BAB 3 ANALIS IS S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I S IKLUS PENDAPATAN PT. TIRTAKENCAN A TATAWARN A YANG BERJALAN
3.1. Profil Perusahaan PT. Tirtakencana Tatawarna adalah perusahaan yang bergerak dalam distribusi produk. Ada dua jenis produk yang didistribusikan, yaitu berbagai cat dan aneka furniture. Perusahaan ini merupakan distributor utama dari produk-produk yang dihasilkan oleh Avian dan memiliki kantor pusat di Sidoarjo, Jawa Tengah. Kantor pusat Sidoarjo berdiri dan mulai beroperasi pada tahun 2004. Seiring dengan berjalannya waktu, dan meningkatnya penjualan maka dibangunlah kantor cabang di berbagai daerah dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para pelanggan. Perusahaan ini memiliki cabang hampir di setiap kota di Indonesia, salah satunya di Sukabumi, Jawa Barat yang menjadi objek penelitian dalam skripsi ini. Cabang Sukabumi berdiri pada Februari 2007 berdasarkan SIUP No. 510/49/404.3.7/2006 dan beralamat di Jalan Raya Cibolang no. 34 Sukabumi. Dimana cabang Sukabumi ini memiliki fungsi untuk melakukan penjualan di sekitar wilayah Sukabumi dan Cianjur. Saat ini jumlah karyawan yang mendukung berjalannya proses bisnis perusahaan berjumlah 25 orang, yang bekerja di beberapa bagian yang terdapat di perusahaan.
3.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi : M enjadi perusahaan distributor bahan bangunan dan furniture terbesar di Indonesia
56 M isi : M emberikan pelayanan terbaik kepada semua pelanggan 3.3. S truktur Organisasi Perusahaan Berikut ini adalah gambar struktur organisasi kantor perwakilan PT. Tirtakencana Tatawarna.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tirtakencana Tatawarna Sumber: Kepala Perwakilan PT. Tirtakencana Tatawarna (2009)
Tugas dan Wewenang General Manager Level/Grade
: Middle Manager
Bertanggung Jawab Kepada : Direktur Tugas: 1. M engkoordinir dan merencanakan kegiatan operasional Perwakilan yang menjadi bagian tanggung jawabnya
57 Wewenang : 1. M emberikan persetujuan atas setiap rencana dalam pengembangan kegiatan pemasaran dan penjualan produk di Perwakilan 2. M engawasi jalannya kegiatan usaha di Perwakilan 3. M empromosikan serta memberhentikan Kepala Perwakilan.
Kepala Perwakilan Level/Grade
: Manager
Bertanggung Jawab Kepada : General Manager Tugas Pokok: 1. M engkoordinir, merencanakan dan mengembangkan kegiatan pemasaran dan penjualan produk sesuai dengan kebijakan manajemen dengan tujuan tercapainya target-target yang telah ditetapkan perusahaan. 2. M engkoordinir kegiatan promosi dan pengembangan usaha Perwakilan sejalan dengan target usaha dan kebijakan manajemen dengan tujuan memperkuat produk perusahaan. 3. M erencanakan dan mengembangkan usaha-usaha nyata untuk pengembangan kualitas Sumber Daya M anusia yang dimiliki terutama di bidang pemasaran dan penjualan dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.
58 Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab Kepala Perwakilan: 1. M erencanakan, melaksanakan dan mengembangkan strategi usaha Perwakilan secara tepat dalam memperkenalkan, memasarkan dan mengembangkan produkproduk yang dijual sebagai upaya nyata dalam pencapaian laba usaha. 2. M engkoordinir semua kegiatan promosi dan campaign produk yang dijual kepada seluruh pelanggan maupun calon pelanggan dengan menggunakan cara promosi yang tepat, efektif dan efisien. 3. M enyusun target untuk masing-masing sales representative serta menyusun anggaran/target penjualan kantor perwakilan serta menyusun anggaran biaya untuk menciptakan efisiensi penggunaan biaya secara berkesinambungan. 4. M engkoordinir dan mengawasi kegiatan penjualan, penagihan dan pencapaian target dari masing-masing sales representative. 5. M emantau kondisi persediaan stock dan melakukan pemesanan barang ke pemasok. 6. M engawasi dan mengkoordinir kegiatan administrasi maupun operasional kantor perwakilan untuk menciptakan suatu sinergi dalam pencapaian target penjualan yang telah ditetapkan manajemen. 7. M embuat perencanaan penjualan secara berkala untuk memudahkan pengadaan stock sekaligus mengurangi frekuensi kekosongan stock.
Wewenang Kepala Perwakilan adalah sebagai berikut: 1. M emberikan persetujuan/penolakan dalam batas wewenangnya terhadap hal-hal yang berkaitan dengan administrasi penjualan dan operasional kantor perwakilan.
59 2. M engkoordinir upaya-upaya nyata yang bertujuan untuk membina hubungan baik dengan pelanggan.
Kepala Administrasi Penjualan dan Keuangan Level/Grade
: Supervisor
Bertanggung Jawab Kepada : General Manager Tugas Pokok: 1. M engkoordinir, melaksanakan dan mengawasi seluruh kegiatan administrasi penjualan dan penagihan serta kegiatan operasional dan keuangan sebagai pendukung utama pencapaian target penjualan dan keuntungan bagi Perwakilan. 2. M erencanakan dan mengembangkan usaha-usaha nyata untuk pengembangan kualitas SDM yang dimiliki terutama di bidang pemasaran dan penjualan dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.
Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab Kepala Administrasi Penjualan dan Keuangan: 1. M engkoordinasikan, mengawasi dan melaksanakan kegiatan administrasi penjualan yang mencakup pembuatan faktur penjualan, penyimpanan faktur, monitoring penagihan atas faktur serta memastikan ketaatan terhadap sistem dan prosedur yang berlaku. 2. M engkoordinasikan dan melakukan pengiriman semua bukti-bukti transaksi setiap bulan ke Kantor Pusat. 3. Bertanggung jawab terhadap keabsahan transaksi semua pengeluaran termasuk pengeluaran kas kecil.
60 4. M engkoordinir dan mengawasi penyimpanan berkas atau dokumen transaksi serta menciptakan sistem dokumentasi yang baik. 5. M empelajari, memeriksa serta mengkoreksi dan melakukan pemantauan atas persetujuan tanda tangan terhadap bukti-bukti transaksi yang berkaitan dengan administrasi dan operasional dalam batas kewenangannya. 6. M engkoordinir penerimaan order dari pelanggan serta turut memantau kondisi persediaan stock barang di perwakilan.
Wewenang Kepala Administrasi Penjualan dan Keuangan yaitu: 1. M enerima semua setoran pembayaran dari pelanggan, melakukan penyetoran ke bank serta mengelola kas kecil. 2. M engkoordinasikan dan membuat laporan-laporan atas semua transaksi yang dilakukan Perwakilan baik laporan rutin mingguan, bulanan ataupun yang bersifat insidentil.
Kepala Bagian Gudang Level/Grade
: Supervisor
Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Perwakilan Tugas Pokok: Bertanggung jawab terhadap seluruh proses dan administrasi setiap pemasukan maupun pengeluaran barang ke/dari gudang serta pengantaran barang ke pelanggan.
61 Berikut adalah uraian tugas dan tanggung jawab Kepala Gudang: 1. Bertanggung jawab terhadap fisik barang dari semua item barang yang ada di gudang. 2. Turut memonitor persediaan barang di gudang. 3. M embuat sistem penyimpanan dan pengeluaran barang yang baik. 4. Bertanggung jawab terhadap proses dan ketepatan jadwal pengiriman barang ke pelanggan.
Wewenang Kepala Gudang yaitu: 1. M elakukan otorisasi atas semua formulir yang berkaitan dengan pengeluaran dan penerimaan barang 2. M engkoordinir dan mengawasi kegiatan pengelolaan persediaan.
3.4. Gambaran S istem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan yang Berjalan 3.4.1. Dokumen – dokumen yang digunakan Dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang berjalan saat ini adalah : 1. Sales Order : dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan dari pelanggan. Informasi pada dokumen ini pada umumnya terdiri dari data perusahaan penjual, data pelanggan, tanggal penerimaan pesanan, jenis dan jumlah barang yang dipesan, harga satuan dan jumlah harga keseluruhan. 2. Nota Penjualan : dokumen ini serupa dengan Sales Order. Namun Sales Order belum merupakan dokumen resmi untuk melakukan transaksi penjualan karena masih hanya berupa pesanan dan kemudian total penjualan tersebut masih harus
62 dianalisis oleh Kepala Perwakilan apakah sudah melewati limit kredit atau belum. Sedangkan Nota Penjualan akan dikirimkan kepada pelanggan dan berfungsi ketika melakukan penagihan. 3. Surat Jalan : dokumen yang digunakan untuk merekam dan mencatat barang-barang yang dikirimkan kepada pelanggan sesuai dengan Nota Penjualan. Dalam Surat Jalan hanya berisi identitas penjual, identitas pelanggan, barang yang dikirimkan beserta dengan jumlah. Tidak terdapat harga satuan maupun total harga. 4. Nota Debit/Kredit Penjualan : dokumen ini digunakan untuk mencatat perubahan yang terjadi ketika barang disiapkan untuk dikirimkan kepada pelanggan. Perubahan tersebut antara lain disebabkan karena jumlah barang secara fisik terkadang tidak memadai untuk memenuhi pesanan yang sudah tercetak dalam Nota Penjualan dan Surat Jalan. Sehingga dokumen ini berfungsi untuk mengurangi atau menambah jumlah penjualan. 5. Surat Retur : dokumen yang digunakan untuk mencatat pengembalian barang yang dilakukan oleh pelanggan atau yang disebut dengan retur penjualan. Retur penjualan dapat diterima apabila terjadi kerusakan pada barang atau ketidaksesuaian antara barang yang dikirimkan dengan Nota Penjualan, Surat Jalan dan Nota Debit/Kredit Penjualan yang terlampir. 6. Bukti Pembayaran : dokumen ini digunakan untuk mencatat penerimaan pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan. 7. Daftar Piutang : dokumen ini digunakan untuk mencatat piutang yang akan jatuh tempo dan harus ditagih oleh Sales yang bersangkutan.
