BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Sejarah Perusahaan PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA didirikan pada tanggal 31 Januari 2000, dengan nama awal PT Sucofindo Nissesa Appraisal dan pada tanggal 17 Oktober 2001 berganti nama melalui akte perubahan. PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA merupakan salah satu anak perusahaan atau Strategic Business Unit (SBU) dari PT SUCOFINDO, unit kegiatan jasa appraisal ini telah ada dan berlangsung di PT Sucofindo (Persero) sejak Tahun 1980, namun sejalan dengan kebijaksanaan pemerintah yang tertuang dalam Peraturan Pemerintah, cq : Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 57 / KMK / 017 / 1996, maka unit kegiatan jasa appraisal dipisahkan dari induk perusahaan dan berdiri sendiri. Berawal dari kebutuhan pelanggan atas pelayanan jasa penilaian independen yang professional dan obyektif di pelbagai bidang industri, baik manufaktur maupun industri jasa, PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA tumbuh dan berkembang seiring dengan pertumbuhan perekonomian nasional dan global. Bekal dan kekuatan utama peru-sahaan yang akan kami berikan kepada pengguna adalah Kredibilitas dan Profesionalisme. Kompetensi sumberdaya yang kami miliki berasal dari pelbagai latar belakang disiplin ilmu, jenjang pendidikan dan keahlian baik yang telah terdaftar sebagai anggota GAPPI (Gabungan Perusahaan Penilai Indonesia), MAPPI (Masyarakat Profesi
47 Penilai Indonesia), maupun Perusahaan Profesi Penunjang Pasar Modal di BAPEPAM. Selain itu PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA didukung penuh oleh tenaga ahli luar negeri (expatriate) yang telah berpengalaman di bidangnya. PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA memiliki jaringan kantor cabang yang tersebar luas di seluruh Indonesia. PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dengan bekal dan kekuatan kredibilitas menempatkan posisi sebagai pihak yang independen dalam memberikan opini didasarkan atas prinsip obyektivitas dan Standard Profesi yang merupakan syarat mutlak untuk dipegang di era keterbukaan ekonomi. 3.1.2
Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas dan Wewenang
3.1.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini adalah struktur organisasi PT Sucofido Appraisal Utama
STRUKTUR ORGANISASI PT. SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA
DIREKTUR UTAMA DIREKTUR
Sekretaris Direksi
Senior Manager Adm & Keuangan
Senior Manager Operasi I
Senior Manager Operasi II
Senior Manager Riset & Pemasaran
Manager SDM / Umum
Manager Appraisal
Manager SIMA
Manager R&D
Manager Akt / Keuangan
Manager Advisory
Manager Jasa Teknik
Manager Pemasaran
Kepala Cabang Representatif
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Sucofindo Appraisal Utama Sumber: PT Sucofindo Appraisal Utama
48 3.1.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT Sucofindo Appraisal Utama. 1. Direktur Utama Direktur utama merupakan jabatan dalam struktur organisasi perusahaan. Tugas dan wewenang : − Menjaga harta perusahaan serta meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja karyawan. − Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan guna tujuan perusahaan serta peraturan-peraturan sesuai dengan hukum yang berlaku. − Merumuskan dan melaksanakan kebijakan tata usaha perusahaan. − Merumusakan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan secara garis besar dan memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada dalam pelaksanaan usaha bersama-sama dengan direksi yang lain. − Merencanakan omset serta laba operasional perusahaan. 2. Sekretaris Direksi Tugas dan wewenang: − Membantu merencanakan kegiatan harian Direktur Utama − Membuat appointment penting untuk Direktur Utama 3. Senior Manager Administrasi & Keuangan Tugas dan wewenangnya: − Bertangung jawab kepada Direktur Utama
49 − Bertanggung jawab mengurusi finansial dan pembukuan serta yang mengurusi administrasi kepegawaian − Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar perumusan Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama dengan Direksi lainnya. − Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan menanggulangi berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan berkoordinasi dengan Direksi lainnya. − Memastikan agar seluruh unit usaha dan wilayah kerja perusahaan mematuhi policy dan standard operating procedure (SOP) keuangan yang berlaku untuk masing-masing fungsi sesuai dengan rencana yang telah disetujui (business units oversight). − Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan. − Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari, dengan melakukan koordinasi erat dengan para pimpinan unit usaha. − Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk keperluan pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan 4. Manager Akuntansi & Keuangan Tugas dan wewenang: − Bertanggung jawab kepada Senior Manager Administrasi & Keuangan
