BAB 4 Hasil dan Bahasan Pada bab 4 akan membahas hasil penelitian yang telah dilakukan dengan menggunakan metode fit / gap analysisdan risk analysis. Fit / gap analysis bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan yang dimiliki oleh PT Dos Ni Roha, khususnya pada modul Material Management dengan ruang lingkup yang sudah dijabarkan pada Bab 1.Fit / gap analysis memiliki beberapa tahapan. Tahapan pertama yaitu menentukan requirement yang ada pada masing-masing proses (proses perencanaan & pembeliaan material dan proses penerimaan material) kemudian requirement tersebut akan diberi penilaian, dimana akan dilakukan 3 jenis penilaian (severity, priority, dan likelohood) dan dari ketiga jenis penilaian tersebut akan menghasilkan RPN (Ranking Priority Number). Tahapan kedua yaitu membuat ranking requirement yang dibuat setelah didapatkannya hasil dari RPN. Pada tahapan ranking requirement akan menghasilkan penjelasan mengenai seberapa besar tingkat prioritas requirement pada masing-masing proses. Terdapat 3 jenis prioritas, yaitu high, medium, dan low. Tahapan ketiga yaitu dibuatnya fit / gap analysis report, dimana di dalam laporan tersebut ditemukan rekomendasi yang dapat ditawarkan atas evaluasi user requirement yang memiliki kondisi gap. Tahapan keempat yaitu laporan dari fit / gap analysis tersebut akan dibuatkan persentase dan juga grafik yang dibuat berdasarkan kondisi (fit, partial fit, atau gap) dan juga rankprioritas (high, medium, atau low). Tahapan kelima adalah membuat Business Process List yang bertujuan untuk melihat setiap requirement tersebut merupakan old process (requirements yang memiliki kondisi fit), old process & new process (requirements yang memiliki kondisi partial fit) atau new process (requirements yang memiliki kondisi gap).
127
128 4.1
Fit / Gap analysis 4.1.1 Requirement assessment Proses bisnis yang berjalan pada PT Dos Ni Roha dibagi menjadi dua kategori yaitu Proses Perencanaan dan Pembelian Material serta Proses Penerimaan Material, dimana sesuai dengan modul yang di gunakan yaitu modul SAP Material Management. Proses bisnis yang telah di kategorikan akan ditentukan prioritasnya terhadap setiap requirement. Requirement merupakan spesifikasi dari setiap proses bisnis yang sudah diimplementasikan, dan penjelasan tentang bagaimana sistem tersebut berjalan sesuai dengan kebutuhan. Begitu juga dengan bagian-bagian tertentu yang ada didalam sistem yang dapat dijadikan acuan dalam proses pengembangan sistem. Dengan adanya teknik Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) yang digunakan dalam menentukan prioritas pada failure mode (symptom bug) atau kualitas resiko yang ada pada fungsi, fitur, stribut, behavior, komponen, dan interface system. Isi dari setiap kolom dari requirement assessment adalah Severity, Priority, dan Likelihood yang bertujuan untuk memberikan penilaian terhadap requirement guna untuk menunjukan prioritas dari setiap requirement yang telah diidentifikasikan.
129 4.1.1.1 Requirem ent assessment pada proses perencanaan dan pembelian m aterial Tabel 4.1 Requirement Assessment pada Proses Perencanaan dan Pembelian Material Proses Perencanaan dan Pembelian Material Requirements Severity Priority Likelihood
Activities Forecasting
1. Forecasting diluar
RPN
3
2
3
18
3
3
2
18
3
3
4
36
3
3
4
36
3
3
3
27
3
3
4
36
4
3
3
36
4
4
4
64
3
3
4
36
5
4
5
100
sistem.
2. Penentuan nilai safety stock, ROP (Re-order Point), max stock level secara akurat.
3. Upload data ke dalam sistem software SAP.
4. Pembuatan material planning. Material
1. Pembuatan PR untuk
Planning for
semua branches secara
Branch
otomatis dan pengecekan requirement list.
2. STR dikonversikan menjadi STO untuk setiap branch.
3. Pembuatan material planning oleh IC apabila stock tidak mencukupi.
4. Pengalokasian stock ke branch. Material Planning for DC(Distribut ion Center
1. Pembuatan MRP untuk kebutuhan DC.
2. Perubahan purchase requisition.
130 Center)
3
3
4
Severity
Priority
Likelihood
2
2
2
8
3
3
3
27
4
3
4
48
4. Konfirmasi branch untuk 3
4
4
48
3
4
4
48
3
3
3
27
4
4
4
64
purchase 1
1
1
1
ke 2
2
2
8
dari 2
2
3
12
3. Sistem meng-convert PR
36
menjadi PO ke principal, apabila tidak terjadi perubahan didalam MRP. Activities
Requirements
Non Regular
1. STO oleh branch dengan
Branch
menggunakan software
Requirement
SAP.
2. Pengalokasian
RPN
persediaan stock ke branch.
3. Budget pembelian apabila stock di other branch tidak tersedia.
membuat reservasi yang baru.
5. Menghapus stock transfer order (STO) pada sistem.
6. Konfirmasi perpindahan stock dari other branch ke branch. Purchasing
1. Penambahan
for Local
requirements lain diluar
Trading
dari planning.
Stock
2. Pembuatan order (PO).
3. Pengiriman
PO
principal.
4. Goods principal PO.
receipt
berdasarkan
131 4.1.1.2 Requirem ent assessment pada proses penerim aan material Tabel 4.2 Requirement Assessment pada Proses Penerimaan Material
Activities Goods Receipt from
Requirements
Proses Penerimaan Material Severity Priority
1. Penandatanganan
Likelihood
RPN
4
4
4
64
2
2
3
12
3
3
2
18
4
4
4
64
2
2
3
12
delivery note.
Principal (Based On PO : Cross Dockingdan Stock)
2. MIGO dengan menggunakan software SAP.
3. Pengalokasian material cross docking ke branch dan putaway jika material merupakan stock.
Goods
1. Penandatanganan
Receipt from
delivery note dan
Principal
pembuatan berita acara
(Based On
jika tidak sesuai.
PO : Direct)
2. MIGO dengan menggunakan software SAP.
132 3. Claim expedition
2
2
2
8
Severity
Priority
Likelihood
5
4
4
80
5
4
4
80
3
3
4
36
2
2
3
12
3
3
3
27
3
3
3
27
2
2
2
8
terhadap material yang tidak dapat ditukar dan pembuatan sales order ke forwarder.
Activities Goods
Requirements
1. Pengembalian material
Receipt from
ke DC ataupun
Branch
pengembalian material
RPN
sample.
2. Pengembalian barang ke DC dan penandatanganan doc.receiving jika tidak terjadi perbedaan.
3. Putaway material yang tidak bad stock.
4. Claim material dengan kondisi bad stock ke principal.
5. Transfer material ke branch jika deficit.
6. Blocking material jika bad stock dan mengclaim ke principal. Goods
1. Post good issue dan
Receipt from
pembuatan goods issue
DC(Distribut
for delivery.
133 ion Center)
2. Penandatanganan DpN
4
4
4
64
5
5
5
125
2
2
3
12
2
3
3
18
Severity
Priority
Likelihood
2
2
2
8
4
4
4
64
5
5
5
125
2
2
3
12
2
3
3
18
(Dispatch Note)
3. Pembuatan berita acara jika material tidak sesuai dengan dokumen.
4. MIGO dengan menggunakan software SAP.
5. Return goods ke DC dan sales order ke forwarder.
Activities Goods
Requirements
1. Stock transfer material
Receipt from
dari other branch
Other
(sender) ke other
Branch
branch (receiver).
2. Penandatanganan DpN
RPN
(Dispatch Note).
3. Pembuatan berita acara jika material tidak sesuai dengan dokumen.
4. Good Receipt dengan menggunakan software SAP.
5. Transfer ke sender branch dan sales order to forwarder.
134 Berdasarkan tabel 4.1 dan tabel 4.2 dapat disimpulkan bahwa dengan adanya total RPN tersebut kita dapat menentukan apakah requirement tersebut bernilai high, medium, atau low.
4.1.2 Ranking requirement Tahapan yang dilakukan setelah memperoleh hasil RPN dari setiap requirements adalah membuat tabel ranking requirement, dimana setiap requirement memiliki prioritas masing-masing. Terdapat 3 jenis prioritas, yaitu High, Medium, dan Low.
131
4.1.2.1 Ranking requirem ent pada proses perencanaan dan pem belian m aterial Tabel 4.3 Ranking Requirement pada Proses Perencanaan dan Pembeliaan Material Proses Perencanaan dan Pembelian Material Activities
Membuat
Requirements
1. Forecasting diluar sistem.
Rank High
Medium
-
Comment Low
-
Forecasting
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena pembuatan forecasting ini adalah proses pembuatan paling awal. Walapun terjadi di luar sistem, tetapi perhitungan perencanaan material harus dilakukan secara
teliti
agar
perencanaan
material
yang
dibutuhkan dapat diketahui.
2. Penentuan nilai safety stock, ROP (Re-
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena
order Point), max stock level secara
sangat dibutuhkan dalam pengadaan material dalam
akurat.
menentukan kapan material harus dibeli, berapa jumlah yang harus dibeli, serta berapa jumlah maximal stock di gudang agar stock tetap terjaga.
135
132 136
3. Upload data ke dalam sistem software
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena
SAP.
sistem
akan
meng-upload
perencanaan
pengadaan material sesuai dengan forecasting yang telah dibuat. Sehingga apabila forecasting salah akan berakibat pada proses selanjutnya.
4. Pembuatan material planning.
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena dengan adanya user manual, maka pembuatan material planning menjadi lebih cepat dan sangat membantu dalam perencanaan material.
Activities
Requirements
Rank High
Material
1. Pembuatan PR untuk semua branches
-
Medium
Comment Low
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium
Planning for
secara otomatis dan pengecekan
kerena pada saat mengecek stock requirement list,
Branch
requirement list.
sistem akan secara otomatis membuat purchase requisition,
agar
tidak
terjadi
kelebihan
atau
kekurangan material.
2. STR dikonversikan menjadi STO untuk setiap branch.
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena sangat membantu dalam proses selanjutnya yaitu pembelian material yang ada di DC (Distribution Center).
