BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan usaha asuransi dewasa ini memberikan bukti yang nyata bahwa manfaat adanya usaha asuransi tidak hanya dirasakan oleh mereka yang berhubungan langsung dengan usaha asuransi (pemegang polis, perusahaan asuransi dan seluruh yang terlibat didalamnya) tetapi juga di nikmati oleh seluruh anggota masyarakat. Asuransi pada dasarnya berusaha mengurangi berbagai konsekuensi yang tidak pasti dari suatu keadaan yang merugikan, yang sudah diperkirakan sebelumnya sehingga biaya atau akibat financial dari kerugian tersebut menjadi pasti atau relative pasti. Salah satu jenis usaha asuransi yang ada di Indonesia adalah asuransi jiwa. Asuransi jiwa merupakan proteksi terhadap kerugian financial akibat hilangnya kemampuan menghasilkan pendapatan yang disebabkan oleh kematian, maupun lanjut usia. Pada era globalisasi saat ini, membawa banyak kemajuan, salah satunya adalah meningkatnya kesadaran akan pentingnya asuransi jiwa. Pernyataan ini didukung dengan adanya laporan yang dibuat oleh AAJI (Asosiasi Asuransi Jiwa Indonesia) pada kuartal pertama 2015 pada surat kabar harian kompas pada tanggal 3 Maret 2015 yang menyatakan bahwa total pendapatan meningkat 15,9% mencapai Rp 44 triliun. Ketua Umum AAJI Hendrisman Rahim, menjelaskan, “Total premi bisnis baru mengalami pertumbuhan sebesar 29,0% atau setara Rp 18,72 triliun, dan berkontribusi sebesar 56,8% dari total premi. Pertumbuhan ini juga jauh lebih baik dibandingkan pertumbuhan pada kuartal pertama tahun 2014 lalu”. Seiring dengan pertumbuhan total premi bisnis baru, pendapatan premi dari total premi lanjutan juga menunjukkan peningkatan sebesar 27,8% atau sekitar Rp 14,23 triliun. Hal ini jelas menunjukkan meningkatnya kesadaran masyarakat akan pentingnya melanjutkan kepemilikan proteksi jangka panjang.
1
2
Dari pernyataan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengguna Asuransi jiwa semakin meningkat, ini dikarenakan perusahaan asuransi jiwa yang ada di Indonesia berlomba-lomba untuk bisa memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat dengan selalu menciptakan berbagai terobosan terhadap produk-produk jasa asuransi yang berkualitas dan disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat. Selain itu, untuk memberikan pelayanan yang memuasakan kepada masyarakat, sebuah instansi/ perusahaan harus memiliki pengolahan data dan ditunjang juga dengan teknologi informasi yang maju pada era globalisasi saat ini. Semua kegiatan yang dilakukan dalam sebuah instansi atau perusahaan pasti memerlukan arsip yang harus diproses. Apabila pemprosesannya menggunakan sistem manual, ini akan membutuhkan waktu yang lama dan tidak efisien. Setelah data tersebut diarsipkan juga harus disimpan dengan rapi dan aman, sehingga apabila diperlukan bisa dicari dengan mudah. Demikian pula di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. Instansi ini merupakan badan milik negara (BUMN) yang bergerak di bidang asuransi Jiwa. Dalam semua proses kegiatan yang dilakukan di dalamnya telah mengikuti perkembangan teknologi yaitu dengan memanfaatkan sebuah aplikasi. Aplikasi tersebut adalah aplikasi JL-Indo. JL-Indo merupakan sebuah aplikasi yang didesain oleh pihak perusahaan asuransi Jiwasraya untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan pemeliharaan polis, premi, nasabah serta agen asuransi. Aplikasi ini, hanya bisa digunakan oleh pegawai PT. Asuransi Jiwasraya (Persero). Di PT. Asuransi jiwasraya (Persero) cabang Surakarta terdapat 3 bagian, yaitu bagian pertanggungan, keuangan dan operasional. Semua bagian tersebut memiliki aplikasi JL Indo, namun dengan format menu yang berbeda-beda sesuai dengan tugas masing-masing bagian. Penulis, pada saat magang ditempatkan
di seksi pertanggungan.
Dimana bagian pertanggungan memiliki beberapa tugas yang salah satunya adalah melaksanakan proses pengajuan klaim. Menurut Abbas Salim (2000: 30), klaim adalah permohonan atau tuntutan seorang pemilik polis terhadap perusahaan asuransi untuk pembayaran santunan sesuai dengan pasal-pasal
3
dari sebuah polis.Salah satu jenis klaim yang terdapat di PT. Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta adalah klaim ekspirasi, klaim ekspirasi ini merupakan jenis klaim yang umum, karena semua jenis asuransi yang ditawarkan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta akan mengalami jatuh tempo/ ekspirasi. Menurut PT. Asuransi jiwasraya, klaim ekspirasi atau klaim jatuh tempo adalah permohonan pemilik polis terhadap perusahaan asuransi untuk membayar sejumlah uang sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati dikarenakan masa polis telah berakhir. Proses pengajuan klaim merupakan salah satu hal yang penting, karena ini merupakan inti pokok dari keberhasilan memuaskan pelayanan terhadap pelanggan. Jika proses pengajuan klaim bisa dibayarkan dengan mudah dan cepat akan menambah kepercayaan masyarakat terhadap PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. Tabel 1.1 Jumlah pengajuan klaim di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Tahun
MENINGGAL
ANUITAS
EKSPIRASI
2013
947 Klaim
218 Klaim
1162 Klaim
28 Klaim
2014
658 Klaim
158 Klaim
420 Klaim
18 Klaim
2015
534 Klaim
93 Klaim
301 Klaim
19 Klaim
22 Klaim
146 Klaim
3 Klaim
2016
-
TEBUS
DUNIA
(Per Maret) Sumber : PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Dari tabel 1.1 diatas, dapat dilihat bahwa jumlah pengajuan klaim ekspirasi tidak menentu. Ini dikarenakan masa jatuh tempo masing-masing polis berbeda. Untuk menangani pengajuan beberapa jenis klaim di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta khususnya klaim ekspirasi/ jatuh tempo, teknologi akan sangat membantu sejalan panjangnya proses yang
4
harus dilakukan pada saat pengajuan klaim. Mulai dari input data nasabah sampai output berupa nota desisis. Nota desisi adalah surat keputusan bayar yang digunakan untuk mencetak SIP (Surat Ijin Pembayaran) pada bagian keuangan. Maka pada abad teknologi sekarang ini penanganannya akan lebih efisien dan ekonomis apabila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronik seperti komputer dalam mengolah data menjadi informasi. Komputer merupakan salah satu bentuk dari perkembangan jaman. Salah satu bukti kemajuan teknologi ini mempunyai peran cukup besar didalam lingkungan kerja. Pada saat penulis magang di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta, terbukti bahwa komputer sangat membantu pekerjaan dalam mengarsipkan data nasabah, penginputan SPAJ, pembuatan polis sampai pengajuan klaim. Maka sangatlah tepat apabila semua instansi seperti PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta menggunakan alat-alat elektronik seperti komputer. Namun, komputer tidak akan dapat dimanfaatkan secara maksimal apabila tidak ditunjang dengan kemampuan sumber daya manusia yang mempergunakannya. H.A Rusdiana dan Moch. Irfan (2014: 207) menyebutkan bahwa “elemen dari sistem komputer terdiri atas manusia (brainware), perangkat lunak (software), set intruksi (instruction set), dan perangkat keras (hardware). Intinya berhasil tidaknya proses komputerisasi sangat tergantung pada kelengkapan elemen-elemen penunjangnya. Jadi, komputer hanyalah sebagai alat untuk mempermudah dalam melaksanakan aktivitasnya, tentu saja apabila diaplikasikan dengan baik. Sebab dalam proses pengajuan klaim ekspirasi tersebut penulis juga masih mendapatkan kesulitan dalam menggunakan aplikasi JL-Indo yang digunakan pada saat melakukan proses klaim ekspirasi. Karena penulis belum mahir menggunakan aplikasi yang ada, namun seiring berjalannya waktu penulis banyak latihan dan dapat menggunakannya dengan baik. Selain itu, penulis juga menemukan masalah lain yaitu masalah sumber daya manusia. Dengan kemajuan aplikasi yang dimiliki oleh PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta hanya memiliki dua sumber daya
5
manusia untuk melakukan proses klaim yaitu pada bagian pertanggungan. Padahal untuk melakukan pengajuan klaim banyak proses yang harus dilalui apalagi dalam pengecekkan kebenarannya dibutuhkan ketelitian. Pelayanan yang terbaik selalu dilakukan untuk bisa mendapatkan kepercayaan masyarakat sehingga Jiwasraya menjadi perusahaan asuransi yang andal dan terpercaya. Tetapi pada kenyataannya sering terjadi kekecewaan nasabah terhadap perusahaan asuransi yang dianggap bekerja tidak professional dalam menangani klaim. Perusahaan asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta hanya dianggap mengumbar janji-janji manis tetapi tidak dapat mewujudkannya. Sedangkan di PT. Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta tersebut sudah mempunyai SOP tentang pengajuan klaim ekspirasi yaitu dapat diselesaikan “one day service” atau maksimal adalah 8 hari kerja selama persyaratan sudah dilengkapi. Namun, kenyataannya Pengajuan klaim oleh pemegang polis sering berlarut-larut dan menimbulkan komplain dari para pemegang polis yang mengajukan klaim. Faktanya pada saat penulis melaksanakan kegiatan magang di PT. Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta terdapat beberapa komplain melalui telepon atau bahkan datang langsung dikantor. Salah satu yang menyebabkannya adalah kurangnya sumber daya manusia yang dapat menjalankan aplikasi JL-Indo. Melihat kenyataan yang ada belum sesuai dengan yang diharapkan oleh masyarakat, sehingga dipandang perlu untuk mengkaji sistem klaim Ekspirasi (Jatuh Tempo) pada perusahaan asuransi Jiwasraya khususnya PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. Untuk mengemukakan masalah tersebut, maka akan diambil judul “SISTEM INFORMASI APLIKASI JLINDO
DALAM
PENGAJUAN
DAN
PEMBAYARAN
KLAIM
EKSPIRASI DI PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) CABANG SURAKARTA”.
6
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang penulis kemukakan diatas, maka permasalahan dalam pengamatan ini dapat dirumuskan sebagai berikut : “Bagaimana Sistem Informasi AplikasiJL-Indodalam Pengajuan dan Pembayaran Klaim Ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya cabang (Persero) Surakarta ?” C. Tujuan Pengamatan Pengamatan Sistem Informasi Aplikasi JL-Indo dalam Pengajuan dan Pembayaran klaim di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Tujuan Operasional Untuk mengetahui secara menyeluruh bagaimana sistem infromasi Aplikasi JL-Indo dalam penanganan pengajuan klaim ekspirasi dari pegajuan sampai pembayaran klaim ekspirasi. 2. Tujuan Fungsional Hasil pengamatan ini, diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca maupun bagi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta baik sebagai pengetahuan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi Aplikasi JL-Indo. 3. Tujuan Individual Untuk memenuhi persyaratan guna mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi D-3 Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. D. Manfaat Pengamatan Adapun manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah sebagai berikut : 1. Kuliah Kerja (Magang) ini diharapkan dapat memberi gambaran mengenai pelaksanaan sistem informasi Aplikasi JL-Indo dalam
7
pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. 2. Kuliah Kerja (Magang) ini diharapkan dapat menjadi media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan terutama masalah pengajuan klaim ekspirasi. 3. Kuliah Kerja (Magang) ini diharapkan dapat memberi masukan serta menambah pengetahuan bagi penulis dan para pembaca mengenai sistem informasi pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta.