50 − Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu. − Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku. − Merencanakan,
mengkoordinasikan
dan
mengontrol
arus
kas
perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga
memastikan
ketersediaan
dana
untuk
operasional
perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. − Merencanakan
dan
mengkoordinasikan
penyusunan
anggaran
perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. − Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan. − Mengkoordinasikan
dan
melakukan
perencanaan
dan
analisa
keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya
51 − Merencanakan
dan
mengkonsolidasikan
perpajakan
seluruh
perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan 5. Manager SDM & Umum Tugas dan wewenang: − Bertanggung jawab kepada Senior Manager Administrasi & Keuangan − Bertanggung jawab atas pengadaan barang. − Melakukan proses perekrutan, setiap kali ada permintaan karyawan baru yang telah disetujui oleh direktur. serta menyeleksi calon karyawan untuk mendapatkan yang terbaik dibidangnya. − Mengatur, menyimpan, dan memelihara informasi semua karyawan dan laporan-laporan yang berhubungan dengan karyawan. − Mengurusi masalah absensi karyawan, penilaian karyawan, serta penggajian untuk semua karyawan − Mengurusi administrasi kepersonaliaan, seperti pengobatan, asuransi, dan lain sebagainya, guna meningkatkan kesejahteraan karyawannya. 6. Senior Manager Operasi I − Bertangung jawab kepada Direktur Utama 7. Manager Appraisal − Bertangung jawab kepada Senior Manager Operasi I 8. Manager Advisory − Bertangung jawab kepada Senior Manager Operasi I
52 9. Senior Manager Operasi II − Bertangung jawab kepada Direktur Utama 10. Manager SIMA − Bertangung jawab kepada Senior Manager Operasi II 11. Manager Jasa Teknik − Bertangung jawab kepada Senior Manager Operasi II 12. Senior Manager Riset & Pemasaran − Bertangung jawab kepada Direktur Utama 13. Manager R&D − Bertanggung jawab kepada Senior Manager Riset & Pemasaran − Merencanakan
anggaran-anggaran
pelatihan
fungsional
/
per
departemen, biaya-biaya peramalan (forecast) dan angka-angka peserta training seperti yang diperlukan oleh sistem perencanaan dan anggaran organisasi. − Mengukur kebutuhan training yang relevan untuk karyawan baik untuk level individu atau level organisasi, berkonsultasi dengan kepala-kepala tiap departemen, termasuk metoda-metoda penilaian dan sistem pengukuran diperlukan. − Selalu
mengetahui
informasi
terkini
tentang
keterampilan-
keterampilan dan level kualifikasi yang relevan yang diperlukan oleh karyawan untuk tetap mempunyai kinerja yang efektif dan menginformasikan ke setiap orang setiap tentang persyaratan dan informasi yang terkait dengan hal tersebut ke organisasi secara tepat.
53 − Membuat strategi dan rencana-rencana organisatoris untuk memenuhi kebutuhan pelatihan dan pengembangan, dan mengatur pelaksanaan pelatihan, pengukuran dan tindak lanjut yang diperlukan. − Mendisain program training dan kursus-kursus dan kurikulum yang di perlukan untuk memenuhi kebutuhan pelatihan atau mengatur terlaksanakan kegiatan ini dengan melibatkan penyedia jasa dari luar perusahaan. − Mengidentifikasi, memilih dan mengatur lembaga pelatihan dan akreditasi eksternal, para agensi serta penyedia-penyedia jasa training untuk melaksanakan training yang diperlukan sesuai denga standar yang sudah ditentukan. − Mengorganisir tempat pelaksanaan pelatihan, logistik, pengangkutan, pemondokan seperti yang diperlukan untuk mencapai pengadaan dan pelaksanaan pelatihan secara efisien. − Merencanakan dan melaksanakan kursus latihan secara pribadi sebagai supplement (tambahan) dari training yang disediakan secara external maupun internal oleh pihak lain. − Menyusun untuk pemeliharaan segala perlengkapan dan material yang berhubungan dengan pelaksanaan dan pengukuran training. − Merekrut, mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya), jika ada.
