BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM BERJALAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai bagaimana strategi sistem dan teknologi informasi serta strategi bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan di masa sekarang dengan menggunakan metode enterprise architecture. EA sebagai metode dokumentasi menyediakan current view mengenai strategi apa yang digunakan saat ini, proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan saat ini, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan saat ini. 3.1 Strategic Goals dan Initiatives Top level dari EA Framework mengidentifikasi arahan strategi, tujuan dan inisiatif dari perusahaan dan menyediakan deskripsi yang jelas dari kontribusi IT yang akan mencapai tujuan-tujuan perusahaan. 3.1.1 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Lingkungan internal perusahaan merupakan berbagai hal atau pihak yang saling terkait dengan kegiatan sehari-hari organisasi, dan mempengaruhi langsung terhadap setiap proses, kebijakan yang ada di perusahaan. Lingkungan eksternal perusahaan merupakan variabel di luar organisasi yang dapat berupa tekanan di dalam lingkungan ataupunfaktor spesifik yang beroperasi dalam lingkungan kerja. Variabel tersebut terbagi dua yaitu ancaman dan peluang. 3.1.1.1 Analisis Lingkungan Eksternal Analisis lingkungan eksternal adalah analisis yang berhubungan dengan lingkungan di luar perusahaan dimana faktor tersebut dapat
86
87
mempengaruhi kegiatan bisnis di perusahaan. Dengan mengetahui lingkungan eksternal perusahaan maka perusahaan dapat melihat keuntungan, peluang, ancaman dalam persaingan bisnis saat ini. Analisis lingkungan eksternal dapat dilakukan dengan teknik analisis 5 Daya Porter dan PEST. 3.1.1.1.1 Analisis PEST Analisis PEST mengidentifikasikan dampak lingkungan politik, ekonomi, sosial, dan teknologi terhadap PT. Akita Jaya Mobilindo : Politik • Kondisi politik adanya kebijakan dari pemerintah tentang lingkungan perusahaan seperti tidak diijinkannya service body repair karena akan merusak likungan sekitar sebab dengan adanya body repair di pastikan banyak menggunakan bahan kimia yang berbahaya. • Penggunaan barang dari luar yang diutamakan oleh PT. Akita Jaya Mobilindo akan dapat memberikan pemasukan atau penambahan bea cukai negara. Ekonomi • Faktor utama yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah dengan kemampuan daya beli masyarakat atau pelanggan. Sehingga,
jika
daya beli mayarakat rendah
berdampak pada perusahaan ini. Sosial
akan
88
• Pengaruh sosial di PT. Akita Jaya Mobilindo tidak terlalu berdampak pada perusahaan dikarenakan letak lokasi PT. Akita Jaya Mobilindo tersebut yang sangat strategis. Dimana masyarakat atau pelanggan dapat mengakses dari mana saja. Masyarakat atau pelanggan juga tidak hanya untuk service mobil, tetapi dapat juga melihat mobil-mobil keluaran terbaru di showroom yang sudah tersedia. Teknologi • Perkembangan
teknologi
pada
bisnis
kendaraan
bermotor akan berpengaruh pada teknologi yang dipakai pada PT. Akita Jaya Mobilindo karena tanpa adanya Pengembangan Teknologi di perusahaan akan berdampak pada proses binis . • Teknologi yang diimplementasikan pada PT. Akita Jaya Mobilindo adalah teknologi yang berbasis web-based dan jaringan yang dipakai adalah LAN.
89
3.1.1.1.2 Analisis Lima (5) Daya Porter Analisis Lima (5) Daya Porter terdiri dari ancaman produk pengganti,pendatang baru, pemasok, pembeli dan pesaing industri. Dibawah ini meruapakan analisis lima (5) daya porter pada PT. Akita Jaya Mobilindo : Pendatang Baru Perusahaan baru yang bergerak dibidang service kendaraan bermotor. Seperti : Proton
Pesaing Industri Pemasok Perusahaan distributor khusus untuk otomotif
Perusahaan yang bergerak di bidang service kendaraan bermotor yang berada di sekitar PT. Akita Jaya Mobilindo Yaitu Auto 2000, Plazza Toyota
Produk pengganti - Bengkel Kecil - Montir Panggilan - Club Otomotif - Pedagang Oli Pinggiran
Gambar 3.1 Model Persaingan Porter
Pelanggan - Perorangan - Mahasiswa - Pegawai kantoran
90
Berikut adalah penjelasan analisa lima (5) daya porter pada PT. Akita Jaya Mobilindo: A. Kekuatan Pembeli (Bargaining Power To Customer) Kekuatan Pembeli menjadi salah satu faktor yang memperngaruhi perusahaan untuk mecapai kesuksesan. Hal ini terlihat dari bagaimana perusahaan menjalin komunikasi dengan customer secara baik. Dan juga harga yang diberikan sesuai dengan daya beli pelanggan. Biasanya pelanggan PT. Akita Jaya Mobilindo yaitu berupa
perorangan,
mahasiswa,
pegawai
kantoran.
Perusahaan ingin menjadikan customer puas terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki pelanggan yang loyal dan terus bertambah. Para pelanggan PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki kepercayaan yang tinggi terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Walaupun sudah memiliki kepercayaan dari pelanggan, PT. Akita Jaya Mobilindo harus mempertahankan tingkat kepercayaan pelanggan. Salah satu contoh pelanggan perusahaan yaitu karyawan/i, mahasiswa,
pengusaha.
mempertahankan
tingkat
Untuk
meningkatkan
kepercayaan
dan
pelanggan
perorangan ini dengan cara yang dilakukan oleh PT. Akita Jaya Mobilindo seperti: a. Memberikan pelayanan terbaik dan semaksimal mungkin.
91
b. Menyediakan pembayaran secara cash/credit/tukar tambah dengan harga bersaing dan memuaskan. c. Memberikan diskon khusus bagi pelanggan tetap. d. Memberikan pelayanan service yang terbaik. Selain
itu,
untuk
memberikan
kenyamanan
pada
pelanggan saat mereka menunggu mobilnya di service perusahaan memberikan fasilitas ruang tunggu lengkap dengan TV, AC, WIFI, dan minuman yang tersedia buat pelanggan. Dengan melakukan pelayanan yang terbaik terhadap pelanggan maka pelanggan akan merasa nyaman, aman dan setia terhadap perusahaan.
B. Persaingan Industri (Rivalry Among Existing Competitor) Pada saat ini banyak perusahaan yang bergerak dibidang yang sama dengan PT. Akita Jaya Mobilindo yaitu seperti pelayanan
atau
service
kendaraan.
Hal
tersebut
menimbulkan persaingan yang ketat didalam industri service kendaraan. Para pesaing saat ini juga banyak melakukan inovasi dan perkembangan yang dapat menarik perhatiaan
masyarakat
atau
pelanggan
yang
dapat
meningkatkan persaingan diantara perusahaan. Berikut ini pesaing yang berada di sekitar perusahaan yaitu Auto 2000, Tunas Toyota, dimana lokasi para pesaing tersebut bersebelahan
dengan
perusahaan
PT.
Akita
Jaya
92
Mobilindo. Oleh sebab itu, PT. Akita Jaya Mobilindo harus bekerja keras dan senantiasa membuat suatu inovasi dan meningkatkan pelayanan terhadap para pelanggan sehingga tidak kalah dalam persaingan bisnis.
C. Kekuatan Pemasok (Bargaining Power of Supplier) Pada PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki supplier yang berasal dari ditributor sparepart, oli, accu dan barang – barang lainya yang dibutuhkan dalam pelayanan service mobil. Dan karena perusahaan PT.Akita Jaya Mobilindo berasal dari bengkel resmi Toyota maka suppliernya yaitu hanya Astra Internasional dan Prima karya. Perusahaan seperti PT. Akita Jaya Mobilindo biasanya memiliki langganan kepada beberapa distributor, maka hal ini menunjukkan bargaining power of supplier nya tinggi karena supplier terkonsentrasi pada sekian kecil barang saja. Contohnya untuk sparepart dan oli mobil berbeda distributornya.
D. Ancaman Produk Pengganti (Threat of Subtitute Product) Produk pengganti merupakan suatu ancaman yang nyata bagi perusahaan, dikarenakan produk pengganti ini dapat menggeser
posisi
perusahaan
di
dunia
persaingan
perusahaan sejenis. Pada PT. Akita Jaya Mobilindo produk penggantinya yaitu perusahaan yang bergerak dibidang
93
service kendaraan seperti bengkel kecil, montir panggilan, club otomotive, dan pedagang oli pinggiran. Dengan banyaknya produk pengganti, maka besar peluangnya bagi para pelanggan untuk beralih ke perusahaan service mobil lainnya. Contohnya, jika ada sparepart yang tidak ada pada PT. Akita Jaya Mobilindo, maka pelanggan akan beralih ke perusahaan service lainnya untuk mendapatkan sparepart yang dia inginkan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk terus meningkatkan pelayanan dan lebih memperbanyak serta melengkapi stok barang.
E. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants) Pendatang baru yang bergerak dibidang service kendaraan disaat ini makin banyak ditemui khususnya di daerah Jakarta. Kehadiran para pendatang baru menimbulkan ancaman bagi PT. Akita Jaya Mobilindo sebagai contoh bengkel pendatang baru seperti Proton. Dengan adanya para pesaing baru yang bergerak dibidang yang sama service kendaraan yang mengakibatkan para pelanggan memiliki alternatif yang banyak untuk melakukan service kendaraan mereka. Akan tetapi jika PT. Akita Jaya Mobilindo tetap konsisten terhadap pelayanan yang diberikan maka pelanggan akan tetap masih bisa setia terhadap perusahaan.
94
3.1.1.2 Analisis Lingkungan Internal 3.1.1.2.1 Analisis SWOT Kelangsungan hidup suatu perusahaan dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor strategis internal dan eksternal.
Oleh
karena
itu,
perusahaan
perlu
mengidentifikasi faktor-faktor strategis internal yang berasal dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Selain itu, perusahaan juga perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis eksternal yang berasal dari ancaman bagi perusahaan tersebut. Dengan demikian, perusahaan dapat menggunakan metode analisis SWOT untuk mengidentifikasikan kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities)
dan
perusahaan tersebut, memaksimalkan meminimalkan
ancaman
(threats).
Bagi
sehingga perusahaan dapat
kekuatan
dan
peluang,
serta
kelemahan
dan
ancaman
untuk
menentukan strategi yang digunakan pada PT. Akita Jaya Mobilindo, maka analisis yang didapatkan adalah sebagai berikut: Kekuatan (Strengths) Kekuatan
yang
dimiliki
oleh
suatu
perusahaan
dibandingkan dengan para pesaingnya atau kompetensi khusus yang terdapat dalam organisasi berakibat pada pemilikan keunggulan atau kelebihan komperatif.
95
Kekuatan
yang
dimiliki
oleh
PT.
Akita
Jaya
Mobilindo: •
Harga spare part dan produk lainnya yang kompetitif dan sesuai dengan kualitas.
•
Pelayanan services yang maksimal dan baik.
•
SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidangnya masing-masing.
•
Sudah memiliki sistem berbasis web yang bekerja secara maksimal.
•
Memiliki kepercayaan tinggi dari para pelanggan.
•
Fasilitasnya
yang
baik
dan
memberikan
kenyamanan pada pelanggan. •
Ketersedian sparepart yang selalu di update setiap hari dengan menggunakan aplikasi web-based perusahaan.