133
3. Pembuatan material planning oleh IC
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena dalam pembelian stock hanya dilakukan apabila
apabila stock tidak mencukupi.
stock tidak mencukupi, dan dapat menyebabkan keterlambatan apabila requirement ini tidak dipenuhi.
4. Pengalokasian stock ke branch secara
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena requirement ini hanya mengalokasikan stock apabila
manual.
barang sudah tersedia ke cabang-cabang. Activities
Requirements
Rank High
Material
1. Pembuatan MRP untuk kebutuhan DC.
Medium
Comment Low
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium
Planning for DC
karena sistem secara otomatis akan memeriksa MRP
(Distribution
dan Inventory control akan me-review hasil MRP yang
Center)
sudah dibuat, sehingga membantu dalam proses selanjutnya membeli material ke principal.
2. Perubahan purchase requisition.
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena akan
mempengaruhi
MRP,
apabila
purchase
reqsuisition tidak sesuai dengan MRP.
137
134 138
3. Sistem meng-convert PR menjadi PO ke principal,
apabila
tidak
-
-
karena membantu dalam pembelian material ke
terjadi
principal baik secara local maupun import.
perubahan didalam MRP.
Activities
Non Regular Branch
Requirement ini termasuk dalam kategori medium
Requirements
Rank
1. STO oleh branch dengan menggunakan
High
Medium
-
Comment Low
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena branch akan membuat STO apabila stock yang ada di
software SAP.
Requirement
cabang telah habis.
2. Pengalokasian
persediaan
stock
ke
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena IC akan langsung mengalokasikan material ke
branch.
branch apabila stock tersedia, tetapi apabila tidak maka akan mempengaruhi ke proses selanjutnya dalam pembelian material.
3. Budget pembelian apabila stock di other branch tidak tersedia.
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena IC harus mengecek apakah sesuai dengan budget pembelian atau tidak, agar tidak terjadi over budget dalam satu cabang.
135
4. Konfirmasi branch untuk membuat
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena jika stock tersedia pada cabang lain, maka IC
reservasi yang baru.
harus
melakukan
konfirmasi
agar
tidak
terjadi
kesalahan dalam melakukan STO.
5. Menghapus stock transfer order (STO)
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena membantu dalam melihat status pembelian
pada sistem.
stock, dan tidak mempengaruhi proses selanjutnya.
6. Konfirmasi perpindahan stock dari other
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena pada saat perpindahan stock, branch dapat
branch ke branch.
mengetahui other branch mana yang melakukan perpindahan stock, dan membantu other branch agar tidak terjadi kesalahan dalam mengririm materialke branch. Activities
Requirements
Rank High
Purchasing for Local Trading Stock
1. Penambahan requirements lain diluar dari planning.
-
Comment
Medium
Low
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena dalam
requirement
ini
mempengaruhi
proses
selanjutnya dalam membuat PO.
139
136 140
2. Pembuatanpurchase order (PO).
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena proses pembelian merupakan kebutuhan perusahaan dalam mendukung semua operasional perusahaan. Pembuatan PO mendukung proses pembelian karena akan dilakukan sesuai dengan permintaan dari IC.
3. Pengiriman PO ke principal.
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena PO yang sudah dibuat akan dicetak dan langsung dikirim ke principal.
4. Pembuatan goods receipt dari principal
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena pada requirement ini mempengaruhi persediaan stock
berdasarkan PO
dan sangat membantu dalam kegiatan operasional perusahaan.
4.1.2.2
Ranking requirem ent pada proses penerimaan m aterial Tabel 4.4 Ranking Requirement pada Proses Penerimaan Material Proses Penerimaan Material
Activities
Requirements
Rank High
Goods Receipt from Principal
1. Penandatanganan delivery note.
-
Comment
Medium
Low
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena di dalam delivery note berisi informasi stock yang telah
137
(Based On PO :
dikirim
Cross Docking
mempengaruhi proses selanjutnya dalam penerimaan
dan Stock)
material.
2. MIGO dengan menggunakan software
-
-
berdasarkan
purchase
order,
dan
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena akan berdampak pada adanya perubahan di dalam
SAP.
purchase order cross docking atau stock dan master data.
3. Pengalokasian material cross docking ke
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena
branch dan putaway jika material
berisi informasi mengenai material mana yang harus di
merupakan stock
alokasikan ke branch dan material mana yang harus di putaway.
Activities
Requirements
Rank High
Goods Receipt from Principal
1. Penandatanganan delivery note dan
-
Comment
Medium
Low
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena pada requirement ini berisi informasi yang akan
pembuatan berita acara jika tidak sesuai.
(Based On PO :
berdampak pada purchase order direct dan master
Direct)
data.
2. MIGO dengan menggunakan software SAP.
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena akan berdampak pada adanya perubahan di dalam
141
138 142
purchase order direct dan master data.
3. Claim expedition terhadap material yang
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena
tidak dapat ditukar dan pembuatan sales
akan berdampak pada purchase order direct dan
order to forwarder.
membantu branch inbound admin mengetahui stock mana yang dapat di claim dan stock mana yang akan di scrap.
Goods Receipt from Branch
-
1. Pengembalian barang ke DC dan
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena
penanda- tanganan doc.receiving jika
pengembalian material dilakukan berasal dari branch
tidak terjadi perbedaan.
dan akan berdampak pada persediaan material.
2. Pengembalian barang ke DC dan
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena
penandatanganan doc.receiving jika
mempengaruhi proses selanjutnya dalam penerimaan
tidak terjadi perbedaan.
material.
3. Putaway material yang tidak bad stock.
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena requirement ini akan berdampak pada material yang ada di storage location dan mempengaruhi proses selanjutnya dalam penerimaan material.
4. Claim material dengan kondisi bad
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena pada proses tersebut sangat mempengaruhi hubungan
stock ke principal.
kerja antara perusahaan dengan principal.
5. Transfer material ke branch jika deficit.
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium
139
karena requirement tersebut hanya melakukan transfer stock ke branch dan tidak begitu pengaruh terhadap kinerja proses yang lain.
6. Blocking material jika bad stock dan
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori medium karena proses tersebut dilakukan jika IC-Claim Admin
meng-claim ke principal.
hanya menerima berupa dokumen dan di dalam dokumen tersebut berisi informasi tentang stock mana yang perlu di claim ke principal. Activities
Goods Receipt from DC
Requirements
1. Post good issue dan pembuatan goods
Rank
Comment
High
Medium
-
Low
-
akan mempengaruhi pengiriman material ke logistic
issue for delivery.
(Distribution Center)
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena
cabang.
2. Penandatanganan DpN (Dispatch Note).
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena DpN sangat mempengaruhi proses selanjutnya dalam penerimaan material.
3. Pembuatan berita acara jika material
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena di dalam berita acara baik bagian IC, Stock Control,
tidak sesuai dengan dokumen.
maupun KA dapat mengetahui informasi tentang kondisi stock saat itu.
4. MIGO dengan menggunakan software
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena
143
140 144
SAP. dalam requirement ini akan berdampak pada stock yang ada di storage location agar branch dapat mengetahui persediaan stock saat itu.
5. Return goods ke DC dan sales order ke
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena akan mempengaruhi kualitas material yang ada di
forwarder.
dalam branch jika material yang diterima terdapat kasus. Activities
Goods Receipt
Requirements
1. Stock transfer material dari other
from Other
branch (sender) ke other branch
Branch
(receiver).
2. Penandatanganan DpN (Dispatch Note).
Rank
Comment
High
Medium
-
Low
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena dapat membantu pembagian jumlah stock antar branch.
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena DpN sangat mempengaruhi proses selanjutnya dalam penerimaan material.
3. Pembuatan berita acara jika material tidak sesuai dengan dokumen.
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori low karena di dalam berita acara baik bagian Branch Stock Control Sender, BranchStock Control, maupun KA dapat mengetahui informasi tentang kondisi stock saat itu.
141
4. Good Receipt dengan menggunakan
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena membantu branch dalam memantau setiap stock yang
software SAP.
akan berdampak pada maximum stock yang ada di setiap branch.
5. Transfer ke sender branch atau
-
-
Requirement ini termasuk dalam kategori high karena dalam proses ini sangat membantu Branch-Inbound
membuat sales order to forwarder.
Admin untuk mengetahui apakah material di transfer ke sender branch atau harus membuat sales order to forwarder. Activities
Requirements
Rank High
Medium
Comment Low
145
146 4.1.3 Fit / Gap analysis report Tahapan yang selanjutnya dilakukan setelah membuat prioritas ranking pada setiap requirements yang ada di perusahaan adalah membuat laporan fit / gap analysis. Fit / gap analysis merupakan suatu metodologi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengetahui, membandingkan, mengevaluasi, dan mengurutkan proses bisnis yang ada di perusahaan dengan sistem fungsi. Terdapat 3 kondisi pada setiap proses, yaitu fit (f), partial fit (pf), dan gap (g). Kemudian ditampilkan juga rank dari setiap kondisi tersebut, apakah high, medium atau low. Dengan mengetahui kondisi dari setiap proses maka dapat membantu perusahaan untuk mengetahui bahwa performa sistem yang sedang berjalan sudah mendukung proses bisnis perusahaan PT Dos Ni Roha. Sehingga perusahaan dapat memperbaiki secara langsung setiap fungsi atau requirement yang bernilai gap (g). Di dalam laporan ini terdapat juga tabel recommendation yang merupakan hasil rekomendasi yang dapat digunakan bagi perusahaan untuk memperbaiki setiap fungsi yang bernilai gap (g). Tabel dibawah merupakan laporan fit / gap analysis, yaitu sebagai berikut :
143
4.1.3.1 Fit / Gap analysis report pada proses perencanaan dan pembelian m aterial • Forecasting Tabel 4.5 Fit / Gap Analysis Report pada Forecasting No
Company
Description
Rank
Requirement 1.1
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Forecasting di
Forecasting merupakan aktivitas yang H
luar sistem.
dilakukan perhitungan
secara
manual,
forecasting
F
Pada
saat
3
bulan
terakhir, bagian IC akan
dimana
membuat
dihasilkan
forecasting
bedasarkan penjualan 3 bulan terakhir
secara manual dengan
dan stock yang masih tersedia di
menggunakan microsoft
gudang. Dari perhitungan yang sudah
excel, karena dilakukan
dilakukan maka product analyst dapat
perhitungan
mengetahui berapa jumlah material
manual maka bisa saja
yang dibutuhkan.
perhitungan
secara
yang
dilakukan tidak akurat. 1.2
Penentuan nilai
Dilakukannya perhitungan stock yang H
F
Pada saat material sudah
safety stock, ROP tersedia, apakah stock yang ada di
mencapai
(Re-order Point),
sistem akan memberikan
gudang sudah mencapai ROP atau
titik
ROP,
147
148
144
max stock level
tidak. Aktivitas ini dilakukan untuk
signal bahwa stock pada
secara akurat
menjamin ketersediaan stock selalu
material sudah mencapai
tetap terjaga.
titik minimun, sehingga IC
harus
membuat
material planning yang nantinya akan menjadi PO. No
Company
Description
Rank
Requirement 1.3
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Upload data ke
Setelah
perhitungan
perencanaan M
F
Walaupun
material
dalam sistem
pengadaaan material telah selesai
planning dibuat secara
software SAP.
dilakukan maka product analyst akan
otomatis. Namun, bagian
meng-upload nya ke sistem SAP.
