BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Menurut Undang-Undang nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit disebutkan bahwa Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Dalam permenkes RI No.269 / MENKES / PER / III /2008 Bab I pasal 1 disebutkan bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Sistem Rekam Medis disuatu Rumah Sakit merupakan proses pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data dan pelaporan data, maka setiap Rumah Sakit harus memperhatikan sistem informasinya. Menurut Huffman (1994), rekam medis berguna sebagai care provider yaitu sebagai media komunikasi antara tenaga kesehatan dalam memberikan pelayanan/perawatan kepada pasien, legal affairs digunakan sebagai tanda bukti di pengadilan bagi penyelesaian perkara perdata atau pidana, dan financial reimbursement sebagai bukti bagi pengajuan klaim asuransi. Sejak 1 Januari 2014 pemerintah secara resmi memberlakukan program Jaminan Kesehatan Nasional (JKN). Demikian pula dengan Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial (BPJS) juga mulai diberlakukan untuk menyelenggarakan program tersebut. Tujuan diberlakukan program JKN ini adalah untuk memenuhi kebutuhan kesehatan masyarakat yang layak dan diberikan kepada setiap orang yang terdaftar dan telah membayar premi atau preminya dibayarkan oleh pemerintah. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang pelayanan kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional, fasilitas kesehatan
memiliki kewajiban untuk memberikan laporan pelayanan sesuai waktu dan jenis yang telah disepakati. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti di Rumah Sakit Panti Nugroho pada bulan Januari 2016, diketahui bahwa berkas klaim pasien BPJS diserahkan kepada verifikator BPJS pada tanggal 15 bulan berikutnya. Kemudian hasil verifikasi diserahkan
kepada BPJS
pada tanggal 17. Apabila terjadi keterlambatan penyerahan berkas klaim, maka berkas klaim tersebut akan pending dan akan diikutsertakan pada proses klaim bulan selanjutnya. Hal ini akan berakibat pada menurunnya jumlah hasil klaim yang didapat oleh fasilitas kesehatan pada bulan tersebut. Keterlambatan
penyerahan
berkas
klaim
pasien
rawat
inap
disebabkan karena berkas rekam medis yang kembali dari bangsal rawat inap tidak lengkap sehingga harus dikembalikan untuk dilengkapi oleh dokter yang bertanggung jawab. Sedangkan keterlambatan klaim BPJS untuk pasien
rawat
jalan
disebabkan
karena
persyaratan
dan
ketentuan
administrasi klaim yang selalu berubah-ubah membuat banyak berkas klaim yang dikembalikan oleh verifikator sehingga prosesnya menjadi terhambat. Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Sub Seksi Rekam Medis dan petugas rekam medis di Rumah Sakit Panti Nugroho, diketahui bahwa pelaksanaan klaim BPJS dalam hal penyerahan berkas klaim pasien kepada verifikator BPJS mengalami keterlambatan pada bulan Oktober hingga Desember 2015 sehingga harus pending hingga bulan Januari 2016. Oleh sebab itu, peneliti tertarik untuk mengangkat topik tugas akhir evaluasi faktor penyebab keterlambatan penyerahan berkas klaim BPJS di RS Panti Nugroho. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah apakah penyebab terjadinya keterlambatan penyerahan berkas klaim BPJS di Rumah Sakit Panti Nugroho.
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Tujuan umum dalam penelitaian ini adalah untuk mengetahui penyebab terjadinya keterlambatan penyerahan berkas klaim BPJS di Rumah Sakit Panti Nugroho. 2. Tujuan Khusus Tujuan khusus dari penelitian ini adalah: a. Mengetahui proses klaim BPJS di Rumah Sakit Panti Nugroho b. Mengetahui penyebab keterlambatan penyerahan klaim pada pelaksanaan klaim BPJS di Rumah Sakit Panti Nugroho. c. Mengetahui upaya yang dilakukan petugas untuk mengatasi keterlambatan penyerahan klaim dalam pelaksanaan klaim BPJS di Rumah Sakit Panti Nugroho. D. Batasan Penelitian Batasan pada penelitian ini adalah berkas pasien klaim BPJS dari pasien menyerahkannya kepada petugas verifikator kelengkapan awal hingga petugas pengodean menyerahkannya kepada verifikator BPJS. E. Manfaat Penelitian 1. Manfaat praktis a. Bagi rumah sakit Sebagai
masukan
kepada
rumah
sakit
sehingga
dapat
digunakan sebagai upaya peningkatan pelayanan kepada pasien. b. Bagi peneliti Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman yang berharga secara langsung di rumah sakit dengan menerapkan teori yang telah diperoleh di institusi pendidikan.