•
Lokasi yang strategis sehingga masyarakat lebih mudah mengetahuinnya.
Kelemahan (Weakness) Kelemahan atau masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain. Dengan mengetahui ini maka disusun suatu strategi untuk perusahaan.
menutupi/menghilangkan
kelemahan
96
Kelemahan yang dimiliki oleh PT. Akita Jaya Mobilindo: •
Proses bisnis di perusahaan pada bagian SA (Service Advisor)/ Divisi Penerimaan belum terlalu efektif sebab masih ada proses yang dilakukakan secara manual.
•
Aplikasi web-based yang tidak maksimal seperti user interface yang kurang user-friendly.
•
Penggunaan web-based tergantung pada jaringan sehingga apabila jaringan kurang baik maka webbased susah untuk digunakan.
•
Pelanggan masih harus menunggu beberapa lama di bengkel karena tidak mengetahui kapan service akan selesai.
Peluang (Oppurtunities) Kesempatan yang dimiliki perusahaan untuk membuat lebih
banyak
pesaingnya.
pelanggan
Berbagai
dibandingkan
situasi
lingkungan
dengan yang
menguntungkan bagi satuan organisasi. Peluang yang dimiliki oleh PT. Akita Jaya Mobilindo : •
Lokasi yang strategis sehingga masyarakat lebih mudah untuk mengetahuinya.
•
PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki website dan blog sehingga mempermudah dalam melakukan
97
promosi dalam penjualan produk dan services kendaraan bermotor. •
Keberhasilan perusahaan dapat membuka peluang untuk membuka cabang baru.
•
Mayoritas
masyarakat
sehingga
memberikan
menggunakan
toyota
keuntungan
pada
perusahaan.
Ancaman (Threats) Threats merupakan kebalikan dari pengertian peluang yakni
faktor-faktor
lingkungan
yang
tidak
menguntungkan suatu organisasi. Ancaman
yang
dimiliki
oleh
PT.
Akita
Jaya
Mobilindo: •
Persaingan yang semakin ketat.
•
Banyaknya perusahaan lain yang menggunakan website dalam memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
•
Banyaknya pesaing yang berada di lokasi sekitar PT.Akita Jaya Mobilindo seperti Bengkel kecil, Montir Panggilan , Club Otomotive, Pedagang Oli Pinggiran.
•
Adanya peningkatan penggunaan mobil selain Toyota.
98
•
Perkembangan teknologi pada bisnis kendaraan bermotor akan berpengaruh pada teknologi yang dipakai pada PT. Akita Jaya Mobilindo karena tanpa
adanya
Pengembangan
Teknologi
di
perusahaan akan berdampak pada proses binis.
3.1.1.2 .2 Matrik SWOT Tabel 3.1 Tabel Matrix SWOT
Internal Factor Kekuatan (Strength)
Kelemahan (Weakness)
(S1) Harga spare part dan (W1) Proses bisnis pada produk Eksternal Factor
lainnya
yang bagian SA masih belum
kompetitif dan sesuai dengan terlalu efektif. kualitas.
(W2) Aplikasi web-based
(S2) Pelayanan services yang yang tidak maksimal seperti maksimal dan baik. (S3) SDM yang terlatih dan
user interface yang kurang user-friendly.
kompeten dalam bidangnya masing-masing. (S4) Sudah memiliki sistem
(W3)
Penggunaan
web-
based
tergantung
pada
jaringan sehingga apabila
99
berbasis web yang bekerja jaringan kurang baik maka secara maksimal. (S5) Memiliki kepercayaan
web-based
susah
untuk
digunakan.
tinggi dari para pelanggan. (W4) Pelanggan masih harus menunggu lama di (S6) Fasilitasnya yang baik dan memberikan kenyamanan pada pelanggan.
bengkel karena tidak mengetahui kapan service akan selesai.
(S7) Ketersediaan Sparepart yang selalu di update setiap hari dengan menggunakan aplikasi web-based
(S8) Lokasi yang Strategis Sehingga Masyarakat Lebih mudah mengetahuinnya. Peluang (Oppurtunity)
Strategi SO
Strategi WO
(O1) Lokasi yang
(S2-O1) Dengan adanya
(W1-O2) Dengan adanya
strategis sehingga
pelayanan yang baik dan
pengembangan suatu
masyarakat lebih mudah
tempat yang memungkin
website dapat membantu
untuk mengetahuinya
banyak orang tertarik saat
kelancaran dalam proses
melewati perusahaan.
bisnis perushaan.
(O2)
PT.
Akita
Jaya
100
Mobilindo website
memiliki (S5-O3) Dengan adanya dan
blog kepuasan pelanggan maka
sehingga mempermudah perusaahan memiliki inovasi dalam
melakukan dalam mengembangkan
promosi dalam penjualan perushaan diberbagai tempat. produk
dan
services
kendaraan bermotor. (O3) Keberhasilan perusahaan dapat membuka peluang untuk membuka cabang baru.
(S3-O3) Dengan adanya karyawan yang berkompeten dibidangnya dapat memberikan kesempatan perusahaan untuk mencapai suatu keberhasilan.
(O4) Mayoritas masyarakat menggunakan toyota sehingga memberikan keuntungan pada perusahaan.
(S5-O4) Dengan adanya kepuasan pelanggan dapat memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan.
Ancaman (Threats)
Strategi ST
Strategi WT
(T1) Persaingan yang
(S1-T1) Dengan adanya
(W1-T2) Meningkatkan
semakin ketat.
harga spare part
tekhnologi website dan
meningkatkan kwalitas yang
meningkatkan kapasitas
baik dan kompetitif maka
jaringan untuk
(T2) Banyaknya perusahaan lain yang
101
menggunakan website
juga dapat meningkatkan
mempermudah dalam
dalam memberikan
daya saing perusahaan.
melakukan semua aktivitas
pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. (T3) Banyaknya pesaing yang berada di lokasi sekitar PT. Akita Jaya Mobilindo.
bisnis yang ada di (S4-T3) Pelayanan yang memberikan kepuasan pelanggan sehingga banyak pelanggan yang tetap setia menggunakan jasa di PT. Akita Jaya Mobilindo.
(T4) Adanya peningkatan penggunaan mobil selain Toyota
(S4-T3) Perusahaan selalu melakukan update dalam
(T5) Perkembangan
pengembangan terhadap
teknologi pada bisnis
sistem website di perusahaan.
kendaraan bermotor akan berpengaruh pada
(S3-T1) Perusahaan selalu
teknologi yang di pakai
meningatkan kualitas SDM
pada PT.Akita Jaya
yang sangat berkompeten
Mobilindo karena tanpa
sehingga tidak kalah dalam
adanya Pengembangan
bersaing dengan perusahaan
Teknologi di perusahaan
lain.
akan berdampak pada proses bisnis.
perusahaan.
102
Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan dapat dilihat bahwa perusahaan menggunakan empat strategi, yaitu : •
Strategi
SO
memanfaatkan
(menggunakan
kekuatan
peluang
ada
yang
internal
untuk
untuk
meningkatkan
produktivitas perusahaan). •
Strategi WO (memanfaatkan peluang untuk menghadapi kelemahan – kelemahan yang terdapat di dalam perusahaan).
•
Strategi ST (menggunakan kekuatan internal untuk menhindari ancaman yang ada).
•
Strategi WT (menggunakan kelemahan internal perusahaan untuk menghindari ancaman yang ada).
Berikut uraian dari strategi tersebut : Strategi SO : •
(S2-O1) Dengan adanya pelayanan yang baik dan tempat yang memungkin banyak orang tertarik saat melewati perusahaan.
•
(S3-O3)
Dengan
adanya
karyawan
yang
berkompeten
dibidangnya dapat memberikan kesempatan perusahaan untuk mencapai suatu keberhasilan. •
(S5-O3) Dengan adanya kepuasan pelanggan maka perusaahan memiliki inovasi dalam mengembangkan perushaan diberbagai tempat.
•
(S5-O4) Dengan adanya kepuasan pelanggan dapat memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan.
103
Strategi WO: •
(W1-O2) Dengan adanya pengembangan suatu website dapat membantu kelancaran dalam proses bisnis perushaan.
Strategi ST: •
(S1-T1) Dengan adanya harga
spare part meningkatkan
kualitas yang baik dan kompetitif maka
juga dapat
meningkatkan daya saing perusahaan. •
(S4-T4) Pelayanana yang memberikan kepuasan pelanggan sehingga banyak pelanggan yang tetap setia menggunakan jasa di PT. Akita Jaya Mobilindo.
•
(S4-T3)
Perusahaan
selalu
melakukan
update
dalam
pengembangan terhadap sistem website di perusahaan. •
(S3-T1) Perusahaan selalu meningatkan kualitas SDM yang sangat berkompeten sehingga tidak kalah dalam bersaing dengan perusahaan lain.
Strategi WT: •
(W1-T3) Meningkatkan teknologi website dan meningkatkan kapasitas jaringan untuk mempermudah dalam melakukan semua aktivitas bisnis yang ada di perusahaan.
3.1.1.2 .3 IFAS Dari hasil SWOT diatas dapat dibuat analisis IFAS (Internal Factor Analysis Summary ) yang akan digunakan untuk merumuskan analisis faktor strategi internal perusahaan, dengan menghitung bobot dan rating dari kekuatan dan
104
kelemahan yang dimiliki perusahaan, seperti pada table berikut: Tabel 3.2 IFAS PT.Akita Jaya Mobilindo STRENGHT (KEKUATAN)
BOBOT
RATING
SCORE
0,07
2
0,14
0,09
3
0,27
0,10
3
0,30
0,12
3
0,36
0,05
4
0,20
0,05
2
0,10
Harga sparepart dan produk lainnya yang kompetitif dan sesuai dengan kualitas. Pelayanan services yang maksimal dan baik. SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidangnya masing-masing.
Sudah memiliki sistem berbasis web yang bekerja secara maksimal. Memiliki kepercayaan tinggi dari para pelanggan. Fasilitasnya yang baik dan memberikan kenyamanan pada pelanggan.
105
Ketersediaan sparepart yang selalu di update setiap hari 0,12
3
0,36
0,06
2
0,12
SUBTOTAL
0,66
22
1,85
WEAKNESS (KELEMAHAN)
BOBOT
RATING
SCORE
0,13
3
0,39
0,06
4
0,24
0,05
4
0,20
0,10
3
0,30
dengan menggunakan aplikasi web-based Lokasi yang strategis sehingga masyarakat lebih mudah mengetahuinnya.
Proses bisnis pada bagian SA masih belum terlalu efektif . Aplikasi web-based yang tidak maksimal seperti user interface yang kurang user-friendly. Penggunaan web-based tergantung pada jaringan sehingga apabila jaringan kurang baik maka web-based susah untuk digunakan. Pelanggan masih harus menunggu lama di bengkel karena tidak mengetahui kapan service akan selesai.
106
SUBTOTAL
0,34
14
1,13
TOTAL IFAS
1
36
2,98
3.1.1.2 .4 EFAS Tabel 3.3 EFAS PT. Akita Jaya Mobilindo OPPORTUNITIES BOBOT
RATING
SCORE
0,13
4
0,52
0,11
2
0,22
0,14
3
0,42
0,13
4
0,52
(PELUANG) Lokasi yang strategis sehingga masyarakat lebih mudah untuk mengetahuinya. PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki website dan blog sehingga mempermudah dalam melakukan promosi dalam penjualan produk dan services kendaraan bermotor. Keberhasilan perusahaan dapat membuka peluang untuk membuka cabang baru. Mayoritas masyarakat menggunakan toyota sehingga memberikan keuntungan pada perusahaan.
