BAB I PENDAHULUAN. A. Latar Belakang

Lampiran:

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan NOMOR PER.18/MEN/2005 Tentang Pedoman Umun Tata Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tata naskah dinas yang seragam dan berlaku secara nasional akan sangat mendukung kelancaran arus komunikasi dan informasi antarinstansi Pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara

telah

mengeluarkan

Keputusan

Nomor

72/KEP/M.PAN/07/2003 Tanggal 24 Juli Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas untuk digunakan sebagai acuan umum penyelenggaraan administrasi umum dan penyusunan pedoman tata naskah dinas yang disesuaikan dengan keperluan instansi masing-masing. Pada saat ini penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan (DKP) mengacu kepada ketentuan yang tercantum dalam Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.32/MEN/2002. Untuk memutakhirkan dan mengaktualkan sistem tata naskah dinas di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan, telah dibentuk Tim Peninjauan Kembali yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.24/MEN/SJ/2005. Tim dimaksud bertugas untuk melakukan revisi terhadap KEP.32/MEN/2002 dengan mengacu kepada Keputusan

Menteri

Pendayagunaan

Aparatur

Negara

Nomor

72/KEP/M.PAN/07/2003, yang dapat digunakan baik untuk keperluan internal Departemen Kelautan dan Perikanan maupun dalam berkoordinasi dengan instansi atau pihak lain di luar Departemen Kelautan dan Perikanan. 4

B. Maksud dan Tujuan

Pedoman tata naskah dinas ini merupakan hasil peninjauan terhadap Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.32/MEN/2002.

1. Maksud Maksud penyusunan Pedoman Umum ini adalah memutakhirkan dan mengaktualkan substansi yang berkaitan dengan penyelenggaraan tata naskah dinas yang akan digunakan sebagai pedoman bagi seluruh jajaran DKP

sesuai

Pendayagunaan

dengan Aparatur

ketetentuan Negara

terakhir

dari

Kementerian

sebagai

institusi

pembina

ketatalaksanaan.

2. Tujuan Tujuan penyusunan Pedoman Umum ini adalah tercapainya kelancaran komunikasi kedinasan, khususnya dalam tata persuratan, baik di dalam lingkungan DKP maupun di instansi lain,

sehingga dapat mendukung

pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dengan lebih efektif dan efisien. C. Sasaran Sasaran penyusunan Pedoman Umum ini adalah 1. tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran mengenai penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh unit kerja di lingkungan DKP baik di kantor pusat maupun di daerah; 2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. tercapainya kelancaran komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian; 4. tercapainya daya guna dan hasil guna penyelenggaraan tata naskah dinas; 5. terwujudnya efisiensi dalam penyelenggaraan tata naskah dinas. 5

D. Asas-Asas

1. Asas Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Asas Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah dinas di lingkungan DKP, baik di kantor pusat maupun di daerah, mengacu kepada Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang membakukan jenis dan

penyusunan naskah

dinas, serta tata cara penyelenggaraannya.

3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.

5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian, dan distribusi.

6. Asas Keamanan Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansinya mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. Dalam rangka mewujudkan tata naskah dinas 6

yang efektif

dan efisien, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya

perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting.

E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Tata Naskah Dinas di Lingkungan DKP meliputi 1. Pendahuluan; 2. Tata Naskah Dinas; 3. Prosedur dan Pengelolaan Naskah Dinas; 4. Persuratan Elektronis; 5. Pengangkatan Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian, dan Serah Terima Jabatan; 6. Penutup.

7

BAB II TATA NASKAH DINAS

A. Pengelompokan

Jenis tata naskah dinas yang digunakan di lingkungan DKP dibedakan sebagai berikut. 1.

tata naskah dinas yang berfungsi sebagai sarana penyampaian informasi dan sejenisnya, antara lain a. surat dinas, b. nota dinas, c. memorandum, d. surat edaran, e. surat undangan, f. surat panggilan, g. surat pengantar, h. surat peringatan, dan i. pengumuman;

2.

tata naskah dinas yang berfungsi memberi keterangan, petunjuk tugas/perintah, hak dan kewajiban, dan sejenisnya, antara lain a. surat keterangan, b. surat izin, c. surat kuasa, d. surat perintah, e. surat tugas, f. surat pernyataan, g. surat perjanjian, dan h. piagam penghargaan,

8

3.

tata naskah dinas yang isinya harus segera disampaikan kepada yang berhak menerima, antara lain a. telegram, b. teleks, c. radiogram, d. faksimile, dan e. Surat Elektronik/Sur-el (Electronic Mail/E-Mail);

4.

tata naskah dinas yang berupa catatan/naskah yang bersifat alat pembuktian, antara lain a. berita acara, b. berita acara pemeriksaan (diatur sendiri), c. risalah, d. laporan, e. naskah serah terima, f. lembar disposisi (disesuaikan dengan struktur unit organisasi yang bersangkutan), dan g. kartu kendali;

5.

tata naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk peraturan perundang-undangan yang diatur dalam Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan tersendiri;

6.

tata naskah dinas yang mempunyai tingkat kerahasiaan, yaitu a. surat sangat rahasia, b. surat rahasia, dan c. surat terbatas, Surat yang mempunyai tingkat kerahasiaan sebagaimana poin a,b, dan c tidak menggunakan format Tata Naskah Dinas Memorandum dan Nota Dinas.

7.

tata naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, memerlukan pengesahan pertanggungjawaban berupa paraf disamping 9

kiri nama pejabat yang berwenang, baik materi maupun teknis, dari pejabat yang menyusun konsep.

B. Pengertian 1.

Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup

pengaturan

jenis,

format,

penyiapan,

pengamanan,

pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2.

Naskah dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan DKP dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

3.

Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan cap dinas.

4.

Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

5.

Surat dinas adalah naskah dinas yang digunakan secara tertulis, bersifat kedinasan, berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan/penawaran, anjuran, saran, dan sebagainya yang ditujukan kepada instansi atau pihak lain di luar DKP sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

6.

Nota dinas adalah bentuk naskah dinas intern yang dibuat oleh seorang pejabat antarunit Eselon I yang berbeda dalam melaksanakan tugas untuk

menyampaikan

petunjuk,

pemberitahuan,

pernyataan

atau

permintaan kepada pejabat lain, serta memuat hal yang bersifat rutin, catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. 7.

Memorandum adalah bentuk naskah dinas intern antara Menteri dan pejabat Eselon I atau antarpejabat dalam unit kerja Eselon I yang sama yang

bersifat

mengingatkan

suatu

masalah

dan

menyampaikan

saran/pendapat kedinasan.

10

8.

Surat edaran adalah naskah dinas yang berisi penjelasan dan petunjuk lebih lanjut sehubungan dengan ditetapkannya peraturan, perundangundangan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis.

9.

Surat undangan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang adanya suatu acara/kegiatan, pertemuan, atau upacara dengan harapan penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan. Surat undangan dapat dibedakan menjadi a. surat undangan kenegaraan, yaitu surat undangan yang dikeluarkan oleh Ketua MPR/DPR, Presiden, Menteri, Sekretaris Negara, atau Panitia Negara untuk menghadiri upacara kenegaraan; b. surat undangan resmi, yaitu surat undangan yang resmi dikeluarkan oleh Ketua MPR/DPR, Menteri, atau pemimpin lembaga pemerintah nondepartemen untuk menghadiri upacara resmi, baik yang dihadiri oleh maupun yang tidak dihadiri oleh Presiden/Wakil Presiden. c. surat undangan biasa, yaitu surat undangan yang dikeluarkan oleh pejabat untuk menghadiri acara resmi.

10. Surat panggilan adalah naskah dinas yang berisi panggilan dari pejabat yang berwenang agar orang yang dipanggil melaksanakan sesuatu sesuai dengan isi surat yang dimaksud. 11. Surat

pengantar

adalah

surat

dinas

yang

digunakan

untuk

menyampaikan/mengantar pengiriman dokumen atau barang dan pada umumnya tidak memerlukan penjelasan. 12. Surat

peringatan

teguran/peringatan

adalah atas

naskah

dinas

yang

berisikan

kealpaan/kelalaian/kekeliruan

dilakukan oleh seorang pejabat/pegawai,

suatu

yang

telah

yang bertentangan dengan

ketentuan/peraturan yang berlaku. 13. Pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan atau informasi tertentu untuk diketahui oleh intern organisasi masyarakat. 14. Surat keterangan adalah naskah dinas tentang pernyataan dari pejabat yang berwenang sebagai tanda bukti kebenaran atas sesuatu hal untuk memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam pelaksanaan tugas atau untuk kepentingan tertentu.

11

15. Surat izin adalah naskah dinas yang berisikan keterangan yang diberikan kepada seorang pejabat tentang izin untuk melakukan sesuatu kegiatan, menggunakan fasilitas, dan/atau pembebasan dari suatu kewajiban dalam batas waktu tertentu. 16. Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisikan pernyataan tentang pemberian

wewenang/kuasa

dari

seorang

pejabat

kepada

pejabat/pegawai atau orang lain untuk melakukan sesuatu untuk dan atas nama pejabat yang memberi kuasa. 17. Surat perintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh pimpinan/pejabat atasan kepada bawahan dan memuat perintah apa yang harus dilakukan. 18. Surat tugas adalah naskah dinas

yang dibuat oleh atasan kepada

bawahan dan memuat apa yang harus dilakukan. Perbedaan Surat Perintah dengan Surat tugas yaitu terletak pada inti tugas. Pada Surat Perintah, tugas bukan menjadi lingkup kewajiban yang menerima perintah, sedangkan pada Surat tugas adalah lingkup kewajiban menerima tugas. 19. Surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan tentang suatu hal yang sifatnya harus dipertanggungjawabkan dan mendapat sanksi jika isinya tidak benar. 20. Surat perjanjian adalah naskah yang memuat persetujuan antar dua pihak atau lebih mengenai suatu hal (harta, pendidikan, pekerjaan, dan sebagainya) yang menimbulkan hak dan kewajiban pada masing-masing pihak. 21. Telegram adalah tulisan yang memuat berita penting yang perlu segera disampaikan dalam waktu terbatas, disusun dengan gaya tersendiri (gaya telegram), dikirim dengan alat telegram. 22. Teleks adalah tulisan berita penting yang dengan mengingat waktunya harus segera disampaikan kepada si alamat dengan dikirim. 23. Faksimili adalah berita yang dikirim melalui mesin faksimile. 24. Perkantoran elektronis (Electronic Office, e-Office) adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas LAN.

12

25. Persuratan elektronis/Sur-el (Electronic Mail/e-Mail) adalah sistem korespondensi yang menggunakan media elektronis, baik dalam lingkup internal maupun eksternal. 26. Penelusuran surat (Mail Tracking) adalah sistem yang menelusuri dan memantau seluruh aliran korespondensi secara elektronis untuk memastikan korespondensi diproses dengan benar dan transparan. 27. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh beberapa pihak dan saksi. 28. Risalah adalah laporan mengenai jalannya suatu pertemuan yang disusun secara sistematis dan materinya dipertanggungjawabkan oleh pembuat dan/atau pelaksana pertemuan itu sendiri sehingga mengikat sebagai dokumen resmi dari kejadian/peristiwa yang disebut di dalamnya. 29. Laporan adalah uraian tertulis tentang masalah/peristiwa yang telah terjadi sebagai telaahan/telitian pejabat/pelaksanaan tugas. 30. Naskah serah terima adalah risalah resmi mengenai penyerahan dan penerimaan

sesuatu

hak/penguasaan/pertanggungjawaban

yang

dimaksudkan

sebagai

bukti

hak/

tertulis

berpindahnya

sesuatu

penguasaan/pertanggungjawaban. 31. Surat sangat rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara. 32. Surat rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan merugikan negara. 33. Surat terbatas adalah surat dinas yang berisikan keterangan- keterangan yang bersifat rahasia, tetapi permasalahannya perlu diketahui oleh beberapa pejabat secara terbatas.

13

34. Papan nama instansi adalah papan yang bertuliskan nama instansi/unit organisasi yang bersangkutan. 35. Cap dinas adalah cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas dan kertas berharga lainnya setelah ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan. 36. Cap jabatan adalah cap yang dalam tulisannya menyebutkan nama jabatan pejabat yang menandatangani surat. Cap jabatan hanya digunakan untuk Menteri dan pejabat struktural Eselon I. 37. Cap dinas departemen adalah cap yang dalam tulisannya menyebutkan nama instansi atau unit organisasi dan digunakan

untuk menyertai

tanda tangan pejabat yang bertindak atas nama instansi atau unit kerja yang bersangkutan. 38. Prosedur tetap (Protap) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk pemimpin tentang tata cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh seluruh pegawai/pejabat atau unit organisasi tertentu. 39. Kartu kendali adalah formulir untuk mencatat, menyampaikan menelusuri lokasi dan sebagai pengganti arsip. 40. Piagam penghargaan adalah tanda atau surat keterangan/pernyataan tertulis atau tercetak dari Menteri kepada staf/seseorang atas jasa atau partisipasinya dalam sesuatu hal/kegiatan atau peristiwa.

14

C. Susunan dan Format

1. Surat Dinas a. Kepala Surat Dinas Bagian kepala surat dinas memuat keterangan tentang 1) lambang negara di tengah atas/simetris (untuk surat dinas yang ditandatangani oleh Menteri), logo di kiri atas (untuk surat dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I atas nama Menteri), dan kepala surat; 2) nama dan alamat instansi serta nomor telepon, faksimile, dan surat elektroniknya jika ada (kepala naskah dinas); 3) nomor, sifat, lampiran, dan hal surat di kiri atas berurut kebawah; 4) tanggal, bulan, dan tahun di kanan atas (sebaris dengan Nomor); 5) alamat yang dituju di kiri atas.

b. Batang Tubuh Surat Dinas Bagian batang tubuh surat dinas memuat keterangan tentang 1) pendahuluan/alinea pembuka, yang berisi latar belakang, maksud, dan tujuan surat secara singkat dan jelas; 2) inti surat/alinea isi, yang berisi uraian tentang maksud dan tujuan surat dinas;

diuraikan

dengan

kalimat-kalimat

yang singkat,

padat, dan jelas; 3) penutup/alinea penutup, yang berisi ucapan terima kasih.

c. Kaki Surat Dinas Bagian kaki surat dinas memuat keterangan tentang 1) titelatur atau jabatan (dengan huruf awal kapital); 2) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat; 3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital), berikut NIP-nya; 4) cap dinas/jabatan;

15

5) tembusan kepada instansi atau pejabat yang dipandang perlu dan yang terkait dengan isi surat dinas (di kiri bawah, tanpa kata Yth. atau kata sebagai laporan).

