BAB 3 ANALISIS SIS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1.
Latar Belakang dan Sejarah Perusahaan PT Bersaudara Lintas Global adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa
pindahan (moving service), jasa pengepakan (packaging service), jasa pergudangan (warehousing services), jasa pengiriman barang, logistic, expedisi, dan cargo. Bex M overs berdiri pada tahun 2008 dan berkantor pusat di Jl. TB Simatupang Kav. 17, Jakarta Timur 13830, Indonesia. PT Bersaudara Lintas Global resmi terdaftar sebagai Perseroan Terbatas (PT) berdasarkan Keputusan M enteri Hukum dan Hak Asasi M anusia Republik Indonesia Nomor C-64.HT.03-02-Th.2006 dengan Notaris Achmad Kiki Said, S.H pada Akte Pendirian nomor 2 tanggal 2 Juni 2008. PT Bersaudara Lintas Global dengan brand name : beX M overs, menawarkan layanan berupa : • Jasa Pindahan (Moving Service) Layanan pindahan dapat berupa pindahan kantor, rumah, heavy cargo, maupun explosive handling. Prosedur penanganan pindahan yang diberikan oleh beX M overs meliputi : -
Loading, seluruh barang yang akan dipindahkan diberi nama (label), dan didaftar secara rinci.
-
Transportation, kendaraan yang digunakan untuk mengantarkan barang dilengkapi dengan sistem suspensi yang baik sehingga dapat menjamin keamanan barang dalam perjalanan.
65
-
Unloading, seluruh barang yang sudah terdaftar setelah diantarkan ke tujuan akhir lalu diturunkan dari truk dan diletakkan di tempat sesuai dengan yang diinginkan oleg pelanggan.
• Jasa Pengepakan (Packaging Service) -
Full service packing Seluruh barang akan di pack oleh staf berpengalaman dari beX M overs, tetapi pelanggan dapat menentukan penanganan khusus yang ingin diberikan pada barang-barang yg memiliki kondisi tertentu, seperi barang pecah belah ataupun barang bernilai tinggi, agar keamanan akan barang tesebut dapat terjamin.
-
Self Packing Packing juga dapat dilakukan sendiri oleh pelanggan dengan menggunakan box serta kebutuhan meterial packing lainnya yang disediakan oleh beX M overs.
• Jasa Pengiriman Berdasarkan geografis wilayah Indonesia yang berpulau-pulau, beX M overs menyediakan alternatif pengiriman barang, yaitu: -
Sea Freight BeX M overs menjalin kerjasama dengan perusahaan pelayaran multinational ke seluruh wilayah Indonesia.
- Land Trucking Layanan pindahan barang milik pelanggan menggunakan armada truk milik beX sendiri dan juga dengan truk yang disediakan oleh vendor yang menyediakan truk beserta pengemudi yang profesional dan terlatih.
66
• Penggudangan (Warehousing) BeX memiliki area gudang di daerah Jakarta Timur. Area gudang ini memiliki beberapa kelebihan yaitu, keamanan 24 jam, bebas banjir, akses yang mudah bahkan untuk container 40" serta lokasi strategis di dalam kota Jakarta.
3.2.
Visi dan Misi Perusahaan VISI : Menjadi perusahaan nasional yang terpercaya, yang dapat memberikan solusi terbaik di bidang logistik dan distribusi. MISI : •
Menjadi perusahaan yang selalu dapat diandalkan (berkomitmen penuh akan ketepatan waktu dan keselamatan).
•
3.3.
Memberikan solusi dengan nilai tambah.
Struktur O rganisasi dan Uraian Tugas Struktur organisasi pada beX Movers ditunjukkan dalam gam bar berikut ini :
67 Direktur Utama Chief Executive Officer & Chief Financial Officer (CEO &CFO)
Chief Operational Officer (COO)
Manager Sales & Marketing
Head of Operation Division
Coordinator of Automated Teller Machine (ATM) & Heavy Cargo
Coordinator of Project
Head of Finance Division
Head of Accounting Division
Head of Marketing Division
Coordinator of Moving
Gambar 3.1 Struktur Organisasi beX Movers Sum ber : PT Bersaudara Lintas Global (beX M overs)
Head of Sales Support Division
Head of Sales Division
68
3.4.