IC tetap harus mengupload data forecasting terlebih dahulu.
1.4
Pembuatan
Data perencanaan pengadaan material M
material
yang telah diolah oleh product analyst
sistem
planning.
sudah diupload ke SAP maka secara
otomatis
otomatis
membuat
akan
terbentuk
material
F
Setelah data di-upload ke maka
secara
sistem
akan
material
145
planning
•
planning.
Material planning for branch Tabel 4.6 Fit / Gap Analysis Report pada Material Planning for Branch
No
Company
Description
Rank
Requirement 2.1
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Pembuatan PR
Allocation planner akan mengecek M
untuk semua
terlebih dahulu stock requirement list
requirement list terlebih
branches secara
yang
dahulu
otomatis dan
forecasting yang sudah dilakukan,
dikonversikan
pengecekan
kemudian
PR dengan menggunakan
requirement list.
(purchase requisition) bagi cabang
telah
diperoleh
secara
F
berdasarkan
otomatis
PR
IC
mengecek
stock
dan
akan menjadi
t-code MD04.
akan dibuatkan. 2.2
STR
PR yang sudah dibuat akan menjadi M
dikonversikan
STR (stock transfer requirement).
menjadi STO
STR
untuk setiap
dikonversikan oleh sistem menjadi
yang
telah
sesuai
F
Sistem
akan
merubah
STR menjadi STO.
akan
149
146 150
branch.
STO (stock transfer order), yaitu bahwa divisi IC akan melakukan pendistribusian atau perpindahan stock material
ke
setiap
cabang
yang
membutuhkan. No
Company
Description
Rank
Requirement 2.3
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Pembuatan
Stock yang disimpan di warehouse
M
F
IC
membuat
material
material
sudah tidak cukup untuk memenuhi
planning
planning oleh IC
setiap kebutuhan cabang. Oleh karena
material
apabila stock
itu, IC akan melakukan pembelian
mencapai titik minimum.
tidak mencukupi.
berdasarkan material planning yang
apabila stock
sudah
telah dibuat. 2.4
Pengalokasian
Stock yang berada di warehouse sudah L
stock ke branch.
cukup
dengan
kebutuhan
yang
dibutuhkan oleh cabang. Sehingga stock
tersebut
dialokasikan
ke
akan cabang
membutuhkan tersebut.
segera yang
F
Pengalokasian
material
dilakukan secara fisik.
147
•
Material planning for DC (Distribution Center) Tabel 4.7 Fit / Gap Analysis Report pada Material Planning for DC
No
Company
Description
Rank
Requirement 3.1
3.2
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Pembuatan MRP
Stock material di DC (warehouse) M
F
untuk kebutuhan
sudah mencapai batas minimum. Oleh
menggunakan
sistem
DC.
karena itu, IC akan membuat MRP
dengan
t-code
kemudian meninjau hasil MRP yang
MD01/MD03
telah dibuat tersebut, apakah sudah
IC hanya me-review hasil
sesuai dengan kebutuhan.
dari MRP. F
Pembuatan MRP sudah
sehingga
Perubahan
MRP kemudian akan menjadi PR L
PR akan dibuat secara
purchase
(purchase requisition), tetapi apabila
otomatis sesuai dengan
requisition.
terjadi perubahan stock maka IC dapat
MRP yang telah dibuat
merubah PR tersebut.
oleh
IC
menggunakan
dengan t-code
ME52N. 151
3.3
152
148
Sistem meng-
MRP yang sudah sesuai dengan M
convert PR
kebutuhan
menjadi PO ke
dikonversikan menjadi PO yang akan
DC,
kemudian
F
akan
Sistem akan merubah PR menjadi
PO
menggunakan
principal, apabila diberikan kepada principal
dengan t-code
ME57.
tidak terjadi perubahan didalam MRP.
•
Non Regular branch requirem ent Tabel 4.8 Fit / Gap Analysis Report pada Non Regular Branch Requirement
No
Company
Description
Rank
Requirement 4.1
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
STO oleh branch
STO dibuat apabila ketersediaan stock H
dengan
di cabang sudah tidak mencukupi lagi.
otomatis
menggunakan
DC memiliki ketersediaan barang
dengan menggunakan t-
software SAP.
yang
code ME27.
cukup
untuk
memenuhi
kebutuhan sehingga cabang membuat
F
STO akan dibuat secara oleh
sistem
149
STO. Apabila stock di DC tersedia, maka stock tersebut akan dialokasikan ke cabang tersebut. No
Company
Description
Rank
Requirement 4.2
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Pengalokasian
Stock di DC tidak mencukupi maka IC M
persediaan stock
– allocation planner akan mengecek
melakukan
kebranch.
ketersediaan stock di cabang lain,
stock,
apakah
menginformasikan
cukup
untuk
F
membantu
Pada
saat
sistem
pengecekan
sistem
akan
memenuhi kebutuhan stock cabang
bahwa stock yang ada di
yang
warehouse
membuat
STO.
Apabila
mencukupi maka stock tersebut akan dialokasikan
ke
branch
mencukupi
kebutuhan branch.
yang
membutuhkan tersebut. 4.3
Budget
Pada
saat
melakukan
pengecekan M
F
Budget pembeliaan yang
pembelian
ketersediaan stock, ternyata baik di
dikelola oleh IC masih
apabila stock di
DC maupun di cabang lain tidak
secara manual, sehingga
other branch
mencukupi sehingga pihak IC akan
dapat
tidak tersedia.
memerikasa budget perusahaan untuk
masalah,
menimbulkan seperti 153
154
150
melakukan pembelian. No
Company
overbudgeting.
Description
Rank
Requirement 4.4
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit saat
melakukan
pengecekan M
PF
Apabila stock tersedia di Reservasi
Konfirmasi
Pada
branch untuk
ternyata cabang lain memiliki stock
cabang lain maka IC dilakukan
membuat
yang cukup maka pihak IC akan
akan membuat reservasi dapat menjadi referensi baru
reservasi yang
mengkonfirmasikan kepada cabang
baru
baru.
yang telah membuat STO untuk
dimana dalam membuat akan diupdate.
membuat reservasi yang baru.
reservasi secara manual
secara
baru oleh
yang cabang,
manual, bagi STO yang nantinya
dapat memakan waktu lama
dalam
proses
perpindahan stock. 4.5
Menghapus stock
Setelah mengkonfirmasikan kepada M
G
Sistem akan menghapus Pada saat membuat
transfer order
cabang yang membuat STO untuk
STO yang sudah dibuat reservasi baru, STO yang
(STO) pada
membuat reservasi baru, IC akan
oleh
sistem.
menghapus STO (stock transfer order)
penghapusan
yang telah dibuat sebelumnya.
dilakukan oleh IC dengan diupdate saja, sehingga
cabang,
t-code ME22N.
dimana sudah dibuat tidak perlu STO dihapus, melainkan cukup
cabang memiliki history di sistem.
151
4.6
Konfirmasi
Penghapusan STO dilanjutkan dengan M
perpindahan
PF
IC akan menghapus STO
STO yang tidak dihapus,
memberikan konfirmasi perpindaham
setelah itu akan
akan IC berikan kepada
stock dari other
stock dari cabang lain yang memiliki
menginformasikan
cabang lain (sender) sebagai
branch ke
stock ke cabang yang membutuhkan
kepada cabang lain untuk
dokumen
branch.
stock.
melakukan moving stock
memicu adanya pergerakan
yang
akan
material dari cabang lain ke cabang (sender).
•
Purchasing for local trading stock Tabel 4.9 Fit / Gap Analysis Report pada Purchasing for Local Trading Stock
No
Company
Description
Rank
Requirement 5.1
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Penambahan
Sebelum melakukan pembelian stock L
requirements lain
material,
diluar dari
analyst membuat material planning
adanya
planning.
bedasarkan requirements dan juga
material planning diluar
requirements
dari kebutuhan yang ada.
terlebih
diluar
dahulu
dari
product
material
F
Sistem akan membuat material planning dan penambahan
155
152 156
planning yang telah dibuat. 5.2
Pembuatan
Divisi IC tepatnya bagian product H
F
Setelah
pembuatan
purchase order
analyst akan membuat PO berdasarkan
material planning maka
(PO).
dari material planning yang telah
sistem secara otomatis
dibuat.
akan
membuat
PO
dengan t-code ME21N. No
Company
Description
Rank
Requirement 5.3
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Pengiriman PO ke
PO yang sudah dibuat kemudian akan H
F
PO yang sudah dibuat
principal.
diberikan kepada principal. Namun,
nantinya akan dikirimkan
sebelum dikirim ke principal terlebih
ke
dahulu product analyst mengupdate
manual
budget pembeliaan perusahaan.
menggunakan email atau
principal
telepon
secara dengan
sehingga
user
lain banyak yang tidak mengetahui dan kurang efisien dan efektif dalam pengiriman PO. 5.4
Goods receipt dari
PO yang sudah dikirim ke principal H
F
Goods
receipt
akan
153
principal
akan dibuatkan goods receipt apabila
dilakukan menggunakan
berdasarkan PO
barang sudah tiba di DC.
sistem
SAP
apabila
material yang dipesan ke principal sudah tiba.