.

d. Pembuatan Surat Dinas Surat dinas yang ditandatangani oleh 1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat dengan lambang negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia berwarna emas dengan huruf kapital. 2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat dengan logo DKP di sebelah kiri atas, berwarna biru dan bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan dengan huruf kapital. 3) Pejabat Eselon I, yang karena jabatannya, menggunakan kepala surat berlogo DKP di sebelah kiri atas dan nomenklatur unit kerjanya yang terletak di bagian atas tengah, di sebelah kanan logo DKP. 4) Pejabat Eselon II di lingkungan unit kerja Eselon I yang karena jabatannya, menggunakan kepala surat berlogo DKP di sebelah kiri atas serta nomenklatur unit kerja Eselon I. 5) Kepala UPT menggunakan kepala surat berlogo DKP di sebelah kiri atas serta nomenklatur UPT dan unit kerja Eselon I.

16

Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Menteri Kelautan dan Perikanan

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA

Kepala Surat

11/2 spasi Nomor

: ...

Jakarta, 20 Januari 2005

: ... Sifat Lampiran: ... Hal : ...

1 spasi

3 spasi Yth. ... Jalan ... 10-15 ketukan

1 spasi 4 spasi

5 ketukan

……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………

1½

………………………………………………………………………………………………………

spasi

………………………………………………………………………………………………………

Batang Tubuh Surat

……………................................

2 spasi ……………………………………………………………………………………………… spasi ……………………………………………………………………………………………………… 4 spasi

Menteri Kelautan dan Perikanan,

ttd. dan cap

4 spasi

Freddy Numberi

Kaki Surat

Tembusan: 1. … 2. … 3. … 4. … Keterangan: Jika tembusan itu hanya satu, tidak dinomori

17

Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon I Atas Nama Menteri Kelautan dan Perikanan

DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA

1½ spasi Nomor : ... : ... Sifat Lampiran: ... Hal : ...

Kepala Surat

Jakarta, 20 Januari 2005

1spasi

3 spasi Yth. ... Jalan ...

10-15 ketukan

1spasi 4 spasi

5 ketukan

…………………………………………………………………………………………………………

1½ spasi

………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………

2 spasi ………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

Batang Tubuh Surat

……………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… ………………………………………………………………………….

4 spasi a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan, Sekretaris Jenderal ttd. dan cap

4 spasi

Andin H. Taryoto NIP 080034569

Kaki Surat

Tembusan: 1. … 2. … 3. … 4. … 5. … Keterangan: - Gambar logo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri atas berwarna - Tulisan Departemen Kelautan dan Perikanan dengan huruf besar berwarna biru

18

Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon I DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351 SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041 1½ spasi

Nomor : ... : ... Sifat Lampiran: ... : ... Hal

20 Januari 2005

Kepala Surat

1 spasi

3 spasi Yth. ... Jalan ...

10-15 ketukan

1 spasi

5 ketukan

4 spasi

………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

11/2 spasi

………………………………………………………………………………………………………………… Batang Tubuh Surat

………………………………….................

2 spasi ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………………………………………… 4 spasi Sekretaris Jenderal,

ttd. dan cap

4 spasi


Kaki Surat

Tembusan: 1. … 2. ... 3. ...

19

Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon II DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351 SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041 1½ spasi

Nomor : ... Sifat : ... Lampiran: ... : ... Hal

Kepala Surat

20 Januari 2005 1 spasi

3 spasi Yth. Kepala Dinas Perikanan dan Kelautan Provinsi Riau Jalan Pattimura No. 6, Pekanbaru 28131

10-15 ketukan

1 spasi

4 spasi

5 ketukan

……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………

2 spasi 1.

………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………...

2.

………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………….

3.

1½ spasi

Batang Tubuh Surat

………………………………………………………

a. ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………...

b. ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………… ………………………………………………………...

4 spasi a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum dan Perlengkapan, ttd. dan cap

4 spasi Kaki Surat

Farida A. Lukman NIP 140078965

Tembusan: 1. ... 2. ...

20

2. Nota Dinas

a. Kepala Nota Dinas Bagian kepala nota dinas memuat keterangan tentang 1)

nama instansi, tanpa alamat dan tanpa garis bawah (kepala naskah dinas);

2)

kata nota dinas (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/NOTA DINAS), yang

ditempatkan di bagian tengah

atas lembar naskah/simetris; 3)

nomor (dengan huruf kapital/NOMOR) diletakkan di bawah kata nota dinas;

4)

pejabat/alamat yang dituju (Yth.);

5)

pejabat yang mengirim (Dari);

6)

hal;

7)

lampiran (apabila diperlukan);

8)

tanggal, bulan, dan tahun.

b. Batang Tubuh Nota Dinas Bagian batang tubuh nota dinas

pada

prinsipnya memuat

keterangan yang sama dengan surat dinas, yaitu terdiri dari pendahuluan, inti nota dinas, dan penutup.

c. Kaki Nota Dinas Bagian kaki nota dinas memuat keterangan tentang 1)

tanda tangan pejabat;

2)

nama jelas pejabat yang menandatangani nota dinas;

3)

tanpa cap;

4)

tembusan/salinan kepada yang dipandang perlu dan ada kaitannya dengan isi, tanpa kata Yth.

21

d. Pembuatan Nota Dinas 1)

Nota dinas ditandatangani oleh pejabat Eselon I dan Eselon II, yang

menggunakan kepala surat unit kerja masing-masing,

tanpa logo dan alamat. 2)

Nota Dinas yang ditandatangani unit kerja yang tidak berada dalam satu gedung yang sama, dalam hal ini berada di daerah, menggunakan surat dinas.

22

Format Nota Dinas

DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

SEKRETARIAT JENDERAL 2 spasi

NOTA DINAS NOMOR ... Kepala Surat

2 spasi

: 1. ... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... : ... Dari : ... Hal Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...

Yth.

1 spasi

4 spasi 10-15 ketukan

5 ketukan

…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………

Batang Tubuh Surat

1½spasi

……………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 2 spasi

………………………………………………………….

4 spasi

ttd. Charles B. Purba

Kaki Surat

Tembusan: 1. ... 2. ...

23

Format penulisan Nota menggunakan atas nama

Dinas

berasal

dari

unit

pengolah

surat


SEKRETARIAT JENDERAL 2 spasi

NOTA DINAS NOMOR ...

Kepala Surat

2 spasi

Yth.

: 1. ... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... : Sekretaris Jenderal Dari : ... Hal Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...

1 spasi


5 ketukan

…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………

1½spasi

………………………………………………………………………………………………

Batang Tubuh Surat

…………………………………………………………………………… 2 spasi

………………………………………………………….

a.n. Sekretaris Jenderal ttd.

4 spasi

Kaki Surat

Saut Hutagalung Tembusan: 1. ... 2. ...

24

4. Memorandum

a. Kepala Memorandum Bagian kepala memorandum memuat keterangan tentang 1)

nama instansi, tanpa alamat dan tanpa garis bawah (kepala naskah dinas);

2)

kata memorandum (ditulis dengan huruf kapital, tanpa

garis

bawah/MEMORANDUM), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar naskah/simetris; 3)

nomor (dengan huruf kapital, tanpa titik dua/NOMOR) surat diletakkan di bawah kata MEMORANDUM;

4)

pejabat/alamat yang dituju (Yth.);

5)

pejabat yang mengirim (Dari);

6)

hal;

7)

lampiran (apabila diperlukan);

8)

tanggal, bulan, dan tahun.

b. Batang Tubuh Memorandum Bagian Isi memorandum pada prinsipnya sama dengan isi nota dinas dan disusun secara singkat, jelas, dengan bahasa yang sederhana dan efisien.

c. Kaki Memorandum Bagian kaki memorandum memuat keterangan tentang 1) tanda tangan pejabat; 2) nama jelas pejabat yang menandatangani memorandum itu; 3) tanpa cap; 4) tembusan/salinan (tanpa kata Yth.) kepada yang dipandang perlu dan yang ada kaitannya dengan isi.

25

d. Pembuatan Memorandum Memorandum yang ditandatangani oleh 1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan dan Perikanan. 2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III menggunakan kepala surat unit kerjanya masing-masing, tanpa logo dan alamat. 3) Memorandum yang ditandatangani unit kerja yang tidak berada dalam satu gedung yang sama, dalam hal ini berada di daerah, menggunakan surat dinas.

26

Format Memorandum


SEKRETARIAT JENDERAL 2 spasi Kepala Surat

MEMORANDUM NOMOR ... 2 spasi Yth. : ... : ... Dari Hal : ... Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...

1spasi


5 ketukan

……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………

1½spasi Batang Tubuh Surat

……………………………………………………………………………………………… ……………… 2 spasi …………………………………………………… 4 spasi ttd. Riyani Indrati

Tembusan: 1. ... 2. ...

Kaki Surat

27

Format penulisan Memorandum menggunakan atas nama

berasal

dari

unit

pengolah

surat


SEKRETARIAT JENDERAL 2 spasi Kepala Surat

MEMORANDUM NOMOR ... 2 spasi Yth. : Kepala Biro Umum dan Perlengkapan : Kepala Biro Hukum dan Organisasi Dari : ... Hal Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...

1 spasi


5 ketukan

……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………

1½spasi Batang Tubuh Surat

……………………………………………………………………………………………… ……………… 2 spasi ……………………………………………………

a.n. Kepala Biro Hukum dan Organisasi ttd.

4 spasi

Tini Martini Kaki Surat Tembusan: 1. ... 2. ...

28

4.

Surat Edaran

a. Kepala Surat Edaran Bagian kepala surat edaran memuat keterangan tentang 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas); 2) tanggal, bulan, dan tahun; 3) pejabat/alamat tujuan; 4) kata surat edaran (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT EDARAN), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar naskah/simetris; 5) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR) di bawah kata SURAT EDARAN; 6) substansi atau materi surat edaran.

b. Batang Tubuh Surat Edaran Bagian batang tubuh surat edaran memuat keterangan tentang 1) penjelasan secara rinci mengenai cara pelaksanaan peraturan, kebijakan, perintah, petunjuk teknis, dan lain-lain; 2) tidak adanya muatan sanksi atas dasar surat edaran itu sendiri; 3) tidak adanya muatan kekuatan instruktif/perintah.

c. Kaki Surat Edaran Bagian kaki surat edaran memuat keterangan tentang 1) titelatur jabatan; 2) tanda tangan pejabat; 3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat dan NIP-nya; 4) cap dinas/jabatan; 5) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.

29

d. Pembuatan Surat Edaran Surat edaran yang ditandatangani oleh 1) Menteri Kelautan dan Perikanan

menggunakan kepala surat

Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia; 2) pejabat Eselon I atas nama Menteri menggunakan kepala surat berlogo DKP berwarna biru di sebelah kiri, dan bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan berwarna biru. 3) pejabat Eselon I dan Eselon II yang karena jabatannya menggunakan kepala surat unit kerjanya masing-masing.

30

Format Surat Edaran DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351 SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041

11/2 spasi 20 Januari 2005 Yth.

2 spasi

1. … 2. … 3. … 4. … …

1spasi Kepala Surat 2 spasi SURAT EDARAN NOMOR … 2 spasi TENTANG ……………………………………………………………

1½spasi …………………………………………………………………. 4 spasi 5 ketukan

10-15 ketukan

……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………..

1½ spasi

Batang Tubuh Surat

2 spasi 1.

…………………………………………………………………………………………………..

2.

…………………………………………………………………………………………………..

3.

………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….. 4 spasi a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Hukum dan Organisasi,

ttd. dan cap

4 spasi

Narmoko Prasmadji NIP 180002947 Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal DKP 2. …

31

Kaki Surat

5. Surat Undangan

a. Kepala Surat Undangan Bagian kepala surat undangan memuat keterangan tentang 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas); 2) tanggal, bulan, dan tahun; 3) nomor; 4) sifat, 5) lampiran; 6) hal; 7) alamat yang dituju.

b. Batang Tubuh Surat Undangan Bagian batang tubuh surat undangan memuat 1) kalimat yang berisikan tentang maksud surat undangan; 2) hari dan tanggal; 3) waktu; 4) tempat; 5) acara; 6) pemimpin rapat; 7) penutup.

c. Kaki Surat Undangan Bagian kaki surat undangan memuat keterangan tentang 1) titelatur atau nama jabatan (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital); 2) tanda tangan pejabat; 3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu (huruf awal setiap unsurnya kapital), berikut NIP-nya; 4) cap dinas/jabatan; 5) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.

32

d. Pembuatan Surat Undangan Surat undangan yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I dan Eselon II, yang karena jabatannya menggunakan kepala surat unit kerjanya masing-masing.

33

Format Surat Undangan DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN


11/2 spasi Nomor : ... Sifat : ... Lampiran: ... : ... Hal

Kepala Surat

20 Januari 2005 1 spasi

Yth. 1. ... 1 spasi

2. ... 3. ... 4. ... 10-15 ketukan

5 ketukan

4 spasi

………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………… Hari/tanggal

: ...

Waktu

: ...

Tempat

: ...

Acara

: ...

2 spasi

Batang Tubuh Surat

Pimpinan Rapat: ... ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………

1½spasi

………………………………………………………………..

4 spasi

Kepala Biro Perencanaan dan KLN, 4 spasi ttd. dan cap Kaki Surat

Saut Hutagalung NIP 080066375 Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal DKP 2. ...

34

6. Surat Panggilan

a. Kepala Surat Panggilan Bagian kepala surat panggilan memuat keterangan tentang 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas); 2) kata surat panggilan (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT PANGGILAN),

yang ditempatkan di bagian

tengah atas lembar naskah/simetris; 3) nomor surat (ditulis dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR) ditulis di bawah kata surat pangilan.

b. Batang Tubuh Surat Panggilan Bagian batang tubuh surat panggilan memuat keterangan tentang a. identitas pejabat yang dipanggil; b. maksud pemanggilan; c. waktu (tanggal dan saat/pukul).

c. Kaki Surat Panggilan Bagian kaki surat panggilan memuat keterangan tentang 1) tempat, tanggal, bulan, dan tahun; 2) titelatur jabatan; 3) tanda tangan pejabat; 4) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu; 5) cap dinas/jabatan; 6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.

d. Pembuatan Surat Panggilan Surat panggilan menggunakan kepala surat dan bercap dinas sesuai dengan kewenangan pada unit kerjanya masing-masing.

35

Format Surat Panggilan DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN


Kepala Surat

2 spasi SURAT PANGGILAN NOMOR ....

4 spasi Yth. a. Nama

: ...

b. NIP

: ...

1½spasi

c. Pangkat/Golongan: ... d. Jabatan

: ...

e. Unit organisasi

: ...

d. Alamat rumah

: ...

