BAB 4 PEMECAHAN MASALAH

BAB 4 PEMECAHAN MASALAH 4.1

Metodologi Pemecahan Masalah

Metodologi penelitian proyek akhir ini disusun untuk dijadikan acuan dalam melaksanakan penelitian yang berisi tahapan-tahapan kegiatan yang dilakukan. Teori-teori yang ada dijadikan sebagai dasar setiap langkah di dalam proses penelitian yang dilakukan. Proses ini terangkai melalui interaksi di dalam tahapan-tahapan penelitian seperti terlihat pada gambar 4.1.

Identifikasi Masalah

Studi Pendahuluan

Studi Literatur

Penentuan Metode Penelitian

Pengumpulan dan Pengolahan Data

Data Primer (wawancara, kuesioner, observasi)

Data Sekunder (data perusahaan, dll)

Analisis, risk assessment dan development contingency scenarios dari PCP

Kesimpulan dan saran

Gambar 4.1 Tahapan Metodologi Penelitian

23

4.1.1

Identifikasi Masalah

Pada tahap ini diidentifikasi permasalahan yang timbul di dalam proses produksi pada PT. TDW dengan memperhatikan kondisi internal dan eksternal perusahaan secara cermat. Hal ini merupakan langkah awal sebagai upaya perumusan fenomena yang ada secara sistematis berdasarkan teori yang ada dan terintegrasi.

4.1.2

Studi Literatur dan Studi Pendahuluan

Tahapan studi literatur dilakukan untuk memperoleh landasan dan kerangka berpikir dari data yang mendukung penelitian ini di samping memberikan pemahaman mengenai berbagai teori pendukung dalam analisis dan pembahasan. Studi literatur ini menjadi acuan dalam penggunaan alat analisis, proses analisis dan penarikan kesimpulan. Studi literatur ini difokuskan dari literatur internal mengenai PCP dan elemennya yang berasal dari DGT BELLE Corp. Studi literatur yang dilakukan pada penelitian ini meliputi konsep-konsep identifikasi risiko yang berpotensial terhadap kegiatan produksi PT. TDW dan manajemen strategi yaitu mengenai lingkungan eksternal dan internal perusahaan.

Sedangkan studi pendahuluan bertujuan untuk mendapatkan masukan mengenai masalah yang diteliti. Studi ini dilakukan dengan berbagai cara antara lain membaca literatur, laporan penelitian yang sudah ada, melakukan wawancara dengan pihak terkait. Dengan melakukan studi pendahuluan ini diharapkan dapat memberikan

gambaran

terlebih

dahulu

mengenai

perusahaan

dan

permasalahannya sebelum diteruskan pada tahapan berikutnya.

4.1.3

Penentuan Metode Penelitian

Pada tahap ini dilakukan pemilihan metode penelitian yang sesuai untuk dapat diterapkan berdasarkan karakteristik perusahaan dan lingkungan kerjanya. Metode analisis yang digunakan pada penelitian proyek akhir ini adalah analisis yang bersifat deskriptif.

24

4.1.4 Pengumpulan dan Pengolahan Data Data yang perlu dikumpulkan pada tahap ini terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data utama yang digunakan dalam proses pengolahan data kuantitatif sebagai bahan analisis. Data primer ini diperoleh dari hasil wawancara, observasi. Sebagian besar wawancara yang dilakukan terbatas hanya pada karyawan yang umumnya terlibat di dalam alat-alat proses produksi PT. TDW, yaitu karyawan di bagian Production Unit (UP) dan bagian ETNSE. Selain itu, selain pada bagian di atas juga pada bagian Logistics Depatement untuk memastikan aliran informasi dan aliran material, juga pada IQ Departemen dan TPD untuk memastikan kualitas raw materials, produk setengah jadi (WIP) dan produk jadi. Sedangkan. Purchasing Departement, Human Resources dan Fianance Departement fokus akan didasarkan pada kegiatan administratif perusahaan.

Sedangkan data sekunder merupakan data pelengkap yang penting digunakan di dalam proses pengolahan data kualitatif dan digunakan sebagai data yang harus ada dalam pengembangan PCP. Data ini antara lain diperoleh dari data-data perusahaan. Cakupan dan batasan data-data yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan dari masing-masing departemen.