4.1.3.2 Fit /Gap analysis report pada proses penerim aan m aterial • Goods receipt from principal (based on PO : cross docking dan stock) Tabel 4.10 Fit / Gap Analysis Report pada Goods Receipt from Principal Material (Based On PO : Cross Docking dan Stock) No
Company
Description
Rank
Requirement 6.1
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Penandatanganan
Material dan delivery note diterima L
delivery note.
oleh GR foreman kemudian dokumen
delivery note dilakukan
tersebut
secara manual, dimana
ditandatangani
apabila
F
Penandatanganan
material dan dokumen delivery note
dilakukan
untuk
tidak sesuai maka GR foreman akan
memastikan
bahwa
menginformasikan ke IC.
material
dengan
dokumen yang diterima sesuai, sehingga dapat 157
158
154
melanjutkan
ke
tahap
selanjutnya. 6.2
6.3
MIGO dengan
Delivery
note
yang
sudah H
F
Pada
saat
ini
IC
menggunakan
ditandatangani akan diberikan kepada
menggunakan
software SAP.
DC-inbound admin untuk selanjutnya
SAP untuk melakukan
dilakukan MIGO.
MIGO.
sistem
Pengalokasian
Setelah
material cross
inbound
docking ke branch
terlebih dahulu apakah barang tersebut
manual, tipe PO apakah
dan putaway jika
merupakan referensi dari PO dengan
yang diterima.
material merupakan
melakukan admin
MIGO,
akan
DC- H
F
mengecek
Delivery note akan di cek oleh GR Foreman secara
tipe cross docking atau stock.
stock
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree of Fit
Evaluation
Recommendation
155
•
Goods receipt from principal (based on PO : direct) Tabel 4.11 Fit / Gap Analysis Report pada Goods Receipt from Principal Material (Based On PO : Direct)
No
Company
Description
Rank
Requirement 7.1
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Penandatanganan
Delivery note akan diperiksa apakah L
delivery note dan
sesuai dengan material yang diterima
delivery note dilakukan
pembuatan berita
dan akan dibuatkan berita acara oleh
secara manual, dimana
acara jika tidak
logistik
dilakukan
sesuai.
ketidaksesuaian
cabang
apabila antara
F
terjadi dokumen
dengan material yang ada,
Penandatanganan
untuk
memastikan
bahwa
material
dengan
dokumen yang diterima sesuai,
karena
apabila
tidak sesuai, maka IC akan
membuat
acara
yang
berita
dibuat
3
rangkap.
No
Company
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation 159
156 160
Requirement 7.2
7.3
of Fit
MIGO dengan
Delivery note yang sudah
H
F
menggunakan
ditandatangani akan diberikan kepada
menggunakan
software SAP.
branch inbound admin untuk
SAP untuk melakukan
selanjutnya dilakukan MIGO.
MIGO
saat
ini
IC sistem
Claim expedition
Branch inbound admin akan menukar H
terhadap material
material yang rusak apabila masalah
diterima dalam keadaan
yang tidak dapat
tersebut disebabkan oleh principal dan
rusak atau cacat, maka
ditukar dan
apabila masalah ditimbulkan oleh
material akan di claim ke
pembuatan sales
karena forwader maka akan dibuatkan
principal oleh IC claim
order to
sales order to forwader.
admin, tetapi apabila
forwarder.
F
Pada
Apabila material yang
kesalahan tersebut tidak disebabkan oleh principal, maka akan di buat sales orderto forwarder.
157
•
Goods receipt from branch Tabel 4.12 Fit / Gap Analysis Report pada Goods Receipt from Branch
No
Company
Description
Rank
Requirement 8.1
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Pengembalian
Dibuatnya
material ke DC
material
document L
F
Proses
pengembalian
movement 303 oleh pihak cabang yang
material
yang
ataupun
berisikan material apa saja yang akan
dipinjamkan oleh DC ke
pengembalian
dikembalikan ke DC.
cabang dilakukan secara
material sample.
telah
manual beserta dengan material
document
movement
diberikan
secara bersamaan. No
Company
Description
Rank
Requirement 8.2
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Pengembalian
Material yang telah diterima, terlebih L
barang ke DC dan
dahulu diperiksa apakah sesuai dengan
penanda- tanganan material document movement 303
F
Doc.receiving
akan
langsung ditanda tangani apabila
barang
sesuai 161
158 162
8.3
doc.receiving jika
yang diterima oleh GR foreman lalu
dengan dokumen yang
tidak terjadi
dokumen
telah diterima.
perbedaan.
ditandatangani,
Putaway material
Material yang telah diterima akan M
yang tidak bad
diperiksa keadaan fisiknya. Material
kembali
stock.
yang memiliki kualitas yang buruk
inbound admin, karena
akan diblock, tetapi material dengan
apabila terdapat material
kualitas yang baik akan dilakukan
yang bad stock, maka
putaway.
sistem akan mem-block
tersebut
akan
F
Material akan di cek oleh
DC-
secara otomatis dengan menggunakan
t-code
MB1B. No
Company
Description
Rank
Requirement 8.4
Degree
Claim material
Material yang sudah di-putaway akan H
dengan kondisi
di-claim ke principal oleh IC-claim
di claim
bad stock ke
admin.
apabila
Transfer material
Recommendation
of Fit F
principal. 8.5
Evaluation
Material akan langsung ke principal tidak
terjadi
deficit. Material yang telah diterima ternyata M
F
Jika terjadi deficit, maka
159
ke branch jika
kurang
sehingga
dilakukan
stock
DC-inbound admin akan
deficit.
transfer ke cabang, dimana cabang
melakukan stock transfer
akan mengembalikan material yang
to
branch
dengan
kurang ke DC.
menggunakan
t-code
MB1B. 8.6
foreman
F
Pengecekan
ini
hanya
GR
jika bad stock dan
dokumen saja dan ternyata material
dilakukan
meng-claim ke
tersebut dalam keadaaan rusak maka
claim admin menerima
principal.
IC-claim
berupa
admin
hanya
menerima M
Blocking material
akan
mem-block
apabila
dokumen
IC-
saja,
material tersebut kemudian melakukan
tetapi material akan tetap
claim ke principal.
di
block
dengan
menggunakan
t-code
MB1B apabila material yang
diterima
dalam
keadaan bad stock. No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
163
160 164
•
Goods receipt from DC (Distribution Center) Tabel 4.13 Fit / Gap Analysis Report pada Goods Receipt from DC (Distribution Center)
No
Company
Description
Rank
Requirement 9.1
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Post good issue
DC akan mendistribusikan material ke H
F
Sistem akan melakukan
dan pembuatan
cabang sehingga dilakukan post good
good issue (BMM0308),
goods issue for
issue ke sistem agar jumlah material
dimana
delivery.
di DC berkurang.
menghasilkan
akan
dokumen,
3
jenis
yaitu
DpN,
shipping document, dan shipping expedition. yang
document Material
dikirimkan
ke
cabang secara otomatis akan mengurangi jumlah stock yang tersedia di DC. No
Company
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
161
Requirement 9.2
of Fit
Penandatanganan
Pengecekan dokumen dan material L
DpN (Dispatch
dilakukan oleh logistik cabang, setelah
bersamaan dengan DpN
Note).
itu
ke cabang, setelah sudah
dokumen
kemudian
akan
diserahkan
F
ditandatangani ke
branch
inbound admin.
Material akan dikirim
diterima
maka
pihak
logistik
cabang
akan
memeriksa
terlebih
dahulu kesesuain antara fisik (material) dengan dokumen
yang
sudah
diterima kemudian DpN akan ditandatangani. 9.3
Pembuatan berita
Ketidaksesuaian antara material dan L
acara jika material dokumen akan
diinformasikan
ke
F
Dokumen yang diterima oleh
logistik
cabang
tidak sesuai
stock control dan selanjutnya akan
ternyata
tidak
sesuai
dengan dokumen.
dibuatkan berita acara yang akan
dengan
material
yang
diberikan ke IC, stock control, dan
telah diterima sehingga
KA.
hal tersebut akan memicu dibuatnya berita acara, 165
166
162
dimana sebelumnya hal tersebut
harus
diinformasikan
terlebih
dahulu ke stock control. No
Company
Description
Rank
Requirement 9.4
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
MIGO dengan
Delivery
note
yang
sudah H
menggunakan
ditandatangani
akan
memicu
software SAP.
dilakukannya
MIGO oleh
branch
F
Branch inbound admin akan
menggunakan
sistem
inbound admin.
SAP
untuk
melakukan apabila
MIGO DpN
sudah
ditandatangani. 9.5
Return goods ke
Diterimanya material yang rusak atau H
DC dan sales
berlebihan maka cabang akan men-
pengembalian
order to
transfernya kembali ke DC, tetapi
ke
forwarder.
apabila
adanya
masalah
pada
kesalahan dari DC maka branch
material
yang
telah
inbound admin akan membuat sales to
diterima
forwader.
dengan
material
rusak
bukan
F
Dilakukannya
DC
material diakibatkan
oleh user
cabang manual
163
BMM0406, tetapi apabila masalah
tersebut
dikarenakan yang
kesalahan
dilakukan
oleh
forwader maka branch inbound
admin
akan
membuat sales order to forwader. No
Company
Description
Rank
Degree
Requirement
•
Evaluation
Recommendation
of Fit
Goods receipt from other branch Tabel 4.14 Fit / Gap Analysis Report pada Goods Receipt from Other Branch
No
Company
Description
Rank
Requirement 10.1
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Stock transfer
Ketidaktersediaan stock di cabang H
material dari
memicu terjadinya transfer material
F
Material
yang
dibutuhkan oleh cabang 167
168
164
other branch
antara cabang dengan cabang lain.
ternyata
tersedia lain,
di
(sender) ke other
cabang
sehingga
branch (receiver).
terjadinya stock transfer antar cabang. Kegiatan moving
stock
memicu
sistem
membuat yaitu
tersebut
2
DpN
shipping
untuk
dokumen, dan
juga
document
expedition. No
Company
Description
Rank
Requirement 10.2
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Penandatanganan
Pengecekan dokumen dan material
L
F
Material akan dikirim
DpN (Dispatch
dilakukan oleh logistik cabang,
bersamaan dengan DpN
Note).
