BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan Permenkes No. 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan
upaya
kesehatan
masyarakat
dan
upaya
kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Sebagai penyedia pelayanan kesehatan strata pertama, puskesmas wajib membuat rekam medis. Rekam medis menurut Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 adalah berkas yang berisikan catatan, dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, dan tindakan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dalam memberikan pelayanan kepada pasien diperlukan adanya ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat untuk menjamin mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu (bukan kelompok atau keluarga). Untuk perlakuan penyimpanan berkas rekam medis berbeda dengan penyimpanan folder atau map perkantoran. Pada berkas rekam medis memiliki “lidah” yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan, “lidah” tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna diantara beberapa berkas rekam medis (Budi,2011). Maka dari itu sistem penyimpanan berkas merupakan salah satu kegiatan rekam medis yang perlu diperhatikan. Sistem penyimpanan yang efektif untuk catatan perawatan jangka panjang dan rehabilitasi harus memungkinkan seseorang untuk mengidentifikasi catatan, menemukannya dengan cepat, dan mengambilnya dari lokasi manapun di dalam fasilitas pelayanan
kesehatan.
Sistem
yang
digunakan
harus
yang
bisa
melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya tetapi apapun cara yang dipilih,
1
2
semua bagian catatan harus berada pada tempat yang sama sebagai satu unit (Huffman,1994). Menurut Budi (2011), fasilitas pelayanan kesehatan bermula dari ruangan lingkup yang kecil kemudian berkembang menjadi besar biasanya belum menggunakan sistem penyimpanan terminal digit filing. Sehingga ada beberapa fasilitas pelayanan kesehatan yang melakukan perubahan sistem peyimpanan rekam medisnya. Perubahan sistem penyimpanan rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan bisa saja terjadi. Hal ini karena beberapa faktor diantaranya semakin banyak pasien yang berobat, semakin berkembang
fasilitas
pelayanan
kesehatan,
dan
peningkatan
mutu
pengelolaan rekam medis. Proses perubahan sistem penyimpanan diawali dengan tahap inisiasi dan tahap perencanaan. Menurut Kasim (2004), tahap inisiasi adalah tahap pertama proses perubahan dimana munculnya ide untuk melakukan perbaikan keadaan, melalui tindakan perubahan kondisi ataupun perubahan proses yang berlaku. Sedangkan, untuk tahap perencanaan adalah penyusunan rencana tindakan (action plan) yang akan menjadi panduan pelaksanaan perubahan mencapai kondisi ideal. Menurut Depkes RI (1997), terdapat tiga macam sistem penjajaran yaitu straight numerical filing system, middle digit filing, dan terminal digit filing. Dari tiga jenis sistem penjajaran tersebut terdapat sistem penjajaran yang paling cocok untuk penyimpanan berkas rekam medis yaitu sistem penjajaran dengan terminal digit filing karena lebih mudah, efisien, dan efektif. Berdasarkan hasil studi pendahuluan melalui wawancara dengan koordinator bagian pendaftaran dan rekam medis pada tanggal 26 Oktober 2015 dan 28 Oktober 2015,diketahui bahwa Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta sudah merencanakan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing. Perencanaan tersebut sudah dimulai sejak tahun 2015. Saat ini di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta masih menggunakan sistem penjajaran straight numerical filing system, alasan dilakukannya perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing adalah karena masih seringnya terjadi misfile yang berdampak pada pelayanan terhadap pasien. Pelayanan
3
akan menjadi lambat karena pasien harus menunggu sampai berkas rekam medisnya ditemukan.Misfile yang terjadi juga diakibatkan karena human error yang belum mendapatkan pelatihan tentang sistem penjajaran yang saat ini digunakan. Selain misfile, adanya perencanaan perubahan sistem penjajaran ini dilakukan karena semakin berkembangnya Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. Hal ini dapat dilihat dari data kunjungan pasien lima tahun terakhir yang menunjukkan bahwa setiap tahunnya mengalami peningkatan kunjungan dengan rata-rata kenaikan sebanyak 2.209 pasien dan sampai saat ini berkas rekam medis yang ada di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta sudah mencapai 14600. Dari uraian tersebut, maka peneliti ingin mengetahui tentang perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing dengan mengambil judul Perencanaan Perubahan Sistem Penjajaran dari Straight Numerical Filing System ke Terminal Digit Filing Di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta? C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini meliputi tujuan umum dan tujuan khusus, yaitu: 1. Tujuan Umum Penelitian
ini
secara
umum
bertujuan
untuk
mengetahui
perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui persiapan sarana, prasarana, dan SDM sebelum melakukan perubahan sistem penjajaran. b. Mengetahui teknik pelaksanaan
yang
melakukan perubahan sistem penjajaran.