54 − Memastikan setiap aktivitas dan bahan-bahan pelatihan mempunyai benang merah kebijakan-kebijakan organisatoris dan sesuai dengan undang-undang, termasuk kesehatan dan keselamatan, hukum ketenaga-kerjaan dan persamaan derajat / kesempatan (equal laws). − Memonitor dan melaporkan tentang aktivitas, biaya-biaya, kinerja, dll, seperti diperlukan. 14. Manager Pemasaran Tugas dan wewenang: − Bertanggung jawab kepada Senior Manager Riset & Pemasaran − Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan yang meliputi pengawasan rencana dan target serta melakukan analisis terhadap hasil kegiatan. − Membuat strategi pemasaran dan penjualan. − Menyusun dan mengawasi anggaran biaya promosi dan penjualan. − Mengamati perkembangan pasar 15. Kepala Cabang Representatif − Bertangung jawab kepada Direktur Utama − Merencanakan langkah strategis cabang, mengatur penjadwalan kunjungan dan target sales untuk pencapaian target penjualan secara maksimal − Memonitor dan mengevaluasi pencapaian target penjualan secara berkelanjutan
55 − Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target cabang
3.2
Manajemen Sumber Daya Manusia Yang Berjalan di Perusahaan Manajemen SDM memiliki beberapa fungsi. Beberapa fungsi manajemen SDM yang diterapkan pada PT Sucofindo Appraisal Utama, antara lain :
3.2.1
Prosedur Perekrutan Karyawan Kegiatan perekrutan karyawan dilakukan oleh PT Sucofindo Appraisal Utama karena adanya kebutuhan karyawan baru untuk mengisi suatu posisi yang kosong dalam perusahaan. Terlebih dahulu manager divisi menganalisis job specification yang dibutuhkan. Kemudian Manager SDM & Umum menganalisis kebutuhan karyawan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, alasan dibutuhkan. Pada PT Sucofindo Appraisal Utama perekrutannya dilakukan dengan dua cara yaitu
:
1. Perekrutan yang dilakukan dari internal perusahaan (dalam perusahaan). Hal ini dilakukan pertama kali pada saat ada posisi yang kosong dalam perusahaan. Terlebih dahulu manager divisi atau kepala cabang terkait menganalisis job specification yang dibutuhkan. Kemudian Manager SDM & Umum menganalisis kebutuhan karyawan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan. Setelah itu, mereka memantau kinerja karyawan baik dari segi kemampuan, pengalaman maupun prestasi mereka selama bekerja di perusahaan antara lain dengan mengevaluasi form penilaian kinerja.
56 Apabila dari karyawan internal memenuhi persyaratan untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut, manager divisi akan membuat form kebutuhan tenaga kerja dan mengirimnya kepada bagian SDM. Selanjutnya Manager SDM & Umum melakukan wawancara internal dengan karyawan tersebut dan jika perlu dilakukan juga psikologi tes, untuk mengetahui apakah karyawan ini layak untuk dipromosikan ataupun dimutasi. Manager SDM & Umum akan mengeluarkan surat keputusan promosi atau mutasi pada karyawan yang telah dinyatakan layak atau lulus. 2. Perekrutan yang dilakukan dari external perusahaan (dalam perusahaan). Hal ini dilakukan bila dari internal perusahaan tidak ada karyawan yang bisa mengisi posisi. Untuk merekrut karyawan dari luar perusahaan, Manager SDM & Umum membuat konsep iklan mengenai job specification apa yang dibutuhkan oleh Manager Divisi untuk mengisi jabatan yang kosong. Setelah iklan disetujui, diserahkan ke agen iklan untuk disebarkan melalui media cetak. 3.2.2
Prosedur Penyeleksian Kegiatan penyeleksian dilakukan langsung oleh Manager SDM & Umum. Surat lamaran yang masuk akan diseleksi oleh Manager SDM & Umum sesuai dengan kriteria job specification yaitu pendidikan calon karyawan dan berdasarkan pengalaman. Selanjutnya Manager SDM & Umum akan menyerahkannya ke Manager Divisi. Kemudian Manager SDM & Umum mendiskusikan jadwal wawancara tahap awal dengan divisi terkait dan Manager SDM & Umum, wawancara ini mengenai latar belakang calon karyawan seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan lain-lain secara umum serta wawancara teknis
57 yang dilakukan oleh divisi terkait. Barulah calon karyawan akan dihubungi untuk datang ke perusahaan untuk mengikuti proses selanjutnya yaitu psikotes dan medical test yang dilakukan oleh lembaga psikologi dan lembaga kesehatan rekanan perusahaan yang dikoordinasikan oleh Manager SDM & Umum. Adapun penilaian tes wawancara meliputi penilaian atas penampilan, cara bicara, kondisi kesehatan, kepribadian. Apabila lulus tes, maka akan dilakukan wawancara tahap akhir mengenai negosiasi gaji serta hak dan kewajibannya. Untuk diterima sebagai pekerja, calon harus memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh perusahaan yang ditetapkan oleh Keputusan Direksi. Jika terdapat kesepakatan maka akan dibuat SPK (Surat Perjanjian Kerja) yang ditandatangani oleh Direktur Utama dan calon Pegawai Tidak Tetap. Didalam SPK itu disebutkan status karyawan tersebut Karyawan Kontrak atau Karyawan Percobaan. Selanjutnya Manager SDM & Umum akan melakukan pencatatan data karyawan baru yang akan disimpan dalam bentuk Microsoft Excel. Terkadang Manager SDM & Umum sering menemukan kesulitan dalam mencari database karyawan serta tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan up to date mengenai data karyawan disaat data karyawan sangat dibutuhkan.