setelah itu dokumen akan
ke cabang, setelah sudah
ditandatangani kemudian diserahkan
diterima
maka
pihak
ke branch inbound admin.
logistik
cabang
akan
memeriksa
terlebih
dahulu kesesuain antara
165
fisik (material) dengan dokumen
yang
sudah
diterima kemudian DpN tersebut
akan
ditandatangani. No
Company
Description
Rank
Requirement 10.3
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit
Pembuatan berita
Ketidaksesuaian antara material dan
L
F
Dokumen yang diterima
acara jika
dokumen akan diinformasikan ke
oleh
material tidak
stock control dan selanjutnya akan
ternyata
tidak
sesuai
sesuai dengan
dibuatkan berita acara yang akan
dengan
material
yang
dokumen.
diberikan ke branch stock control-
telah diterima sehingga
sender, branch stock control, dan
hal tersebut akan memicu
KA.
dibuatnya berita acara,
logistik
cabang
dimana sebelumnya hal tersebut diinformasikan
harus terlebih
dahulu ke stock control. No
Company
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation 169
170
166
Requirement 10.4
of Fit
Good Receipt
Delivery
note
dengan
ditandatangani,
menggunakan
dilakukannya goods receipt, tetapi
logistik
software SAP.
apabila
dengan
kemudian akan diberikan
material yang telah diterima maka
ke branch inbound admin
material tersebut akan ditransfer
untuk dilakukan goods
kembali ke cabang pengirim.
receipt
terjadi
yang
sudah H
F
memicu
masalah
Penandatanganan delivery note oleh bagian cabang,
dengan
tcode
MBSU mvt 305. Namun, bila
ditemukannya
masalah pada material maka material tersebut akan ditransfer kembali ke cabang pengirim.
No
Company
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
167
Requirement 10.5
of Fit
Transfer ke
Mentransfer kembali material yang H
sender branch
telah diterima ke cabang pengirim
harus diperiksa terlebih
dan sales order to
dilakukan apabila terdapat masalah
dahulu,
forwarder.
yang
yang
disebabkan
oleh
cabang
F
Masalah pada material
masalah
apa
menyebabkan
pengirim. Namun, apabila masalah
kerusakan pada material
disebabkan oleh karena forwader
yang
maka pihak branch inbound admin
apabila
akan
ditimbulkan oleh cabang
membuat
forwader.
sales
order
to
telah
diterima, kesalahan
pengirim
maka
akan
ditransfer kembali, tetapi bila
masalah
disebabkan
tersebut oleh
forwader maka branch inbound
admin
akan
membuatkan sales order to forwader. 171
172 Analisis pada proses perencanaan dan permintaan material serta
proses
penerimaan
material
yang
dilakukan
dengan
menggunakan fit / gap analysis, menjelaskan apakah requirement yang berjalan di perusahaan sudah sesuai (fit) dengan sistem SAP yang digunakan oleh perusahaan atau terdapat kesenjangan (gap) antara requirement dengan sistem SAP. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan maka didapatkan requirement yang dalam kondisi gap dan partial fit. Setelah ditemukan gap dan partial fit maka langkah selanjutnya yaitu dengan merencanakan solusi yang tepat sehingga performa requirement dapat memberikan hasil yang maksimal. Kolom rank pada tabel, berfungsi untuk menginformasikan bahwa dari setiap masing-masing requirement yang ada memiliki tingkat kepentingan. Berdasarkan analisis diatas, ditemukan bahwa requirement dengan kondisi gap dan partial fit termasuk dalam rank medium. Oleh karena itu, dapat terlihat jelas bahwa requirement tersebut memiliki tingkat kepentingan yang cukup tinggi sehingga harus
diidentifikasi solusi apa yang dapat digunakan sehingga
requirement dengan kondisi gap dan partial fit dapat diminimalisasi atau dihilangkan agar requirement tersebut dapat memberikan kinerja atau performa yang maksimal. 4.1.4 Hasil fit/gap analysis report Hasil laporan dari metodologi fit / gap analysis yang sudah dilakukan akan memperoleh hasil yang menjelaskan mengenai performa antara proses bisnis dengan sistem fungsi. Hasil dari fit / gap analysis report akan menjabarkan persentasi proses yang mengalami kondisi fit (f), partial fit (pf), dan gap (g) dan juga berapa hasil persentase rank dengan nilai high, medium atau low dari masingmasing proses.
173 4.1.4.1
Hasil dari degree of fit keseluruhan proses a. Hasil dari degree of fit pada proses perencanaan dan pembelian material Pada proses ini terdapat 21 requirements, yang terdiri dari 18 requirements dengan kondisi fit (f) dengan persentase (%) 85,71%, 2 requirements dengan kondisi partial fit (pf) dengan persentase (%) 9,53%,dan 1 requirement dengan kondisi gap (g) dengan persentase 4,76(%)%. b. Hasil dari degree of fit pada proses penerimaan material Pada proses ini terdapat 22 requirements, yang teridiri dari 22 requirements dengan kondisi fit (f) dengan persentase (%) 100%, 0 requirement dengan kondisi partial fit (pf) dengan persentase (%) 0%, dan 0 requirement dengan kondisi gap (g) dengan persentase (%) 0%.
Tabel 4.15 Hasil Degree of Fit dari Keseluruhan Proses Percentage (%) of Degree of Fit Fit (F) Process
Proses Perenca naan dan Pembeli an Material
Partial Fit (PF)
Total
Percent
Total
Percent
Requirement
age
Requirement
age (%)
s
(%)
s
18
85,71
2
Gap (G) Total
Percent
Requirement age (%) s
9,53
1
4,76
174 Percentage (%) of Degree of Fit Fit (F)
Process
Proses
Partial Fit (PF)
Gap (G)
Total
Percent
Total
Total
Percentage
Total
Requirement
age
Requirement
Require
(%)
Require
s
(%)
s
ments
22
100
-
-
ments -
-
Penerim aan Material
Tabel 4.15 menjelaskan hasil keseluruhan degree of fit yang didapatkan berdasarkan penilaian yang dilakukan pada saat membuat fit / gap analysis report. Terdapat 43 requirements dari yang terdiri dari 21 requirements dari proses perencanaan dan pembelian material dan 22 requirements dari proses penerimaan material.
Gambar 4.1 Grafik Hasil Degree of Fit dari Keseluruhan Proses
175 Gambar 4.1 merupakan grafik berupa diagram tabung yang menggambarkan mengenai hasil keseluruhan degree of fit dari setiap proses yang sedang berlangsung atau berjalan di dalam proses
bisnis
perusahaan
yang
diperoleh
berdasarkan penilaian yang telah dilakukan pada saat membuat fit / gap analysis report. 4.1.4.2
Hasil dari ranking requirem ents pada keseluruhan proses a. Hasil dari ranking requirements pada proses perencanaan dan pembelian material Total
requirements
pada
proses
perencanaan
dan
pembelian material adalah 21 requirements, dengan pendeskripsian rank sebagai berikut : • Rank high terdapat 6 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 6 requirements dengan persentase (%) 28,57%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 0 requirement
dengan persentase (%) 0%, dan kondisi gap (g) sebanyak 0 requirements dengan persentase (%) 0%. • Rank medium terdapat 12 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 9 requirements dengan persentase (%) 42,86%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 2 requirements
dengan persentase (%) 9,53%, dan kondisi gap (g) sebanyak 1 requirement dengan persentase (%) 4,76%. • Rank low terdapat 3 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 3 requirement dengan persentase (%) 14,28%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%, dan kondisi gap(g) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%.
176 Tabel 4.16 Hasil Ranking Requirement dari Proses Perencanaan dan Pembelian Material Percentage (%) of Ranking Requirement Fit (F) Rank
Partial Fit (PF)
Gap (G)
Total
Percentag
Total
Percentag
Total
Percentag
Requirem
e (%)
Requirem
e (%)
Requirem
e (%)
ents
ents
ents
High
6
28,57
-
-
-
-
Medium
9
42,86
2
9,53
1
4,76
Low
3
14,28
-
-
-
-
Tabel 4.16 menjelaskan hasil ranking requirements pada proses perencanaan dan pembelian material. Dimana pada proses tesebut terdapat 21 requirements.
Gambar 4.2 Grafik Hasil Ranking Requirement dari Proses Perencanaan dan Pembelian Material Gambar 4.2 merupakan grafik dalam bentuk diagram tabung yang menggambarkan mengenai hasil ranking requirement pada proses perencanaan dan pembelian
177 material yang sedang berjalan di dalam proses bisnis perusahaan. b. Hasil dari ranking requirements pada proses penerimaan material Total requirements pada proses penerimaan material adalah 22 requirements, dengan pendeskripsian rank sebagai berikut : •
Rank high terdapat 11 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 11 requirements dengan persentase (%) 50%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%, dan kondisi gap (g) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%.
•
Rank medium terdapat 3 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 3 requirements dengan persentase (%) 13,64%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%, dan kondisi gap (g) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%.
•
Rank low terdapat 8 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 8 requirements dengan persentase (%) 36,36%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%, dan kondisi gap (g) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%.
178 Tabel 4.17 Hasil Ranking Requirement dari Proses Penerimaan Material Percentage (%) of Ranking Requirement Fit (F) Rank
Partial Fit (PF)
Gap (G)
Total
Percentag
Total
Percentag
Total
Percentag
Require
e (%)
Require
e (%)
Require
e (%)
ments
ments
ments
High
11
50
-
-
-
-
Medium
3
13,64
-
-
-
-
Low
8
36,36
-
-
-
-
Tabel 4.17 menjelaskan hasil ranking requirements pada proses penerimaan material. Dimana pada proses tesebut terdapat 22 requirements.