akan dilakukan
dalam
4
D. Manfaat 1. Manfaat Praktis a. Bagi Puskesmas Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan dalam melakukan penyimpanan berkas rekam medis sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan. b. Bagi Peneliti 1) Dapat menerapkan teori yang diperoleh dari perkuliahan dan 2) Menambah pengetahuan dan referensi dalam mempelajari sistem
penyimpanan
berkas
rekam
medis
khususnya
perencanaan perubahan sistem penjajaran straight numerical filing dan terminal digit filing. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan 1) Sebagai tolak ukur seberapa jauh ilmu rekam medis dapat diserap oleh mahasiswa dan dapat diterapkan di rumah sakit. 2) Sebagai penilaian terhadap pengaruh kinerja pendidikan di rumah sakit. 3) Sebagai masukan dalam perkuliahan. b. Bagi Peneliti Lain Penelitian
ini
diharapkan
mampu
dijadikan
sebagai
bahan
pertimbangan dan alat bantu bagi peneliti lain yang melakukan penelitian dengan tema yang hampir sama dan dapat dijadikan sebagai penelitian lanjutan. E. Keaslian Penelitian Penelitian tentang “Perencanaan Perubahan Sistem Penjajaran dari Straight Numerical Filing System ke Terminal Digit Filing Di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta” belum pernah dilakukan oleh peneliti lain, namun penelitian yang hampir sama pernah dilakukan yaitu sebagai berikut: 1. Jayanto (2013), dengan judul “Perubahan Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis Dari Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal Digit Filing Menggunakan Satu Angka Akhir Di Puskesmas Samigaluh I Kabupaten Kulon Progo”.
5
Penelitian Jayanto bertujuan untuk mengetahui proses perubahan sistem penyimpanan rekam medis dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing menggunakan satu angka akhir di Puskesmas Samigaluh I Kabupaten Kulon Progo. Dalam penelitian Jayanto jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan penelitian fenomologis (cross sectional). Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara dan observasi. Hasil penelitian ini adalah yang menjadi alasan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis karena dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing sistem adalah digunakannya aplikasi IHIS, alasan peruahan lain adalah untuk mempermudah petugas mencari
berkas
rekam
medis
sewaktu-waktu
berkas
tersebut
dibutuhkan, dan untuk menekan terjadinya data-data yang hilang atau tidak ditemukan (misfile). Persiapan yang dilakukan untuk perubahan ini meliputi sarana dan sumber daya manusia serta adanya kebijakankebijakan terkait prubahan pada sistem penyimpanan sesuai surat edaran dari dinas kesehatan. Persamaan penelitian Jayanto (2013) dengan penelitian penulis adalah jenis penelitian yang akan digunakan yaitu deskriptif kualitatif, teknik pengumpulan data yang akan digunakan yaitu observasi dan wawancaradan subjek yang digunakan yaitu petugas rekam medis. Sedangkan untuk perbedaannya adalah penelitian Jayanto (2013) mengarah pada mengetahui proses perubahan sistem penjajaran berkas rekam medis dari straigt numerical filing system ke terminal digit filing menggunakan satu angka akhir, sedangkan penelitian yang akan dilakukan
adalah
mengetahui
perencanaan
perubahan
sistem
penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta dan rancangan penelitian menggunakan studi kasus sedangkan Jayanto (2013) menggunakan rancangan penelitian adalah fenomenologis (cross sectional). 2. Muldiyanti (2013), dengan judul “Pelaksanaan Perubahan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Dari Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal Digit Filing Di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan”.