2. Manfaat teoritis a. Bagi institusi pendidikan Hasil yang diperoleh dari penelitian ini diharapkan dapat dimanfaatkan
sebagai
bahan
referensi
dan
masukan
dalam
pengembangan ilmu rekam medis. b. Bagi peneliti lain Dapat digunakan sebagai referensi atau dasar bagi peneliti lain yang melakukan penelitian yang serupa. F. Keaslian Penelitian Penelitian mengenai klaim banyak dilakukan, namun belum pernah dilakukan
penelitian
mengenai
penyebab
terjadinya
keterlambatan
penyerahan berkas klaim BPJS. Walaupun begitu, peneliti menemukan beberapa penelitian yang mirip yaitu: 1. Suprapti (2014), melakukan penelitian berjudul “ Upaya Petugas Rekam Medis Menyelesaikan Keterlambatan Klaim Jamkesmas di RSUD Wonosari”. Penelitian Suprapti (2014) bertujuan untuk mengetahui faktor penyebab keterlambatan klaim Jamkesmas dan untuk mengetahui upaya yang dilakukan untuk mengatasi keterlambatan klaim Jamkesmas. Metode penelitian yang digunakan adalah diskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan rancangan cross-sectional. Hasilnya adalah faktor penyebab keterlambatan terdapat pada sumber daya manusia, sarana, dan dokumennya. Sementara itu, upaya yang dilakukan oleh petugas adalah menambah jam kerja, merekrut tenaga baru, mengecek dan meminta dokumen administrasi klaim, dan membentuk tim khusus yang menangani Jaminan Kesehatan Sosial. Persamaan dengan penelitian ini adalah metode yang digunakan sama
yaitu
menggunakan
metode
penelitian
deskriptif
dengan
pendekatan kualitatif serta membahas mengenai faktor penyebab keterlambatan klaim.
Perbedaannya adalah penelitian Suprapti (2014) meneliti tentang keterlambatan klaim Jamkesmas sementara penelitian ini meneliti tentang keterlambatan klaim BPJS. Perbedaan juga ditemui pada tujuan khusus yaitu untuk mengetahui proses klaim BPJS. 2. Nurkonita (2014), melakukan penelitian dengan judul “Pelaksanaan Klaim BPJS/SJSN Terkait Sistem Case-Mix INA-CBG’s di RSJ Grahasia DIY”. Penelitian Nurkonita (2014) bertujuan untuk pelaksanaan klaim BPJS/SJSN terkait sistem INA-CBG’s di RSJ Grahasia. Metode yang digunakan adalah diskriptif dengan pendekatan kualitatif. Hasil yang diperoleh dari penelitian Nurkonita (2014) ialah alur pelaksanaan klaim BPJS/SJSN sudah sesuai dengan manual pelaksanaan Jamkesmas. Sedangkan, kendala yang masih ditemui adalah berasal dari faktor man, materials, dan machine. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Nurkonita (2014) adalah keduanya menggunakan metode diskriptif dengan pendekatan kualitatif. Persamaan lainnya adalah keduanya membahas mengenai pelaksanaan klaim BPJS. Perbedaannya adalah penelitian Nurkonita (2014) membahas pelaksanaan klaim BPJS/SJSN terkait sistem case-mix. Sementara itu, penelitian ini membahas mengenai faktor keterlambatan penyerahan berkas klaim BPJS. Selain itu, penelitian ini juga bertujuan untuk mengetahui upaya yang telah dilakukan oleh petugas dalam mengatasi hambatan yang terjadi selama proses klaim. 3. Riza (2015), melakukan penelitan dengan judul “Klaim BPJS Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Pelabuhan Cirebon Provinsi Jawa Barat”. Penelitian Riza (2015) bertujuan untuk mengetahui input, proses, dan output pada pelaksanaan klaim BPJS pasien rawat jalan di Rumah Sakit Pelabuhan Cirebon serta untuk mengetahui hambatan yang ditemukan pada pelaksanaan klaim BPJS pasien rawat jalan berdasarkan unsur manajemen.