4.1.5 Analisis , Risk Assesment dan Development Contingency Scenarios dari PCP Analisis yang dilakukan di dalam proyek akhir ini bertujuan untuk merangkum semua data yang dikumpulkan dan mengelompokkan data yang relevan dengan permasalahan yang dibahas. Selain itu, analisis yang digunakan di dalam penelitian proyek akhir ini adalah analisis deskriptif artinya studi ini lebih ditekankan untuk mengidentifikasi risiko, mengkategorikan risiko dan pembuatan contingency scenarios serta pengorganisasian dari disaster recovery operation.

25

4.1.6

Kesimpulan

Pada tahap ini disimpulkan hal-hal pokok yang perlu diperhatikan oleh perusahaan berdasarkan hasil pembahasan proyek akhir ini dalam bentuk sebuah tabel pengambilan keputusan (Decision matrix), berikut saran-saran untuk perbaikan yang akan direkomendasikan.

4.2

Landasan-landasan dan Pengertian Production Continuity Plan (PCP)

4.2.1

Landasan-landasan

Pengertian dasar risiko terkait dengan keadaan adanya ketidakpastian dan tingkat ketidakpastian itu terukur secara kuantitatif. Jika terdapat suatu informasi untuk menghitung probabilitas kejadian masing-masing skenario maka ketidakpastian tersebut akan berubah menjadi risiko10.

Pada intinya, siklus manajemen risiko terdiri dari lima tahap seperti tampak pada gambar 4.2

Gambar 4.2 Siklus Manajemen Risiko11

10 11

Bramantyo Djohanputro, MBA, Ph.D, 2006, Manajemen Risiko Korporat Terintegrasi Ibid

26

4.2.1.1 Identifikasi risiko Pada tahap ini, para analis berusaha mengidentifikasikan apa saja risiko-risiko yang dihadapi perusahaan. Pada penelitian ini pengidentifikasian dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada seluruh karyawan dan manajer yang ada pada tiap-tiap departemen yang ada dalam PT. TDW, selain itu juga dilakukan audit terhadap alat-alat dan perlengkapan yang ada di PT. TDW serta melihat pada kondisi proses produksi yang sesungguhnya di lapangan. Selain itu Direction Generale et Technique (DGT), memberikan arahan bahwasannya risiko-risiko yang akan dihadapi berkaitan dengan risiko yang bersifat bencana alam, gempa bumi, kebakaran, mogok masal dan sebagainya.

4.2.1.2 Pengukuran risiko Pengukuran risiko dibagi menjadi dua faktor yaitu kuantitas risiko dan kualitas risiko. Kuantitas risiko terkait dengan berapa banyak nilai atau eksposur yang rentan pada risiko. Dalam kasus yang dimiliki oleh PT. TDW, Direction Generale et Technique (DGT) memberikan penentuan banyaknya jumlah produksi (dalam satuan unit bulan) yang tidak bisa diproduksi jika risiko tersebut menjadi kenyataan.

Kualitas risiko terkait dengan kemungkinan suatu risiko muncul. Semakin tinggi kemungkinan risiko terjadi, semakin tinggi pula risikonya. Dalam kasus PT. TDW menggunakan data historis pabrik dan ditambah data historis dari pabrik dalam naungan BELLE Corp yang sejenis, selain itu pendapat para karyawan dan manajer juga diperlukan dalam pengukuran ini.

27

4.2.1.3 Pemetaan risiko Risiko-risiko

yang

telah

diidentifikasi

menggunakan matrix risk assessment.

selanjutnya

dipetakan

dengan

Tujuan pemetaan ini adalah untuk

menetapkan skala prioritas berdasarkan kepentingan bagi perusahaan.

4.2.1.4 Model pengelolaan risiko Model pengelolaan risiko yang digunakan oleh PT. TDW berasal dari Direction Generale et Technique (DGT) yang disebut dengan Production Continuity Plan (PCP) atau dalam bahasa perancis sebagai bahasa resmi DGT disebut Plan de Continuite de la Production. BELLE Corp melalui Departemen Direction Generale et Technique (DGT) memberikan landasan dalam penyusunan PCP sebagai-berikut : •

Untuk tiap-tiap Technical Direction ‐

Identifikasi dari Finished Goods strategis dengan divisi-divisi bisnis dan penentuan penentuan saturation points untuk pabrikpabrik back-up yang potensial,

•

Untuk tiap-tiap pabrik ‐

Identifikasi risiko-risiko yang dapat menyebabkan production incapacity terjadi pada tiap-tiap aktifitas produksi.