6
Penelitian
Muldiyanti
(2013),
bertujuan
untuk
mengetahui
pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. Dalam penelitian Muldiyanti jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan menggunakan rancangan penelitian cross sectional. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Hasil penelitian ini adalah alasan dilakukannya perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan adalah untuk mengurangi misfile dan memudahkan pencarian berkas rekam medis serta memudahkan perhitungan rak penyimpanan. Pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dilakukan oleh satu orang tenaga outsourcing pada rak dan ruangan filing yang sama. Pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis tetap pada ruangan filing yang sama. Hambatan yang dihadapi dalam perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan yaitu sumber daya manusia dan sarana prasarana. Persamaan penelitian Muldiyanti (2013) dengan penelitian penulis adalah jenis penelitian yang akan digunakan yaitu deskriptif, teknik pengumpulan wawancara.
data
yang
Sedangkan
akan untuk
digunakan
yaitu
perbedaannya
observasi
adalah
dan
penelitian
Muldiyanti (2013) menggunakan rancangan penelitian menggunakan cross sectional sedangkan penelitian ini menggunakan rancangan penelitian menggunakan studi kasus dan penelitian Muldiyanti (2013) mengarah
pada
mengetahui
pelaksanaan
perubahan
sistem
penyimpanan berkas rekam medis dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing, sedangkan penelitian yang akan dilakukan adalah mengetahui perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta.
7
3. Triutomo (2015), dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Perubahan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten”. Penelitian
Triutomo
(2015),
bertujuan
untuk
mengetahui
perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi menjadi sentralisasi di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. Dalam penelitian Triutomo jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan menggunakan rancangan penelitian cross sectional. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Subjek dalam penelitian ini adalah dua orang staf sistem penyimpanan dan satu orang Kepala Instalasi Catatan Medik sebagai triangulasi sumber.Hasil penelitian ini adalah sebagian berkas rekam medis rawat inap masih disimpan secara desentralisasi, sedangkan rawat jalan, rawat jalan Cendana dan Rosella sudah tersimpan secara sentralisasi. Berkas rekam medis yang sudah tersentralisasi sebagian sudah disatukan dan di map, dan sebagian lagi belum di map. Persamaan penelitian Triutomo (2015) dengan penelitian penulis adalah jenis penelitian yang akan digunakan yaitu deskriptif dengan pendekatan kualititaif dan subjek penelitian adalah petugas rekam medis. Sedangkan untuk perbedaannya adalah penelitian Triutomo (2015)
menggunakan
rancangan
penelitian
menggunakan
cross
sectional sedangkan penelitian ini menggunakan rancangan penelitian studi kasus dan penelitian Triutomo (2015) mengarah pada untuk mengetahui perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi menjadi sentralisasi, sedangkan penelitian yang akan dilakukan
adalah
mengetahui
perencanaan
perubahan
sistem
penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. F. Gambaran Umum Puskesmas 1. Geografis Berdasarkan
buku
profil
Puskesmas
Danurejan
2
Kota
Yogyakarta tahun 2015, UPT Puskesmas Danurejan 2 adalah salah satu
8
dari dua Puskesmas yang terdapat di Kecamatan Danurejan, Kota Yogyakarta,
Provinsi
Daerah
Istimewa
Yogyakarta.
Terletak
di
Kelurahan Bausasran, dengan wilayah kerja meliputi dua kelurahan, yaitu Kelurahan Bausasran dan Kelurahan Suryatmajan. Masing-masing terdiri dari 12 RW - 49 RTdi Kelurahan Bausasran, dan 15 RW - 45 RT di Kelurahan Suryatmajan, dengan wilayah kerja seluas 0,75 km 2. Secara administratif wilayah kerja Puskesmas Danurejan 2 berbatasan dengan: a. Sebelah utara