10-15 ketukan

5 ketukan

2 spasi

Guna mendapatkan penjelasan sehubungan dengan ……………………………………........

Batang Tubuh Surat

………………………………………………………………………………………….. Untuk segera datang/menghadap pada: a. Hari

: ...

b. Tanggal: ... c. Waktu : ... d. Tempat : ...

……………………………………………………………………………………………………… …………................. 4 spasi Jakarta, 20 Januari 2005 Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,

ttd. dan cap

Kaki Surat

4 spasi


36

7. Surat Pengantar

a. Kepala Surat Pengantar Bagian kepala surat pengantar memuat keterangan tentang 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas); 2) tanggal, bulan, dan tahun; 3) pejabat/alamat yang dituju; 4) kata

surat pengantar (dalam huruf kapital, tanpa garis bawah/

SURAT PENGANTAR), yang ditempatkan di tengah atas lembar naskah/simetris; 5) nomor (dalam huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR) yang ditulis di bawah kata surat pengantar.

b. Isi Surat Pengantar Isi surat pengantar merupakan sebuah tabel yang terdiri dari kolom nomor urut, kolom jenis yang dikirim, kolom jumlah yang dikirim, dan kolom keterangan.

c. Kaki Surat Pengantar Bagian kaki surat pengantar memuat keterangan tentang 1) tanggal diterima, tanda tangan, dan nama jelas penerima; 2) titelatur atau nama jabatan dengan huruf awal setiap unsurnya kapital; 3) tanda tangan pejabat; 4) nama jelas pejabat (dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya) yang menandatangani surat dan NIP-nya; 5) cap dinas.

d. Pembuatan Surat Pengantar Kepala surat pengantar menggunakan kepala surat

yang sesuai

dengan unit kerja masing-masing.

37

Format Surat Pengantar DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN


1½ spasi 14 Nopember 2005 Kepala Surat

3 spasi Yth. ...

3 spasi SURAT PENGANTAR NOMOR ... 3 spasi No. Urut 1.

Jenis yang Dikirim

Banyaknya

Buku Kabinet Indonesia Bersatu 2004 - 2009

5 (lima) buku

Keterangan

Untuk dipergunakan seperlunya.

Batang Tubuh Surat

4 spasi Diterima tanggal: ... Tanda tangan : ... : ... Nama jelas 4 spasi a.n. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan Kabag. TU dan Persuratan,

ttd. dan cap

Kaki Surat

4 spasi

Riyani Indrati NIP 080069658

Tembusan: 1. ... 2. ...

38

8. Pengantar Faksimile

a. Kepala Pengantar Faksimile Bagian kepala pengantar faksimile memuat keterangan tentang 1) kepala surat; 2) kata pengantar berita faksimile (dalam huruf kapital, tanpa garis bawah/PENGANTAR BERITA FAKSIMILE), yang ditempatkan di tengah atas lembar naskah dinas/simetris; 3) nomor, tanggal, dan jumlah halaman (dalam huruf awal kapital) yang ditulis di sebelah kanan di bawah kata pengantar faksimile; 4) ruang legalisasi pejabat Eselon II dengan nama lengkap, berikut NIP-nya, yang

ditulis di sebelah kiri di bawah kata pengantar

faksimile.

b. Batang Tubuh Pengantar Faksimile Bagian batang tubuh pengantar faksimile memuat keterangan tentang 1) pejabat dan alamat yang dituju (Yang terhormat); 2) pejabat dan alamat yang mengirim (Dari); 3) hal yang memuat garis besar isi naskah dinas yang akan dikirim melalui mesin faksimile (Hal); 4) penutup yang berisi ucapan terima kasih.

c. Kaki Pengantar Faksimile Bagian kaki pengantar faksimile memuat keterangan tentang 1) titelatur atau jabatan pembuat; 2) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat itu; 3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat dan NIP-nya; 4) cap dinas/jabatan.

d. Pembuatan Pengantar Faksimile Kepala surat pengantar faksimile disesuaikan dengan wewenang dan jabatan pejabat penanda tangan legalisasi.

39

Format Surat Pengantar Faksimile

DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN SEKRETARIAT JENDERAL PENGANTAR BERITA FAKSIMILE RUANG LEGALISASI Kepala Biro Umum dan Perlengkapan


Nomor

: …

Tanggal

: …

Sifat

: Biasa/Rahasia

Jumlah Halaman: …

Yang terhormat: ... Dari

: ...

Hal

: ...

…………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………….

Pembuat, ……………………..

……………………

40

ISI BERITA

Jakarta, …………….

41

9. Surat Peringatan a. Kepala Surat Peringatan Bagian kepala surat peringatan memuat keterangan tentang 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas); 2) kata surat

peringatan (dengan huruf

bawah/SURAT PERINGATAN),

yang

kapital, tanpa garis ditempatkan di bagian

tengah atas lembar naskah/simetris; 3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR), yang ditulis di bawah kata surat peringatan. b. Batang Tubuh Surat Peringatan Bagian batang tubuh surat peringatan memuat keterangan tentang 1) nama pejabat (dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya), berikut NIP-nya; 2) pangkat/golongan; 3) jabatan; 4) unit organisasi; 5) isi peringatan. c. Kaki Surat Peringatan Bagian kaki surat peringatan memuat keterangan tentang 1) tempat, tanggal, bulan, dan tahun; 2) titelatur jabatan; 3) tanda tangan pejabat; 4) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu, berikut NIPnya; 5) cap dinas/jabatan; 6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth. d. Pembuatan Surat Peringatan Surat peringatan ditandatangani oleh pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III, yang karena

jabatannya, mereka menggunakan

kepala surat unit kerjanya masing-masing.

42

Format Surat Peringatan DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN


Kepala Surat

2 spasi SURAT PERINGATAN NOMOR ... 4 spasi Nama

: ...

NIP

: ...

Pangkat/Gol. : ... Jabatan

1½spasi

: ...

Unit organisasi: … 10-15 ketukan

2 spasi

5 ketukan Batang Tubuh Surat

…………………………………………………………………………………………… ….............................................................

………………………………………………………..………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………

…………………………………………………………………………………………… ………………………………………. ......... 4 spasi

Jakarta, 20 Januari 2005 a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Kepegawaian, ttd. dan cap

4 spasi

Kaki Surat

Wahyono Hadi Parmono NIP 080028472

Tembusan: 1. ... 2. ...

43

10. Lembar Pengumuman

a. Kepala Pengumuman Bagian kepala pengumuman memuat keterangan mengenai 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas); 2) kata

pengumuman

(dengan

huruf

kapital,

tanpa

garis

bawah/PENGUMUMAN), yang ditempatkan di tengah atas lembar naskah/simetris; 3) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR) yang ditulis di bawah kata pengumuman; 4) kata tentang; 5) nama/judul pengumuman.

b. Batang Tubuh Pengumuman Batang tubuh pengumuman dirumuskan dalam bentuk uraian.

c. Kaki Pengumuman Bagian kaki pengumuman memuat: keterangan tentang 1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun; 2) titelatur atau nama jabatan; 3) tanda tangan pejabat; 4) nama jelas pejabat yang menandatangani pengumuman itu, berikut NIP-nya; 5) cap dinas/jabatan; 6) tembusan/salinan, dengan kata Yth., yang dibuat apabila dipandang perlu.

d. Pembuatan Pengumuman Pengumuman yang ditandatangani oleh 1)

Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia dengan huruf kapital. 44

2)

Pejabat Eselon I, atas nama Menteri Kelautan dan Perikanan, menggunakan logo DKP di sebelah kiri atas berwarna biru dan bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan.

3)

Pejabat Eselon I dan Eselon II yang karena jabatannya menggunakan kepala surat sesuai dengan unit kerjanya masing-masing.

45

Format Pengumuman DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN


2 spasi Kepala Surat

PENGUMUMAN NOMOR ... 2 spasi TENTANG 2 spasi ………………………………… 4 spasi 5 ketukan

10-15 ketukan

………………………………………………………………………………………………………... ....……………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………...1½spasi Batang Tubuh Surat

.………………………………………………………………………………… ………………………………....................................................................................................

2 spasi

………………………………………………….

4 spasi

Jakarta, 20 Januari 2005 Kepala Biro Kepegawaian selaku Ketua Panitia Pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil, Departemen Kelautan dan Perikanan Tahun Anggaran 2005 ttd. dan cap

Kaki Surat

4 spasi

Wahyono Hadi Parmono NIP 080028472 Tembusan: 1. ... 2. ...

46

11. Surat Keterangan

a. Kepala Surat Keterangan Bagian kepala surat keterangan memuat 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas); 2) kata surat keterangan (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT KETERANGAN), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar naskah/simetris; 3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR), yang ditulis di bawah kata surat keterangan.

b. Batang Tubuh Surat Keterangan Bagian tubuh surat keterangan memuat keterangan tentang 1) identitas pejabat yang membuat keterangan; 2) identitas orang/pegawai/pejabat yang diterangkan; 3) maksud pemberian keterangan; 4) penutup.

c. Kaki Surat Keterangan Bagian kaki surat keterangan memuat: keterangan tentang 1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun; 2) titelatur jabatan; 3) tanda tangan pejabat; 4) nama jelas pejabat yang menandatangani dan NIP; 5) cap dinas/jabatan; 6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.

47

d. Pembuatan Surat Keterangan Surat keterangan yang ditandatangani oleh 1) Menteri menggunakan kepala surat Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia, dengan huruf kapital. 2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III, sesuai dengan kewenangan di bidang masing-masing, menggunakan kepala surat sesuai dengan unit kerja masing-masing.

48

Format Surat Keterangan DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN


Kepala Surat

2 spasi SURAT KETERANGAN NOMOR ... 4 spasi 10-15 ketukan

5 ketukan

Yang bertanda tangan di bawah ini: a. Nama

: ...

b. NIP

: ...

c. Jabatan

: ...

1½ spasi

d. Alamat Kantor: ... menerangkan bahwa: a. Nama

: ...

b. NIP

: ...

c. Jabatan

: ...

2 spasi Batang Tubuh Surat 1½ spasi

... d. Alamat Rumah: ... ……………………………………………………………………………………………………… ………………. ………………………………………………………. 3 spasi

Jakarta, 20 Januari 2005 Kepala Biro Keuangan,

ttd. dan cap

Kaki Surat

4 spasi

Charles B. Purba NIP 060042946

49

12. Surat Izin

a. Kepala Surat Izin Bagian kepala surat izin memuat keterangan tentang 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas); 2) kata surat izin (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT IZIN), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar naskah (simetris); 3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titi (NOMOR), yang ditulis di bawah kata surat izin.

b. Batang Tubuh Surat Izin Bagian batang tubuh surat izin memuat keterangan tentang 1) identitas pejabat yang diberi izin; 2) maksud pemberian izin; 3) ketentuan lain tentang izin yg diberikan.

c. Kaki Surat Izin Bagian kaki surat izin memuat keterangan tentang 1) tempat, tanggal, bulan, dan tahun; 2) titelatur jabatan; 3) tanda tangan pejabat; 4) nama jelas pejabat (dengan huruf awal kapital di setiap unsur) yang menandatangani surat izin itu, berikut NIP-nya; 5) cap dinas/jabatan; 6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.

d. Pembuatan Surat Izin Surat

izin

menggunakan

kepala

surat

dinas

sesuai

dengan

kewenangan di unit kerjanya masing-masing.

50

Format Surat Izin DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN


Kepala Surat

2 spasi SURAT IZIN NOMOR ... 4 spasi

10-15 ketukan

5 ketukan

1. Diberikan kepada: a. Nama

: ...

b. NIP

: ...

c. Pangkat/Gol. : ... d. Jabatan

1½ spasi

: ...

e. Unit organisasi: ...

2 spasi 2. Untuk

: ...

Batang Tubuh Surat

... ... ...

3. Ketentuan lain

: ... ... ... ... 4 spasi

Jakarta, 20 Januari 2005 Sekretaris Jenderal, ttd. dan cap

Kaki Surat

4 spasi


51

13.

Surat Kuasa

a. Kepala Surat Kuasa Bagian kepala surat kuasa memuat keterangan tentang 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas); 2) kata surat kuasa (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT KUASA), yang ditempatkan di tengah atas lembar naskah/simetris; 3) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR), yang ditulis di bawah kata surat kuasa.

b. Batang Tubuh Surat Kuasa Batang tubuh surat kuasa dirumuskan dalam bentuk uraian tentang 1) identitas pemberi kuasa; 2) identitas penerima kuasa; 3) wewenang yang dikuasakan.

c. Kaki Surat Kuasa Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tentang 1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun; 2) tanda tangan pejabat; 3) nama jelas pejabat pemberi dan penerimai kuasa, dan NIP-nya; 4) materai secukupnya apabila diperlukan; 5) cap dinas/jabatan; 6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.

d. Pembuatan Surat Kuasa Surat kuasa yang ditandatangani oleh 1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia. 2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III menggunakan kepala surat sesuai dengan unit kerja masing-masing.

52

Format Surat Kuasa DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TUIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351 SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041

Kepala Surat

2 spasi SURAT KUASA NOMOR ... 4 spasi

10-15 ketukan

5 ketukan

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama

: ...

NIP

: ...

11/2 spasi

Pangkat/golongan: ... Jabatan

: ...

2 spasi Sesuai dengan kewenangan dalam jabatan memberi kuasa kepada: Nama

: ...

NIP

: ...

Batang Tubuh Surat

Pangkat/Golongan: ... Jabatan

: ...

2 spasi

untuk ……………………………………………………………………………………............................. ……………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………… ………………………..

3 spasi Jakarta, 20 Januari 2005

Yang diberi kuasa

Kepala Biro Hukum dan Organisasi, ttd. dan cap

………………………….

4 spasi

Narmoko Prasmadji NIP 180002947

Kaki Surat

Tembusan: 1. ... 2. ...

53

14. Surat Perintah

a.

Kepala Surat Perintah Bagian kepala surat perintah memuat keterangan tentang 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas), dengan huruf kapital, tanpa garis bawah; 2) kata

surat

perintah

(dengan

huruf

kapital,

tanpa

garis

bawah/SURAT PERINTAH), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar naskah/simetris; 3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR), yang ditulis di bawah kata surat perintah.

b.

Batang Tubuh Surat Perintah Bagian batang tubuh surat perintah memuat keterangan tentang 1) pertimbangan dikeluarkannya surat perintah; 2) dasar/landasan pengeluaran surat perintah; 3) kata diperintahkan (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/ DIPERINTAHKAN), yang dicantumkan di tengah lembar naskah; 4) diktum yang memuat nama pejabat, pangkat/golongan, dan jabatan penerima perintah; 5) jenis tugas atau kegiatan yang diperintahkan; 6) penutup.

c.

