BAB 4 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH
Metodologi penelitian adalah suatu proses berpikir, mulai dari menentukan permasalahan, melakukan pengumpulan data baik melalui buku-buku maupun studi lapangan, melakukan perancangan sistem berdasarkan data yang ada sampai menarik kesimpulan dan saran.
4.1
Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan Untuk melakukan pemecahan masalah yang berkaitan dengan kualitas di PT
JAYA PANCA TAMA, maka dibawah ini akan dijelaskan metodologi
pemecahan masalah yang digunakan, tahapan–tahapan dari metode pemecahan masalah ini dapat dilihat pada gambar 4.1 hingga 4.3 dengan penjelasan dibawah ini : 1. Penelitian pendahuluan Tahap ini merupakan tahap awal dalam metode penelitian yang dimana pada tahap ini dilakukan studi lapangan yang berguna untuk mengetahui hal-hal yang perlu diamati dan masalah yang terjadi pada perusahaan, dalam hal ini penulis terjun langsung ke perusahaan untuk mengetahui kegiatan perusahaan secara keseluruhan khususnya yang berhubungan dengan pengendalian persediaan bahan baku. Dengan melakukan studi ini, diharapkan penulis dapat memeperoleh data dan informasi
yang dibutuhkan untuk tahap-tahap
berikutnya serta memeperoleh gambaran secara keseluruhan.
87 2. Identifikasi masalah Dari hasil pengamatan dan wawancara yang dilakukan pada penelitian pendahuluan, diidentifikasi masalah-masalah yang muncul untuk selanjutnya dipelajari. PT. JAYA PANCA TAMA adalah salah satu perusahaan yang bergerak pada bidang manufaktur tepatnya pada bidang garment yang memproduksi pakaian jadi baik kemeja, celana, jaket dan lain sebagainya. Salah satu masalah yang dihadapi perusahaan adalah proses pengendalian persediaan bahan baku yang tidak optimal dimana seringkali terjadi kelebihan dan kekurangan persediaan yang secara tidak langsung meningkatkan pengeluaran biaya sehingga perlu diterapkan suatu model pengendalian persediaan sehingga dapat dilakukan perhitungan terhadap hal-hal sehubungan dengan persediaan seperti jumlah persediaan, jumlah safety stock, jumlah stockout dan lain sebagainya. 3. Studi pustaka Studi pustaka adalah suatu langkah pencarian dan penggunaan landasanlandasan teori yang dibutuhkan dalam pemecahan masalah yang berasal dari buku, situs internet, thesis dan jurnal. Studi pustaka ini juga dilakukan untuk mendapatkan landasan teori dan keterangan-keterangan yang berguna bagi penulis sebagai pedoman dalam memecahkan masalah serta mancari solusi untuk mengatasi masalah tersebut. 4. Tujuan penelitian Tujuan yang hendak dicapai dari penulisan skripsi ini antara lain : 1. Merancang sistem pengendalian persediaan bahan baku untuk PT.JAYA PANCA TAMA.
88 2. Merancang sistem informasi pengendalian persediaan bahan baku untuk PT.JAYA PANCA TAMA. 5. Pengumpulan dan pengolahan data Dalam pengumpulan data dilakukan pengumpulan data baik yang berhubungan dengan data mengenai persediaan maupun data umum perusahaan lainnya. Pengumpulan data ini dilakukan dengan melakukan wawancara dan pengamatan langsung kegiatan di perusahaan. Data-data dan informasi yang dikumpulkan untuk menunjang pengolahan data adalah sebagai berikut: 1. Data umum perusahaan yakni sejarah perusahaan, struktur organisasi, proses produksi dan data umum lainnya 2. Data permintaan bahan baku selama 2 tahun yakni tahun 2003 hingga tahun 2004. 3. Data-data
biaya
yakni
biaya
penyimpanan/holding
cost,
biaya
pemesanan/set up cost, biaya kekurangan persediaan/backorder cost. 4. Data lead time 6.Pengolahan data Pengolahan data dilakukan berdasarkan teori-teori yang terdapat pada buku, internet, thesis dan jurnal yang menjadi referensi. Setelah data-data dikumpulkan dilakukan pengolahan data dengan tahapan sebagai berikut: 1. Menentukan distribusi dari data permintaan bahan baku PT. JAYA PANCA TAMA selama 2 tahun yakni tahun 2003-2004. Distribusi yang diuji yaitu distribusi normal. 2. Menghitung mean dan standard deviasi.