Tugas dan Wewenang 1. Direktur Utama Sebagai Chief Executive Officer (CEO) : • M emimpin
perusahaan
dengan
menerbitkan
kebijakan-kebijakan
perusahaan • M emilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) • M enyetujui anggaran tahunan perusahaan • M ewakili PT atas nama perseroan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan lain dan dalam perkara pengadilan
Sebagai Chief Financial Officer (CFO) : •
Mengkoordinir perumusan
Strategi Jangka Panjang sebagai dasar
perum usan Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) •
M engambil keputusan yang sehubungan dengan keuangan perusahaan
•
M emberlakukan
langkah-langkah
yang
dapat
mengurangi
dan
menanggulangi berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan
2. Chief Operational Officer (COO) •
Memimpin dan mengelola seluruh aktivitas operasional perusahaan agar memenuhi anggaran dan tujuan keuangan lainnya.
•
Mengat ur dan menetapkan tujuan-tujuan operasional unt uk perusahaan
69
•
Mengem bangkan dan membuat kebijakan operasi
unt uk mendukung
tujuan perusahaan.
3. Manager of Sales & Marketing •
M erencanakan program-program pemasaran, baik jangka menengah maupun yang bersifat taktis serta penggunaan media promosinya.
•
Ikut serta dalam membina dan meningkatkan hubungan dengan para relasi perusahaan (vendor, pelanggan tetap)
•
M emonitor perolehan request order dari pelanggan
•
M enganalisa
dan
mengembangkan
strategi
marketing
untuk
meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dengan target yang ditentukan •
M elakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survei seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang telah ditentukan
4. Head of Finance Division •
M erencanakan,
mengkoordinasi,
dan
mengontrol
arus
kas
perusahaan (cashflow), terutama pada pengelolaan piutang dan hutang, sehingga
memastikan
ketersediaan
dana
untuk
operasional
perusahaan. •
M engelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
70
•
M erencanakan
dan
mengkoordinasikan
penyusunan
anggaran
perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan
efisien dalam
menunjang kegiatan operasional perusahaan.
5. Head of Accounting Division •
M enyusun laporan keuangan bulanan (Balance Sheet, Cash Flow, Income Statement, Stock) berdasarkan informasi keuangan yang diperoleh
•
M elakukan pengecekan dan kontrol atas data-data pendukung transaksi akuntansi dari departemen-departemen
terkait
untuk
memastikan
transaksi keuangan disusun berdasarkan data yang ada
3.5.
Jasa yang Ditawarkan oleh Perusahaan BeX Movers menawarkan berbagai macam jasa dimana seluruh jasa yang
ditawarkan oleh beX Movers sudah mencakup pengepakan barang (packaging), penjemputan barang dari lokasi permintaan (picking), pengantaran barang sampai lokasi yang diminta (shipping & drop-off), dan unt uk beberapa kondisi tertentu juga termasuk penggudangan (warehousing). Jenis jasa yang ditawarkan antara lain adalah: • Pindahan rumah / apartm ent / kantor Jasa ini ditujukan khusus untuk memindahkan seluruh/sebagian isi dari rumah/apartm ent/kantor ke lokasi yang baru. • Project Cargo Jasa yang diberikan digolongkan menjadi proyek (project) apabila terdapat kondisi-kondisi :
71
- Pemindahan
barang-barang khusus,
seperti bahan peledak (explosive
handling), - Kuantitas barang yang akan dipindahkan berjumlah sangat besar, atau - Terdapat perjanjian kerja sama antara custom er dan bex Movers yang bersifat berkelanjutan. • Heavy Cargo Merupakan jenis pemindahan barang untuk barang berat seperti mesin ATM ataupun kendaraan bermotor.
3.6.
Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas yang Sedang Berjalan
3.6.1. Prosedur Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas yang Sedang Berjalan 1. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan Proses bisnis pada beX Movers diawali dengan penerimaan pemesanan dari pelanggan oleh divisi sales. Pemesanan dapat dilakukan custom er dengan menelepon ke kantor beX ataupun melalui email. •
Pemesanan melalui telepon Pesanan yang diterima melalui telepon akan dicatat dalam notes. Data-data yan g akan dicatat dalam form ini antara lain adalah : nama custom er, alamat, no telefon, tujuan pengiriman, tanggal penggambilan barang, tanggal pengiriman, jumlah barang, dimensi barang. Selain mencatat detil pemesanan, juga akan dilakukan negosiasi harga antara karyawan bagian Sales dengan custom er.
72
•
Pemesanan melalui email Pesanan yang diterima melalui e-m ail akan dicek kelengkapan informasinya. Seperti jumlah barang, besarnya, apakah dibut uhkan penanganan khusus terhadap barang, permintaan harga, dan lain sebagainya. Apabila informasi yan g tertera pada email kurang lengkap, staf divisi Sales akan menelepon custom er untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai pemesanannya dan dicatat dalam notes. Dan apabila masih terdapat ketidakpastian (ketidakjelasan) dalam hal pemesanan, maka karyawan bagian Sales akan meminta bagian Operation untuk melakukan survei ke lokasi custom er.