Metode
yang
digunakan
adalah
deskriptif
dengan
pendekatan kualitatif dan rancangan penelitian cross-sectional. Hasil dari
penelitian Riza (2015) adalah inputnya ialah fotokopi JKN, surat rujukan, copy resep obat, billing, SKD, hasil laboratorium, SEP, tanda tangan dokter, dan tanda tangan petugas. Proses yang dillui adalah verifikator memeriksa kelengkapan syarat lalu diperoleh SKD, billing diserahkan pada petugas coding, lalu petugas coding melakukan grouping dengan aplikasi INA-CBG, kemudian hasilnya direkap dan diserahkan kepada verifikator BPJS dalam bentuk .fpk dan diserahkan kepada bagian keuangan hingga akhirnya diberikan kepada BPJS kesehatan. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Riza (2015) adalah keduanya menggunakan metode diskriptif dengan pendekatan kualitatif. Persamaan lainnya adalah keduanya membahas mengenai klaim BPJS. Perbedaannya adalah penelitian Riza (2015) membahas mengenai pelaksanaan klaim BPJS pasien rawat jalan dan hambatan dalam pelaksanaannya. Sementara itu, penelitian ini membahas mengenai keterlambatan penyerahan berkas klaim BPJS pasien rawat jalan dan rawat inap. G. Gambaran Umum RS Panti Nugroho 1.
Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Panti Nugroho Berdasarkan profil Rumah Sakit Panti Nugroho, didorong oleh kerinduan untuk mengembangkan Gereja di Paroki terkait dengan pelayanan umat dalam bidang kesehatan, pada tahun 1957 Romo Rommens, SJ merencanakan agar Paroki Pakem diadakan pelayanan kesehatan Katolik. Rumah
Sakit
Panti
Rapih
ditunjuk
oleh
beliau
untuk
mengupayakan ijin mendirikan klinik bersalin, dan baru setelah 5 tahun ijin dari Dinas Kesehatan. Pada tanggal 16 Agustus 1967 Sr. Julia Sarwosri dan Sr. Cecilio CB diutus oleh Konggregasi berdasarkan Surat CK St Baru untuk mewujudkan pelayanan Rumah Bersalin dan Balai Pengobatan (RBBP) di Pakem. Berawal dengan 5 tempat tidur di rumah sewaan milik
Lurah Pakem. Berhubung bangunan tersebut tidak memadai timbul gagasan dari Romo Kijm untuk membangun klinik yang cukup besar. Gagasan tersebut didukung oleh Romo Rommens berupa bantuan sebidang tanah seluas 3.980 m2 (lokasi bangunan lama) yang diperoleh dari Yayasan Papa Miskin, sedangkan keuangannya diperoleh dari Cebemo atas usaha Romo Kijm. Pada tahun 1972 bangunan tersebut telah selesai dibangun, peresmian bangunan tersebut dilaksanakan oleh Mgr. Kardinal Yulius Darmojuwono, SJ. Berkat hubungan baik dengan masyarakat setempat disertai dengan pelayanan yang baik, karya pelayanan rumah sakit semakin meningkat. Dengan diperbentukannya tenagan medis dari Rumah Sakit Panti Rapih dan adanya dokter tetap untuk mengelolah Rumah Bersalin-Balai Pengobatan Panti Nugroho secara profesional cakupan pelayanan dokter 24 jam dipenuhi dengan menempatkan dokter jaga sore dan malam sejak 1994. BP-RB Panti Nugroho juga berpatisipasi dalam program pemerintahan seperti melaksanakan RB Sayang Bayi, Posyandu, UKS, dan lain-lain. Pada tahun 1996 BP-RB Panti Nugroho berhasil meraih penghargaan sebagai juara 1 Sayang BayiSwasta tingkat II Kabupaten Sleman dan juara I RB Sayang Bayi Swasta Propinsi DIY. Dengan manajemen yang lebih profesional, yang berorientasi pada kebutuhan konsumen, jumlah pasien baik rawat inap maupun rawat jalan serta persalinan semakin meningkat. Dipihak lain jumlah tempat tidur dan fasilitas lain dan fasilitas medis dan non medis yang ada belum memenuhi kebutuhan masyarakat. Untuk memenuhi permintaan masyarakat akan mutu dan sarana pelayanan yang baik serta antisipasi terhadap bencana Gunung Merapi, mulai memenuhi kebutuhan tenaga medis. Para medis dan non medis seperti dokter umum, dokter spesialis, konsultan, perawat, bidan maupun tenaga administrasi. Tidak kalah penting, sarana bangunan dan peralatan
medis serta non medis menjadi pemikiran dari Yayasan Panti Rapih untuk ditingkatkan sesuai standar rumah sakit tipe pertama. Pembangunan Rumah Sakit Panti Nugroho dilaksanakan secara bertahap dimulai 11 September 1997 dan telah diselesaikan seluruhnya pada bulan April 1999. Total luas bangunan : 4111.25 m² yang berdidi di atas tanah seluas : 10.375 m². Sesuai dengan SK kepala Dinas Kesehatan
Propinsi
Daerah
Istimewah
Yogyakarta
No.