Gambar 4.3 Grafik Hasil Ranking Requirement dari Proses Penerimaan Material Gambar 4.3 merupakan grafik dalam bentuk diagram tabung yang menggambarkan mengenai hasil ranking
179 requirement pada proses penerimaan material yang sedang berjalan di dalam proses bisnis perusahaan. Setelah mengidentifikasi fit, partial fit, dan gap pada setiap requirement serta tingkat kepentingan dari masing-masing requirement. Penjelasan diatas memaparkan hasil yang sudah didapat dalam bentuk persentase (dengan skala 0% - 100%) dan juga grafik batang. Informasi yang didapat, yaitu bahwa pada proses perencanaan dan pembelian material terdapat requirement yang harus diperbaharui karena ditemukan gap dan partial fit serta memiliki tingkat kepentingan dengan rank medium. 4.1.5 Business process list 4.1.5.1 Business process list pada proses perencanaan dan pembelian material Tabel 4.18 Business Process List pada Proses Perencanaan dan Pembelian Material No
Company
Description
Old
Requirement 1.1
New
Process Process
Forecasting
Forecasting
diluar sistem.
aktivitas secara
merupakan
yang
Keteran gan
-
Old
-
Old
dilakukan
manual,
dimana
perhitungan
forecasting
dihasilkan
bedasarkan
penjualan 3 bulan terakhir dan
stock
yang
masih
tersedia di gudang. Dari perhitungan dilakukan
yang maka
sudah product
analyst dapat mengetahui berapa
jumlah
material
yang dibutuhkan. 1.2
Penentuan
Dilakukannya
perhitungan
nilai safety
stock yang tersedia, apakah
180 stock, ROP
stock yang ada di gudang
(Re-order
sudah mencapai ROP atau
Point), max
tidak.
stock level
dilakukan untuk menjamin
secara akurat
ketersediaan
Aktivitas
ini
stock
selalu
tetap terjaga. Company
Description
Old
Requirement
New
Process Process
Keteran gan
No 1.3
Upload data
Setelah
perhitungan
ke dalam
perencanaan
pengadaaan
sistem
material
telah
selesai
software
dilakukan
maka
product
SAP.
analyst akan meng-upload
-
Old
-
Old
-
Old
-
Old
nya ke sistem SAP. 1.4
Pembuatan
Data
perencanaan
material
pengadaan material yang
planning.
telah diolah oleh product analyst sudah diupload ke SAP maka secara otomatis akan
terbentuk
material
planning 2.1
2.2
Pembuatan
Allocation
planner
PR untuk
mengecek terlebih dahulu
semua
stock requirement list yang
branches
telah diperoleh berdasarkan
secara
forecasting
otomatis dan
dilakukan, kemudian secara
pengecekan
otomatis
requirement
requisition)
list.
akan dibuatkan.
STR
PR yang sudah dibuat akan
dikonversika
menjadi STR (stock transfer
yang
PR
akan
sudah
(purchase
bagi
cabang
181 n menjadi
requirement).
STR
yang
STO untuk
telah
setiap
dikonversikan oleh sistem
branch.
menjadi STO (stock transfer
sesuai
akan
order), yaitu bahwa divisi IC
akan
melakukan
pendistribusian
atau
perpindahan stock material ke
setiap
cabang
yang
membutuhkan. No
Company
Description
Old
Requirement 2.3
New
Process Process
Pembuatan
Stock yang disimpan di
material
warehouse sudah tidak
Keteran gan
-
Old
-
Old
-
Old
planning oleh cukup untuk memenuhi IC apabila
setiap kebutuhan cabang.
stock tidak
Oleh karena itu, IC akan
mencukupi.
melakukan pembelian berdasarkan material planning yang telah dibuat.
2.4
Pengalokasia
Stock
yang
n stock ke
warehouse
branch.
dengan
berada sudah
cukup
kebutuhan
dibutuhkan Sehingga
di
yang
oleh
cabang.
stock
tersebut
akan segera dialokasikan ke cabang yang membutuhkan tersebut. 3.1
Pembuatan
Stock
material
di
DC
MRP untuk
(warehouse)
kebutuhan
mencapai batas minimum.
DC.
Oleh karena itu, IC akan
sudah
membuat MRP kemudian
182 meninjau hasil MRP yang telah dibuat tersebut, apakah sudah
sesuai
dengan
kebutuhan. 3.2
Perubahan
MRP
kemudian
purchase
menjadi
requisition.
requisition), tetapi apabila
PR
terjadi
akan
-
Old
New
Keteran
(purchase
perubahan
stock
maka IC dapat merubah PR terdebut. No
Company
Description
Old
Requirement 3.3
Process Process
Sistem meng- MRP yang sudah sesuai convert PR
dengan
kebutuhan
menjadi PO
kemudian
ke principal,
dikonversikan menjadi PO
apabila tidak
yang akan diberikan kepada
terjadi
principal
gan
-
Old
-
Old
DC, akan
perubahan didalam MRP. 4.1
STO oleh
STO
dibuat
apabila
branch
ketersediaan stock di cabang
dengan
sudah tidak mencukupi lagi.
menggunaka
DC memiliki ketersediaan
n software
barang yang cukup untuk
SAP.
memenuhi
kebutuhan
sehingga cabang membuat STO. Apabila stock di DC tersedia,
maka
stock
tersebut akan dialokasikan ke cabang tersebut.
183 4.2
Pengalokasia
Stock
di
DC
n persediaan
mencukupi
maka
stock ke
allocation
planner
branch.
mengecek
tidak IC
-
Old
New
Keteran
–
akan
ketersediaan
stock di cabang lain, apakah cukup
untuk
membantu
memenuhi kebutuhan stock cabang yang membuat STO. Apabila mencukupi maka stock
tersebut
dialokasikan yang
akan
ke
cabang
membutuhkan
tersebut. No
Company
Description
Old
Requirement 4.3
Process Process
Budget
Pada
saat
melakukan
pembelian
pengecekan
apabila stock
stock, ternyata baik di DC
di other
maupun di cabang lain tidak
branch tidak
mencukupi sehingga pihak
tersedia.
IC akan memerikasa budget
gan
-
Update
-
New
Old
ketersediaan
perusahaan
untuk
melakukan pembelian. 4.4
Konfirmasi
Pada
saat
melakukan
branch untuk
pengecekan ternyata cabang
membuat
lain memiliki stock yang
reservasi
cukup maka pihak IC akan
yang baru.
mengkonfirmasikan kepada cabang yang telah membuat STO
untuk
membuat
reservasi yang baru. 4.5
Menghapus
Setelah mengkonfirmasikan
stock transfer
kepada
cabang
yang
184 order (STO)
membuat
pada sistem.
membuat reservasi baru, IC akan
STO
untuk
memnghapus
STO
(stock transfer order) yang telah dibuat sebelumnya. 4.6
Konfirmasi
Penghapusan
perpindahan
dilanjutkan
stock dari
memberikan
other branch
perpindahanstock
ke branch.
cabang lain yang memiliki stock
STO
oleh
Update
Old
New
Keteran
dengan
ke
konfirmasi dari
cabang
yang
membutuhkan stock. No
Company
Description
Requirement 5.1
Process Process
Penambahan
Sebelum
melakukan
requirements
pembelian stock material,
lain diluar
terlebih
dari
analyst membuat material
planning.
planning
bedasarkan
requirements
dan
juga
requirements
diluar
dari
dahulu
material
gan
-
Old
-
Old
-
Old
product
planning
yang
telah dibuat. 5.2
Pembuatan
Divisi IC tepatnya bagian
purchase
product
order (PO).
membuat PO berdasarkan
analyst
akan
dari material planning yang telah dibuat. 5.3
Pengiriman
PO
yang
PO ke
kemudian akan diberikan
principal.
kepada principal. Namun, sebelum principal
sudah
dikirim terlebih
dibuat
ke dahulu
185 product
analyst
meng-
update budget pembeliaan perusahaan. 5.4
Goods
PO yang sudah dikirim ke
receipt dari
principal akan dibuatkan
principal
goods
berdasarkan
barang sudah tiba di DC.
receipt
-
Old
apabila
PO.
4.1.5.2 Business process list pada proses penerimaan material Tabel 4.19 Business Process List pada Proses Penerimaan Material No
Company
Description
Requirement 6.1
Penandatangana Material dan delivery note n delivery note.
Old
NewPr
Keterang
Process
ocess
an
-
Old
-
Old
-
Old
diterima oleh GR foreman kemudian tersebut apabila dokumen tidak
dokumen ditandatangani material
dan
delivery
note
sesuai
maka
foreman
GR akan
menginformasikan ke IC. 6.2
MIGO dengan
Delivery note yang sudah
menggunakan
ditandatangani
akan
software SAP.
diberikan
DC-
inbound selanjutnya
kepada admin
untuk
dilakukan
MIGO. 6.3
Pengalokasian
Setelah melakukan MIGO,
material cross
DC-inbound admin akan
docking ke
mengecek terlebih dahulu
186 branch dan
apakah
barang
putaway jika
merupakan referensi dari
material
PO
merupakan
docking atau stock.
dengan
tersebut
tipe
cross
stock
No
Company
Description
Old
Requirement 7.1
New
Process Process
Penandatangana Delivery
note
akan
apakah
sesuai
n delivery note
diperiksa
dan pembuatan
dengan
material
yang
berita acara jika
diterima
dan
akan
tidak sesuai.
dibuatkan berita acara oleh logistik
cabang
terjadi antara
Keterang an
-
Old
-
Old
-
Old
apabila
ketidaksesuaian dokumen
dengan
material yang ada, 7.2
MIGO dengan
Delivery note yang sudah
menggunakan
ditandatangani akan
software SAP.
diberikan kepada branch inbound admin untuk selanjutnya dilakukan MIGO.
7.3
Claim
Branch
inbound
expedition
akan
terhadap
yang rusak apabila masalah
material yang
tersebut disebabkan oleh
tidak dapat
principal
ditukar dan
masalah ditimbulkan oleh
pembuatan
karena
sales order ke
akan dibuatkan sales order
forwarder.
to forwader.
menukar
dan
forwader
admin material
apabila
maka
187 No
Company
Description
Old
Requirement 8.1
8.2
8.3
New
Process Process
Pengembalian
Dibuatnya
material ke DC
document movement 303
ataupun
oleh pihak cabang yang
pengembalian
berisikan material apa saja
material
yang akan dikembalikan ke
sample.
DC.
Pengembalian
Material
barang ke DC
diterima, terlebih dahulu
dan penanda-
diperiksa
tanganan
dengan material document
doc.receiving
movement
jika tidak
diterima oleh GR foreman
terjadi
lalu dokumen tersebut akan
perbedaan.
ditandatangani,
Putaway
Material
material yang
diterima
tidak bad stock.
keadaan fisiknya. Material yang
material
yang
telah
apakah
303
an
-
Old
-
Old
-
Old
-
Old
-
Old
sesuai
yang
yang akan
Keterang
telah diperiksa
memiliki
kualitas
yang buruk akan di-block, tetapi
material
dengan
kualitas yang baik akan dilakukan putaway. 8.4
8.5
Claim material
Material yang sudah di-
ke principal
putaway akan di-claim ke
jika tidak
principal
deficit.
admin.