8
BAB II Tinjauan Pustaka dan Metode Penelitian A. Tinjauan Pustaka a. Sistem 1. Pengertian Sistem Berbagai pendapat telah dikemukakaan oleh para ahli tentang pengertian sistem, setiap ahli memberikan pengertian yang beragam berdasarkan ilmu yang mereka pelajari disertai dengan asumsi dan persepsi yang digambarkan dalam pendapatnya masing-masing. Menurut Tata Sutarbi dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen(2005: 8), menyatakan bahwa : “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut wahyudi dan subando dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen(2001: 8), pengertian sistem adalah : “sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”. Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen(2002: 67), menyebutkan bahwa : “Sistem dapat berupa abstrak maupun fisik. Sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sistem fisik adalah kumpulan dari elemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran”. Badri Munir Sukoco
dalam bukunya yang berjudul Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern (2007: 31), menyebutkan bahwa “Sistem merupakan kumpulan dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu dalam pencapaian tujuan”. Menurut teori diatas, maka penulis dapat menyimpulkan dan menjabarkan yang dimaksud dengan sistem adalah kumpulan dari
9
beberapa bagian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan dari sistem tersebut. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai tujuan dan sasaran dalam ruang lingkup yang sempit. 2. Karakteristik Sistem Tata Sutarbi dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen(2005: 11) menjelaskan bahwa karakteristik sistem antara lain adalah sebagai berikut : -
Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.
-
Batasan sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
-
Lingkungan luar sistem (Environtment) Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat
merugikan sistem
tersebut. Dengan demikian,
lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut. -
Penghubung sistem (Interface) Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain.bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadimasukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
10
-
Masukan sistem (Input) Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
-
Keluaran sistem (Output) Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi satu subsistem yang lain.
-
Pengolahan sistem (Proses) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
-
Sasaran sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
3. Unsur Sistem Menurut Laudon dan Odgers yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2007: 32) mengatakan bahwa sebuah sistem yang ideal memiliki unsur sebagai berikut : 1. Input Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi, dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh ketrampilan dan pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang memadai guna menjalankan metode dan prosedur daam sistem. Dalam beberapa instansi, output dari satu sistem menjadi input untuk sistem yang lain. 2. Processing
11
Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem.
Biasanya,
aktivitas
ini
akan
secara
otomatis
mengklasifikasikan, mengonversikan, menganalisis, serta memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan. 3. Output Setelah melalui pemprosesan, input akan menjadi output, berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai yang membutuhkan. Untuk itu, kualitas outputmempunyai dampak yang signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena bisa jadi output pada suatu subsistem (depaetemen atau bagian) tertentu merupakan input dari sistem (departemen atau bagian) yang lain. 4. Feedback Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang ada sekarang maka pengendalian masingmasing proses perlu untuk ditingkatkan. Umpan-balik akan membuat sistem dapat mengevaluasi efektivitas output yang dihasilkan agar lebih bernilai tambah bagi organisasi. Tentunya kuantitas maupun kualitas umpan balik yang dibutuhkan berbeda dari satu sistem (departemen atau bagian) ke sistem yang lain. Semakin vital keberadaan sistem tersebut bagi organisasi, semakin penting pula umpan-balik tersebut dilakukan. 5. Pengawasan Seperti halnya elemen sistem yang lain, pengawasan juga memiliki dimensi sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan pertimbangan moral.
12
b. Informasi 1. Pengertian Informasi Informasi atau dalam bahasa inggris information, berasal dari kata informacion bahasa prancis. Kata tersebut diambil dari bahasa latin, yaitu informationem artinya “konsep, ide, garis besar”. “Informasi adalahsuatu data yang sudah diolah atau diproses sehingga menjadi suatu bentuk yang memiliki arti bagi penerima informasi yang memiliki nilai bermanfaat”. Rusdiana & Moch Irfan (2014: 74). Menurut Badri Munir Sukoco (2007: 31), “Informasi merupakan data yang telah diubah kedalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi organisasi”. Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen(2005: 23), menyatakan bahwa “informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”. Dadan Umar Daihani (2001: 8) menyatakan bahwa “Informasi adalah agregasi dari berbagai fakta (data) yang memiliki arti tertentu yang memiliki makna”. “Informasi adalah data yang telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakannya untuk membuat keputusan”. Wahyudi & Subando (2001: 11). Menurut Gordon B. Davis (2002: 28), ”informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. Dari teori para ahli mengenai pengertian informasi tersebut, penulis menyimpulkan bahwa informasi adalah suatu data atau objek yang diproses terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga dapat tersusun dan terklasifikasi dengan baik sehingga memiliki arti bagi penerimanya yang selanjutnya menjadi pengetahuan bagi penerima tentang suatu hal tertentu yang membantu pengambilan keputusan secara tepat.
13
2. Ciri-ciri Informasi Dalam proses pemenuhan kebutuhan informasi, ada beberapa cir-ciri yang harus dimiliki oleh informasi. Menurut Gordon B. Davis (1991: 29) yang dikutip oleh Rusdiana & Moch Irfan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen (2014: 85), ciri-ciri informasi diantaranya : 1. Benar
atau
salah,
baru,
tambahan,
artinya
informasi
dapat
memperbarui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada. 2. Korektif, artinya informasi digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah. 3. Penegas, artinya dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat. 4. Benar
atau
salah,
baru,
tambahan,
artinya
informasi
dapat
memperbarui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada. 5. Korektif, artinya informasi digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah. 6. Penegas, artinya dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat. 3. Manfaat Informasi “Informasi perlu dikelola dengan baik agar dapat bermanfaat bagi perusahaan dalam mengelola bisnis pada masa sekarang dan masa yang akan datang. Efektivitas perusahaan tidak akan tercapai tanpa planning yang baik, yang merupakan syarat untuk dapat melakukan organizing, actualing, dan controling. Planing, organizing, actualing dan controling yang baik hanya dapat tercapai dengan pengelolaan informasi yang baik pula”. Ida Nuraida (2014: 35). Menurut Ida nuraida dalam bukunya Manajemen Admnistrasi Perkantoran (2014: 35) PT. Kanisius Yogyakarta menyatakan bahwa informasi bermanfaat untuk hal-hal berikut :
14
-
Perencanaan. Misalnya untuk menentukan profit yang ingin dicapai pada tahun ini beserta anggaran produksinya, kita membutuhkan informasi, rencana dan realisasi profit beserta anggaran dan realisasi biaya pada tahun sebelumnya. Dengan demikian, bisa dinilai apakah efektivitas tercapai atau tidak. Informasi dibutuhkan karena berisi data yang disertai dengan tolok banding untuk bahan masukan.
-
Pengorganisasian. Misalnya, dalam menjalankan suatu proyek, job description tiap posisi pada struktur organisasi yang sudah dibuat sebelumnya perlu diisi denganorang-orang yang tepat (sesuai job spesification) sehingga dibutuhkan informasi mengenai orang-orang terlibat dalam proyek tersebut. Selanjutnya, orang-orang tersebut perlu didukung dengan alat/mesin yang tepat yang dapat mendukung kerjaannya.
-
Pelaksanaan. Misalnya, kita akan melakukan ekspansi pasar dengan mengirimkan produk ke daerah tertentu. Ditengah perjalanan tiba-tiba ada informasi dari radio bahwa telah terjadi longsor dijalan yang akan kita lalui. Akhirnya mengurungkan niat melewati jalan tersebut dan menjari informasi alternatif jalan lain.
-
Pengendalian. Misalnya, kita ingin melihat apakah pelaksanaan suatu pameran yang sedang berjalan sesuai dengan rencana semuala, maka harus mengawasi realisasinya apakah ada kemajuan yang telah dicapai sekaligus membandingkanya dengan rencana semula, apakah sama atau tidak. Inilah informasi yang dibutuhkan.
c. Sistem Informasi 1. Pengertian sistem informasi “Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur, dan/atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan data olahan, baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan”. Rusdiana & Moch (2014: 200).
15
Menurut Tata Sutarbi (2005: 42), “sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan”. Menurut Dadan Umar Daihani (2001: 2) mengemukakan bahwa “sistem Informasi adalah satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerja secara bersama-sama untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, sampai pendistribusiannya”. Menurut rommey (1983) yang dikutip oleh Rusdiana & Moch (2014: 201), menyatakan bahwa “sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data serta cara-cara organisasi untuk menyimpan, mengelola mengendalikan dan melaporkan informasi sehingga sebuah organisasi dapat mebcapai tujuan yang telah ditetapkan”. Dari pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi
adalah
suatu
sistem
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2. Fungsi Sistem Informasi Adapun beberapa fungsi dari sistem Informasi yang dikemukakan oleh Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini pada bukunya sistem informasi akutansi (2011: 34) adalah sebagai berikut: -
Fungsi pengumpulan data (data collection)
-
Fungsi pemprosesan data (data processing)
-
Fungsi manajemen data (data managemen)
-
Fungsi pengendalian dan keamanan data (entry barrier)
-
Fungsi penyedia informasi (reporting)
16
3. Komponen sistem Informasi Menurut Jogiyanto (2005: 43-52) mengemukakan bahwa sistem informasi mempunyai 6 buah komponen antara lain: -
Komponen input (Masukan) Input merupakan data yang masuk ke dalam informasi. Komponen input perlu ada karena merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi. Input yang masuk ke dalam sistem informasi dapat langsung diolah menjadi sebuah informasi. Data dari sistem informasi dapat berasal dari luar organisasi, makan data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat di dokumen dasar. Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capute) dari data yang terjadi. Dokumen dasar dapat membantu dalam penanganan arus data sistem informasi yaitu: Dapat menunjukan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat Dapat mendorong lengkapnya data akuntansi, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu didalam dokumen dasarnya. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir-formulir tersebut dapat diberikan kepada individuindividu atau departemen-departemen yang membutuhkannya. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung dari file-file data komputer.
-
Komponen basis data Basis data (data base) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan untuk memanipulasinya. Terdapat tiga hal yang berhubungan dengan basis data yaitu sebagai berikut: Data itu sendiri yang dioranisasikan dalam bentuk basis data (database).
17
Simpanan permanen untuk menyimpan basis data tersebut. Simpanan ini merupakan bagian dari teknologi perangkat keras yang digunakan berupa hard disk. Perangkat lunak untuk memanipulasi basis datanya. Perangkat lunak ini dapat dibuat sendiri dengan menggunakan bahasa pemprograman komputer atau dibeli dalam bentuk suatu paket. -
Komponen process (proses) Komponen proses merupakan pemindahan, manipulasi data, analisis input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia. Setelah data diproses oleh komponen input (masukan),komponen pemprosesan megelola kualitas data yang disimpan. Komponen memperbaharui, menambah data baru dan menghilangkan data yang sudah tidak diperlukan pada data base.
-
Komponen output (keluaran) Produk dari sistem informasi adalah output berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan distribusi informasi yang sudah diproses ke anggota organisasi dimana output tersebut akan digunakan. Fungsi komponen outputyaitu komponen memproduksi
keluaran
perusahaan.