63 3.4.2. Unit Fungsi yang terkait Bagian fungsi yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang berjalan saat ini adalah : 1. Bagian Penjualan : berperan sebagai fungsi penjualan dalam siklus pendapatan perusahaan dimana kegiatan utamanya adalah memasarkan dan menjual produk perusahaan 2. Bagian Administrasi Penjualan : berperan sebagai fungsi pencatatan dalam penjualan, dimana pekerjaan utamanya adalah membuat surat dan laporan yang berhubungan dengan penjualan 3. Bagian Gudang : berperan sebagai fungsi Gudang dalam siklus pendapatan perusahaan, dimana kegiatan utamanya adalah mengelola persediaan 4. Bagian Pengiriman : berperan sebagai fungsi Pengiriman dalam siklus pendapatan perusahaan, dimana kegiatan utamanya adalah mengirimkan barang kepada pelanggan 5. Kepala Perwakilan : berperan sebagai fungsi Kredit dalam siklus pendapatan perusahaan, dimana kegiatan utamanya adalah memberikan persetujuan untuk penjualan kredit serta retur penjualan 6. Kepala Administrasi dan Keuangan : berperan sebagai fungsi Keuangan dalam siklus pendapatan perusahaan, dimana kegiatan utamanya adalah menerima uang kas hasil penagihan dan menyetorkannya ke bank yang dimiliki oleh perusahaan 7. Bagian Faktur : berperan sebagai fungsi Arsip dalam siklus pendapatan perusahaan, dimana kegiatan utamanya adalah mengarsip semua dokumen yang berhubungan dengan siklus pendapatan
64 3.4.3. Prosedur Berjalan 1. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan Siklus pendapatan pada PT. Tirtakencana Tatawarna dimulai ketika Sales menerima pesanan dari pelanggan dengan membuat Sales Order yang berisi data pelanggan, barang yang dipesan beserta jumlahnya. Saat ini, Sales Order dibuat hanya satu rangkap saja. Jika penjualan dilakukan secara kredit, maka Sales Order ini diserahkan kepada Kepala Perwakilan untuk dievaluasi dan dilakukan analisis apakah pelanggan ini masih dapat melakukan pembelian secara kredit. Saat ini, kebijakan perusahaan dalam menentukan limit kredit diberlakukan sama bagi seluruh pelanggan yaitu sebesar lima belas juta rupiah baik bagi pelanggan lama ataupun baru. Setelah Kepala Perwakilan memberikan approval atas pemesanan tersebut, maka Sales Order diberikan kepada bagian administrasi untuk dibuatkan Nota Penjualan sekaligus dengan Surat Jalan dan langsung dijurnal ke dalam Jurnal Penjualan. Nota Penjualan dan Surat Jalan masing-masing dibuat tiga rangkap dan diserahkan kepada Kepala Gudang.
2. Prosedur Pengiriman Barang kepada Pelanggan Setelah Kepala Gudang menerima Nota Penjualan dan Surat Jalan, maka Kepala Gudang akan menugaskan staff bagian Gudang untuk menyiapkan barang. Jika seluruh barang telah sesuai, maka akan langsung dilakukan pengiriman barang oleh bagian pengiriman. Namun, jika ada barang yang terdapat dalam gudang tidak dapat memenuhi pesanan maka Kepala Gudang akan melaporkan pada Sales secara lisan dengan menyerahkan Nota Penjualan dan Surat Jalan. Kemudian Sales akan memberikan
65 konfirmasi pada pelanggan mengenai kekurangan barang tersebut dan menanyakan pada pelanggan apakah pemesanan atas barang tersebut ditunda atau digantikan dengan barang lainnya yang tersedia di gudang. Setelah terjadi kesepakatan, maka bagian administrasi penjualan akan membuat Nota Debit/Kredit Penjualan sebanyak tiga rangkap untuk mengoreksi Nota Penjualan yang telah dicetak sebelumnya. Dan juga akan dibuat Surat Jalan yang baru dan kemudian tambahan atau pengurangan penjualan ini akan dijurnal. Kemudian Nota Debit/Kredit Penjualan dan Surat Jalan tersebut akan diberikan kepada Kepala Gudang beserta dengan Nota Penjualan dan Surat Jalan agar bagian Gudang dapat menyiapkan barang dan kemudian akan dilakukan pengiriman barang kepada pelanggan oleh bagian pengiriman.
3. Prosedur Penerimaan Retur Penjualan dari Pelanggan Ketika bagian pengiriman telah sampai ke pelanggan bersama dengan barang, maka pelanggan bersama-sama dengan bagian pengiriman akan memeriksa kesesuaian barang yang dikirimkan dengan Nota Penjualan dan Surat Jalan serta Nota Debit/Kredit yang terlampir. Jika terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan pelanggan maka barang tersebut dapat diretur oleh pelanggan dan kemudian bagian pengiriman akan membuat catatan di Nota Penjualan. Kemudian Nota Penjualan dan Surat Jalan serta Nota Debit/Kredit Penjualan rangkap tiga akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan tersebut memiliki piutang yang harus dibayar pada saat jatuh tempo. Setelah itu, Nota Penjualan dan Surat Jalan serta Nota Debit/Kredit Penjualan rangkap satu dan dua akan diberikan kepada Kepala Gudang untuk dicek dan diberikan
66 konfirmasi apabila terjadi retur barang. Kemudian Kepala Gudang akan melaporkan kepada Kepala Perwakilan bahwa terjadi retur barang. Setelah itu, bagian administrasi penjualan akan membuat Surat Retur tiga rangkap untuk mengurangi jumlah piutang pelanggan tersebut. Selain itu jika setelah hari pengiriman barang, pelanggan menemukan kerusakan pada barang, pelanggan dapat memberikan konfirmasi melalui telepon kepada perusahaan. Kemudian bagian ekspedisi akan mengambil barang tersebut dan membuatkan Form Penarikan Barang tiga rangkap sebagai bukti bahwa barang tersebut telah ditarik dari pelanggan, namun retur barang belum tentu diterima. Kemudian Form Penarikan Barang rangkap tiga akan diberikan kepada pelanggan. Setelah itu barang tersebut akan diperiksa oleh Kepala Perwakilan apakah barang tersebut layak untuk diretur atau tidak. Jika retur disetujui maka bagian administrasi penjualan akan membuat Surat Retur tiga rangkap. Jika retur tidak disetujui, maka akan dilakukan konfirmasi kepada pelanggan dan barang tersebut akan dikembalikan kepada pelanggan. Form Penarikan Barang yang ada di pelanggan akan diambil kembali. Form Penarikan Barang rangkap satu akan disimpan di Kepala Gudang, dan rangkap dua diarsipkan di bagian faktur. Jika penjualan dilakukan secara tunai, maka retur tidak dapat diterima dengan alasan apapun. Nota Penjualan rangkap satu akan diberikan kepada Kepala Administrasi Penjualan dan Keuangan Cabang untuk dijurnal, dan rangkap dua akan disimpan bagian faktur sebagai arsip. Sedangkan Surat Jalan rangkap satu akan diberikan pada Kepala Gudang dan rangkap dua akan disimpan bagian faktur sebagai arsip. Surat Retur yang telah dicetak tiga rangkap akan didistribusikan kepada Kepala Administrasi Penjualan
67 dan Keuangan Cabang rangkap satu untuk dijurnal, rangkap dua akan disimpan bagian faktur sebagai arsip dan rangkap tiga akan dikirimkan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa retur tersebut telah mengurangi jumlah piutang.
4. Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan Jika penjualan dilakukan secara tunai, maka setelah barang dikirimkan pelanggan akan langsung melakukan pembayaran kepada bagian Pengiriman, dan kemudian akan dibuatkan Bukti Pembayaran sebanyak dua rangkap sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran atas barang yang dikirimkan. Kemudian Bukti Pembayaran akan diberikan kepada Kepala Bagian Administrasi Penjualan untuk diperiksa dan kemudian akan dikembalikan kepada bagian Administrasi Penjualan beserta dengan Nota Penjualan rangkap satu dan Nota Debit/Kredit Penjualan rangkap satu untuk diberikan kepada pelanggan bersamaan dengan Bukti Pembayaran rangkap satu dan dicatat, dijurnal ke dalam Jurnal Penerimaan Kas dan kemudian akan diarsip oleh bagian faktur. Kebijakan perusahaan menetapkan bahwa seluruh piutang akan jatuh tempo dalam waktu tiga puluh lima hari untuk penjualan cat, sedangkan untuk penjualan mebel ditetapkan empat puluh sembilan hari. Pengecekan umur piutang dilakukan setiap akhir minggu oleh Kepala Administrasi Penjualan dan Keuangan Cabang bersama dengan Kepala Perwakilan dan Sales untuk piutang yang jatuh tempo seminggu kedepan. Kemudian bagian administrasi akan membuat Daftar Piutang tiga rangkap untuk setiap Sales sesuai dengan penjualan yang telah mereka terima masing-masing. Daftar Piutang tersebut didistribusikan sebagai berikut : •
Rangkap satu diserahkan kepada Kepala Bagian Administrasi Penjualan
68 •
Rangkap dua diserahkan kepada Sales
•
Rangkap tiga diarsip di bagian Faktur. Kemudian Sales akan melakukan penagihan sesuai dengan tanggal jatuh tempo
masing-masing piutang dengan membawa Nota Penjualan rangkap satu, Nota Debit/Kredit Penjualan rangkap satu, dan Surat Retur rangkap satu. Jika pelanggan melunasi pembayarannya, maka Sales akan membuatkan Bukti Pembayaran sebanyak dua rangkap sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran, kemudian Nota Penjualan rangkap satu, Nota Debit/Kredit Penjualan rangkap satu dan Surat Retur rangkap satu akan diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan telah melunasi piutangnya dan prosedur selanjutnya sama dengan penjualan tunai.
5. Menyiapkan Laporan yang Dibutuhkan Manajemen Setiap akhir bulan, akan dibuat beberapa laporan yang berkaitan dengan siklus pendapatan yang dibutuhkan manajemen dalam pengambilan keputusan dan kebijakan untuk bulan mendatang. Laporan yang dihasilkan yaitu Laporan Penjualan, Laporan Retur Penjualan, Laporan Usia Piutang dan Laporan Penerimaan Pembayaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada flowchart diagram dan rich picture prosedur penjualan kredit, retur barang dan penagihan yang berjalan berikut ini.
69
Sales
70 Sales
Gambar 3.2 Flowchart Diagram Sales
71 Kepala Perwakilan
72 Kepala Perwakilan
73
Kepala Perwakilan
Gambar 3.3 Flowchart Diagram Kepala Perwakilan
74
Bagian Administrasi Penjualan 2
S ales O rder (approved)
Mem buat Nota P enjualan dan S urat Jal an serta m embuat Jurnal Penju alan
3 2 S urat Jalan
1 3
2 1 Not a P enjual an
3
Jurnal P enjualan
75
Bagian Administrasi Penjualan
76 Bagian Administrasi Penjualan
77 Bagian Administrasi Penjualan
Gambar 3.4 Flowchart Diagram Bagian Administrasi Penjualan
78
Kepala Administrasi dan Keuangan
79
Kepala Administrasi dan Keuangan
Gambar 3.5 Flowchart Diagram Kepala Administrasi dan Keuangan
80 Bagian Faktur
Gambar 3.6 Flowchart Diagram Bagian Faktur
81
Bagian Gudang
82
Bagian Gudang
83
Bagian Gudang
Gambar 3.7 Flowchart Diagram Bagian Gudang
84
Bagian Pengiriman
85 Bagian Pengiriman
Gambar 3.8 Flowchart Diagram Bagian Pengiriman
86
Gambar 3.9 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan - Overview
87
Gambar 3.10 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan
88
Gambar 3.11 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Pengiriman Barang kepada Pelanggan
89
Gambar 3.12 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Penerimaan Retur Penjualan dari Pelanggan
90
Gambar 3.13 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan
91
Gambar 3.14 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – M enyiapkan Laporan yang Dibutuhkan M anajemen
3.4.4. Permasalahan yang dihadapi dalam S istem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan yang Berjalan 1. Kesulitan dalam melakukan klarifikasi data pemesanan barang antara pelanggan dan perusahaan. Saat ini, Sales Order yang berfungsi untuk merekam dan mencatat semua pesanan pelanggan hanya dibuat satu rangkap, dimana Sales Order yang dibuat oleh Sales ini akan diberikan kepada Kepala Perwakilan untuk dilakukan proses
92 evaluasi apakah penjualan ini dapat dilaksanakan atau tidak. Kemudian Sales Order ini akan menjadi sumber bagi Bagian Administrasi Penjualan untuk dibuatkan Nota Penjualan dan Surat Jalan. Pelanggan tidak diberikan dokumen Sales Order tersebut. Ketika menerima pemesanan dari pelanggan, biasanya perusahaan akan mencatat ke dalam Sales Order. Setelah itu, Sales Order akan diotorisasi oleh Fungsi Kredit untuk keperluan pengecekan limit kredit. Kemudian Sales Order rangkap dua akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pemesanan tersebut telah mendapatkan otorisasi dari Fungsi Kredit. Penyebab timbulnya hal ini adalah proses order pelanggan yang masih banyak dilakukan melalui telepon atau Sales langsung menawarkan barang ke pelanggan. Catatan atas pesanan tersebut hanya dicatat dalam catatan Sales yang tidak baku. Hal ini sering menyebabkan terjadinya miskomunikasi di antara pelanggan dan perusahaan. M isalnya, ketika barang telah dikirimkan sesuai dengan pesanan, pelanggan tidak mau menerima beberapa barang dengan alasan bahwa barang tersebut tidak dipesan. Untuk tujuan cross-checked dengan pelanggan mengenai barang jumlah yang dipesan, maka sebaiknya Sales Order dicetak dua rangkap. Dimana rangkap satu dipegang oleh perusahaan dan rangkap dua diberikan kepada pelanggan sebagai back-up agar pelanggan mengetahui barang apa saja yang dipesan untuk kemudian dicocokkan apakah sesuai dengan barang yang dikirimkan oleh perusahaan.