2. Prosedur Negosiasi Harga Harga yang diterapkan beX Movers atas setiap jasa yang diberikan seringkali merupakan harga hasil negosiasi antara custom er dengan bagian Sales. Nam un keput usan atas kesepakatan harga tidak ditentukan oleh bagian Sales it u sendiri. Harga negosiasi yang sudah disepakati akan diajukan kepada divisi Finance. Pengajuan dilakukan dengan menelepon bagian Finance dan membahas langsung mengenai hasil negosiasi dengan custom er. Apabila tidak disetujui, maka bagian Sales akan menelepon custom er kembali dan melakukan negosiasi ulang. Apabila diset ujui, bagian Sales akan meminta bagian Operation unt uk membuat Surat Tanda Penerimaan Barang (STP B) atas pemesanan tersebut. STPB rangkap terkahir akan disimpan oleh bagian Operation guna untuk acuan penginputan ke dalam sistem dan unt uk diarsipkan.
3. Prosedur Pengepakan dan Pengiriman (Packing & Delivery) STP B yang telah dibuat akan diberikan kepada bagian Operation dan
73
berdasarkan surat tersebut mereka akan pergi ke lokasi custom er untuk melakukan pengepakan atas barang dan pengangkutan barang ke mobil angkut bex Movers. Pada saat ini dilakukan, STPB akan diberikan kepada custom er unt uk ditandatangani dan custom er akan diberikan STP B rangkap ke 2 sebagai bukti sah penyerahan barang kepada beX Movers. Lalu barang akan segera dikirim ke lokasi tujuan pengiriman barang. Sesampai di lokasi penerima barang (receiver), barang akan diturunkan dan diletakkan sesuai dengan yang diinginkan oleh receiver. Saat ini dilakukan, STPB akan diberikan kepada receiver untuk ditandatangani dan receiver akan diberikan STP B rangkap ke 3 sebagai bukti sah bahwa barang telah diantarkan dengan kondisi yang baik ke lokasi tujuan. Setelah pengantaran selesai, karyawan bagian Operation akan kem bali ke kantor pusat dan memberikan STP B yang sudah ditandatangani ke karyawan Operation yang berada di kantor pusat. Seluruh STPB yang diterima akan dikumpulkan per hari dan pada akhir hari tersebut akan diberikan kepada bagian Finance.
4. Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran dari Customer Hampir seluruh pembayaran atas jasa pengantaran barang (m oving) yang diberikan oleh beX Movers dilakukan secara kredit. Prosedur penagihan dim ulai dengan diterimanya STP B dari bagian Operation. Surat tersebut akan menjadi dasar acuan unt uk pembuatan invoice oleh bagian finance. Setelah invoice dibuat, invoice rangkap 1 dan STP B asli rangkap 1 akan diberikan kepada bagian Accounting, dan invoice rangkap 2 dan STP B rangkap 5 akan diberikan kepada bagian Finance. Pada saat jat uh tempo, karyawan bagian finance akan melakukan penagihan kepada custom er.
74
3.6.2. Rich Picture Prosedur Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas
Gambar 3.2 Rich Picture Penjualan Jasa, Piutang, dan Perimaan Kas yang Berjalan pada beX Movers
75
3.6.3. Flowchart Prosedur Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas Prosedur penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas pada beX Movers dijalankan oleh 4 fungsi, yait u bagian sales, bagian operation, bagian finance, dan bagian accounting. Gambar 3.X, Gambar 3.X, Gambar 3.X, dan Gambar 3.X menunjukan prosedur penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas pada beX Movers yang dijalankan oleh bagian sales, bagian operation, bagian finance, dan bagian accounting.
76
Gambar 3.3 Flowchart Penjualan Jasa, Piutang, dan Perimaan Kas pada beX Movers oleh Bagian Sales
77 Operations
1
Melakukan survey ke lokasi
2
Hasil survey
Shipper
4
Membuat STPB
M enandatangani STPB ST PB Signed by shippe r
Mengantarkan barang STPB
Consignee M enandatangani STPB
STPB Signed by consignee T
Melakukan packing
6
Gambar 3.4 Flowchart Penjualan Jasa, Piutang, dan Perimaan Kas pada beX Movers oleh Bagian Operations
78
T
Gambar 3.5 Flowchart Penjualan Jasa, Piutang, dan Perimaan Kas pada beX Movers oleh Bagian Finance
79
T
Gambar 3.6 Flowchart Penjualan Jasa, Piutang, dan Perimaan Kas pada beX Movers oleh Bagian Accounting
80
3.7
Permasalahan yang Dihadapi oleh Perusahaan terkait Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada be X Movers Berdasarkan proses bisnis yang telah dijelaskan di atas, masalah-masalah yang
dapat diidentifikasi antara lain adalah: 1.