Kemajuan
komunikasi
ini
sesuai
dengan
kebutuhan-kebutuhan
dan
kecanggihan
teknologi
pada
membawa
konsekuensi
dilakukannya
era
proses
pengolahan data dilakukannya pengolahan data secara cepat dan efisien dengan kemungkinan menampilkan output informasi yang sangat bervariasi. -
Komponen teknologi Teknologi
merupakan
komponen
penting
dalam
sistem
informasi, tanpa addanya teknologi yang mendukung sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang tepat waktunya. Komponen teknologi mempercepat sistem informasi dalam pengolahan datanya. Komponen teknologi dapat dikelompokkan ke dalam dua macam kategori yaitu:
18
Teknologi sistem komputer yang terdiri dari: Perangkat keras Perangkat keras (hardware) sebagai sub-sistem dari sistem komputer mempunyai komponen yaitu: Komponen alat masukan Komponen alat keluaran Komponen alat simpanan luar (storage) Perangkat Lunak Perangkat lunak dapat diklasifikasinkan ke dalam dua bagian besar yaitu : Perangkat perangkat
lunak lunak
sistem yang
((system
software)
mengoperasikan
yaitu sistem
komputernya. Perangkat lunak aplikasi (application software) yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu. -
Teknologi sistem telekomunikasi
Komponen kontrol Komponen kontrol digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang akurat. Komponen kontrol akan menspesifikasi bagaimana sesuatu yang dapat dikontrol. Dalam sistem komputer sejumlah kontrol harus diletakkan di tempat yang mendapatkan keamanan, ketepatan dan privasi data. Kegiatan sistem yang paling penting adalah kontrol dari kinerjanya.
d. Aplikasi JL-Indo JL-Indo adalah aplikasi polis asuransi yang dimiliki oleh perusahaan Asuransi Jiwasraya (Persero). Aplikasi ini digunakan untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan polis, premi, nasabah, serta agen
19
asuransi. Melalui aplikasi inilah kegiatan operasional dimulai dari tingkat yang paling bawah. JL-indo merupakan aplikasi khusus untuk pegawai PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) disemua cabang. Kegiatan yang dapat dilakukan menggunakan sistem aplikasi JL-Indo mengenai polis antara lain: pencetakan polis, pengecekan masa polis, pemeliharaan polis sampai pengajuan dan pembayaran klaim. Berikut adalah spesifikasi utama aplikasi JL-Indo : -
Database terpusat (centralized database) : data seluruh kantor cabang PT. Asuransi Jiwasraya tersimpan dalam satu database dengan server data center yang berada di kantor pusat.
-
Seluruh kantor cabang mengakses data secara online ke server data center di kantor pusat
-
Online antar kantor: memudahkan dalam mencari data nasabah di seluruh Indonesia pada semua kantor cabang PT. Asuransi Jiwasraya.
-
Menggunakan jaringan LAN.
( http://library.gunadarma.ac.id/repository/view/10030/, diakses pada 13.52 tanggal 2 Maret 2016 ) e. Pengajuan dan pembayaran Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) (2005: 132) Pengajuan berarti“proses” atau “cara”atau “perbuatan mengajukan” atau “pengusulan” atau “pengedepanan”. Pembayaran dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) (1989: 89) berarti “proses” atau “cara membayar” atau “perbuatan”. Pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara tunai langsung menggunakan uang, sedangkan non tunai dapat dengan debit card, credit card, transfer.
20
f. Klaim Ekspirasi 1. Pengertian klaim ekspirasi Klaim adalah permohonan atau tuntutan seorang pemilik polis terhadap perusahaan asuransi untuk pembayaran santunan sesuai dengan pasal-pasal dari sebuah polis (Hasymi dkk, 1996:55). Menurut Abbas Salim pada bukunya yang berjudul dasar-dasar asuransi (2000: 30), dijelaskan bahwa klaim adalah tuntutan ganti rugi oleh tertanggung kepada penanggung akibat kerugian yang dialaminya. Dari Dari teori para ahli mengenai pengertian klaim, penulis menyimpulkan bahwa klaim adalah permohonan ganti rugi oleh tertanggung kepada pihak penanggung (perusahaan asuransi) terhadap kerugian yang telah dialami sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati dalam polis. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) (2005: 272), ekspirasi berarti penghembusan nafas keluar atau penghabisan atau masa jatuh tempo. Menurut pengertian diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa klaim ekspirasi/ jatuh tempo adalah permohonan pemilik polis terhadap perusahaan asuransi untuk membayar sejumlah uang sesuai perjanjian yang telah disepakati dikarenakan masa polis telah berakhir(SUP PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) pasal 19 ayat 1). Perhitungan nominal klaim ekspirasi ditentukan oleh PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) yang telah disetujui oleh pemegang polis pada saat menandatangani perjanjian. 2. Penetapan klaim Menurut Herman Darmawi (2000: 46), menyatakan bahwa terdapat dua tindakan dasar yang terbuka bagi perusahaan asuransi jika dikonfrotasikan dengan suatu klaim, yaitu membayar atau menolaknya. Hal tersebut juga berlaku untuk klaim ekspirasi, dimana pihak perusahaan berhak menolak atau membayar klaim ekspirasi yang diajukan.
21
Terdapat dua hal yang mendasari perusahaan menolak pembayaran klaim ekspirasi, yaitu : -
Terjadi permasalahan dalam proses pembayaran premi
-
Jatuh tempo polis sudah terlalu lama (maksimal pengajuan klaim ekspirasi 3 tahun setelah masa polis berakhir) Dalam penentuan apakah harus membayar atau menolak suatu
klaim ekspirasi, penilai mengikuti prosedur penyelesaian dengan empat langkah pokok, yaitu : -
Pemberitahun masa jatuh tempo
-
Penyelidikan kebenaran pengajuan
-
Bukti klaim ekspirasi
-
Pembayaran atau menolak pengajuan itu.
g. Asuransi Jiwa 1. Pengertian Asuransi Asuransi merupakan pemindahan resiko yang telah menyebabkan salahsatu
pihak
atas
dasar
pertimbangan-pertimbangan
tertentu,
bersepakat untuk mengganti kerugian yang dialami pihak lain bila sesuatu yang telah direncanakan dan tidak diharapkan terjadi (Hasymi dkk, 1996:161). Sedangkan menurut Herman Darmawi (2000: 2), menyatakan bahwa pengertian “asuransi mempunyai berbagai sudut pandang yaitu dari sudut pandang ekonomi, sosial, bisnis. Dalam pandangan ekonomi asuransi merupakan suatu metode untuk mengurangi risiko dengan jalan memindahkan dan mengkombinasikan ketidakpastian akan adanya kerugian keuangan (financial)”. Menurut pandangan bisnis, asuransi merupakan perusahaan yang usaha utamanya adalah menerima dan menjual jasa, pemindahan risiko dari pihak lain dan memperoleh keuntungan dengan berbagi resiko diantara sejumlah besar nasabahnya. Selain itu, asuransijuga menghimpun dana dari masyarakat yang kemudian menginvestasikan dana itu dalam berbagai kegiatan ekonomi (perusahaan). Dari sudut pandang sosial,
22
asuransi didefinisikan
sebagai
organisasi
sosial
yang menerima
pemindahan resiko dan mengumpulkan dana dari para anggotanya guna membayar kerugian yang mungkin terjadi pada setiap anggota. Pengertian asuransi menurut Undang-Undnag RI Nomor 2 Tahun 1992 tentang Usaha Perasuransian pasal 1 Ketentuan Umum adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih, dengan mana pihak penanggung mengikat diri kepada tertanggung karena kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, atau tanggung jawab hukum kepada pihak ketiga yang mungkin akan diderita tertanggung, yang timbu dari suatu peristiwa yang tidak pasti, atau untuk memberikan suatu pembayaran yang didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang yang dipertanggungkan. Dari beberapa teori diatas, penuis dapat menyimpulkan dan menjabarkan bahwa asuransi adalah sarana finansial dalam tata kehidupan rumah tangga, baik dalam menghadapi resiko yang mendasar seperti resiko kematian, atau dalam menghadapi resiko atas harta benda yang dimiliki. Walaupun banyak metode untuk menangani resiko, namun asuransi merupakan metode yang paling banyak dipakai. Asuransi menjanjikan perlindungan kepada pihak tertanggung terhadap resiko yang dihadapi perorangan maupun resiko yang dihadapi perusahaan (herman darmawi, 2000: 1). 2. Pengertian Asuransi Jiwa Menurut Abbas Salim dalam bukunya yang berjudul Asuransi dan Manajemen Resiko (2000: 25) menyatakan bahwa Asuransi Jiwa adalah asuransi yang bertujuan menanggung orang terhadap kerugian finansial tak terduga yang disebabkan karena meninggalnya terlalu cepat atau hidupnya terlalu lama. Menurut PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta yang dikutip di AAMI Dasar-dasar Asuransi, menyatakan bahwa asuransi jiwa adalah suatu pengalihan atau pelimpahan resiko (risk sifthing) atas
23
kerugian
keuangan
(financial
loss)
oleh
tertanggung
kepada
penangggung. Resiko yang dilimpahkan kepada penanggung bukanlah resiko hilangnya jiwa seseorang, melainkan kerugian keuangan akibat hilangnya jiwa seseorang atau karena mencapai usia lanjut sehingga tidak produktif lagi. Dari beberapa pendapat diatas, maka penulis dapat menyimpulkan dan menjabarkan yang dimaksud asuransi jiwa adalah pelimpahan resiko kepada penanggung akibat kerugian yang disebabkan karena meninngal terlalu cepat atau meninnggal terlalu lama sehingga tidak produktif lagi. 3. Bentuk-bentuk Asuransi Menurut Abbas Salim (2000: 1) menyatakan bahwa bentuk-bentuk asuransi dapat digolongkan sebagai berikut : -
Asuransi Kerugian (Asuransi Umum), yaitumengenai hak milik, kebakaran, dan lain-lain.
-
Asuransi Varia (marine insurance, asuransi kecelakaan, asuransi mobil dan pencurian)
-
Asuransi Jiwa (life insurance) yaitu yang menyangkut kematian, sakit, cacat, dan lain-lain.
h. Sistem
Informasi
Aplikasi
JL-Indo
dalam
Pengajuan
dan
Pembayaran Klaim Ekspirasi Dari beberapa pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi Aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi adalah serangkaian kegiatan, tatacara, metode atau urutan langkah-langkah yang saling berhubungan yang dirumuskan dan diwajibkan dalam pengurusan pengajuan klaim ekspirasi. Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan program tersebut, maka perlu adanya sistem informasi berupa aplikasi JL-Indo sehingga pengolahan data dalam proses pengajuan dan pembmayaran klaim ekspirasi dapat berjalan secara efektif dan efisien.
24
Data yang dibutuhkan dapat diolah dengan cepat secara digital daripada manual. Aplikasi JL-Indo di PT. Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta mulai di gunakan pada tahun 2008, sebelumnya penanganan klaim ekspirasi masih menggunakan sistem manual dengan bantuan pensil dan Ms. Excel. Dengan kemajuan teknologi, PT. Asuransi Jiwasraya dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi agar pelayanan yang terbaik dapat diberikan kepada nasabah sehingga nasabah puas dengan pelayanan yang diberikan. Dengan adanya aplikasi JL-Indo, pengolahan data sesuai dengan prosedur yang benar. Data-data dari nasabah dapat disimpan dalam database, sehingga apabila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat dicari dengan mudah. Kemampuan untuk memperoleh, mengumpulkan, menyimpan dan mendapatkan kembali informasi yang dibutuhkan lebih cepat sehingga dharapkan dapat mencapai tujuan yang diinginkan yaitu mempercepat proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta. B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan Lokasi
pengamatan
yang
berkaitan
dengan
sasaran
atau
permasalahan pengamatan merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan. (H.B. Sutopo,2002 : 52) Lokasi pengamatan digunakan untuk mendapatkan data, informasi, keterangan dan hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan pengamatan sekaligus
sebagai
tempat
dilaksanakannya
pengamatan.
Penulis
mengambil lokasi pengamatan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan karena PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta merupakan salah satu perusahaan asuransi milik negara ( BUMN ) di Indonesia. Perusahaan ini
25
bergerak di bidang jasa yaitu jasa asuransi jiwa yang salah tugasnya mengurus tentang polis dan pembayaran klaim. 2. Jenis Pengamatan Jenis pengamatan merupakan salah satu faktor penting dalam suatu pengamatan, karena turut menunjang proses penyelesaian pengamatan. Jenis pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif yaitu, pengamatan tentang data yang dikumpulkan dan dinyatakan dalam berbagai jenis, bisa berupa orang peristiwa dan tempat atau lokasi, benda serta dokumen atau arsip, kata-kata disusun dalam kalimat misalnya kalimat hasil wawancara antara pengamat dengan informan. Pengamatan deskriptif dapat diartikan sebagai proses pemecahan masalah yang diselidiki dengan melukiskan keadaan subjek dan objek pengamatan pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang terlihat dan sebagaimana adanya. Jenis pengamatan yang dilakukan penulis adalah pengamatan deskriptif kualitatif, karena data yang penulis kumpulkan adalah dalam bentuk kata-kata, kalimat pencatatan dokumen maupun arsip yang mempunyai arti lebih. 3. Sumber Data Menurut HB. Sutopo (2002:49-54) bahwa : “Dalam pengamatan kualitatif sumber datanya dapat berupa informan, peristiwa atau aktifitas, tempat atau lokasi, benda, beragam gambar, rekaman, dokumen dan arsip. Berdasarkan uraian diatas sumber data yang diguakan penulis dalam pengamatan ini adalah sebagai berikut: a. Informan Informan adalah sumber data yang berupa manusia yang dianggap mengetahui permasalahan yang akan diamati dan mengetahui mendalam tentang data-data yang diperlukan. Sumber data berupa manusia dalam pengamatan kualitatif lebih tepat disebut sebagai informan daripada responden. Karena responden posisinya hanya sekedar memerikan tanggapan (respond) pada apa yang diminta atau
26
ditentukan oleh penelitinya. Adapun informan dalam pengamatan ini adalah: -
Kepala seksi Pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta ( Bapak Rodiq Rovian Altriyanto, S.Si).