Kaki Surat Perintah Bagian kaki surat perintah memuat keterangan tentang 1) tempat dikeluarkannya surat perintah; 2) tanggal, bulan, dan tahun; 3) titelatur jabatan; 4) tanda tangan pejabat; 5) nama jelas (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital) pejabat yang menandatangani surat itu, berikut NIP-nya; 6) cap dinas/jabatan; 7) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth. 54

d.

Pembuatan Surat Perintah Surat perintah yang ditandatangani oleh 1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia. 2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri, menggunakan kepala surat berlogo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri berwarna biru dan di bawahnya bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan. 3) Pejabat Eselon I dan Eselon II, yang karena jabatannya, menggunakan kepala surat unit kerjanya masing-masing.

55

Format Surat Perintah DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN


SURAT PERINTAH NOMOR ...

Kepala Surat

2 spasi

10-15 ketukan

5 ketukan 4 spasi Pertimbangan : ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 1½ spasi

………………………………………………………………………………… …………………………………………….

2 spasi Dasar

: ……………………………………………………………………………… DIPERINTAHKAN

Kepada

: ……………………………………….............................................................. …………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………...

Batang Tubuh Surat

.………………………………… Untuk

: 1 ……………………………………………………………………………….. …….………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………... ..…………………………………………………………………..

Pembiayaan

: ………………………………………………………………………………… ……………………

………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… 3 spasi Dikeluarkan di Jakarta pada tanggal 20 Januari 2005 Kepala Biro Perencanaan KLN,

ttd.dan cap

Kaki Surat

4 spasi

Saut Hutagalung NIP 080066375

56

15. Surat Tugas

a.

Kepala Surat Tugas Bagian kepala surat tugas memuat keterangan tentang 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas), dengan huruf kapital, tanpa garis bawah; 2) kata surat tugas (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT TUGAS), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar naskah/simetris; 3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR), yang ditulis di bawah kata surat tugas.

b.

Batang Tubuh Surat Tugas Bagian batang tubuh surat tugas memuat keterangan tentang 1) pendahuluan/alinea pembuka, memuat alasan penugasan, diikuti perintah penugasan; 2) nama

lengkap,

NIP,

pangkat/golongan,

dan

jabatan

pejabat/pegawai penerima tugas, apabila penerima tugas kolektif; 2) inti surat memuat uraian penugasan yang harus dilaksanakan dan jadwal waktu; 3) penutup berisi penegasan perintah tugas dan pelaporannya.

c.

Kaki Surat Tugas Bagian kaki surat tugas memuat keterangan tentang 1) tempat dikeluarkannya surat perintah; 2) tanggal, bulan, dan tahun; 3) titelatur jabatan; 4) tanda tangan pejabat; 5) nama jelas (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital) pejabat yang menandatangani surat itu, berikut NIP-nya; 6) cap dinas/jabatan; 7) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.

57

c.

Pembuatan Surat Tugas Surat tugas yang ditandatangani oleh 1)

Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat Lambang Negara berwarna emas

dan bertuliskan Menteri

Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia; 2)

Pejabat Eselon I atas nama Menteri menggunakan kepala surat berlogo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri berwarna biru dan di bawahnya bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan.

3)

Pejabat Eselon I dan Eselon II, yang karena jabatannya, menggunakan kepala surat unit kerja masing-masing.

58

Format Surat Tugas DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN


Kepala Surat

2 spasi SURAT TUGAS NOMOR ... 10-15 ketukan

5 ketukan

4 spasi

Dalam rangka melaksanakan tugas.............................................................., dengan ini kami menugasi: 1. Nama : ... Pangkat/Golongan : ... Jabatan : ...

1 spasi

2. Nama : ... Pangkat/Golongan : ... Jabatan : ...

1 spasi

Batang Tubuh Surat

untuk melaksanakan................................................................................................................ pada: 1. ... 2. . ... mulai tanggal...............s.d............................. 2 spasi Demikian untuk dilaksanakan dan setelah selesai dilaksanakan, agar menyampaikan laporan. Kepada instansi terkait kami minta bantuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas tersebut. 4 spasi Ditetapkan di Jakarta 1

1 /2 spasi

pada tanggal ... Sekretaris Jenderal,

ttd. dan cap

4 spasi

Kaki Surat

Andin H. Taryoto NIP 080034569 Tembusan: 1. ... 2. ...

59

16. Berita Acara

a. Kepala Berita Acara 1) lambang negara berwarna kuning emas; 2) Kata BERITA ACARA (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah), yang ditempatkan

di bagian tengah atas (simetris) dari lembar

naskah.

b. Batang Tubuh Berita Acara Bagian batang tubuh berita acara dirumuskan dalam bentuk uraian.

c. Kaki Berita Acara Bagian kaki berita acara memuat keterangan tentang 1) nama terang pegawai/orang yang berhubungan dengan isi berita acara; 2) saksi.

d. Pembuatan Berita Acara Berita acara ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan dan saksi menggunakan lambang negara berwarna kuning emas.

60

Format Berita Acara Sumpah Jabatan di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan

Kepala Surat DEPARTEMENI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA

10-15 ketukan

1spasi

1 spasi

NASKAH BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN .................................................................................. DEPARTEMENI KELAUTAN DAN PERIKANAN

5 ketukan

Pada hari ini Jumat tanggal Sepuluh bulan Juni tahun Dua ribu lima, bertempat di Kantor Departemen Kelautan dan Perikanan Jalan Medan Merdeka Timur Nomor 16 Jakarta, berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 47/M Tahun 2005 tanggal 29 Maret 2005 dilakukan serah terima jabatan antara : 1.

Nama NIP Jabatan

2. Nama NIP Jabatan

: ... : ... : ... Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama

1 spasi

: ... : ... : ... Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua

menyatakan sebagai berikut :

Batang Tubuh Surat

2 spasi Pasal 1

Pihak Pertama menyerahan kepada Pihak Kedua, jabatan, wewenang, tugas dan tanggung jawab ................

1 spasi

Pihak Kedua menerima kepada Pihak Kedua, jabatan, wewenang, tugas dan tanggung jawab ................ Demikian naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak pada tanggal tersebut di atas. 2 spasi Pihak Kedua Yang menerima

Pihak Pertama Yang menyerahkan

1 spasi

4 spasi ………………….

...………………….

Kaki Surat

Mengetahui/Menyaksikan : 4 spasi ...………………

61

17. Laporan

a.

Kepala Laporan 1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas); 2) Bagian

kepala laporan memuat

ditulis dalam huruf kapital

dan

judul laporan yang seluruhnya diletakkan di tengah-tengah

(simetris).

b.

Batang Tubuh Laporan Bagian tubuh laporan berisi keterangan tentang 1) pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud, dan tujuan, ruang lingkup, serta sistematika laporan; 2) materi laporan terdiri dari kegiatan yang dilaksanakan, faktor mempengaruhi, hasil

pelaksanaan kegiatan, hambatan

yang yang

dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; 3) simpulan dan saran yang

perlu disampaikan sebagai bahan

pertimbangan; 4) penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan ucapan terima kasih.

c.

Kaki Laporan Bagian kaki laporan memuat keterangan tentang 1) tempat dan tanggal pembuatan laporan; 2) nama jabatan/pejabat pembuat laporan yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya; 3) tanda tangan dan cap unit kerja; 4) nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital setiap unsurnya.

62

Format Laporan DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN


Kepala Surat

1

1 /2 spasi LAPORAN NOMOR … TENTANG …………………………………………………………….

Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar

1 spasi

2 spasi

1 spasi

Tugas yang Harus Dilaksanakan ………………………………………………………………………………………………………... ....……………………………………………………………………………………………………... dan seterusnya 2 spasi Batang Tubuh Surat

Hasil yang Dicapai ………………………………………………………………………………………………………... .........................................................................................................................………………. ………………………………………………………………………………………………………... Kesimpulan dan Saran ………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………... Penutup ………………………………………………………………………………………………………...

4 spasi Dibuat di

: ...

pada tanggal: ... Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,

ttd. dan cap

Kaki Surat

4 spasi

Farida A. Lukman

63

18. Kartu Kendali

Format Kartu Kendali terdiri beberapa kolom antara lain kolom untuk nomor urut surat, kode klasifikasi, tanggal, indek surat, asal atau tujuan surat, ringkasan perihal, nomor surat, dari lampiran, unit pengolah, unti kerja yang dituju serta kolom paraf penerima surat. Kartu Kendali terdiri dari 3 (tiga) lembar yang masing-masingnya digunakan sebagai : a. lembar I berwarna putih digunakan sebagai penganti buku agenda; b. lembar II berwarna kuning digunakan sebagai arsip atau buku ekspedisi / bukti penerima serta pengendali surat di unit pengolah; c. lembar III berwarna merah digunakan sebagai pengendali surat dan harus menyatu dengan surat di unit pengolah/kerja yang dituju. Untuk penerima surat, membubuhkan paraf dan nama jelas pada kolom paraf.

64

Format Kartu Kendali

65

19. Piagam Penghargaan a.

Kepala Piagam Penghargaan Bagian kepala Piagam Penghargaan memuat keterangan tentang 1) lambang negara berwarna kuning emas; 2) kata Piagam Penghargaan (dengan huruf kapital, dengan garis bawah/ PIAGAM PENGHARGAAN), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar naskah/simetris; 3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR), yang ditulis di bawah kata Piagam Penghargaan.

b.

Batang Tubuh Piagam Penghargaan Bagian batang tubuh surat tugas memuat keterangan tentang 1) kalimat “Menteri Kelautan dan Perikanan memberikan Penghargaan yang sebesar-besarnya kepada”; 2) nama

lengkap,

pangkat,

jabatan

pejabat/pegawai

penerima

penghargaan dan unit kerja; 3) kalimat penghargaan yang disesuaikan dengan latar belakang pemberian penghargaan. c.

Kaki Surat Piagam Penghargaan Bagian kaki surat tugas memuat keterangan tentang 1) tempat dikeluarkannya Piagam Penghargaan; 2) tanggal, bulan, dan tahun; 3) titelatur jabatan; 4) tanda tangan pejabat; 5) nama jelas (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital) pejabat yang menandatangani surat itu, berikut NIP-nya; 6) cap dinas/jabatan;

d.

Pembuatan Piagam Penghargaan Piagam Penghargaan ditandatangani oleh Menteri Kelautan dan Perikanan, menggunakan kepala surat dengan lambang negara berwarna kuning emas.

66

Format Piagam Penghargaan

Kepala Surat

PIAGAM PENGHARGAAN NOMOR ... 4 spasi

Menteri Kelautan dan Perikanan memberikan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada : Nama

: ...

Pangkat

: ...

Jabatan

: ...

Unit Kerja

: ...

Batang Tubuh Surat

1 ½ spasi

2 spasi

Atas jasa dan darmabaktinya yang telah diberikan selama bertugas sebagai ............................ sejak tanggal ....................... sampai dengan saat diberhentikan dengan hormat dari dinas ....................... dengan hak pensiun pada tanggal ..................... 4 spasi

Diberikan di : ... Pada tanggal : ... MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN ttd. dan cap

Kaki Surat

4 spasi

FREDDY NUMBERY

67

D.

Pembuatan

1. Papan Nama Instansi

a.

Macam Papan nama Instansi Papan nama instansi di lingkungan DKP terdiri dari papan nama kantor di pusat dan di daerah. 1)

Papan Nama Kantor di Pusat Papan nama kantor di pusat adalah (i)

Departemen Kelautan dan Perikanan;

(ii)

Badan Riset Kelautan dan Perikanan;

(iii) Pusat Pengembangan Aparatur Kelautan dan Perikanan; (iv) Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan; (v)

Pusat Data, Statistik, dan Informasi;

(vi) Pusat Karantina Ikan. 2)

Papan Nama Kantor di Daerah Jenis papan nama kantor di daerah adalah (i)

pelabuhan-pelabuhan perikanan;

(ii)

balai-balai besar;

(iii) balai-balai; (iv) stasiun-stasiun; (v)

loka-loka;

(vi) Sekolah Tinggi Perikanan, akademi, dan Sekolah Usaha Perikanan Menengah.

b.

Bentuk dan Ukuran Bentuk papan nama adalah empat persegi panjang dengan ukuran 1) 250 x 100 cm, 2) 200 x 75 cm, dan 3) 150 x 70 cm. Ukuran tersebut dapat

disesuaikan dengan luas tanah dan

bangunan dengan memperhatikan segi estetika. 68

c.

Warna dan Huruf Warna dasar papan nama adalah putih dengan warna tulisan biru dicetak dengan huruf kapital berukuran sama dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dibaca. Besarnya huruf/angka disesuaikan dengan ukuran papan nama dan jumlah huruf/angka yang digunakan.

d.

Logo Logo yang digunakan adalah logo Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.17/MEN/2001 tanggal 6 Maret 2001, dengan lambang laut dan gelombang, lingkaran tiga dimensional dan garis larikan, stilasi ikan, serta tulisan Departemen Kelautan dan Perikanan, yang ditempatkan di sebelah kiri atas. Besar logo disesuaikan dengan besarnya ukuran papan nama kantor.

e.

Bahan Papan nama kantor/instansi terbuat dari bahan yang tahan lama.

f.

Pemasangan Papan nama kantor/instansi ditempatkan di lokasi yang strategis dan mudah dibaca.

CONTOH PAPAN NAMA KANTOR UPT

DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN SEKRETARIAT JENDERAL

SEKOLAH TINGGI PERIKANAN JALAN AUP PASAR MINGGU, PO.BOX 7239/JKPSM TELEPON (021) 7805030, FAKSIMILE (021) 7806874 JAKARTA SELATAN

69

2. Sarana Surat-Menyurat

a.

Pengetikan

dalam

bentuk

semi

block

style

dengan

menggunakan jenis huruf 1) Pica, 2) Arial 12, dengan 3) spasi 1 atau 1,5 disesuaikan dengan kebutuhan. d.

Ukuran Kertas 1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen pelaporan. 2) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama. 3) Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi, dicetak di atas kertas 70 gram. 4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang berukuran 297 x 210 mm. 5) Folio ganda (420 x 330 mm) di samping kertas A4 untuk kepentingan tertentu korespondensi dapat menggunakan kertas dengan ukuran (a)

A3 kuarto ganda (297 x 420 mm),

(b)

A5 setengah kuarto (210 x 148 mm), dan

(c)

folio (210 x 330 mm).

70

c.

No. 1.

2.

