BAB 3 INTI PENELITIAN
3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Hotel Ciputra Jakarta Hotel Ciputra Jakarta (dahulu dikenal sebagai Hotel Citra Land Jakarta, sesuai dengan peraturan pemerintah Indonesia, sejak tanggal 1 Januari 1996 berubah nama menjadi Hotel Ciputra Jakarta) milik Grup Ciputra adalah hotel internasional terbesar yang pertama di wilayah Jakarta barat. Hotel berbintang empat ini memiliki 328 kamar tamu termasuk kamar suite. Hotel Ciputra Jakarta merupakan salah satu hotel terdekat dengan Bandara Internasional Soekarno Hatta dan kurang lebih 30 menit dari pelabuhan laut Tanjung Priok. Hotel berbintang empat ini terletak di lokasi strategis karena hanya beberapa menit dari pusat perdagangan yaitu Mall Ciputra, salah satu pusat perbelanjaan terbesar di Jakarta dengan berbagai macam toko eksklusif, bank, restoran, dan aneka hiburan. Manfaat sebuah hotel akan merupakan bagian dari kehidupan kota Jakarta. Hotel Ciputra Jakarta menyediakan restoran, bar, dan lounge, juga enam ruang pertemuan serba guna, termasuk sebuah ruangan besar yang dapat menampung sampai 800 orang. Bangunan
Hotel
Ciputra
Jakarta
menampilkan
suatu
bentuk
kontemporer yang berbeda dari bangunan di sekitar Jakarta Barat, karena Mall Ciputra dan Hotel Ciputra Jakarta tampil dengan penampilan yang relatif mencolok dibandingkan dengan bangunan di sekitarnya.
Hotel menyediakan kamar tipe mewah atau Deluxe, Grand Deluxe, Superior Deluxe, Grand Superior Deluxe, Executive Club, Suite, Cabana Family Suite, dan Presidential Suite. Seluruh kamar dilengkapi dengan saluran hubungan internasional, mini bar yang digabung dengan kulkas mini, sarana pembuat teh dan kopi, kotak penyimpan barang berharga, televisi berwarna dengan fasilitas satelit, radio, pengering rambut, dan sistem kontrol pendingin ruangan. Tamu yang menginap di kamar Executive Club, akan memperoleh fasilitas untuk menggunakan Executive Lounge. Juga tersedia makan pagi continental, kopi dan teh serta hidangan sore hari secara cuma-cuma dan beberapa tambahan khusus. Hotel Ciputra Jakarta adalah milik Grup Ciputra dan dikelola oleh Swiss-Belhotel Internasional Ltd yang saat ini didirikan di Hongkong oleh pakar hotel dengan reputasi internasional yaitu Peter Gautschi. Hotel dan resor yang dikelola oleh Swiss-Belhotel Internasional Management terdapat di wilayah Asia Pasific yaitu Indonesia, China, Hongkong, Vietnam, Filipina, dan Thailand. (sumber : company profile Hotel Ciputra)
3.1.2 Profile Hotel Ciputra Jakarta Nama
: Hotel Ciputra Jakarta
Alamat
: Jalan Letnan Jenderal S. Parman
Kota/Negara
: Jakarta 11470 / Indonesia
Telepon
: (62-21) 566 0640
Fax
: (62-21) 566 1172
E-mail
:
[email protected]
Website
: www.swiss-belhotel.com
Kategori
: Hotel bintang empat
Jumlah kamar
: 328
Soft opening
: 1 September 1993
Grand opening
: 21 Maret 1994
Arsitektur
: Grup Ciputra dan Baltimore Desain Internasional
Desain interior
: Hendra Hadiprana
Kepemilikan
: Grup Ciputra
3.1.3 Logo Hotel Ciputra Jakarta
3.1.4 Visi dan misi Hotel Ciputra Jakarta Terdapat beberapa visi dan misi yang ingin dicapai oleh Hotel Ciputra Jakarta. 3.1.4.1 Visi
Hotel Ciputra Jakarta dapat menjadi hotel ternyaman dan menjadi hotel terkenal di ibukota Jakarta. 3.1.4.2 Misi Misi Hotel Ciputra Jakarta antara lain : 1. Strive to yield results above the industry average (berusaha memberikan hasil di atas pendapatan rata-rata industri). 2. Remain Jakarta’s leading four star hotel (tetap menjadi pemimpin atau pemenang di dalam persaingan hotel berbintang empat). 3. To achieve a higher standard in customer service, guest satisfaction and be proactive in our approach to our daily duties (Ingin mencapai standar yang lebih tinggi dalam hal pelayanan konsumen, kepuasan pelanggan dan proaktif dalam pendekatan untuk tugas kewajiban).