-
Pegawai Administrasi seksi pertanggungan ( Ibu Izzatun Nisa, S.Si)
-
Pegawai administrasi keuangan (Bapak Arif Iswanto, SE)
b. Peristiwa atau aktivitas Peristiwa atau aktivitas merupakan pengamatan terhadap proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Dalam pengamatan ini peristiwa atau aktivaitas yang dilakukan penulis dalam pelaksanaan kuliah kerja magang pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Surakarta adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi. c. Gambar Beragam gambar yang ada dan berkaitan dengan aktivitas dan kondisinya bisa juga dimanfaatkan sebagai sumber data. Gambar tersebut bisa berupa gambar apa saja yang memang berkaitan dengan masalah yang dikaji, misalnya gambar peta, potret, dan jugar gambar buatan tangan lainnya. d. Dokumen dan Arsip Dokumen adalah bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam mengkaji dokumen tidak hanya mencatat apa yang tertulis tetapi juga berusaha menggali dan menangkap makna yang tersirat dari dokumen tersebut. Pada deskripsi ini penulis menyajikan beberapa dokumen yang dirasa perlu untuk disajikan.
27
4. Teknik Pengumpulan Data Seperti yang dijelaskan diawal bahwa sumber data dalam pengamatan kualitatif sendiri dari beragam jenis, bisa berupa informan, peristiwa atau aktivitas, gambar dan dokumen. Beragam sumber data tersebut menuntut dilakukannya cara untuk teknik pengumpulan data tertentu yang sesuai guna mendapatkan data yang diperlukan untuk menjawab permasalahannya. Untuk memperoleh dan menyusun data pengamatan, penulis menggunakan teknik observasi, wawancara dan analisis dokumen. a. Wawancara Menurut H.B. Sutopo (2002 : 56-57) “wawancara merupakan sumber data yang paling penting dalam pengamatan kualitatif berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan” . Teknik pengumpulan data ini, dilakukan untuk mendapatkan keterangan-keterangan secara lisan melalui komunikasi langsung dan berhadapan langsung dengan informan. Wawancara di dalam pengamatan kualitatif dilakukan secara tidak terstruktur atau sering disebut sebagai teknik wawancara mendalam. b. Observasi Menurut HB Sutopo (2002: 64) “Observasi adalah menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar”. Observasi yang dilakukan penulis dengan cara melihat secara langsung kegiatan yang dilakukan. Melalui teknik ini diharapkan mendapat gambaran yang lebih lengkap dan menyeluruh mengenai objek yang diamati. Observasi dilakukan untuk mengamati bagaimana sistem informasi JL-Indo yang dgunakan dalam pembayaran klaim Ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. c. Analisi Dokumen dan Arsip Teknik analisis dokumen merupakan salah
satu metode
pengamatan data yang dilakukan dengan melihat dokumen yang telah
28
terkumpul kemudian menganalisisnya. Sasaran kajian mengarah pada latar belakang atau berbagai peristiwa yang terjadi di masa lampau yang sangat berkaitan dengan kondisi atau peristiwa masa kini yang sedang diteliti. H.B. Sutopo (2002: 69). Dalam pengamatan ini, penulis mengambil dokumen berupa file, arsip dan gambar yang dijadikan lampiran dalam laporan karya ilmiah ini. 5. Teknik Analisis Data Dalam pengamatan ini, analisis data yang digunakan adalah teknik analisis data model interaktif, yang terdiri dari tiga komponen analisis data yaitu sebagai beikut : a. Reduksi data Adalah proses seleksi, pemfokusan penyederhanaan dan abstraksi data yang ada dalam fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang
pelaksanaan
riset
yang
dimulai
bahkan
sebelum
pengumpulan data dilakukan. Reduksi dimulai sejak pengamat mengambil keputusan tentang kerangka kerja konseptual, pemilihan kasus, pernyataan-pernyataan yang diajukan, dan tetang cara pengumpulan data yang dipakai. Pada saat pengumpulan data berlangsung, reduksi data berupa membuat singkatan, coding, memusatkan tema, membuat batas permasalahan, dan menulis memo. Proses reduksi ini berlangsung sampai pengamatan berakhir. b. Sajian data Adalah suatu rakitan organisasi informasi yang memungkinkan kesimpulan riset dapat dilakukan. Dengan melihat suatu penyajian data, pengamat akan mengerti apa yang terjadi dan memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pengamatan tersebut. Susunan penyajian data yang baik dan jelas sistematikanya akan banyak menolong pengamat sendiri.
29
c. Penarikan kesimpulan Pada awal pengumpulan data, pengamat harus sudah mengerti apa arti dan hal-hal yang pengamat temui dalammelakukan pencatatan peraturan, pokokpernyataan konfigurasi yang mungkin, arahan sebab akibat, dan proposi-proposisi. Aktivitas diantara ketiga komponen tersebut,
dilaksanakan
dalam
bentuk
interaktif
dalam
proses
pengumpulan data pada suatu proses siklus. Kemudian pengamat bergerak diantara 3 (tiga) komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan. Ketiga analisis yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan/ verifikasi sebagai sesuatu yang saling berhubungan pada sebelum, selama dan sesudah pengumpulan data dalam bentuk sejajar, untuk membangun wawasan umum yang disebut analisis. Untuk lebih jelasnya, proses analisis data dengan model interaktif ini dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 2.1 Model Analisis Interaktif Pengumpulan Data
Reduksi Data
Sajian Data
Penarikan simpulan/ Verifikasi
Sumber : H.B Sutopo, 2002:96
30
BAB III DESKRIPSI INSTANSI A. Sejarah singkat PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Asuransi Jiwasraya dibangun dari sejarah yang sangat panjang
dan
bermula
dari
NILLMIJ
(Neerlandsch
Indiesche
Levensverzekering en Liffrente Maatschappij van) tanggal 31 Desember 1859.Perusahan asuransi jiwa yang pertama kali ada di Indonesia didirikan dengan Akte Notaris William Hendry Herklots Nomor 185. Pada tahun 1857 perusahaan asuransi jiwa milik Belanda yang ada di Indonesia dinasionalisasi sejalan dengan program Indonesianisasi perekonomian Indonesia. Tanggal 17 Desember 1960 NILLMIJ van 1859 dilebur menjadi Perusahaan Negara Asuransi Djiwa Eka Sedjahtera. Empat tahun kemudian tepatnya tanggal 1 Januari 1965 berdasarkan Keputusan Menteri PPP Nomor BAPN 1-3-24, nama Perusahaan Negara Asuransi Djiwa Eka Sedjahtera diubah menjadi Perusahaan Negara Asuransi Djiwa Djasa Sedjahtera. Satu tahun kemudian tepatnya tanggal 1 Januari 1966, berdasarkan Peraturan Pemerintah No.40 tahun 1965 didirikan Perusahaan Negara yang baru bernama Perusahaan negara Asuransi Djiwasraya yang merupakan peleburan dari Perusahaan Negara Asuransi Djiwa Sedjahtera. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Urusan Perasuransian Nomor 2/SK/66 tanggal 1 Januari 1966, PT Pertanggungan Djiwa Dharma Nasional dikuasai oleh Pemerintah dan diintegrasikan kedalam Perusahaan
Negara
Asuransi
Djiwasraja.
Berdasarkan
Peraturan
Pemerintah Nomor 33 tahun 1972, tanggal 23 Maret 1973 dengan Akta Notaris Mohammad Ali Nomor 12 tahun 1973, Perusahaan Negara Asuransi Djiwasraya berubah status menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) Asuransi Jiwasraya yang anggaran dasarnya kemudian diubah dan ditambah dengan Akta Notaris Sri Rahayu nomor 839 tahun 1984 Tambahan Berita Negara Nomor 67 tanggal 21 Agustrus 1984 menjadi
31
PT Asuransi Jiwasraya. Berdasarkan Undang – Undang Nomor 1 tahun 1995, diubah dan ditambah terakhir dengan Akta Notaris Imas Fatimah SH, Nomor 10 tanggal 12 Mei 1988 yang telah diumumkan dalam Tambahan Berita Negara Nomor 1671 tanggal 16 Maret 2000 dan Akte Perubahan Notaris Sri Rahayu H. Prasetyo,SH. Nomor 03 tanggal 14 Juli 2003 menjadi PT Asuransi Jiwasraya (Persero). Sinergi antara tujuan mulia dan kekuatan bisnis mampu mengantarkan jiwasraya menjadi perusahaan asuransi yang handal dan terpercaya.Dalam menjalankan usahanya, Jiwasraya selalu berusaha menyesuaikan diri dengan perkembangan jaman dan kebutuhan masyarakat.Oleh
karena
itulah,
perusahaan
selalu
mengadakan
pembaharuan demi menjawab semua tuntutan tersebut.Salah satu langkah pembaharuan yang telah dilakukan oleh perusahaan asuransi Jiwasraya (persero) adalah dengan mengganti logo perusahaan yang merupakan cerminan dari semangat perusahaan asuransi dalam menjalankan tugasnya yang sekaligua juga mengganti identitas perusahaan.Semangat baru tersebut yang diwujudkan dalam motto 3-P yaitu Product, Process, dan People. B. Lokasi Perusahaan Lokasi perusahaan dapat mempengaruhi perusahaan dalam beberapa aspek diantaranya kemampuan dalam bersaing, kemampuan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan serta menentukan kelancaran kegiatan operasional perusahaan.PT.Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakartasejak awal berdiri sampai sekarang berada di Jalan Slamet Riyadi no. 536 Surakarta.Dengan lokasi yang tetap dan tidak perpindah-pindah diharapkan customer dapat dengan mudah menemukan lokasi PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta. Selain itu PT. Asuransi Jiwasraya surakarta terletak dipinggir jalan raya dan disebrang lampu merah. Sehingga memudahkan untuk akses masuk bagi nasabah. C. Logo PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
32
Gambar 3.1Logo PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
Sumber : www.jiwasraya.com Gambar 3.1 diatas merupakan gambar logo PT. Asuransi Jiwasraya (Persero). Didalam logo dari PT. Asuransi Jiwasraya menampilkan gambaran pohonyang menyerupai dua hati. Logo tersebut memiliki makna perlindungan masa depan yang memberikan makna peace of mind yaitu ketentraman hati dan pikiran. Logo tersebut juga merupakan simbol keteguhan hati PT. Asuransi Jiwasraya untuk tetap bertahan dan berjaya di industri asuransi Indonesia. D. Visi dan Misi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) 1. Visi PT. Asuransi Jiwasraya Visi perusahaan merupakan gambaran perusahaan di masa yang akandatang yang diharapkan akan sesuai dengan tujuan dan cita-cita seluruh komponen perusahaan yaitu pemegang saham, karyawan, pelanggan dan masyarakat umum. Visi Jiwasraya adalah ”menjadi perusahaan yang terpercaya dan dipilih untuk memberikan solusi bagi kebutuhan asuransi dan perencanaan keuangan”. 2. Misi PT Asuransi Jiwasraya (Persero) -
Misi Jiwasraya bagi pelanggan.
