BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI LAYANAN ADMINISTRASI DAN PENDATAAN YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan Yayasan Santo Yakobus adalah sebuah wadah institusi yang berfokus pada pelayanan di bidang pendidikan dan kesehatan. Yayasan Santo Yakobus ini dibentuk atas dasar kebutuhan warga gereja Paroki Santo Yakobus akan layanan pendidikan bagi anak-anak mereka saat itu. Yayasan Santo Yakobus sendiri didirikan pada tanggal 23 Agustus 1989. Pendirian yayasan ini dikukuhkan dengan Akte Notaris R. Sudibio Djojopranoto, SH nomor 88. Akte no.88 ini menegaskan bahwa Yayasan Santo Yakobus adalah yayasan yang melayani bidang pendidikan dan kesehatan. Sebagai perwujudan niat mulia dari yayasan dalam pastoral pendidikan untuk umat paroki dan masyarakat sekitar, maka pada tahun pelajaran 1989/1990 Sekolah Dasar Santo Yakobus dimulai. Karena minat dan kebutuhan umat serta masyarakat akan pendidikan bagi anak-anak mereka, maka pada tahun palajaran 1990/1991 dimulai pendidikan pra sekolah yaitu TK Santo Yakobus dengan kelas TK-A dan TKB. Untuk menjamin kelanjutan dari pendidikan jenjang SD maka pada tahun pelajaran 1995/1996 didirikan SMP Santo Yakobus dan pada tahun pelajaran 1998/1999 berdirilah SMA Santo Yakobus. Sekolah ini terletak di Jln. Pegangsaan Dua Km. 3,5 Kelapa Gading.
34
35 Pada awal berdirinya, SMA Santo Yakobus masih menggunakan gedung sekolah yang bergabung dengan SMP Santo Yakobus. Fasilitas yang dimilikinya pun terbilang minim dan seadanya. Namun seiring dengan kebutuhan dan semangat untuk berkembang menjadi sekolah unggulan, fasilitas-fasilitas yang ada pada SMA Santo Yakobus pun bertambah lengkap, baik fasilitas utama mau pun fasilitas pendukungnya. Perkembangan SMA Santo Yakobus pun semakin pesat pada tahun 2005-2006 dimana SMA Yakobus membangun satu gedung sekolah baru yang dikhususkan untuk kegiatan belajar mengajar SMA. Selain itu juga fasilitasnya pun ikut ditambah seperti internet dan aula yang lebih luas.
36 3.1.2
Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi dari SMA Santo Yakobus adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI SMA SANTO YAKOBUS Kepala Sekolah
Bimbingan Karier
Tata Usaha
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
Wakil Kepala Seolah Bidang Kurikulum
Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana
Wali Kelas
Guru
Siswa
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMA Santo Yakobus Sumber: SMA Santo Yakobus Tahun 2004
37 3.1.3
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini diuraikan secara garis besar tugas dan tanggung jawab pada
masing-masing bagian untuk memberikan gambaran tentang pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab pada SMA Santo Yakobus: 1.
Kepala Sekolah : a. Membuat dan mengorganisasikan perencanaan sekolah. b. Mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan sekolah. c. Mengadakan rapat dan mengambil keputusan untuk menentukan kebijakan sekolah. d. Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS). e. Menyelenggarakan administrasi kurikulum, kesiswaan, kantor, kepegawaian, perlengkapan, keuangan, dan penggunaan ruangan. f. Melakukan supervisi atas kegiatan belajar mengajar, bimbingan penyuluhan / bimbingan karir, ekstrakurikuler, ketatausahaan, dan kerjasama dengan masyarakat dan dunia usaha.
2.
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan : a. Menyusun program pengajaran, pembagian tugas guru, jadwal pelajaran, jadwal evaluasi belajar, dan pelaksanaan UAS/UN. b. Menerapkan kriteria persyaratan naik / tidak naik kelas dan jadwal penerimaan buku laporan pendidikan (Rapor) dan penerimaan STTB. c. Mengkoordinasi dan mengarahkan penyusunan satuan pelajaran. d. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran serta program perbaikan (remidian) dan pengayakan.
38 3.
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum : a. Menyusun program pembinaan kesiswaan/OSIS. b. Melaksanakan
bimbingan,
pengarahan
dan
pengendalian
kegiatan
siswa/OSIS dalam rangka menegakan disiplin dan tata tertib sekolah. c. Memberi pengarahan dalam pemilihan pengurus OSIS dan melakukan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi. d. Menyusun program dan jadwal serta laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala dan insidentil. e. Mengatur mutasi siswa dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orang tua / wali siswa. f. Membina hubungan antara sekolah dengan komite sekolah / orang tua peduli pendidikan. g. Menyusun laporan pelaksanaan hubungan masyarakat secara berkala. 4.
Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana : a. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana. b. Mengadministrasikan pendayagunaan sarana dan prasarana. c. Pengelolaan pembiayaan alat – alat pengajaran. d. Pemeliharaan sarana dan prasarana. e. Membuat laporan inventarisasi setiap tahun.
5.
Wali Kelas : a. Pengelolaan kelas dan penyelenggaraan administrasi kelas. b. Pengisian dan pembagian buku laporan pendidikan (Rapor). c. Mendata,memelihara dan bertanggung jawab atas semua inventaris kelas d. Membuat identitas pribadi siswa, mencatat nomor telepon setiap siswa dan
39 laporan hasil belajar semester siswa (buku rapor) dan buku daftar kelas. e. Mencatat hasil belajar pribadi siswa di legger. f. Mengadakan hubungan dengan orang tua siswa dalam rangka pembinaan siswa, dengan sepengetahuan / seizin kepala sekolah. g. Mengikuti kegiatan kelasnya yang mungkin dilakukan diluar sekolah (camping, karyawisata, studi ilmiah). h. Memonitor kehadiran siswa dan menandatangani surat – surat dari orang tua siswa. i. Mencatat absensi siswa di kelasnya setiap hari dan membuat rekapitulasi absensi bulanan dan menyerahkan kepada wakil kepala sekolah. 6.
Guru Bidang Studi : a. Membuat
program
pengajaran/rencana
kegiatan
belajar
mengajar
semenster/tahunan dan silabus dan rencana pembelajaran. b. Melaksanakan kegiatan dan belajar mengajar serta penilaian belajar semester/tahunan. c. Mengisi daftar nilai siswa baik kognitif, efektif maupun psikomorik. d. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing – masing siswa. e. Meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran dan Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum. f. Memeriksa semua kertas ulangan serta mengembalikan kepada siswa. g. Memeriksa tugas / pekerjaan rumah (PR) siswa. 7.
Bimbingan Penyuluhan / Bimbingan Karir : a. Penyusunan program dan pelaksanaan bimbingan penyuluhan / bimbingan karir.
40 b. Memberikan layanan bimbingan penyuluhan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar. c. Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai. d. Bila diperlukan dapat memanggil orang tua / wali murid untuk bekerja sama membimbing siswa dengan sepengetahuan kepala sekolah e. Membuat angket dan menganalisanya tentang hal – hal tertentu yang dipandang perlu dan bermanfaat f. Membuat laporan setiap bulan tentang siswa bermasalah kepada kepala sekolah 8.
Tata Usaha :
a.
Menerima surat-surat masuk dan menyortirnya sesuai tujuan.
b.
Mengarsipkan surat-surat masuk dengan penomoran yang rapi dan mudah dicari.
c.
Mengisi buku mutasi setiap akhir bulan.
d.
Input data siswa dan orang tua murid ke dalam buku siswa aktif.
e.
Membantu input nilai guru, pencetakan rapor siswa, mid maupun semesteran.
f.
Menerima pembayaran uang sekolah, uang pangkal, dan uang daftar ulang.
g.
Mengelola uang kas kecil sekolah.
h.
Merapikan dan menggandakan naskah soal soal ujian yang akan digunakan,
i.
Mengarsipkan naskah-naskah soal yang telah digunakan.
j.
Membuat laporan bulanan setiap tanggal 10 bulan berjalan.
41 3.1.4
Rich Picture Sistem yang Berjalan
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang Berjalan Keterangan: 1. Calon Siswa membeli Formulir Pendaftaran ke Bagian Penerimaan Siswa 2. Bagian Penerimaan Siswa menyerahkan Formulir Pendaftaran dan Bukti Penerimaan Formulir Pendaftaran 3. Calon Siswa menyerahkan Formulir Pendaftaran yang telah diisi ke bagian Tata Usaha 4. Bagian Tata Usaha mengumumkan Daftar Penerimaan Siswa kepada Calon Siswa 5. Calon Siswa yang lulus tes membayar uang pangkal untuk diterima menjadi Siswa 6. Bagian Tata Usaha menyerahkan Bukti Pembayaran Uang Pangkal ke Calon Siswa 7. Siswa aktif mendaftar ulang dengan membayar biaya pendaftaran ulang 8. Bagian Tata Usaha menyerahkan Bukti Pembayaran Daftar Ulang kepada Siswa 9. Siswa menyerahkan Slip Setoran pembayaran SPP ke Bagian Tata Usaha.