‐

Pembuatan matriks risk assessment untuk mengetahui risiko-risiko utama

‐

Pembuatan contingency scenarios, harus mengidentifiakasikan sumber-sumber dam solusi alternatif yang akan diimplementasikan untuk mengurangi production incapacity dengan memprioritaskan pengamanan pada produksi barang jadi yang strategis.

‐

28

Pembuatan dan finalisasi dari rencana darurat ini.

DGT dari BELLE Corp memberikan tanggung jawab untuk mengkoordinasikan perencanaan dan pembuatan PCP kepada para Manajer Logistics tiap-tiap pabrik yang kemudian disahkan oleh Manager pabrik. Setelah PCP disahkan oleh Manajer pabrik, PCP dikirimkan untuk dijadikan dokumentasi kepada DGT.

4.2.1.5 Monitor dan Pengendalian Monitor dan pengendalian diperlukan karena beberapa sebab antara lain apakah pelaksanaan pengelolaan risiko berjalan sesuai dengan rencana, yang berarti memonitor dan pengendalian prosedur itu sendiri, dan yang kedua adalah manajemen juga perlu memastikan apakah model pengelolaan risiko yang dipakai cukup efektif. Hal ini telah tercermin dengan dibatalkannya RIO26B dan diganti dengan PCP ini.

4.2.2 Definisi dari Production Incapacity Production incapacity adalah suatu kondisi di mana pabrik tidak bisa memenuhi target produksi yang telah dijadwalkan yang dikarenakan oleh suatu sebab yang bersifat teknikal.

4.2.3 Definisi dari Strategic Finished Goods Pada kejadian di mana pabrik mengalami kejadian production incapacity, semua usaha difokuskan kepada beberapa jenis produk saja, yang merupakan produk strategis dari unit-unit bisnis.

Brand Division mengajukan beberapa jenis catatan produk-produk strategis bagi mereka, catatan tersebut dibuat setelah periode budget disahkan. Utamanya produk-produk tersebut diprioritaskan pada produk-produk kelas A (produk yang memiliki historis penjualan paling banyak dalam ukuran kuantitas). Catatan untuk strategic finished goods ini berbeda dari waktu ke waktu, dikarenakan perubahan

29

kelas produk, oleh karena itu, catatan strategic finished goods pada PCP akan selalu disesuaikan menurut kebutuhan.

4.3

Pengumpulan dan pengolahan data

4.3.1

Identifikasi risiko dari production incapacity

Langkah pertama dari penyusunan PCP adalah identifikasi risiko yang ada pada organisasi pabrik tersebut. Hal ini dilakukan dengan mengumpulan seluruh departemen yang ada dalam pabrik, dan membaginya dalam beberapa kategori berdasarkan sifat dan fungsi kerjanya seperti pada tabel 4.1 Tabel 4.1 Departemen berdasarkan sifat dan fungsi kerja Administratif F&A Departement HRD Departement Purchasing Departement

Produksi UP Departement ETNSE Departement Logistic Departement

Kontrol kualitas TPD IQ Departement

4.3.1.1 Risiko-risiko yang timbul pada situs pabrik dan berkaitan dengan produksi Risiko-risiko yang dapat timbul dari suatu pabrik yang harus diperhatikan sebagai berikut: ‐

Gempa bumi, banjir, kebakaran, bencana alam lainnya, kontaminasi, aksi protes sosial, dan sebagainya

‐

Kegagalan lain dalam hal utilitas, misal : ketersediaan air produksi, listrik, gas, uap, instalasi limbah dan lain sebagainya

4.3.1.2 Risiko-risiko dari kegagalan produksi yang berhubungan dengan unitunit produksi Kegiatan industri terdiri-dari aktifitas-aktifitas berikut :

30

‐

Penyimpanan, pengiriman (berkaitan dengan komponen, bahan baku dan barang jadi)

‐

Manufaktur (area produksi, ADF room)

‐

Filling dan packing (FF lines)

4.3.2 Risk Assessment (pengukuran risiko) Pada tahap ini dilakukan wawancara secara langsung kepada tiap departemen di pabrik, assessment yang dilakukan pada tiap-tiap departemen tersebut dilakukan dengan cara menganalisa probabilitas risiko tersebut terjadi (probability of occurance)

dan dampak terhadap kegiatan produksi (probability of severity)

kemudian memprioritaskannya. Penilaian dari risiko-risiko produksi tersebut didasarkan dari kejadian yang telah terjadi baik yang terjadi pada pabrik tersebut maupun dari pabrik lain.