107
SUBTOTAL
0,51
13
1,68
THREAT (ANCAMAN)
BOBOT
RATING
SCORE
0,12
1
0,12
0,06
4
0,24
0,08
3
0,24
0,12
2
0,24
0,11
2
0,22
SUBTOTAL
0,53
12
1,06
TOTAL EFAS
1
25
2,74
Persaingan yang semakin ketat. Adanya peraturan dari Pemerintah yang dapat mempengaruhi kebijakan perusahaan. Banyaknya perusahaan lain yang menggunakan website dalam memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Banyaknya pesaing yang berada di lokasi sekitar PT. Akita Jaya Mobilindo. Adanya peningkatan penggunaan mobil selain Toyota.
Dari IFAS dan EFAS maka dapat dilihat bahwa perusahaan memiliki kekuatan yang lebih dominan dibanding kelemahan dan memiliki peluang yang lebih besar dari pada ancaman. Maka dapat diperoleh total Internal Factor Analysis Summary (IFAS) dan External Factor Analysis Summary
108
(EFAS) yang akan digunakan dalam pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut langkah menentukan diagram tersebut, 1. Jumlah dari score pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapat titik X. Kekuatan
: 1,85
Kelemahan
: 1,13
Titik X
: kekuatan – kelemahan : 1,85-1,13 : 0,72
2. Jumlah dari score pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapat titik Y. Peluang
: 1,68
Ancaman : 1,06 Titik Y
: peluang – ancaman : 1,68-1,06 : 0,62
3. Nilai total perhitungan tersebut menggambarkan letak koordinat perusahaan yaitu 0,72 (IFAS) dan 0,62 (EFAS). Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan berada di kuadran 1 yang mendukung strategi agresif, karena ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahan memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Berikut letak posisi PT. Akita Jaya Mobilindo:
109
BERBAGAI PELUANG 3. Mendukung Strategi Turn-Around
1. Mendukung Strategi Agresif
KELEMAHAN
KEKUATAN (0,72 : 0,62) INTERNAL
INTERNAL 4. Mendukung Strategi Defensif
2. Mendukung Strategi Divesifikasi
BERBAGAI ANCAMAN
Gambar 3.2 Diagram Analisis SWOT Berdasarkan hasil analisis SWOT, hasilnya terdapat pada kuadran
l yaitu Kuadran l (Strategi
Opportunity)
:
merupakan
situasi
Strength -
yang
sangat
menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan pelung yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang ageresif (Growth Oriented Strategy).
110
3.1.1.2 .5 Value Chain Service Business (Value shop) Tabel 3.4 Value Chain Service Business Infrastructure (Perencanaan strategi, administrasi perusahaan, mengimplementasikan perencanaan akitivitas, memonitor proses bisnis, pengawasan SA, Service Control, hubungan baik dengan perusahaan spare part, keikutsertaan dan kemauan karyawan untuk bekerja dan belajar, keahlian dalam memimpin perusahaan). Human Resource Management (Aktivitas perekrutan, pelatihan, serta pengembangan keahlian karyawan, penggajian, menerapkan atau menetapkan budaya perusahaan, menerapkan prosedur kerja yang baik dan aman, operasi kerjasama tim yang baik, keahlian dalam melakukan service kendaraan, memberikan bonus dan penghargaan karyawan yang berprestasi). Technology Development (Penggunaan teknologi informasi pada perusahaan, mengembangkan teknologi
Procurement (Pengadaan bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan, pembelian bahan baku kepada supplier) Inbound
Operation
Logistic
Outbound
Marketing
Logistic
and Sales
Services
Berhubungan
Proses service
Berhubungan
Melakukan
Memberikan
dengan
kendaraan
dengan
promosi jasa
service yang
supplier
pelanggan di
pelanggan.
service
terbaik dan
sparepart.
dalam bengkel
Proses
kendaraan
berkualitas.
perusahaan.
penyelesaian
yang
service
diberikan.
Menjalin
kendaraan
Melakukan
komunikasi
pelanggan.
inovasi untuk
yang baik
menarik
dengan
pelanggan.
customer.
MARGIN
informasi perusahaan)
111
1. Aktivitas primer a. Inbound Logistic : Aktivitas inbound logistic yang ada pada perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo yaitu merupakan hubungan perusahaan dengan supplier mengenai ketersediaan sumber daya. Dalam hal ini, PT. Akita Jaya Mobilindo bekerja sama dengan supplier yang menyediakan sparepart untuk kendaraan
khusus Toyota.
Karena PT. Akita Jaya Mobilindo adalah bengkel kendaraan mobil khusus Toyota, maka perusahaan hanya menyediakan sparepart asli dan berkualitas baik untuk kendaraan Toyota sehingga PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki supplier seperti PT. Astra International. Sehingga dapat diteliti bahwa proses inbound logistic sudah efisien karena produk berasal dari satu supplier yang berkualitas baik untuk kendaraann Toyota. Dari aktivitas logistik ini sudah dapat dikategorikan efisien dari segi biayanya, karena PT. Akita Jaya Mobilindo adalah merupakan pelanggan tetap sehingga ada harga khusus untuk perusahaan.
b. Operation Terdapat
aktivitas-aktivitas
yang
berhubungan
dengan
pelayanan service kendaraan Pelanggan. Sejauh ini operasi dari PT Akita Jaya Mobilindo dapat dikategorikan baik. Karena adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang didukung oleh teknologi. Hal yang dapat ditingkatkan adalah teknologinya karena belum ada teknologi aplikasi reminder pada pelanggan.
112
Selain itu, proses bisnis pada bagian SA masih ada yang manual seperti pencatatan progress service kendaraan pada papan whiteboard. Maka proses operation yang berjalan ini belum terlalu efisien didalam biaya karena ada beberapa proses bisnis yang masih manual.
c. Outbound Logistic Aktivitas logistik ke luar yang ada pada PT Akita Jaya Mobilindo adalah berhubungan dengan pelanggan yaitu proses penyelesaian service kendaraan pelanggan. Sejauh ini, aktivitas yang berjalan di PT Akita Jaya Mobilindo untuk aktivitas outbound sudah termasuk baik dan
tidak memiliki masalah
yang terlalu berat karena selama ini pelayanan PT Akita Jaya Mobilindo sudah memiliki karyawan yang mempunyai kualitas dalam melakukan perbaikan
kendaraan dan juga memiliki
quality control dalam pengecekan kendaraan yang sudah diperbaiki. Sehingga, kendaraan yang sudah di service sudah dalam kondisi yang baik. Sehingga proses outbound logistic ini efisien dalam waktu pengerjaannya atau pelayanannya.
d. Marketing and Sales Merupakan kegiatan perusahaan dalam melakukan promosi jasa service kendaraan yang diberikan dan melakukan inovasi untuk menarik pelanggan. Dengan adanya kegiatan seperti diatas maka perusahaan dapat menarik minat pelanggan. Dalam
113
melakukan aktivitas marketing and sales PT Akita Jaya Mobilindo memberikan pengingat (untuk menservice kembali pada kilometer tertentu), Free jasa (customer bebas biaya jasa sampai dengan 50000 KM), Garansi atau Sparepart Guarantee selama 3 tahun, Free Oli 2ltr dibawah 100ribu KM, kerjasama TOP (Term Of Payment). Hal ini tidak merugikan perusahaan karena sejalan dengan pendapatan perusahaan.
e. Services Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap service kendaraan yang diberikan oleh PT Akita Jaya Mobilindo. Pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah memberikan service yang terbaik dan berkualitas dan menjalin komunikasi yang baik dengan customer. Sejauh ini, hal-hal yang dilakukan berkaitan dengan hal pelayanan adalah pelaksanaan service kendaraan yang tepat waktu, kualitas sparepart yang baik, penerimaan order service yang sudah dilakukan dengan baik oleh bagian SA (Service Advisor), dan sebagainya. Sehingga proses service sudah efektif dan efisien dari segi waktu karena dilakukan secara cepat dengan karywan yang sudah terlatih.
f. Margin Setelah ditinjau lebih dalam dari perusahaan ini, dari analisa yang dilakukan bahwa keuntungan perusahaan saat ini sudah
114
mencukupi dan sesuai dengan keinginan perusahaan dari modal yang dikeluarkan oleh perusahaan. sehingga dari analisa margin yang ada di perusahaan tersebut sudah dapat dikategorikan efektif dan efisien. Tabel 3.5 Analisis Value Chain Aktivitas
Inbound
Jenis Masalah
-
Logistic
Komunikasi
Tindakan yang harus
Support
dilakukan
System
-
Mengembangkan
Aplikasi
secara manual
koneksi perusahaan
berbasis web
saat pembelian
agar dapat terupdate
bahan baku dari
antar supplier dan
supplier terjadi
mengembangkan
jika stock bahan
aplikasi web-based
baku sudah
perusahaan agar
menipis. Dan ini
bagian gudang dapat
di lakukan
terintegrasi dengan
transaksi
semua supplier.
pembelian oleh supplier Prima karya. Operasi
-
Proses bisnis di
-
perusahaan pada bagian SA (Service
-
Pengembangan
-Aplikasi
aplikasi reminder.
web –based
Pengembangan pada papan progress kerja -Aplikasi
115
Advisor) / Divisi
menjadi
SMS
Penerimaan
menggunakan LED.
Getaway
belum terlalu efektif sebab
-Teknologi
masih ada
LED
proses yang dilakukakan secara manual. Outbound
-
Logistic
Dalam
-
Harus membuat
Aplikasi
Penyelesain
complete SPP, untuk web – based
service
menyatakan
kendaraan
berakhirya pekerjaan
belum adanya
service kendaraan.
pernyataan SPP sudah berakhir Marketing and Sales
-
Kurangnya
-
Mengembangkan
informasi
website perusahaan
mengenai jasa
yang didalamnya
yang perusahaan
terdapat informasi
yang berikan
mengenai jasa dan
dalam website
produk perusahaan.
Website
116
1. Aktivitas pendukung a. Procurement Pembelian yang dilakukan oleh PT Akita Jaya Mobilindo yaitu dilakukan untuk mendukung aktivitas primer seperti pengadaan bahan baku yang berupa sparepart. Selain itu, aktivitas procurement seperti penempatan barang sparepart di gudang, penyediaan fasilitas untuk kebutuhan bengkel. Pengiriman sparepart yang dipesan oleh perusahaan sudah efisien. Perusahaan selalu melakukan pengecekan dan perkiraan dalam menjaga agar stock barang tidak habis.
b. Technology Development Pengembangan teknologi yang dipakai oleh perusahaan adalah Web-based dan Windows XP Profesional. Hal ini mendukung kinerja
perusahaan
dan
pendukung
sistem
perusahaan.
Penggunaan teknologi yang dilakukan oleh perusahaan seperti melakukan promosi jasa service kendaraan seperti website perusahaan. Sejauh ini biaya untuk pengadaan teknologi di perusahaan saat ini sudah efisien karena penggunaan teknologi dan aplikasi yang digunakan oleh perusahaan tidak terlalu banyak. Dan didukung dengan cara kerja teknologi yang efektif.
c. Human Resource Management Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan adalah
melakukan
aktivitas
perekrutan,
pelatihan,
117
pengembangan keahlian karyawan, penggajian karyawan dan menetapkan
budaya
perusahaan.