33
Selalu memberikan rasa aman, kepastian dan kenyamanan melalui solusiinovatif dan kompetitif bagi pelanggan atas kebutuhan asuransi dan perencanaan keuangan. -
Misi Jiwasraya bagi pemegang saham. Menciptakan nilai pemegang saham (shareholder value creation) yangatractif melalui pengelolaan operasional dan investasi perusahaan yang berlandaskan prinsip-prinsip good corporate governance.
-
Misi Jiwasraya bagi karyawan. Menjadi tempat pilihan untuk tumbuh dan berkembangnya karyawan menjadiprofesional yang memiliki integritas dan kompetensi di bidang asuransi dan perencanaan keuangan.
-
Misi Jiwasraya bagi agen. Berkomitmen mengembangkan agen yang memiliki dedikasi, kemampuandan integritas sehinga perusahaan menjadi tempat pilihan bagi agen yang ingin berkarier serta memiliki penghasilan tinggi.
-
Misi Jiwasraya bagi masyarakat. Berpatisipasi mewujudkan peningkatan kesejahteraan melalui kontibusidalam proses pembagunan masyarakat.
-
Misi Jiwasraya bagi aliansi. Membangun
kemitraan
menciptakansinergi
yang
bisnis
saling
untuk
menguntungkan
meningkatkan
serta
keunggulan
kompetitif perusahaan. -
Misi Jiwasraya bagi distribusi. Meningkatkan penetrasi pasar dan kualitas pelayanan kepada pelanggan secaralebih efisien dan efektif melalui multiple distribution channe seperti bancassurance, direct marketing, dan financial planning.
-
Misi Jiwasraya bagi pemasok.
34
Melakukan
kerjasama
dengan
pemasok
sesuai
prinsip
keterbukaan, fairness,saling menguntungkan dan berkembang sebagai partner in progress. -
Misi Jiwasraya bagi regulator. Mewujudkan praktek pengelolaan bisnis asuransi dan perencanaan keuanganyang sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
E. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan perangkat yang penting bagisuatu perusahaan.Struktur organisasi mempunyai kaitan erat dengantujuan perusahaan
karena
pada
dasarnya
penyusunan
strukturorganisasi
dimaksudkan untuk mempermudah pencapaian tujuanorganisasi.Struktur organisasi diperlukan sebagai suatu kerangka ataupola yang menunjukkan hubungan fungsi, kedudukan, wewenang sertatanggung jawab tiap individu dalam suatu perusahaan.Struktur organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta berbentuk organisasi lini/ garis yang di dalamnya terdapat gariswewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasandengan bawahannya melalui garis komando/ garis wewenang. Berikut adalah struktur organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta :
Gambar 3.2 Struktur organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
35
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta F. Tugas dan Wewenang 1. Seksi pertanggungan mempunyai beberapa tugas-tugas yang terdiri dari: -
Tugas utama:
Melaksanakan
pembayaran
klaim
ekspirasi,
klaim
penebusan, klaim tahapan, klaim berkala, klaim anuitas dan penggadaian.
Melakukan supervisi penerbitan polis dan berita keputusan dari aplikasi (Surat Asuransi Jiwa) yang masuk.
Membuat laporan biaya asuransi, laporan perkembangan portofolio dan perkembangan laporan ISO.
36
Membantu agen dalam hal permintaan tarif, memberikan perhitungan premi dan penutupan polis.
Memberikan informasi kepada pemegang polis apabila ada pertanyaan.
Pemeliharaan
portofolio
seperti:
penghidupan
polis,
permintaan duplikat polis, perubahan status polispada maser dan koreksi polis.
Melakukan korespondensi (pembuatan nota-nota dan surat menyurat).
Pencetakan berita keputusan untuk membantu operasional agen.
Pemeliharaan portofolio seperti : penghidupan polis, permintaan duplikat polis, perubahaan status polis dan koreksi polis.
Melakukan korespondensi (pembuatan nota – nota dan surat menyurat).
-
Pencetakan berita keputusan untuk membantu operasional
Tugas-tugas memutuskan dan memerintah: Memutuskan dan memerintahkan suatu pekerjaan dan bertanggungjawabkepada
staf
bawahannya
sesuai
dengan
pembagian tugas yang telahditetapkan. -
Tugas-tugas korespodensi dan komunikasi: Membuat nota/surat yang berhubungan dengan tugas utama
danditandatangani oleh Branch Manager melakukan
komunikasi dengan kantorlain : HO, RO, BO, Dll. -
Tugas kearsipan dan dokumentasi: Mencatat, menyimpan, mengatur, dan memelihara, dokumen dan suratlainnya, baik yang masih dalam proses maupun mengalihkan dokumen dansurat yang telah selesai proses kepada bagian terkait.
-
Tugas tambahan:
37
Melaksanakan tugas baru yang berhubungan dengan kelancaran administrasidi Branch Office yang ditugaskan atasan. 2. Seksi Keuangan dan Umum -
Tugas-tugas utama:
Melakukan verifikasi terhadap berkas penerimaan dan pengeluaran semua seksi di BO baik melalui kas maupun Bank (berupa premi, ekspirasi dan penebusan).
Memonitor transaksi keuangan setiap hari.
Memonitor
laporan
dan
mengkoordinir
pekerjaan
bawahandalam melakukan tugas di Seksi Keuangan dan Umum.
Melakukan kegiatan kepegawaian yang berhubungan dengan BO.
-
Mengurus administrasi perpindahan nasabah ke BO lain.
Tugas-tugas memutuskan dan memerintah. Memutuskan dan memerintahkan suatu pekerjaan dan tanggung jawab kepadastaf
yang sifatnya segera untuk
diselesaikan sesuai dengan pembagiantugasyang telah ditetap oleh aturan perusahaan. -
Tugas-tugas korespodensi dan komunikasi. Membuat nota atau surat dinas yang berhubungan dengan tugas utama untukditanda tangani oleh Branch Manager. Serta mengadakan komunikasi denganseksi lain dan aparat operasional di Branch Office.
-
Tugas-tugas kearsipan dan dokumentasi Menyimpan dokumen-dokumen seluruh seksi yang ada di Branch Office diruang arsip.
-
Tugas-tugas tambahan/khusus.
38
Melaksanakan tugas baru yang berhubungan dengan kelancaran administrasiBranch Office yang diketahui atau ditugaskan oleh atasan. 3. Seksi operasional dan penjualan -
Tugas-tugas utama:
Mengawasi
dan
mengontrol
pendistribusian
kwitansi
lanjutan dan bukti penerimaan premi pertama.
Mengawasi dan mengontrol proses administrasi penyetoran dan pelunasan premi pertama dan lanjutan.
-
Mengawasi pelaksanaan penagihan.
Mengawasi kegiatan pemasaran danpengadministrasiannya.
Melakukan perhitungan remunerasi dan komisi untuk agen.
Mengawasi dan mengontrol formasi area office.
Tugas-tugas memutuskan dan memerintah Memutuskan dan memerintahkan pelaksanaan tugas kepada stafbawahannyasesuai dengan tugas-tugas yang telah ditetapkan.
-
Tugas-tugas korespodensi dan komunikasi. Menyiapkan konsep surat yang berhubungan tugas-tugas baik yangberhubungan dengan intern maupun extern (pemegang polis) untukditandatangani Branch Manager serta mengadakan komunikasi yang baikdengan pemegang polis maupun dengan seluruh aparat terkait baik dinasdalam maupun dinas luar sebagai bentuk dari pada pelayanan ekstern danintern.
-
Tugas kearsipan dan dokumentasi. Mencatat, menyimpan, mengatur, memelihara surat-surat atau dokumen, baikyang bersifat penting maupun yang bersifat dokumen biasa.
-
Tugas-tugas tambahan/khusus. Tugas yang bersifat insidentil dan memerlukan waktuwaktu yang khususbaik tugas yang diminta oleh Branch
39
Manager, Regional Office maupuntugas yang diminta oleh Head Office untuk dapat diselesaikan dalam waktusingkat. G. Jumlah Tenaga Kerja Perusahaan Tabel 3.1 Jumlah Tenaga Kerja PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta 1. Seksi Operasional dan Penjualan a. Kepala Seksi Operasional dan Penjualan
1 orang
b. Adminsitrasi Operasional dan Penjualan
1 orang
2. Seksi Pertanggungan a. Kepala Seksi Pertanggungan
1 orang
b. Administrasi Pertanggungan
1 orang
3. Seksi Keuangan dan Umum a. Kepala Seksi Keuangan dan Umum
1 orang
b. Administrasi Keuangan dan Umum
1 orang
c. Kasir Uang
1 orang
Sumber : PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta H. Produk Asuransi Jiwasraya 1. Produk Individu -
Investasi dan Unit Link
-
Pendidikan (Beasiswa)
-
Proteksi
-
Anuitas
2. Produk Kumpulan - Dana Fleksibel (Pesangon) Produk bagi para tenaga kerja perusahaan, jenis asuransi ini sangat menguntungkan
untuk
memperoleh
uang
pesangon,
penghargaan sekaligus penggantian pengobatan atau kerugian. - Asuransi Siharta
uang
40
Berguna untuk para tenaga kerja dalam merealisasikan hari tua. - Asuransi Kesehatan Digunakan untuk mengisi kebutuhan perusahaan untuk pengalihan resiko anggaran kesehatan pekerja yang harus ditanggung. - Asuransi Kecelakaan Diri Digunakan untuk mengganti biaya rawat inap rumah sakit, memperoleh santunan cacat jika peserta menderita cacat disebabkan kecelakaan dan santunan duka jika meninggal. 3. Produk Pensiun - Jaminan Hari Tua Adalah asuransi yang didesain untuk mempersiapkan hari depan finansial pemegang polis - Tunjangan Hari Tua Untuk
mengatur
perencanaan
keuangan
guna
mengatasi
menyusutnya nilai ekonomi karena turunnya produktivitas yang diakibatkan bertambahnya umur, kecelakaan maupun kematian. 4. Produk DPLK (Dana Pensiun Lembaga Keuangan) Asuransi Jiwasraya bertindak sebagai lembaga keuangan yang memanajemen Program Pensiun Iuran Pasti (PPIP) untuk pekerja perusahaan ataupun perseorangan. I. Macam-macam Klaim di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) 1. Klaim Tebus 2. Klaim Tahapan 3. Klaim Anuitas/ Beasiswa 4. Klaim Ekspirasi/ Jatuh Tempo 5. Klaim Meninggal Dunia/ MGLB 6. Klaim Gadai
41
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
Seperti yang telah diketahui, bahwa PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang Asuransi jiwa. Dalam perusahaan Asuransi jiwa, beberapa kegiatan yang sering dilakukan anatara lain pencetakan polis, pembayaran premi maupun penanganan klaim. Salah satu jenis klaim di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabangSurakarta adalah klaim ekspirasi atau klaim Jatuh tempo.Proses klaim dilakukan oleh bagian pertanggungan secara manual dan aplikasi komputer. Proses klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta adalah sebagai berikut: a. Secara Manual Proses secara manual adalah proses yang dilakukan tanpa bantuan komputer atau sistem lainnya melainkan menggunakan sumber daya manusia dengan bantuan pensil dan sejenisnya. Proses secara manual yang dilakukan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta adalah ketika mengoreksi persyaratan yang dikumpulkan oleh pemegang polis dengan menggunakan pensil untuk memberi tanda ceklis untuk dokumen yang lengkap dan melingkari untuk dokumen yang salah, sedangkan untuk proses selanjutnya menggunakan aplikasi komputer. b. Secara aplikasi komputer Proses
secara
aplikasi
komputer
meliputi:
meng-input
data,
memprosesnya pada bagian pertanggungan dan menghasilkan output. Proses ini membutuhkan sebuah sistem untuk menunjang kelancaran proses klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. Untuk itu, kantor pusat mendesain sebuah aplikasi komputer JL-Indo dan GL-indo yang dapat digunakan semua kantor cabang, kantor wilayah maupun kantor pusat untuk proses penyelesaian klaim ekspirasi. Aplikasi JL-Indo digunakan untuk polis perseorangan (PP) sedangkan GL-Indo digunakan untuk polis kumpulan (PK).