4.3.2.1 Assessment dari probabilitas risiko terjadnya musibah (Asessment of severity) Terdiri dari 3 skala level untuk mengukur frekuensi (probability of occurance) dari risiko-risiko pada pabrik: ‐

1 = jarang/rare/low (kira-kira sekali dalam 10 tahun)

‐

2 = kadang-kadang/occasional/medium (sekali dalam 3 tahun)

‐

3 =kemungkinan tinggi/probable/high (sekali setahun)

Analisa didasarkan atas kejadian yang pernah terjadi dalam hal accident, nearly accident, kejadian kegagalan produksi dan semua analis yang menggunakan pendekatan SHAP (Safety Hazard Assessment Procedure) yang dilakukan oleh Departemen ETNSE.

31

Severity ditaksir dengan mengevaluasi waktu dari pabrik tidak berproduksi dan berkaitan dengan jumlah produksi yang hilang akibat bencana tersebut (dalam satuan unit budget)

Asessment ini juga menggunakan 3 level: - 1 = rendah/low ( kurang dari 1 bulan volume produksi) - 2 = sedang/medium (dari 1 hingga 3 bulan volume produksi) - 3 = tinggi/high (lebih dari 3 bulan volume produksi)

4.3.2.2 Assesment dari HRD Departement Assessment departemen HRD dilakukan dengan cara wawancara taanya jawab langsung tentang risiko-risiko yang ada dalam departemennya,, sehingga didapatkan hasil seperti pada tabel 4.2

Tabel 4.2 Risk assessment departemen HRD

SERVICE/OUTSIDE RisksFACILITIES Risks Tel./Fax Building unavailable

Probability Probability L L

Severity Severity L L

Comments Comments

Probability L

Severity L

Comments

L

L

Probability

Severity

Worker are sick Unable to go to the factory

L

L

L

L

Injured

L

M

Death

L

M

SYSTEM/DATA Risks Network unavailable Mail PEOPLE Risks

32

Comments Bird flu, contamination Flood Train someone to replace Train someone to replace

Keterangan : Probablity

Severity

h = daily

L = Less than one month production volume

m = once a week

M = from 1 to 3 months of production

l = less than a week

H = more than 3 months of production

4.3.2.3 Assessment dari Purchasing departement Assessment departemen Purchasing dilakukan dengan cara wawancara taanya jawab langsung tentang risiko-risiko yang ada dalam departemennya, sehingga didapatkan hasil seperti pada tabel 4.3 Tabel 4.3 Risk Assessment departemen Purchasing FACILITIES Risks Purchasing office unavailable

Probability

Severity

L

L

Probability

Severity

Network unavailable Mail

H L

L L

X3 and other Data

H

M

Probability

Severity

Comments

Probability M

Severity L

Comments

SYSTEM/DATA Risks

PEOPLE Risks See HRD sheet SERVICE/OUTSIDE Risks Tel./Fax

Comments

Comments Network printer jammed often New X3 has been installed need some adjusment


Severity

h = daily


m = once a week




33

Terlihat bahwasannya X3 (suatu software ERP) sering terjadi eror dan menyebabkan dampak yang sangat signifikan dan hal itu dissebabkan karena ada pergantian dari X3 model lama ke model yang baru sehingga karyawan belum terbiasa dengan sistem yang baru..

4.3.2.4 Assessment dari F&A departement Assessment departemen F&A dilakukan dengan cara wawancara taanya jawab langsung tentang risiko-risiko yang ada dalam departemennya, sehingga didapatkan hasil seperti pada tabel 4.4

Tabel 4.4 Risk Assessment departemen F&A FACILITIES Risks FA office unavailable

Probability L

Severity L

Comments

SYSTEM/DATA Risks Network unavailable Risks Mail

Probability L Probability L

Severity L Severity L

Comments Network printer jammed often Comments

L

H

Probability

Severity

Comments

Probability L

Severity L

Comments

X3 PEOPLE Risks See HRD sheet SERVICE/OUTSIDE Risks Tel./Fax

In case of trouble, the IT people can restore it not more than 1 day


Severity

h = daily


m = once a week




34

Di sini terlihat X3 juga merupakan suatu problem yang besar, tetapi

tidak

sesering pada departemen Purchasing.