93 2. Tingginya frekuensi piutang tak tertagih dan seringnya terjadi kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi. Seringkali perusahaan tidak dapat melakukan transaksi dalam jumlah yang cukup besar secara kredit dikarenakan limit kredit ditetapkan sama bagi semua pelanggan, yaitu sebesar lima belas juta rupiah. Limit kredit ditetapkan berdasarkan kriteria 5C yang terdiri dari Character, Capacity, Capital, Collateral dan Conditions. Kriteria Character berbicara mengenai karakter dan watak dari pelanggan, Capacity berbicara mengenai kemampuan pelanggan dalam mengelola usaha, termasuk keadaan finansialnya, Capital berbicara mengenai posisi finansial perusahaan, Collateral berbicara mengenai jaminan yang diberikan debitur dan Conditions berbicara mengenai kondisi ekonomi secara umum. Penyebab perusahaan menetapkan limit kredit yang sama bagi semua pelanggan sebenarnya hanyalah untuk alasan kemudahan saja. Namun bagi pelanggan perusahaan dengan skala yang cukup besar, hal ini menyebabkan mereka tidak dapat memesan dalam jumlah yang cukup banyak secara kredit. Padahal sebenarnya bila dilakukan analisis, pelanggan tersebut layak memiliki limit kredit yang cukup besar. Bagi pelanggan perusahaan dengan skala yang kecil, sering sekali terjadi kemacetan dalam pelunasan piutang dikarenakan kapasitas mereka yang tidak mencukupi untuk melakukan transaksi penjualan secara kredit dalam jumlah tersebut. Untuk meningkatkan penjualan dan meminimalisasi piutang tak tertagih sebaiknya perusahaan menetapkan standar atau kriteria baku dalam menentukan limit kredit. Kriteria limit kredit ini dimaksudkan agar pelanggan perusahaan
94 yang tergolong menengah ke atas dapat melakukan transaksi kredit dalam jumlah yang cukup besar. Dan bagi pelanggan yang tergolong menengah ke bawah dapat dibatasi jumlah kreditnya agar sesuai dengan kapasitasnya, sehingga piutang tak tertagih dapat diminimalisasi. Sebaiknya untuk tiga transaksi pertama, limit kredit yang dimiliki pelanggan adalah yang jumlahnya paling minimum, dengan mempertimbangkan bahwa pelanggan baru tersebut adalah badan usaha dan bukan pelanggan perorangan. Jika pelanggan perorangan, sebaiknya perusahaan menetapkan untuk transaksi pertama dilakukan secara tunai. Penetapan kriteria limit kredit dilakukan setelah terjadi tiga transaksi pertama pelanggan. Selain itu, sebaiknya setiap enam bulan sekali dilakukan penilaian kembali mengenai kredit pelanggan berdasarkan jumlah nominal transaksi enam bulan terakhir, ketepatan dalam pelunasan piutang, lama menjadi pelanggan di perusahaan dan seberapa sering pelanggan melakukan transaksi dengan perusahaan yang bersangkutan. Kriteria ini diambil berdasarkan pertimbangan atas kriteria 5C dan lebih berfokus pada Character, Capital dan Capacity. Penetapan limit kredit dan penilaian pelanggan dilakukan sebagai berikut : a. Kriteria jumlah nominal rata-rata transaksi memiliki bobot 3 (tiga), dengan spesifikasi pada tabel 3.1 di bawah ini. Tabel 3.1 Kriteria Jumlah Nominal Rata – rata Transaksi Nominal rata-rata transaksi Nilai 0 – 8.000.000 1 8.000.001 – 32.000.000 2 32.000.001 – 64.000.000 3 >64.000.000 4
95 b. Kriteria ketepatan dalam pelunasan piutang memiliki bobot 3 (tiga) dengan spesifikasi pada tabel 3.2 di bawah ini. Tabel 3.2 Kriteria Ketepatan Pelunasan Piutang Jumlah Hari Terlambat > 60 hari 30 - 60 hari 8 – 30 hari 1 – 7 hari 0 hari
Nilai 0 1 2 3 4
c. Kriteria rata-rata frekuensi transaksi bulanan memiliki bobot 2 (dua) dengan spesifikasi pada tabel 3.3 di bawah ini. Tabel 3.3 Kriteria Rata-rata Frekuensi Transaksi Rata-rata frekuensi 0 – 1 kali 2 – 4 kali 5 – 7 kali > 7 kali
d. Kriteria loyalitas
pelanggan
Nilai 1 2 3 4
yang diukur
dari lamanya
berlangganan memiliki bobot 1 (satu) dengan spesifikasi pada tabel 3.4 di bawah ini. Tabel 3.4 Kriteria Loyalitas Pelanggan Lama Berlangganan 0 - 90 hari 91 - 180 hari 180 - 360 hari > 360 hari
Nilai 1 2 3 4
e. Untuk pelanggan baru yang belum pernah melakukan pembelian secara kredit, maka kriteria ketepatan pelunasan piutang tidak termasuk dalam perhitungan.
