BAB 4 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH
4.1.
Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan Dibawah ini merupakan diagram alir yang menggambarkan langkahlangkah dalam melakukan penelitian di PT. Dankos Laboratorioes Tbk.
91
Gambar 4.1 Diagram Alir Metodologi Pemecahan Masalah
92
1
Pengolahan Data 1. Menghitung Perencanaan Agregat dengan metode pendekatan Heuristik. a. Menghitung Kapasitas Produksi (regular dan lembur). b. Menghitung biaya keluaran (regular dan lembur). c. Menghitung total biaya keluaran atas produksi. 2. Menghitung Konversi Agregat dari Perencanaan Agregat dalam mingguan. a. Menghitung Disagregasi Forecast. b. Menghitung Disagregasi Master Schedule. c. Menghitung Disagregasi Kapasitas Produksi Terpasang. 3. Menghitung Master Production Schedule berdasarkan Lead Time, On Hand, Safety Stock, Demand Time Fences (DTF), dan Planning Time Fences (PTF) yang telah ditetapkan oleh perusahaan. a. Menghitung Project Available Balance (PAB). b. Menghitung Available to Promise (ATP). 4. Membuat Struktur Produk dan Bill Of Material (BOM) dari obat-obat yang akan digunakan sebagai objek penelitian. 5. Menghitung Material Requirement Planning (MRP) dengan menggunakan metode Periodic Order Quantity (POQ) dengan periode perhitungan berdasarkan waktu Lead Time karena tidak diperhitungkan biaya simpan dan biaya pesan.
Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis Sistem yang Diusulkan
Data pemesanan bahan baku untuk periode Januari 2006 - Maret 2006
Data pemesanan bahan baku untuk periode Januari 2006 - Maret 2006
1. Belum adanya perhitungan biaya yang dikeluarkan untuk pemesanan bahan baku. 2. Belum adanya waktu baku yang pasti untuk menentukan banyaknya barang jadi hasil produksi. 3. Belum pastinya waktu pesan atas bahan baku.
1. Adanya perhitungan biaya yang dikeluarkan untuk pemesanan bahan baku. 2. Adanya waktu baku yang pasti untuk menentukan banyaknya barang jadi hasil produksi. 3. Adanya kepastian waktu pesan atas bahan baku.
Perbandingan Sistem yang Berjalan dengan Sistem yang Diusulkan 1. Pengalokasian biaya yang dikeluarkan untuk pemesanan bahan baku. 2. Terstrukturnya waktu kerja untuk memproduksi suatu barang jadi. 3. Mengurangi keterlambatan atas pemesanan bahan baku.
Apakah Hasil Usulan Lebih Baik?
tidak
ya 2
Gambar 4.2 Diagram Alir Metodologi Pemecahan Masalah (lanjutan 1)
93
Gambar 4.3 Diagram Alir Metodologi Pemecahan Masalah (lanjutan 2)
94
3
Perancangan Database untuk Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Pembuatan Database menggunakan Microsoft Access 2000 Pembuatan Program Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Pengetesan dan Uji Coba Program Pencarian error dan penyesuaian program dengan pengguna sistem
Apakah sesuai dengan kebutuhan user?
tidak
ya Simpulan dan Saran
Selesai
Gambar 4.4 Diagram Alir Metodologi Pemecahan Masalah (lanjutan 3)
1. Penelitian Pendahuluan dan Studi Kepustakaan Penelitian pendahuluan pada PT. Dankos Laboratories Tbk. dilakukan sebagai langkah awal dengan tujuan untuk melihat kondisi perusahaan terutama pada bagian produksi untuk mengetahui kegiatan-kegiatan yang berlangsung di perusahaan terutama pada bagian pemesanan bahan baku, serta mengetahui masalah-masalah yang terjadi di perusahaan. Selain dilakukan pengamatan langsung pada perusahaan, dilakukan pula
95
wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dengan topik yang akan dibahas. Selama melakukan penelitian, tentu saja didukung dengan studi kepustakaan dari referensi buku maupun pencarian informasi melalui internet yang berkaitan dengan topik penelitian yaitu mengenai persediaan bahan baku. 2. Identifikasi dan Perumusan Masalah Setelah melakukan penelitian pendahuluan, maka dilihat permasalahan yang terjadi pada perusahaan yang berpengaruh terhadap proses pemesanan bahan baku yang berlangsung. Kemudian permasalahan yang terjadi ditelusuri akar penyebabnya. Penelusuran ini dilakukan dengan mengamati secara langsung di tempat penelitian dan juga dilakukan wawancara dengan pihak perusahaan, kemudian melakukan brainstorming dengan pihak perusahaan mengenai apa saja yang menjadi akar penyebab masalah utama yang harus diselesaikan terlebih dahulu, sehingga dengan menyelesaikan akar permasalahan ini maka penyebab-penyebab lainnya yang lebih besar secara tidak langsung dapat diminimalisasi. 