4.3.2.5 Assessment dari TPD Assessment TPD dilakukan dengan cara wawancara taanya jawab langsung tentang risiko-risiko yang ada dalam departemennya, sehingga didapatkan hasil seperti pada tabel 4.5 Tabel 4.4 Risk Assessment TPD FACILITIES Risks Development Lab unavailable

Probability L

Severity M

Comments

SYSTEM/DATA/SAMPLE Risks Sample unavailable Infolab/network unavailable Artwork Machintos

Probability L L L

Severity M M M

Comments

Probability L

Severity L

Comments

L L

M M

People Risks Unavailable employee See HRD Sheet SERVICE/OUTSIDE Suppliers Outside maintenance service unavailable


Severity

h = daily


m = once a week




Terlihat bahwasannya

equipment global unaivibility pada TPD sangat tinggi

nilainya, hal ini disebabkan banyak alat-alat yang sudah tua dan perlu diganti, alat-alat tersebut dapat dilihat pada lampiran Risk Assessment TPD.

35

4.3.2.6 Assessment dari departemen IQ Assessment dari departemen IQ dilakukan dengan cara wawancara taanya jawab langsung tentang risiko-risiko yang ada dalam departemennya, sehingga didapatkan hasil seperti pada tabel 4.6 Tabel 4.6 Risk Assessment departemen IQ FACILITIES Risks Inst. Lab unavailable General Lab unavailable Micro Lab unavailable

Probability L L L

Severity H H H

Comments

SYSTEM/DATA/SAMPLE Risks Sample unavailable Infolab/Prodstar/network unavailable/X3 Other data unavailable

Probability M L -

Severity M H -

Comments

People Risks Unavailable employee

Probability L

Severity M

Comments

L M

L M

SERVICE/OUTSIDE Suppliers of chemical needs unavailable Outside maintenance service unavailable


Severity

h = daily


m = once a week




Sama seperti TPD terlihat bahwasannya

equipment global unaivibility pada

departemen IQ sangat tinggi nilainya, hal ini disebabkan banyak alat-alat yang sudah tua dan perlu diganti, alat-alat tersebut dapat dilihat pada lampiran Risk Assessment departemen IQ.

36

4.3.2.7 Assessment dari departemen ETNSE Assessment dari departemen ETNSE dilakukan dengan cara wawancara taanya jawab langsung tentang risiko-risiko yang ada dalam departemennya, sehingga didapatkan hasil seperti pada tabel 4.7. Tabel 4.7 Risk Assessment departemen ETNSE FACILITIES Risks Building unavailable

Probability L

Severity H

Comments

UTILITIES Risks No WWTP No compressed air

Probability L L

Severity H H

Comments

L L L L L L

H H H H L H

SYSTEM/DATA/SAMPLE Risks Procedure/data unavailable

Probability L

Severity L

Comments

People Risks Unavailable employee

Probability L

Severity L

Comments

SERVICE/OUTSIDE Risks Tel./Fax

Probability L

Severity L

Comments

No electricity No nitrogen No production process water No boiler room No computer system and webmail Global unavaibility

Country owned electrical company

Probablity

Severity

h = daily


m = once a week




Risiko yang ada tidak terlalu signifikan, tetapi tingkat severity cukup signifikan karena sangat berhubungan dengan produksi, teritama pada bagian Utilities.

37

4.3.2.8 Assessment dari departemen Produksi (UP) Assessment dari departemen UP dilakukan dengan cara wawancara taanya jawab langsung tentang risiko-risiko yang ada dalam departemennya, sehingga didapatkan hasil seperti pada tabel 4.8 Tabel 4.8 Risk Assessment departemen UP Equiment Risk

Comments Can back up each other Can back up each other

Probablilty

Severity

H

L

L

H

FACILITIES/ROOMS RISK F&F Unavailable Process room unavailable ADF room unavailable All the rooms unavailable