42 3.2
Sistem Yang Berjalan
3.2.1
Narasi Sistem Yang Berjalan Sistem yang berjalan pada SMA Santo Yakobus adalah menggunakan
komputer dengan Microsoft Excel yang dipakai untuk menyimpan template laporan, dan belum memiliki sistem yang terintegrasi. Prosedur dari sistem yang berjalan pada SMA Santo Yakobus dibagi menjadi tiga prosedur, yaitu pendaftaran calon siswa baru, pendaftaran ulang siswa aktif, dan pembayaran SPP dan uang tahunan.
3.2.1.1 Prosedur Pendaftaran Calon Siswa Baru Prosedur pendaftaran calon siswa di SMA Santo Yakobus dimulai dari pihak calon siswa yang mendaftarkan diri dengan membeli formulir pendaftaran ke bagian penerimaan siswa. Setelah calon siswa membayar biaya pembelian formulir, maka bagian penerimaan siswa akan mencatat transaksi tersebut pada Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran yang dibuat dua rangkap. Bagian penerimaan siswa akan menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 1 beserta Formulir Pendaftaran kepada calon siswa, dan menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 kepada bagian Tata Usaha untuk diarsip. Calon siswa akan mengisi data yang diperlukan sesuai dengan yang tertera pada formulir pendaftaran. Setelah formulir pendaftaran terisi, maka calon siswa akan menyerahkan formulir pendaftaran tersebut beserta berkas-berkas yang diperlukan, yaitu fotokopi Akte Kelahiran beserta aslinya, fotokopi Surat Baptis bagi yang beragama Katolik beserta aslinya, fotokopi Kartu Keluarga beserta aslinya, fotokopi KTP orangtua, dua lembar pas foto terbaru memakai seragam
43 sekolah asal ukuran 3x4 cm, dan fotokopi rapor SMP yang sudah dilegalisir (Berkas-berkas asli akan dikembalikan setelah diperiksa) untuk pendaftaran ke Bagian Tata Usaha. Calon siswa yang telah mengumpulkan formulir pendaftaran dapat mengikuti ujian penerimaan siswa baru yang tanggal pelaksanaannya telah diberitahukan kepada calon siswa. Calon siswa diharuskan membawa bukti pembayaran formulir pendaftaran rangkap 1 sebagai bukti ketika mengikuti ujian penerimaan siswa. Setelah tes penerimaan siswa selesai, maka penyeleksian calon siswa dilakukan. Calon siswa yang memenuhi syarat nilai minimum dan berasal dari SMP Santo Yakobus adalah prioritas utama, dan apabila masih ada ruang tersedia, kemudian dipilih calon siswa dari SMP lainnya. Setelah proses seleksi selesai maka bagian tata usaha akan membuat daftar penerimaan siswa yang diumumkan kepada calon siswa pada tanggal yang telah ditentukan. Calon siswa yang namanya terdaftar pada daftar penerimaan siswa akan menemui bagian tata usaha untuk membicarakan biaya masuk siswa. Pihak calon siswa akan bernegosiasi dengan pihak sekolah yang diwakili bagian tata usaha mengenai jumlah pembayaran uang pangkal dan SPP. Apabila telah didapat kesepakatan, maka calon siswa akan membayar uang pangkal sebesar jumlah yang disepakati ke bagian tata usaha. Bagian tata usaha akan mencatat pembayaran tersebut pada bukti pembayaran uang pangkal dua rangkap. Bukti pembayaran uang pangkal rangkap 1 akan diserahkan kepada calon siswa, dan bukti pembayaran uang pangkal rangkap 2 akan diarsip. Bagian Tata Usaha kemudian akan mencatat identitas para calon siswa yang telah membayar uang pangkal tersebut sesuai dengan yang tertera pada formulir pendaftaran mereka ke dalam buku siswa aktif.