42
Aplikasi JL-Indo di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta bertujuan unuk menghasilkan ouputnota desisi sebagai surat keputusan bayar yang digunakan untuk mencetak SIP (Surat ijin pembayaran) manfaat asuransi. Pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi dapat selesai tepat, cepat dan efisien sehingga kepuasan konsumen terhadap pelayaan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta meningkat. Pernyataan tersebut juga didukung pendapat kasi pertanggungan Bapak Rodiq Rovian pada wawancara tanggal 8 April 2016 sebagai berikut: “Proses klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta dilakukan secara manual dan sistem komputer. Sistem manual dilakukan pada saat mengoreksi persyaratan yang dikumpulkan oleh pemegang polis seperti pengecekkan formulir pengajuan klaim yang terdapat banyak poin yang harus diisi. Pengoreksian formulir ini menggunakan pensil dengan cara melingkari bagian yang salah dan memberikan tanda cek list untuk yang benar. Sedangkan langkah selanjunya dilakukan secara aplikasi komputer dengan menggunakan aplikasi JL-Indo. Dengan aplikasi JL-Indo dapat mempercepat proses penyelesaian klaim ekspirasi, selain itu juga dapat meminimalisir kesalahan karena nominal uang klaimakan secara otomatis muncul. Proses secara manual dan secara aplikasi komputer dilakukan oleh bagian peranggungan“. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, prosedur pengajuan klaim ekspirasi adalah sebagai berikut :
43
Gambar 4.1Prosedur Pengajuan klaim ekspirasi
Datang ke kantor
Jiwasraya
Pengisian Formulir dan pengupulan berkas persyaratan
Proses pengajuan Klaim
Transfer manfaat ke rekening pemegng polis Sumber: PP klaim PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Penjelasan prosedur pengajuan klaim ekspirasi di PT Asuransi Jiwsraya (Persero) cabang Surakarta : 1. Tertanggung/ pemegang polis datang langsung ke kantor asuransi terdekat. Semua klaim termasuk klaim ekspirasi dapat diproses disemua kantor Asuransi Jiwasraya (Persero) diseluruh Indonesia, karena pengarsipan polis telah dilakukan secara online melalui aplikasi SAE (Sistem Arsip Elektronik) sehingga. Namun, untuk pengajuan di luar kantor cabang asal, harus membuat nota pengajuan jatuh tempo ke kantor cabang asal. 2. Pengisian formulir oleh tertanggung, kemudian mengumpulkan syarat-syarat klaim ekspirasi berupa polis asli, fotokopi KTP, dan bukti pembayaran premi terakhir.
44
3. Setelah itu, akan diproses pada bagian pertanggungan menggunakan aplikasi JL-Indo jika Polis Perseorangan (PP). 4. Setelah proses klaim selesai, manfaat asuransi/ uang klaim ditransfer atau dibayarkan Cash kepada pemegang polis. Menurut pegawai seksi pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta, Ibu Izzatun Nisa mengenai proses pengajuan klaim ekspirasi adalah sebagai berikut : “Proses pengajuan klaim ekspirasi sangat mudah, dapat diselesaikan dalam beberapa jam saja jika syarat dan ketentuan sudah dilengkapi, atau paling lambat 8 hari kerja karena sekarang sudah menggunakan sistem digital. Pihak tertanggung hanya datang ke kantor asuransi Jiwasraya cabang terdekat dan melengkapi persyaratan kemudian akan di proses menggunakan aplikasi JL-Indo/ GL-indo sesuai dengan jenis polisnya” (wawancara, 12 Februari 2016) A. Komponen-komponen
sistem
informasi
dalam
pengajuan
dan
pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Berdasarkan hasil pengamatan penulis di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta pada bagian pertanggungan yang mempunyai tugas utama antara lain :
Melaksanakan pembayaran klaim ekspirasi, klaim penebusan, klaim tahapan, klaim berkala, klaim anuitas dan penggadaian.
Melakukan supervisi penerbitan polis dan berita keputusan dari aplikasi (Surat Asuransi Jiwa) yang masuk.
Membuat laporan biaya asuransi, laporan perkembangan portofolio dan perkembangan laporan ISO.
Membantu agen dalam hal permintaan tarif, memberikan perhitungan premi dan penutupan polis.
Memberikan informasi kepada pemegang polis apabila ada pertanyaan.
Pemeliharaan portofolio seperti: penghidupan polis, permintaan duplikat polis, perubahan status polispada maser dan koreksi polis.
Melakukan korespondensi (pembuatan nota-nota dan surat menyurat).
Pencetakan berita keputusan untuk membantu operasional agen.
45
Dari ke delapan tugas pokok seksi pertanggungan, yang akan dibahas oleh penulis adalah melaksanakan proses klaim. Di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta terdapat beberapa jenis klaim diantaranya adalah klaim tebus, klaim tahapan, klaim anuitas/ beasiswa, klaim meninggal dunia, klaim gadai dan klaim ekspirasi/ jatuh tempo.Dalam laporan tugas akhir ini, penulis akan membahas mengenai pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi/ klaim jatuh tempo khususnya mengenai sistem informasinya yaitu apikasi JL-Indo. Sistem informasi pengajuan dan pembayaran klaim merupakan hal yang penting untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta khususnya pada bagian pertanggungan untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para nasabah dalam proses klaim. Sistem pengajuan dan pembayaran klaim merupakan prosedur atau rangkaian menginput data dari nasabah, kemudian memprosesnya sehingga mengeluarkan output dengan teknologi. Proses penanganan klaim ekspirasi dengan sistem aplikasi JL-indo, hanya bisa dilakukan oleh pegawai PT. Asuransi Jiwasraya (Persero). Karena dalam menu awal terdapat User ID dan password. User ID diisi nama pegawai dan Pasword diisi pasword yang hanya pegawai tersebut yang mengetahuinya. Karena setiap pegawai mempunyai pasword yang berbedabeda. Pengaplikasian JL-indo untuk penanganan klaim dimulai dari data yang merupakan bahan mentah yang diperoleh dari dokumen BAP (bendel arsip polis). Kemudian data tersebut diproses dan mengeluarkan output nota desisi yaitu surat keputusan bayar yang isinya jumlah uang yang dibayarkan ke tertanggung/ pemegang polis. Tugas aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi adalah melakukan pengolahan data mengenai hal-hal yang berkaitan dengan klaim ekspirasi. Menurut Jogiyanto (2005: 43-52), untuk melakukan pengolahan data tersebut, maka diperlukan komponen-komponen didalamnya, yaitu komponen input, komponen database, komponen process, komponen output serta komponen pendukung lainnya yaitu komponen
46
teknologi dan komponen kontrol. Disini, penulis akan menjelaskan lebih jelas mengenai komponen-komponen aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta : 1. Komponen Input Proses Input diawali dengan menyusun berkas-berkas persyaratan yang telah dikumpulkan oleh pemegang polis. Penyusunan berkas persyaratan ini dimaksudkan agar mempermudah proses penginputan data. Data yang diinput berupa nomer polis, jenis klaim, dan tanggal pengajuan klaim yang terdapat pada dokumen formulir pengajuan klaim. Adapun berkas persyaratan klaim ekspirasi sebagaimana yang tercantum dalam Syarat-syarat Umum Polis Asuransi Jiwa Perorarngan (SUP) pasal 18 ayat (2) huruf a adal;ah sebagai berikut :
Fotokopi tanda bukti diri dari pemegang polis
Polis asli yang bersangkutan;
Bukti pembayaran premi terakhir yang sah (premi lunas) Urutan Penyusunan berkas persyaratan tersebut adalah lembar
pertama yaitu formulir pengajuan klaim yang ditulis oleh pemegang polis, lembar kedua adalah bukti pembayaran premi terakhir, ketiga fotokopi KTP, dan lembar keempat adalah polis asli Pengumpulan berkas persyaratan klaim ekspirasi maksimal adalah 3 tahun sejak tanggal ekspirasi/ jatuh tempo. pengajuanklaim
ekspirasi
akan
ditolak
oleh
Setelah itu maka pihak
penanggung
(perusahaan asuransi). Misalnya apabila jatuh tempo sebuah polis asuransi adalah bulan Maret 2016, maka berkas persyaratan klaim ekspirasi dikumpulkan sebelum bulan Maret 2019. Hambatan yang sering terjadi adalah dalam pengumpulan polis asli. Ini disebabkan karena masa kontrak asuransi jiwa adalah jangka panjang bisa sampai 20 tahun bahkan lebih sehingga menyebabkan polis asli hilang. Ini bisa ditanggulangi dengan duplikat polis.Duplikat polis adalah pembuatan polis baru dikarenakan polis asli telah hilang. Proses pembuatan polis duplikat memerlukan waktu yang cukup lama hingga 3
47
bulan bahkan lebih. Karena prosesnya tidak hanya dikantor cabang dan kantor wilayah tapi langsung dari kantor pusat. Apabila polis duplikat telah jadi, maka polis asli tidak berlaku. Kesempatan membuat polis duplikat hanya 3 kali saja. Biaya pembuatan polis duplikat pertama adalah Rp. 50.000, kedua Rp. 100.000 dan yang ketiga Rp. 150.000. jika berkas persyaratan belum lengkap dan salah maka berkas akan dikembalikan lagi kepada pemegang polis untuk dilengkapi. Dan jika masih ada hambatan-hambatan yang penulis sebutkan diatas maka klaim tidak dapat diproses lebih lanjut. Pemberitahuan dilakukan melalui telepon atau sms pribadi. Pernyataan tersebut didukung oleh pendapatkasi pertanggungan bapak Rodiq Rovian (wawancara 8 April 2016): “Syarat pengajuan klaim ekspirasi sangat simpel dibandingkan dengan syarat klaim lainnya seperti klaim meninggal dunia, yaitu hanya mengumpulkan polis asli, fotokopi KTP, pembayaran premi terakhir dan formulir pengajuan klaim. Semua persyaratan tersebut harus dikumpulkan oleh pemegang polis maksimal Setelah berkas persyaratan 3 tahun sejak tanggal ekspirasi. Umumnya, hambaan yang paling sering terjadi adalah pengumpulan polis asli dikarenakan hilang. Kendala ini bisa diatasi dengan membuat polis duplika sebagai penggani polis baru. Untuk persyaratan yang belum lengkap atau salah maka akan diberitahukan kepada pemegang polis melalui telepon pribadi atau sms“. Berkas persyaratan yang telah lengkap kemudian digandakan oleh staff pertanggungan. Penggandaan tersebut antara lain : a. Formulir pengajuan klaim : digandakan menjadi dua untuk bagian pertanggungan dan bagian keuangan b. Polis asli : digandakan menjadi dua, polisasli untuk bagian pertanggungan dan fotokopi unuk bagian keuangan c. Fotokopi KTP
:
digandakan menjadi
dua untuk
bagian
pertanggungan dan bagian keuangan d. Bukti pembayaran premi terakhir : digandakan menjadi dua, bukti pembayaran asli untuk bagian keuangan dan fotokopi untuk bagian peratanggungan.
