BAB 4 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH
4.1 Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan Untuk melakukan pemecahan masalah yang berkaitan dengan perencanaan bahan baku di PT. Mitra Manis Sentosa, maka dibawah ini akan dijelaskan metodologi pemecahan masalah yang digunakan, tahapan – tahapan dari metode pemecahan masalah ini dapat dilihat pada gambar 4.1 dan gambar 4.2 dengan penjelasan dibawah ini, yaitu : 1. Studi Pendahuluan Studi pendahuluan merupakan tahap awal dalam metodologi penelitian. Pada tahap ini dilakukan studi lapangan dengan mengamati secara langsung dan juga wawancara mengenai kondisi secara umum dari perusahaan. Studi pendahuluan dimaksudkan untuk mengetahui informasi awal mengenai perusahaan yang meliputi bergerak dalam bidang industri apa, produk yang dihasilkannya, dan melakukan diskusi masalah-masalah apa saja yang sedang dihadapi PT. Mitra Manis Sentosa. Masalah yang ditemukan tersebut kemudian menjadi permasalahan dalam tugas akhir ini untuk kemudian dicari solusi pemecahannya. Studi pendahuluan ini berguna untuk mempermudah mengidentifikasi masalah dan mengerjakan tahap-tahap selanjutnya. 2. Identifikasi dan Perumusan Masalah Setelah dilakukan studi pendahuluan, maka ditemukan masalah-masalah yang sedang dihadapi perusahaan. Kemudian dari antara masalah tersebut dipilih yang paling utama. Masalah itulah yang pokok pemecahan masalah dalam tugas akhir ini.
101 Dari informasi-informasi yang didapat dari tahap studi pendahuluan, dilakukan identifikasi permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan yang kemudian akan diteruskan dengan perumusan masalah yang dihadapi perusahaan. Setelah dilakukan identifikasi maka diketahui bahwa masalah di perusahaan terutama berkaitan dengan ketidakteraturan dalam jumlah maupun jadwal kedatangan bahan baku perusahaan yang kemudian akan berpengaruh terhadap optimalnya produksi perusahaan. Oleh sebab itu penulis berpendapat bahwa masalah di perusahaan dapat diatasi dengan diterapkannya metode MRP (material requirements planning). MRP berguna untuk mengatur penjadwalan pesanan bahan baku agar bahan baku yang dibutuhkan dapat tersedia tepat waktu, dalam jumlah yang mencukupi dan meminimasi biaya yang dikeluarkan. 3. Studi Pustaka Setelah mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan dalam perusahaan, kemudian dilakukan pencarian buku-buku referensi, baik berupa text book, literatur, diktat, informasi dari internet maupun sumber-sumber lainnya yang dapat membantu dalam mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan. Studi pustaka bertujuan untuk mendapatkan cara / metode yang cocok untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi perusahaan. Hasil dari studi pustaka ini akan dimasukkan dalam landasan teori dalam skripsi. 4. Pengumpulan Data Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dari perusahaan yang dibutuhkan untuk melakukan pengolahan data untuk memecahkan masalah di perusahaan. Proses pengumpulan data ini dilakukan baik dengan dokumentasi, wawancara, maupun observasi langsung yang dilakukan pada bagian produksi dan gudang.
102 Adapun data-data yang dikumpulkan adalah sebagai berikut : 1. Data umum perusahaan, yang meliputi : a. Sejarah umum perusahaan b. Struktur organisasi perusahaan c. Sistem kerja perusahaan d. Produk-produk yang dihasilkan perusahaan e. Proses produksi dan bahan baku 2. Data penjualan produk per bulan dari bulan Agustus 2002 sampai Juli 2005 (tiga tahun) pada semua produk yang digunakan dalam pengolahan data berdasarkan analisis ABC. 3. Harga produk per unit dan bahan baku. 4. Berbagai macam biaya seperti :biaya produksi produk, biaya tenaga kerja rutin, lembur, biaya simpan dan biaya pesan. 5. Data sumber daya yang dimiliki perusahaan, yaitu: a. Jumlah tenaga kerja dan alokasi stasiun kerja (workstation) b. Jumlah mesin dan kapasitas mesin 6. Waktu baku untuk tiap tahap proses produksi. 5. Pengolahan Data Berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya maka dilakukanlah pengolahan data yang meliputi beberapa kegiatan yaitu : 1. Pemilihan jenis produk dengan menggunakan metode analisis ABC Berdasarkan
data
penjualan
produk-produk
perusahaan
yang
terbaru,
dilakukanlah analisis ABC yang bertujuan untuk menentukan produk mana saja yang akan dianalis. Hal ini dilakukan untuk mempermudah analisis serta untuk