3.2.3
Prosedur Penempatan, Orientasi dan Induksi Karyawan Penempatan karyawan dilakukan jika calon karyawan telah melewati tahap seleksi dan tentu saja calon karyawan tersebut telah memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan perusahaan. Terhadap status karyawan yaitu Karyawan Percobaan dan Karyawan Kontrak, ada perbedaannya:
58 1. Karyawan Percobaan Calon karyawan yang diterima sebagai karyawan percobaan akan diberlakukan masa percobaan kerja paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak diterima kerja atau masuk kerja, dan adanya masa percobaan tersebut diberitahukan kepada yang bersangkutan secara tertulis. Selama masa percobaan, perusahaan dan karyawan percobaan dapat memutuskan hubungan kerja tanpa syarat. Seorang karyawan yang menyelesaikan masa percobaan dengan baik akan diangkat sebagai karyawan kontrak dan akan menerima surat pengangkatan dari pejabat yang berwenang di perusahaan sesuai dengan penggolongannya. 2. Karyawan Kontrak Calon karyawan yang diterima sebagai karyawan kontrak memiliki masa kerja 6 bulan atau 1 tahun terhitung sejak diterima kerja atau masuk kerja, dan akan diperpanjang bila karyawan tersebut melakukan kewajibankewajibannya dengan baik dan perusahaan masih membutuhkan karyawan tersebut. Bila kinerja karyawan sangat baik, bukan tidak mungkin akan diangkat sebagai karyawan tetap dan akan menerima surat pengangkatan dari pejabat yang berwenang di perusahaan sesuai dengan penggolongannya. Aktivitas orientasi dilakukan oleh Manager SDM & Umum dan Manager Divisi yang bersangkutan pada hari pertama karyawan baru bekerja. Manager SDM & Umum memperkenalkan kepada karyawan baru tersebut tentang bidang usaha perusahaan secara rinci, struktur organisasi perusahaan, peraturanperaturan dalam perusahaan, dan hak serta kewajiban karyawan. Sedangkan Manager Divisi yang bersangkutan akan menjelaskan tentang tugas-tugas yang
59 harus dilaksanakan dan memperkenalkan lingkungan kerja kepada karyawan baru dan memperkenalkan kepada karyawan lama beserta kedudukannya dalam perusahaan. Aktivitas induksi karyawan baru dilakukan agar karyawan baru tersebut menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan dan menyadari bahwa dia harus menaati semua peraturan-peraturan serta mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik. Setiap karyawan yang baru diterima kerja diberikan kartu absen pada hari pertama masuk kerja. Karyawan wajib mengisi kehadirannnya sendiri dengan menaruh kartu absen pada mesin absen begitu juga pada saat pulang kerja.
3.2.4
Prosedur Pelatihan dan Pengembangan Karyawan Manager Divisi menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan berdasarkan penilaian kinerja, riwayat hidup, serta job description dari karyawan tersebut. Manager Divisi kemudian membuat rencana jangka panjang mengenai kebutuhan pelatihan tahunan. Manager Divisi akan membuat form kebutuhan pelatihan, lalu form tersebut dikirimkan ke bagian HRD. Setelah dianalisis dan disetujui, maka Manager SDM & Umum akan menentukan sistem pelatihan. Pelatihan yang selama ini diadakan di PT Sucofindo Appraisal Utama dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya yaitu dengan mendatangkan konsultan pelatihan atau trainer dari luar perusahaan. Manager Divisi akan mencari konsultan pelatihan atau trainer sesuai kebutuhan. Selanjutnya Manager Divisi akan membuat surat permohonan pelatihan yang akan dikirimkan ke Manager SDM & Umum yang berisi antara lain, manfaat yang akan diterima karyawan
60 dan perusahaan setelah diadakan pelatihan. Setelah disetujui, maka akan didiskusikan materi serta jadwal pelatihan. Cara pelatihan lainnya yaitu dengan mendapat undangan pelatihan dari PT Sucofindo Appraisal Utama dan dilakukan secara periodik. Pelatihan yang diadakan oleh pihak PT Sucofindo Appraisal Utama diadakan di Head Office PT Sucofindo Appraisal Utama. Karyawan yang ikut serta dalam pelatihan ini ditentukan oleh Manager Divisi yang bersangkutan. Karyawan yang telah mengikuti pelatihan akan mendapatkan sertifikat dari pihak PT Sucofindo Appraisal Utama. Kemudian Manager SDM & Umum akan membuat copy sertifikat, sebagai bukti untuk diperbaharuinya catatan pelatihan, serta catatan kualifikasi karyawan yang akan disimpan ke dalam file. Program pelatihan ini dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan itu sendiri, karyawan lain, dan juga perusahaan. Didalam prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan ini terdapat kendala dalam mengupdate data karyawan yang sudah melaksanakan pelatihan. Karyawan sering mengikuti pelatihan yang sama dan kadang-kadang karyawan mengikuti pelatihan yang tidak sesuai dengan bidangnya. Hal ini dikarenakan data master karyawan tidak terintegrasi antara Manager SDM & Umum dan Manager Divisi karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak.