48
2. Komponen Basis Data/ Data Base Data-data yang disimpan dalam bentuk basis data adalah data permohonan klaim ekspirasi yang masuk pada bagian pertanggungan. Aplikasi JL-Indo memiliki database terpusat (centralized database), jadi data seluruh kantor cabang PT. Asuransi Jiwasraya tersimpan dalam satu database dengan server data center yang berada di kantor pusat. Sehingga semua data yang masuk bisa terbaca di seluruh kantor Asuransi Jiwasraya seluruh Indonesia. Basis data berfungsi untuk menyimpan data-data dari input data yang kemudian disimpan, setelah masuk langsung diproses dalam bank data. Sehingga
apabila
sewaktu-waktu
dibutuhkan,
dapat
dicari
menggunakan aplikasi JL-Indo. Aplikasi JL-Indo memiliki menu “Bank Data” yang akan membantu “menyembunyikan” data-data mengenai nasabah yang biasanya hanya tersimpan di komputer dan arsip di gudang. Selain itu, dengan aplikasi JL-Indo juga dapat mempermudah dalam pencarian data apabila dibutuhkan mendadak dari pada harus mencari digudang atau dikomputer yang membutuhkan waktu lebih lama. 3. Komponen Process Setelah melakukan inputdata makaproes selanjutnya adalah process/ proses. Proses merupakan prosedur kerja. Berikut adalah prosedur kerja dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta :
49
Gambar 4.2Alur proses pengurusan klaim ekspirasi Mengagendakan berkas masuk
Pengecekan berkas persyaratan
Entri data
Pencetakan nota desisi Sumber: PP Klaim Ekspirasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta a. Mengagendakan berkas yang masuk Setelah menerima berkas persyaratan dari nasabah dan telah lengkap maka dilakukan agenda ke dalamlog book. Log book adalah
buku persyaratan yang berisi masalah-masalah yang
membutuhkan tindak lanjut (follow up).
50
Gambar 4.3Tampilan log book
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta b. Pengecekan berkas persyaratan Melakukan
pengecekkan
berkas
persyaratan
yang
dikumpulkan oleh narasumber. Pengecekkan berkas persyaratan dilakukan oleh bagian pertanggungan secara manual dan seara sisem kompuer. Secara manual menggunakan pensil dan secara sistem komputer menggunakan
aplikasi JL-Indo dengan menu
manajemen informasi. Didalam menu ini, pegawai dapat melakukan pengecekkan kebenaran pengajuan klaim ekspirasi tersebut. Bila ada kesalahan atau kecurangan dari pemegang polis, maka klaim ekspirasi bisa ditolak oleh pihak penanggung. Hal ini dikarenakan semua berkas di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta telah diarsipkan secara online. Pernyatan ini didukung dengan
51
pendapat seksi pertanggungan bapak Rodiq Rovian pada wawancara 8 April 2016 sebagaiberikut : “proses yang paling lama dalam proses klaim ekspirasi adalah tahap pengecekkan, dimana bagian pertanggungan harus mengecek secara manual dan secara sistem komputer menggunakan aplikasi JL-Indo. Semua berkas pemegang polis telah diarsipkan secara online dilengkapi dengan barcode. Dulu pernah terjadi penipuan dengan memalsukan barcode, namun berkat pengarsipan secara online yang dilengkapi dengan barcode, kecurangan tersebut ketahuan setelah di cek dengan alat barcode data tidak muncul dan akhirnya permohonan klaim ditolak”. c. Entri data Entri data dilakukan melalui aplikasi JL-Indo dengan server Jiwasraya pusat (Jakarta). Entri data dilakukan oleh bagian pertanggungan. Langkah-langkah dalam meng-entridata adalah sebagai berikut : -
Langkah pertama adalah membuka aplikasi JL-Indo dengan alamat http://192.168.2.25/jiwasraya
-
Selanjutnya akan muncul tampilan awal, kemudian log in menggunakan user ID dan pasword. Gambar 4.4Tampilan awal aplikasi JL-indo
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
52
-
Setelah log in, maka akan muncul menu utama aplikasi JLIndo, aplikasi JL-indo memiliki beberapa menu diantaranya adalah sebagai berikut : Gambar 4.5Tampilan menu aplikasi JL-Indo
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Gambar 4.5 diatas merupakan menu–menu yang terdapat di dalam aplikasi JL-Indo bagian pertanggungan. Masing-masing menu diatas, mempunya fungsi yang berbeda, berikut adalah fungsinya :
Bank data : meng-entridata nasabah
Asuransi perjalanan : (belum di operasikan)
All New Unit Link : untuk proses entri JL-4 (JS pro mapan dan JS pro idaman)
Pemeliharaan polis : untuk membuat polis duplikat dan pengajuan klaim.
Pertanggungan baru : untuk membuat polis baru
Manajemen informasi : untuk melakukan pengecekan polis.
JL-Indo Roadmap : (belum di operasikan)
53
Sistem utilitas : untuk mengubah user ID dan pasword oleh pegawai PT. Asuransi Jiwasraya. Menurut pegawai seksi pertanggungan di PT. Asuransi
Jiwasraya Surakarta, Ibu Izzatun Nisa mengenai proses pengajuan klaim ekspirasi adalah sebagai berikut : “Dalam pengajuan klaim menggunakan aplikasi JL-Indo sanagatlah mudah dan cepat, karena sudah menggunakan sistem digital. Namun, perlu diketahui dalam menjalankan aplikasi JL-indo harus memiliki pengetahuan dulu mengenai menu di JL-indo, karena aplikasi JL-indo tidak hanya digunakan untuk proses klaim saja. Dalam proses klaim juga berbeda-beda tergantung jenis klaimnya, jadi beda jenis klaim beda menunya “ (wawancara 12 Febuari 2016) -
Untuk melakukan proses klaim maka dipilih menu pemeliharaan polis, sesuai dengan fungsi yang telah dijelaskan diatas. Menu pemeliharaan polis adalah menu yang disediakan untuk melakukan pemeliharaan polis diantaranya adalah proses pengajuan klaim dan pemeliharaan lainnya seperti pembuatan polis duplikat. Berikut adalah menu yang terdapat didalam menu pemeliharaan polis:
54
Gambar 4.6 Menu-menu pemeliharaan polis
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Untuk proses klaim, maka dipilih menu klaim asuransi yang didalamnya terdapat :
pengajuan klaim untuk melakukan proses klaim
status proses klaim untuk mengecek apakah proses klaim telah dilakukan atau belum dilakukan.
Pengajuan klaim tahapan astha plus kolektif untuk pengajuan klaim
khusus tahapan produk astha plus
kolektif.
Pengajuan klaim JS extra income kolektif untuk pengajuan klaim khusus produk JS ektra income kolektif
Pengajuan klaim anuitas kolektif untuk pengajuan klaim khusus produk anuitas kolektif.
55
Status proses klaim anuitas kolektif digunakan untuk pengecekan status klaim khusus produk anuitas kolektif. Dari keenam menu tersebut, untuk melakukan proses klaim ekspirasi/ jatuh tempo maka dipilih menu pengajuan klaim. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut : Gambar 4.7form pengajuan klaim ekspirasi
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Gambar 4.7 diatas merupakan gambar form klaim ekspirasi untuk melakukan input nomer polis, jenis klaim dan tanggal pengajuan klaim ekspirasi. Langkah-langkah dalam input data adalah sebagai berikut :
Klaim diajukan : pada kolom ini, diisi jenis klaim yang diajukan yaitu klaim ekspirasi/ jatuh tempo.
Tanggal pengajuan : pada kolom ini, diisi tanggal pengajuan klaim ekspirasi yang diajukan oleh nasabah, contohnya tanggal 29 Januari 2016.
Nomor polis : pada kolom ini, diisi nomor polis yang tertera dalam polis asli, contohnya PC-000903052.
56
Setelah ketiga kategori tersebut diisi maka secara otomatis kategori yang lain akan muncul karena arsip polis telah diarsipkan secara digital melalui aplikasi SAE (sistem arsip polis). Namun, apabila ketiga kategori tersebut telah diisi dan kategori yang lain tidak muncul secara otomatis, maka klaim ekspirasi sudah pernah dilakukan sebelumnya. Jadi, dengan aplikasi JLindo ini, klaim tidak dapat dilakukan lebih dari 1 kali sehingga meminimalkan kecurangan pegawai/ pihak pemegang polis.
Apabila semua kolom telah terisi, maka klik tombol cek polis dan akan muncul tampilan daftar polis, sebagai berikut : Gambar 4.8 Tampilan dafar polis
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta d. Mencetak nota desisi Setelah serangkaian input data dilakukan, dan tidak ada kesalahan maka dilakukan pencetakan nota desisi. Nota desisi
57
adalah surat keputusan bayar yang isinya jumlah uang yang dibayarkan ke tertanggung/ pemegang polis. 4. Komponen Output/ keluaran Setelah dilakukan serangkaian process pengolahan informasi, tahap selanjunya adalaha tahap keluaran/ output. Adapun output dalam sistem informasi pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi ini adalah berupa nota desisi. Gambar 4.9Tampilan Nota Desisi
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Gambar 4.9 diatas adalah bentuk dari nota desisi. Setelah dicetak, nota desisi kemudian diserahkan kepada kepala kantor cabang (bapak Slamet) untuk ditandatangani. Apabila nominal yang harus dibayarkan
58
kurang dari Rp. 10.000.000 maka dapat langsung dibayarkan oleh kantor cabang melalui transfer ke rekening pemegang polis atau dibayar cash. Namun, apabila nominal yang harus dibayarkan lebih besar dari Rp. 10.000.000 maka harus meminta perijinan dari kantor wilayah. Setelah Nota desisi ditandatangani oleh kepala kantor cabang Surakrta, nota desisi digandakan menjadi dua. Nota desisi asli untukpegawai administrasi dan fotokopi nota desisi untukbagian pertanggungan sebagai
arsip. Selanjutnya nota desisi
asli
akan
diprosesoleh pegawai administrasi keuangan dan umum untuk mencetak SIP. SIP adalah surat ijin pembayaran yang digunakan kasir keuangan untuk mencairkan dana guna diberikan ke tertanggung/ pemegang polis. Sebelum dana dicairkan oleh bagian kasir keuangan, SIP terlebih dahulu di cek kebenarannya oleh bagian kasi keuangan. Salah satu yang harus di cek biasanya adalahnominal uang dalam bentuk dolar yang harus diubah dahulu dalam bentuk rupiah. Setelah dicek dan dinyatakan benar maka SIP diserahkan kepada kepala kantor cabang untuk ditandatangani. Kemudian diserahkan kepada kasir keuangan untuk mencairkan dana manfaat asuransi. Manfaat asuransi dapat dibayarkan dengan cara tunai atau transfer. Apabila tunai, maka SIP digandakan menjadi 3 yaitu untuk pemegang polis, bagian pertanggungan, dan bagian keuangan. Sedangkan apabila dibayarkan melalui transfer, SIP digandakan menjadi 2 yaitu untuk bagian pertanggungan dan bagian keuangan. Pernyataan tersebut didukung oleh pendapat pegawai administrasi keuangan bapak Arif Iswanto (wawancara 8 April 2016) : “Dari SIP yang saya proses kemuadian dicek terlebih dahulu oleh bagian kasi keuangan biasanya adalah nominal dalam bentuk dolar karenaharus di ubah dalam bentuk rupiah terlebih dahulu. Setelah SIP dicek oleh kasi keuangan dan benar kemudian diserahkan kepada kasir keuangan untuk pencairan dana manfaat asuransi. Manfaat asuransi tersebut bisa dibayarkan dengan dua cara yaitu tunai dan transfer.apabila dibayarkan tunai maka SIP digandakan menjadi 3 yaitu untuk bagian pertanggungan, keuangan, dan pemegang polis. Sedangkan apabila dibayarkan melalui transfer, SIP digandakan menjadi 2yaitu untuk bagian pertanggungan dan keuangan.”
59
5. Komponen Teknologi Teknologi merupkan salah satu komponen penunjang yang penting dalam sistem informasi pengurusan klaim ekspirasi,tanpa adanya teknologi yang mendukung maka sistem informasi tidak akan menghasilkan informasi yang tepat waktunya. Dalam sistem informasi terdapat beberapa komponen teknologi yaitu : a. Perangkat keras Penggunaan komputer sebagai media didalam menjalankan sistem informasi mutlak diperlukan karena adanya komputer tersebut telah menempatkan komputer sebagai pengolah data didalam kedudukan yang sangat penting. Pada bagian pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta dalam melakukan proses klaim ekspirasi telah memadai, seperti yang dikemukakan oleh bapak Rodiq Rovian sebagai kasi pertanggungan (wawancara, 8 April 2016) : “ Pada bagian pertanggungan teknologi yang digunakan sudah cukup memadai yaitu terdapat 2 komputer pentium 4, memory RAM, 2 printer, dan 2 dotmatrix”. Dari wawancara tersebut maka dapat diuraikan bahwa perangkat keras (hardware) yaitu komputer sebagai sub-sistem dari sistem komputer juga memunyai komponen yaitu:
Komponen alat masukan, terdiri dari dua mouse, dua keyboard, dan dua unit komputer.
