BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Menurut Kepmenkes Republik Indonesia Nomor 857 Tahun 2009, puskesmas merupakan fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang optimal, hal itu dikarenakan puskesmas memiliki fungsi pokok untuk melakukan peningkatan usaha kesehatan pribadi dan usaha kesehatan masyarakat. Puskesmas juga memiliki peran penting dalam pelaksanaan rekam medis. Di Indonesia, saat ini perkembangan rekam medis sangatlah pesat. Setiap fasilitas pelayanan kesehatan, dokter ataupun dokter gigi wajib membuat rekam medis (Permenkes RI, 2008). Rekam medis memiliki arti yang cukup luas, tidak hanya terbatas berkas yang digunakan untuk menuliskan data pasien tapi juga dapat berupa rekaman dalam bentuk sistem informasi yang dapat digunakan untuk mengumpulkan segala informasi pasien terkait pelayanan yang diberikan di fasilitas pelayanan kesehatan sehingga dapat digunakan untuk berbagai kepentingan, seperti pengambilan keputusan pengobatan kepada pasien, bukti legal pelayanan yang telah diberikan, dan dapat juga sebagai bukti tentang kinerja sumber daya manusia di fasilitas pelayanan kesehatan (Huffman,1994). Pengorganisasian dokumen rekam medis sangatlah penting untuk dilakukan mengingat fungsi dokumen yang dapat dijadikan sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melaksanakan suatu kegiatan, perencanaan, penganalisisan, pengendalian, perumusan kebijakan, pembuatan laporan, pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban dengan setepat tepatnya. Ketersediaan berkas secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang sangat penting dilakukan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik maka timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat.
1
2
Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik, sumber daya manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana atau fasilitas yang memadai (Rustiyanto dan Rahayu, 2011). Di Indonesia saat ini, sistem family folder sudah jarang digunakan oleh fasilitas pelayanan kesehatan baik di rumah sakit maupun di puskesmas. Fasilitas pelayanan kesehatan saat ini lebih banyak yang menggunakan sistem personal folder sesuai dengan kebijakan yang digunakan oleh masingmasing fasilitas pelayanan kesehatan tersebut mengenai penggunaan sistem personal folder dalam penyimpanan berkas rekam medis. Family folder merupakan jenis penyimpanan rekam medis berdasarkan wilayah yang berada di mana fasilitas pelayanan berada sedangkan personal folder merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis dimana satu berkas rekam medis digunakan oleh satu pasien (Budi, 2011). Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan pada bulan Februari sampai dengan bulan Maret 2016 di Puskesmas Bayan Lombok Utara maka diperoleh informasi sebagai berikut : Puskesmas Bayan Lombok Utara masih menggunakan family folder dalam penyimpanan berkas rekam medis, selain karena masih kekurangan sumber daya manusia dalam pengolahan rekam medisnya, family folder di Puskesmas Bayan Lombok Utara merupakan sistem penyimpanan rekam medis yang diturunkan oleh pendahulu dan belum pernah diganti dari awal Puskesmas Bayan Lombok Utara didirikan. Puskesmas Bayan Lombok Utara dalam pengelolaan rekam medis menggunakan cara penyimpanan sentralisasi. Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara sentralisasi merupakan suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap kedalam satu folder tempat penyimpanan (Budi, 2011). Di Puskesmas Bayan Lombok Utara berkas rekam medis disimpan pada map rekam medis yang sama baik berkas rekam medis pasien rawat jalan, UGD, maupun pasien rawat inap. Berkas rekam medis yang digunakan oleh pasien rawat jalan, UGD dan rawat inap merupakan berkas rekam medis yang sama dan disimpan pada rak penyimpanan berkas rekam medis yang
3