3.1.5 Kategori kamar Hotel Ciputra Jakarta Hotel Ciputra Jakarta memiliki berbagai jenis kamar yang ditawarkan dilihat dari fasilitas yang ditawarkan. Berdasarkan fasilitas kamar yang ditawarkan di Hotel Ciputra Jakarta, ada beberapa kategori kamar yang ditawarkan, antara lain tersaji dalam tabel berikut :
3.1.5.1 Tabel Kategori kamar Hotel Ciputra Jakarta Kamar
Total kamar
Lantai
Ukuran (m)
Deluxe
197
9-15
28
Grand Deluxe*
34
8
28
Superior Deluxe
26
9-15
33
Grand Superior Deluxe
4
8
33
Executive Club*
60
16-17
28
Suite
4
16-17
59
Cabana Family Suite
2
7
65
Presidential Suite*
1
17
82
*layanan internet gratis 24 jam
3.1.6 Departemen Hotel Ciputra Jakarta Hotel Ciputra Jakarta memiliki beberapa departemen yang di antaranya : 1. Room Division Departement 2. Food and Beverages Department 3. Human Resources Department 4. Sales and Marketing Department 5. Financial Controller Department
6. Purchasing Department 7. Chief Engineering Department 3.1.7 Struktur organisasi Hotel Ciputra Jakarta Struktur organisasi Hotel Ciputra Jakarta, secara struktural terdiri dari beberapa departemen yang dibagi sesuai dengan kepentingan hotel, dan setiap departemen tersebut terdiri dari beberapa bagian atau unit lain yang membantu memobilitasi departemen tersebut, dengan susunan top management sebagai berikut : General Manager
: Darren M. Earle
Executive Assistant Manager
: Riza Soemadipradja
Human Resources Manager
: Yudi S. Triyudiana
Director of Sales and Marketing
: Thea S. Gunardhi
Assistant Director of Sales and Marketing: Akhmad Saptono Director of Culinary
: Patrice Bouttier
F&B Manager
: Anton I. Katim
F&B Coordinator
: Dicky
Assistant Executive Sous Chef
: Dodi Lebriansyah
Executive Pastry Chef
: Anis Kurniawan
Accounting Manager
: Iman Wahyudi
Front Office Manager
: Heru Mustapa
Executive Housekeeping Manager
: Dewi Nurbania
Training Manager
: Rody
Chief of Engineering
: Amir Fatah
LPO Manager
: Uyu Suyoto
3.1.7.1 Bagan Struktur organisasi Hotel Ciputra Jakarta
3.1.8 Struktur Sales and Marketing Department Public Relations masih berada di bawah struktur Sales and Marketing Department, hal tersebut akan ditunjukkan dalam gambar bagan berikut ini : 3.1.8.1 Bagan struktur Sales and Marketing Department Director of Sales & Marketing
Assistant Director of Sales & Marketing
Sales Manager Sales Executive Public Relations Executive Reservation Supervisor
Priority Plus Coordinator
Executive Secretary
Graphic Design
Reservation Agent
JR. Secretary
3.1.9 Job Description Public Relations 3.1.9.1 Fungsi dasar :
Menjalankan strategi PR dalam hubungannya dengan pemasaran dan tujuan komunikasi dan sesuai dengan tujuan pemasaran hotel.
Mendefinisikan, mempersiapkan program tahunan untuk merinci tujuan dan anggaran yang dibutuhkan mencapai tindakan.
Bekerja
sama
mengembangkan
dengan
departemen
rencana
kerja
penjualan
untuk
dan
promosi;
melaksanakan
tujuan;
membandingkan prestasi aktual terhadap tujuan berkala; mengambil tindakan korektif yang diperlukan.
Mendirikan perpustakaan umum hubungan informasi.
Memulai liputan media kegiatan organisasi, orang, layanan dan produk melalui semua media.
Bertindak sebagai juru bicara tunggal untuk organisasi (tidak ada anggota lain dari staf harus menjawab dari media, kecuali direktur penjualan dan komunikasi atau manajer umum).
Melaksanakan program.