Komponen alat proses, terdiri dari dua CPU, prosessor pentium 4, dan memori RAM.
Komponen alat keluaran yang digunakan berbentuk hardcopy (kertas dengan menggunakan media printer dan dotmatrixs yang digunakan secara bersama sama dan berbentuk softcopy (file/ flashdisk)
60
b. Perangkat lunak Aplikasi yang digunakandalam pengurusan klaim ekspirasi adalah aplikasi JL-Indo dengan server utama kantor pusat, pihak PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang surakarta sebagai kantor cabang hanya bertugasmengentri data yang selanjutnya akan diproses kantor pusat. c. Teknisi/ sumber daya manusia Teknisi/
sumber
daya
manusia
adalah
pihak
yang
mengoperasikan aplikasi JL-Indo dalam pemprosesan klaim ekspirasi. Terdapat dua orang teknisi yang bertugas dalam pemprosesan klaim ekspirasi. Kedua teknisi tersebut sebagai berikut:
Bapak Rodiq Rovian A (Kasi pertangungan)
Ibu Izatun Nisa (Pegawai Administrasi Pertanggungan)
d. Teknologi sistem telekomunikasi/ jaringan Dibutuhkan jaringan komputer untuk mendukung proses entri data, dalam proses tersebut harus disambungkan dengan jaringan LAN. Tujuan pemasangan jaringan LAN adalah media komunikasi dalam pengolahan data. Tanpa adanya jaringan LAN, aplikasi JL-Indo tidak bisa digunakan walaupun terdapat wifi. Pernyataan tersebut didukung oleh pendapat pegawai administrasi operasional dan penjualan bapak Rachmad Santoso (wawancara 8 April 2016) : “Aplikasi JL-Indo hanya bisa digunakan apabila menggunakan jaringan LAN, walaupun ada wifi namun tidak ada jaringan LAN aplikasi JL-Indo tidak bisa digunakan”. 6. Komponen Kontrol Komponen kontrol meliputi kontrol ketepatan, kontrol keamanan dan kontrol privasi. Ketiga komponen tersebut telah diterapkan pada bagian pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. Sebelum data di input, dilakukan prosedur kontrol. Hal ini dilakukan untuk menjamin data yang masuk ke dalam sistem adalah data
61
yang benar. Berikut adalah penjelasan mengenai komponen kontrol sebagai berikut : a. Kontrol ketepatan Kontrol ketepatan dilakukan untuk memastikan data yang masuk ke dalam sistem adalah data yang benar dan akurat. Kontrol ketepatan dilakukan secara manual oleh pegawai seksi pertanggungan menggunakan pensil mulai dari proses input data sampai output data. b. Kontrol keamanan Kontol keamanan dimaksudkan untuk menjaga keakuratan data dan menghindari terjadinya kerusakan. Jadi data yang masuk di bagian pertanggungan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta diproses dan disimpan ke dalam komputer server dalam bentuk softfile, dan mengarsipkan data ke dalam rak arsip dalam bentuk hardfile. Ini dilakukan untuk menghindari adanya kerusakan pada database atau hilangnya arsip. c. Kontrol Privasi Kontrol privasi dilakukan dengan menggunakan sistem management user yang mengharuskan akses penggunaan sesuai dengan level dan kewenangannya dengan cara menggunakan User ID dan Pasword. Dengan kontrol sistem management user ini akuntabilitas data lebih dapat dijalankan, karena untuk mengakses dan merubah data hanya bisa dilakukan oleh mereka yang memiliki wewenang.
Kontrol
privasi
ini
penting
untuk
menghindari
penyalahgunaan data pribadi nasabah. B. Kelebihan aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Dengan menggunakan Aplikasi JL-Indo, proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi menjadi lebih mudah, cepat dan tepat. Ini disebabkan karena Aplikasi JL-Indo memiliki beberapa kelebihan, antara lain :
62
1. Aplikasi JL-Indo merupakan sistem online, jadi data yang diinput dapat terbaca di semua kantor PT. Asuransi Jiwasrya. 2. Menggunakan jaringan LAN sehingga meminimalisir kendala dalam mengakses yang dikarenakan sinyal. 3. Bekerja secara otomatis, maksudnya Aplikasi JL-Indo, hanya bisa melakukan klaim ekspirasi sebanyak 1 kali dalam nomer polis yang sama. Sehingga tidak bisa terjadi kecurangan oleh pihak pegawai atau pemegang polis. 4. Proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi dapat dilakukan lebih cepat, tepat dan akurat, karena dilakukan secara digital dimana semua data yang diperlukan sudah terdapat pada aplikasi tersebut dan jumlah pembayaran klaim juga bisa secara otomatis muncul dengan perhitungan rumus yang ditetapkan. C. Kelemahan Aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Menurut pegawai seksi pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta, Ibu Izzatun Nisa tentang aplikasi JL-Indo dalam proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi adalah sebagai berikut: “Penggunaan apliksii JL-Indo dalam proses pengajuan klaim ekspirasi sudah cukup membantu, namun untuk menggunakan aplikasi JLIndo harus memiliki pengetahuan terlebih dahulu mengenai menu-menu dan fungsinya, karena sistem JL-Indo tidak hanya digunakan untuk pengajuan klaim saja. Kesulitan yang lain adalah masalah jaringan, Aplikasi JL-Indo masih sering terjadi eror ketika digunakan dan biasanya karena koneksi. Sedangkan untuk keseluruhannya, aplikasi JL-Indo sudah cukup membantu dalam proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi” (wawancara, 12 Februari 2016).
63
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengolahan data dan analisis yang telah penulis uraikan pada bab sebelumnya mengenai Sistem Informasi Aplikasi JLIndo dalam Pengajuan dan Pembayaran Klaim Ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta, maka penulis dapat menarik beberapa kesimpulan, bahwa sistem informasi Aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta terdiri dari 6 komponen, yaitu: 1. Komponen Input Syarat-syarat yang harus dipenuhi pemegang polis untuk pengajuan klaim ekspirasi adalah mengumpulkan fotokopi KTP, Polis Asli, bukti pembayaran premi terakhir dan pengisian formulir pengajuan klaim. Dalam proses permohonan klaim ekspirasitidak terjadi kesulitan bagi pegawai bagian pertanggungan, namun yang menjadi hambatannya adalah pengumpulan berkas oleh pemegang polis yang berlarut-larut sehingga menghambat proses penanganan klaim ekspirasi. 2. Komponen Basis data/ database Basis data berfungsi untuk menyimpan data-data dari input data yang kemudian disimpan, setelah masuk langsung diproses dalam bank data. Basis data (database) aplikasi JL-Indo memiliki basis data terpusat (centralized database) sehingga memudahkan pegawai dalam mencari data mengenai nasabah Asuransi Jiwasraya diseluruh Indonesia. Oleh karena itu, pengajuan klaim dapat di lakukan di semua kantor Asuransi Jiwasraya. Dengan
adanya basis
memudahkan pencarian apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
data juga
64
3. Komponen Process Setelah berkas persyaratan dilengkapi oleh pemegang polis, maka langkah selanjutnya adalah proses. Langkah pertama yang dilakukan adalah dengan pengecekan kebenaran berkas persyaratan. Apabila berkas persyaratan dianggap benar maka akan diproses lebih lanjut menggunakan aplikasi JL-Indo. Dalam pengecekan berkas pesyaratan, dilakukan secara manual dan secara sistem komputer. Oleh karena itu, pengecekkan berkas persyaratan membutuhkan waktu yang lebih lama dan ketelitian. 4. KomponenOutput Hasil keluaran/output dari serangkaian proses yang dilakukan oleh pegawai seksi pertanggungan dengan aplikasi JL-Indo adalah nota desisi. Nota desisi merupakan surat keputusan bayar yang digunakan untuk mencetak SIP (Surat Ijin Pembayaran) pada bagian keuangan. Setelah Nota desisi dicetak maka SIP bisa dicetak oleh bagian keuangan, namun sebelum nota desisi diberikan kepada bagian keuangan, nota desisi diserahkan terlebih dahulu kepada kepala kantor cabang PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta untuk di tandatangani.
Apabila nominal yang harus dibayarkan kurang dari
Rp. 10.000.000 maka dapat langsung dibayarkan oleh kantor cabang melalui transfer ke rekening pemegang polis atau dibayar cash. Namun, apabila nominal yang harus dibayarkan lebih besar dari Rp. 10.000.000 maka harus meminta perijinan dari kantor wilayah. 5. Komponen Teknologi Komponen teknologi merupakan komponen penunjang yang penting. Karena tanpa adanya komponen teknologi aplikasi JL-Indo tidak bisa digunakan. Komponen teknologi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta telah memadai dan menunjang proses klaim ekspirasi. Namun hambatannya adalah pada teknisi atau sumber daya manusia yang hanya memiliki 2 sumber daya manusia saja sedangkan memiliki tugas yang banyak salah satunya adalah
65
melaksanakan pembayaran klaim ekspirasi dengan rangkaian proses yang panjang dan membutuhkan keelitian. 6. Komponen Kontrol Komponen
kontrol
meliputi
kontrol
ketepatan,
kontrol
keamanan dan kontrol privasi. Ketiga komponen tersebut telah diterapkan pada bagian pertanggungan dalam proses klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta, sehingga dalam proses pembayaran klaim ekspirasi prosesnya sudah berjalan dengan lancar dan aman. Jadi, sistem informasi Aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta adalah serangkaian dari beberapa komponen yang dapat menerima masukan data (input) dan instruksi, mengolah data kemudian menghasilkan sebuah output yang dapat bermanfaat bagi penggunanya dengan didukung komponen teknologi, basis data dan komponen kontrol. Dengan adanya aplikasi JL-Indo, pengajuan klaim ekspirasi oleh pemegang polis dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat karena diolah secara canggih dengan aplikasi komputer sehingga informasi sebagai output bisa menjadi informasi yang akurat. B. Saran Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan, pada kegiatan Sistem Informasi Aplikasi JL-Indo dalam Pengajuan dan Pembayaran Klaim Ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta sudah berjalan dengan baik. Tetapi masih ada permasalahan yaitu jumlah tenaga kerja/ SDM yang mampu menggunakan aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim Ekspirasi. Maka pada kesempatan ini, penulis ingin memberikan saran yang berkaitan dengan masalah tersebut yaitu: 1.
Sebaiknya tugas pegawai di bagian pertanggungan sebagian dilimpahkan ke bagian lain, yang diharapkan agar proses
66
pengajuan dan pembayaran klaim tidak terkendala dengan tugas lainnya. Termasuk pembayaran klaim ekspirasi bisa dilakukan dengan cepat dan tepat sehingga menambah kepercayaan masyarakat terhadap PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta. Sehingga tidak diperlukanuntuk menambah tenaga kerja lagi guna mengisi kekurangan sumber daya manusia di bagian Pertanggungan dan dapat meminimalisir pengeluaran biaya untuk memberikan gaji kepada pegawai baru. 2. Sebaiknya Aplikasi JL-Indo tidak hanya digunakan oleh pegawai PT.
AsuransiJiwasraya
(Persero)
saja,
melainkan
bias
iaplikasikan oleh Pemegang Polis sehingga apabila ingin mengajukan klaim Ekspirasi tidak perlu dating kekantor, yang diharapkan dapat meningkatkan pelayanan terhadap nasabah sehingga PT. Asuransi Jiwasraya menjadi perusahaan Asuransi Jiwa yang terdepan. 3. Untuk pemegang polis agar selalu menyimpan Polis asli dengan baik agar polis asli tidak hilang sehingga mempermudah dalam pengajuan klaim Ekspirasi.