sama, rak penyimpanan berada di ruang penerimaan pasien rawat jalan. Berkas rekam medis yang digunakan oleh pasien rawat jalan, UGD dan rawat inap merupakan berkas rekam medis yang sama. Puskesmas Bayan Lombok Utara memiliki tiga lemari penyimpanan rekam medis dan jumlah lemari yang ada saat ini masih kurang, sehingga terjadi penumpukan berkas rekam medis di sebagian rak penyimpanan rekam medis. Berkas rekam medis pasien lama sulit di temukan sehingga proses pencarian berkas rekam pasien di rak penyimpanan membutuhkan waktu yang cukup lama, terjadi duplikasi nomor rekam medis pasien. Sistem penyimpanan berkas rekam medis pasien di Puskesmas Bayan Lombok Utara tidak menggunakan tracer, terdapat ketidakrapian urutan penyimpanan berkas rekam medis sehingga sering terjadi berkas yang tidak ditemukan (missfile). Walaupun di Puskesmas Bayan Lombok Utara menggunakan sistem family folder dalam penyimpanan berkas rekam medisnya namun dimasing-masing formulir belum diberi tambahan kode khusus untuk menandai kode rekam medis ayah, ibu, dan anak. Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang “Evaluasi Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Family Folder di Puskesmas Bayan Lombok Utara”. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah yang di ambil dari penelitian ini adalah “Bagaimanakah pelaksanaan sistem penyimpanan rekam medis family folder di Puskesmas Bayan Lombok Utara?”. C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan rekam medis family folder di Puskesmas Bayan Lombok Utara. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui
pelaksanaan
sistem
penyimpanan
rekam
medis
di
Puskesmas Bayan Lombok Utara dilihat dari pelaksanaan pengambilan dan pengembalian rekam medis pasien, sistem penyimpanan, prosedur
4
sistem penyimpanan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana penyimpanan. b. Mengetahui masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas Bayan Lombok Utara
D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Puskesmas 1) Sebagai bahan evaluasi dan masukan bagi pihak puskesmas dalam pengembangan sistem penyimpanan. b. Bagi Penulis 1) Menambah pengetahuan mengenai masalah yang diteliti. 2) Dapat menetapkan dan membandingkan antara teori yang ada dengan keadaan di lapangan.
2. Manfaat Teoritis a. Instansi Pendidikan Memberikan masukan materi yang berharga sebagai sumber pembelajaran bagi pendidikan mahasiswa D III Rekam medis. b. Peneliti Lain Penelitian ini dapat sebagai acuan pembuatan atau pelaksanaan penelitian serta dapat dijadikan sebagai kelanjutan penelitian.
E. Keaslian Penelitian Penelitian yang serupa dengan penelitian ini antara lain : 1. Anggatiar Septianingrum Galih Pramasuri (2009) dengan judul “ Hambatan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Family Folder di Puskesmas Kalasan”. Hasil penelitian : Dalam pelaksanaan penyimpanan dengan sistem family folder memiliki banyak hambatan yang dihadapi baik sumber daya manusia maupaun prosedur tetap yang belum diterapkan dalam pelaksanaanya. Persamaan
: Penelitian yang dilakukan oleh Anggatiar dan penelitian
ini sama- sama meneliti tentang hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem family folder di puskesmas.
5
Perbedaan
: Penelitian Septianingrum dilakukan di Puskesmas
Kalasan pada tahun 2009, sedangkan penelitian ini dilakukan di Puskesmas Bayan Lombok Utara pada tahun 2016.
2. Eryanasari
(2012)
dengan
judul
“Evaluasi
Pelaksanaan
Sistem
Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Prambanan Sleman Yogyakarta”. Hasil penelitian : Penelitian ini menunjukan bahwa penyimpanan berkas rekam medis sangat penting bagi instalasi pelayanan kesehatan. Persamaan
: Penelitian yang dilakukan oleh Eryanasari dan penelitian
ini sama-sama meneliti tentang hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem family folder di puskesmas. Perbedaan
: Perbedaan terletak pada lokasi dan waktu penelitiannya,
penelitian Eryanasari dilakukan di Puskesmas Prambanan Sleman Yogyakarta pada tahun 2012 sedangkan penelitian ini dilakukan di Puskesmas Bayan Lombok Utara pada tahun 2016. 3. Budiman (2011) dengan judul “Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Personal Folder di Puskesmas Lendah II Kabupaten Kulon Progo” Hasil penelitian :
Penyimpanan
berkas
rekam
medis
menggunakan
penyimpanan secara personal folder. Penyimpanannya secara sentralisasi, penomoran Numerical
penyimpanannya Filing
Sistem).
adalah
penomoran
Hambatan
dalam
langsung
pelaksanaan
(Sraight sistem
penyimpanan rekam medis personal folder yaitu pernah dijumpai kendala berkas rekam medis tidak ditemukan, belum adanya prosedur kerja penyimpanan secara tertulis, sumber daya manusia dalam pelaksanaan manusia dalam pelaksanaan pengentrian data riwayat pasien ke dalam komputer IHIS di leb komputer tidak dilakukan oleh petugas rekam medis. Persamaan
: Penelitian yang dilakukan oleh Budiman dan penelitian ini
adalah jenis penelitian yang digunakan yaitu deskriftif kualitatif, teknik pengambilan data yang akan digunakan yaitu observasi, wawancara, studi dokumentasi, dan subjek yang digunakan yaitu petugas rekam medis.