Ukuran Blangko/Formulir

Ukuran

Jenis Kertas

a. berita acara,surat keputusan

Folio/70 gram 210 x 330-

HVS

b. surat edaran, pidato, pelantikan

Folio/70 gram 210 x 330

HVS

A4/ 70 gram 297 x 210 mm

HVS

A4/ 70 gram 297 x 210 mm

HVS

A4/ 70 gram 297 x 210 mm

HVS

A4/ 70 gram 297 x 210 mm

HVS

A4/ 70 gram 297 x 210 mm

HVS

Folio/70 gram 210 x 330

HVS

A4/ 70 gram 297 x 210 mm

HVS

Blangko/Formulir Model A1 digunakan untuk

Model A3 digunakan untuk surat dinas berbahasa Inggris

4.

Model B1 digunakan untuk surat dinas

5.

Model B2 digunakan untuk surat dinas, surat keterangan, surat izin, pengumuman, surat peringatan, berita acara, surat perintah, surat pengantar, edaran

6.

Model B3 digunakan untuk surat keputusan dan mutasi pegawai

7.

bergantung pada kebutuhan

Model A2 digunakan untuk naskah dinas

3.

Keterangan

Model B4 digunakan untuk surat dinas a.n. Menteri berbahasa Inggris

71

Keterangan: i. Model A1 :

Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris), di bawahnya tanpa tulisan MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA;

warna tulisankuning

emas. Blangko tersebut digunakan untuk jenis tulisan dinas berupa berita acara, sambutan, keputusan, surat edaran, atau pidato yang ditandatangani oleh Menteri.

ii. Model A2 :

Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris) berwarna

kuning

emas

yang

di

bawahnya

bertuliskan

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN. Blangko tersebut digunakan untuk tulisan dinas yang ditandatangani oleh Menteri untuk surat yang tidak diatur dalam Model A1.

iii. Model A3 :

Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris) berwarna kuning emas yang bertuliskan MINISTRY OF MARINE

AFFAIRS

AND

FISHERIES

REPUBLIC

OF

INDONESIA. Blangko tersebut digunakan untuk surat dinas internasional yang ditandatangani oleh Menteri. Pada catatan kaki surat bertuliskan

alamat lengkap

(nomor telepon,

faksimile/surat elektronik).

iv. Model B1 :

Blangko/formulir dengan gambar logo departemen di sisi kiri, bertuliskan


REPUBLIK INDONESIA, warna tulisan biru. Blangko tersebut digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I atas nama Menteri.

v. Model B2 :

Blangko/formulir dengan gambar logo departemen di sisi kiri, bertuliskan

DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERlKANAN

dan unit kerja Eselon I/pusat/UPT di tengah (simetris), warna tulisan biru.

Blangko/formulir tersebut

digunakan untuk

semua naskah dinas yang ditandatangani baik oleh pejabat 72

Eselon I/kepala pusat/kepala UPT atas wewenang jabatannya maupun oleh pejabat eselon di bawahnya, atas nama pejabat Eselon I/kepala pusat/kepala UPT tersebut.

vi. Model B3 :

Blangko/formulir

(berukuran folio) dengan gambar garuda

hitam di tengah (simetris). Blangko/formulir tersebut diperlukan untuk naskah dinas atas nama Menteri yang berkaitan dengan surat

keputusan,

misalnya

surat

keputusan

tentang

pembentukan tim dan mutasi kepegawaian.

vii. Model B4 :

Blangko/formulir

(berukuran

A4)

dengan

gambar

logo

departemen di sisi kiri, bertuliskan (bahasa Inggris) MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF INDONESIA, warna tulisan biru.

Blangko/formulir tersebut

digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I atas nama Menteri.

73

d.

Ukuran sampul surat (amplop) adalah sebagai berikut.

No.

Sampul Surat

Ukuran Sampul

Warna Sampul

Keterangan

1.

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN

105 x 227 250 x 353 270 x 400

Putih Coklat Coklat

Model A2

2.

MINISTER OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF INDONESIA

105 x 227

Putih

Model A3

3.


105 x 227 250 x 353 270 x 400

Putih Coklat Coklat

Model B1

4.

MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF INDONESIA

105 x 227 250 x 353 270 x 400

Putih Coklat Coklat

Model B4

5.

SEKRETARIAT JENDERAL DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

105 x 227 250 x 353 270 x 400

Putih Coklat Coklat

Model B2

6.

MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES SECRETARIAT GENERAL

105 x 227 250 x 353

Putih Coklat

Model B3

74

3. Cap Dinas

1. Bentuk dan Ukuran Cap Dinas Tata Cara Penggunaannya Cap jabatan di lingkungan DKP dibuat untuk Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia serta Perikanan Republik Indonesia.

Departemen Kelautan dan

Bentuk dan ukuran cap dinas di

lingkungan DKP tersebut adalah bulat, seperti tampak pada contoh gambar,

yang terdiri dari dua lingkaran: lingkaran luar/terbesar

berdiameter empat cm.

2. Penggunaan Cap Dinas Penggunaan cap dinas ditentukan sebagai berikut. 1)

Jenis cap dinas, yang dibedakan menjadi dua, yaitu (i) cap dinas jabatan untuk Menteri dan pejabat struktural Eselon I; (ii) cap dinas departemen, unit kerja Eselon I, pusat, dan UPT.

2)

Ukuran Cap Dinas

40 mm 39 mm 30 mm

MENTERI

LAMBANG NEGARA REPUBLIK INDONESIA

75

3)

Bentuk Cap Dinas a. Cap dinas jabatan Menteri digambarkan dengan (i)

lingkaran luar yang berisi tulisan MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA, dengan huruf kapital;

(ii)

ingkaran dalam berisi gambar burung garuda; cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri atau Menteri ad interim; contohnya,

Jabatan Menteri Kelautan dan Perikanan

Cap

b. Cap dinas jabatan struktural Eselon I digambarkan dengan (i)

lingkaran luar yang berisi

tulisan DEPARTEMEN

KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA, dengan huruf kapital; (ii)

lingkaran dalam yang

bertuliskan nama jabatan

struktural Eselon I dengan menggunakan huruf kapital yang dibatasi dengan dua garis horizontal.Cap dinas ini digunakan

untuk

naskah

dinas

keluar

yang

ditandatangani oleh pejabat struktural Eselon I.

Urutan Direktorat Jenderal (sesuai dengan Permen 07) adalah 1.

Sekretaris Jenderal;

2.

Inspektur Jenderal;

3.

Direktur Jenderal Perikanan Tangkap;

76

4.

Direktur Jenderal Perikanan Budidaya;

5.

Direktur Jenderal Pengawasan dan Pengendalian Sumber Daya Kelautan dan Perikanan;

6.

Direktur Jenderal Kelautan, Pesisir, dan Pulau-Pulau Kecil;

7.

Direktur Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan;

8.

Badan Riset Kelautan dan Perikanan.

Contohnya,

Titelatur atau Nama Jabatan

Contoh Cap

Sekretaris Jenderal

Inspektur Jenderal

Direktur Jenderal Perikanan Tangkap

77

Titelatur atau Nama Jabatan

Contoh Cap

Direktur Jenderal Perikanan Budidaya

Direktur Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan

Direktur Jenderal Kelautan, Pesisir, dan Pulau-Pulau Kecil

Direktur Jenderal Pengawasan dan Pengendalian Sumber Daya Kelautan dan Perikanan

Kepala Badan Riset Kelautan dan Perikanan

78

c. Cap dinas organisasi departemen digambarkan dengan (i)

lingkaran luar

yang

berisi

tulisan DEPARTEMEN

KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA, dengan huruf kapital;

(ii)

lingkaran dalam yang berisi gambar burung garuda. Cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat struktural Eselon I atas nama Menteri. Contohnya, Nomenklatur atau Nama Organisasi

Contoh Cap

Departemen Kelautan dan Perikanan

d. Cap dinas unit organisasi Eselon I digambarkan dengan (i)

lingkaran luar yang berisi

tulisan DEPARTEMEN

KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA (dengan menggunakan huruf kapital);

(ii)

lingkaran dalam bertuliskan nama unit organisasi Eselon I dengan menggunakan huruf kapital yang dibatasi dua garis horizontal; Cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas keluar yang ditandatangani oleh pejabat Eselon II atas nama pejabat Eselon I.

79

Contohnya, Nomenklatur atau Nama Organisasi Unit Kerja

Contoh Cap

Sekretariat Jenderal

Inspektorat Jenderal

Direktorat Jenderal Perikanan Tangkap

Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya

80

Nomenklatur atau Nama Organisasi Unit Kerja

Contoh Cap

Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan

Direktorat Jenderal Kelautan, Pesisir, dan Pulau-Pulau Kecil

Direktorat Jenderal Pengawasan dan Pengendalian Sumber Daya Kelautan dan Perikanan

Badan Riset Kelautan dan Perikanan

81

e. Cap dinas pusat digambarkan dengan (i)

lingkaran luar

yang

berisi

tulisan DEPARTEMEN

KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA (dengan menggunakan huruf kapital);

(ii)

lingkaran dalam yang bertuliskan nama pusat (dengan menggunakan huruf kapital), yang dibatasi dengan dua garis horizontal. Cap dinas unit organisasi pusat digunakan untuk naskah dinas keluar yang ditandatangani kepala pusat atas wewenang jabatannya atau pejabat struktural Eselon III atas nama kepala pusat.

Contohnya, Nomenklatur atau Nama Organisasi Unit Kerja

Pusat di bawah Sekretariat Jenderal

Contoh Cap

1.

3.

2.

4.

82

f. Pembuatan dan Pengamanan/Penanggung

Jawab Cap

Dinas Pembuatan

cap dinas

jabatan

Menteri,

a.n.

Menteri,

Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala

Badan,

dan

Sekretariat

Jenderal

merupakan

kewenangan Biro Umum dan Perlengkapan, Sekretariat Jenderal. Untuk pertimbangan keamanan, penggantian cap dinas harus dilakukan oleh Biro Umum dan Perlengkapan dengan menyerahkan cap dinas yang lama dan dibuatkan Berita Acara Serah Terima.

Untuk pengamanan dan mencegah penyalahgunaan cap dinas dari pengguna yang telah ditetapkan, penyimpanan cap dinas diatur sebagai berikut. (i)

Cap dinas jabatan Menteri, a.n. Menteri, Sekretaris Jenderal,

dan Sekretariat Jenderal disimpan di Biro

Umum dan Perlengkapan, Sekretariat Jenderal. (ii)

Cap dinas Jabatan

Direktur Jenderal, Inspektur

Jenderal, dan Kepala Badan disimpan pada Sekretariat Direktorat

Jenderal/Inspektorat

Jenderal/Badan

dan

sebagai penanggung jawab adalah masing-masing Kepala Bagian Umum.

g. Penempatan Cap Dinas (i)

Penempatan

cap

dinas

penggunaan kepala surat tanda

tangan

disesuaikan

dengan

dan berada di sebelah kiri

pejabat

yang

berwenang

menandatanganinya seraya sedikit menimpa tanda tangan tersebut. Tidak dibenarkan

penempatan

cap

dinas tepat di tengah-tengah atau di atas tanda tangan pejabat yang berwenang. Apabila terdapat lebih dari satu pejabat yang menandatangani suatu naskah dinas, 83

cap dinas itu ditempatkan di sebelah kiri tanda tangan pejabat yang lebih tinggi tingkatnya. (ii)

Naskah dinas yang ada hubungannya dengan kerja sama pemerintah dengan luar negeri (berbahasa Inggris) tidak menggunakan cap dinas.

(iii) Naskah kerja sama DKP dengan instansi lain di dalam negeri

menggunakan

cap

jabatan

masing-masing

pejabat penanda tangan.

E.

Kewenangan dan Paraf

Pada hakikatnya,

setiap surat ke luar menjadi tanggung jawab

pimpinan instansi yang bersangkutan. Surat ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai kewenangan atau yang mendapat pelimpahan wewenang, sesuai dengan tanggung jawabnya berdasarkan ketentuan kedinasan yang berlaku. Kewenangan dalam penandatanganan surat harus memperhatikan kesesuaian dengan jenjang struktural pejabat yang dituju. Surat dinas, sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, memerlukan pengesahan pertanggungjawaban, baik materi maupun teknis, dari pejabat yang bersangkutan.

1. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan dan Paraf dalam Naskah Dinas Sepanjang

tidak

ditentukan

secara

khusus

oleh

peraturan

perundang-undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahan.

Pelimpahan wewenang

hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya. Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab.

84

Pelimpahan wewenang harus mengikuti jalur struktural dan paling banyak dua rentang jabatan struktural di bawahnya. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan ditentukan sebagai berikut. a.

Surat Menteri yang ditujukan kepada pempinan instansi di luar lingkungan DKP ditandatangani oleh Menteri dan diparaf oleh Sekretaris Jenderal, sebagai penanggung jawab administrasi Kantor DKP, dan oleh pejabat Eselon I yang bersangkutan dengan materi sebagai penanggung jawab teknis.

b.

Apabila Menteri mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n. (atas nama).

c.

Apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat tersebut beralangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat yang setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. (untuk beliau) setelah pencantuman a.n. (atas nama).

d.

Surat pimpinan unit kerja Eselon I yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar DKP ditandatangani oleh yang bersangkutan, dan sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf oleh Sekretaris Inspektorat

Jenderal/Sekretaris

Direktorat

Jenderal/Sekretaris

Badan dan/atau penanggung jawab materi dengan tembusan kepada Menteri. Surat Sekretaris Jenderal, sebelum ditandatangani, harus diparaf terlebih dahulu oleh Kepala Biro/Kepala Pusat yang menjadi penanggung jawab materi. e.

Apabila pejabat Eselon I mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n. (atas nama).

f.

Apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat tersebut beralangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. (untuk beliau) setelah pencantuman a.n. (atas nama).

85

g.

Staf Ahli Menteri, sesuai dengan tugas dan fungsinya, memberikan telaahan, pertimbangan, dan saran pemecahan masalah secara konseptual mengenai hal-hal tertentu menurut keahliannya yang berkaitan dengan kelautan dan perikanan kepada Menteri Kelautan dan Perikanan. Oleh karena itu, Staf Ahli Menteri tidak berwenang untuk membuat dan menandatangani surat dinas yang ditujukan kepada pemimpin/pimpinan instansi di luar DKP.

h.

Staf

Ahli

Menteri

hanya

berwenang

untuk

membuat

dan

menandatangani Memorandum dan Nota Dinas kepada Menteri dan Pejabat Eselon I di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.

Contoh lembar pengesahan untuk surat Menteri

Menteri Kelautan dan Perikanan

Lembar Pengesahan No. 1. 2. …

Nama Pejabat Penanggung Jawab Materi Penanggung Jawab Teknis ……………………….