3. Pengumpulan Data Tujuan dilakukannya pengumpulan data adalah untuk mendukung proses pengolahan data dan analisa, dimana data yang dikumpulkan berhubungan dengan permasalahan yang ingin dipecahkan. Beberapa data yang harus dikumpulkan untuk mendukung tahapan penelitian selanjutnya adalah sebagai berikut:
96
¾ Data permintaan masing-masing produk berdasarkan purchase order perusahaan untuk periode Januari 2004 - Desember 2005. ¾ Data peramalan masing-masing produk yang diperoleh dari divisi Marketing untuk periode Januari 2006 - Maret 2006. ¾ Data actual order yang akan dipesan dari pihak konsumen untuk periode Januari 2006 - Maret 2006. ¾ Data waktu baku atas pemrosesan produk yang akan diproduksi yang dibatasi berdasarkan jam sumber daya mesin (machine hours) dengan jam sumber daya manusia (man hours). ¾ Data jumlah hari kerja (5 hari dalam 1 minggu) dan jam kerja regular (8jam dalam 1 hari) atas jam operasional regular perusahaan. ¾ Data jumlah jam lembur rata-rata dari produksi masing-masing produk yang akan diproduksi. ¾ Data jumlah lini produksi yang digunakan untuk memproduksi masing-masing produk (seluruh produk hanya memiliki 1 lini produksi). ¾ Data bahan penyusun produk yang akan digambarkan dalam stuktur produk. ¾ Data jumlah bahan yang digunakan untuk pembuatan produk yang akan dibuat dalam Bill of Material. ¾ Data lot size yang digunakan oleh perusahaan berdasarkan kebijakan dari supplier atas batas minimal sekali pemesanan untuk bahan baku yang digunakan untuk produksi, lead time (waktu tenggang) atas
97
pemesanan bahan baku, dan order policy (kebijakan pemesanan) yang digunakan oleh perusahaan untuk memesan bahan baku. 4. Pengolahan Data Setelah data yang diperlukan telah dikumpulkan maka tahapan selanjutnya adalah mengolah data tersebut, dimana langkah-langkah dalam pengolahan data adalah sebagai berikut: a. Menghitung Perencanaan Agregat. Tujuan perhitungan untuk perencanaan agregat adalah untuk mencari kapasitas produksi produk yang dapat dihasilkan oleh perusahaan untuk setiap produk secara regular dan secara lembur. Selain itu dengan menggunakan perencanaan agregat dengan metode heuristik dapat juga diketahui biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk melakukan produksi terhadap produk. Adapun rumus yang digunakan adalah : o Kapasitas Produksi : Regular =
Jumlah Hari Kerja x Jumlah Jam Kerja Per Hari x 3600 Waktu Baku
Lembur =
Jumlah Hari Kerja x Jumlah Jam Lembur Per Hari x 3600 Waktu Baku
o Biaya - Biaya : Regular = Biaya Regular/tablet x keluaran Regular Lembur = Biaya Lembur/tablet x keluaran Lembur o Total Biaya = Total Biaya Regular + Total Biaya Lembur
98
b. Menghitung Konversi Agregat. Setelah melakukan perhitungan secara keseluruhan terhadapa perencanaan agregat untuk masing-masing produk, maka dilakukanlah konversi agregat dari satuan bulanan menjadi satuan mingguan, hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam perhitungan Jadwal Induk Produksi/Master Production Schedule (MPS) yang perhitungannya juga dilakukan dalam periode mingguan. Adapun rumus yang digunakan adalah : o Disagregasi Forecast =
Forecast / Bulan x Jumlah Hari Kerja / Minggu Jumlah Hari Kerja / Bulan
o Disagregasi Master Schedule =
o Disagregasi KPT =
Perencanaan Agregat/ Bulan x Jumlah Hari Kerja / Minggu Jumlah Hari Kerja / Bulan
Kapasitas Output / Bulan x Jumlah Hari Kerja / Minggu Jumlah Hari Kerja / Bulan
c. Menghitung Master Production Schedule (MPS). Perhitungan MPS didasarkan pada lead time, on hand, safety stock, Demand Time Fences (DTF), dan Planning Time Fences (PTF).