503/0401/PK/III/99 tanggal 2 Maret 1999 telah ditingkatkan status RBBP Panti Nugroho sebagai salah satu Rumah Sakit satelit dari Yayasan Panti Rapih, yang akan menjadi kebanggaan dan andalan di wilayah Yogyakarta bagian utara. Pada tanggal 31 Mei 1999 pemberkatan dan peresmian menjadi Rumah Sakit Panti Nugroho dilakukan oleh Uskup Keuskupan Agung Semarang Mgr. Ignatius Suharyo, Pr dan Sri Sultan Hamengku Buwono X, dengan kapasitas 5 bed (tempat tidur) dengan slogan kami sipa dengan tulus hati melayani pasien dalam upaya penyembuhna. Pada tahun 2000, pelayanan Gawat Darurat menempati gedung yang baru. Selain itu Rumah Sakit Panti Nugroho membuka fasilitas pelayanan baru yaitu pelayanan Poliklinik Spesialis Anak, Spesialis Obsgyn, Spesialis Penyakit Dalam, dan Bedah umum serta didukung oleh pelayanan penunjang Radiologi, laboratorium, dan fisioterapi. 2. Lokasi Rumah Sakit Rumah Sakit Panti Nugroho terletak di daerah pegunungan yang berhawa sejuk yang dekat dengan daerah wisata Kaliurang dan pesona Gunung Merapi. Rumah Sakit Panti Nugroho berdiri dengan luas tanah 6.954m² Dukuh
: Sukunan,
Desa
: Pakembinangun,
Kec.
: Pakem
Kab
: Sleman Daerah Istimewa Yogyakarta, Kaliurang Km. 17, 6 Km dari
Kaliurang dan 10 Km dari Yogyakarta. Kode pos : 55582 Telp. (0274) 895186, Fax (0274) 897232. 3. Visi, Misi, Motto, Tujuan Rumah Sakit Panti Nugroho a)
Visi Rumah Sakit Panti Nugroho Rumah Sakit Panti Nugroho memperjuangkan nilai-nilai humanistik, yaitu Keberpihakan Kepada Mereka Yang Sakit, Dengan Semangat Cinta Kasih Dan Iman Kristiani. Keterangan: 1)
Memperjuangkan nilai-nilai humanistic: Rumah
Sakit
Panti
Nugroho
mengupayakan
pengembangan kepekaan dan komitmen pada keadilan dan hak asasi manusia. 2)
Cinta Kasih Dalam Iman Kristiani: Motivasi dan isnpirasi pelayanan Rumah Sakit Panti Nugroho adalah ajaran Kristus : tulus tanpa pamrih saling menghargai dan menolong tanpa membedakan suku, agama, ras, dan golongan.
b) Misi Rumah Sakit Panti Nugroho 1) Rumah Sakit Panti Nugroho dengan tulus akan memberikan pelayanan kesehatan secara holistik dan berkesinambungan untuk mengupayakan kesembuhan, disertai upaya promosi kesehatan dan pencegahan sakit kepada masyarakat. 2) Rumah Sakit Panti Nugroho akan memberikan pelayanan kesehatan
dan
pendukung
lain
yang
terkait
secara
memuaskan, bermutu, profesional dan terjangkau. 3) Rumah Sakit Panti Nugroho menempatkan seluruh karyawan sebagai modal yang berharga dalam memberikan pelayanan kesehatan dan pendukung lain yang terkait. Kepada mereka akan
diberikan
perhatian
yang
sebaik-baiknya
berupa
peningkatan
kesejahteraan,
pengetahuan,
keterampilan,
kenyamanan kerja, dan jenjang karier. 4) Rumah Sakit Panti Nugroho meletakkan kebersamaan sebagai
landasan
bagi
seluruh
kegiatan
pelayanan
kesehatan. Untuk itu seluruh karyawan dituntut selalu menjalin kerja sama yang baik, jujur, ramah dan hormat kepada pemilik/Yayasan Panti Rapih, Unit Kerja dalam Yayasan Panti Rapih, pasien, rekanan, dan semua pihak yang terkait. c) Motto Rumah Sakit Panti Nugroho ” Tulus untuk Sembuh” Rumah
Sakit
Panti
Nugroho
mengoptimalkan
pelayanan
kesehatan secara tulus, penuh kejujuran dan kesungguhan hati berdasarkan cinta kasih. d) Tujuan Rumah Sakit Panti Nugroho 1) Memberikan pelayanan kesehatan secara holistik dan berkesinambungan agar tercapai derajat kesehatan pasien dan masyarakat yang optimal. 2) Memperjuangkan
tingkat
kesejahteraan
keluarga secara wajar. 4. Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Panti Nugroho a) Pelayanan 24 Jam 1) Instalasi Gawat Darurat dan Poliklinik Umum 2) Farmasi 3) Ambulance b) Pelayanan Rawat Jalan 1) Poliklinik Umum 2) Poliklinik Gizi dan Spesialis Gizi 3) Poliklinik spesialis : i. Kebidanan dan Penyakit Kandungan ii. Anak
karyawan
dan
iii. Bedah Umum iv. Bedah Ortopedi v. Bedah Urologi vi. Penyakit dalam vii. Syaraf viii. Paru ix. Mata x. THT xi.