96 Ringkasan kriteria penilaian pelanggan lama dan pelanggan baru dapat dilihat pada tabel 3.5 di bawah ini. Tabel 3.5 Ringkasan Kriteria Penilaian Pelanggan Jenis Pelanggan Kriteria Pelanggan Lama Jumlah Nominal Rata – rata Transaksi 0 – 8.000.000 8.000.001 – 32.000.000 32.000.001 – 64.000.000 >64.000.000 Ketepatan Pelunasan Piutang (dihitung dari jumlah hari terlambat dalam pelunasan) > 60 hari 30 - 60 hari 8 – 30 hari 1 – 7 hari 0 hari Rata-rata Frekuensi Transaksi 0 – 1 kali 2 – 4 kali 5 – 7 kali > 7 kali Loyalitas Pelanggan 0 - 90 hari 91 - 180 hari 180 - 360 hari > 360 hari Pelanggan Baru Jumlah Nominal Rata – rata Transaksi 0 – 8.000.000 8.000.001 – 32.000.000 32.000.001 – 64.000.000 >64.000.000 Rata-rata Frekuensi Transaksi 0 – 1 kali 2 – 4 kali 5 – 7 kali > 7 kali Loyalitas Pelanggan 0 - 90 hari 91 - 180 hari 180 - 360 hari > 360 hari
Bobot 3
Nilai 1 2 3 4
3
0 1 2 3 4 2 1 2 3 4 1 1 2 3 4 3 1 2 3 4 2 1 2 3 4 1 1 2 3 4
97 f. Setelah seluruh faktor ditentukan nilai dan dikalikan dengan bobotnya, kemudian hasil perkalian itu akan dibagi dengan total keseluruhan bobot. Ada empat kategori pelanggan dengan limit kredit yang diusulkan seperti pada tabel 3.6 di bawah ini. Tabel 3.6 Usulan Limit Kredit Hasil Akhir Nilai Pelanggan 0-1 1,1 - 2 2,1 - 3 3,1 - 4
Limit Kredit yang diusulkan Rp 10.000.000,00 Rp 40.000.000,00 Rp 70.000.000,00 Rp 100.000.000,00
Usulan atas limit kredit ini didapatkan dengan mempertimbangkan hasil analisis laporan penjualan perusahaan untuk periode satu bulan. Dari data tersebut, didapatkan bahwa rata-rata jumlah transaksi yang dilakukan oleh satu pelanggan dalam satu bulan kira-kira sebesar Rp 7.000.000,00 dengan nilai minimum Rp 275.280,00 dan jumlah maksimum Rp 66.609.056,00 dengan jumlah 157 pelanggan yang melakukan transaksi.
3.
Ketidakakuratan pencatatan penjualan Pada proses bisnis berjalan saat ini, bagian administrasi membuat jurnal
penjualan setelah pesanan diterima. Penjualan baru dapat diakui oleh perusahaan ketika barang yang dijual telah disiapkan dan dikirimkan kepada pelanggan. Penyebab perusahaan mengakui penjualan setelah pesanan diterima adalah prosedur yang ada masih belum disesuaikan dengan mempertimbangkan internal control. Pengakuan penjualan seperti ini dapat mengakibatkan jumlah
98 penjualan yang ada tidak akurat karena hanya berdasarkan jumlah yang dipesan bukan jumlah yang dikirimkan kepada pelanggan. Sebaiknya perusahaan melakukan penjurnalan setelah barang dikirimkan kepada pelanggan agar jumlah penjualan yang terdapat dalam catatan jurnal penjualan akurat.