6
Perbedaan
: Penelitian Budiman dilakukan di Puskesmas Lendah II
Kabupaten Kulon Progo pada tahun 2011, sedangkan penelitian ini dilakukan di Puskesmas Bayan Lombok Utara pada tahun 2016. F. Gambaran Umum Puskesmas Bayan Lombok Utara 1. Wilayah kerja Puskemas Bayan merupakan Puskesmas Perawatan yang dilengkapi dengan sarana rawat inap yang berada dalam wilayah Kecamatan Bayan di Kabupaten Lombok Utara dengan keadaan sebagai berikut : a. Geografi 1) Batas wilayah Wilayah kerja Puskesmas Bayan yang termasuk dalam wilayah Kecamatan Bayan berbatasan dengan : a) Sebelah Utara
: Laut Jawa
b) Sebelah Timur
: Desa Loloan
c) Sebelah Barat
: Kecamatan Kayangan
d) Sebelah Selatan
: Kabupaten Lombok Tengah
2) Luas wilayah kerja Kecamatan Bayan memiliki dua puskesmas yaitu Puskesmas Senaru dan Puskesmas Bayan. Adapun wilayah kerja Puskesmas Bayan mencakup empat desa dan 56 dusun dengan luas wilayah keseluruhan 129,9 Km2 . Adapun luas per Desa sebagai berikut: a) Anyar
: 10 Km2
b) Sukadana
: 45,9 Km2
c) Akar-akar
: 49,0 Km2
d) Mumbul Sari
: 25,0 Km2
3) Kondisi wilayah Kondisi wilayah kerja Puskesmas Bayan merupakan wilayah dataran rendah, perbukitan dan pegunungan. Jarak Kecamatan Bayan dengan ibu kota kabupaten sejauh ± 50 Km, sedangkan jarak terdekat adalah Kecamatan Kayangan yang berjarak 21 Km. Iklim di Kecamatan Bayan beriklim tropis. Rata–rata jarak tempuh terdekat ke puskesmas 15 menit kemudian terjauh 30 menit.
7
b. Demografi 1) Jumlah penduduk Puskesmas Bayan pada tahun 2014 menyediakan pelayanan kesehatan untuk 25.746 jiwa dengan 7.861 kepala keluarga (KK) yang tersebar di empat desa di wilayah Kecamatan Bayan, dengan rincian jumlah penduduk per desa adalah sebagai berikut : a) Anyar
: 8.023 jiwa
b) Sukadana
: 7.462 jiwa
c) Akar-akar
: 6.735 jiwa
d) Mumbul Sari
: 3.526 jiwa
2) Mata pencaharian Penduduk di wilayah kerja Puskesmas Bayan sebagian besar adalah sebagai buruh, petani, pedagang, nelayan, wiraswasta atau pengusaha dan pegawai negeri.
2. Sumber daya a. Sarana 1) Sarana kesehatan Puskesmas Bayan merupakan puskesmas dengan rawat inap memiliki sarana kesehatan dan penunjang kesehatan adalah sebagai berikut: a) Jumlah desa
: 4 desa
b) Puskesmas dengan rawat inap
: 1 unit ( 14 TT)
c) Kendaraan puskesmas keliling
: 2 unit
d) Kendaraan roda dua
: 8 unit
e) Puskesmas Pembantu
: 3 unit
f)
: 5 unit
Polindes
g) Posyandu
: 42 pos
h) Pos Usila
: 4 pos
i)
GSI
: 1 desa
j)
Kelompok Ambulan Desa
: 4 kelompok
8
2) Sarana pendidikan Sarana pendidikan yang ada di wilayah kerja Puskesmas Bayan adalah sebagai berikut ; TK sebanyak tiga buah, Sekolah Dasar sebanyak dua puluh buah, MI empat buah, SLTP dua buah, SLB satu buah, SMU satu buah , SMK dua buah dan satu buah Pondok Pesantren. 3) Sarana umum penunjang lainnya Wilayah kerja Puskesmas Bayan dilengkapi juga dengan sarana umum penunjang seperti pasar tiga buah ( pasar harian) dan satu buah terminal angkutan yang melayani jalur dari dan ke Bayan dari berbagai wilayah di sekitarnya.