3.2.5
Prosedur Penilaian Kinerja Karyawan 1. Penilaian kerja karyawan dilakukan dua kali dalam setahun oleh atasan langsung.
61 2. Hal-hal yang dinilai dalam penilaian prestasi kerja meliputi antara lain: kualitas kerja, kuantitas kerja, inisiatif kerja, hubungan kerja, disiplin kerja. 3. Pelaksanaan penilaian prestasi kerja dilakukan dengan mengunakan lembaran penilaian prestasi kerja yang telah ditetapkan dan pekerja berhak mengetahui hasil penilaiannya melalui atasan langsung. 4. Hasil penilaian prestasi kerja akan digunakan dalam menentukan antara lain: kenaikan gaji, besarnya bonus/insentif, pendidikan dan pelatihan.
3.2.6
Prosedur Promosi, Mutasi dan Demosi 1. Promosi a. Perusahaan memberikan kesempatan kepada pekerja untuk dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi guna mengisi lowongan jabatan yang ada, dengan mempertimbangkan: kemampuan dan prestasi kerja, masa kerja dan masa menjabat pada jabatan sekarang, pengalaman kerja, diketahui dan disetujui oleh Manajemen. b. Bilamana seorang pekerja akan dipromosikan untuk suatu jabatan tertentu, maka diperlukan satu masa tertentu untuk penilaian atas kemampuan pada jabatan baru tersebut untuk itu kepada pekerja tersebut diberikan pengangkatan sementara (acting), yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang. c. Pengangkatan sementara berlaku maksimum untuk jangka waktu selama enam bulan.
62 d. Setelah melalui pengangkatan sementara tersebut dengan hasil yang baik, maka perusahaan memberikan surat keputusan, yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. e. Promosi jabatan berpengaruh terhadap gaji karyawan.
2. Mutasi a. Demi kelancaran kegiatan perusahaan serta pendayagunaan tenaga kerja, perusahaan dapat dan berhak menempatkan dan mutasikan pekerja untuk suatu jabatan atau pekerjaan keseluruh divisi yang ada di PT Sucofindo Appraisal Utama. Mutasi dapat dilakukan dengan alasan - alasan : 1. Bertambahnya pekerjaan di suatu tempat dengan memperhatikan ketrampilan dan kemampuan pekerja dan mempertimbangkan kariernya di dalam perusahaan. 2. Memberikan pekerjaan kepada pekerja yang mempunyai potensi untuk maju, agar dapat mengembangkan kariernya. 3. Pekerja yang karena kesehatannya menurut nasehat dokter tidak memungkinkan
ia
bekerja
dalam
jabatan/pekerjaan
yang
didudukinya. 4. Karena kebutuhan operasional ditempat lain. b. Pelaksanaan mutasi terlebih dahulu wajib disampaikan dengan pekerja yang bersangkutan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum tanggal pelaksanaan, kecuali dalam keadaan mendesak sesuai dengan kebutuhan operasional.
63 c. Setiap mutasi ditetapkan dengan surat keputusan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
3. Demosi a. Perusahaan
dapat
melakukan
demosi
kepada
pekerja
dengan
mempertimbangkan: kemampuan dan prestasi kerja, loyalitas, etos kerja, kejujuran, disiplin dan diketahui dan disetujui oleh Manajemen. b. Demosi berpengaruh terhadap gaji karyawan.