4. Kerugian
perusahaan
akibat S ales
sering
melakukan
tindakan
penggelapan kas perusahaan M enurut hasil survey dan wawancara, setiap tahunnya paling tidak perusahaan kehilangan dua sampai tiga orang Sales yang diketahui telah melakukan kecurangan terutama yang berkaitan dengan kas perusahaan. Pada proses bisnis berjalan saat ini, yang melakukan penagihan adalah Sales dan ketika pelanggan melakukan pembayaran, Sales akan membuatkan bukti pembayaran untuk diberikan kepada pelanggan. Kemudian Nota Penjualan rangkap satu akan dikembalikan kepada Sales sebagai bukti bahwa pelanggan telah melunasi piutangnya. Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara, yaitu melalui penagih dari pihak perusahaan, pembayaran langsung yang dilakukan pelanggan baik datang ke perusahaan ataupun melalui transfer bank. Kas yang telah diterima harus segera disetor oleh fungsi penagihan ke fungsi kas, dan kemudian ke bank. Perusahaan lebih banyak menerima pembayaran dari piutang dengan mengirimkan Sales untuk menagih ke pelanggan. Perusahaan memilih metode ini
99 dengan alasan untuk memudahkan pelanggan dalam melakukan pembayaran piutang. Namun, pada prakteknya karena terkadang pelanggan hanya melunasi sebagian dari piutangnya, Sales yang seharusnya memberikan catatan kecil pada Nota Penjualan tidak melakukannya, dan menggunakan uang hasil tagihan tersebut untuk kepentingan pribadi dan baru akan mengganti uang tersebut ketika pelanggan melunasi seluruh piutangnya. Dan biasanya, karyawan tersebut tidak dapat mengganti uang hasil penagihan yang mereka gunakan. Untuk mencegah dan meminimalisasi terjadinya kecurangan dan tindak penggelapan uang kas oleh Sales setelah melakukan penagihan, maka sebaiknya perusahaan membuat Konfirmasi Pembayaran untuk pelanggan yang telah melakukan pembayaran atas piutangnya paling lambat satu hari setelah terjadinya pembayaran. Konfirmasi Pembayaran ini menyatakan bahwa pelanggan yang bersangkutan telah melakukan pembayaran atas nota penjualan yang tertagih. Dengan diberlakukannya hal ini, maka akan sulit untuk Sales melakukan tindak kecurangan atau penggelapan uang kas, karena Konfirmasi Pembayaran akan dibuat oleh Bagian Administrasi Penjualan dan diotorisasi oleh Kepala Administrasi dan Keuangan. Pelanggan yang telah melakukan pembayaran akan sangat memerlukan Konfirmasi Pembayaran. Selain itu, perusahaan sebaiknya memberikan kebijakan untuk pembayaran piutang dengan jumlah diatas lima juta rupiah agar pembayaran dilakukan melalui transfer ke rekening perusahaan. Ketika Sales melakukan penagihan, pelanggan hanya cukup memberikan Bukti Tanda Terima dari bank.
100 5. Seringnya terjadi ketidaksesuaian jumlah piutang yang terdapat dalam catatan pelanggan dan catatan perusahaan Setelah penjualan kredit disetujui oleh Kepala Perwakilan, maka Bagian Administrasi Penjualan akan ditugaskan untuk membuat Nota Penjualan dan Surat Jalan sesuai dengan Sales Order baru kemudian bagian Gudang menyiapkan barang sesuai dengan yang tertera di Nota Penjualan dan Surat Jalan tersebut. Ketika menerima pesanan dari pelanggan, maka bagian Penjualan akan membuat Sales Order dan kemudian memastikan bahwa barang yang dipesan tersedia sebelum Nota Penjualan dan Surat Jalan dibuat. Perusahaan langsung membuat Nota Penjualan dan Surat Jalan setelah Sales Order disetujui oleh Kepala Perwakilan karena alasan kepraktisan. Seringkali, jumlah stok secara fisik tidak sesuai dan mengakibatkan barang yang telah tercantum di Nota Penjualan dan Surat Jalan tersebut tidak dapat disiapkan dan dikirimkan. Jika hal ini terjadi, maka Kepala Gudang akan melaporkan kepada Sales dan akan terjadi proses tawar menawar antara Sales dengan pelanggan yang mengakibatkan dibuatnya Nota Debit/Kredit Penjualan sebagai koreksi atas Nota Penjualan. Banyak pelanggan dari perusahaan yang tidak mengerti mengenai fungsi dari Nota Debit/Kredit Penjualan dan seringkali mereka mengira bahwa jumlah tagihan yang harus dibayar sesuai dengan yang tertera di Nota Penjualan sehingga jumlah piutang yang dibayar pelanggan tidak akurat. Agar pelanggan tidak salah persepsi mengenai jumlah piutang yang harus dibayarkan maka sebaiknya barang disiapkan terlebih dahulu baru kemudian
101 dibuatkan Nota Penjualan dan Surat Jalan, yang kemudian tidak lagi diperlukan untuk membuat Nota Debit/Kredit Penjualan. Karena isi dari Nota Penjualan dan Surat Jalan telah sesuai dengan barang yang dikirimkan sehingga pelanggan pun tidak kebingungan untuk mengetahui berapa jumlah piutang yang akurat.
6. Kerugian perusahaan akibat penumpukan persediaan yang terjadi karena retur penjualan Saat ini, pelanggan dapat melakukan retur kepada perusahaan kapan saja. Retur dapat dilakukan bersamaan dengan pengiriman barang ataupun setelah pengiriman barang. Perusahaan tidak menetapkan syarat apapun untuk retur baik mengenai waktu retur ataupun kondisi barang. Perusahaan memberikan approval atas retur hanya didasarkan pada pendapat pribadi dari Kepala Perwakilan saja apakah barang tersebut layak untuk diretur atau tidak. Terdapat beberapa syarat yang biasanya ditetapkan perusahaan dalam prosedur retur penjualan dari pelanggan minimal menyangkut batas waktu retur. Penyebab perusahaan tidak menetapkan syarat bagi pelanggan dalam melakukan retur karena perusahaan masih menerapkan sistem ‘trust’ dengan para pelanggannya. Hal ini seringkali menimbulkan masalah yang berdampak pada kerugian ketika perusahaan menerima retur terhadap barang yang sebenarnya tidak mengalami kerusakan ataupun kerusakan ditimbulkan karena penggunaan yang salah dari pelanggan. Untuk menertibkan pelanggan, sebaiknya perusahaan menetapkan kebijakan dalam prosedur penerimaan retur penjualan agar pelanggan tidak
102 sembarangan mengembalikan barang yang telah dibeli dengan alasan rusak. Sebaiknya retur ditetapkan tidak boleh melewati batas waktu satu minggu dari tanggal penerimaan barang, dan keadaan barang rusak bukan disebabkan oleh pihak pelanggan.
7. Manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dalam laporan yang dihasilkan Hanya ada empat laporan yang dihasilkan setiap akhir periode, yaitu Laporan Penjualan, Laporan Retur Penjualan, Laporan Usia Piutang dan Laporan Penerimaan Pembayaran. M anajemen membutuhkan cukup banyak laporan historical yang dapat mendukung dalam pengambilan keputusan untuk periode selanjutnya agar ada peningkatan kinerja dan laba dibandingkan periode sebelumnya. Penyebab minimnya jumlah lapoan yang dibuat saat ini adalah pihak perusahaan merasa sudah cukup dengan informasi yang terdapat pada laporan yang dihasilkan saat ini. Jika terjadi kekurangan informasi hanya ditanyakan secara lisan pada bagian terkait. Dengan diterapkannya hal ini, maka seringkali informasi yang material mengenai siklus pendapatan hanya diperoleh secara lisan tanpa bukti tertulis. Sehingga manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja perusahaan di masa yang akan Selain Laporan Penjualan, Laporan Retur Penjualan, Laporan Usia Piutang dan Laporan Penerimaan Pembayaran sebaiknya dibuat laporan lainnya seperti Daftar SO Pending, Review Limit Kredit Pelanggan, Laporan Penerimaan
103 Bank dan Jurnal untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Selain itu, sebaiknya Laporan Penjualan dan Laporan Retur Penjualan dibuat secara rinci baik per barang ataupun per pelanggan.
3.5 Analisis Kebutuhan Informasi Tabel 3.7 di bawah ini menunjukkan hasil analisis kebutuhan informasi bagi perusahaan. Tabel 3.7 Analisis Kebutuhan Informasi S asaran M eningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan
Masalah Kesulitan dalam melakukan klarifikasi data pemesanan barang antara pelanggan dan perusahaan.
M eningkatkan jumlah penjualan dan meminimalisasi jumlah piutang tak tertagih.
Tingginya frekuensi piutang tak tertagih dan seringnya terjadi kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi. Hal ini diakibatkan karena limit kredit pelanggan ditetapkan tidak sesuai dengan kapasitas pelanggan.
S olusi Kebutuhan Informasi Untuk tujuan 1. Catatan Pessanan cross-checked 2. Sales Order dengan pelanggan mengenai barang jumlah yang dipesan, maka sebaiknya Sales Order dicetak dua rangkap. Dimana rangkap satu dipegang oleh perusahaan dan rangkap dua diberikan kepada pelanggan Sebaiknya 3. Laporan Usia perusahaan Piutang menetapkan 4. Review Limit standar atau Kredit kriteria baku 5. Laporan Penjualan dalam per Pelanggan menentukan limit kredit.
104 M eningkatkan Ketidakakuratan akurasi jumlah dalam pengakuan penjualan penjualan. Hal ini terjadi karena perusahaan mengakui penjualan dan melakukan penjurnalan ketika pelanggan memesan barang. M eminimalisasi Kerugian perusahaan kerugian dan akibat Sales sering mengamankan kas melakukan tindakan perusahaan penggelapan kas perusahaan.
M engurangi miskomunikasi antara pelanggan dan perusahaan dalam hal jumlah piutang tertagih dan mengurangi penggunaan formulir yang tidak terlalu dibutuhkan.
Seringnya terjadi ketidaksesuaian jumlah piutang yang terdapat dalam catatan pelanggan dan catatan perusahaan. Hal ini disebabkan pelanggan tidak mengerti arti dari
Sebaiknya perusahaan membuat jurnal penjualan setelah barang dikirimkan kepada pelanggan
6. 7. 8. 9.
Sebaiknya perusahaan membuat Konfirmasi Pembayaran untuk pelanggan yang telah melakukan pembayaran atas piutangnya paling lambat satu hari setelah terjadinya pembayaran. Selain itu, perusahaan sebaiknya memberikan kebijakan untuk pembayaran piutang dengan jumlah diatas lima juta rupiah agar pembayaran dilakukan melalui transfer ke rekening perusahaan. Sebaiknya barang disiapkan terlebih dahulu baru kemudian dibuatkan Nota Penjualan dan Surat Jalan agar perusahaan tidak perlu membuat Nota Debit/Kredit
10. Daftar Piutang 11. Konfirmasi Pembayaran 12. Bukti Pembayaran 13. Bukti Penerimaan Bank 14. Jurnal Penerimaan Kas
Nota Penjualan Laporan Penjualan Jurnal Penjualan Faktur Pajak Standar
15.
Surat Jalan
105 formulir Nota Debit/Kredit Penjualan yang diterbitkan oleh perusahaan, sehingga pelanggan berasumsi bahwa tagihan yang harus dibayar hanya yang tertera pada Nota Penjualan saja tanpa melakukan penyesuaian terhadap Nota Debit/Kredit Penjualan yang diterimanya. M enertibkan Kerugian perusahaan pelanggan dan akibat penumpukan meminimalisasi persediaan yang kerugian yang terjadi karena retur diakibatkan oleh penjualan. Hal ini retur penjualan terjadi karena belum adanya pembakuan dalam prosedur retur penjualan. M enyediakan berbagai informasi terkini dari perusahaan serta diperlukan pihak manajemen
Kesulitan memperoleh laporan yang terkait dengan transaksi dalam siklus pendapatan secara cepat. Selama ini, manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dalam laporan yang dihasilkan.
Penjualan untuk barang pesanan yang tidak tersedia.
Sebaiknya retur penjualan diberi batas waktu, yaitu satu minggu setelah tanggal pengiriman. Dan juga retur hanya dapat dilakukan untuk barang yang rusak. Dibuat laporanlaporan tambahan yang berguna untuk mendukung keputusan manajemen. Serta laporan dapat dibuat sesuai kategori yang diperlukan.
16. Surat Retur 17. M emo Kredit 18. Jurnal Umum 19. Informasi batas waktu retur yang dicantumkan dalam Nota Penjualan
20. Laporan Retur Penjualan 21. Laporan Penerimaan Pembayaran 22. Daftar SO Pending 23. Laporan Penerimaan Bank