Probability L L L L

Severity H H H H

Comments

SYSTEM/DATA RISK X3 unavailable Instruction for each line

Probability L L

Severity M L

Comments

PEOPLE RISK People with specific knowledge unavailable See also HR sheet

Probability L -

Severity L -

Comments

OUTSIDE/SERVICE RISK Tel/Fax/Printer See also ETNHSE sheet for the utilities

Probability L -

Severity L -

Comments

Global Equipment Failure in F&F lines Global Equipment Failure for processing equipment

Didalam departemen UP, ada 2 macam kegiatan produksi utama yaitu Processing yaitu kegiatan mengolah bahan mentah menjadi bahan jadi, terdiri dari tabungtabung pengolahan yang disebut skid (lihat lampiran PCP untuk spesifikasi), dengan spesifikasi berbeda untuk jenis produk yang berbeda pula. Dan kedua adalah Filling and Finishing (FF) yaitu kegiatan mengisi bahan jadi yang berasal

38

dari skid kedalam kemasan, bisa berupa botol, jar, ampul, tube dan lain sebagainya yang kemudian dikemas dalam suatu kemasan lain yang disebut outer box selanjutnya siap dikemas dalam kardus-kardus pengiriman.

Pada data diketahui untuk alat FF sering terjadi kerusakan dikarenakan alatalatnya yang sudah tua sehingga perlu perawatan ekstra, tetapi tidak menjadi masalah dalam skala severity karena kerusakan tersebut bersifat kecil dan jika terdapat kerusakan, sementara bisa dialihkan ke mesin FF yang sejenis. Berbeda dengan skid, kerusakan hampir tidak pernah terjadi, tetapi severity yang ditimbulkan sangat tinggi, dikarenakan jika kerusakan pada saat skid tersebut beroperasi, maka dipastikan adonan bahan yang berada didalamnya menjadi gagal dan tidak bisa dipakai sehingga harus dibuang, hal ini sangat berdampak pada kegiatan produksi. Untuk lengkapnya dapat dilihat pada lampiran PCP dan Risk Assessment departemen UP. 4.3.2.9 Assessment dari departemen logistik Assessment dari departemen logistik dilakukan dengan cara wawancara taanya jawab langsung tentang risiko-risiko yang ada dalam departemennya, sehingga didapatkan hasil seperti pada tabel 4.9. Tabel 4.9 Risk Assessment departemen logistik Equipment Failure Risks

Probability

Severity

H H L H

L L L L

FACILITIES Risks Warehouse unavailable Global Unavaibility

Probability L L

Severity H H

Comments

SYSTEM/DATA Risks

Probability

Severity

Comments

Forklift Wrapping machine Hand Pallet Truck

Comments Last 2 Accidents involving forklifts, need to be replaced

39

Tabel 4.9 Risk Assessment departemen logistik (lanjutan) Network unavailable Mail X3 PEOPLE Risks See HRD sheet SERVICE/OUTSIDE Risks Tel./Fax International transport Local transport

Network printer jammed often

H L L

L L H

Probability

Severity

Comments

Probability L L L

Severity L M L

Comments

New X3 has been installed

Severity yang paling tertinggi berada pada fasilitas yang berupa gedung dan gudang, yang berarti jika tidak tersedia gudang yang sesuai, dipastikan barang jadi tersebut akan rusak, dan sangat merugikan. Begitu pula yang terjadi pada sistem informasi X3, severity juga paling tinggi, dikarenakan seluruh data transaksi, jadwal pengiriman dan penerimaan barang, permintaan dari customer, MRP hingga peramalan permintaan berada pada tanggung jawab departemen logistik. Jika data tersebut hilang atau rusak dipastikan kegiatan produksi di pabrik akan berhenti pula.

4.3.3

Identifikasi risiko-risiko yang utama dan risk assessment matrix

Setelah assessment dari severity dan probabilitas occurance dari resiko telah dilakukan, selanjutnya adalah menyusun hirarki dari risiko tersebut. Risiko-risiko utama (high, medium) diidentifikasikan dengan matrix seperti pada gambar 4.3.