Selain
itu,
didalam
management sumber daya manusia, perusahaan menerapkan prosedur yang baik dan aman, membudayakan kerjasama tim yang baik serta memberikan bonus atau penghargaan karyawan yang berprestasi agar karyawan memiliki semangat bekerja lebih baik. Dengan adanya penghargaan yang diberikan kepada karyawan ini, Sehingga membuat cara kerja karyawan menjadi lebih
efektif.
Dengan
adanya
karyawan
yang
sangat
berkompeten didalam bidangnya sehingga perusahaan tidak perlu menambah karyawan lagi maka dari itu efisien dalam biaya.
d. Infrastructure Infrastuktur pada PT Akita Jaya Mobilindo meliputi aktivitasaktivitas
perencanaaan
strategi,
administrasi
perusahaan,
mengimplementasikan perencanaan aktivitas, memonitor proses bisnis, service control dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan supplier sparepart. Sejauh ini infrastruktur sudah terprogram sedemikian rupa di dalam perusahaan, semua perencanaan pekerjaan yang ada diperusahaan sudah tersusun dengan baik, sehingga dilakukan dengan tepat dan cepat oleh setiap staff atau bagian yang saling terhubung sehingga pekerjaan tersebut efektif dan efisien didalam waktu.
118
Tabel 3.6 Aktivitas Pendukung Jenis Procurement
Aktivitas Pembelian
bahan
Support System baku
dan SCM
operasionalnya dari supplier Technology
Mendukung kinerja perusahaan dan Microsoft
Development
sistem manajemen perusahaan
Windows
Excel
2007 Human Resource Meningkatkan dan menjaga kualitas Management
karyawan
Infrastructure
Meningkatkan perusahaan
kinerja secara
internal Struktur organisasi
sistematis
terstruktur
dan dan
infrastruktur
perusahaan
3.1.1.2 .6 Balance Scorecard Prinsip dasar dari balanced scorecard ini adalah titik pandang penilaian sebuah perusahaan hendaknya tidak hanya dilihat dari segi financial saja tetapi juga harus ditambahkan dengan ukuran-ukuran dari perspektif lainnya seperti tingkat kepuasan pelanggan, proses bisnis internal dan kemampuan melakukan inovasi. GOAL Goal adalah suatu proses penetapan sasaran atau tujuan dalam bidang pekerjaan. Goal juga merupakan suatu gagasan untuk menetapkan tenaga kerja untuk melaksanakan suatu pekerjaan dimana tugas yang diberikan sudah ditetapkan
119
targetnya atau sasarannya. Goal juga merupakan manajemen penetapan sasaran atau tujuan untuk keberhasilan mencapai kinerja (performance). GOALS tersebut terdiri dari: •
Strategic Objectives : Untuk menjadi mitra bisnis yang paling dipilih di Indonesia.
•
Keuangan : Meningkatkan laba atau keuntungan dari PT. Akita Jaya Mobilindo.
•
Pelanggan : Meningkatkan kepercayaan pelanggan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
•
Bisnis internal : - Mengintegrasikan proses bisnis - Mengurangi kesalahan human-error - SDM yang handal dalam bidangnya masingmasing
•
Inovasi dan pertumbuhan : - Memaksimalkan penggunaan SI/ IT - Memiliki SDM yang berkualitas
Tabel 3.7 Balanced Scorecard PT. Akita Jaya Mobilindo Perspektif
Tujuan strategi
Ukuran strategi
Keuangan
Meningkatkan laba atau keuntungan dari PT.Akita Jaya Mobilindo
Peningkatan jumlah pelayanan service per tahun
Target
100%
Inisiatif / program / kebijakan Memberikan pelayanan terbaik dan kualitas produk yang di tawarkan agar dapat memuaskan pelanggan
Hasil yang di capai
Kebutuhan sistem informasi
Score
85%
TPS
85
120
Pelanggan
Bisnis internal
Meningkatkan kepercayaan pelanggan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan
Mengintegrasi kan proses bisnis Mengurangi kesalahan SDM yang handal dalam bidangnya masingmasing
Inovasi dan pertumbuh an
Memaksimalk an penggunaan SI / IT SDM yang berkualitas
Jumlah pelanggan tetap atau bertambah Peningkatan komunikasi dengan pelanggan Kecepatan proses pelayanan services kendaraan
100%
Menjaga kualitas pelayanan service kendaraan dan sparepart.
95%
CRM
80
100%
Menggunakan SI / TI yang di maksimalakan
80%
TPS
70
80%
Aplikasi berbasis website
80
Transaksi yang cepat Adanya pelatihan kepada karyawan
Aliran informasi yang baik dan lancar Kepuasan pelanggan dengan pelayanan Kualitas dan kuantitas SDM
100%
Menambah SI / IT pada perusahaan Memberikan pelatihan kepada karyawan
Pengupdatetan SI/TI dalam beberapa tahun
*Score = Hasil yang dicapai x 100 Target Adapun strategi perspektif yang digunakan pada PT. Akita Jaya Mobilindo di dalam Balanced Scorecard adalah sebagai berikut : 1. Perspektif Keuangan Pengukuran kinerja melalui perspektif keuangan akan menunjukkan
apakah
perencanaan
dan
pelaksanaan
strategi dapat memberikan perbaikan yang mendasar bagi keuntungan perusahaan. Perbaikan yang dilakukan secara
121
khusus berhubungan dengan keuntungan yang terukur, pertumbuhan usaha dan nilai shareholder. Perspektif keuangan pada PT. Akita Jaya Mobilindo: a. Meningkatkan keuntungan laba bersih pada PT. Akita Jaya Mobilindo. b. Meningkatkan jumlah pendapatan pada PT. Akita Jaya Mobilindo. c. Meningkatkan biaya produktivitas dari produk dan fasilitas pada . PT. Akita Jaya Mobilindo.
2. Perspektif Pelanggan Perspektif pelanggan merupakan leading indicator yaitu
pengukuran yang menjelaskan sesuatu mengenai
masa depan. Perspektif pelanggan pada PT. Akita Jaya Mobilindo: a. Meningkatkan kepuasan pelanggan Dengan
menjaga
kestabilan
kualitas
kepuasan
pelanggan, maka pelanggan yang telah berkunjung ke PT. Akita Jaya Mobilindo dan sudah merasakan pelayanan services kendaraan dan kualitas sparepart yang baik yang ditawarkan menjadi kepuasan tersendiri bagi pelanggan yang telah berkunjung untuk melakukan jasa service dan pembelian sparepart. Oleh karena itu PT. Akita Jaya Mobilindo harus benar – benar menjaga kepercayaan yang diberikan oleh
122
para pelanggan agar pelanggan tetap loyal terhadap PT. Akita Jaya Mobilindo. b. Meningkatkan kemampuan dan daya beli masyarakat. c. Meningkatkan kualitas pelayanan dan fasilitas untuk pelanggan agar memberikan kenyamanan kepada para pelanggan.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif proses bisnis internal merupakan manajemen yang mengidentifikasi proses-proses internal bisnis yang kritis untuk mencapai peningkatan nilai bagi pelanggan dan pemegang saham. Perspektif proses bisnis internal pada PT. Akita Jaya Mobilindo: a. Meningkatkan mutu dan kualitas produk sparepart b. Meningkatkan kecepatan dalam memberikan service kendaraan. c. Memaksimalkan kapasitas produk sparepart.
4. Perspektif Pertumbuhan dan pembelajaran Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran merupakan pembelajaran dan pertumbuhan bersumber dari faktor sumber daya manusia, sistem, prosedur organisasi. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran pada PT. Akita Jaya Mobilindo:
123
a. Meningkatkan kemampuan kerja karyawan. b. Meningkatkan mutu, kualitas, dan produktivitas para pekerja dan karyawan. c. Membangun citra perusahaan yang positif. d. Menciptakan pola kepemimpinan yang efektif dan bertanggung jawab.
3.1.1.2 .7 IT Scorecard IT Scorecard yaitu suatu cara untuk mengukur bagaimana teknologi informasi digunakan di dalam perusahaan
untuk
mendukung
perusahaan
berdasarkan
4
proses
bisnis
perspektif.
Empat
perspektif tersebut adalah perspektif kontribusi perusahaan,
perspektif
orientasi
pengguna,
perspektif penyempurnaan oprasional dan perspektif orientasi masa depan. Tabel 3.8 IT Scorecard PT. Akita Jaya Mobilindo Strategi
Tujuan Strategis
Perspektif Kontribusi Perusahaan
Meningkatkan proses bisnis IT pada perusahaan
Mempercepat aktifitas proses bisnis dengan IT
Perspektif Orientasi Pengguna
Meningkatkan kualitas staff yang menggunakan IT di perusahaan
Meningkatnya kualitas pengguna IT
Mempermudah pelayanan dengan IT
Memperkenalkan aplikasi baru kepada pengguna IT
124
Perspektif Penyempurnaan Operasional
Perspektif Orientasi Masa Depan
Mengembangakn suatu inovasi software dan hardware yang berkualitas untuk perusahaan
Data perusahaan yang terorganisir dengan baik
Meningkatkan kualitas IT perusahaan dan kepuasan pengguna IT
Mengembangkan aplikasi IT terbaru
Efisiensi pengolahan data Mempercepat penyelesaian tugas pada proses bisnis
Meningkatnya kepuasan pengguna IT perusahaan Meningkatnya kualitas SDM terhadap perkembangan IT
3.1.1.2 .8 Analisis CSF ( Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator) perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo Critical Success Factors (CSF) merupakan faktor – faktor terpenting yang mempengaruhi kesuksesan suatu perusahaan
untuk
mencapai
tujuan
yang
diinginkan.
Sedangkan Key Performance Indicator (KPI) adalah indicator untuk memberikan penilaian kinerja dari fungsi - fungsi yang terdapat pada perusahaan, sejauh mana fungsi tersebut mencapai
sasaran
perusahaan. Adapun
atau
tujuan
yang
ditetapkan
oleh
yang menjadi faktor – faktor pada
perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo adalah sebagai berikut:
125
Tabel 3.9 Analisis CSF-KPI PT. Akita Jaya Mobilindo Key Performance Objevtives
Critical Success Faktor Indicator
Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Meningkatkan kualitas
-
Adanya masukkan dari
pelayanan dan produk
pelanggan sebanyak
yang di hasilkan
5% pertahun
• Menjaga hubungan serta komunikasi yang baik dengan pelanggan dan supplier • Memberikan fasilitas yang memadai untuk pelanggan. Meningkatkan kinerja operasional perusahaan
• Mempercepat waktu
-
Pelayanan dan
yang dibutuhkan untuk
transaksi dilakukan
melakukan pelayanan
dengan cepat
dan transaksi bisnis.
-
• Mengatasi kesalahan
Mengurangi kesalahan pencatatan pemesanan
panginputan data
dan stok bahan
pelanggan dan
sebanyak 80% setahun
ketersedian sparepart. • Memberikan informasi
-
Mengurangi kesalahan pencatatan
mengenai service mobil
pengaadaan stok
dan penjualan sperpart.
produk dan bahan
126
• Memberikan pelatihan
baku
terhadap karyawan sehingga meningkatkan kualitas SDM. Menghadapi persaingan
• Memberikan pelayanan
-
Meningkatnya
service kendaraan yang
penjualan dari produk
baik dan produk
yang di hasilkan
sperepart yang
-
Megurangi keluahan dari pelanggan
berkualitas • Harga yang terjangkau sesuai dengan produk sperepart yang dijual.