Transfer
Material
material ke
diterima ternyata kurang
branch jika
sehingga dilakukan stock
deficit.
transfer ke cabang, dimana cabang
oleh
yang
IC-claim
telah
akan
188 mengembalikan
material
yang kurang ke DC. 8.6
Blocking
GR
foreman
hanya
material jika
menerima dokumen saja
bad stock dan
dan
meng-claim ke
tersebut dalam keadaaan
principal.
rusak
maka
IC –claim
admin
akan
mem-block
ternyata
-
Old
New
Keterang
material
material tersebut kemudian melakukan
claim
ke
principal. No
Company
Description
Old
Requirement 9.1
Process Process
Post good issue
DC akan mendistribusikan
dan pembuatan
material
goods issue for
sehingga dilakukan post
delivery.
good issue ke sistem agar
ke
an
-
Old
-
Old
-
Old
cabang
jumlah material di DC berkurang. 9.2
Penandatangana Pengecekan dokumen dan n DpN
material dilakukan oleh
(Dispatch Note) logistik cabang, setelah itu dokumen
akan
ditandatangani diserahkan
kemudian
ke
branch
inbound admin. 9.3
Pembuatan
Ketidaksesuaian
antara
berita acara jika
material
material tidak
akan
diinformasikan
ke
sesuai dengan
stock
control
dan
dokumen.
selanjutnya akan dibuatkan
dan
dokumen
berita acara yang akan diberikan
ke
IC,
stock
189 control, dan KA. 9.4
MIGO dengan
Delivery note yang sudah
menggunakan
ditandatangani
software SAP.
memicu MIGO
-
Old
-
Old
New
Keterang
akan
dilakukannya oleh
branch
inbound admin. 9.5
Return goods
Diterimanya material yang
ke DC dan
rusak atau berlebihan maka
sales order ke
cabang
forwarder.
mentransfernya kembali ke
akan
DC, tetapi apabila material rusak bukan kesalahan dari DC maka branch inbound admin akan membuat sales to forwader. No
Company
Description
Old
Requirement 10.1
Process Process
Stock transfer
Ketidaktersediaan stock di
material dari
cabang memicu terjadinya
other branch
transfer
material
(sender) ke
cabang
dengan
other branch
lain.
an
-
Old
-
Old
-
Old
antara cabang
(receiver). 10.2
Penandatangana Pengecekan dokumen dan n DpN
material dilakukan oleh
(Dispatch
logistik cabang, setelah itu
Note).
dokumen akan ditandatangani kemudian diserahkan ke branch inbound admin.
10.3
Pembuatan
Ketidaksesuaian antara
berita acara jika
material dan dokumen
material tidak
akan diinformasikan ke
190 sesuai dengan
stock control dan
dokumen.
selanjutnya akan dibuatkan berita acara yang akan diberikan ke branch stock control-sender, branch stock control, dan KA.
10.4
Good Receipt
Delivery note yang sudah
dengan
ditandatangani,
menggunakan
dilakukannya
software SAP.
receipt,
tetapi
apabila
terjadi
masalah
dengan
yang
telah
material
-
Old
New
Keterang
memicu goods
diterima
maka
material
tersebut
akan
ditransfer
kembali
ke
cabang
pengirim. No
Company
Description
Old
Requirement 10.5
Process Process
Transfer ke
Mentransfer
sender branch
material
yang
dan sales order
diterima
ke
to forwarder.
pengirim dilakukan apabila terdapat
kembali
-
Old
telah cabang
masalah
disebabkan
an
yang
oleh cabang
pengirim. Namun, apabila masalah disebabkan oleh karena pihak
forwader branch
maka inbound
admin akan membuat sales order to forwader.
Berdasarkan tabel 4.18 dan tabel 4.19 dapat disimpulkan bahwa requirement yang memiliki kondisi gap dan partial fit (new process) membutuhkan perbaikan sesuai dengan
191 rekomendasi yang telah diberikan pada tabel Fit/Gap Analysis Report. Sedangkan untuk requirement yang memiliki kondisi fit (old process) tidak diperlukan perubahan, tetapi dapat dikembangkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
4.2
Risk analysis Pada tahap sebelumnya telah dibahas mengenai analisis setiap kebutuhan
dengan menggunakan metode fit/gap analysis. Tahap selanjutnya yaitu menggunakan metode risk analysis, yang bertujuan untuk mengetahui seberapa besar dampak yang ditimbulkan dari setiap requirement serta mengidentifikasi setiap risiko yang diperoleh apabila tidak menjalankan rekomendasi yang telah di jelaskan pada tahap sebelumnya. Risk Analysis digunakan pada setiap requirement atau fungsi yang memiliki kategori degree of gap dan partial fit. Dimana dalam menganalisis terdapat penilaian kemungkinan (probability), yaitu seberapa besar kemungkinan risiko tesebut terjadi serta penilaian dampak (impact), yaitu bagaimana dampak dari risiko tersebut dapat mempengaruhi proses bisnis perusahaan. Hasil dari risk analysis dapat dijadikan sebagai masukan dalam pengambilan keputusan. Tahap pertama dalam pembuatan risk analysis yaitu dengan membuat Risk Ranking Table, yang berguna untuk mengurutkan risiko berdasarkan nilainya. Setelah itu akan melakukan pemetaan terhadap risiko kedalam risk probability – impact matrix.
4.2.1 Risk ranking Tabel 4.20 Risk Ranking Table No
1
Requirement
Recommendation
Risk Identification
Konfirmasi branch
Reservasi baru yang dilakukan
untuk membuat
oleh
reservasi yang baru.
referensi bagi STO yang nantinya
cabang,
dapat
menjadi
1. Terjadinya missed communication
Probability
Impact
L
L
M
H
karena reservasi baru dilakukan via telepon.
akan diupdate. 2
Menghapus
stock Pada saat membuat reservasi baru,
1. Pada saat stock opname terdapat
transfer order (STO) STO yang sudah dibuat tidak
selisih antara material yang ada di
pada sistem.
sistem dengan material fisik.
perlu dihapus, melainkan cukup diupdate saja, sehingga cabang
2. Sulit mendeteksi alur pergerakan
memiliki history di sistem.
M
material, karena tidak tercatat
M
history nya.
3
Konfirmasi
STO yang tidak dihapus, akan IC
perpindahan stock dari berikan
kepada
cabang
lain
other branch ke branch. (sender) sebagai dokumen yang
1. Adanya perpindahan stock yang tidak tercatat pada sistem
L
M
192
199
200
akan memicu adanya pergerakan material dari cabang lain ke cabang (sender).
193
194 4.2.2 Hasil pemetaan risk analysis Tahap selanjutnya dalam menganalisis risiko tersebut adalah pemetaan hasil dari risk analysis table tersebut ke dalam risk probability – impact matrix. Pemetaan ini berguna untuk melihat dan membaca
hasil
dari
analisis
risiko-risiko
tersebut
serta
memberitahukan risiko mana yang akan memberikan pengaruh yang besar pada perusahaan. Gambar berikut ini adalah risk probability – impact matrix dan cara membaca data tabel di bawah ini yang terdiri dari nomor-nomor adalah: •
Nomor pertama adalah nomor user requirement pada risk ranking table
•
Nomor kedua adalah nomor risiko dari user requirement tertentu pada risk ranking table. Tabel 4.21 Risk Probability – Impact Matrix
Probability
High Medium Low
2.2 1.1
3.1
Low
Medium
2.1
High
Impact Berdasarkan pemetaan di atas, ditemukan bahwa risiko dari requirement yang memiliki probability medium dan impact high adalah risiko nomor 2.1, sehingga apabila risiko tersebut terjadi maka risiko tersebut yang akan menjadi prioritas utama yang harus ditindaklanjuti terlebih dahulu. Berikut ini adalah penjelasan dari pemetaan diatas: • Kriteria High Low (HL) Kriteria HL (High Low), yaitu probability high dan impact low, merupakan kriteria yang menunjukkan risiko yang dipetakan ke dalam
195 kriteria ini mempunyai kemungkinan atau probability terjadinya tinggi dan dapat berdampak kecil ataupun tidak berpengaruh pada aktivitas utama yang ada di dalam proses bisnis di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, tidak terdapat requirement yang sesuai dengan kriteria High Low (HL). • Kriteria High Medium (HM) Kriteria HM (High Medium), yaitu probability high dan impact medium, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di dalam kriteria ini mempunyai kemungkinan atau probability terjadinya tinggi dan risiko yang terjadi menimbulkan dampak yang cukup mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan, tetapi tidak menghambat proses bisnis yang berjalan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, tidak terdapat requirement yang sesuai dengan kriteria High Medium (HM). • Kriteria High High (HH) Kriteria HH (High High), yaitu probability high dan impact high, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya tinggi dan dampak yang ditimbulkan akan sangat besar terhadap aktivitas utama proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, tidak terdapat requirement yang sesuai dengan kriteria High High (HH). • Kriteria Medium Low (ML) Kriteria ML (Medium Low), yaitu probability medium dan impact low, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya cukup tinggi dan dampak dari risiko yang terjadi cukup mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis yang berjalan, tetapi tidak menghambat proses bisnis di dalam perusahaan Berdasarkan pemetaan risiko pada
196 tabel 4.21, tidak terdapat requirement yang sesuai dengan kriteria Medium Low (ML). • Kriteria Medium Medium (MM) Kriteria MM (Medium Medium), probability medium dan impact medium, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya cukup tinggi
dan dapat menimbulkan dampak yang cukup
mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis yang berjalan, tetapi tidak menghambat proses bisnis secara keseluruhan di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, terdapat 1 requirement yang memiliki kriteria Medium Medium (MM), yaitu risiko dengan nomor 2.2. Risiko 2.2 muncul karena terjadi kesalahan pada proses menghapus STO (Stock Transfer Order) pada sistem. Bila risikorisiko
ini
tidak
diatasi,
maka
risiko-risiko
tersebut
dapat
mempengaruhi aktivitas dalam mengkonfirmasi branch untuk membuat
reservasi
baru.