44 3.2.1.2 Prosedur Pendaftaran Ulang Siswa Aktif Prosedur pendaftaran ulang siswa aktif pada SMA Santo Yakobus dimulai setiap tahun ajaran baru. Siswa aktif yang tetap mengikuti kegiatan belajar di SMA Santo Yakobus wajib mendaftarkan ulang dirinya ke bagian Tata Usaha. Siswa akan dikenakan biaya pendaftaran ulang oleh bagian tata usaha. Siswa membayar uang pendaftaran ulang pada bagian Tata Usaha, dan bagian Tata Usaha akan mencatat transaksi tersebut ke dalam Bukti Pembayaran Daftar Ulang sebanyak dua rangkap. Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 1 akan diberikan kepada siswa sebagai tanda bukti siswa telah melakukan pendaftaran ulang untuk tahun ajaran berikut, dan rangkap 2 akan diarsip oleh bagian Tata Usaha. Setelah periode pendaftaran ulang siswa berakhir pada tanggal yang telah ditentukan, maka bagian Tata Usaha akan membuka Buku Siswa Aktif untuk melakukan perubahan-perubahan perihal pendafaran ulang siswa. Sesusai dengan Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 2 yang diarsip, maka siswa yang telah mendaftar ulang akan tetap tercantum dalam Buku Siswa Aktif, sedangkan siswa yang tidak mendaftar ulang akan dihapus.
3.2.1.3
Prosedur Pembayaran SPP dan Uang Tahunan Prosedur pembayaran SPP dan Uang Tahunan pada SMA Santo Yakobus
adalah sebagai berikut: Setiap tahun ajaran, siswa diwajibkan membayar uang tahunan yang digunakan untuk mendanai kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh sekolah, seperti retreat, perayaan hari raya, ujian tengah semester dan akhir semester, ujian nasional, uang ekstrakurikuler, dan kegiatan-kegiatan lainnya. Uang tahunan
45 tersebut dibayarkan secara bulanan dan digabungkan ke dalam pembayaran SPP. Siswa melakukan pembayaran SPP setiap bulannya sebelum tanggal 10 dengan melakukan transfer bank. Siswa kemudian menyerahkan slip setoran transaksi pembayaran SPP mereka ke bagian Tata Usaha. Bagian Tata Usaha akan mencatat transaksi pembayaran SPP tersebut ke dalam buku penerimaan SPP. Pada tanggal 10 setiap bulannya, bagian Tata Usaha akan menerima laporan autodebet bank yang dikirim oleh bank. Laporan autodebet tersebut berisi rincian transaksi siswa yang membayar SPP dan melakukan setoran ke rekening sekolah. Melalui rincian dari laporan autodebet tersebut, bagian Tata Usaha mencatat transaksi-transaksi pembayaran ke dalam Buku Penerimaan SPP. Dari laporan tersebut juga dapat diketahui siswa-siswa yang belum membayar SPP tepat waktu pada bulan tersebut. Bagian Tata Usaha mencatat siswa-siswa yang terlambat membayar SPP. Siswa yang telat membayar dikenakan sanksi Rp.5000,dan apabila berkelanjutan diberikan teguran. Pada akhir bulan, bagian Tata Usaha akan membuat laporan SPP bulanan dengan mengambil template laporan yang telah tersimpan di Microsoft Excel dan memasukkan penerimaan SPP pada bulan tersebut dari Buku Penerimaan SPP. Laporan SPP bulanan ini akan diserahkan oleh bagian Tata Usaha kepada pihak yayasan Santo Yakobus.
46 3.2.2
Overview Activity Diagram
3.2.2.1
Overview Activity Diagram Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan Calon Siswa
Bagian Penerimaan Siswa
Bagian Tata Usaha
Membeli Formulir Pendaftaran
Melayani Pembelian Formulir Pendaftaran
2
1 BPFP
FP
1 BPFP
Menerima Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 1 dan Formulir Pendaftaran
Menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 2
2 BPFP
Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 Mengisi Formulir Pendaftaran
Mengumpulkan Formulir Pendaftaran yang telah diisi
FP (terisi)
Menyerahkan fotokopi ijasah SMP dan akte kelahiran
Akte Kelahiran (copy)
Ijasah SMP (copy)
Menerima Formulir Pendaftaran dan berkas-berkas
Mengikuti Tes Penerimaan Siswa
Pengumuman Penerimaan Siswa