3.1.1.3 Concept Of Oprations (CONOPS) Concept
Of
Oprations
(CONOPS)
merupakan
berisikan narasi dokumen yang menjelaskan bagaimana kegiatan perusahaan beroperasi saat ini atau kegiatan operasi beberapa tahun yang akan datang dengan beberapa faktorfaktor tertentu internal dan eksternal yang diidentifikasi dalam analisis SWOT dengan asumsi perencanaan.
3.1.1.3.1 CONOPS Scenario Dibawah ini merupakan CONOPS scenario dari PT. Akita Jaya Mobilindo:
127
1. a.. Pelanggan datang ke perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo, kemudian langsung ke bagian SA (Services Advisor). b. Pelanggan juga bisa menelepon perusahaan apabila pelanggan tidak bisa datang ke perusahaan untuk melakukan pembookingan service dan juga apabila pelanggan ingin kendaraan di bawa oleh mekanik ke perusahaan tetapi apabila jaraknya memungkinkan. 2. Bagian SA (Services Advisor) menginput data pelanggan, menginput data pekerjaan pelanggan menjadi Surat Perintah Perbaikan (SPP). 2a. Kemudian SA memberikan SPP kepada kepala gudang. 2b. Lalu bagian SA juga memberikan SPP kepada bagian foreman. 3. Bagian SA (Service Advisor) membuat Surat Permintaan Barang (SPB). 3a. Kemudian Surat Permintaan Barang (SPB) diberikan ke Kepala Gudang. 3b. Bagian SA memberikan Surat Permintaan Barang (SPB) ke bagian foreman. 4. Kepala gudang membuat Bukti Keluar Barang (BKB) berdasarkan SPB (Surat Permintaan Barang) dan diberikan ke bagian mekanik, lalu bagian mekanik menandatangani BKB.
128
5. Bagian mekanik kemudian mulai melakukan service kendaraan pelanggan. 6. Bagian foreman lalu menyerahkan SPP ke bagian SA, yang kemudian SA melakukan pengecekan terhadap pekerjaan. 7. Setelah itu SA akan menyerahkan SPP ke bagian billing. 8. Bagian billing akan membuat nota pembayaran dan kemudian diberikan kepada bagian kasir 9. Bagian kasir kemudian akan membuat bukti pembayaran berdasarkan nota dan akan diberikan kepada pelanggan. 10. Pelanggan kemudian melakukan pembayaran di bagian kasir. 11. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, maka bagian kasir akan membuat Surat Izin Keluar Kendaraan (SIKK) dan diberikan ke pelanggan. 12. Setiap hari bagian billing akan membuat laporan penjualan dan laporan aktivitas service serta membuat laporan penjualan dan laporan aktivitas service bulanan yang diberikan ke ADH. 13. ADH akan mengecek laporan penjualan bulanan dan laporan aktivitas service diberikan kepada kepala bengkel. 14. Kepala bengkel akan memberikan laporan penjualan dan laporan aktivitas service bulanan kepada general manager.
129
3.1.1.3.2 CONOPS Diagram CONOPS diagram merupakan sebuah bentuk deskripsi tingkat tinggi grafis tentang bagaimana proses bisnis di perusahaan berlangsung, serta bagaimana fungsi organisasi baik itu secara keseluruhan maupun di daerah tertentu yang menarik.
Gambar 3.3 Conops Diagram Proses Service
130
8. Tanda Terima Tagihan
Kasir 1. Permohonan Pembelian Barang
Kepala Gudang
Kepala Bengkel 2. Persetujuan Permohonan Barang
7. Tagihan Pembayaran
5. Tanda Terima Barang
3. Surat Pesanan Barang(SPB)
4. Mengirim barang 6. Bukti Terima Barang
9. Melakukan Pembayaran
Suppliers
Gambar 3.4 Conops Diagram Persediaan Stok Sparepart
Dibawah ini merupakan CONOPS scenario dari PT. Akita Jaya Mobilindo untuk persediaan stok sparepart: 1. Kepala gudang membuat permohonan barang yang akan diberikan kepada kepala bengkel. 2. Kepala bengkel kemudian memberikan persetujuan permohonan barang berdasarkan permohonan yang dibuat oleh kepala gudang. 3. Kepala gudang membuat surat pesanan barang kepada supplier agar barang dapat dipesan.
131
4. Setelah pesanan barang diterima oleh bagian supplier, kemudian supplier akan melakukan pengiriman barang berdasarkan surat pesanan barang. 5. Setelah barang diterima ke perusahaan, kemudian kepala gudang membuat tanda terima barang yang akan diberikan kepada supplier sebagai tanda bahwa barang telah diterima. 6. Supplier kemudian memberikan bukti terima barang kepada kepala gudang berdasarkan tanda terima barang tersebut. 7. Setelah bukti terima barang diberikan ke kepala gudang, supplier memberikan tagihan pembayaran berdasarkan surat pesanan barang. 8. Kepala gudang memberikan tanda terima tagihan kepada
kasir
agar
kasir
selanjutnya
akan
melakukan pemabayaran ke supplier. 9. Kasir melakukan pemabayaran ke supplier.
Dibawah ini merupakan CONOPS scenario dari PT. Akita Jaya Mobilindo untuk pelanggan yang hanya ingin melakukan pembelian sparepart: 1.
Pelanggan
datang
ke
perusahaan
untuk
melakukan registrasi dan akan dilayani oleh
132
bagian SA (Service Advisor) untuk di minta datanya dan apa yang akan dipesan. 2.
SA akan membuat SPB (Surat Permintaan Barang) berdasarkan pesanan pelanggan. a. SPB diberikan kepada kepala gudang b. SPB diberikan kepada Foreman untuk di menyiapkan barang.
3.
Kepala gudang membuat BKB (Bukti Keluar Barang) berdasarkan SPB yang akan diberikan kepada
mekanik
untuk
dilakukan
penandatanganan BKB. 4.
Setelah itu mekanik akan memberikan BKB ke bagian SA untuk dilakukan pengecekan barang apa sesuai dengan pesanan pelanggan.
5.
SA
akan memberikan BKB ke bagian billing
untuk dijadikan nota pembayaran. 6.
Setelah nota pembayaran jadi maka bagian billing akan memberikan nota pembayaran ke bagian kasir untuk di buatkan bukti pembayaran.
7.
Bagian kasir akan memberikan ke pelanggan bukti pembayaran agar dilakukan pembayaran.
8.
Pelanggan melakukan pembayaran berdasarkan bukti pembayaran.
133
9.
Setelah Pelanggan melunasi pembayaran ,Bukti pembayaran akan di berikan ke bagian SA untuk
Pem baya ran
$
$
Bukti
7. memberikan bukti pembayaran
8. melakukan pembayaran
memberikan sparepart.
Gambar 3.5 Conops Diagram Pembelian Sparepart
134
3.1.1.4 Strategic Map
Main Goal Keuangan
Meningkatkan laba atau keuntungan dari PT. Akita Jaya Mobilindo
Meningkatkan kepercayaan pelanggan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan
Inovasi dan Pertumbuhan
Bisnis Internal
Untuk menjadi mitra bisnis yang paling dipilih di Indonesia
Pelanggan
Strategic Map PT. Akita Jaya Mobilindo
SDM yang handal dalam bidangnya masing-masing
Mengintegrasikan proses bisnis
Mengurangi kesalahan human-error
Memaksimalkan penggunaan SI/ IT
Memiliki SDM yang berkualitas
Gambar 3.6 Strategic Map PT. Akita JayaMobilindo
135
3.2 Product & Service 3.2.1 Business Plan 3.2.1.1 Business Overview PT. Akita Jaya Mobilindo merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang service kendaraan bermotor. Selain melakukan jasa service, PT. Akita Jaya Mobilindo juga bisa melakukan penggantian spare part, mengganti oli, mengganti accu, dll. Sebagai
jasa
yang
bergerak
dibidang
services
kendaraan bermotor, ada beberapa jenis perbaikan yang ditawarkan
kepada
pelanggan
yaitu
perbaikan
mobil,
pergantian oli, dan tune up dll. PT. Akita Jaya Mobilindo melayani berbagai mobil kususnya pada yang bermerek Toyota untuk di service di PT. Akita Jaya Mobilindo. Target pasar perusahaan adalah masyarakat yang memiliki kendaraan baik itu individual, pihak swasta maupun pemerintah. Selain itu, PT. Akita Jaya Mobilindo juga menjalin kerjasama yang baik dengan mitra perusahaan agar mencapai target pasar yang lebih luas.
3.2.1.2 History Of Organization PT. Akita Jaya Mobilindo didirikan pada tahun 1974 dengan nama CV. Sumber Jaya Motor yang bergerak dalam bidang usaha jual beli kendaraan bermotor di kawasan Batu Tulis Raya, Jakarta Pusat. Pada awalnya perusahaan ini
136
mengembangkan produk yang berbasiskan produk Toyota, seperti Rover Road Master, Hatchback, dan lain-lain. Sejalan dengan perkembangan pada tahun 1984 secara resmi CV. Sumber Jaya Motor berubah menjadi PT. Akita Jaya Mobilindo, yang juga sebagai autorized dealer dari Toyota, dan Daihatsu pada tahun 1986, serta Isuzu pada tahun 1992. Dengan dukungan terus-menerus dari produk-produk inovatif dan sales team yang termotivasi, PT. Akita Jaya Mobilindo mulai berkembang menjadi perusahaan yang dapat bersaing ditengah banyaknya para pesaing.
3.2.1.3 Vision and Mission Visi adalah suatu pandangan jauh tentang perusahaan, tujuan - tujuan perusahaan dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada masa yang akan datang. Visi itu tidak dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail gambaran sistem yang ditujunya, dikarenakan perubahan ilmu serta situasi yang sulit diprediksi selama masa yang panjang tersebut Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan visi. Misi perusahaan adalah
tujuan dan alasan mengapa
perusahaan itu ada. Misi juga akan memberikan arah sekaligus batasan proses pencapaian tujuan. Visi dan misi perusahaan adalah :
137
Visi : Untuk menjadi mitra bisnis yang paling dipilih di Indonesia. Misi : •
Bertujuan untuk terus menyediakan produk dan layanan kualitas terbaik untuk pelanggan kami.
•
Terus-menerus mencari kesempatan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
•
Keprofesional kami yaitu berkomitmen untuk menyediakan layanan yang tepat waktu dan sesuai kepada pelanggan kami.
•
Selalu memberikan bimbingan yang diperlukan dan pelatihan untuk karyawan kami sehingga mereka menjadi kompeten dan profesional untuk melayani pelanggan yang lebih baik.
•
Memperlakukan semua orang sama sebagai pelanggan prioritas kami.
•
Memiliki sumber daya manusia yang profesional dengan menciptakan tim kerja yang positif dan menyenangkan lingkungan bekerja yang menyenangkan.
3.2.1.4 Relationship Business Activity to Strategic Goals 1. Mengutamakan kualitas pelayanan terhadap service agar perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan kompetitor di bidang service kendaraan. 2. PT. Akita Jaya Mobilindo juga memperhatikan pelayanan pelanggan, baik dari fasilitas maupun pelayanan service kendaraan.
138
3. Memilih pelanggan
supplier
sparepart
memiliki
yang
kepercayaan
resmi terhadap
sehingga produk
sparepart. 4. PT. Akita Jaya Mobilindo juga mendengarkan kritik dan saran yang pelanggan berikan sehingga perusahaan mengetahui apa yang pelanggan inginkan saat ini demi terciptanya kepuasan pelanggan. 5. Mempunyai beberapa cabang perusahaan di jabodetabek untuk memperluas pemasaran service kendaraan.