3.2.7
Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) Jenis PHK yang terjadi di PT Sucofindo Appraisal Utama dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu PHK dengan alasan mendesak (terminated), pengunduran diri pekerja (resigned), berakhirnya masa kontrak. Pengunduran diri pekerja disebabkan karena karyawan mengundurkan diri atas kemauannya sendiri. PHK dengan alasan mendesak terjadi karena kinerja karyawan tidak sesuai dengan yang diharapkan dan adanya pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan terhadap peraturan-peraturan perusahaan. PHK dengan Alasan Mendesak Bagi pekerja yang di PHK karena alasan mendesak tidak berhak atas surat referensi, uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja, tetapi berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah yang besarnya adalah sebagai berikut : •
Masa Kerja 5 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun : 2 bulan Upah/gaji pokok
64 •
Masa Kerja 10 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun : 4 bulan Upah/gaji pokok
•
Masa Kerja 15 Tahun atau lebih : 6 bulan Upah/gaji pokok
Pengunduran Diri Pekerja Pengunduran diri seorang pekerja dari pekerjaannya dapat dilakukan secara resmi dengan mengajukan permohonan diri secara tertulis 1 (satu) bulan sebelumnya. Dalam hal ini perusahaan tidak berkewajiban memberikan uang pesangon dan penghargaan masa kerja, kecuali apabila pekerja tersebut telah bekerja 5 (lima) tahun terus menerus tanpa pernah putus dengan penilaian prestasi baik, maka perusahaan akan memberikan uang pisah yang besarnya sbb: •
Masa Kerja 5 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun : 2 bulan Upah/gaji pokok
•
Masa Kerja 10 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun : 4 bulan Upah/gaji pokok
•
Masa Kerja 15 Tahun atau lebih : 6 bulan Upah/gaji pokok
Berakhirnya Masa Kerja Kontrak Dalam pemutusan hubungan kerja yang diakibatkan oleh berakhirnya masa kontrak perusahaan tidak berkewajiban untuk memberikan imbalan atau pesangon diluar apa yang tercantum dalam surat perjanjian kontrak.
65 3.2.8
Prosedur Penggajian dan Pengupahan yang sedang berjalan
3.2.8.1 Kebijakan Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PT Sucofindo Appraisal Utama 1. Gaji pokok Gaji pokok diberikan secara tetap setiap bulan kepada karyawan. Jumlahnya bervariasi tergantung pada jabatan karyawan yang bersangkutan, semakin tinggi jabatannya maka semakin besar pula gaji pokoknya. 2. Insentif kehadiran Insentif kehadiran sebesar Rp.100.000 diberikan kepada karyawan setiap bulan dengan persyaratan sebagai berikut: •
Tidak boleh terlambat lebih dari lima (5) kali dalam satu bulan
•
Sakit / tidak masuk 1 hari hanya mendapat 50% dari Rp.100.000
•
Sakit / tidak masuk 2 hari tidak mendapatkan insentif kehadiran
Dengan kurangnya pengawasan dari pihak HRD terhadap absensi karyawan, dimana absensi karyawan hanya diawasi oleh satpam, sering terjadi kecurangan seperti titip absen. Hal ini dapat menyebabkan kerugian pada pihak perusahaan karena harus membayar insentif kehadiran dan upah kepada karyawan yang tidak berhak menerimanya. 3. Upah lembur Upah lembur hanya diberikan kepada karyawan yang mendapat surat perintah lembur dari atasannya. Lamanya waktu kerja lembur untuk hari kerja biasa dihitung mulai dari jam 6 sore sampai waktu karyawan tersebut
66 melakukan clock out pada absensi. Perhitungan upah lembur adalah sebagai berikut: •
Hari kerja (Senin-Jumat): 1 jam pertama dihitung
: Gaji pokok x 1.5 x jam kerja lembur 173
Jam ke-2 sampai jam ke-7
: Gaji pokok x 2 x jam kerja lembur 173
•
Hari Sabtu, Minggu dan hari libur nasional: 7 jam pertama dihitung
: Gaji pokok x 1.5 x jam kerja lembur 173
Jam ke-8 sampai seterusnya : Gaji pokok x 2 x jam kerja lembur 173 4. Tunjangan Hari Raya Keagamaan dan Bonus Tahunan i.
Perusahaan wajib memberikan THR kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus atau lebih.
ii.
Pekerja yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan secara terus menerus atau lebih sebesar 1 (satu) bulan upah, sedangkan untuk pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus tetapi kurang dari 12 bulan diberikan secara proporsional dengan masa kerja, dan pembayaran THR diberikan oleh perusahaan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum Hari Raya Keagamaan.
iii.
Jika dalam satu tahun pembukuan yang telah berjalan keuangan perusahaan
memungkinkan
perusahaan
memberikan
BONUS
TAHUNAN kepada karyawan yang besarnya sesuai kebijaksanaan
67 pimpinan dan didasarkan atas kerajinan, prestasi, disiplin kerja serta kehadiran pekerja yang bersangkutan. 5. Tunjangan/Fasilitas Pengobatan/Perawatan i.
Perusahaan memberikan fasilitas Pengobatan/Perawatan kepada karyawan sendiri yang dilaksanakan oleh dokter yang telah ditunjuk oleh Perusahaan dengan ketentuan sebagai berikut:
Rumah Sakit Rujukan
Rumah Sakit Non Rujukan
80% biaya ditanggung Perusahaan 50% biaya ditanggung Perusahaan 20% biaya ditanggung Karyawan
ii.