Daftar Penerimaan Siswa Melihat pengumuman daftar penerimaan siswa
Calon Siswa tidak diterima
Calon Siswa diterima
Membayar uang pangkal
Menerima pembayaran uang pangkal
2 1 BPUP
Menerima Bukti Pembayaran Uang Pangkal rangkap 1
Mencatat data Calon Siswa pada Buku Siswa Aktif
Buku Siswa Aktif
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
47 3.2.2.2
Overview Activity Diagram Pendaftaran Ulang Siswa Aktif yang Berjalan Siswa
Bagian Tata Usaha
Membayar biaya pendaftaran ulang
Menerima pembayaran pendaftaran ulang Siswa
2 1 BPDU
Menerima Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 1
Melakukan perubahan data siswa aktif
Buku Siswa Aktif
Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Pendaftaran Ulang Siswa Aktif yang Berjalan
48 3.2.2.3
Overview Activity Diagram Pembayaran SPP dan Uang Tahunan yang Berjalan Siswa
Bagian Tata Usaha
Komputer
Membayar SPP
Slip Setoran
Mencatat Pembayaran SPP
Laporan Autodebet Bank
Buku Penerimaan SPP
Menerima Laporan Autodebet Bank
Buku Penerimaan SPP
Memeriksa Siswa yang terlambat membayar SPP
Membuat Laporan
Laporan SPP Bulanan
Template Laporan (MS Excel)
Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Pembayaran SPP dan Uang Tahunan yang Berjalan
49 3.2.3
Event Table
3.2.3.1
Event Table Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
Berikut ini adalah Event Table dari prosedur pendaftaran calon siswa baru yang berjalan pada SMA Santo Yakobus: Event Melayani pembelian Formulir Pendaftaran
Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2
Internal Agent Assuming Responsibility Bagian Penerimaan Siswa
Bagian Tata Usaha
Menerima Formulir Pendaftaran dan Berkas-berkas
Bagian Tata Usaha
Pengumuman penerimaan Siswa
Bagian Tata Usaha
Menerima Pembayaran Uang Pangkal
Bagian Tata Usaha
Mencatat data Calon Siswa pada Buku Siswa Aktif
Bagian Tata Usaha
Start When Calon Siswa membeli Formulir Pendaftaran
Bagian Penerimaan Siswa Menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 2 Calon Siswa mengumpulkan Formulir Pendaftaran yang telah diisi beserta berkas-berkas Calon Siswa telah menjalankan tes penerimaan siswa Calon Siswa membayar uang pangkal
Calon Siswa telah membayar uang pangkal
Activity 1. Menerima pembayaran Formulir Pendaftaran dari calon siswa 2. Mencetak Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran dua rangkap 3. Menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 1 dan Formulir Pendaftaran kepada Calon Siswa 1. Menerima Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 2 dari Bagian Penerimaan Siswa 2. Mengarisp Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 2 1. Menerima Formulir Pendaftaran yang telah diisi oleh Calon Siswa 2. Menerima berkas-berkas yang diperlukan untuk pendaftaran dari Calon Siswa 1. Membuat Daftar Penerimaan Siswa 2. Mengumumkan Daftar Penerimaan Siswa kepada Calon Siswa 1. Menerima pembayaran uang pangkal 2. Mencetak bukti pembayaran uang pangkal dua rangkap 3. Menyerahkan bukti pembayaran uang pangkal rangkap 1 kepada calon siswa 4. Mengarsip bukti pembayaran uang pangkal rangkap 2 1. Melihat data Calon Siswa yang telah membayar uang pangkal pada Formulir Pendaftaran 2. Mengisi data Calon Siswa pada Formulir Pendaftaran ke dalam Buku Siswa Aktif
Tabel 3.1 Event Table Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
50 3.2.3.2
Event Table Pendaftaran Ulang Siswa Aktif yang Berjalan
Berikut ini adalah Event Table dari prosedur pendaftaran ulang siswa aktif pada SMA Santo Yakobus: Event Menerima pendaftaran ulang siswa
Internal Agent Assuming Responsibility Bagian Tata Usaha
Start When Siswa mendaftar ulang dan membayar uang pendaftaran ulang
Activity 1. 2. 3.
4. Melakukan perubahan data siswa aktif
Bagian Tata Usaha
Setelah periode pendaftaran ulang siswa berakhir
1. 2.