3.2.1.5 Organizational Structure
Gambar 3.7 Struktur Organisasi PT. Akita Jaya Mobilindo
139
Berikut ini adalah uraian pekerjaan dari masing-masing bagian di dalam PT. Akita Jaya Mobilindo: a) Kepala Bengkel • Membuat Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan tahunan (ACTIVITY PLAN dan BUDGET) sesuai jadwal yang telah ditentukan. • Mengimplementasikan Activity Plan. • Mereview biaya penjualan dan operasional bersama dengan ADH secara periodik. • Melaporkan realisasi Activiy Plan dan Budget ke General Manager secara periodik. • Menjalin hubungan bisnis dengan perusahaan yang dapat menjadi customer potensial. • Memasarkan Corporate Image ke customer dan masyarakat luas. • Melaksanakan tugas lain sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
b) Service Advisor • Menerima keluhan customer • Mengidentifikasi dan mendiagnosa jenis perawaratan atau perbaikan sesuai keluhan customer • Memeriksa kendaraan customer • Mengestimasi biaya service atas permintaan customer.
140
• Menulis dan mencetak hasil diagnosa ke dalam Service Order (SO) . • Menyerahkan SO ke Foreman. • Memonitor status penyelesaian pekerjaan. • Mengkonfirmasikan pemakaian spare part tambahan ke customer. • Melakukan final check atas pelaksanaan order perbaikan sebelum diserahkan ke customer. • Menyelesaikan dan melengkapi dokumen perbaikan untuk diserahkan ke Billing. • Memfollowup customer secara periodik • Mencari customer baru • Mengontrol kendaraan inap • Menjaga kebersihan ruangan kerja, stall bengkel dan seragam kerja • Menjaga kebersihan ruang tunggu dan tolilet • Mengestimasi biaya perbaikan
c) Koordinator • Mengontrol dan mengkoodinir proses perbaikan dalam bengkel • Mensupervisi dan mengawasi SA, Foreiman & Mekanik • Mewakili Kabeng dalam hal mengambil keputusan masalah teknis
141
• Membantu foreman dalam permasalahan tehnis • Membantu SA dalam mengatasi customer complaint • Mengevaluasi pekerjaan Foreman • Membuat laporan harian kerja operational bengkel • Mencatat produktivitas dan retur job mekanik • Memeriksa kendaraan yang menginap di bengkel • Memeriksa dokumen – dokumen pengajuan warranty • Mengusulkan kepada kepala bengkel dlm hal perbaikan / penggantian tool / equipment • Membantu Kabeng selaku penanggung jawab implementasi program di lapangan • Menyusun jadwal meeting bulanan • Menganalisa kegiatan service melalui meeting bulanan • Menyusun jadwal piket • Mensosialisasikan TSM (Toyota Service Marketing) • Menjaga kebersihan bengkel • Menjaga dan merawat aset bengkel
d) ADH (Administrator Departmen Head) • Membuat dan mengesahkan Laporan Mutasi, pembayaran gaji daan jamsostek karyawan. • Membuat perhitungan upah lembur karyawan. • Membimbing, mengarahkan, melatih dan mengembangkan bawahan.
142
• Mengelola file/dokumentasi/surat perijinan cabang. • Mengelola dan merawat gedung dan inventaris kantor cabang. • Mengadministrasikan permintaan barang/jasa dan perbaikan inventaris sesuai ketentuan perusahaan. • Memeriksa faktur pajak. • Membuat SPT Masa PPN, PPH 21, 23 dan 25. • Memeriksa dan mengesahkan LHK/LHB. • Memonitor posisi piutang. • Memeriksa semua pengeluaran uang di cabang. • Menandatangani permohonan pengeluaran uang. • Membuat analisa budget secara periodik. • Membuat budget tahunan bersama sama dengan atasan. • Membuar Cashflow secara periodik. • Memeriksa Laporan Stok. • Memonitor posisi hutang. • Memeriksa dan menandatangani kuitansi (Service Invoice). • Memeriksa WO (Service Order) & Kwitansi Batal. • Memeriksa dan mengesahkan Laporan Penjualan. • Memeriksa registrasi Kuitansi. • Memeriksa Daily Collection Report.
e) Foreman GRP (General Repair) • Mendistribusikan tugas
pemasangan (instalasi), perawatan
(maintenance) dan perbaikan (repair) kendaraan pelanggan
143
kepada Mekanik sesuai dengan Service Order (SO)
yang
diterima dari Service Advisor (SA) • Mendiagnosa kerusakan
untuk jenis pekerjaan perbaikan
(General Repair) • Membagi tugas Mekanik sesuai dengan tingkat keahliannya • Mensupervisi dan mengawasi pekerjaan Mekanik sesuai dengan prosedur kerja jenis perawatan dan perbaikannya • Memesan spare part / bahan ke Gudang • Membantu Mekanik memecahkan masalah tehnis/non tehnis • Memberi tahu SA jika terjadi perpanjangan waktu untuk penyelesaian • Melakukan final check setelah pekerjaan Mekanik selesai • Memeriksa kelengkapan dokumen SO • Memeriksa part bekas & kondisi kebersihan kendaraan • Menjaga kebersihan stall bengkel & seragam kerja • Menjaga kelengkapan SST dan equipment • Membuat Laporan Produktivitas Mekanik
f) Mekanik GRP • Melaksanakan
pemasangan
(instalation),
perawatan
(maintenance) dan perbaikan (repair) kendaraan pelanggan sesuai dengan Service Order (SO) yang diterima dari Foreman seperti perawatan berkala (IRC, ERC), tune up dan perbaikan
144
yang berkaitan dengan sistem mesin (engine), transmisi, rem (brake), suspensi, kelistrikan (electricity) dan AC • Melaksanakan urutan pekerjaan sesuai dengan prosedur kerja jenis perawatan dan perbaikannya • Menggunakan seat cover, fender cover, floormat dalam proses perbaikan kendaraan • Menggunakan Special Service Tools (SST) dan equipment yang sesuai dengan prosedur kerja • Mengusulkan penggantian Spare part / bahan ke Foreman • Berkonsultasi dengan Foreman jika mendapatkan masalah tehnis/non tehnis • Melaporkan kepada Foreman bila pekerjaan sudah selesai • Mengumpulkan part bekas & menempatkannya disebelah kiri depan kendaraan customer • Menjaga kebersihan stall bengkel & seragam kerja • Menjaga kelengkapan hand tool mechanic (caddy)
g) Bagian Washing • Mencuci dan memvacum cleaner mobil customer kendaraan customer sesuai order dari SA (Service Advisor) atau Foreman • Membersihkan ruang dalam kendaraan (service plus) • Menjaga kebersihan area bengkel • Menjaga dan merawat mesin cuci, vacum cleaner serta aset perusahaan yang terkait dengan pekerjaan
145
h) Bagian Lubbing • Melaksanakan penggantian oli sesuai order • Mengatur dan menyimpan oli bekas • Membantu dalam pengawasan stok oli • Menjaga kebersihan stall bengkel & seragam kerja • Menjaga dan merawat peralatan yang terkait dengan pekerjaan
i) Kepala Gudang • Membuat Laporan persediaan gudang secara periodik sesuai ketentuan perusahaan • Mengendalikan stok • Menentukan dan menghitung minimal stok berdasarkan data historis, berkoordinasi dengan Part Supervisor di HO Service • Menginformasikan deadstock sparepart ke Kabeng • Membuat Laporan Bulanan Sparepart. • Menjaga keamanan gudang dan fisik barang dagang, SST dan equipment. • Menjaga kebersihan gudang dan ruang kerja. • Mencatat
penerimaan,
pengeluaran
barang
dagang
(sparepart/oli/bahan) sesuai prosedur baku. • Menerima
dan
mengeluarkan
barang
dagang
(sparepart/oli/bahan) sesuai dokumen perusahaan yang sah
146
j) Admin Gudang • Menyusun dan menempatkan sparepart, oli dan bahan sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan • Melayani pembelian cash oleh customer langsung • Menjaga keamanan gudang dan fisik barang • Menjaga kebersihan gudang dan ruang kerja • Membuat Laporan persediaan gudang secara periodik sesuai ketentuan perusahaan • Mencatat
penerimaan,
pengeluaran
barang
dagang
(sparepart/oli/bahan) sesuai prosedur baku • Mengeluarkan barang dagang (sparepart/oli/bahan) sesuai dokumen perusahaan yang sah
k) Bagian Tools Keeper •
Melayani permintaan mekanik untuk kebutuhan SST (Special Service Tools) , equipment, amplas, grease, kain lap dll.
•
Merawat dan menjaga SST dan equipment.
•
Mengkalibrasi SST dan equipment sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan.
•
Mencatat mutasi peralatan yang dipinjam oleh mekanik SA maupun FO.
•
Mengupdate data jumlah peralatan yang ada.
•
Membersihkan SST, equipment dan lingkungan tempat kerja.
•
Menginformasikan adanya kerusakan peralatan bengkel.
147
l) Bagian Kasir • Melakukan
penyetoran
uang
ke
Bank
dengan
tidak
mengurangi tanggung jawab. • Menyiapkan giro yang akan dikliring. • Membuat laporan harian kas
dan memeriksa kebenaran
fisiknya. • Menjaga keamanan kas (uang tunai, giro yang telah ditandatangani, kuitansi, slip credit card dan bon gantung) dan dokumentasinya dengan peralatan kasir yang telah disediakan oleh perusahaan. • Membuat Daily Collection Report. • Menerima
dan
membayarkan
uang
perusahaan
sesuai
dokumen kas yang sah.
m) Bagian Billing •
Membuat Kuitansi (Nota Bengkel) berdasarkan SPP.
•
Memeriksa kecocokan SPPdan BKB dalam hal jumlah dan nomor part.
•
Menyerahkan Kuitansi untuk ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
•
Menyerahkan Kuitansi (yang telah ditandatangani oleh pejabat berwenang) kepada Kasir.
•
Membuat Registrasi Distribusi Kuitansi.
148
•
Membuat tagihan warranty seperti dalam Internal Regular Check (IRC) ke ASTRA.
•
Membuat tagihan PDS ke cabang.
•
Membuat Laporan Penjualan setiap hari.
•
Membuat Laporan Aktivitas Service setiap hari.
•
Mendistribusikan Laporan Billing ke Accounting.
3.2.1.6 Market Outlook & Competitive Strategy -
Peningkatan pelayanan service kendaraan yang dilakukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan kompetitor yang ada dan sudah mulai berkembang dengan pelayanan dan produk sparepart yang lebih inovatif.
-
Peningkatan kualitas dan kuantitas untuk menjaga kestabilan kualitas yang sudah ada.
3.2.1.7 Business Cycle
Gambar 3.8 Business Cycle Service Kendaraan PT. Akita Jaya Mobilindo Gambar 3.8 diatas menunjukan proses bisnis service kendaraan dari perusahaan. Pelanggan baru
datang ke
perusahaan dan melakukan registrasi pelanggan baru di bagian
149
SA (service advisor). Setelah itu pelanggan akan melakukan order service di bagian SA (service advisor) dan dibuatkan surat perintah perbaikan (SPP). Di dalam melakukan aktifitas service kendaraan pelanggan akan membutuhkan sparepart baru, maka bagian SA akan membuat SPB (Surat Permintaan Barang), setelah itu bagian gudang akan membuat BKB (Bukti keluar
Barang).