Dalam hal ini untuk lead time produksi masing-masing produk adalah 0, sedangkan untuk on hand dan safety stock juga diasumsikan 0 untuk awal produksi bahan baku menjadi suatu produk. Kemudian untuk besarnya DTF dan PTF untuk penggantian atau pembatalan pemesanan bahan baku telah ditetapkan oleh perusahaan. dalam perhitungan MPS rumus yang digunakan adalah :
99
o Projected Available Balance (PAB)
PAB t < DTF = PABt-1 + MSt – AO PAB DTF < t < PTF = PABt-1 + MSt – AO atau Ft (pilih yang besar) o Available to Promise (ATP)
ATPt = ATPt-1 + MSt – AOt d. Membuat struktur produk dan Bill of Materials (BOM). Pembuatan struktur produk dan Bill of Material merupakan salah satu hal yang penting dalam pembuatan MRP, karena dalam perhitungan MRP kita perlu mengetahui bahan penyusun dan besarnya komposisi yang digunakan dalam suatu produk. Dalam struktur produk dan Bill of Material akan terlihat bahan penyusun dan besarnya komposisi yang digunakan dalam pembuatan produk, sehingga kita dapat mengetahui jumlah bahan baku yang akan dipesan nantinya untuk digunakan dalam produksi. Pembuatan struktur produk menggunakan metode Explosion. e. Menghitung Material Requirement Planning (MRP). Setelah melakukan perhitungan MPS dan membuat struktur produk serta BOM dari masing-masing produk maka kita beralih kepada perhitungan MRP. Dimana perhitungan MRP ini menggunakan metode order policy secara Periodic Order Quantity berdasarkan lead time produk yang telah ditentukan oleh perusahaan sebelumnya. Hal
ini dilakukan karena tidak diperhitungkan biaya simpan dan biaya pesan terhadap bahan baku yang dipesan untuk pembuatan produk.
100
Dalam perhitungan MRP ini bahan yang sama dari masing-masing produk yang sama dikelompokkan menjadi satu. Adapun rumus yang digunakan dalam perhitungan ini adalah : o Projected Available Balance 1 (PAB1)
PAB1t = (PAB2)t-1 – (Gross Requirement)t + (Scheduled Receipts)t o Net Requirements
Net Requirements = – (PAB)t + Safety Stock o Projected Available Balance 2 (PAB2)
PAB2t = (PAB2)t-1 + (Scheduled Receipts)t – (Gross Requirements)t + (Planned Order Receipts)t atau PAB2t = (PAB1)t + (Planned Order Receipts)t 5. Analisis Data Dalam melakukan analisis dari penelitian, dilakukan dengan cara membandingkan pelaksanaan proses pemesanan bahan baku dengan intuisi yang dilakukan perusahaan dengan usulan pemesanan bahan baku yang telah menerapkan metode-metode matematis untuk periode JanuariMaret 2006. Perbandingan yang dilakukan adalah melihat sistem yang belum memiliki perhitungan biaya-biaya produksi, kepastian dalam perhitungan waktu baku dan waktu pesan atas bahan baku. Dengan tujuan untuk memperbaiki dan melengkapi sistem yang ada.
101
6. Analisis Sistem Informasi Tujuan dilakukannya analisis sistem informasi adalah untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan, dan mengetahui spesifikasi dari kebutuhan pengguna sistem untuk memperbaiki sistem yang ada. Dalam kasus ini, perusahaan menerapkan sistem yang sedang berjalan dengan bahasa pemrograman tingkat rendah yaitu program Fox-Pro, dan metode yang digunakan masih secara intuisi untuk pemesanan bahan baku. Untuk sistem yang akan dibuat diusulkan menggunakan bahasa pemrograman yang lebih user friendly yaitu menggunakan program Microsoft Visual Basic 6.0 sehingga dapat dilakukan dengan lebih mudah dalam
perhitungan, menambahkan faktor biaya dalam perhitungan, dan data dapat tersimpan dengan baik sebagai data historis perusahaan. 7. Perancangan Sistem Informasi Adapun langkah-lngkah yang dilakukan dalam merancang sistem informasi untuk pemecahan masalah adalah sebagai berikut : a. Problem Domain Analysis -
Membuat System Definition System definition merupakan tahapan-tahapan sistem yang akan
dibuat sistem informasinya. Dalam system definition terdapat alur kerja yang dibuat dalam sistem, data yang diperlukan diperoleh dari dokumen-dokumen yang ada dalam perusahaan dan pertukaran data yang terjadi dalam sistem.
102
-
Membuat Class Diagram. Setelah gambaran sistem telah didapat dengan menggunakan use
case, maka selanjutnya adalah membuat class diagram yang
menggambarkan kumpulan class beserta hubungannya. Penentuan class dan event serta hubungan antara class dengan event akan dibantu
dengan membuat event table. Event table ini dibuat dengan mengacu pada sistem definisi usulan. Setiap class akan disertai keterangan berupa atribut dan event (metode) dari class tersebut, dan untuk event dapat dideskripsikan lebih detil dengan menggunakan bantuan statechart diagram.
