah melindungi integritas arsip dan menjamin bahwa arsip tetap akan dipercaya sebagai bukti masa lampau
2.
Arsiparis harus menilai, menyeleksi, dan memelihara arsip berdasarkan standart dan mempertahan kan prinsip kearsipan
3.
Arsiparis harus menjamin autensitas arsip selama dalam proses pekerjaan pengolahan, pelestarian dan penggunaan arsip
4.
Arsiparis harus menjaga aksesabilitas arsip secara terus menerus
5.
Arsiparis harus mencatat/ merekam dan mampu menjustifikasi tindakan/ pelaksanaan pekerjaan terhadap bahan kearsipan
6.
Arsiparis harus meningkatkan akses terhadap bahan kearsipan seluas mungkin dan menyediakan suatu layanan yang adil kepada semua pengguna
7.
Arsiparis harus menghormati baik hak pribadi, dan bertindak dalam batas peraturan yang berlaku
8.
Arsiparis harus menggunakan kepercayaan yang diberikan kepadannya untuk kepentingan umum untuk menghindari pengguna jabatan mereka untuk kepentingan sendiri atau pihak tertentu secara tidak adil
9.
Arsiparis harus meningkatkan mutu profesionalnya secara terus menerus meningkatkan ilmu pengetahuan dibidang kearsipan
32
10. Arsiparis harus memajukan pelestarian dan penggunaan warisan budaya melalui kerja sama dengan para anggota sendiri maupum profesi lainnya. Mengingat, bahwa Kode Etik Arsiparis yang telah diputuskan oleh majelis umum ICA tersebut merupakan Kode Etik untuk profesi kearsipan statis, maka Kode Etik Arsiparis Indonesia perlu acuan Kode Etik profesi kearsipan dinamis di Negara lain sudah menjadi standar mereka seperti ARMA (The Association Of Records Managers and Administrators) di Amerika Serikat. Kode etik pengelolaam arsip dinamis (Records Manager) dalam ARMA tersebut diputuskan sbb: 1. Pengelola arsip dinamis harus mendukung adanya kebebasan dalam masyarakat dalam memperoleh informasi. 2. Pengelola arsip dinamis harus mendukung penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan arsip yang akurat serta senantiasa berusaha untuk mengembangkan sistem manajemen arsip. 3. Pengelola arsip dinamis harus melindungi informasi yang berkaitan dengan individu seperti hak privasi seseorang. 4. Pengelola arsip dinamis senantiasa mentaati pada peraturan Per Undang - Undangan yang berlaku khususnya yang berkaitan dengan informasi. 5. Pengelola arsip dinamis senantiasa mengejar target persyaratan profesional termasuk program pendidikan. 6. Pengelola arsip dinamis bisa menunjukkan kemampuannya kepada atasan maupun klien. 7. Pengelola arsip dinamis harus bisa memberikan pelayanan kepada pengguna arsip secara cepat dan tepat . 8. Pengelola arsip dinamis senantiasa menghindari kepentingan / keuntungan pribadi dengan mengorbankan kepentingan pengguna. 9. Pengelola arsip dinamis selalu menjaga kerahasiaan informasi yang harus dirahasiakan. 10. Pengelola arsip dinamis berusaha meningkatkan keprofesionalan dengan menambah pengetahuan dan melaksanakan diskusi atau seminar.