Paraf

……………………………………….

Tembusan: 1. Presiden Republik Indonesia 2. ………….. dan seterusnya

a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan RI Sekretaris Jenderal,

…………………………………. Tembusan: 1. Menteri Kelautan dan Perikanan RI 2. ……………….. dan seterusnya

86

a.n. Sekretaris Jenderal a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Keuangan, Kepala Biro Keuangan,

…………………………………. …………………………………. Tembusan: Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal 3. Sekretaris Jenderal 2. ……………….. dan seterusnya 4. ……………….. dan seterusnya

a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan RI Sekretaris Jenderal u.b. Kepala Biro Kepegawaian,

………………………………. Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal 2. ............. dan seterusnya

a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum dan Perlengkapan u.b. Kepala Bagian Perlengkapan,

………………………………………. Tembusan: 1. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan 2. ……………….. dan seterusnya

87

BAB III PROSEDUR DAN PENGELOLAAN NASKAH DINAS

A. Penanganan Naskah Dinas 1.

Naskah Dinas Masuk a.

Penerima Surat Penerima surat bertugas 1)

menerima surat (dinas, pribadi, atau yang salah alamat) yang masuk ke DKP;

b.

2)

memilah (surat biasa, surat rahasia, surat pibadi);

3)

membuka dan memeriksa kelengkapan surat;

4)

menyampaikan kepada pengarah.

Pengarah Surat Tugas pengarah surat adalah 1)

membaca surat dan menentukan kategori surat (kecuali surat rahasia): (i)

surat dengan kategori penting dicatat dalam kartu kendali (KK), rangkap tiga;

(ii)

surat dengan kategori biasa diberi lembar pengantar surat biasa (PSB), rangkap dua;

(iii) surat rahasia diberi Lembar Pengantar Surat Rahasia (PSR), rangkap dua; 2)

mengembalikan dengan segera surat-surat yang salah alamat kepada pengirimnya atau meneruskannya

ke alamat yang

semestinya; 3)

mengirimkan surat-surat yang bersifat pribadi ke alamat yang bersangkutan, tanpa dibuka;

4)

meneruskan surat tertutup/rahasia kepada alamat yang dituju sesuai dengan prosedur penerimaan surat rahasia;

88

5)

mencantumkan pengarahan dan kode klasifikasi pada Lembar Disposisi;

6) c.

menyerahkan surat-surat kepada pencatat.

Pencatat Surat Pencatat surat bertugas 1)

mencatat surat pada Lembar PSB;

2)

meneruskan surat beserta Lembar PSB atau PSR pada unit tata usaha yang dituju;

3)

menerima kembali Lembar PSB atau PSR asli yang sudah diparaf oleh unit tata usaha yang dituju sebagai arsip pada unit tata usaha departemen.

d.

Unit Tata Usaha Unit tata usaha bertugas 1)

menandatangani atau memaraf lembar PSB atau PSR dan mengembalikannya kepada pencatat;

2)

memeriksa jumlah dan kelengkapan surat sesuai dengan Lembar PSB atau PSR;

3)

menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pimpinan pengolah;

4) e.

menyimpan surat rahasia dalam berkas khusus surat rahasia.

Proses Naskah Dinas Masuk Proses naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan terbatas masuk adalah sebagai berikut:. 1)

Penerima surat menandatangani tanda terima

dengan

memberikan nama jelas, tanggal, dan waktu. 2)

Pengarah surat melengkapi baju surat dengan menggunakan Lembar PSR rangkap dua dengan mengisi (i)

Unit Pengolah/Unit Kerja penerima surat;

(ii)

tanggal disampaikan;

(iii) nomor urut; (iv) tanggal dan nomor surat. 89

3)

Surat dalam keadaan masih tertutup bersama dengan Lembar PSR secara langsung disampaikan sesuai dengan alamat surat yang dituju.

4)

Setelah Lembar PSR ditandatangani oleh penerima surat, dengan nama jelas, tanggal, dan waktunya di bagian Lembar PSR, (i)

lembar pertama sebagai pengganti buku agenda dan bukti penerimaan disimpan di Unit Kearsipan (Bagian Tata

Usaha

dan

Persuratan,

Biro

Umum

dan

Perlengkapan); (ii)

lembar kedua menempel pada surat (dalam keadaan tertutup) dan disimpan pada unit pengolah.

2.

Naskah Dinas Keluar

a.

Penyiapan Surat Dinas Biasa/Penting 1)

Pengolahan Surat (i) Pembuatan konsep surat dinas dapat dilakukan oleh pejabat yang berhak menandatangani surat tersebut atau oleh

pejabat/petugas

yang

ditunjuk

sesuai

dengan

pedoman yang telah ditetapkan. (ii) Batas waktu jawaban disesuaikan dengan sifat pengiriman surat yang bersangkutan Amat segera/kilat dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima; Segera dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima; Biasa dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja. (iii) Konsep surat yang telah dibuat selanjutnya diperiksa oleh atasan langsung pengonsep surat. (iv) Bagian persuratan unit tata usaha dan/atau sekretaris pimpinan memeriksa konsep surat dari aspek tata persuratan dan teknis penulisan.

90

(v)

Konsep surat diajukan kepada pejabat yang berhak menandatanganinya untuk pemeriksaan substansi.

(vi) Setelah diperiksa dan disetujui sebagaimana tersebut pada Butir 2) sampai dengan

Butir 4), dilakukan

pengetikan surat bersih, dengan jumlah lembar sesuai dengan tujuan, ditambah satu lembar yang diparaf, untuk selanjutnya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (vii) Konsep naskah disimpan dalam berkas bersama arsip surat bersih. Surat bersih yang telah ditandatangani dan yang sudah dibubuhi paraf oleh pengonsep surat disimpan sebagai arsip.

2)

Pengiriman Surat Dinas Apabila surat dinas ke luar telah siap, surat dinas tersebut harus segera dikirim ke alamat yang dituju setelah dicatat oleh petugas pengendali surat keluar. Prosedur pencatatan surat oleh pengendali surat dilakukan sebagai berikut: (i)

surat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga;

(ii)

surat asli beserta tembusan arsip dikirim ke bagian tata usaha untuk diberi nomor surat pada KK;

(iii)

surat asli beserta KK Lembar Ke-3 diteruskan kepada pengolah surat, sedangkan KK Lembar Ke-1 sebagai nomor urut, dan KK Lembar Ke-2 beserta arsip surat disimpan di bagian tata usaha departemen.

(iv) Kecepatan Penyampaian Amat

segera/kilat:

surat

yang

sudah

harus

diselesaikan/ dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam; Segera: surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan Biasa: surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut urutan yang diterima oleh 91

bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir, batas waktu lima hari

b.

Proses Naskah Dinas Keluar Proses naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan terbatas keluar adalah sebagai berikut. 1)

Konsep surat harus dibuat sendiri oleh pejabat yang akan menandatangani atau pejabat yang ditunjuk menangani surat rahasia itu dan langsung menentukan tingkat keamanannya (sangat rahasia, rahasia, atau terbatas).

2)

Setelah ditentukan tingkat keamanannya dan disetujui, konsep itu diparaf oleh pengonsep dan langsung petugas

sandi

negara

untuk

diserahkan ke

diproses,

kemudian

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang menandatangani surat tersebut. 3)

Petugas sandi negara meminta nomor kepada petugas penomoran

surat

dengan

menggunakan

Kartu

Kendali

Rangkap tiga dan petugas mengisi (i)

nomor urut,

(ii)

tanggal permintaan nomor surat,

(iii) kode klasifikasi, (iv) hal, (v)

alamat yang dituju,

(vi) unit pengolah, dan (vii) paraf petugas sandi negara. Arsip surat sangat rahasia, rahasia, dan terbatas berada di kamar sandi dan menjadi tanggung jawab petugas sandi negara, sedangkan unit kearsipan hanya menyimpan kartu kendali lembar pertama dan lembar kedua. 4)

Kegiatan pengamplopan dilakukan oleh petugas sandi negara dengan menggunakan amplop. Untuk

tingkat keamanan

Naskah Dinas Sangat Rahasia digunakan tiga amplop sebagai berikut. 92

(i)

Amplop pertama, setelah ditutup dengan lem, dibubuhkan lak segel pada tiga tempat bagian

sambungan amplop,

kemudian dicap segel di atasnya. Apabila tidak terdapat cap

segel,

setelah

amplop

ditutup

dengan

lem,

dibubuhkan cap jabatan pada tiga tempat bagian sambungan amplop. Pada amplop dibubuhi alamat lengkap, nomor kode surat, cap dinas dan cap SANGAT RAHASIA (dengan huruf kapital), kemudian dimasukan ke dalam amplop kedua. (ii)

Amplop kedua ditangani dengan cara yang sama, seperti menangani amplop pertama,

kemudian dimasukan

kedalam amplop ketiga. (iii) Amplop ketiga ditutup dengan lem, seperti halnya surat biasa. Pada muka amplop dibubuhkan alamat lengkap, nomor surat, cap dinas

tanpa dibubuhi cap SANGAT

RAHASIA. (iv) Untuk tingkat keamanan naskah dinas rahasia dan Terbatas, digunakan dua amplop dengan pengaturan amplop pertama yang ditangani dengan cara yang sama, hanya tidak perlu dibubuhi lak segel, lalu dimasukan ke dalam amplop kedua,

kemudian ditutup dengan lem;

pada muka amplop dibubuhi alamat lengkap, nomor surat, dan cap dinas,

tanpa dibubuhi cap RAHASIA atau

TERBATAS. (v)

Pengiriman naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan terbatas memerlukan perlakuan khusus dan dilakukan oleh caraka/kurir atau perusahaan jasa ekspedisi.

5)

Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan Pada sampul surat selalu harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan pada bagian kanan atas sampul dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang tertulis atau tercetak pada 93

kepala surat,

yaitu lambang negara/logo instansi, nama

instansi/jabatan, dan alamat instansi. Alamat tujuan ditulis sama seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, alinea pertama alamat tujuan dimulai pada baris di bawah bagian tengah sampul.

6)

Melipat

Surat

dan

Memasukkannya

ke

dalam

Sampul

Surat/Amplop Surat yang sudah siap mau dikirim dapat kehilangan penampilannya apabila cara melipatnya dan memasukkannya ke dalam sampul surat/amplop kurang cermat dan tidak hatihati. Surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat itu dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul surat yang akan dipergunakannya.

7)

Contoh Melipat Surat yang akan Dimasukkan

ke dalam

Sampul Surat Dinas

……….. ……… ………. ……………………….. ……………………….. ………………..

……….. ……… ……… ……………………….. ….. …

………. ……. 1.

2.

94

………. ……… ……… ………………………..

………. ……….. ……………………….. ………

3. ……. …………. …………… ………

4.

5.

Keterangan Gambar: 1. Lembar kertas surat 2. Sepertiga bagian bawah kertas surat dilipat ke depan. 3. Sepertiga bagian atas lembaran kertas surat dilipat ke belakang ke bawah. 4. Surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan. 5. Pada sampul, semua keterangan yang ada dalam alamat tujuan surat ditulis sama seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, kata pertama alamat/tujuan surat dimulai pada baris di bawah bagian tengah sampul.

B. Penomoran Naskah Dinas Keluar

Nomor surat keluar dinyatakan dengan huruf dan angka sebagai berikut: 1234/ABC/PQ.00/XY/0000. Penjelasan: 1234

: Nomor urut surat.

ABC

: Kode unit kerja asal surat atau pejabat yang menandatangani.

PQ.00 : Digit yang digunakan untuk kode klasifikasi surat sebagaimana pedoman klasifikasi surat (dengan huruf kapital) diatur dalam ketentuan tersendiri.

95

XY

: Digit yang digunakan untuk membubuhkan bulan penerbitan surat (dengan angka Romawi).

0000

: Digit yang digunakan untuk membubuhkan tahun penerbitan surat.

Kode nomenklatur unit kerja Eselon I di lingkungan Direktorat Jenderal dan Inspektorat Jenderal dapat dikembangkan sesuai dengan jumlah unit kerja Eselon II, yaitu 1. Sekretariat Direktorat Jenderal 2. Direktorat atau Inspektorat I 3. Direktorat atau Inspektorat II 4. Direktorat atau Inspektorat III 5. Direktorat atau Inspektorat IV Klasifikasi Surat: Surat Biasa

B–1234

Surat Rahasia

R–1234

Surat Sangat Rahasia SR–1234 Lain-Lain: a.

Penomoran naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I atas nama Menteri mengikuti penomoran a.n. Menteri.

b.

Penomoran naskah dinas lain, seperti nota dinas dan surat edaran, menggunakan kode tersendiri untuk membedakan satu dengan yang lain. Contohnya, INS Instruksi SE Surat Edaran ST Surat Tugas ND Nota Dinas SP Surat Perintah M

c.

Memorandum

Penomoran keputusan pengangkatan dalam jabatan struktural dilakukan oleh Biro Kepegawaian.

96

C. Pengendalian Surat dan Penataan Arsip 1.

Pengendalian Surat Pengendalian surat adalah proses kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsipan sampai diterima dan ditangani oleh unit pengolah hingga dikirim oleh unit kearsipan. a.

Pengendalian terhadap surat masuk

penting/biasa

dilakukan

sebagai berikut:

b.

1)

surat penting dengan menggunakan kartu kendal;

2)

surat biasa dengan menggunakan lembar pengantar biasa.

Pengendalian

terhadap

surat

masuk

penting/biasa

rahasia

dilakukan sebagai berikut 1)

naskah dinas masuk

yang tingkat kerahasiaannya sangat

tinggi ditujukan langsung kepada Menteri Kelautan dan Perikanan. 2)

naskah dinas

ke luar

yang tingkat kerahasiaannya sangat

tinggi yang ditujukan kepada Presiden dan Menteri langsung ditandatangani sedangkan

oleh

yang

Menteri

tingkat

Kelautan

kerahasiaannya

dan

Perikanan,

kurang

tinggi

ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal. 3) Untuk naskah dinas rahasia mengenai kepegawaian, hanya usul mutasi pejabat Eselon II ke atas disampaikan langsung kepada Menteri Kelautan dan Perikanan, sedangkan usul mutasi pejabat Eselon III ke bawah disampaikan kepada Sekretaris Jenderal. 4)

Untuk menjaga kerahasiaan, berkas-berkas surat

sangat

rahasia, rahasia, dan terbatas dikelola oleh petugas sandi negara dan disimpan di kamar sandi. 5)

Penggandaan naskah dinas rahasia, rahasia, dan terbatas hanya dilakukan apabila ada perintah dari unit pengolah (pencipta) atau pejabat yang ditunjuk.

c.