Kulit dan Kelamin
xii.
Klinik Laktasi
xiii.
Konsultasi Gizi
xiv.
Konsultasi Psikologi
xv.
Pemularasan Jenazah
c) Pelayanan Rawat Inap 1)
Kelas Umum
: 4 tempat tidur
2)
Kelas I
: 2 tempat tidur
3)
Kelas II
: 14 tempat tidur
4)
Kelas III
: 21 tempat tidur
5)
Ruang Isolasi
: 2 tempat tidur
6)
Ruang Bayi
: 6 tempat tidur
7)
IMC
: 1 tempat tidur
d) Pelayanan Penunjang Medis 1)
Farmasi
2)
Laboratorium
3)
Radiologi
4)
Fisioterapi
5)
Rekam Medik
e) Pelayanan Lain 1)
Madical Check Up
2)
Doctor On Call dan Home Care
3)
Klub Bunda
4)
Klub DM
5)
Klub Jantung Sehat
6)
Pemeriksaan Bayi Sehat, Pijat Bayi dan Imunisasi
7)
Senam Hamil
8)
Paket Sunat, Paket Partus Normal
5. Struktur Organisasi Rumah Sakit Panti Nugroho DIREKTUR WAKIL DIREKTUR
KOMITE MEDIK
KEPALA SEKSI PELAYANAN MEDIK DAN PENUNJANG MEDIK
STAFF MEDIK FUNGSIONAL KEPALA SUB SEKSI RADIOLOGI, FISIOTERAPI, PATOLOGI KLINIK
KEPALA SUB SEKSI FARMASI
KEPALA SUB SEKSI PELAYANAN GIZI DAN PRODUKSI MAKANAN
KEPALA SEKSI PELAYANAN KEPERAWATAN
KEPALA SUB SEKSI RAWAT INAP UMUM DAN UPI
KEPALA SUB SEKSI RAWAT INAP NIFAS RAWAT NEONATUS KAMAR BERSALIN DAN POLIKLINIK KEBIDANAN
KEPALA SUB SEKSI RAWAT JALAN IGD DAN KAMAR BEDAH
KEPALA SUB SEKSI REKAM MEDIS
Gambar 1. Struktur Organisasi RS Panti Nugroho Sumber: Bagian Rekam Medis RS Panti Nugroho
KEPALA SEKSI ADMINISTRASI
KEPALA SUB SEKSI SEKRETARIAT PERSONALIA HUMAS UPKM/PKMRS
KEPALA SUB SEKSI KEUANGAN
KEPALA SUB SEKSI RUMAH TANGGA DAN LOGISTIK
KEPALA SUB SEKSI KEAMANAN DAN KENDARAAN
KEPALA SUB SEKSI KEAMANAN DAN AKUTANSI
6. Performa Rumah Sakit Panti Nugroho Tabel 1. Performa Rumah Sakit Panti Nugroho 2015 Indikator
Jumlah
TT (Tempat Tidur)
50 Buah
Hari Perawatan
11435
Pasien Keluar
3168
Bulan (Hari X TT)
16425
Mati > 48 jam
31 pasien
Total Mati (mati > 48 jam + mati <48
78 pasien
jam) BOR
69.62 %
LOS
3.61 Hari
BTO
64.92 Kali
TOI
1.58 Hari
GDR
0.01 0/00
NDR
0.02 0/00
Sumber : Sub Seksi Rekam Medis Rumah Sakit Panti Nugroho