40

Gambar 4.2 Risk assessment matrix

Perusahaan tidak perlu takut pada semua risiko yang terjadi, tetapi perusahaan cukup memperhatikan risiko-risiko yang bersifat medium dan high risiko. Pembahasan pada thesis ini dilakukan untuk memitigasi risiko yang bersifat medium dan high risiko. Dari data diatas risiko dapat dikategorikan seperti pada tabel 4.10 Tabel 4.10 Kategori risiko Risiko sedang

Risiko tinggi

•

Network unavaible

•

X3

•

Developement lab unavailable

•

Global Equipment unavailable in

•

sample unavailable

•

infolab unavailable

•

artwork machintos unavailable

•

Instruction Lab unavailable

•

microbio lab unavailable

•

general lab unavailable

TPD •

Global

unavaibility

Equipment

unaivibility in IQ

41

Tabel 4.10 Kategori risiko (lanjutan) Risiko sedang •

Outside maintenance service unavailable

•

No WWTP

•

No Compressed air

•

No electricity

•

No nitrogen

•

No production process water

•

No boiler room

•

Global Equipment Failure in F&F lines

•

Global Equipment Failure for processing

Risiko tinggi

equipment •

F&F Unavailable

•

Process room unavailable

•

ADF room unavailable

•

All the rooms unavailable

•

Forklift

•

Wrapping machine

•

Truck

•

Warehouse unavailable,

•

Global Unavaibility

Contingency scenarios yang akan dibuat haruslah dapat mengurangi sebanyak mungkin dampak dari risiko tersebut

42

4.3.4

Perencanaan

dan

pembuatan

skenario-skenario

kontingensi

(Contingency scenarios) Berdasarkan skenario kontingensi yang dibuat, sumber-sumber yang dibutuhkan dan solusi alternatif dapat diidentifikasi dan diimplementasikan untuk dapat merngurangi kegagalan produksi (production incapacity) dan mengamankan produksi dari produk-produk yang strategis (strategic finished goods).

Dalam kasus PT. TDW, Departemen Logistik yang bertanggung jawab untuk mendefinisikan skenario kontingensi.

Ada 2 macam skenario kontingensi yang akan ada dalam pembahasan ini, yaitu skenario kontingensi internal dan skenario kontingensi eksternal.

4.3.4.1 Skenario kontingensi internal Skenario tipe ini dimaksudkan untuk : ‐

Memastikan keterlangsungan dari utilitas, seperti (compressed air, air, nitrogen, listrik dan lain sebagainya yang mempunyai hubungan langsung dengan produksi). Oleh sebab itu sangatlah penting untuk memastikan keterlangsungan dari utilitas pada tiap-tiap departemen yang difokuskan kepada :

‐

•

Kontrak perawatan peralatan kepada para kontraktor penyedia alat

•

Ketersediaan alat pengganti di tempat oleh para penyedia

Meneruskan proses produksi pada jalur produksi yang lain didalam pabrik tersebut, skenario internal juga menggambarkan kemungkinan produksi untuk produk strategis pada unit produksi yang lain didalam pabrik yang sama. Kebutuhan akan peralatan untuk mentransfer antara unit/jalur produksi yang lain harus digambarkan dengan jelas.

43

4.3.4.2 Skenario kontingensi eksternal : disaster recovery plan operation Sebuah sekenario kontingensi eksternal adalah sebuah perwujudan dari disaster recovery plan (DRP). Skenario kontingensi eksternal memberikan elemen yang dibutuhkan untuk memindahkan produksi produk strategis ke pabrik yang lain yang masih satu grup dengan BELLE Corp atau kepada subkontraktor.

Dalam kasus PT TDW manajer logistik menginformasikan kepada Technical Direction (DTA)

dalam skenario kontingensi ini dengan informasi sebagai

berikut : •

Produk-produk strategis yang akan di backup

•

Teknologi cara pembuatan dan pengemasan

•

Anggaran jumlah yang diproduksi

DTA memastikan informasi-informasi diatas terorganisasi pada pabrik-pabrik di bawah naungannya, dan para manajer logistik akan mengecek feasibility teknik dari pabrik cadangan tersebut terutama pada teknologi pengemasan barang.

Untuk setiap produk strategis yang akan di produksi di pabrik cadangan yang lain, skenario kontingensi eksternal harus berisikan informasi sebagai berikut : -

Identifikasi dari pabrik cadangan, yaitu nama dari pabrik cadangan yang dapat memenuhi permintaan produksi dengan teknologi yang sama, dan nama subkontraktor jika dibutuhkan.

-

Teknologi yang dibutuhkan, yaitu teknologi manufaktur, teknologi FF (Filling and Finishing), teknologi khusus yang dibutuhkan untuk jenis barang tertentu.