3.1.9.2 Fungsi spesifik :
Menulis dan mengeluarkan press release kepada media lokal yang relevan (mendapat persetujuan dari atasan sebelum release ada).
Mempertahankan kontak dengan media lokal dan menyadari kebutuhan dan kepentingan, termasuk wartawan tertarik dengan cerita baru yang keras yang berisi fakta-fakta saja dan pendek.
Bekerja
sama
dengan
seluruh
mengembangkan cerita potensial.
Kepala
Departemen
untuk
3.1.9.3 Skills Kemampuan untuk :
Berbicara Inggris dengan baik.
Komunikatif secara efektif.
Mampu menulis (dalam bahasa Inggris dan Indonesia).
Menggunakan alat-alat dan peralatan sekretaris.
Mampu menggunakan komputer.
Memiliki kreativitas.
3.1.10 Standar Operasional Prosedur Public Relations a. Kegiatan-kegiatan tahunan dan anggaran PR
Mempersiapkan anggaran untuk tahun mendatang, termasuk kegiatan PR dan mengusulkan untuk DOS (director of sales) dan komunikasi untuk persetujuan.
Mempersiapkan anggaran dan melaksanakan program khusus untuk menyorot musim liburan.
Mempersiapkan anggaran untuk souvenir hotel / giveaways.
Mempersiapkan anggaran untuk copy writer.
Mempersiapkan anggaran untuk ulang tahun direksi.
Mempersiapkan anggaran untuk ulang tahun media.
Mempersiapkan anggaran untuk taking foto makanan dan promosi tentang minuman.
Mempersiapkan anggaran untuk long staying guest party, diadakan setiap 2 bulan.
b. PR mendirikan perpustakaan informasi
Menyiapkan press kit untuk media.
Menyiapkan airlines kit untuk awak penerbangan.
Menyiapkan informasi hotel.
c. Media coverage
PR memiliki tanggung jawab untuk menciptakan PR coverage yang ditampilkan di koran, tv, tabloid, radio dan majalah.
PR
mengedarkan
coverage
kepada
semua
departemen
dan
meletaknya di papan karyawan. d. Media relations
PR harus menjaga kontak dengan media lokal dan menyadari kepentingan mereka.
e. Pembicara (spokeperson)
Dalam situasi darurat, hanya PR bertindak sebagai orang yang berbicara bagi organisasi (tidak ada anggota lain dari staf harus menjawab dari media, kecuali director of sales and communication atau general manager). Tetapi pada keadaan tertentu, general manager adalah orang yang berbicara.
Bertindak
sebagai
penghubung
hotel
dengan
media
untuk
meningkatkan publisitas yang baik dan mengatasi publisitas buruk.
f. Event Organizer
Setelah memiliki persetujuan (anggaran dan rundown acara) untuk DOS dan general manager, PR harus melaksanakan program (program anak-anak, ulang tahun Jakarta, easter, acara sosial, dan lain-lain).
PR harus membuat konfirmasi atau kesepakatan dengan penghibur.
PR harus mempersiapkan undangan untuk media.
PR harus mempersiapkan selebaran interaktif untuk mempromosikan acara tersebut.
PR harus mempersiapkan press release sebelum acara tersebut diselenggarakan dan membuat foto setelah acara selesai.
PR harus mengumpulkan beberapa sponsor untuk mendukung acara tersebut.
PR harus membuat foto yang baik untuk mendukung dokumen PR dan keterangan foto.
PR harus mengatur acara dan memberitahukannya kepada semua departemen terkait untuk membantu dan membuat acara berjalan dengan sukses.
PR harus mempersiapkan beberapa souvenir untuk wartawan yang datang dan menutup acara.
g. Press release dan foto
PR harus mampu menciptakan press release dan foto untuk mempromosikan atau menginformasikan kepada media tentang kegiatan organisasi.
Memilih media yang ingin kita kirim.
Kirim press release melalui email, fax atau kurir (jika perlu).
h. Mengatur sesi foto dengan media
PR harus mengatur sesi foto dengan media untuk mempromosikan F&B yang akan tampil di majalah mereka.
PR menciptakan memo internal untuk menginformasikan semua departemen yang bersangkutan, sehubungan dengan mengambil foto (hari/tanggal, tempat, nama media, waktu).
i. Promosi di PR
PR harus mempersiapkan press release untuk mempromosikan semua kegiatan hotel (kamar, F&B, dan informasi terbaru).