103 mempersempit ruang lingkup yang akan dibahas. Berdasarkan metode ABC maka yang akan dibahas dipersempit hanya pada produk yang termasuk golongan A dan salah satu golongan B paling besar. 2. Plot data penjualan Data-data penjualan selama tiga tahun dari bulan Agustus 2002 – Juli 2005 diplot untuk mengetahui jenis pola datanya sehingga dapat dipilih metode peramalan yang paling sesuai dengan pola data tersebut. 3. Melakukan uji coba peramalan Setelah melihat pola data historis penjualan barang selama tiga tahun dilakukanlah uji coba peramalan dengan menggunakan beberapa metode. Metode peramalan yang diuji coba adalah yang cocok untuk digunakan pada pola data tersebut. Setelah data-data penjualan tersebut di-plot ke dalam grafik, maka terlihat bahwa penjualan memiliki pola musiman (seasonal). Berikutnya melalui studi pustaka maka diketahui bahwa metode peramalan yang sesuai adalah dekomposisi dan triple exponential smoothing winter. Peramalan dilakukan untuk mengetahui kemungkinan permintaan tiga periode/bulan mendatang berdasarkan data-data penjualan tahun-tahun sebelumnya. Selain menghitung kemungkinan permintaan tiga periode/bulan mendatang, uji coba peramalan juga menghitung MAD (Mean Absolute Deviation), MSE (Mean Square Error) dan MAPE (Mean Absolute Percentage Error) yang terjadi pada masing-masing metode peramalan, dibandingkan dengan permintaan historis barang periode sebelumnya. 4. Memilih metode peramalan yang terbaik
104 Setelah melakukan peramalan permintaan barang dengan berbagai metode, maka dipilihlah metode peramalan yang terbaik untuk masing-masing produk. Pemilihan metode tersebut berdasarkan hasil MAD (Mean Absolute Deviation), MSE (Mean Square Error) dan MAPE (Mean Absolute Percentage Error) dimana yang makin kecil nilai MSE dan MAPE maka makin baik metode peramalan tersebut karena berarti metode tersebut memiliki error yang terkecil. 5. Pembuatan Perencanaan Agregat dan Konversi Agregat Berdasarkan hasil peramalan tiga bulan ke depan yang didapatkan, kemudian dibuat suatu perencanaan agregat yang berfungsi untuk menentukan jumlah dan strategi produksi akan dilangsungkan dalam waktu dekat (tiga bulan ke depan). Perencanaan agregat dilakukan dengan menggunakan metode transportasi, sebab menurut penulis metode ini akan memberikan hasil yang paling optimum sebab metode ini menggunakan perhitungan matematis tidak trial and error. Setelah perencanaan agregat diperoleh, lalu dikonversikan ke dalam bentuk mingguan. Sebelum dapat mengerjakan perencanaan agregat, kita harus menghitung kapasitas produksi perusahaan terlebih dahulu. Kapasitas produksi dihitung dengan cara :
K=
HK x JK x 60' WS
Dimana untuk menghitung kapasitas produksi perlu melakukan perhitungan waktu siklus terlebih dahulu dengan memperhitungkan kelonggaran dan penyesuaian
sehingga
menjadi
waktu
baku.
Perhitungan
waktu
baku
menggunakan metode westinghouse. Waktu siklus ini akan diuji datanya dengan melakukan uji keseragaman data, dan uji kecukupan data. Selain itu perlu juga
105 dilakukan perhitungan biaya produksi reguler, biaya produksi dengan overtime dan biaya simpan. 6. Pembuatan MPS (Master Production Schedule) MPS atau yang dikenal dengan jadwal induk produksi (JIP) bertujuan membuat spesifikasi yang lebih detil mengenai produk apa yang akan dibuat dan kapan akan dibuat demi memenuhi permintaan dan menepati rencana produksi. Dalam pembuatan MPS (Master Production Schedule) dibatasi oleh hasil perencanaan agregat yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya. 7. Perhitungan MRP (Material Requirement Planning) Pada tahap ini dibuat MRP yang merupakan lanjutan dari MPS. MRP berfungsi untuk memenuhi kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi jumlah produk sesuai dengan MPS. Pembuatan MRP dilakukan pada setiap jenis bahan baku langsung (item) dari produk yang bersangkutan. Pada tahap ini juga dilakukan penentuan metode lot sizing yang digunakan dalam MRP. Untuk menentukan teknik lot sizing yang paling baik maka dibandingkanlah beberapa teknik/metode lot sizing, yaitu : LFL (Lot For Lot), EOQ (Economic Order Quantity), POQ (Periodic Order Quantity). Kemudian untuk menentukan pilihan metode lot sizing yang paling baik maka dilakukanlah perhitungan biaya untuk masing-masing metode dimana metode yang terbaik akan menghasilkan perhitungan biaya yang paling rendah.