b. Visi dan Misi 1) Visi Puskesmas Bayan Terwujudnya pelayanan kesehatan prima menuju masyarakat Bayan mandiri untuk hidup sehat tahun 2015. 2) Misi Puskesmas Bayan a) Mendekatkan pelayanan kesehatan pada masyarakat. b) Mewujudkan pelayanan kesehatan yang berkualitas. c) Menyelamatkan keselamatan ibu melahirkan dan bayi yang dilahirkan. d) Meningkatkan status gizi masyarakat. e) Memelihara dan meningkatkan kesehatan perorangan, keluarga dan masyarakat. f) Mendorong terbentuknya lingkungan yang sehat.
c. Pelayanan Puskesmas Bayan Lombok Utara 1) Jenis Layanan Jenis layanan di Puskesmas Bayan Lombok Utara sebagai berikut : a) Ruang periksa umum. b) Ruang periksa anak. c) Ruang periksa gigi. d) Ruang periksa KIA & KB.
9
e) Ruang periksa gizi. f) Laboratorium. g) UGD. h) Rawat Inap. 2) Periksa Penunjang Pemeriksaan penunjang di Puskesmas Bayan Lombok Utara sebagai berikut : a) Laboratorium pemeriksaan darah, urine, dan dahak.
3. Performance Puskesmas Bayan Lombok Utara Tabel 1 Performance Puskesmas Bayan Lombok Utara No
Indikator Kerja
Satuan
1. BOR
%
2. LOS
Tahun 2013
2014
2015
66,8
52,2
41,4
Hari
2,3
2,5
2,0
3. TOI
Hari
1,2
2,3
2,8
4. BTO
Kali
105,3
75,6
75,6
5. GDR
0
0,3
0,2
0,4
6. NDR
0
-
-
0,4
/00 /00
Sumber : Data manual Puskesmas Bayan Lombok Utara
Tabel 2 Rekap kunjungan pasien Puskesmas Bayan tahun 2015 Jenis Kunjungan Dalam Baru Lama Wilayah 1. Pustu Sukadana 536 2.099 2.635 2. Pustu Akar-Akar 1.982 848 2.830 3. Pustu Mumbul Sari 2.076 150 2.226 4. Rawat Jalan 3.437 5.678 7.850 5. UGD 2.928 452 2.633 6. POSKETREN 1.028 758 1.730 Jumlah 11.987 9.985 19.904 Sumber : Data manual Puskesmas Bayan Lombok Utara No.
Tempat Pelayanan
Luar Wilayah 0 0 0 1.265 747 56 2.068
10
Grafik 1 Sepuluh besar penyakit yang sering ditemukan di Puskesmas Bayan tahun 2015
Grafik 10 Penyakit Terbanyak tahun 2015 4000
3599
3500 3000 2500 2000 1500
1236
1098
1000
919
909
676
668
640
I10.0
J45 - V01-V89 K52.9 J45.9
500
561
503
0 J06.9
K29.7 L02.0 - M08.0 J36 - J39 T78.4 L02.9
Sumber : Data manual Puskesmas Bayan Lombok Utara Keterangan : a. J06.9
: Infeksi akut lain pada saluran pernafasan bagian atas
b. K29.7
: Gastritis
c. L02.0-L02.9 : Penyakit kulit infeksi d. M08.0
:Penyakit pada sistem otot dan jaringan pengikat (Rematik)
e. J36-J39
: Penyakit lain pada saluran pernafasan bagian atas
f.
: Penyakit kulit alergi
T78.4
g. I10.0
: Penyakit tekanan darah tinggi
h. J45-J45.9
: Asma
i.
V01-V89
: Kecelakaan angkutan darat
j.
K52.9
: Diare (termasuk tersangka kolera)