PR harus membuat acara untuk menyoroti setiap musim liburan.
PR harus mempersiapkan dan merancang sebuah selebaran interaktif, yang akan dikirim secara berkala untuk semua media dan klien.
PR harus mempromosikan program bulanan hotel ke semua media 1 bulan sebelum batas waktu media.
Mengirim gambar hotel (newletter) untuk semua media.
j. Informasi kepada tamu
PR harus mempersiapkan semua informasi (renovasi atau peristiwa) untuk tamu dengan mempersiapkan surat yang diletakkan di semua kamar.
k. Distibut souvenir / giveaways.
PR mendistribusikan souvenir untuk pemohon setelah menerima compliment permintaan dari pemohon. Compliment permintaan harus ditandatangani oleh kepala departemen yang bersangkutan dan general manager atau asisten manajer eksekutif.
l. Monthly report
Menyiapkan laporan compliment permintaan.
Menyiapkan laporan giveaways.
Menyiapkan laporan media coverage.
Menyiapkan laporan aktivitas PR.
PR harus mengkompilasikan semua laporan dan mengirimkannya kepada DOS dan sekretaris komunikasi. m. Media entertain
PR melakukan entertain untuk menjaga hubungan dengan media.
PR melakukan entertain untuk mempromosikan acara hotel.
3.1.11 Media relasi dengan Hotel Ciputra Jakarta 1. Koran ada 9 yakni Investor Daily, The Jakarta Post, Tempo, Kontan, Seputar Indonesia, Suara Pembaharuan, Indopos, Bisnis Indonesia, dan Internasional Media.
2. Majalah ada 19 yakni Travel Club, Travel Launge, Escape Magazine, Now Jakarta, Sarasa Magazine, Maximillian, Emirates Holiday, Unearthing Magazine, Event Guide, Venue Guide, Investor Magazine, Tempo English Magazine, Tabloid Liburan, Konstan Magazine, Eksekutif Magazine, Pastry & Bakery, Bon Appetite, Food Service, Appetite Journey.
3.2 Metode Pengumpulan Data 1. Data primer a) Wawancara mendalam (depth interview) Di dalam penelitian ini, penulis akan menggunakan jenis wawancara terstruktur, yang nantinya akan membantu mengarahkan penulis dalam melakukan wawancara. Wawancara terstruktur merupakan wawancara yang dilakukan dengan cara menyediakan pertanyaan terlebih dahulu di mana pertanyaan disusun secara sistematis. Dengan adanya wawancara terstruktur, dapat membantu penulis dalam mengarahkan penelitian agar tidak melenceng sehingga penulis dapat memperoleh data dan informasi dari narasumber secara lancar. b) Observasi (observation) Di dalam mengumpulkan informasi dan data, penulis akan melihat dan memperhatikan secara langsung pada obyek yang diteliti. Penelitian ini akan dilakukan di Hotel Ciputra Jakarta selama 3 bulan yakni mulai 2 Maret sampai 2 Juni 2011.
2. Data sekunder Adapun
data
sekunder
yang
digunakan
oleh
penulis
untuk
mengumpulkan data dengan dua macam cara yaitu : a) Studi kepustakaan Penulis membaca buku teks, catatan kuliah, makalah-makalah untuk memperoleh teori yang dibutuhkan bagi penelitian. Sehingga diharapkan studi kepustakaan dapat melengkapi isi dari penulisan ini. b) Internet Penulis mendapatkan informasi jurnal melalui media internet dan pengamatan website. 3.2.1
Narasumber Dalam penelitian ini, penulis akan melakukan wawancara mendalam kepada beberapa narasumber. Penentuan narasumber ini dilakukan dengan teknik sampling purposif. Teknik sampling purposif ini mencakup orangorang yang diseleksi atas dasar kriteria-kriteria tertentu yang dibuat peneliti berdasarkan tujuan penelitian. Narasumber dalam penelitian ini yaitu : a. Public relations Executive PR Executive Hotel Ciputra Jakarta bernama Endi Febrina Herlambang. Penulis memilih Mbak Febrina karena ia adalah orang yang paling erat kaitannya dengan kegiatan media relations dan yang melaksanakan kegiatan media relations di Hotel Ciputra Jakarta. Oleh karena itu penulis memilihnya karena dapat memberikan banyak informasi dan masukkan yang dibutuhkan oleh penulis.