Untuk proses pengolahan surat digunakan kartu disposisi.

97

2. Penataan Arsip Dosir adalah pengelompokan arsip yang saling berkaitan dalam

a.

satu kegiatan pekerjaan, disatukan dalam satu himpunan. b.

Rubrik adalah pengelompokan arsip yang penyusunannya diurutkan atas dasar kesatuan masalah.

c.

Seri adalah pengelompokan arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis permasalahan.

D. Pengamanan Arsip Pengamanan arsip adalah kegiatan penyelamatan, baik fisik maupun informasi, yang terkandung dalam naskah/surat dinas dari pihak-pihak yang tidak berhak. Faktor pengamanan arsip dinas perlu diperhatikan, dengan mengingat sering terjadi kebocoran informasi yang disebabkan oleh petugas pengelola surat

kurang berhati-hati baik disengaja maupun tidak. Untuk

mengatasi masalah tersebut, pengamanan informasi dan naskah/surat dinas adalah

sejak

pembuatan

konsep

sampai

dengan

pengetikan,

penandatanganan, penomoran, dan pengiriman yang harus dilakukan dengan hati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi surat-surat yang bersifat rahasia, sangat rahasia, dan terbatas. Untuk keperluan tersebut, pemimpin unit kerja dapat memproses surat dinas tersebut secara tersendiri atau mempercayakan kepada staf yang dapat dipercaya integritasnya. Pada prinsipnya pengamanan arsip bermula dari pembuatan konsep, pengetikan,

penomoran,

penggandaan,

dan

pendistribusian,

serta

pengarsipan.

1. Pembuatan Konsep Naskah/Surat Dinas Kebocoran informasi naskah/surat dinas sering kali terjadi pada tahap pembuatan konsep. Oleh

karena itu, upaya-upaya sebagai berikut

harus

dilakukan. a. Konsep naskah/surat dinas dibuat secara tersendiri oleh pejabat yang akan menandatangani atau pejabat lain yang ditunjuk, sedangkan untuk

98

konsep yang tidak dibuat oleh penandatanganan surat, konsep tersebut harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat penandatanganan surat. b. Apabila materi naskah/surat dinas menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih dahulu disampaikan kepada unit-unit terkait untuk disetujui dengan membubuhkan paraf pada naskah/surat dinas dimaksud. c. Khusus untuk

naskah/surat dinas yang mempunyai tingkat ke rahasia

yang tinggi, perlu dilakukan hal-hal berikut. (i)

Konsep harus dibuat sendiri oleh pejabat yang menandatangani atau pejabat yang ditunjuk.

(ii)

Konsep dibuat dalam bentuk formulir tersendiri yang dibedakan dengan surat yang lain (bukan rahasia).

d. Setelah dibubuhi paraf oleh pejabat yang berwenang, konsep naskah/surat dinas tersebut diserahkan kepada petugas yang mempunyai integritas yang tinggi terhadap ke rahasiaan dokumen di lingkungan DKP atau diketik sendiri oleh pejabat yang bersangkutan.

2. Pengetikan Naskah/Surat Dinas Yang dimaksud dengan pengetikan dalam hal ini adalah pengetikan konsep akhir surat yang akan ditandatangani. Pengetikan dapat dilakukan dengan

komputer. Hal-hal yang

harus diperhatikan, antara lain, adalah

bahwa a. pengetikan dengan menggunakan komputer akan menghasilkan produk yang sama; jadi untuk membedakan yang asli dan tembusan

dapat

dipergunakan cap/stempel yang menyebutkan asli dan tembusan; b. sebaiknya, naskah/surat dinas yang sifatnya rahasia, apabila diketik dengan menggunakan komputer, setelah proses pembuatan selesai, fail yang berisi surat tersebut dihapus atau dapat disimpan dalam disket khusus dan penyimpanannya dilakukan secara tersendiri.

3. Penomoran Naskah/Surat Dinas Pada prinsipnya, penomoran naskah/surat dinas yang bersifat rahasia tersebut sama dengan surat biasa. Namun, pemberian nomor harus tertutup.

99

4. Penggandaan Naskah/Surat Dinas Penggandaan naskah/surat dinas harus disesuaikan dengan kebutuhan, dan dapat dilakukan dengan fotokopi atau percetakan. Naskah/surat dinas hasil penggandaan dianggap asli apabila diberi tanda tangan dan stempel basah oleh pejabat yang berwenang. Khusus penggandaan surat rahasia tidak boleh lebih dari jumlah alamat yang dituju.

5. Pendistribusian dan Pengarsipan Naskah/Surat Dinas a. Setiap naskah surat dinas disampaikan sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang sudah ditetapkan. b. Naskah/surat yang bersifat rahasia disampaikan sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang sudah ditetapkan. c. Naskah/surat dinas yang telah disampaikan, arsipnya disimpan dan diatur melalui ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan sebagaimana Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.88/MEN/SJ/2002, tetapi diperlakukan secara khusus. d. Mekanisme pengamanan surat sebagai arsip, pada hakikatnya,

akan

berakhir pada penyusutan arsip yang meliputi proses pemindahan arsip inaktif dan unit pengolah kepada unit kearsipan dalam lingkungan DKP.

100

BAB IV PERSURATAN ELEKTRONIS

Persuratan

elektronis,

adalah

suatu

sistem

korespondensi

yang

menggunakan media elektronis. Penggunaan persuratan elektronis berakibat DKP dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien, khususnya bagi kegiatan pemerintahan sebagai fasilitator utama untuk melancarkan dan mendukung semua kegiatan. Kegiatan ini sejalan dengan pergeseran paradigma dari regulasi menghambat (wall regulation) menuju regulasi mendorong (enabling regulation). Persuratan elektronis lingkup DKP melalui intranet, merupakan salah satu jawaban untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance) dan pemerintahan yang bersih (clean government), sekaligus meningkatkan kinerja aparatur dalam rangka meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, sehingga masyarakat mendapatkan pelayanan yang baik.

A. STATUS

Persuratan elektronis lingkup DKP digunakan sebagai pengganti nota dinas yang merupakan suatu bentuk naskah dinas resmi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan masalah kedinasan intern antar unit kerja eselon I yang berbeda dalam lingkungan DKP. Selain nota dinas persuratan elektronis lingkup DKP digunakan sebagai pengganti memorandum yang merupakan suatu bentuk naskah dinas resmi antara Menteri dan pejabat eselon I atau antar pejabat unit kerja eselon I yang sama. Nota dinas dan memorandum yang menggunakan sarana persuratan elektronis bukan merupakan dokumen rahasia.

101

Dalam pelaksanaan persuratan elektronik lingkup DKP pengiriman nota dinas dan memorandum telah dilakukan melalui beberapa pentahapan yaitu (1)

Proses sosialisasi di setiap lingkungan satuan kerja lingkup DKP, telah dilaksanakan sejak tanggal 21 November 2005 sampai dengan 31 Desember 2005;

(2)

Penggunaan persuratan elektronik dan naskah dinas tertulis yang merupakan masa transisi di setiap lingkungan satuan kerja lingkup DKP, dilakukan sejak tanggal 02 Januari 2006 sampai dengan 31 Maret 2006;

(3)

Penggunaan resmi nota dinas dan memorandum melalui persuratan elektronis, harus sudah dimulai terhitung mulai tangal 01 April 2006.

B. SUSUNAN DAN FORMAT

A. Sistem Dokumen Internal merupakan suatu sistem informasi berbasis Web atau sering disebut sebagai Situs atau Site. Dengan demikian, pada dasarnya sistem dapat diakses oleh semua orang dari komputer di mana saja asalkan terhubung dengan Komputer Server tempat Situs ini disimpan. Dalam memanfaatkan fungsi-fungsi yang disediakan oleh Situs ini, setiap orang harus memiliki otoritas tertentu. Dengan

kata

lain,

semua

orang

(http://persuratan.dkp.go.id)

dapat

mengunjungi

situs

ini

dan dapat melihat halaman muka

(Cover Page seperti Gambar 1 di bawah ini) yang menyediakan form pengisian Nama Login dan Password untuk mendapatkan otoritas penggunaan fungsi-fungsi yang tersedia.

B.

102

Gambar 1. Login User

C. Dalam aplikasi persuratan elektronik sebagai system dokumen internal Departemen Kelautan dan Perikanan, memiliki fungsi-fungsi dasar yang dikelompokkan menjadi 6 (enam) menu, yaitu 1. Menu Inbox yaitu menu untuk melihat surat yang diterima; 2. Menu Buat Dokumen yaitu menu untuk membuat surat/dokumen yang akan dikirim sesuai tujuan; 3. Menu Sent yaitu menu untuk melihat status surat yang telah dikirim apakah telah dibaca atau belum; 4. Menu Ubah Profil yaitu menu untuk merubah identitas sesuai dengan profil pengguna dan otoritas yang dimiliki oleh masing-masing pengguna; 5. Menu Daftar Anggota DKP yaitu menu daftar identitas anggota pengguna system dokumen internal ini, berupa nama, alamat, jabatan dan nomor pesawat/hp/tlp; 6. Menu

Hubungi

Administrator

yaitu

menu

untuk

menghubungi

administrator sebagai pengelola sistem. Setiap orang (pejabat struktural) akan dapat dimasukkan ke dalam daftar pengguna dan memperoleh otoritas untuk dapat menggunakan fungsi di atas atau kombinasinya. Fungsi-fungsi secara lengkap yang tersedia pada Administrasi Persuratan dapat dilihat pada penjelasan berikut ini:

1. MENU INBOX D.

Menu Inbox ini khusus untuk menampilkan daftar surat

masuk dengan identitas pengirim, subyek surat dan tanggal surat diterima. Tampilan menu ini, seperti terlihat pada gambar berikut ini:

E.

Dalam menu Inbox ini, kelompok pengguna memiliki

fasilitas sebagai otoritas pengguna yaitu melihat daftar surat dan 103

Gambar 2. Menu Inbox

mencetak isi surat yang ditujukan pada dirinya serta menghapus surat yang telah dibaca. Fungsi-fungsi selengkapnya, adalah Melalui daftar keseluruhan surat masuk (seperti terlihat pada menu inbox pada Gambar 2 di atas), dapat dipilih surat yang akan dibaca dengan cara “klik” judul surat pada kolom Subyek yang tersedia di daftar surat seperti yang tertera di layar Gambar 2. Hyper-text pada kolom “Subyek” akan menampilkan informasi tentang atribut dan isi surat, termasuk lampiran (jika ada). Tampilan yang akan terlihat seperti Gambar 3 di bawah ini.

Gambar 3. Atribut dan isi surat “Cetak dokumen” Untuk mencetak (print) dokumen surat yang masuk dapat dilakukan dengan ”klik” cetak dokumen, sehingga terlihat tampilan seperti berikut

104

Gamber 4. Menu Cetak Dokumen Kemudian dengan memilih tombol “cetak” maka dokumen siap tercetak (print), dan untuk menutup tampilan tersebut dapat memilih tombol ”tutup” yang terdapat di sebelahnya. Menghapus daftar surat yang tidak digunakan lagi oleh pengguna (seperti terlihat pada menu inbox pada Gambar 2 di atas). Fungsi penghapusan surat ini dapat dilakukan dengan cara “klik” kolom check list pada kotak kosong surat yang akan dihapus seperti pada Gambar 5, selanjutnya “klik” pada kolom “hapus”.

“Check list” “hapus”

Gambar 5. Kolom hapus surat

105

2. MENU MEMBUAT DOKUMENT F.

Menu Buat Dokumen ini adalah untuk melakukan

pembuatan surat dan melakukan pengiriman atas nama pengguna, seperti terlihat pada Gambar 6 berikut ini

Gambar 6. Menu buat dokumen

Untuk membuat surat yang akan dikirim, dilakukan dengan mengisi kolom-kolom yang telah disediakan dalam aplikasi seperti pada Gambar 6, sebagai berikut : a. Kirim Untuk : Ini merupakan kolom isian untuk memilih tujuan surat keluar dengan memilih/klik alamat yang sudah ada seperti pada Gambar 7;

Gambar 7. Kolom pilihan alamat surat

106

b. Subyek : Kolom Subyek merupakan kolom isian judul surat tujuan; c. Pesan : Kolom Pesan merupakan kolom isian pesan yang akan disampaikan dengan mengisi kolom yang telah disediakan; d. Header : Kolom Header merupakan kolom isian identitas unit kerja dengan cara memilih/klik nama unit kerja pengirim seperti yang telah tersedia; e. Dokumen : Kolom Dokumen merupakan kolom isi / berita surat (Sesuai dengan

format

“Microsoft

Word”)

dengan

cara

mengetik

isi

surat/beritanya sesuai keinginan; f. File Attachment 1 – 5 : Kolom ini merupakan kolom lampiran apabila ingin mengirim surat di sertakan lampiran data lainnya baik berupa file gambar maupun teks dengan jumlah file maksimal dapat dikirim sampai dengan 5 file lampiran. Kolom file lampiran ini dapat di isi dengan “klik” pada kolom “browse” dan memasukkan sesuai dengan nama file yang akan dilampirkan. g. Kirim :

Ini merupakan kolom untuk mengirim surat apabila telah di isi

kolom-kolom pada point a – f, untuk mengirim surat tersebut “klik” tombol “kirim” seperti pada Gambar 8.

Gambar 8. Tombol kirim surat

107

3. MENU SENT G.

H.

Menu Sent adalah menu untuk melihat status surat yang

telah dikirim apakah telah dibaca si penerima atau belum, maupun melihat kembali isi surat yang telah dikirim sebelumnya, seperti terlihat pada Gambar 9 berikut ini

Gambar 9. Menu sent

4. MENU UBAH PROFIL Menu Ubah Profil yaitu menu untuk melengkapi maupun merubah identitas sesuai dengan profil pengguna dan otoritas yang dimiliki oleh masing-masing. Seperti terlihat pada Gambar 10 di bawah ini.

108

Gambar 10. Menu ubah profil Pada menu Ubah Profil identitas juga terdapat fasilitas mengganti password. Penggantian password ini adalah untuk alasan keamanan surat yang anda gunakan. Langkah-langkah dalam mengganti identitas adalah sebagai berikut a. Password Baru : Ini kolom isian untuk mengganti password lama menjadi password baru sesuai keinginan pengguna. b. Ketik Lagi Password Baru : Ini merupakan kolom

isian password

kedua, untuk pengisiannya sama dengan password pada point a. c. Untuk kolom isian berikutnya diisi sesuai dengan identitas yang diinginkan. d. Apabila telah melengkapi/mengganti identitas sesuai dengan yang diinginkan, untuk selanjutnya “klik” tombol “Update Profile” yang terdapat pada bagian bawah menu seperti pada gambar 10 di atas.