6. Analisis Sistem Informasi Tujuan dilakukannya analisis sistem informasi adalah untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan, dan mengetahui spesifikasi dari kebutuhan pengguna
106 sistem untuk memperbaiki sistem yang ada. Selanjutnya akan dihasilkan suatu sistem usulan. Dalam kasus ini, perusahaan menerapkan sistem yang sedang berjalan secara manual, dan metode yang digunakan masih secara intuisi. Untuk sistem yang akan dibuat diusulkan menggunakan komputer sehingga proses kalkulasi untuk menghasilkan rencana jadwal dengan metode yang diusulkan dapat dilakukan secara otomatis, dan data dapat tersimpan dengan baik sebagai data historis perusahaan.
7. Perancangan Sistem Informasi Berdasarkan Metode Object-Oriented dengan Model UML (Unified Modelling Language) UML digunakan sebagai alat untuk membantu dalam menganalisis dan merancang sistem informasi yang dibutuhkan. Sistem informasi yang dibuat ini merupakan suatu alat bantu yang dirancang untuk membantu tingkat manajemen organisasi dengan menyediakan informasi yang berguna di dalam pengambilan keputusan. Langkah-langkah yang dilakukan : a) Membuat use case diagram Pembuatan use case diagram adalah untuk mendeskripsikan hubungan aktor (pihak yang berinteraksi dengan sistem) dengan sistem yang akan dibuat, sehingga dapat terlihat interaksi antara user dengan sistem melalui pemberian use case. Setiap use case yang ada menggambarkan fungsi dari sistem yang ingin dibuat, hal ini didasarkan pada kebutuhan user yang telah dijelaskan dalam sistem definisi usulan.
107 b) Membuat use case description Use case description ini dibuat untuk menjelaskan setiap use case yang ada pada use case diagram secara lebih detil, formatnya dibuat dalam bentuk tabel. Setiap use case yang ada akan dijelaskan dengan sebuah use case description. c) Membuat sequence diagram Pembuatan sequence diagram adalah untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai hubungan antar objek melalui pesan (message), dimana sequence diagram ini menitikberatkan pada urutan waktu / timeline terhadap pengiriman pesan, sehingga dengan diagram ini akan terlihat aliran atau urutan pesan saat menjalankan suatu use case. Jadi tiap sequence diagram akan menjelaskan tiap use case yang ada. d) Membuat navigation diagram Diagram ini digunakan untuk menjelaskan hubungan antar user interface yang diperlukan. User interface menggambarkan bentuk form yang diperlukan dalam mewujudkan use case kedalam program. e) Membuat class diagram Setelah gambaran sistem telah didapat dengan menggunakan use case dan sequence diagram, maka selanjutnya adalah membuat class diagram yang menggambarkan kumpulan class beserta hubungannya. Penentuan class didapat dengan melihat sequence diagram mengenai objek-objek apa saja yang terlibat, kemudian dari objek tersebut akan dibuat class. Setiap class akan disertai keterangan berupa atribut dan metode (function) dari class tersebut.
108 8. Perancangan Database untuk Sistem Informasi Persediaan Perancangan database berguna untuk menentukan tabel-tabel beserta spesifikasinya yang akan digunakan didalam sistem, dimana tujuan menggunakan database adalah sebagai tempat untuk menyimpan data yang dibutuhkan agar sistem dapat berjalan dengan baik. Selain itu perlu dipikirkan juga data historis yang perlu disimpan perusahaan. Adapun beberapa tabel dalam database dapat didasarkan pada class yang ada. Alat bantu software yang digunakan untuk membuat database adalah Microsoft SQL Server 2000.
9. Pembuatan Program Setelah rancangan sistem dan database telah dibuat dan disetujui, maka pembuatan program dapat mulai dilakukan dengan didasarkan pada perancangan yang ada. Pembuatan program ini menggunakan Visual Basic .NET 2003. Selain itu diharapkan dengan menggunakan software ini maka program yang dihasilkan akan lebih user-friendly atau mudah digunakan bagi orang awam.
10. Pengujian Program Pengujian program dilakukan dengan tujuan untuk menguji apakah program yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik atau tidak. Selain itu diperhatikan pula apakah program sudah sesuai dengan spesifikasi kebutuhan pengguna dan dapat melakukan fungsi-fungsi penjadwalan produksi dan perencanaan kebutuhan bahan baku dengan baik.