50% biaya ditanggung Karyawan
Dalam hal keadaan sakit yang mendesak, karyawan diijinkan pergi ke dokter umum yang terdekat dengan tempat tinggalnya dan kemudian melaporkannya kepada perusahaan. Penggantian biaya pengobatan ini hanya dapat diberikan apabila disertai bukti-bukti berupa : •
Kwitansi dokter
•
Kwitansi pembelian obat dari Apotek dengan disertai copy resep dari dokter yang bersangkutan.
iii.
Perusahaan tidak memberikan tunjangan perawatan gigi dan tambal gigi, termasuk pembuatan gigi palsu. Perusahaan hanya mengganti biaya pencabutan gigi.
6. Tunjangan bersalin Perusahaan memberikan tunjangan bersalin dengan penggantian yang dibatasi sampai anak ke–2 (dua). Besarnya biaya pengantian diatur tersendiri.
68 7. Tunjangan Kematian i.
Apabila seorang pekerja meninggal dunia, bukan oleh karena kecelakaan kerja, maka kepada ahli warisnya perusahaan akan memberikan : •
Gaji dalam bulan yang sedang berjalan
•
Ongkos biaya penguburan maksimum diatur dalam keputusan tersendiri.
•
Uang duka yang besarnya serendah-rendahnya disesuaikan dengan masa kerjanya, dengan berpedoman Undang – Undang Tenaga Kerja No.13 Tahun 2005 tentang penetapan uang pesangon, uang masa kerja, uang pengantian hak.
• ii.
Santunan dari PT. JAMSOSTEK
Apabila seorang pekerja meninggal dunia oleh karena kecelakaan kerja yang ada hubungannya dengan pekerjaannya, maka perusahaan akan mengganti kerugian berupa: •
Biaya pengangkutan pekerja dari tempat kecelakaan ke rumahnya atau ke rumah sakit
•
Biaya perawatan dan pengobatan
•
Biaya penguburan
•
Tunjangan Kecelakaan
69 8. Uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja i.
Besarnya uang pesangon yang diberikan kepada karyawan dihitung sebagai berikut: •
Masa kerja kurang dari 1 tahun
•
Masa kerja lebih dari 1 tahun tetapi kurang dari 2 tahun: 2
: 1 bulan upah
bulan upah •
Masa kerja lebih dari 2 tahun tetapi kurang dari 3 tahun: 3 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 3 tahun tetapi kurang dari 4 tahun: 4 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 4 tahun tetapi kurang dari 5 tahun: 5 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 5 tahun tetapi kurang dari 6 tahun: 6 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 6 tahun tetapi kurang dari 7 tahun: 7 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 7 tahun tetapi kurang dari 8 tahun: 8 bulan upah
• ii.
Masa kerja lebih dari 8 tahun
: 9 bulan upah
Besarnya uang penghargaan masa kerja yang diberikan kepada karyawan dihitung sebagai berikut: •
Masa kerja lebih dari 3 tahun tetapi kurang dari 6 tahun: 2 bulan upah
70 •
Masa kerja lebih dari 6 tahun tetapi kurang dari 9 tahun: 3 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 9 tahun tetapi kurang dari 12 tahun: 4 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 12 tahun tetapi kurang dari 15 tahun: 5 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 15 tahun tetapi kurang dari 18 tahun: 6 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 18 tahun tetapi kurang dari 21 tahun: 7 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 21 tahun tetapi kurang dari 24 tahun: 8 bulan upah
•
Masa kerja lebih dari 24 tahun
:10 bulan upah
9. Potongan atas gaji yang ditetapkan oleh perusahaan (Iuran Jamsostek) Iuran Jaminan Sosial Tenaga Kerja ini dipotong dari gaji pokok tiap karyawan, dimana perhitungannya adalah sebagai berikut: Ditanggung oleh karyawan
: 2% x Gaji Pokok
Ditanggung oleh perusahaan : 2,5% x Gaji Pokok
3.2.8.2 Prosedur Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PT Sucofindo Appraisal Utama Berikut ini akan diuraikan prosedur penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan pada PT Sucofindo Appraisal Utama
71 3.2.8.2.1. Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan •
Bagian yang terkait antara lain: a. Satpam b. Manager SDM & Umum
•
Dokumen yang digunakan : Kartu absensi
•
Tugas masing – masing bagian yang terkait antara lain: a. Satpam Mengawasi setiap karyawan ketika memasukkan kartu absensi ke dalam mesin pencatat waktu b. Manager SDM & Umum M embuat Kartu absensi karyawan
3.2.8.2.2. Prosedur penghitungan gaji dan pembuatan daftar gaji •
Bagian yang terkait antara lain: a. Manager SDM & Umum b. Manager Keuangan
•
Dokumen yang digunakan : Kartu absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji, dan Rekap Daftar Gaji
•