: Kecamatan Jetis dan Kecamatan Gondokusuman
b. Sebelah selatan :
Kelurahan
Tegal
panggung
wilayah
kerja
Puskesmas Danurejan 1 dan Kecamatan Pakualaman. c. Sebelah barat
: Kecamatan Gedongtengen
d. Sebelah timur
: Kecamatan Gondokusuman
Jarak masyarakat di wilayah kerja Puskesmas Danurejan 2 untuk mendapatkan pelayanan kesehatan (Puskesmas) rata-rata 2 km, sedangkan jarak rata-rata ke rumah sakit di Kota Yogyakarta kira-kira 3 km. 2. Demografi Jumlah penduduk di wilayah kerja UPT Puskesmas Danurejan 2 hampir setiap tahun mengalami kecenderungan peningkatan jumlah. Berdasarkan data Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta tahun 2014 jumlah jiwa tercatat 12.248 jiwa. Kepadatan penduduk adalah 16.331/km2. Sex ratio atau perbandingan antara perempuan dan laki-laki sebesar 6.055 jiwa. Perempuan 6.193 jiwa. Jumlah penduduk per kelurahan ditunjukkan tabel berikut. Tabel 1.Jumlah Penduduk per Kelurahandi Wilayah Kerja Puskesmas Danurejan 2 Tahun 2014 No 1 2
Laki-Laki
Jumlah Perempuan
Jiwa
Bausasran
3.693
3.753
7.446
Suryatmajan
2.362
2.440
4.802
6.055
6.193
12.248
Kelurahan
Jumlah
Sumber: Data Monografi Dukcapil per 31 Desember 2014
9
Jumlah Kepala Keluarga (KK) di Kecamatan Danurejan tahun 2014 adalah sebagaimana ditunjukkan oleh tabel berikut: Tabel 2. Jumlah Kepala Keluarga (KK)di Kecamatan Danurejan Tahun 2014 KECAMATAN Danurejan
LAKI-LAKI
PEREMPUAN
JUMLAH
4.959
1.746
6.705
Sumber: Data Monografi Dukcapil per 31 Desember 2014
3. Visi,Misi, dan Strategi Upaya Kesehatan Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta a. Visi Terwujudnya Danurejan sehat melalui penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang optimal. b. Misi 1) Menggerakkan pembangunan berwawasan kesehatan yaitu mengupayakan agar pelaksanaan pembangunan mengacu, berorientasi, dan memperhatikan faktor kesehatan sebagai pertimbangan utama. 2) Memberdayakan serta mendorong kemandirian masyarakat dan keluarga
dalam
pembangunan
kesehatan
dengan
mengupayakan agar perilaku hidup bersih dan sehat menjadi kebutuhan masyarakat. 3) Memberikan
pelayanan
kesehatan
tingkat
pertama
yang
bermutu, merata, dan terjangkau. c. Kebijakan Mutu 1) Pelayanan pasien rawat jalan dilayani oleh tenaga kesehatan yang profesional. 2) Setiap pegawai wajib memberikan pelayanan sebaik mungkin pada pelanggan. 3) Kebutuhan pelanggan diidentifikasi dan ditindaklanjuti. 4) Upaya peningkatan terus menerus.
10
4. Unit-Unit Fungsional UPT Puskesmas Danurejan 2 tahun 2014 a. Manajemen 1) Kepala UPT Puskesmas 2) Ka. Sub. Bab. TU b. Tata Usaha 1) Administrasi umum 2) Bendahara penerimaan, Jamkesda, dan Jamkesos 3) Pengelola Lap. Jamkesmas 4) Bendahara pengeluaran 5) Kepegawaian, kearsipan, dan bendahara askes 6) Adm. barang/sarpras 7) Perencanaan & evaluasi 8) Cleaning service 9) Jaga malam c. Upaya Kesehatan Masyarakat 1) PL, DBD & Malaria, Rabies 2) Surveilans Kelurahan 3) Promkes & PHBS 4) SIK & Simpus 5) Imunisasi 6) PHN, ISPA, Kesehatan Jiwa 7) TBC & Kusta 8) UKK & Batra 9) SE-KLB, Kesehatan Usila, Diare 10) Keshatan Haji 11) UKS/UKGS 12) Gizi & Yandu d. Upaya Kesehatan Peorangan 1) KIA 2) KB 3) Klinik konsultasi & UGD 4) Poli (BP) Gigi 5) Poli (BP) Umum 6) Pusling
11
7) Laboratorium 8) Rekam medik 9) Obat/farmasi
GRAFIK POLA PENYAKIT (KASUS) BARU TAHUN 2014 PUSKESMAS DANUREJAN 2 YOGYAKARTA 2000 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0
1954 1902
659
613
575
570
469
379
344
316
Sumber: Simpus Puskesmas Danurejan 2 data tahun 2014
Gambar 1.Daftar10 Besar Penyakit Kasus Baru di Puskesmas Danurejan 2 Tahun 2014
GRAFIK KUNJUNGAN PASIEN DI P US K E S MA S DA NURE JA N 2 YO G YA K A RTA TAHUN 2014 5267 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0
2442
2035
2002
977
976
965
839
581
472
Sumber: SIMPUS Puskesmas Danurejan 2 data tahun 2014
Gambar 2. Daftar 10 Besar Pola Kunjungan Pasien di Wilayah Kerja Puskesmas Danurejan 2 tahun 2014