-
Membuat State Chart Diagram. Setelah class diagram dibuat, maka setiap class yang telah
dideskripsikan akan diwakilkan dengan sebuah statechart diagram yang dapat membantu dalam menjelaskan event yang ada pada class tersebut, sehingga dapat melihat pola tingkah laku yang valid dari semua objek didalam class. b. Application Domain Analysis -
Membuat Use Case Diagram. Pembuatan use case diagram adalah untuk mendeskripsikan
hubungan aktor atau pengguna sistem dengan sistem yang akan dibuat, sehingga dapat terlihat interaksi antara user dengan sistem melalui pemberian use case. Setiap use case yang ada menggambarkan fungsi
103
dari sistem yang ingin dibuat, hal ini didasarkan pada kebutuhan user yang telah dijelaskan dalam sistem definisi usulan. -
Membuat Sequence Diagram. Pembuatan sequence diagram adalah untuk memberikan gambaran
yang lebih jelas mengenai hubungan antar objek melalui pesan, dimana sequence diagram ini menitikberatkan pada waktu terhadap pengiriman pesan, sehingga dengan diagram ini akan terlihat aliran atau urutan pesan saat menjalankan suatu use case. -
Membuat Navigation Diagram. Diagram ini digunakan untuk menjelaskan hubungan antar user
interface yang diperlukan. User interface yang digambarkan adalah
berupa form yang perlu dalam program atau sistem yang akan dibuat. c. Component Design -
Membuat Component Diagram. Pembuatan component diagram adalah untuk menggambarkan
bagaimana kondisi pengimplementasian dari objek dan class serta menggambarkan aktivitas dan interaksi antara aktor, komponen, class, dan objek yang bekerja dalam sistem yang akan dibuat. d. Architecture Design -
Membuat Deployment Diagram. Pembuatan deployment diagram adalah untuk menggambarkan
pengaturan komponen-komponen dalam sebuah sumber daya fisik
104
yang memungkinkan alokasi sumber daya yang tepat untuk sistem yang akan dibuat. 8. Perancangan Database untuk Sistem Informasi Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku. Perancangan database berguna untuk menentukan tabel-tabel beserta spesifikasinya yang akan digunakan didalam sistem, dimana tujuan menggunakan database adalah sebagai tempat untuk menyimpan data. Adapun beberapa tabel dalam database dapat didasarkan pada class yang ada. Alat bantu software yang digunakan untuk membuat database adalah Microsoft Access 2000.
9. Pembuatan Program Setelah rancangan sistem dan database telah dibuat dan disetujui, maka pembuatan program dapat mulai dilakukan dengan didasarkan pada perancangan yang ada. Pembuatan program ini menggunakan Visual Basic 6.0. Untuk pengaksesan data ke dalam database menggunakan komponen Microsoft ActiveX Data Objects 2.5 Library.
10. Pengetesan dan Uji Coba Program Saat program dibuat juga dilakukan pengetesan apakah ada terjadi error, begitu pula setelah program selesai dibuat, kembali dites apakah
terjadi error atau keluaran yang tidak sesuai harapan pengguna sistem, jika ada maka akan dicek kembali program yang telah dibuat.
105
11. Simpulan dan Saran Setelah
diketahui
metode
apa
yang
dapat
diusulkan
untuk
meminimalisasi masalah yang terjadi di perusahaan dan melakukan perancanngan dan pembuatan suatu program atau sistem, maka dibuat kesimpulan dari keseluruhan hasil penelitian, serta saran yang dapat diberikan kepada perusahaan yang berhubungan dengan permasalahan yang ada atau pengkajian yang dilakukan.
4.2.
Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter
Beberapa teknik pengumpulan data dan penentuan parameter yang digunakan selama penelitian adalah: -
Studi kepustakaan, yaitu dengan cara mencari teori-teori yang mendukung dan berhubungan dengan analisa yang akan dilakukan terhadap data-data yang telah dikumpulkan.
-
Pengamatan secara langsung di tempat penelitian, yaitu dengan melakukan
pengukuran-pengukuran
yang
diperlukan
dengan
menggunakan alat bantu. -
Pengamatan tidak langsung, yaitu dengan melihat data yang telah tercatat di perusahaan.
-
Wawancara, yaitu dengan mewawancarai pihak-pihak yang terkait dalam masalah tersebut sambil melakukan brainstorming dengan mereka, sehingga dapat memperoleh informasi tambahan yang diperlukan.