Menerima pembayaran uang pendaftaran ulang Mencetak Bukti Pembayaran Daftar Ulang dua rangkap Menyerahkan Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 1 kepada Siswa Mengarsip Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 2 Mengecek Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 2 Menghapus data siswa aktif yang tidak melakukan pendaftaran daftar ulang
Tabel 3.2 Event Table Pendaftaran Ulang Siswa Aktif yang Berjalan
3.2.3.3
Event Table Pembayaran SPP dan Uang Tahunan yang Berjalan
Berikut ini adalah Event Table dari prosedur pembayaran SPP dan uang tahunan yang berjalan pada SMA Santo Yakobus:
Mencatat Pembayaran SPP
Internal Agent Assuming Responsibility Bagian Tata Usaha
Menerima Laporan Autodebet Bank
Bagian Tata Usaha
Tanggal 10 setiap bulan
Memeriksa Siswa yang terlambat membayar SPP
Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha menerima Laporan Autodebet Bank
Membuat laporan
Bagian Tata Usaha
Setiap akhir bulan
Event
Start When Siswa membayar SPP melalui transfer bank
Activity 1. Menerima slip setoran dari Siswa 2. Mencatat slip setoran pada Buku Penerimaan SPP 1. Menerima rincian laporan proses autodebet dari bank 2. Mencatat transaksi-transaksi pada laporan autodebet bank ke dalam Buku Penerimaan SPP 1. Memeriksa Siswa yang belum membayar SPP 2. Mencatat Siswa yang belum membayar SPP 1. Mengecek Buku Penerimaan SPP 2. Membuka Template Laporan
51 Internal Agent Assuming Responsibility
Event
Start When
Activity 3. Membuat laporan penerimaan SPP bulanan
Tabel 3.3 Event Table Pembayaran SPP dan Uang Tahunan yang Berjalan
3.2.4
Workflow Table
3.2.4.1
Workflow Table Pendaftaran Calon Siswa Baru
Berikut ini adalah Workflow Table dari pendaftaran calon siswa baru yang berjalan di SMA Santo Yakobus: Actor
Activity Melayani Pembelian Formulir Pendaftaran
Calon Siswa
1. Membeli Formulir Pendaftaran
Bagian Penerimaan Siswa
2. Menerima pembayaran Formulir Pendaftaran 3. Mencetak Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran dua rangkap 4. Menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 1 dan Formulir Pendaftaran kepada Calon Siswa
Calon Siswa
5. Menerima Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 1 dan Formulir Pendaftaran Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 2
Bagian Penerimaan Siswa
6. Menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 ke Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha
7. Menerima Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 8. Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 Menerima Formulir Pendaftaran dan Berkas-berkas
52 Actor
Activity
Calon Siswa
9. Mengumpulkan Formulir Pendaftaran yang telah diisi ke Bagian Tata Usaha 10. Mengumpulkan Berkas-berkas yang diperlukan untuk pendaftaran ke Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha
11. Menerima Formulir Pendaftaran yang telah diisi 12. Menerima Berkas-berkas yang diperlukan untuk pendaftaran Pengumuman Penerimaan Siswa
Calon Siswa
13. Mengikuti tes penerimaan siswa
Bagian Tata Usaha
14. Membuat Daftar Penerimaan Siswa 15. Mengumumkan Daftar Penerimaan Siswa kepada calon siswa Menerima pembayaran Uang Pangkal
Calon Siswa
16. Membayar uang pangkal
Bagian Tata Usaha
17. Menerima pembayaran uang pangkal 18. Membuat bukti pembayaran uang pangkal dua rangkap 19. Menyerahkan bukti pembayaran uang pangkal rangkap 1 kepada calon siswa
Calon Siswa
20. Menerima bukti pembayaran uang pangkal rangkap 1
Bagian Tata Usaha
21. Mengarsip bukti pembayaran uang pangkal rangkap 2 Mencatat Data Siswa Pada Buku Siswa Aktif
Bagian Tata Usaha
22. Melihat data Calon Siswa yang telah membayar uang pangkal pada Formulir Pendaftaran 23. Mengisi data Calon Siswa pada Formulir Pendaftaran ke dalam Buku Siswa Aktif
Tabel 3.4 Workflow Table Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
53 3.2.4.2
Workflow Table Pendaftaran Ulang Siswa Aktif
Berikut ini adalah Workflow Table dari pendaftaran ulang siswa aktif yang berjalan di SMA Santo Yakobus: Actor
Activity Menerima Pendaftaran Ulang Siswa
Siswa
1. Mendaftar ulang dengan membayar uang pendaftaran ulang
Bagian Tata Usaha
2. Menerima uang pendaftaran ulang siswa 3. Membuat Bukti Pembayaran Daftar Ulang dua rangkap 4. Menyerahkan Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 1 kepada Siswa
Siswa
5. Menerima Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 1
Bagian Tata Usaha
6. Mengarsip Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 2 Melakukan Perubahan Data Siswa Aktif
Bagian Tata Usaha