Setelah
itu
bagian
mekanik
akan
menandatangani BKB dan mulai mengerjakan tugas service sesuai dengan surat perintah perbaikan (SPP). Setelah bagian mekanik selesai mengerjakan pekerjaannya maka kemudian SPP diserahkan ke bagian SA untuk di cek hasil pekerjaan, lalu SPP akan diserahkan ke bagian billing. Kemudian bagian billing akan membuat nota pembayaran dan memvalidasi, lalu akan diserahkan kepada bagian kasir. Bagian kasir kemudian akan
membuat
bukti
pembayaran
berdasarkan
nota
pembayaran. Setelah itu pelanggan melakukan pembayaran, maka bagian kasir akan membuat surat izin keluar kendaraan (SIKK) berdasarkan SPP. Penjelasan bagi pelanggan yang hanya membeli sparepart:
Gambar 3.9 Business Cycle Pembelian Sparepart PT. Akita Jaya Mobilindo
150
Pelanggan datang ke perusahaan untuk melakukan registrasi atau akan melakukan pemesanan barang yang akan dilayani oleh bagianSA (Service Advisor) dan akan diinput data pelanggan lalu akan di buatkan SPB (Surat Permintaan Barang) berdasarkan pemesanan pelanggan setelah itu SPB akan diberikan oleh kepala gudang dan foreman untuk di siapkan barang apa saja yang akan dibeli pelanggan. Setelah itu kepala gudang akan membuat BKB (Bukti keluar Barang) berdasarkan SPB yang akan diberikan kepada mekanik untuk dilakukan penandatanganan BKB untuk keluar barang setelah itu BKB akan diberikan kepada bagian SA untuk di cek apakah barang sesuai dengan pesanan pelanggan. Setelah itu SA akan memberikan BKB ke bagian billing untuk dijadikan nota pembayaran. Setelah nota pembayaran dibuat, maka bagian billing akan mengirim nota pembayaran ke bagian kasir untuk dibuatkan bukti pembayaran yang akan diserahkan kepada pelanggan untuk dilakukan pembayaran dan setelah itu keluar SIKK (Surat Ijin Keluar Kendaraan) yang akan diberikan oleh pelanggan dan mekanik untuk mengeluarkan kendaraan.
3.3 Data & Information 3.3.1 Object State Transaction Diagram Object State Transaction Diagram ini menggambarkan daur hidup dari sebuah objek di PT. Akita Jaya Mobilindo dari awal proses
151
hingga akhir proses bisnis. Pada gambar 3.10 ini menjelaskan rangkaian objek yang terjadi selama proses bisnis yang berjalan.
Gambar 3.10 Object State Transition Diagram Pada gambar 3.10 dapat dilihat bahwa alur objek yang terjadi dimulai dari melakukan penginputan data pelanggan menjadi surat perintah perbaikan (SPP), kemudian setelah membuat surat perintah perbaikan (SPP) sudah jadi kemudian diberikan ke bagian gudang untuk menjadi SPB (Surat Permintaan Barang). Setelah memberikan SPB (Surat Permintaan Barang) ke kepala gudang, kepala gudang akan membuat Bukti Keluar Barang (BKB) berdasarkan SPB (Surat Permintaan Barang), mekanik akan menandatangani BKB (Bukti
152
Keluar Barang) dari kepala gudang atau sparepart berdasarkan Bukti Keluar Barang (BKB). Setelah mekanik selesai melakukan pekerjaan, kemudian SPP diserahkan ke SA untuk dicek lalu SPP diserahkan ke bagian billing untuk dibuatkan nota pembayaran kemudian nota pembayaran divalidasi diberikan kepada bagian kasir dan bagian kasir akan membuat bukti pembayaran. Setelah itu pelanggan melakukan pembayaran dan bagian kasir membuat SIKK berdasarkan nomor SPP.
Gambar 3.11 Object State Transition Diagram Pembelian Sparepart Penjelasan bagi pelanggan yang hanya membeli sparepart : Pelanggan datang ke perusahaan untuk melakukan registrasi atau akan melakukan pemesanan barang yang akan dilayani oleh
153
Bagian SA (Service Advisor) dan akan di input data pelanggan lalu akan dibuatkan SPB (Surat Permintaan Barang) berdasarkan pemesanan pelanggan setelah itu SPB akan diberikan kepada kepala gudang dan foreman untuk disiapkan barang apa saja yang akan di beli pelanggan. Setelah itu kepala gudang akan membuat BKB (Bukti Keluar Barang) berdasarkan SPB yang akan diberikan kepada mekanik untuk dilakukan penandatanganan BKB untuk keluar barang setelah itu BKB akan diberikan kepada bagian SA untuk di cek apakah barang sesuai dengan pesanan pelanggan. Setelah itu SA akan memberikan BKB ke bagian billing untuk dijadikan nota pembayaran setelah nota pembayaran jadi, maka bagian billing akan memberikan nota pembayaran ke bagian kasir untuk dibuatkan bukti pembayaran yang akan di serahkan kepada pelanggan untuk di lakukan pembayaran setelah itu keluar SIKK (Surat Ijin Keluar Kendaraan) yang akan diberikan oleh pelanggan dan mekanik untuk mengeluarkan kendaraan.
3.3.2 Logical Data Model Model Data Entity-Relasionship (E-R) dibangun berdasarkan dari proses bisnis yang berjalan pada PT. Akita Jaya Mobilindo. Pada gambar 3.12 dijelaskan bahwa kumpulan dari objek-objek yang disebut entity dan hubungan antar objek-objek tersebut digunakan untuk mengetahui struktur logik dari sebuah database secara grafik. Logical data model juga berguna dalam menunjukkan gambaran tentang apa saja yang berinteraksi pada setiap use case sistem
154
informasi serata bagaimana behavior masing-masing objek pada interkasi tersebut.
-No_Polisi -No_Rangka -No_Mesin -Tahun_Pembuatan -Grup_Kendaraan -Tipe_Kendaraan -Model_Kendaraan
1
1..*
-No_Pekerjaan -No_Sparepart -Tanggal -
1..*
1 1 -No_Pelanggan -Alamat -Telphone -Email -No_Rangka -No_Polisi + Mendaftar() + Membooking() + Membayar()
1
1
-No_Registrasi -No_Pelanggan -Tanggal -Waktu_Sekarang +Mengregistrasi() +Menginput()
1
-No_Sparepart -Jenis_Sparepart -Harga -Jumlah +Membeli() +Menjual()
-No_Pekerjaaan -No_Sparepart -Status_SPP' +Mengerrjakan() +Mengecek() 1..*
1
1..* 1
1
1
-No_SPP -No_Pekerjaan -No_registrasi -Tanggal_Spp -Waktu +Membuat() +Mengirim()
1
1
1
1
-No_SPB -No_SPP -No_Sparepart -Tanggal_SPB -Total_Harga +Membuat() +Mengirim()
1
1
-No_Nota -No_SPP -Tanggal_Nota -Nilai_Uang_Muka -Total_Harga -Waktu +Membuat() +Memberikan()
-No_BKB -No_SPB -Tanggal_BKB +Membuat() +Mengirim()
-No_SIKK -No_SPP -Waktu_Sekarang -Tanggal_SIKK +Membuat() +Memberikan()
1
1
-No_Bukti_Pembayaran -No_Nota -Total_Pembayaran -Tanggal +Membuat() +Membayar() 1
1
Gambar 3.12 Logical Data Model Service Kendaraan
155
1
-No_Polisi -No_Rangka -No_Mesin -Tahun_Pembuatan -Grup_Kendaraan -Tipe_Kendaraan -Model_Kendaraan
1
-No_Pelanggan -Alamat -Telepone -Email -No_Polisi -No_Rangka +Mendaftar() +Membooking() +Membayar()
1
1
-No_SPB -No_Pelanggan -No_Sparepart -Tanggal_SPB -Total_Harga +Membuat() +Mengirim()
1
1..*
-No_Sparepart -Jenis_Sparepart -Harga -Jumlah +Membeli() +Menjual()
1 1
-No_BKB -No_SPB -Tanggal_BKB +Membuat() +Mengirim()
1
1
-No_Nota -No_SPP -Tanggal_Nota -Nilai_Uang_Muka -Total_Harga -Waktu +Membuat() +Memberikan() 1
1
-No_Bukti_Pembayaran -No_Nota -Total_Pembayaran -Tanggal +Membuat() +Membayar()
Gambar 3.13 Logical Data Model Pembelian Sparepart 3.3.3 Activity Entity Matrix (CRUD) Berikut ini gambaran dari subject data yang ada dengan fungsi bisnis. Pada tabel 3.10 menjelaskan bahwa setiap fungsi memiliki fungsi yang berbeda untuk mengakses sebuah subject data. Kunci tersebut ada 4 yaitu create, read, update, dan delete.
156
Laporan Penjualan
Mekanik
Foreman
SIKK
Kasir
Bukti Pembayaran
Nota
General
C
Kepala Bengkel
R R
R
R R
ADH
C
Bagian Gudang
BKB
Sparepart
C C
Laporan Aktivitas Service
C C/U C
SPB
C
SPP
Melayani penginputan data pelanggan Membuat Surat Perintah Perbaikan (SPP) Membuat Surat Permintaan Barang (SPB) Membuat Bukti Keluar Barang (BKB) Menandatangani Bukti Keluar Barang (BKB) Melakukan service kendaraan Membuat nota Melakukan validasi nota Menagih pembayaran Melunasi pembayaran Membuat Surat Izin Keluar Kendaraan (SIKK) Membuat laporan penjualan Memberikan Laporan Penjualan Memberikan laporan aktivitas service
Service Advisor
Pelanggan
Subject Data Fungsi Bisnis
Bagian Billing
Tabel 3.10 Activity/Entity Matrix (CRUD)
R R
R R R
R R R
R R R
R R
C
R R
R
R C C
C
R R R
C R
R C R C
C C C
R
C
R C R R
157
3.4 System & Application 3.4.1 System Data Flow Diagram Data Flow Diagram merupakan suatu bentuk atau model yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional atau sebagai jaringan proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh suatu penghubung yang disebut alur data.
Gambar 3.14 Context Diagram
158
Gambar 3.15 Diagram Nol
Gambar 3.16 Diagram Rinci 1.0
159
Service Advisor
Input_Kode_SPP SA_Menerima_SPB
2.1 Membuat Surat Permintaan Barang (SPB)
SPP
SPB Kepala Gudang
Input_Kode_SPB Kepala_Gudang Menerima_BKB
2.2 Membuat Bukti Keluar Barang (BKB) BKB
Foreman
Formen_Menerima_BKB Formen_Menerima_ Sparepart
2.3 Menerima Sparepart Sparepart
Gambar 3.17 Diagram Rinci 2.0
Gambar 3.18 Diagram Rinci 3.0
160
Gambar 3.19 Diagram Rinci 4.0
Gambar 3.20 Diagram Nol Pembelian Sparepart
161
3.5 Technology & Infrastructure Technology & Infrastructure merupakan satu set lengkap dokumen, yang mendefinisikan praktik terbaik dan teknik yang diterima dalam komunitas teknologi informasi. Pada dasarnya menyediakan perusahaan dengan blueprint tentang bagaimana mengatur dan mengelola operasi teknologi informasi di perusahaan. 3.5.1 Network Connectivity Diagram Jaringan internet di PT. Akita Jaya Mobilindo ini berguna untuk keperluan informasi dan komunikasi dengan jaringan komputer, agar setiap pekerjaan diharapkan dapat selesai dengan mudah dan cepat. Jariangn komputer diharapkan mampu menghubungkan komputer dengan komputer lainnya. Pada gambar 3.21 menjelaskan bahwa perusahaan menggunakan internet dari salah satu provider internet, lalu dengan menggunakan HUB untuk membagi jaringan kesemua komputer yang sudah terhubung dengan satu server. Selama ini PT. Akita Jaya Mobilindo memanfaatkan internet sebagai penghubung aliran data. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
162
Database Computer 10
Computer 9
Computer 8
Internet
Server Kantor Pusat
Server Kantor Cabang
HUB Computer 6
Computer 5 Computer 1
Computer 4 Computer 2
Computer 3
Gambar 3.21 Network Connectivity Diagram Dari gambar 3.21 dapat diberikan penjelasan bahwa server melalui HUB mengirim data dan informasi ke computer client dengan mengguankan internet sebagai tools, begitu juga sebaliknya untuk mengirim data kepada server client membutuhkan HUB untuk proses pengiriman.