Tugas masing – masing bagian yang terkait antara lain: a. Manager SDM & Umum Memasukkan data dari kartu absensi karyawan staff ke dalam komputer
Membuat rekap absensi berdasarkan kartu absensi
72 Menghitung insentif kehadiran karyawan berdasarkan kartu absensi Membuat daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan Menyerahkan rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan kepada Manager Keuangan untuk diperiksa dan diotorisasi Mengarsip rekap absensi karyawan Menghitung uang lembur karyawan staff Prosedur pembuatan rekap absensi ini sangatlah tidak efisien karena Manager SDM & Umum harus menginput lagi data absensi masingmasing karyawan ke dalam komputer. Selain itu, hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam menginput data absensi tersebut, apalagi jika jumlah karyawan semakin banyak. b. Manager Keuangan Memeriksa dan mengotorisasi rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan yang telah dibuat oleh Manager SDM & Umum Mengarsip rekap daftar gaji karyawan
3.2.8.2.3. Prosedur pembayaran gaji •
Bagian yang terkait antara lain: a. Manager Keuangan b. Bank
73 •
Dokumen yang digunakan : Daftar Gaji, dan Rekap Daftar Gaji, cek, Bukti Transfer Bank,Slip Gaji
•
Tugas masing – masing bagian yang terkait antara lain: a. Manager Keuangan Menyerahkan daftar gaji yang telah diotorisasi, cek untuk mentransfer dana dari rekening perusahaan ke rekening karyawan serta nomor rekening masing-masing karyawan kepada pihak bank Membagikan slip gaji kepada masing – masing karyawan Menerima bukti transfer gaji karyawan dari bank b. Bank Mentransfer gaji ke rekening masing – masing karyawan berdasarkan daftar gaji Menyerahkan bukti transfer gaji karyawan kepada Manager Keuangan
74 Gambaran Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Yang Berjalan pada PT. Sucofindo Appraisal Utama Berikut ini merupakan gambaran dari sistem manajemen sumber daya manusia yang berjalan pada perusahaan saat ini
$ $
3.3
Gambar 3.2. Rich Picture Perekrutan, Penilaian Kinerja, dan Pelatihan Karyawan
75 3.4
Masalah Yang Dihadapi Berdasarkan pada informasi diatas diperoleh beberapa masalah yang dihadapi oleh PT Sucofindo Appraisal Utama, yaitu : 1. Pencatatan data base karyawan masih sederhana dan ditemukan kesulitan dalam mencarinya serta tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan up to date mengenai data karyawan. 2. Kurangnya pengawasan dari pihak SDM terhadap absensi karyawan, dimana absensi karyawan hanya diawasi oleh satpam, sehingga sering terjadi kecurangan seperti titip absen. 3. Tidak efisien dalam pembuatan rekap absensi karena Manager SDM & Umum harus menginput lagi data absensi masing-masing karyawan ke dalam komputer. Selain itu, hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam menginput data absensi tersebut, apalagi jika jumlah karyawan semakin banyak. 4. Data karyawan tidak terintegrasi antara Manager SDM & Umum dan Manager Divisi karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak. Hal ini dapat menyulitkan dalam mengupdate data karyawan yang sudah melaksanakan pelatihan. 5. Data karyawan dan penggajian tidak terintegrasi antara Manager SDM & Umum dan Manager Akuntansi & Keuangan karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak. Hal ini dapat menyulitkan dalam mengupdate data, misalnya kenaikan gaji karyawan, promosi karyawan yang juga berpengaruh terhadap gaji karyawan.
76 3.5
Alternatif Pemecahan Masalah Dalam skripsi ini diusulkan suatu sistem informasi sumber daya manusia yang dapat membantu menyelesaikan masalah. •
Membuat suatu sistem pencatatan database yang telah terkomputerisasi yang memudahkan pencatatan data karyawan dan dapat menampilkan report yang dibutuhkan oleh manajer secara cepat dan up to date melalui pencetakan berbagai dokumen dan laporan sebagai output dari sistem informasi sumber daya manusia.
•
Membuat sistem terintegrasi dan dapat diakses oleh berbagai pihak yang berhubungan dengan kegiatan personalia, hal ini mempermudah dalam melakukan update terhadap data karyawan.
•
Menggunakan finger scanner untuk absensi karyawan agar karyawan tidak dapat melakukan titip absen sehingga data kehadiran karyawan dapat langsung masuk ke dalam komputer untuk pembuatan laporan absensi yang lebih efisien dan akurat.
•
Setiap karyawan yang direkrut harus ada surat pengangkatan yang sah yang ditandatangani oleh Direktur Operasional dan untuk karyawan yang keluar dari perusahaan harus ada surat pemberhentian yang sah.