33
E. Rancangan Kode Etik Arsiparis Versi Arsiparis Versi Arsiparis PNS 1. Arsiparis melaksanakan segala kebijakan pemerintah dalam bidang kearsipan; 2. Jujur dalam melaksanakan kegiatan; 3. Melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangan yang diberikan kepadannya; 4. Melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab. 5. Tidak mengakui suatu hasil kegiatan yang dilakukan bukan oleh dirinya. 6. Selalu menambah pengetahuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 7. Arsiparis menciptakan suasana kerja yang menunjang terselenggaranya sistem kearsipan. 8. Menjaga kerahasiaan suatu arsip yang menurut sifatnya harus dirahasiakan menurut ketentuan umum dan ketentuan perundang- undangan. 9. Arsiparis hanya memberikan informasi kearsipan kepada yang berhak. 10. Saling mengingatkan akan sanksi yang harus ditanggung apabila membocorkan rahasia suatu yang menurut sifatnya harus dirahasiakan. 11. Tidak memberikan layanan informasi atau suatu imbalan jasa yang dijanjikan yang diduga atau patut dapat mengira berkaitan dengan suatu yang harus dirahasiakan. 12. Arsiparis melakukan bimbingan, penyuluhan dan permasyarakatan arsip sesuai dengan kewengan nya. 13. Arsiparis secara sendiri- sendiri dan secara bersama- sama memelihara dan meningkatkan mutuorganisasi profesi sebagai sarana perjuangan dan pengabdian. 14. Arsiparis meningkatkan dan mengembangkan mutu dan martabat profesi. 15. Arsiparis
memelihara
hubungan
seprofesi,
kesetiakawanan arsiparis..
34
semangat
kekeluargaan
dan
BAB X PENUTUP
A. Rangkuman Arsiparis adalah sebuah jabatan fungsional dibidang kearsipan.oleh karena itu Arsiparis merupakan suatu profesi maka pekerjaan Arsiparis bukan hanya sekedar melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan kearsipan, tetapi dia terikat oleh suatu aturan yang ditentukan, yakni etika profesi. Etika profesi merupakan suatu pegangan atau pedoman bagi seorang Profesional (Arsiparis) dalam menjalankan profesinya. Arsiparis sebagai suatu profesi pekerjaan yang ditetapkan secara hokum oleh pemerintah Indonesia terbilang masih muda dibandingkan dengan profesi yang sama di banyak Negara maju. Ruang lingkupnyapun masih terbatas pada lingkungan pemerintahan (Pegawai Negeri Sipil). Meski demikian, peraturan yang ada telah dibuat untuk membantu berkembangnya profesi ini, baik dari sisi keterampilan maupun keahlian. Penghargaan terhadap profesi Arsiparis juga diberikan oleh Pemerintah melalui pemberian tunjangan jabatan sesuai dengan jenjang / hierarki jabatan yang telah diatur dalam peraturan yang berlaku.
B. Latihan 1. Sebutkan persyaratan ijazah dan persyaratan diklat untuk dapat diangkat dalam jabatan Arsiparis Tk. Keahlian? 2. Arsiparis dibebaskan sementara dari jabatannya apabila dalam waktu 5 tahun sejak
diangkat
dalam
pangkat/jabatannya
yang
terakhir
tidak
dapat
mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan (Betul / Salah). 3. Jelaskan jenjang jabatan dan pangkat fungsional Arsiparis? 4. Uraikan perbedaan antara jabatan Struktural dengan jabatan fungsional ? 5. Sebutkan empat ciri seseorang dianggap ahli/professional 6. Sebutkan definisi Jabatan Arsiparis 7. Apa yang dimaksud dengan istilah buku kerja dalam jabatan Arsiparis ? 8. Siapakah Pejabat yang dapat menandatangani Surat Pernyataan melakukan kegiatan pengelolaan arsip di lingkungan kerja saudara ?
35
9. Siapakah
yang berhak menandatangani DUPAK dan mengusulkan DUPAK
saudara 10. Siapakah yang harus mengisi DUPAK yang akan diajukan dan siapa yang berhak menilai DUPAK ? 11. Sebutkanlah hal-hal yang perlu dilampirkan dalam DUPAK 12. Sebutkanlah persyaratan ijasah dan persyaratan Diklat untuk diangkat dalam jabatan Arsiparis Tingkat Keahlian 13. Bagaimana proses kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi yang harus dilalui Arsiparis ? 14. Kelebihan angka kredit dari angka kredit kumulatif yang dipersaratkan untuk kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi tidak dapat diperhitungkan untuk kenaikan pangkat selanjutnya (betul/salah) 15. Loncat jabatan dimungkinkan dalam jabatan Arsiparis (betu/salah) 16. Penyesuaian ijazah karena mendapat ijazah lebih tinggi dimungkinkan apabila kredit seorang Arsiparis terpenuhi untuk pangkat/Jabatan yang baru.(betul/salah)
36
DAFTAR PUSTAKA
1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.PER/3/M.PAN/3/2009 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. 2. Pengantar Kearsipan, Arsip Nasional Republik Indonesia, 2005 3. Petunjuk Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Bagi Tim Penilai Arsiparis, Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002
37
DAFTAR ISI
BA
PENDAHULUAN
1
LATAR
1
BELAKANG…………………………………………………………………
2
…..