b. Director of sales and marketing Director of sales and marketing bernama Thea S. Gunardhi. Nantinya Mbak Thea juga akan menjadi salah satu narasumber bagi penulis. Hal ini karena PR Executive berada di bawah sales and marketing di mana director of sales and marketing pastinya mengetahui apa saja yang dilakukan oleh PR Hotel Ciputra Jakarta. Oleh karena itu penulis memilihnya agar dapat memberikan informasi dan masukkan yang dibutuhkan oleh penulis. c. Wawancara wartawan media massa Di sini penulis akan mewawancarai tiga orang wartawan media massa yang telah lama menjalin hubungan baik dengan PR Hotel Ciputra Jakarta. Wartawan yang nantinya akan diwawancarai oleh penulis adalah:
Bapak AR, dari media Investor Daily.
Bapak D, dari media Konstan Magazine.
Bapak MD, dari media NOW Jakarta. Di sini penulis mengunakan inisial terhadap nama wartawan karena
narasumber tidak ingin disebutkan namanya. Harian ini sering memasukkan liputan tentang Hotel Ciputra Jakarta di dalam rubriknya. Oleh karena itu penulis memilihnya agar dapat memberikan informasi dan masukkan yang dibutuhkan oleh penulis. 3.2.2 Uji keabsahan data Untuk menguji keabsahan data, maka penulis memilih teknik analisis triangulasi. Dalam penulisan ini, penulis menggunakan triangulasi sumber,
yakni dengan mencari data dari sumber yang beragam yang masih terkait satu sama lain. Sumber yang menjadi sasaran dari penulis tidak hanya public relations executive saja di mana yang berhubungan langsung dengan media relations. Tetapi penulis juga akan mencari data melalui Director of sales and marketing serta dua orang wartawan media massa guna mencari data yang beragam. 3.2.3 Metode analisis data Penulis menggunakan metode analisis data kualitatif menurut Miles dan Hubermas dalam Emzir yakni ada tiga jenis kegiatan analisis data antara lain reduksi, model data dan penarikan kesimpulan. Di mana dalam penulisan ini, maka penulis menyimpulkan kegiatan analisis data dalam metode penelitian kualitatif meliputi pengumpulan data, menyusun, memilih, dan menyimpulkan data, sehingga didapatkan kesimpulan akhir dan pengambilan tindakan terhadap permasalahan yang teridentifikasi.
3.3 Permasalahan yang ada Hotel Ciputra Jakarta sebagai hotel yang berlokasi strategis dan berada dekat dengan pusat perdagangan serta merupakan salah satu hotel terdekat dari Bandara Internasional Soekarno Hatta untuk dapat terus eksis maka PR Hotel Ciputra Jakarta harus dapat melaksanakan kegiatan media relations. Untuk melaksanakan dan menjalin media relations di tengah persaingan yang cukup ketat pastinya bukan suatu hal yang mudah. Diperlukan suatu strategi dan keahlian seorang PR Hotel Ciputra Jakarta untuk dapat menjalin dan membangun hubungan yang baik dengan media, sehingga media mau memuat berita mengenai Hotel Ciputra Jakarta. Dari
pengamatan penulis, PR Hotel Ciputra Jakarta kurang maksimal menjalankan kegiatan media relations untuk promosi dan publikasi yang disebabkan terbatasnya dana yang menjadi kendala bagi PR.
3.4 Alternatif pemecahan masalah Menurut penulis, agar PR Hotel Ciputra Jakarta dapat menjalankan kegiatan media relations guna memperoleh publisitas dari media untuk dapat menjangkau publik, maka PR Hotel Ciputra Jakarta harus dapat menjalin komunikasi dan bersahabat dengan baik terhadap media. Hal ini dapat dilaksanakan salah satunya dengan tidak mengurangi intensitas pertemuan dengan media demi menghemat budget yang ada. Selain itu juga, PR Hotel Ciputra Jakarta dapat menggunakan keahlian dan strateginya dengan baik untuk dapat menarik media agar tertarik meliput kegiatan Hotel Ciputra Jakarta dengan mengajak media sebagai sponsor utama bagi kegiatan yang diadakan. Sehingga dengan demikian, PR Hotel Ciputra Jakarta mampu menarik minat media massa untuk mendapatkan prioritas dari setiap kegiatan yang diadakan agar diberitakan kepada publik.