109 11. Simpulan dan Saran Setelah dilakukan perhitungan dan analisis baik dari pengolahan data dari segi teknik industri maupun dari sistem informasi, pada tahap ini dapat ditarik simpulan mengenai permasalahan yang ada di perusahaan dan metode yang diusulkan untuk pemecahan masalah bagi perusahaan. Keseluruhan pemecahan masalah pada tugas akhir ini dapat diringkas menjadi simpulan serta saran bagi perusahaan yang bermanfaat untuk permasalahan yang ada dan memperbaiki kinerja sistem yang telah berjalan.
110 Mulai
1
Pengolahan Data Studi Pendahulan
Pemilihan Jenis Produk dengan metode analisis ABC
Identifikasi dan Perumusan Masalah Plot Data Permintaan
Studi Pustaka
Melakukan Uji Coba Peramalan
Memilih Metode Peramalan yang terbaik Pengumpulan Data
Data umum perusahaan Data permintaan Harga produk dan bahan baku Data biaya Data sumber daya Data waktu baku
Pembuatan Perencanaan Agregat dan Konversi Agregat
Pembuatan MPS
Perhitungan MRP
1
2
Gambar 4.1 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah Bagian 1
111
Analisis Sistem Informasi
2
Definisi Sistem Berjalan Melakukan wawancara dan pengamatan langsung di tempat penelitian
Definisi Sistem Usulan Melakukan wawancara dan brainstroming dengan pihak yang akan menggunakan sistem sehingga mengetahui kebutuhan dari pengguna sistem
Perancangan Sistem Informasi - membuat use case diagram - membuat use case description - membuat sequence diagram - membuat navigation diagram - membuat class diagram
Apakah sesuai dengan sistem definisi usulan ?
tidak
ya Perancangan Database untuk Sistem Informasi Persediaan Pembuatan database menggunakan Microsoft SQL Server 2000
Pembuatan Program Menggunakan Microsoft Visual Basic .NET 2003 Pengujian Program Pencarian error dan penyesuaian program dengan pengguna sistem
Apakah sudah sesuai dengan kebutuhan user?
tidak
ya Kesimpulan dan Saran
Selesai
Gambar 4.2 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah Bagian 2
112 4.2 Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter
Data dan informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan skripsi dikumpulkan dengan menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : 1. Observasi Lapangan (Field Research) Merupakan metode pengumpulan data yang diambil dari hasil pengamatan langsung pada perusahaan yang bersangkutan dimana perusahaan merupakan obyek penelitian untuk memperoleh data dan informasi tentang perencanaan produksi dan data lainnya yang berkaitan. Dalam observasi lapangan ini pengunpulan data didapatkan melalui : a. Wawancara (interview) Pengumpulan data didapatkan dari hasil tanya jawab atau wawancara secara langsung dengan pihak perusahaan yang terkait untuk mendapatkan data yang dibutuhkan, seperti : kepala pabrik, departemen produksi, gudang, pembelian, penjualan dan karyawan lain yang terkait untuk mengetahui lebih lanjut mengenai objek penelitian. b. Pengamatan langsung Data untuk pengerjaan skripsi dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung pada kegiatan perusahaan, seperti : proses produksi dan sistem yang berjalan di perusahaan. Data yang diambil berhubungan dengan pengerjaan skripsi menyangkut objek penelitian yaitu : proses produksi dan waktu bakunya. Pengambilan data ini dilakukan secara sistematis dan pengambilan sampel dilakukan secara acak.
113 c. Pengamatan tidak langsung Pengamatan tidak langsung dilakukan dengan pencatatan dokumen-dokumen yang dimiliki perusahaan yang berhubungan dengan pengerjaan skripsi. Dokumen yang dicatat merupakan data penjualan produk yang dihasilkan perusahaan dari Agustus 2002 – Juli 2005 dan data status inventori pada akhir bulan Juli 2005 untuk masing-masing material / komponen. 2. Studi Kepustakaan (Library Research) Studi kepustakaan bertujuan untuk mendapatkan teori-teori yang mendukung dalam pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan serta berhubungan dengan analisis yang kita lakukan selama pengolahan data. Data yang didapatkan dari studi kepustakaan ini adalah data sekunder yang merupakan data yang tidak berhubungan langsung dengan perusahaan. Data ini bersifat ilmiah dan digunakan sebagai landasan dalam penelitian dan sebagai perbandingan antara teori dan prakteknya di perusahaaan. Data ini didapat dari buku-buku, diktatdiktat, literatur-literatur, informasi dari internet, dan sumber lainnya.