2
DESKRIPSI
2
BI A.
B.
SINGKAT…………………………………………………………………. C.
KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN……………………………………………
D.
INDIKATOR HASIL BELAJAR………………………………………………………
BA
POKOK BAHASAN 1
3
PROFESI
3
KEARSIPAN…………………………………………………………………
4
……
4
B II
A.
B.
C.
D.
PENGERTIAN………………………………………………………………… ……….
5
PERBEDAAN KEGIATAN FUNGSIONAL DENGAN KEGIATAN
6
MANAJERIAL
7
PENGERTIAN DAN KEDUDUKAN
8
ARSIPARIS………..……………………
9
PERATURAN BIDANG JABATAN
9
ARSIPARIS………………………………. E.
KEUNTUNGAN TERSELENGGARANYA JABATAN FUNGSIONAL ……
F.
JENJANG JABATAN DAN PANGKAT FUNGSIONAL ARSIPARIS ……..
38
G.
UNIT KERJA STRUKTURAL PEMBINA PROFESI ARSIPARIS ……………
H.
TEMPAT KERJA ARSIPARIS ………………………………………………………….
BA
POKOK BAHASAN 2
B
TATA CARA PENGUMPULAN ANGKA
1
III
KREDIT……………………………………..
0
BEBERAPA PENGERTIAN
1
…………………………………………………………..
0
PERHITUNGAN ANGKA KREDIT
1
………………………………………………..
1
BUKU KERJA ARSIPARIS
1
…………………………………………………………….
1
D.
SURAT PERNYATAAN DAN PEJABAT PEMBUAT PERNYATAAN
1
E.
PENGAJUAN DAFTAR USUL PENETAPAN ANGKA
1
KREDIT……………
1
PEJABAT
2
A.
B.
C.
F.
PENGUSUL…………………………………………………………………… 1 G.
PEJABAT PENETAP
3
……………………………………………………………………..
1 3
BA
POKOK BAHASAN 3
1
B A. TIM PENILAI IV
5
………………………………………………………………………………….
39
1
B. PERSARATAN PEMBENTUKAN TIM PENILAI …………………………………..
5 1
C. KEANGGOTAAN TIM PENILAI INSTANSI/TIM PENILAI DAERAH ………….
7 1
D. MASA KERJA TIM PENILAI
8
……………………………………………………………….. E. TUGAS DAN FUNGSI TIM PENILAI ……………………………………………………. F. SEKRETARIS TIM PENILAI
1 8 1 9
………………………………………………………………….
BA
POKOK BAHASAN 4
BV
PENGANGKATAN DALAM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
2
………….
0
A. PEJABAT YANG BERHAK MENGANGKAT DALAM JABATAN ARSIPARIS
2 0
B. KENAIKAN PANGKAT/JABATAN
2
…………………………………………………… C. PEMBEBASAN SEMENTARA DARI JABATAN ARSIPARIS ……………….
2 2 2
D. PEMBERHENTIAN DARI JABATAN ARSIPARIS ………………………………
2 3
1 7 BA
POKOK BAHASAN 5
2
B
6
VI
40
ETIKA PROFESI
2
ARSIPARIS…………………………………………………………………….
5
.
2
A. PENGERTIAN ETIKA PROFESI
6
…………………………………………………………..
2
B. PENGERTIAN PROFESI
7
…………………………………………………………………….
2
C. ARSIPARIS SEBAGAI PROFESI
8
…………………………………………………………..
3
D. KODE ETIK ARSIPARIS
1
………………………………………………………………………
BA
PENUTUP
3
B A. RANGKUMAN VII
2
………………………………………………………………………………..
B. LATIHAN
3 4
…………………………………………………………………………………
3
…….
4
DAFTAR
PUSTAKA
……………………………………………………………………………..
41
35