7. Mengecek Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 2 8. Menghapus data siswa aktif yang tidak melakukan pendaftaran daftar ulang
Tabel 3.5 Workflow Table Pendaftaran Ulang Siswa Aktif yang Berjalan
3.2.4.3
Workflow Table Pembayaran SPP dan Uang Tahunan
Berikut ini adalah Workflow Table dari pembayaran SPP dan uang tahunan yang berjalan di SMA Santo Yakobus: Actor
Activity Mencatat Pembayaran SPP
Siswa
9. Membayar SPP melalui transfer bank 10. Menyerahkan slip setoran kepada bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha
11. Menerima slip setoran pembayaran SPP siswa
54 Actor
Activity 12. Mencatat slip setoran pada Buku Penerimaan SPP Menerima Laporan Autodebet Bank
Bagian Tata Usaha
13. Menerima rincian laporan proses autodebet dari bank 14. Mencatat transaksi-transaksi pada laporan autodebet bank ke dalam Buku Penerimaan SPP Memeriksa siswa yang terlambat membayar SPP
Bagian Tata Usaha
15. Memeriksa Siswa yang belum membayar SPP 16. Mencatat Siswa yang belum membayar SPP Membuat laporan
Bagian Tata Usaha
17. Mengecek Buku Penerimaan SPP 18. Membuka Template Laporan 19. Membuat laporan penerimaan SPP bulanan
Tabel 3.6 Workflow Table Sistem pembayaran SPP dan uang tahunan yang Berjalan
55 3.2.5
Analisis Temuan Hasil Survey Berdasarkan kasus yang kami teliti pada SMA Santo Yakobus, maka
permasalahan yang ditemukan dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: Temuan 1
Tidak adanya rancangan database yang mendukung sebuah sistem informasi.
Kriteria
Menurut Jones dan Rama, : a database is an important component of many emerging technologies (p156)
Sebab
Sekolah masih melakukan pencatatan data secara manual.
Akibat
Kesulitan dalam pencarian data dan penumpukan arsip-arsip lama yang semakin memakan ruang.
Rekomendasi
Membuat sebuah rancangan database yang mampu menyimpan datadata yang diperlukan dalam kegiatan sekolah.
Temuan 2
Penggunaan Excel hanya sebagai template untuk mencetak laporan dan bukan sebagai sistem terintegrasi.
Kriteria
Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh: “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan yang terdiri dari sejumlah sumber daya (manusia, material, mesin, uang, informasi) yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen”. (p11)
Sebab
Tidak tersedianya sistem yang dapat menyajikan dan mencetak laporan secara otomatis berdasarkan data yang ada.
Akibat
Pembuatan laporan mengharuskan penelusuran dan input data secara
56 manual yang dapat memakan waktu. Rekomendasi
Membuat sistem informasi yang dapat menyajikan dan mencetak laporan sesuai keinginan pengguna sistem dengan proses yang otomatis dari penelusuran data hingga penyusunan laporan.
Temuan 3
Tidak terdapat informasi mengenai siswa yang belum membayar SPP.
Kriteria
Menurut Mulyadi, salah satu tujuan umum pengembangan sistem adalah “untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya” (p19)
Sebab
Laporan yang diterima dari Bank hanya berisi daftar siswa yang sudah membayar SPP.
Akibat
Untuk memeriksa siswa yang belum membayar SPP akan memakan waktu lama karena diperiksa secara manual.
Rekomendasi
Dibuat rancangan database pembayaran SPP yang mampu menghasilkan daftar siswa yang sudah membayar SPP maupun yang belum membayar SPP.
57 3.2.6
Formulir dan Laporan Pada Sistem yang Berjalan Formulir dan laporan yang digunakan oleh SMA Santo Yakobus dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran dibuat oleh Bagian Penerimaan Siswa dan diisi oleh Calon Siswa yang hendak mendaftar di SMA Santo Yakobus. Formulir Pendaftaran ini berisi data Calon Siswa yang diperlukan dalam proses pendaftaran. 2. Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran dibuat oleh Bagian Penerimaan Siswa sebagai bukti bahwa Calon Siswa membeli Formulir Pendaftaran dan telah melakukan pembayaran, dan dibuat 2 rangkap yang terdiri dari: a. Rangkap 1 akan diserahkan kepada Calon Siswa sebagai bukti bahwa Calon Siswa telah membeli Formulir Pendaftaran dan melunasi pembayaran. b. Rangkap 2 akan diserahkan kepada Bagian Tata Usaha untuk diarsip. 3. Daftar Penerimaan Siswa Daftar Penerimaan Siswa dibuat oleh Bagian Tata Usaha dan berisi daftar Calon Siswa yang telah lulus tes penerimaan siswa dan diterima oleh SMU Santo Yakobus. 4. Bukti Pembayaran Uang Pangkal Bukti Pembayaran Uang Pangkal dibuat oleh Bagian Tata Usaha sebagai bukti bahwa Calon Siswa telah membayar uang pangkal yang disepakati, dan dibuat 2 rangkap yang terdiri dari: a. Rangkap 1 akan diserahkan kepada Calon Siswa sebagai bukti bahwa Calon Siswa telah membayar uang pangkal.