Sering terjadi keterlambatan dalam penagihan piutang kepada pelanggan. Penyebabnya adalah, untuk mengetahui piutang pelanggan mana yang
hampir jatuh tempo, dibutuhkan waktu yang cukup lama karena harus mencari dan mengecek secara manual invoice dan data-data yang diperlukan. Penyusunan arsip perusahaan yang tidak tersusun dengan rapi juga mempersulit pencarian dokumen yang dibut uhkan untuk penagihan dan juga berdampak apda kelalaian dari bagian penagihan dalam pencarian inforasi dan data piutang pelanggan. Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah piutang pelanggan yang jatuh tempo terlewatkan dan tidak ditagih serta mengganggu arus pelunasan piutang pelanggan dan penerimaan kas. Rekomendasi yang diusulkan
untuk mengatasi masalah ini adalah
sebaiknnya perusahaan menggunakan sistem terkomputerisasi yang dapat menampilkan piutang pelanggan sehingga memudahkan pencarian informasi dan penagihan piutang kepada pelanggan.
2.
Terdapat perangkapan tugas terhadap bagian yang terkait Penyebabnya adalah pada bagian operasional, selain menjemput, mengepak
dan mengirim barang, bagian ini juga menangani pengisian Surat Tanda Penerimaan Barang (STP B) dan juga menangani penggudangan.
81
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah adanya kemungkinan kecurangan
antara
custom er
dengan
bagian
bagian
operation
untuk
memanipulasi pada pengisian data, misalnya perbedaan pencatatan detil baran g pada STPB dengan detil barang yang sebenarnya. Kecurangan seperti ini tentu saja akan merugikan perusahaan karena akan mengurangi penerimaan kas yan g seharusnya menjadi keunt ungan bagi perusahaan. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah sebaiknya pengisian data di form ulir pemesanan dan bukti pemesanan pada bagian yan g berbeda.
3. Tidak adanya pem batasan limit kredit unt uk pelanggan. Penyebabnya adalah tidak adanya ketentuan baku dalam perusahaan unt uk menentukan batasan limit kredit terhadap pelanggan, baik untuk pelanggan bar u maupun pelanggan tetap. Hal ini dikarenakan sistem perset ujuan kredit masih dilakukan berdasarkan azas kepercayaan dan hubungan antar relasi. Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah pelanggan dapat melakukan pemesanan walaupun sudah melewati batas kredit sehingga menyebabkan tingginya resiko piutang tak tertagih yang akan berdampak sangat fatal bagi perusahaan karena menghambat penerimaan kas pada perusahaan yan g mengakibatkan
kesulitan
bagi perusahaan
untuk
menjalankan
kegiatan
operasionalnya. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah penetapan yang baku atas penentuan limit kredit untuk masing-masing pelanggan dengan menganalisa kemampuan pelanggan dalam pelunasan piutang. Perusahaan juga
82
perlu membuat sistem yang dapat memberitahukan status pembayaran bagi tiap pelanggan dan sistem juga dapat memberitahu karyawan yang melayani pemesanan apabila pelanggan sudah melewati batas limit kredit sehingga tidak dapat melakukan pemesanan lagi.
4.
Sulit menyajikan laporan dengan cepat yang akan digunakan dalam proses
pengambilan keput usan. Laporan yang biasanya dibut uhkan cepat oleh pihak manajemen adalah laporan penjualan dan laporan piutang. Namun dikarenakan waktu yan g dibut uhkan unt uk mengumpulkan, mensortir, dan menyusun arsip-arsip yan g dibut uhkan untuk membuat laporan membutuhkan waktu yang cukup lama, sehingga menyulitkan bagian accounting dan bagian sales untuk menyusun laporan tersebut dalam wakt u yang cepat. Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah manajemen sering mengalami kesulitan dalam proses pengambilan keputusan yang cepat dan akurat. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menerapkan suatu sistem terintegrasi secara keseluruhan sehingga memudahakan karyawan bagian sales dan accounting untuk menyusun laporan dengan cepat sehingga pihak manajemen dapat melakukan pengambilan keputusan dengan cepat dan akurat.