89 3. Menggunakan model continous review dengan backorder cost untuk menghitung jumlah pemesanan bahan baku yang optimal, titik pemesanan kembali (reorder point), jumlah stok pengaman (safety stock), jumlah stockout, serta total biaya yang dikeluarkan. 7. Analisa data Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap data yang telah dikumpulkan dan telah diolah melalui pengolahan data. Analisa data ini berhubungan dengan penentuan persediaan optimum dan mengenai model persediaan bahan baku yang digunakan dalam mencari besar persediaan yang optimum tersebut. Analisis dilakukan memakai metode continous review dengan backorder cost. 8. Analisis sistem informasi Sebelum dilakukan perancangan dan pembuatan sistem informasi terlebih dahulu dilakukan analisis sistem informasi yang antara lain bertujuan untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan, selain itu juga untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan pengguna sistem sehingga dapat memperbaiki sistem yang sudah ada sekarang ini. Dalam kasus ini, perusahaan menerapkan sistem yang sedang berjalan secara manual dan intuitif. Untuk sistem yang akan diusulkan
menggunakan
komputer
yang
diharapkan
akan
membantu
perusahaan meningkatan efisiensinya karena proses kalkulasi akan dilakukan secara cepat dan otomatis, selain itu juga dapat membantu perusahaan dalam penyimpanan dan pendokumentasian data perusahaan menjadi lebih baik. 9. Perancangan sistem informasi Setelah proses analisa dilakukan baru akan dilakukan perancangan sistem informasi. Sistem informasi ini akan berguna sebagai alat pembantu bagi
90 perusahaan dalam mengendalikan persediaan bahan bakunya yang selama ini hanya dilakukan secara intuitif.
Sistem informasi yang dibuat akan
dikembangkan dengan metode Object Oriented Analysis and Desain. Langkah-langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi antara lain adalah a. Membuat sistem definition Sistem definition merupakan deskripsi dari sistem yang sedang berjalan di perusahaan tempat objek penelitian saat ini. Sistem definition didapatkan dengan melakukan pengamatan langsung di lapangan, wawancara pada pihak-pihak terkait di perusahaan b. Membuat sistem usulan Sistem usulan merupakan deskripsi dari sistem informasi yang akan dibuat. Mencakup bagian-bagian yang fundamental untuk penggunaan dan pengembangan sistem. Sistem usulan antara lain mendefinisikan infomasi apa yang harus ada dalam sistem, fungsi apa yang harus ada, dimana dapat digunakan. Sistem usulan membantu kita mendapatkan overview yang singkat dan tepat dari sistem yang kita buat. c. Membuat class diagram Merupakan penggambaran penting dalam pembuatan sistem yang menggambarkan kumpulan class dan relasinya. Class diagram juga menunjukkan atribut (attribute) dan operasi (operation) dari sebuah object class
91 d. Membuat statechart diagram Statechart diagram berfungsi untuk menggambarkan daur hidup dari sebuah object atau class, membantu menjelaskan event-event yang ada dalam sebuah object atau class. e. Membuat use case diagram Use case diagram dibuat untuk mendeskripsikan hubungan antara actor/pengguna sistem dengan sistem yang dibuat. Use case-use case yang ada menggambarkan fungsi dari sistem yang ingin dibuat berdasar pada kebutuhan pengguna. f. Membuat sequence diagram Memberikan gambaran mengenai hubungan antar object melalui pesan dengan memperhatikan waktu dari pengiriman pesan. g. Membuat component diagram Component diagram merupakan unit fisik dari implementasi dengan interface yang diterjemahkan dengan baik yang dimaksudkan untuk digunakan sebagai komponen yang dapat diganti dari sistem. Setiap komponen
menunjukkan
implementasi
dari
class
berdasarkan
desain/perancangan. h. Membuat deployment diagram Deployment diagram ini digunakan untuk menggambarkan arsitektur jaringan dari sebuah sistem. i. Membuat user interface User interface yang digambarkan adalah berupa form yang perlu dalam program atau sistem yang akan dibuat.
92 10. Pembuatan program Setelah proses perancangan sistem informasi selesai dilanjutkan dengan pembuatan program dengan menggunakan bahasa pemrograman VB.Net dan untuk databasenya menggunakan Microsoft Acces 2002. Seluruh tahapan pembuatan program ini dapat dilihat pada diagram 4.3 dibawah ini. 11. Kesimpulan dan saran Setelah mengetahui masalah yang dihadapi perusahaan kemudian membahas metode apa yang paling optimal untuk memecahkan masalah itu, dan juga membuat program untuk membantu perusahaan maka pada tahap terakhir ini dapat ditarik kesimpulan secara keseluruhan dari proses penelitian yang telah dilakukan penulis dalam penulisan skripsi ini. Penulis juga kemudian memberikan saran-saran yang berkaitan untuk membantu perusahaan memecahkan masalahnya.
93
START
PENELITIAN PENDAHULUAN 1.Wawancara dengan pihak perusahaan 2.Studi lapangan STUDI PUSTAKA IDENTIFIKASI MASALAH Sistem persediaan bahan baku yang belum optimal STUDI PUSTAKA TUJUAN PENELITIAN
PENGUMPULAN DATA 1.Data umum perusahaan 2.Data permintaan bahan baku tahun 2003-2004 3.Data biaya persediaaan tahun 2003-2004 4.Data-data lainnya
PENGOLAHAN DATA 1.Pengujian kenormalan data 2.Penentuan mean dan standar deviasi 3.Menghitung order quantity, reorder point, jumlah safety stock,jumlah stockout, serta biaya yang dikeluarkan menggunakan model continous review dengan backorder cost.