58 b. Rangkap 2 akan diarsip Bagian Tata Usaha 5. Bukti Pembayaran Daftar Ulang Bukti Pembayaran Dafar Ulang dibuat oleh Bagian Tata Usaha sebagai bukti bahwa Siswa telah melakukan pendaftaran ulang untuk kembali mengikuti kegiatan belajar di tahun ajaran baru dengan membayar uang daftar ulang, dan dibuat 2 rangkap yang terdiri dari: a. Rangkap 1 akan diserahkan kepada Siswa sebagai bukti bahwa Siswa telah melakukan pendaftaran uang dengan membayar uang daftar ulang. b. Rangkap 2 akan diarsip Bagian Tata Usaha. 6. Buku Siswa Aktif Buku Siswa Aktif berisikan daftar keseluruhan siswa yang masih aktif mengikuti kegiatan belajar di SMA Santo Yakobus. 7. Slip Setoran Slip Setoran merupakan bukti transaksi setoran siswa yang akan diperoleh dari bank pada saat siswa membayar SPP dengan cara transfer melalui bank dan diserahkan kepada Bagian Tata Usaha. 8. Laporan Autodebet Bank Laporan Autodebet Bank dikirimkan oleh Bank ke Bagian Tata Usaha yang berisikan daftar siswa yang telah melakukan transfer pembayaran SPP ke rekening sekolah pada bulan yang berjalan. 9. Buku Penerimaan SPP Buku Penerimaan SPP dibuat oleh Bagian Tata Usaha yang berisikan data pembayaran SPP siswa yang dicatat pada saat siswa menyerahkan slip setoran.
59 10. Laporan SPP Bulanan Laporan SPP Bulanan adalah laporan yang berisi jumlah penerimaan SPP beserta setiap bulannya pada SMA Santo Yakobus.
3.2.7
Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan identifikasi kebutuhan informasi pihak Yayasan Santo Yakobus
dan Kepala Sekolah SMA Santo Yakobus pada SMA Santo Yakobus maka didapatkan kebutuhan-kebutuhan informasi sebagai berikut: 1. Laporan Penerimaan Formulir Pendaftaran Laporan ini berisi tentang informasi mengenai total penerimaan yang didapat dari penjualan formulir pendaftaran setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran. 2. Laporan Penerimaan Uang Pangkal Laporan ini berisi tentang informasi mengenai jumlah pembayaran uang pangkal yang diterima sekolah yang dibayar oleh Calon Siswa yang mendaftar setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Uang Pangkal. 3. Laporan Jumlah Calon Siswa yang Mendaftar Laporan ini berisi tentang informasi mengenai jumlah Calon Siswa yang mendaftar ke SMA Santo Yakobus setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran. 4. Laporan Jumlah Siswa yang Diterima Laporan ini berisi tentang informasi mengenai jumlah Calon Siswa yang lulus tes penerimaan siswa dan diterima menjadi Siswa SMA Santo Yakobus setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Daftar Penerimaan Siswa.
60 5. Laporan Penerimaan Pendaftaran Ulang Laporan ini berisi tentang total penerimaan dari pembayaran uang pendaftaran ulang. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Daftar Ulang. 6. Laporan Jumlah Siswa yang Mendaftar Ulang Laporan ini berisi tentang jumlah siswa aktif yang melakukan daftar ulang dan meneruskan kegiatan belajarnya di SMA Santo Yakobus. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Daftar Ulang. 7. Laporan Penerimaan SPP Laporan ini berisi tentang total penerimaan yang didapat dari pembayaran SPP siswa setiap bulannya. Laporan ini dibuat berdasarkan Daftar Penerimaan SPP. 8. Laporan Tunggakan SPP Laporan ini berisi tentang daftar siswa yang belum membayar SPP pada bulan berjalan beserta jumlah uang SPP yang terhutang dan denda yang dikenakan. Laporan ini dibuat berdasarkan Daftar Tunggakan SPP.