44

-

Bahan mentah dan komponen-komponen untuk kemasan

-

Kapasitas cadangan

4.3.4.3 Skenario kontingensi untuk logistik dan IT Pengaturan skenario kontingensi untuk area logistik dan IT dalam PCP difokuskan kepada : -

Instalasi alat-alat IT

-

Data-data yang diback-up

-

Data para pekerja : pengalaman logistik, bahasa yang dikuasai, pengemudi forklift

-

Data para penyedia dan kontraktor yang dapat menyediakan semua komponen dalam berproduksi

-

Data dari ruang simpan yang dapat disewa

-

Data para penyedia transportasi

-

Data tentang alat-alat spesifik yang digunakan untuk inspeksi kualitas

-

Data yang menggambarkan produk-produk jadi strategis

4.3.4.4 Bagian-Bagian utama dalam PCP PCP untuk pabrik terdiri dari 3 macam bagian : 1. Matriks pengambilan keputusan (Decision matrix) Matriks pengambilan keputusan memberikan pilihan-pilihan tentang skenario yang harus diambil ketika suatu bencana terjadi. Matriks tersebut tersusun atas sumbu X sebagai tipe incapacity yang telah teridentifikasi dan pada sumbu Y adalah strategic finished goods yang dikategorikan berdasarkan klasifikasi tekniknya, seperti pada gambar 4.3.

45

Gambar 4.3 Matrik pengambilan keputusan

46

2. Skenario kontingensi (Contingency scenarios) Pada bagian ini berisikan langkah-langkah yang harus dilakukan ketika kejadian production incapacity terjadi, salah satu contoh skenario skenario kontingensi seperti pada gambar 4.4

Gambar 4.4 Skenario kontingensi

47

3. Elemen-elemen pendukung (Appendix) Didalam bagian ini berisikan data-data pendukung penting di dalam PCP seperti, data pegawai, data daftar barang-barang strategis, alat-alat produksi, alat-alat kontrol kualitas dan lain sebagainya seperti pada contoh gambar 4.5

Gambar 4.5 Appendix

48

Dokmentasi PCP dapat dilihat secara lengkap pada lampiran. 4.3.5 Pengawasan dan pengendalian risiko 4.3.5.1 Aktifasi dari PCP Secara umum ketika suatu bencana terjadi aktifasi dari rencana yang telah dibuat dalam PCP bisa digambarkan dengan gambar diagram 4.6

Bencana terjadi

Pengukuran besarnya production incapacity - Berkaitan dengan sektor dan produk - Jangka waktu dari production incapacity

Penentuan situasi yang dihadapi ketika sistem terblokir : - Perubahan produksi, assessment dari risiko - Ketersedian stok, ruang lingkup dan lain sebagainya

Pegaplikasian dari PCP yang sesuai dengan keadaan yang dihadapi berkaitan dengan dampaknya

Gambar 4.6 Diagram aktifasi PCP

49

4.3.5.2 Pengorganisasian operasi pemulihan bencana Ketika

skenario

kontingensi

eksternal

teridentifikasi,

pengorganisisasian

diterapkan dalam tubuh PT. TDW untuk menjamin : - Komunikasi yang cukup antar pabrik Komunikasi merupakan hal yang harus diperhatikan, karena menjamin keterlangsungan aliran informasi antar pabrik dalam naungan BELLE Corp . Manajer Logistik dari PT. TDW mengadakan pertemuan dengan para manajer logistik dari pabrik lain untuk membahas tentang pengalihan lokasi dari produksi ke pabrik yang dapat menanganinya dengan syarat-syarat tertentu.

- Aliran material yang lancar Aliran material dibutuhkan ketika PT. TDW benar-benar tidak dapat beroperasi, sehingga perlu membawa material (bahan mentah, packaging, bahan setengah jadi) dan barang jadi ke tempat lain misalnya ke pabrik BELLE Corp yang lain atau ke para subkontraktor. Kontrol kualitas untuk barang-barang yang berasal dari pabrik yang terkena bencana dilaksanakan oleh pabrik di mana barang itu dibawa. Dalam fase ini juga ditentukan tentang transportasi yang akan dipakai.

50

51

BAB 4 PEMECAHAN MASALAH

Recommend Documents