Aktivitas
menghapus
STO
dapat
menimbulkan masalah dalam menelusuri alur pergerakan material yang terjadi didalam perusahaan karena tidak adanya history, sehingga pada saat adanya selisih material maka sulit dan perlunya waktu yang banyak untuk mencari tahu jalur pergerakan material, tetapi hal ini tidak menghambat proses bisnis utama yang berjalan di perusahaan • Kriteria Medium High (MH) Kriteria MH (Medium High) ), probability medium dan impact high, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya cukup tinggi dan dampak yang ditimbulkan akan sangat tinggi terhadap aktivitas utama proses
bisnis
yang berjalan di perusahaan.
Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, terdapat 1 requirement yang memiliki kriteria Medium High (MH), yaitu risiko dengan nomor 2.1.
197 Risiko 2.1 dapat terjadi karena kesalahan pada saat mengahapus STO, apabila pada saat dilakukan stock opname ditemukan adanya selisih antara material yang ada pada sistem dengan material fisik maka akan memberikan hambatan pada saat bagian auditor akan mengaudit inventory perusahaan. Dimana nantinya perbedaan material pada saat stock opname akan mempengaruhi laporan laba dan rugi perusahaan. • Kriteria Low Low (LL) Kriteria LL (Low Low), yaitu probability low dan impact low, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di kriteria ini mempunyai kemungkinan risiko terjadi rendah dan akan berdampak sangat kecil bahkan dapat tidak berpengaruh pada aktivitas utama dari proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, terdapat 1 requirement yang memiliki kriteria Low Low (LL), yaitu risiko dengan nomor 1.1. Risiko 1.1 dapat terjadi karena pada saat membuat reservasi baru, aktivitas tersebut dilakukan via telepon, sehingga bisa saja adanya kesalahpahaman atau missed communication pada saat aktivitas berjalan. • Kriteria Low Medium (LM) Kriteria LM (Low Medium), yaitu probability low dan impact medium, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan kedalam kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya relatif rendah dan dampak dari risiko yang terjadi akan berpengaruh cukup tinggi pada aktivitas utama dari proses bisnis yang berjalan, namun tidak menghambat proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, terdapat 1 requirement yang memiliki kriteria Low Medium (LM), yaitu risiko dengan nomor 3.1.
198 Risiko 3.1 muncul karena kesalahan dalam mengkonfirmasi perpindahan stock dari other branch ke branch. Risiko seperti pada saat melakukan perpindahan stock, aktivitas tersebut tidak tercatat di sistem, hal tersebut dapat menagkibatkan material stock di cabang lain (sender) mengalami selisih. • Kriteria Low High (LH) Kriteria LH (Low High) ), yaitu probability low dan impact high, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan kedalam kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya relatif kecil dan dampak dari risiko yang terjadi sangat berpengaruh pada aktivitas utama dari proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, tidak terdapat requirement yang sesuai dengan kriteria Low High (LH). 4.2.3 Risk analysis report Tabel 4.22 Risk Analysis Report
Process
Probability – Impact Assessment H.H H.M
Perencan aan
H.L
M.H
M.M M.L
Total
L.H
L.M
L.L
-
-
-
25%
25%
-
-
25%
25%
100%
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
&
Pembeli an Material Penerim aan Material
Setelah dilakukan identifikasi risiko dengan membuat risk ranking table dan pemetaan risiko tersebut ke dalam probability –
199 impact matrix. Pada tabel 4.22 menjelaskan mengenai persentase prioritas risiko pada setiap proses. Penilaian tabel 4.22 dapat dilihat berdasarkan proses perencanaan dan pembelian material dari user requirement dengan kondisi gap dan partial fit, yaitu timbulnya : •
Probability high dan impact high, dengan persentase 0%
•
Probability high dan impact medium, dengan persentase 0%
•
Probability high dan impact low, dengan persentase 0%
•
Probability medium dan impact high, dengan persentase 25%.
•
Probability medium dan impact medium, dengan persentase 25%.
4.3
•
Probability medium dan impact low, dengan persentase 0%.
•
probability low dan impact high, dengan persentase 0%.
•
Probability low dan impact medium, dengan persentase 25%.
•
Probability low dan impact low, dengan persentase 25%.
Overview recommendation and solution Pada tahap sebelumnya telah di evaluasi setiap aktivitas yang ada di dalam
perusahaan, yaitu requirement assessment dan ranking requirement. Tahap selanjutnya yaitu menjelaskan hasil recommendation dari setiap aktivitas yang terdapat pada tabel fit/gap analysis report secara rinci,dimana setiap rekomendasi telah ditetapkan sebelumnya pada saat pembuatan tabel fit/gap analysis report. Begitu juga dengan solusi yang akan diputuskan berdasarkan hasil rekomendasi tersebut. Solusi yang diputuskan berupa detail action plan dan business impactberupa adanya perubahan pada proses bisnis, teknologi, dan lain sebagainya.
200 4.3.1 Overview recommendation Proses perencanaan dan pembelian material Non regular branch requirement No. 4.1
Kebutuhan
Mengkonfirmasi
branch
untuk
membuat reservasi yang baru.
Recommendation
Reservasi baru yang dilakukan oleh cabang, dapat menjadi referensi
bagi
STO
yang
nantinya akan diupdate.
Rank
Medium
Degree of Fit
Partial Fit
Overview Pada saat branch kekurangan stock, branch akan membuat STO ke IC, tetapi pada saat IC tidak memiliki stock lebih, maka IC akan mencari stock tersebut ke branch lain, dan apabila branch tersebut memiliki stock yang dibutuhkan, IC akan membuat reservasi baru ke branch yang kekurangan stock. Berikut
ini
langkah-langkah
pada
saat
melakukan
pemindahan stock ke branch: •
Langkah pertama yaitu membuka sistem SAP dan mengetik T-Code VL10D. Gambar di bawah ini merupakan layar pertama pada saat membuka t-code tersebut.
201
Gambar 4.4 Screen 1 System SAP PT Dos Ni Roha (Sumber :Manager IT – PT Dos Ni Roha)
Kemudian SAP akan menampilkan gambar 4.4. Pada gambar 4.4 ini merupakan screen ke 2, setelah meng-click T-Code VL10D. Setelah itu akan terlihat beberapa field yang harus di isi seperti shipping point, delivery creation, material, dan plant.
202
Gambar 4.5 Screen 2 System SAP PT Dos Ni Roha (Sumber: Manager IT – PT Dos Ni Roha) •
Setelah itu langkah kedua adalah mengisi field – field di atas dengan data dibawah ini: Tabel 4.23 Keterangan Input Field
Field Shipping point
Isian 1200
Deskripsi Shipping point 1200 menandakan bahwa semua permintaan cabang dikirim melalui DC dari storage location utama.
Delivery creation Material
Kosongkan 091*
091* artinya semua permintaan cabang non regular untuk principal rembaka (Lihat tabel principal non regular planning)
203 Plant
Bila
isian
dikosongkan
maka
semua permintaan cabang akan di display bila diisi untuk cabang tertentu maka isi sesuai dengan tabel plant. Bila semua field sudah terisi maka click icon
maka SAP akan
menampilkan 4.6 seperti dibawah ini.
Gambar 4.6 Screen 2 System SAP PT Dos Ni Roha (Sumber: Manager IT – PT Dos Ni Roha)
Gambar 4.6 adalah hasil dari semua permintaan branch. Setelah hasil ini keluar tahap berikutnya adalah untuk reallocation / allocation to branch / purchasing order. Bila merealokasikan STO ini dari branch – branch lain maka STO yang dibuat dihapus.
204 No. 4.2
Kebutuhan
Menghapus stock transfer order (STO) pada sistem.
Recommendation
Pada saat membuat reservasi baru, STO yang sudah dibuat tidak perlu dihapus, melainkan cukup diupdate saja, sehingga cabang
memiliki
history
di
sistem.
Rank
Medium
Degree of Fit
Gap
Overview Setelah membuat reservasi baru, maka pihak IC akan menghapus STO yang sudah dibuat terlebih dahulu oleh cabang.
No. 4.3
Kebutuhan
Mengkonfirmasi
perpindahan
stock dari other branch ke branch.
Recommendation
STO yang tidak dihapus, akan IC berikan kepada cabang lain (sender) sebagai dokumen yang akan
memicu
adanya
205 pergerakan material dari cabang lain ke cabang (sender)
Rank
Medium
Degree of Fit
Partial Fit
Overview Proses penghapusan dokumen STO dilakukan apabila ternyata permintaan cabang ke DC ternyata dipenuhi oleh branch lain (bukan oleh DC). Langkah pertama yaitu mengclick T-Code ME22N. Setelah itu SAP akan menampilkan layar sebagai berikut:
Gambar 4.7 Screen 1 dengan T-Code ME22N (Sumber :Manager IT – PT Dos Ni Roha)
206 Pada lingkaran pertama, pilih other purchase order dan setelah itu maka akan tampil box select document isi pada lingkaran kedua nomor STO yang akan dihapus.Setelah itu pilih material yang akan dibatalkan atau pilih select all (icon ) untuk membatalkan semua material, kemudian click icon
setelah itu click icon
dan item
tiap STO atau per nomor STO akan batal.
Gambar 4.8 Screen 2 System SAP PT Dos Ni Roha (Sumber: Manager IT – PT Dos Ni Roha) Pada gambar 4.8 menunjukkan screen pada saat membuat reservasi baru yang dibuat oleh IC. Field yang akan diisi seperti item, jumlah PO quantity yang akan dipesan IC untuk membeli kepada principal, setelah itu delivery date, dan storage location.
207 4.3.2 Solution Non regular br anch requirement Perubahan yang direkomendasikan
terhadap
requirement pada proses perencanaan dan pembeliaan material, sebagai berikut : Cabang membuat STO (Stock Transfer Order) ke IC untuk meminta material stock, tetapi IC meminta cabang lain untuk memenuhi kebutuhan cabang yang membuat STO, sehingga cabang akan membuat reservasi baru dan STO yang telah dibuat tidak perlu dihapus, melainkan diupdate agar adanya history bahwa terjadi pergerakan. Kemudian STO tersebut dapat diberikan ke cabang lain tersebut lalu dilakukan moving stock ke cabang.
Gambar 4.9 Non Regular Branch Requirement – New (Sumber: Manager IT – PT Dos Ni Roha
208