5. MENU DAFTAR ANGGOTA I.

Menu Daftar Anggota ini untuk menampilkan data

identitas anggota yang telah terdaftar di dalam system aplikasi ini, seperti terlihat pada Gambar 11 berikut ini

Gambar 11. Menu Daftar Anggota

109

Untuk melihat/menampilkan identitas anggota yang lebih lengkap “klik” kolom nama yang dimaksud, selanjutnya contoh kolom tampilan identitas anggota secara detil seperti pada Gambar 12.

Gambar 12. Kolom Identitas Untuk daftar anggota/pengguna baru dalam system aplikasi surat ini dapat menghubungi Administrator di PUSDATIN pada Ext. 1638 atau alamat e-mail [email protected].

6. MENU HUBUNGI ADMINISTRATOR Menu ini khusus untuk fasilitas memberikan saran, kritik, pertanyaan dan keluhan bagi pengguna/pemakai ybs dengan pengelola aplikasi (Administrator) melalui fasilitas pada Gambar 13 berikut ini

110

Gambar 13. Menu Administrator Untuk menghubungi administrator isilah kolom-kolom

yang telah

disediakan selengkap mungkin, selanjutnya kirim dengan “klik” tombol “kirim”, selanjutnya pertanyaan, keluhan maupun saran akan terkirim dan dijawab/ditanggapi

oleh

Administrator/pengelola

aplikasi

ini

melalui

identitas yang telah diisi pengguna.

C. PENGELOLAAN 1. Penomoran Pada prinsipnya penomoran naskah nota dinas dan memorandum yang dikirim melalui persuratan elektronik sama dengan surat biasa. 2. Pengarsipan dan pengamanan (storage) a. Setiap naskah surat nota dinas/memorandum disampaikan sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang sudah ditetapkan; b. Arsip surat nota dinas/memorandum dapat disimpan dan diatur melalui ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan sebagaimana keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP 88/MEN/SJ/2002, namun diperlakukan secara khusus; c. Mekanisme pengamanan surat sebagai arsip pada hakekatnya akan berakhir pada penyusutan arsip yang meliputi proses pemindahan arsip inaktif dan unit pengolah kepada unit kearsipan dalam lingkungan DKP.

D. KONDISI DARURAT Dalam Keadaan sistem informasi berbasis web atau sering disebut sebagai situs atau site http://persuratan.dkp.go.id tidak dapat digunakan akibat adanya gangguan teknis, maka sistem persuratan manual/non – elektronis digunakan sebagaimana biasa.

111

BAB V PENGANGKATAN PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN, DAN SERAH TERIMA JABATAN

Pada dasarnya, penyelenggaraan tugas di lingkungan DKP harus berjalan lancar

dan

secara

fungsional

harus

ada

pejabat

yang

mempertanggungjawabkannya. Oleh karena itu, dalam hal seorang pejabat Eselon I dan Eselon II, karena suatu hal beralangan dan tidak dapat melaksanakan tugasnya, demi kelancaran pelaksanaan tugas dapat diangkat pejabat pelaksana tugas

atau pejabat pelaksana harian dari pejabat yang

kedudukannya sejajar atau setingkat lebih rendah dari pejabat yang digantikan, dengan ketentuan sebagai berikut.

A.

Pengangkatan Pelaksana Tugas

1.

Pengangkatan seorang pegawai negeri sipil (PNS) sebagai pelaksana tugas apabila di lingkungan instansi terdapat kekosongan jabatan yang diakibatkan antara lain karena meninggal dunia, diberhentikan dari jabatan, pensiun, maka untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas ditunjuk pejabat lain di lingkungannya sebagai pelaksana tugas (Plt).

2.

Ketentuan pengangkatan pelaksana tugas 1) ditetapkan dengan surat perintah; 2) tidak perlu dilakukan pelantikan; 3) tidak diberikan tunjangan jabatan; 4) tidak menyebabkan pemberhentian dari jabatan definitif PNS yang bersangkutan; 5) dapat diangkat PNS yang menduduki jabatan struktural sebagai Pelaksana Tugas dalam jabatan struktural yang setara atau setingkat lebih tinggi dalam lingkungan kerjanya;

112

6) yang tidak menduduki jabatan struktural PNS itu hanya dapat diangkat sebagai Pelaksana Tugas dalam jabatan setinggi-tingginya Eselon IV.

3.

Pejabat yang memberi Surat Perintah Tugas 1) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon I, Menteri menunjuk seorang pejabat Eselon I lainnya atau seorang pejabat Eselon II di lingkungan pejabat yang kosong; 2) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon II, pejabat Eselon I yang membawahkan pejabat yang beralangan tersebut menunjuk seorang pejabat Eselon II lain di lingkungannya atau seorang pejabat Eselon III di lingkungan pejabat yang berhalangan kosong; 3) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon III, pejabat Eselon II yang membawahkan pejabat yang beralangan tersebut menunjuk seorang pejabat Eselon III lain di lingkungannya atau seorang pejabat Eselon IV di lingkungan pejabat yang kosong; 4) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon IV, pejabat Eselon III yang membawahkan pejabat yang beralangan tersebut menunjuk seorang pejabat Eselon IV lain di lingkungannya atau seorang staf di lingkungan pejabat yang kosong.

4. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagai pelaksana tugas tidak memiliki kewenangan mengambil kebijakan atau menetapkan putusan yang mengikat, antara lain pembuatan DP-3, penetapan surat putusan, surat perizinan, surat penyidikan, laporan keuangan, dan penjatuhan hukuman disiplin. 5. Kewenangan yang mengikat sebagaimana angka 4 dilakukan oleh pejabat di atasnya.

113

B.

Pengangkatan Pelaksana Harian 1.

Pengangkatan seorang PNS sebagai pelaksana harian dilakukan apabila di lingkungan unit kerja terdapat pejabat yang beralangan, antara lain karena sedang melakukan kunjungan ke daerah atau ke luar negeri, mengikuti pendidikan dan pelatihan/kursus, menunaikan ibadah haji, dirawat di rumah sakit, cuti, atau alasan lain yang serupa dengan itu.

2.

Sehubungan dengan hal tersebut, apabila terdapat pejabat yang tidak dapat melaksanakan tugas sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja, maka untuk tetap menjamin kelancaran pelaksanaan tugas, agar setiap atasan dari pejabat yang tidak dapat melaksanakan tugas segera menunjuk pejabat lain di lingkungannya sebagai Pelaksana Harian.

3.

Ketentuan pengangkatan Pelaksana Harian a)

ditetapkan dengan surat perintah;

b)

tidak perlu dilakukan pelantikan;

c)

tidak diberikan tunjangan jabatan;

d)

tidak menyebabkan pemberhentian dari jabatan definitif PNS yang bersangkutan;

e)

dapat diangkat PNS yang menduduki jabatan struktural sebagai Pelaksana Harian dalam jabatan struktural yang setara atau setingkat lebih tinggi dalam lingkungan kerjanya;

f)

yang tidak menduduki jabatan struktural PNS itu hanya dapat diangkat sebagai Pelaksana Harian dalam jabatan setinggitingginya Eselon IV.

4.

Ketentuan pejabat yang memberi perintah sebagai Pelaksana Harian adalah sebagai berikut: a)

Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon I, Menteri mengangkat Pejabat Eselon I lainnya atau pejabat Eselon II di lingkungan unit kerjanya.

114

b)

Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon II, pejabat Eselon I mengangkat pejabat Eselon II lainnya atau pejabat Eselon III di lingkungan unit kerjanya;

c)

Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon III pejabat Eselon II mengangkat pejabat Eselon III lainnya atau pejabat Eselon IV di lingkungan unit kerjanya.

d)

Apabila yang berhalangan tersebut adalah pejabat Eselon IV, maka pejabat Eselon III mengangkat pejabat Eselon IV atau Staf yang berpengalaman sesuai bidangnya di lingkungan unit kerjanya.

5. PNS atau pejabat yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian tidak memiliki kewenangan untuk mengambil atau menetapkan keputusan yang mengikat, seperti pembuatan DP-3, penetapan surat keputusan, penjatuhan hukuman disiplin, dan sebagainya. 6. Pejabat Eselon III yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian Eselon II, tidak berwenang untuk menandatangani surat dinas yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar DKP yang mempunyai kedudukan jabatan lebih tinggi dari jabatanya, terkecuali kepada pejabat yang mempunyai kedudukan jabatan yang setara. C.

Serah Terima Jabatan 1. Serah terima jabatan dilakukan dalam hal pejabat lama diberhentikan karena pensiun atau karena mutasi ke jabatan lain atau karena dibebaskan dari jabatan dihadapan/disaksikan oleh atasan langsung jabatan yang bersangkutan.

2. Serah terima jabatan dimaksudkan agar tugas jabatan dilaksanakan dengan berkesinambungan dan untuk memperjelas pelaksanaan tugas.

115

3. Pelaksanaan serah terima jabatan segera setelah pejabat penggantinya dilantik/diambil sumpah (selambat-lambatnya 2 hari setelah pelantikan).

4. Apabila pejabat penggantinya belum ditetapkan, pelaksanaan serah terima jabatan dilakukan oleh pejabat lama kepada atasan langsung atau kepada pejabat lain yang diserahi tugas.

5. Yang perlu melakukan serah terima jabatan adalah jabatan Eselon I, II, kepala UPT, dan apabila dipandang perlu untuk jabatan Eselon III.

6. Serah terima jabatan diselenggarakan dalam upacara khidmat dan dihadiri oleh pejabat yang menyerahkan, pejabat yang menerima dan pejabat atasan langsung sekaligus sebagai saksi serta undangan.

7. Upacara serah terima jabatan dihadiri oleh 1) yang menyerahkan jabatan; 2) yang menerima jabatan; 3) atasan langsung; 4) undangan.

116

BAB VI PENUTUP

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas ini disusun untuk digunakan dan dijadikan acuan oleh seluruh pejabat dan/atau pegawai di lingkungan DKP.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 1 Desember 2005 Menteri Kelautan dan Perikanan ttd.

Freddy Numberi

117

Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A1

Keterangan : Lambang negara berwarna kuning emas khusus untuk SK Menteri dan untuk berita acara yang ditandatangani hanya oleh Menteri Kelautan dan Perikanan


118


MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA

Keterangan : Lambang negara dan tulisan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia berwarna kuning emas


119


MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF INDONESIA

Keterangan : Lambang negara dan tulisan Ministry of Marine Affairs and Fisheries Republic of Indonesia berwarna kuning emas ADDRESS : JL. MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16 JAKARTA 10110 PHONE : (021) 3519070 (HUNTING), FAX. : (021) 3520351, E-MAIL : [email protected] PO. Box : 4130 JKP 10041

Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B1

120


DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA


121

Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2 DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN



122


INSPEKTORAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520336 SURAT ELEKTRONIK ..........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041

..


123


DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520356 SURAT ELEKTRONIK .........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041


124



DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA JALAN HARSONO R.M. NO. 3 GEDUNG B RAGUNAN PS. MINGGU, JAKARTA 1250 TELEPON (021) 7890552 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 78835853 SURAT ELEKTRONIK .................................., ........................................


125


DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520844 SURAT ELEKTRONIK ........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041


126


DIREKTORAT JENDERAL KELAUTAN, PESISIR DAN PULAU-PULAU KECIL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520357 SURAT ELEKTRONIK .........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041


127


DIREKTORAT JENDERAL PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN SUMBERDAYA KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520346 SURAT ELEKTRONIK ..........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041


128


BADAN RASET KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770 TELEPON (021) 79180303 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 79180458 SURAT ELEKTRONIK ..............................., KOTAK POS 4130 JKP 10041


129


PUSAT PENGEMBANGAN APARATUR KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770 TELEPON (021) 79180303 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 79180464 SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041


130


PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770 TELEPON (021) 79180303 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 7987525 SURAT ELEKTRONIK ............................., KOTAK POS 4130 JKP 10041


131


PUSAT DATA, STATISTIK DAN INFORMASI JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3519133 SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041


132

Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2 DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP

PELABUHAN PERIKANAN SAMUDERA JAKARTA JALAN MUARA BARU UJUNG JAKARTA 14440 TELEPON (021) 6617865 FAKSIMILE (021) 6617868 SURAT ELEKTRONIK ......................., ........................


133


PUSAT KARANTINA IKAN JALAN RAYA SETU NO. 1 CILANGKAP, JAKARTA TIMUR 13880 TELEPON (021) 8448506 FAKSIMILE (021) 8448679 SURAT ELEKTRONIK ............................, ......................................


134


BALAI KARANTINA IKAN SOEKARNO HATTA JALAN ............................................................ TELEPON .......................... FAKSIMILE. ................................. KOTAK POS ..........................


135


BALAI KARANTINA IKAN SOEKARNO HATTA JALAN ............................................................ TELEPON .......................... FAKSIMILE ................................. KOTAK POS ..........................

WILAYAH KERJA BANDAR LAMPUNG Jalan........................... BANDAR LAMPUNG Telepon ................ Fax. ................


136


Lambang negara berwarna hitam, yang diperlukan untuk naskah dinas atas nama Menteri yang berkaitan dengan surat keputusan.


137

Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B4 MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES

SECRETARIAT GENERAL ADDRESS : JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 PHONE (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351 E-MAIL : [email protected], PO. BOX 4130 JKP 10041

138

NAMA-NAMA UNIT KERJA (ESELON I) DALAM BAHASA INGGRIS DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

1.

SECRETARIAT GENERAL

:

SEKRETARIAT JENDERAL

2.

INSPECTORAT GENERAL

:

INSPEKTORAT JENDERAL

3.

DIRECTORATE GENERAL OF CAPTURE FISHERIES

:

DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP

4.

DIRECTORATE GENERAL OF AQUACULTURE

:

DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA

5.

DIRECTORATE GENERAL OF SURVEILLANCE AND CONTROL OF MARINE RESOURCES AND FISHERIES

:

DIREKTORAT JENDERAL PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN SUMBER DAYA KELAUATAN DAN PERIKANAN

6.

DIRECTORATE GENERAL OF MARINE COASTAL, AND SMALL ISLANDS

:

DIREKTORAT JENDERAL KELAUTAN, PESISIR DAN PULAU-PULAU KECIL

7.

DIRECTORATE GENERAL OF FISHERIES PRODUCT PROCESSING AND MARKETING

:

DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN

8.

AGENCY FOR MARINE AND FISHERIES RESEARCH

:

BADAN RISET KELAUTAN DAN PERIKANAN

139

BAB I PENDAHULUAN. A. Latar Belakang

Recommend Documents