3.6 Security 3.6.1. Security & Privacy Plan Di dalam pelaksanaan proses bisnis di perusahaan, dibutuhkan keamanan terhadap lingkungan di dalam dan di luar perusahaan, serta keamanan terhadap data-data perusahaan. Perusahaan harus memiliki standar keamanan yang baik agar perusahaan dapat terhindar dari segala macam ancaman yang ditujukan kepada data dan lingkungan perusahaan.
163
Di bawah ini merupakan usaha keamanan yang dilakukan oleh PT. Akita Jaya Mobilindo. Tabel 3.11 Security and Privacy Plan Keamanan Perusahaan
•
Dalam
menjaga
keamanan
perusahaan selama 24 jam, PT. Akita
Jaya
Mobilindo
menggunakan
3
satpam
bersertifikat dari kepolisian yang bekerja secara shift dan mengunci pintu-pintu kantor setelah seluruh karyawan selesai bekerja. •
Untuk
menghindari
pencurian
dalam bengkel, setiap jam pulang kerja
akan
ada
pemeriksaan
kepada karyawan bengkel yang dilakukan satpam. •
Setelah selesai bekerja atau keluar karena ada keperluan, karyawan diharapkan mengunci ruangannya masing-masing.
Keamaanan Data Perusahaan
•
File-file
perusahaan
dimusnahkan (dibakar
atau
atau
dapat dihapus
dihancurkan)
164
apabila sudah berumur 10 tahun. •
Karyawan yang menggunakan komputer diwajibkan untuk mengunci komputernya dengan windows login (password).
•
Pengamanan data untuk perusahaan menggunakan Antivirus Avast
•
Karyawan dalam menggunakan aplikasi web-based perusahaan (AWAS) dengan menggunakan Login (password) di setiap bagian berbeda username dan menggunakan gabungan password terdiri dari huruf dan angka .
3.7 Standard 3.7.1 Technology Forecast Berikut ini teknologi yang telah digunakan oleh PT. Akita Jaya Mobilindo untuk menunjang proses bisnis perusahaan dari hardware dan software.
165
Tabel 3.12 Technology Forecast Jenis Hardware
Keterangan
Jumlah 2
Desktop komputer manager -
Prosesor intel core 2 duo
-
Memory 1gb-2gb ddr
-
Hard disk 150-500 gb sata
-
Monitor LCD 18”-21”
-
PGA NVidia 9500 gt 1Gb 128 bit
-
LAN card 15
Desktop computer staff -
Processor intel core 2 duo
-
Memory 1gb-2gb ddr
-
Hard disk 150-500 gb sata
-
Monitor LCD 18”-19”
-
PGA NVidia 9500 gt
Printer -
Personal computer
8
HUB Switch 24 Port Software
Keterangan Microsoft Windows xp
17
Microsoft office 2007
17
166
3.8 Workforce 3.8.1 Workforce Plan PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki 11 divisi yaitu kepala bengkel, SA (services advisorI, ADH, kepala gudang, admin gudang, tool keeper, koordinator, foreman, mekanik, kasir dan billing, yang memiliki total karyawan 52 orang. Dalam mencapai tujuan yang sama untuk memajukan perusahaan, kinerja karyawan di perusahaan memiliki kerjasama yang baik. PT. Akita Jaya Mobilindo terdiri dari 2 lantai dan 1 baseman. Lantai baseman digunakan oleh mekanik, kasir, billing, general manager, SA, admin gudang, kepala gudang, foreman. Lantai 1 digunakan oleh kepala bengkel, ADH, dan showroom mobil. Dan lantai 2 untuk ruang meeting karyawan. Lokasi PT. Akita Jaya Mobilindo sangat strategis karena berada di suatu titik daerah yang sering dijumpai oleh masyarakat. Didalam proses bisnis perusahaan terdapat Surat Perintah Perbaikan (SPP), dimana data SPP ini sangat diperlukan dalam proses bisnis terutama dalam melengkapi Surat Permintaan Barang (SPB), Pembayaran, dan Surat Ijin Keluar Kendaraan (SIKK). Berdasarkan proses bisnis yang dilakukan diawali dengan pelanggan melakukan registrasi di bagian Service Advisor (SA), lalu SA menginput data pelanggan dan membuatkan Surat Perintah Perbaikan (SPP). Apabila pelanggan memerlukan pembelian barang/sparepart, maka bagian SA akan membuat Surat Permintaan Barang (SPB) dan bagian gudang akan membuat Bukti Keluar Barang (BKB). Setelah sparepart keluar,
167
mekanik akan menandatangani Bukti Keluar Barang (BKB). Setelah itu bagian mekanik akan melakukan pekerjaannya. Setelah pekerjaan selesai, maka bagian billing akan membuat nota yang kemudian diberikan ke pelanggan, lalu kasir akan memvalidasi nota dan pelanggan akan melakukan pembayaran di kasir. Cara perusahaan untuk menarik pelanggan yaitu perusahaan memberikan free jasa sampai dengan 50.000 km. Selain itu sparepart yang dimiliki oleh pelanggan akan diberikan garansi 3 tahun. Lalu perusahaan juga memberikan gratis oli 2 liter apabila kendaraan pelanggan berada dibawah 100.000 km. Selain itu perusahaan juga banyak melakukan kerjasama dengan perusahaan yang bergerak dibidang yang sama khususnya Toyota, maka perusahaan melakukan kerjasama yang disebut TOP (Term Of Payment). Maksud dari TOP (Term Of Payment) adalah bisa membayar hutang kendaraan secara cicilan.
3.8.2 Organization Chart Berikut ini adalah gambaran yang diberikan perusahaan mengenai alur perpanjangan dari proses yang mengalir dari fungsi area, fungsi, dan kemudian prosesnya. Pada tabel 3.17 Menjelaskan bagaimana setiap fungsi pada fungsi area menjalankan proses bisnis yang ada di perusahaan.
168
Gambar 3.22 Struktur Organisasi PT. Akita Jaya Mobilindo Tabel 3.13 Bagan Perusahaan No
Fungsi Area
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis General Manager akan melakukan pengambilan
Pengambilan Keputusan 1.
melihat laporan-laporan
langkah selanjutnya General Manager akan Pengevaluasian
• Laporan penjualan
keputusan setelah
untuk mengambil
General Manager
Subjek Data
melakukan pengevaluasian
• Laporan aktifitas service
• Laporan penjualan
169
berdasarkan laporan-
• Laporan
laporan yang sudah
aktifitas
dibuat
service • Karyawan
Membuat rencana kerja Pembuatan activity plan & budget
• Activity
dan anggaran
Plan &
perusahaan tahunan
Budget
Kepala bengkel Pengimplementasian melakukan aktifitas activity plan 2.
Kepala Bengkel
yang ada pada activity
• Activity Plan
plan perusahaan Mereview biaya Mengendalikan budget
penjualan dan operasional bersama
• Activity Plan & Budget
dengan ADH secara periodik Adanya pelanggan baru Penerimaan Service Advisor
pelanggan
3.
yang akan melakukan registrasi pelanggan
• Data pelanggan
baru
(SA) Pembuatan Surat Perintah Perbaikan
Pelanggan melakukan order service kendaraan
• SPP
170
(SPP) Bagian SA membuat SPB yang akan Pembuatan SPB
• SPB
diberikan ke bagian mekanik dan gudang Menyelesaikan dan Pembuatan melengkapi
• Dokumentasi
dokumentasi dokumentasi perbaikan
perbaikan
perbaikan untuk bagian billing Pembuatan analisa
ADH membuat analisa
• Laporan
budget
budget secara periodik
budget
Pembuatan cashflow
Bagian
ADH membuat cashflow secara periodik
Membuat dan Pembuatan laporan
4.
mengesahkan Laporan ADH
• Cashflow
• Laporan Mutasi
mutasi Mutasi karyawan
• Karyawan
Membuat dan mengesahkan Penggajian
pembayaran gaji, jamsostek karyawan dan memembuat buat
• Karyawan
171
perhitungan upah lembur karyawan Bagian koordinator Pembuatan laporan harian kerja
5.
Koordinator
Penyusunan jadwal meeting
• Laporan
membuat laporan harian
harian kerja
kerja operasional
operasional
bengkel secara periodik
bengkel
Bagian koordinator menyusun jadwal
• Jadwal meeting
meeting bulanan Pencatatan produktivitas
Mencatat produktivitas dan retur job mekanik
• Laporan produktivitas
• Laporan
Pembuatan laporan
Bagian foreman
produktivitas
membuat laporan
produktivitas
produktivitas mekanik
mekanik
mekanik
Melakukan pemesanan 6.
Foreman
Pemesanan sparepart ke bagian
• sparepart
sparepart gudang Melakukan final check Pengontrolan setelah pekerjaan
• Kendaraan
service Mekanik selesai Pelaksanaan tugas 7.
Mekanik service
Melaksanakan pemasangan, perawatan
• SPP • Kendaraan
172
dan perbaikan kendaraan pelanggan
Pembuatan laporan persedian gudang
• Laporann
membuat laporan
persedian
persedian gudang
gudang
Mencatat penerimaan
Kepala Pencatatan sparepart
8.
Kepala gudang
dan pengeluaran
• Sparepart
Gudang sparepart
Pembuatan laporan bulanan sparepart
Pembuatan laporan persediaan gudang
Kepala gudang
• Laporan
membuat laporan
bulanan
bulanan sparepart
sparepart
Admin gudang
• Laporan
membuat laporan
persediaan
persediaan gudang
gudang
Membuat bukti keluar Admin
Pembuatan bukti keluar barang
9. Gudang
(BKB)
barang (BKB)
• BKB
berdasarkan SPB dan • SPB diberikan ke bagian mekanik Melayani pembelian
Pembelian
oleh pelanggan secara
• Data pembelian
langsung Billing 10.
Pembuatan nota
Bagian billing membuat
• Nota
173
Pembuatan laporan penjualan
nota berdasarkan SPP
• SPP
Membuat laporan
• Laporan
penjualan secara
penjualan
periodik
Pembuatan laporan aktifitas service
Pembuatan laporan kas
Membuat laporan
• Laporan
aktifitas service setiap
aktifitas
hari
service
Bagian kasir membuat laporan harian kas
• Laporan harian
• Daily Bagian kasir membuat Pembuatan daily daily collection report collection report 11.
collection report
Kasir Melayani pembayaran Pembayaran
yang dilakukan oleh
• Nota
pelanggan Pembuatan surat izin keluar kendaraan (SIKK)
Membuat SIKK setelah pelanggan selesai melakukan pembayaran
• SIKK