A ANALISA DATA
B
KESIMPULAN DAN SARAN
END
Gambar 4.1 Diagram Alir Metode Pemecahan Masalah bagian 1
94 A
START
S (x)
D engan h itu n g Q
1
=0,
:
2 × D (A + π S (x) H
M e ngh itu ng n ilai r ya ng o ptim a l
x
r=
L
+ sL Z
H *Q ⎞ ⎛ ⎜1 − ⎟ π *D ⎠ ⎝
Mencari nilai safety stock S=r-
S (x) = S L
TC(Q,r) =
1 2Π
e
xL 2 ⎡ ⎛ ⎞ ⎤ ⎢− 1 ⎜ r − Xl ⎟ ⎥ ⎢ 2 ⎜⎝ sL ⎟⎠ ⎥ ⎣ ⎦
-
[(r − xl )(1 − P(Z ))]
A× D ⎛ Q ⎞ π ×D + r − xl ⎟ + + H⎜ S (x ) Q Q ⎝2 ⎠ Mencari Q 2 Q2 =
(
)
2 × D A + π S (x ) H
Perhitungan r baru r=
⎛ H *Q ⎞ x L + sL Z ⎜ 1 − ⎟ ⎝ π *D ⎠
Nilai r,Q pada iterasi tersebut mendekati nilai r,Q sebelumnya(stabil) NO YES Didapatkan nilai r dan Q yang optimal
Mencari nilai safety stock S=r-
xL
Perhitungan total biaya persediaan
TC(Q,r) =
A× D ⎛ Q ⎞ π ×D + r − μl ⎟ + + H⎜ S (x ) Q Q 2 ⎠ ⎝ END
Gambar 4.2 Diagram Alir Metode Pemecahan Masalah bagian 2
95 B
START
Analisis Sistem Informasi Definisi Sistem Berjalan Melakukan wawancara dan pengamatan langsung di tempat penelitian Definisi Sistem Usulan Melakukan wawancara dan brainstroming dengan pihak yang akan menggunakan sistem sehingga mengetahui kebutuhan dari pengguna sistem
Perancangan Sistem Informasi - Membuat system definition - Membuat class diagram - Membuat statechart diagram - Membuat use case diagram - Membuat sequence diagram - Membuat component diagram - Membuat deployment diagram - Membuat user interface
Apa sesuai dengan sistem definisi usulan ?
tidak
ya Pembuatan program Menggunakan bahasa pemrograman VB.Net dan untuk databasenya menggunakan Microsoft Acces 2002
Kesimpulan dan Saran
Gambar 4.3 Diagram Alir Metode Pemecahan Masalah bagian 3
96 4.2.
Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter Untuk mendukung analisa dalam pembuatan sistem informasi untuk pengendalian persediaan bahan baku di PT. JAYA PANCA TAMA ini, maka dibutuhkan data–data serta dokumentasi dari perusahaan yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan pada saat ini untuk mempermudah penulis untuk melakukan identifikasi masalah, analisa dan perancangan sistem baru dengan menggunakan data–data yang valid dari perusahaan. Berikut adalah beberapa teknik pengumpulan data dan penentuan parameter yang digunakan penulis: - Wawancara
Dilakukan dengan mewawancarai pihak-pihak yang terkait dengan proses pengendalian bahan baku di perusahaan tersebut sambil melakukan urun rembug dengan mereka, sehingga dapat memperoleh informasi tambahan yang diperlukan. Beberapa bagian perusahaan yang diwawancara antara lain adalah salah satu pemilik perusahaan, bagian penjualan, bagian gudang, bagian PPIC. - Studi kepustakaan
Studi pustaka dilakukan sebagai bahan acuan/referensi dalam mengumpulkan data apa saja yang diperlukan serta langkah yang perlu dilakukan untuk mengolah data yang terkumpul yaitu dengan cara mencari teori-teori yang mendukung dan berhubungan dengan analisa yang akan dilakukan terhadap data-data yang telah dikumpulkan. Studi pustaka dilakukan dengan membaca buku–buku literatur, transparansi, modul praktikum, jurnal, akses internet dan sebagainya.
97 - Pengamatan secara langsung Dilakukan dengan meninjau langsung ke perusahaan. Melihat bagaimana proses pengendalian persediaan bahan baku dilakukan perusahaan, setelah bahan baku diterima apa yang dilakukan, bagaimana pengaturan bahan baku di gudang, bagaimana pemesanan bahan baku ke supplier dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan pembahasan masalah. - Pengamatan secara tidak langsung
Pengamatan secara tidak langsung dilakukan dengan melihat dan mencatat data-data milik perusahaan yang berhubungan dengan masalah yang dibahas dalam skripsi ini
